BÁO CÁO TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HĨA NGUN
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG
TY TNHH VIETLINK


LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
B/L:

Bill of Lading

CFS:

Container Freight Station

C/O:

Certificate of Origin

C/Y:

Container Yard

D/O:

Delivery Order

FCL:

Full Container Loading

LCL:

Less than Container Loading

MTO:

Multimodal Transport Operator

POD:

Port of Discharge

POL:

Port of Loading

VTDPT: Vận tải đa phương thức

2


DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

3

MỤC LỤC

4


PHẦN MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG
1. Lý do chọn đề tài:
Giao nhận vận tải quốc tế góp phần tích luỹ ngoại tệ, làm đơn giản hoá chứng từ, thủ
tục thương mại, hải quan và các thủ tục pháp lý khác, tạo điều kiện làm cho sức mạnh
cạnh tranh hàng hoá ở nước ta trên thị trường quốc tế tăng lên đáng kể, đẩy mạnh tốc
độ giao lưu hàng hoá xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới, góp phần làm cho nền
kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng cân đối (Viện, 2002). Giao nhận vận tải
container là dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng container từ nơi gửi hàng đến nơi nhận
hàng, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ
hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải container để thực hiện
dịch vụ (Viện, 2002).
Vì vậy việc nghiên cứu có hệ thống các vấn đề liên quan đến giao nhận vận tải quốc tế
đang là một yêu cầu cấp thiết đối với những người làm công tác giao nhận vận tải, xuất
nhập khẩu hàng hoá nước ta.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác giao nhận trong thương mại quốc tế cùng
với những kiến thức được học ở trường kết hợp với thời gian được tiếp xúc và tìm hiểu
tại cơng ty TNHH Vietlink, tác giả quyết định chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng
hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Vietlink”.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài:
Nghiên cứu sâu hơn và hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu ngun
container của cơng ty TNHH VietLink và từ đó thấy được những thuận lợi, khó khăn
cịn tồn tại của công ty để đưa ra được giải pháp nâng cao quy trình giao nhận của
cơng ty cũng như từ những thuận lợi có sẵn từ đó thu hút được đối tác, hãng tàu và
phát triển quy trình giao nhận của cơng ty hơn.
3. Đối tượng nghiên cứu:

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại
cơng ty TNHH VietLink từ đó thấy được những hạn chế tồn tại trong quy trình và đưa
ra các giải pháp nhằm khắc phục và hạn chế những tồn tại đó.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH VietLink.
5


5. Kết cấu của đề tài:
Đề tài gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container
bằng đường biển.
Chương này tập trung hệ thống hoá các lý thuyết về hoạt động giao nhận hàng hố
và quy trình xuất khẩu hàng ngun container bằng đường biển.
Chương 2: Tổng quan về công ty và thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu ngun container bằng đường biển tại công ty TNHH VietLink.
Chương này giới thiệu khái quát về công ty TNHH VietLink và đi sâu vào phân tích
thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu ngun container bằng đường biển
tại cơng ty TNHH VietLink.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu ngun container bằng đường biển tại công ty TNHH VietLink.
Chương này đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH VietLink.

6


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN HÀNG

HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN
1.1

Khái quát về giao nhận trong hoạt động ngoại thương:

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hoạt động giao nhận:
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện
việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi tới nơi nhận hàng. Giao nhận bao gồm việc thực
hiện hàng loạt các cơng việc liên quan đến q trình chun chở như: bao bì, đóng gói,
lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá
ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy giao nhận
thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến q
trình chun chở đó (Viện, 2002).
Theo Điều 233, Luật Thương Mại (2005), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là: “Họat
động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc
bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục
giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các
dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù
lao.”
 Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận:

Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau. Hàng
hoá thơng qua q trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay người
mua bằng các phương tiện vận tải (Viện, 2002).
Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải. Chính vì người bán ở những
quốc gia khác nhau, do đó phương tiện vận tải là cơng cụ khơng thể thiếu trong q
trình di chuyển hàng hoá từ nơi gửi đến nơi nhận hàng (Viện, 2002).
Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan cũng như
chủ quan (Viện, 2002).

