Tiểu luận Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản lý Nhà Thuốc

MỤC LỤC
Chương 1. Tổng quan về dự án ........................................................................................... 10
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................... 10
2. Giới thiệu về hệ thống ................................................................................................... 10
3. Mục tiêu của dự án ....................................................................................................... 10
4. Phạm vi của dự án......................................................................................................... 11
Chương 2. Xác định yêu cầu ................................................................................................ 12
1. Khảo sát hệ thống.......................................................................................................... 12
2. Phân tích hiện trạng...................................................................................................... 12
2.1. Chức năng và nhiệm vụ của hiệu thuốc ................................................................... 12
2.2. Một số vấn đề hiện tại .............................................................................................. 13
3. Đặc tả yêu cầu................................................................................................................ 13
3.1. Quy trình hoạt động của hệ thống ............................................................................ 13
3.1.1 Quy trình quản lý nhập thuốc ............................................................................ 13
3.1.2. Quy trình quản lý bán thuốc ............................................................................. 13
3.1.3. Quy trình lập báo cáo thống kê ......................................................................... 13
3.1.4. Quy trình chấm cơng của nhân viên ................................................................. 14
3.2. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại và các đề xuất cho hệ thống mới ............ 14
3.2.1. Ưu điểm ............................................................................................................ 14
3.2.2. Nhược điểm....................................................................................................... 14
3.2.3. Các đề xuất ........................................................................................................ 14
3.3. Yêu cầu chức năng ................................................................................................... 15
3.4. Yêu cầu phi chức năng ............................................................................................. 15
3.5. Người dùng và chức năng của người dùng .............................................................. 15
Chương 3. Phân tích và thiết kế hệ thống........................................................................... 16
1. Các yêu cầu chức năng ................................................................................................. 16
2. Phân tích u cầu .......................................................................................................... 17
2.1. Mơ hình hóa chức năng ........................................................................................... 17
2.1.1. Use case tổng quát ............................................................................................ 17
2.1.2. Đăng nhập ......................................................................................................... 18

1


a. Đặc tả Use case Đăng nhập ................................................................................. 18
b. Activity diagram Đăng nhập ............................................................................... 20
2.1.3. Quản lý nhân viên ............................................................................................. 21
a. Đặc tả Usecase Quản lý nhân viên ...................................................................... 21
b. Activity diagram Quản lý nhân viên ................................................................... 25
2.1.4. Quản lý thông tin cá nhân ................................................................................. 28
a. Đặc tả Usecase Quản lý thông tin các nhân ........................................................ 28
b. Activity diagram Quản lý thông tin cá nhân ....................................................... 31
2.1.5. Quản lý thông tin thuốc .................................................................................... 34
a. Đặc tả Usecase Quản lý thông tin thuốc ............................................................. 34
b. Activity diagram Quản lý thông tin thuốc .......................................................... 39
2.1.6. Quản lý bán hàng .............................................................................................. 43
a. Đặc tả Usecase Quản lý bán hàng ....................................................................... 43
b. Activity diagram Quản lý bán hàng .................................................................... 46
2.1.7. Quản lý nhập thuốc ........................................................................................... 49
a. Đặc tả Usecase Quản lý nhập thuốc .................................................................... 49
b. Activity diagram Quản lý nhập thuốc ................................................................. 53
2.1.8. Quản lý báo cáo, thống kê ................................................................................ 57
a. Đặc tả Usecase Tạo báo cáo thống kê ................................................................. 58
b. Activity diagram Tạo báo cáo, thống kê ............................................................. 60
2.1.9. Quản lý khách hàng .......................................................................................... 62
a. Đặc tả Usecase Quản lý khách hàng ................................................................... 62
b. Activity diagram Quản lý khách hàng ................................................................ 66
2.2. Mô hình hóa cấu trúc ............................................................................................... 69
2.2.1. Danh sách các lớp ............................................................................................. 69
2.2.2. Biểu đồ lớp hệ thống (mức quan niệm) ............................................................ 74

2.3. Mơ hình hóa hành vi ................................................................................................ 74
2.2.1. Đăng nhập ......................................................................................................... 75
2.2.2. Quản lý nhân viên ............................................................................................. 76
2.2.3. Quản lý thông tin cá nhân ................................................................................. 79