7


1.1.2 Người giao nhận:
1.1.2.1

Khái niệm người giao nhận:

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi chung là người giao nhận (Forwarder, Freight
Forwarder, Forwarding Agent). Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty
xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác
có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá(Viện, 2002).
FIATA định nghĩa về người giao nhận như sau: “Người giao nhận vận tải quốc tế là
người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác mà bản thân anh ta
không phải là người vận tải. Người giao nhận cũng đảm nhiệm thực hiện mọi công
việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ
tục hải quan, kiểm hoá.”
Theo Luật Thương mại Việt Nam: “Người làm dịch vụ giao nhận là thương nhân có
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.”
1.1.2.2

Vai trị của người giao nhận:

Do sự phát triển của vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không
chỉ làm đại lý, người ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trị như một
bên chính (Principal) trong hợp đồng chuyên chở. Người giao nhận có thể đóng những
vai trị sau:
a.

Mơi giới hải quan:

Ban đầu, người giao nhận chỉ hoạt động trong nước. Nhiệm vụ của người giao nhận
lúc bấy giờ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu như một môi giới hải quan.
Sau đó người giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chở
hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người
xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được
Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, người nhập khẩu để
khai báo và làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
b.

Đại lý (Agent):

Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các
công việc khác như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho,
… trên cơ sở hợp đồng ủy thác.
8


Khi đóng vai trị là đại lý, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình
theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm về những sơ suất như: giao nhận hàng khơng
đúng chỉ dẫn, thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa, mặc dù đã có hướng
dẫn, thiếu sót khi làm thủ tục hải quan, chở hàng đến sai nơi qui định, giao hàng mà
không thu tiền từ người nhận hàng, tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc
khơng hồn lại thuế.
Người giao nhận còn phải chịu trách nhiệm về thiệt hại về người hoặc tài sản gây ra
cho người thứ ba trong hoạt động của mình. Tuy nhiên, người giao nhận khơng chịu
trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm mà người thứ ba gây ra cho người chuyên chở
hoặc người giao nhận khác,… nếu anh ta chứng minh được là mình đã lựa chọn cẩn
thận.
c.

Người gom hàng (Cargo Consolidator):

Ở châu Âu, từ lâu người giao nhận đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận
tải đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là
không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng
sức chở, sức chứa của container và giảm cước phí vận chuyển. Khi là người gom hàng,
người giao nhận có thể đóng vai trò là người vận tải hoặc chỉ là đại lý.
d.

Người chuyên chở (Carrier):

Ngày nay trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trị là người chun chở,
tức là người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và chịu
trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác. Người giao nhận
đóng vai trị là người thầu chun chở theo hợp đồng (Contracting Carrier), nếu người
giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở. Nếu người giao nhận trực tiếp
chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Performing Carrier).
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trị là một nhà thầu độc lập,
nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta
phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người
giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và
thiếu sót của mình.
e.

Lưu kho hàng hóa, lo liệu chuyển tải và chuyển tiếp hàng hóa:

Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước khi xuất hoặc sau khi nhập khẩu, người
giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phương tiện của mình hoặc thuê của một người khác
9

và phân phối hàng nếu cần.
Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận sẽ lo
liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện vận tải này sang
phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng đến tay người nhận.
f.

Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO – Multimodal Transport

Operator):
Vận tải đa phương thức (VTDPT) là hình thức vận tải sử dụng ít nhất hai phương thức
vận tải kết hợp nhưng chỉ có một người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với hàng hóa
và chỉ sử dụng một chứng từ vận tải duy nhất điều chỉnh mối quan hệ giữa MTO và
chủ hàng.
Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ VTDPT thì người giao nhận đã
đóng vai trị là người kinh doanh dịch vụ VTDPT – MTO – họ là người phải chịu trách
nhiệm đối với hàng hóa trong suốt q trình vận chuyển.
1.1.2.3
a.

Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận:
Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận:

Điều 167, Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau
đây:
Một là người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. Hai
là thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. Ba là trong quá trình thực hiện
hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác
với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. Bốn là sau

khi kí kết hợp đồng, nếu thấy khơng thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì
phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. Năm là phải thực hiện nghĩa vụ
của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian
thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
b.

Trách nhiệm của người giao nhận:

 Khi là đại lý của chủ hàng:

10


Tùy theo khả năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ
các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: Giao
nhận khơng đúng chỉ dẫn, thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã
có hướng dẫn, thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan, gởi hàng cho nơi đến sai quy
định (wrong destination), giao hàng không phải là người nhận,giao hàng mà không thu
tiền từ người nhận hàng, tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc
khơng hồn thuế, những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây
nên. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của
người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh
được là đã lựa chọn cẩn thận. Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện
Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
 Khi là người chuyên chở (Principal) :

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trị là một nhà thầu độc
lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của
người giao nhận khác,… mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành

vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là
do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng
khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa
hồng. Người giao nhận đóng vai trị là người chun chở không phải trong trường hợp
anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình
(Performing Carrier) mà cịn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ
vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở
(người thầu chuyên chở - Contracting Carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch
vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối,… thì người
giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện
các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một
cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở khi đóng vai
trị là người chun chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng
mà áp dụng các cơng ước quốc tế hoặc các quy ước do phịng Thương mại quốc tế ban
hành.
11


Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng
của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp: Do lỗi của khách hàng hoặc của người
được khách hàng ủy thác. Khách hàng đóng gói và ghi kí mã hiệu khơng phù hợp. Do
nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa. Do chiến tranh hoặc đình cơng. Do các trường hợp
bất khả kháng.
Ngồi ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoảng lợi đáng lẽ
khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà khơng phải do
lỗi của mình.
1.2 Quy trình gửi hàng nguyên xuất khẩu:
1.2.1 Phương pháp gửi hàng nguyên:
1.2.1.1 Gửi hàng trực tiếp qua người chuyên chở thực tế:
a. Quy trình:

(4)
(1)

Người gửi

(2)

Người vận chuyển

(3)

(5)

Người nhận

(6)

Hình 1.1 Quy trình gửi hàng nguyên qua người chuyên chở thực tế.

b. Nội dung thực hiện:
(1) Người gửi và người vận chuyển thực tế kí kết hợp đồng vân tải.
(2) Người gửi giao các container nguyên cho người vận chuyển.
(3) Người vận chuyển phát hành B/L cho người gửi.
(4) Người gửi chuyển B/L cho người nhận ở cảng đến.
(5) Người nhận xuất trình B/L và các chứng từ có liên quan cho hãng tàu.
(6) Người vận chuyển giao những container nguyên cho người nhận ở cảng đến.
c. Trách nhiệm các bên:
•

Người gửi:

-

Mượn hoặc chịu chi phí th container rỗng về kho đóng hàng.

-

Đóng hàng vào container với điều kiện đảm bảo sự an toàn.
12


-

Mời hải quan về kho để kiểm hóa và niêm phong kẹp chì.

-

Đưa container lên phương tiện vận chuyển, giao cho người chuyên chở tại bãi
container.

•

Người chuyên chở:

-

Nhận container nguyên ở C/Y (Container Yard) và cấp phát vận đơn cho người gửi.

-

Dịch chuyển và bốc container có hàng lên tàu hoặc phương tiện vận chuyển.

-

Vận chuyển container đến nơi đến tại đó dở cont xuống để giao tại C/Y.

•

Người nhận:

-

Làm thủ tục hải quan và xuất trình chứng từ để nhận hàng tại C/Y.

-

Mang container có hàng về kho mình để tháo hàng.

-

Hoàn trả container cho người thuê container.

1.2.1.2 Gửi hàng thơng qua người giao nhận:
a. Quy trình:
(6)

Người gửi hàng

(1)

Cơng ty giao nhậnNgười vận chuyển Đại
thựclýtế
cty giao nhận ở nước
ngoài
Người
nhận hàng thực tế
(4)

(7)

(10)

(5)

(8)

(11)

(2)
(3)

(9)

Hình 1.2 Quy trình gửi hàng nguyên qua công ty giao nhận.
b. Nội dung thực hiện:
1

Người gửi và cơng ty giao nhận kí kết hợp đồng ủy thác.

2

Người gửi giao những container nguyên cho công ty giao nhận.

3

Công ty giao nhận phát hành B/L(1) cho người gửi.

4

Công ty giao nhận gửi những container nguyên cho người vận chuyển thực tế.

5

Người vận chuyển thực tế phát hành B/L gốc cho người giao nhận.

6

Công ty giao nhận chuyển B/L gốc cho đại lý của công ty giao nhận ở cảng đến.

7

Đại lý của công ty giao nhận ở cảng đến mang B/L gốc và các chứng từ có liên
quan đến hãng tàu.