2


2.2.4. Quản lý thông tin thuốc .................................................................................... 81
2.2.5. Quản lý bán hàng .............................................................................................. 84
2.2.6. Quản lý nhập thuốc ........................................................................................... 88
2.2.7. Quản lý báo cáo, thống kê ................................................................................ 93
2.2.8. Quản lý khách hàng .......................................................................................... 94
2.4. Mơ hình hóa dữ liệu ................................................................................................. 98
2.4.1. Diển tả các thực thể có tham gia ....................................................................... 98
2.4.2. Mối quan hệ giữa các thực thể ........................................................................ 100
2.4.3. Mơ hình thực thể kết hợp (ERD) .................................................................... 103
a. ERD Dạng gốc .................................................................................................. 103
b. ERD Dạng mở rộng .......................................................................................... 104
2.4.4. Mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ ....................................................................... 104
3. Thiết kế hệ thống ......................................................................................................... 106
3.1. Thiết kế lớp (chuyển đổi từ sơ đồ lớp mức phân tích sang mức thiết kế) ............. 106
3.2. Thiết kế CSDL (chuyển đổi CSDL từ mức quan niệm sang mức vật lý) .............. 106
3.2.1. Sơ đồ CSDL mức vật lý .................................................................................. 106
3.2.2. Mô tả CSDL .................................................................................................... 107
3.2.3. Thiết kế và mô tả các ràng buộc CSDL .......................................................... 112
a. Ràng buộc trên nhiều quan hệ ........................................................................... 112
b. Ràng buộc trên một quan hệ ............................................................................. 113
3.3. Thiết kế giao diện .................................................................................................. 116
3.3.1. Giao diện đăng nhập ....................................................................................... 116

3.3.2. Giao diện tổng quan ........................................................................................ 117
3.3.3. Giao diện người dùng: .................................................................................... 118
3.3.4. Giao diện trang thuốc:..................................................................................... 119
a. Giao diện thêm mới thuốc: ................................................................................ 120
b. Giao diện chỉnh sửa và xoá thuốc ..................................................................... 121
3.3.5. Giao diện hoá đơn .......................................................................................... 121
3.3.6. Giao diện nhân viên ........................................................................................ 123
a. Giao diện thêm nhân viên mới .......................................................................... 124

3


b. Giao diện chỉnh sửa và xóa nhân viên .............................................................. 124
3.3.7. Giao diện khách hàng ..................................................................................... 125
a. Giao diện thêm mới khách hàng ....................................................................... 125
b. Giao diện chỉnh sửa và xóa khách hàng ........................................................... 126
3.3.7. Giao diện khuyến mãi ..................................................................................... 126
a. Giao diện thêm chương trình khuyến mãi theo hóa đơn ................................... 127
b. Giao diện khuyến mãi theo sản phẩm ............................................................... 128
3.3.8. Giao diện bán hàng ......................................................................................... 129
Chương 4. Kết luận ............................................................................................................. 130
1. Thuận lợi ...................................................................................................................... 130
2. Khó khăn...................................................................................................................... 130
3. Bài học rút ra ............................................................................................................... 130

4


PHỤ LỤC 1
Hình 1. Sơ đồ phân cách chức năng nghiệp vụ hệ thống quản lý nhà thuốc .......................... 16

Hình 2. Biểu đồ use case tổng quát của hệ thống ................................................................... 18
Hình 3. Activity Diagram Đăng nhập ..................................................................................... 21
Hình 4. Use case Quản lý nhân viên ....................................................................................... 21
Hình 5. Activity diagram Tạo tài khoản nhân viên ................................................................ 25
Hình 6. Activity diagram sửa tài khoản nhân viên ................................................................. 26
Hình 7. Activity diagram xóa tài khoản nhân viên ................................................................ 27
Hình 8. Usecase Quản lý tài khoản cá nhân ........................................................................... 28
Hình 9. Activity diagram Quản lý chấm cơng ........................................................................ 31
Hình 10. Activity diagram Nhân viên đổi mật khẩu ............................................................... 32
Hình 11. Activity diagram Nhân viên chỉnh sửa thơng tin cá nhân........................................ 33
Hình 12. Use case Quản lý thơng tin thuốc ............................................................................ 34
Hình 13. Activity diagram Thêm thuốc .................................................................................. 39
Hình 14. Activity diagram Sửa thơng tin thuốc ...................................................................... 40
Hình 15. Activity diagram Tìm kiếm thơng tin thuốc ........................................................... 41
Hình 16. Activity diagram Xóa thuốc ..................................................................................... 42
Hình 17. Use case Quản lý bán hàng ...................................................................................... 43
Hình 18. Activity diagram Bán hàng ...................................................................................... 46
Hình 19. Activity diagram Quản lý hóa đơn bán hàng ........................................................... 47
Hình 20. Activity diagram Tạo chương trình khuyến mãi...................................................... 48
Hình 21. Usecase Quản lý nhập thuốc .................................................................................... 49
Hình 22. Activity diagram Thiết lập giá bán .......................................................................... 53
Hình 23. Nhập thêm thuốc vào kho ........................................................................................ 54
Hình 24. Activity diagram Thêm hóa đơn nhập ..................................................................... 55
Hình 25. Activity diagram Sửa thơng tin hóa đơn nhập ......................................................... 56
Hình 26. Activity diagram Xóa hóa đơn nhập ........................................................................ 57
Hình 27. Usecase Tạo báo cáo, thống kê ................................................................................ 58
Hình 28. Activity diagram Thống kê số liệu kinh doanh ....................................................... 60
Hình 29. Activity diagram Xuất báo cáo ................................................................................ 61