8

Hãng tàu xem xét, kiểm tra và giao những cont nguyên cho đại lý của công ty
giao nhận ở cảng đến tại C/Y.
13

9

Người gửi gửi B/L(1) và các chứng từ có liên quan đến hàng hoá cho người
nhận thực tế ở cảng đến.

10 Người nhận thực tế xuất trình B/L(1) và các chứng từ có liên quan đến đại lý

của cơng ty giao nhận để nhận hàng.
11 Đại lý của công ty giao nhận kiểm tra và giao những cont nguyên cho người

nhận thực tế.
1.2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển:
1.2.2.1 Quy trình:

Khách hàng gửi yêu cầu về giao nhận hàng hóa

Hủy u cầu

Khơng đồng ý

Đồng ý

(1)

Kí kết Hợp đồng
(2)
Tiếp nhận bộ chứng từ của lơ hàng
(3)
Booking chỗ tại hãng tàu

(4)
Tổ chức giao hàng xuất khẩu
(5)
Giải quyết khiếu nại

(nếu có)

(6)
Thanh lý Hợp đồng

Hình 1.3 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường
biển.
1.2.2.2

Nội dung thực hiện:
14


Bước 1: Nhận được đề nghị từ khách hàng, xem xét, đưa ra mức giá hợp lý cho khách
hàng. Nếu đồng ý thì ký kết hợp đồng nếu khơng đồng ý hủy yêu cầu.
Bước 2: Sau khi đã ký kết được hợp đồng, yêu cầu khách hàng gửi các chứng từ liên
quan đến hàng hóa, thơng thường bao gồm các chứng từ sau: hợp đồng mua bán
(contract), hóa đơn thương mại (commercial invoice), bảng kê khai hàng hóa (cargo
list), chứng nhận xuất xứ (certificate of origin – C/O),…
Bước 3: Xem xét các lịch tàu từ các hãng tàu khác nhau, lựa chọn hãng tàu có giá và
lịch chạy phù hợp với lô hàng, đặt chỗ cho lô hàng trên hãng tàu có tốt nhất.
Bước 4: Tiến hành xuất khẩu lơ hàng, đây là bước chính trong quy trình này.
Bước 5: Giải quyết các khiếu nại nếu có. Sau khi lơ hàng đến nơi, việc xảy ra hỏng
hóc, mất mát là điều không tránh khỏi, nếu hư hại vượt quá mức cho phép, xem xét

trách nhiệm thuộc về bên nào, để tiến hành bồi thường cho khách hàng.
Bước 6: Sau khi hàng hóa đến tay người nhận, tiến hành thanh lý hợp đồng, nếu chưa
nhận được thanh tốn thì nhận ở bước này.
1.2.3 Các chứng từ phát sinh trong phương thức giao nhận hàng nguyên:
Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, người giao nhận được ủy thác của
người gửi hàng lo liệu cho hàng hóa từ khi thơng quan cho đến khi hàng được xếp lên
tàu. Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau:
1.2.3.1

Các chứng từ hải quan:
Một bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ Thương mại hoặc bộ quản lý
chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao phải nộp.
Hai bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu.
Một bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như
hợp đồng.
Một bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số
doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng kí làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi
điểm làm thủ tục hải quan).
Hai bản chính bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng khơng đồng nhất).

•

Tờ khai hải quan:
Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất
trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh
thổ quốc gia. Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam quy định việc khai báo
15


hải quan là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc

gia. Mọi hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị
cơ quan hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành.
•

Hợp đồng mua bán ngoại thương:
Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ
sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào
quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hố. Bên nhập khẩu
có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.

•

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và giấy chứng nhận đăng kí mã số doanh
nghiệp:
Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ
số do Bộ Thương mại cấp. Hiện giờ tất cả các doanh nghiệp hội đủ một số điều kiện
(về pháp lý, về vốn,…) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp.

•

Bảng kê chi tiết hàng hóa (Cargo list):
Bản kê chi tiết hàng hố là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Nó
tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hố. Ngồi ra nó có tác dụng bổ sung
cho hố đơn khi lơ hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp
khác nhau.
1.2.3.2

Thủ tục, chứng từ với cảng, tàu:

Ðược sự uỷ thác của chủ hàng. Người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo

liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này
gồm:
•

Hợp đồng lưu cước (Booking note):
Booking note hay còn gọi là thoả thuận lưu khoang giữa hãng tàu và người
book hàng (forwarder hay chủ hàng) nhằm thay thế hợp đồng vận tải giữa hai bên, tức
là chủ hàng trực tiếp hoặc thông qua đại lý yêu cầu chủ tàu dành cho mình thuê một
phần của con tàu để vận chuyển hàng hóa từ cảng này sang cảng khác. Booking note
thể hiện đầy đủ giá vận chuyển, POL (cảng xếp hàng), POD (cảng dỡ hàng), tên tàu, số
chuyến, ngày tàu cắt máng (hạ thuỷ), dựa vào đó, chủ hàng có thể hồn tất thủ tục để
thông quan cho hàng đúng thời hạn tàu chạy, nếu khơng thì phải hỗn lơ hàng sang
thời gian khác,… Đối với 1 số hãng tàu thì Booking note cịn thay thế cho việc cấp vỏ
của hãng tàu (lệnh cấp container rỗng).
16


•

Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt):
Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho
người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng.
Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống
tàu, đã được xử lý một cách thích hợp và cẩn thận. Do đó trong q trình nhận hàng
người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì khơng chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai
thuyền phó. Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn
đường biển là tàu đã nhận hàng để chuyên chở.

•

Vận đơn đường biển (B/L):
Vận đơn đường biển là một chứng từ chứng minh cho một hợp đồng vận tải
đường biển, cho việc nhận hàng hoặc xếp hàng của người chuyên chở và bằng vận đơn
này, người chuyên chở cam kết sẽ giao hàng khi xuất trình nó.
Vận đơn đường biển có ba chức năng quan trọng: Một là biên lai nhận hàng để
chở của người chuyên chở, hai là chứng từ sở hữu (document of title) những hàng hóa
mơ tả trên vận đơn, ba là bằng chứng của hợp đồng vận tải (contract of carriage) đã
được ký kết giữa các bên.

•

Lệnh giao hàng (D/O):
Lệnh giao hàng là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu cấp cho người
nhận hàng để yêu cầu cảng giao hàng cho người nhận.

•

Giấy báo nhận hàng:
Giấy báo nhận hàng có tác dụng báo cho chủ hàng biết hàng hóa của họ đã về
đến nơi và yêu cầu họ khẩn trương làm các thủ tục, giấy tờ đến đại lý nhận lệnh giao
hàng.

•

Bản khai lược hàng hóa (Cargo manifest):
Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác
nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên.
Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi
đang chuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho
tàu rời cảng. Bản lược khai cung cấp số liệu thống kê về xuất khẩu cũng như nhập

khẩu và là cơ sở để công ty vận tải (hãng tàu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng.

•

Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet):
Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá
17


đã được giao nhận tại cầu.
Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm
chịu trách nhiệm ghi chép.
Công việc kiểm đếm tại tàu tuỳ theo quy định của từng cảng cịn có một số
chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày,…
Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu. Do
đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hố một
bản để lưu giữ, nó cịn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hố sau này.

CHƯƠNG 2:
TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY VÀ THỰC TRẠNG QUY
TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU
NGUYÊN CONTAINER NẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH VIETLINK
2.1
2.1.1

Tổng quan về cơng ty:
Giới thiệu cơng ty:
Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH VIETLINK
Tên giao dịch: Vietlink Co., Ltd

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3202001542
Cấp ngày: 27/04/2004
Mã số thuế: 0400463450
Giám đốc: Nguyễn Mai Vinh
Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty TNHH hai thành viên
Trụ sở chính: Số 190 đường Ba Tháng Hai, phường Thuận Phước, quận Hải Châu,
thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: (84) 236 3888035
Fax: (84) 236 3888037
Email:
Đợn vị trực thuộc: Chi nhánh cơng ty tại Quy Nhơn, Hải Phịng, Hồ Chí Minh
18


Biểu tượng (Logo):

19


2.1.2

Lịch sử hình thành và phát triển:
Được thành lập vào tháng 4 năm 2004 với mục đích ban đầu, cơng ty TNHH
Vietlink là làm đại lý giao nhận cho tập đoàn VTGN Eculine của Bỉ (cùng với đại lý
Eculine khác ở Việt Nam như Eculine Hải Phòng, Eculine TPHCM, Eculine Hà Nội).
Dần nắm bắt được thị trường, nhu cầu giao nhận vận tải ngày càng tăng, từ một đại lý
nhỏ phát triển thành một cơng ty có quy mơ lớn hơn, phát triển nhiều dịch vụ hơn
nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, bên cạnh việc thực hiện chức năng của đại lý Eculine, công ty mở
rộng hoạt động có thêm một chi nhánh ở Quy Nhơn và trở thành đại lý của hãng tàu

Concorde Container Line Ltd (Singapore).
Những thành cơng của cơng ty trong q trình hoạt động cho thấy công ty đang
dần trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng đầu tại
miền Trung.

2.1.3
2.1.3.1

Chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của công ty:
Chức năng của công ty:
Công ty TNHH Vietlink là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, kinh
doanh trong lĩnh vực dịch vụ Logistics bao gồm các dịch vụ: Dịch vụ giao nhận, xếp
dỡ và vận tải hàng hóa trong nước; Dịch vụ chuyển phát nhanh, đại lý chuyển phát
nhanh trong nước và quốc tế; Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ủy thác,
khai thuê hải quan; Đại lý vận chuyển, ký gửi container; Đại lý hàng hải, môi giới thuê
tàu.

2.1.3.2

Quyền hạn của công ty:
Công ty TNHH Vietlink được quyền vay vốn tại các ngân hàng của Việt Nam;
Được quyền giao dịch, ký kết các hợp đồng dịch vụ, hợp tác liên doanh với các doanh
nghiệp trong và ngoài nước; Được quyền tổ chức mạng lưới dịch vụ phục vụ cho xuất
nhập khẩu trong nước và ngoài nước.

2.1.3.3

Nghĩa vụ của công ty:
Nghĩa vụ của công ty TNHH Vietlink là: Thực hiện mọi quyền hạn kinh doanh
theo đúng chức năng quy định; Chấp hành tốt các chính sách, quy định của Nhà nước

và chính quyền địa phương nơi công ty đặt trụ sở, làm đầy đủ thủ tục để kinh doanh;
Giám đốc của cơng ty có trách nhiệm thiết lập và ban hành quy định trong tổ chức hoạt
động kinh doanh của công ty, thực hiện đầy đủ các thủ tục để kinh doanh theo quy
20


định. Nghiên cứu và thiệt lập ra các biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả, uy tín
và chất lượng kinh doanhvà dịch vụ từ đó mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty:

2.1.4

2.1.4.1

Cơ cấu tổ chức:
Với đặc thù là cơng ty cung cấp dịch vụ, Vietlink khơng có quá nhiều nhân viên

nhưng các phòng ban cần liên kết một cách chặt chẽ với nhau, mỗi nhân viên được
phân cơng một nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể và có tính kết nối với nhau trong cơng việc để
tạo nên một hệ thống nhất.

Ban giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng vận tải và giao nhận

Bộ phận hàng nguyên Container

Bộ phận hàng lẻ Container

Phịng kế tốn

Bộ phận chứng từ

(Nguồn: Phịng kinh doanh Vietlink)
* Chú thích:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Quan hệ phối hợp

Hình 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty

2.1.4.2
a

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

Ban giám đốc:
Ban giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Thực
hiện các công tác nhân sự: Tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo nhân viên,…
Giám đốc là người có vị trí cao nhất trong cơng ty và có quyền lực tối cao trong
21


việc đưa ra các quyết định, phân chia công việc cho các phòng ban và là người chịu
trách nhiệm trước ban giám đốc.
Phó giám đốc là người thứ hai sau giám đốc có quyền lực chỉ sau giám đốc và
trực tiếp chịu sự chỉ đạo từ giám đốc, chịu trách nhiệm về các cơng việc khi giám đốc
đi cơng tác.

b

Phịng kinh doanh:
Bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện hầu hết các
công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty: Xây dựng kế hoạch kinh
doanh hàng tháng, quý, năm theo chiến lược của Ban giám đốc; Tham mưu cho giám
đốc trong việc lập kế hoạch và triển khai kế hoạch kinh doanh định kỳ theo tháng, quý
năm; Tổ chức việc tiếp thị, quảng cáo và điều tra khảo sát phục vụ việc nghiên cưuas
mở rộng thị trường; Phối hợp với phịng kế tốn trong việc quản lý cơng nợ.

c

Phịng vận tải và giao nhận: có 3 bộ phận:
Bộ phận hàng lẻ thu xếp tất cả các lô hàng lẻ vận chuyển bằng đường biển,
đường hàng không. Bộ phận này làm nhiệm vụ bán hàng, luôn luôn tiếp xúc với khách
hàng để giữ khách hàng cũ và nắm bắt thông tin thị trường để tìm kiếm khách hàng
mới. Theo dõi, điều phối container nhập và xuất ở kho bãi và giao hàng lẻ cho khách
hàng khi khách hàng có lệnh giao hàng.
Bộ phận hàng nguyên container điều hành, thu xếp tất cả các lô hàng nguyên
container bằng đường biển. Bộ phận này cũng làm nhiệm vụ bán hàng, điều phối
container nhập và xuất ở bãi và giao container khi khách hàng trình được lệnh giao
hàng.
Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ Bộ phận chứng từ có trách nhiệm thu xếp về
giấy tờ để cấp lệnh giao hàng đối với hàng nhập và cấp B/L đối với hàng xuất. Phối
hợp với phòng kế tốn về quản lý cơng nợ.

d

Phịng kế tốn:
Phịng kế tốn có trách nhiệm quản lý về lĩnh vực tài chính của cơng ty, báo cáo

với cơng ty về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ trách
các khoản thu chi trong công ty, thống kê và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh
của cơng ty, vào sổ kế tốn. Cung cấp các thông tin, số liệu nhằm đưa ra các dự báo và
hỗ trợ quản lý các phịng ban khác.

2.1.5

Tình hình nguồn lực kinh doanh của công ty:
22


2.1.5.1

Tình hình nhân sự:
Tại thời điểm hiện tại, cơng ty sở hữu nguồn nhân lực bao gồm 28 nhân viên,

trong đó có 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 26 nhân viên thuộc các phòng ban khác
nhau.
Hầu hết các nhân viên trong cơng ty đều có trình độ đại học. Đa số nhân viên
tốt nghiệp từ trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng, chuyên ngành Ngoại thương và Kế
toán, có trình độ ngoại ngữ và giao tiếp khá tốt. Như vậy nhân viên có nền tảng kiến
thức, đảm bảo thực hiện tốt cơng việc của mình. Và hầu hết nhân viên trong cơng ty có
tuổi đời cịn khá trẻ, nằm trong độ tuổi từ 22 – 40. Trong một số trường hợp, cơng ty
th thêm lao động có hợp đồng ngắn hạn cho các cơng việc có tính thời vụ như: kiểm
đếm, đóng gói, bốc xếp,…
Cơng ty có được đội ngũ nhân viên trẻ và trình độ như vậy là rất lợi thế. Những
người trẻ thường rất năng động, hăng say, nhiệt tình và ham học hỏi. Nhưng bên cạnh
đó họ vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc. Vì thế, cơng ty ln chú trọng đến
cơng tác đào tạo hướng dẫn, huấn luyện nhân viên, nâng cao kiến thức, kinh nghiệm
cho nhân viên.

2.1.5.2
•

Tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật:

Thống kê thiệt bị văn phịng của cơng ty:
Trang thiết bị văn phòng được trang bị rất hợp lý, mỗi nhân viên đều có 1 máy
tính riêng, được kết nối mạng nội bộ và mạng internet nhằm phục vụ tốt cho công việc
và liên hệ với khách hàng thuận tiện hơn.
Bảng 2.1 Thống kê thiết bị văn phòng của cơng ty
STT
1
2
3
4
5
6
7

•

Tên tài sản
Máy vi tính
Máy in
Điện thoại bàn
Máy fax
Máy photocopy
Máy scan
Máy hủy giấy

Số lượng
25
7
18
06
04
05
03
(Nguồn: Vietlink)

Cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ công tác giao nhận vận tải:
Với quy mơ hoạt động khá nhỏ, doanh nghiệp vẫn chưa có kho bãi riêng, các
phương tiện vận tải, phương tiện xếp và dở hàng nên cơng ty chủ yếu th ngồi kho
23


bãi và các phương tiện này. Chẳng hạn như: hoạt động phân phối và tiếp nhận hàng
hóa diễn ra tại kho hàng (kho CFS) hay bãi container của cảng, thuê tàu từ các hãng
tàu lớn (Wanhai, Mearsk, Gemadept,…).
Việc thuê kho bãi và phương tiện ở bên ngồi như vậy có ưu điểm là cơng ty
khơng tốn q nhiều chi phí đầu tư vào đó bởi kinh phí đầu tư cho trang thiết bị là q
lớn. Cơng ty có thể dành tiền thay vì đầu tư vào đó để đầu tư vào những việc khác. Sau
này cơng ty mở rộng, địi hỏi về kho bãi, phương tiện đó là cần thiết thì lúc đó sẽ đầu
tư. Tuy nhiên việc th ngồi vẫn có những bất lợi như: cơng ty phải tốn chi phí cho
mỗi lần th, phụ thuộc vào cơng ty cho thuê đó, hơn nữa vào thời điểm mà nhu cầu
tăng cao, việc thuê các phương tiện, kho bãi gặp nhiều khó khăn, chi phí th tăng cao.
Tuy nhiên đây là thực trạng chung của các công ty vận tải giao nhận có quy mơ
nhỏ ở Việt Nam hiện nay. Do hạn chế về khả năng và tài chính, các công ty không thể
đầu tư nhiều cho cơ sở vật chất hữu hình mà cơng việc chủ yếu dựa trên nguồn nhân
lực và mối quan hệ tốt với các bên cung cấp để có được cơ sở, phương tiện ổn định với

mức giá hợp lý. Hiện tại công ty vẫn duy trì được mối quan hệ tốt với một số đối tác
của mình nên cơng việc kinh doanh thuận lợi và đạt hiệu quả.
Trong tương lai, khi mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty cần cân
nhắc đầu tư hệ thống kho bãi và phương tiện, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc,
đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt hơn.
2.1.5.3

Các đối tác của Vietlink:
Bảng 2.2 Các đối tác của Vietlink

ST
T

ĐỐI TÁC
Cho thuê phương tiện
vận chuyển

Cho thuê kho CFS, bãi
CY

1

Waihai

Interlink Đà Nẵng

2

Maersk

3

Yangmin

4
5

SITC
Interlink Đà Nẵng
Sea and Air freight
International Đà Nẵng
Công ty cổ phần cung

Vietship
Công ty cổ phần
Logistics Cảng Đà
Nẵng
Parafic Logistics
Altus Logistics

6
7

Greating Fotune Depot
24

Truyền thông
Công ty cổ phần truyền
thông Homebee

8
9
10
11
12

ứng tàu biển
Vietship
Parafic Logistics
Altus Logistics
Công ty cổ phần giao
nhận hàng hóa E.I
Cơng ty cổ phần vận tải
Con Ong

Với quy mơ cơng ty cịn khá nhỏ nên cơng ty chưa đủ khả năng để đầu tư kho bãi và
các thiết bị vận tải riêng nên hiện nay công ty chủ yếu th ngồi bằng việt hợp tác với
các cơng ty lớn hơn trong ngành. Việc này giúp công ty tập trung vào các lĩnh vực thế
mạnh của cơng ty.
2.2

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

2.2.1

Cơ cấu dịch vụ:
Hiện nay cơng ty kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ liên quan đến lĩnh vực vận

tải giao nhận nhưng trong đó chủ yếu vẫn là bốn loại hình dịch vụ sau:

• Dịch vụ giao nhận vận tải đường biển
• Dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng khơng
• Dịch vụ khai thuê hải quan
• Vận chuyển, giao nhận trong nước

Bảng 2.3 Cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ của công ty
Năm

2017
Triệu

2018
%

Triệu

2019
%

Triệu

2020
%

Triệu

%

75.36

VND
65 896

71.50

VND
71 917

75.76

Dịch vụ
Vận tải

VND
48 572

70.02

VND
58 859

đường biển
Vận tải hàng

14 789

21.32

14 847

19.01

20 746

22.51

17 827

18.78

không
Khai thuê hải

2 117

3.05

1 625

2.08

2 903

3.15

3 105

3.27

quan

Vận tải nội

3 693

5.32

1.492

5.47

4 921

5.34

5 204

5.48

địa
Khác

1 361

1.96

4 272

1.52

1 392

1.51

1 545

1.63

Tổng

69 936

100

78 103

100

92 162

100

94 926

100

(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty TNHH Vietlink)
25