5

Hình 30. Usecase Quản lý khách hàng ................................................................................... 62
Hình 31. Activity diagram Thêm khách hàng......................................................................... 66
Hình 32. Activity diagram Sửa thơng tin khách hàng ............................................................ 67
Hình 33. Activity diagram Xóa thơng tin khách hàng ........................................................... 68
Hình 34. Activity diagram Tìm kiếm thơng tin khách hàng ................................................... 69
Hình 35. Class diagram của Hệ thống quản lý nhà thuốc ở mức quan niệm .......................... 74
Hình 36. Sequence diagram Đăng nhập.................................................................................. 75
Hình 37. Sequence diagram Tạo tài khoản nhân viên ............................................................ 76
Hình 38. Sequence diagram Sửa thông tin tài khoản nhân viên ............................................. 77
Hình 39. Sequence diagram Xóa tài khoản nhân viên ............................................................ 78
Hình 40. Sequence diagram Đổi mật khẩu ............................................................................. 79
Hình 41. Sequence diagram Chỉnh sửa thông tin tài khoản cá nhân ...................................... 80
Hình 42. Sequence diagram Thêm loại thuốc mới ................................................................. 81
Hình 43. Sequence diagram Chỉnh sửa thơng tin thuốc ......................................................... 82
Hình 44. Sequence diagram Tìm kiếm thơng tin thuốc .......................................................... 83
Hình 45. Sequence diagram Xóa thuốc .................................................................................. 84
Hình 46. Sequence diagram Bán thuốc ................................................................................... 85
Hình 47. Sequence diagram Quản lý hóa đơn bán hàng ......................................................... 86
Hình 48. Sequence diagram Tạo chương trình khuyến mãi ................................................... 87
Hình 49. Sequence diagram Thiết lập giá bán ........................................................................ 88
Hình 50. Sequence diagram Nhập thêm thuốc ....................................................................... 89
Hình 51. Sequence Thêm hóa đơn nhập ................................................................................. 90
Hình 52. Sequence diagram Sửa thơng tin hóa đơn nhập ....................................................... 91
Hình 53. Sequence diagram Xóa thơng tin hóa đơn nhập ...................................................... 92
Hình 54. Sequence diagram Thống kê số liệu kinh doanh .................................................... 93
Hình 55. Sequence diagram Xuất báo cáo .............................................................................. 94
Hình 56. Sequence diagram Thêm thơng tin khách hàng ....................................................... 95
Hình 57. Sequence diagram Chỉnh sửa thơng tin khách hàng ................................................ 96

Hình 58. Sequence diagram Xóa khách hàng ......................................................................... 97
Hình 59. Sequence diagram Tìm kiếm thơng tin khách hàng ................................................. 98

6


Hình 60. Mơ hình thực thể kết hợp ERD (Dạng gốc) ........................................................... 103
Hình 61. Mơ hình thực thể kết hợp ERD (Dạng mở rộng) ................................................... 104
Hình 62. Class diagram của Hệ thống quản lý nhà thuốc ở mức thiết kế ............................. 106
Hình 63. Sơ đồ CSDL mức vật lý ......................................................................................... 107
Hình 64. Giao diện đăng nhập .............................................................................................. 116
Hình 65. Giao diện trang tổng quan ...................................................................................... 117
Hình 66. Giao diện người dùng ............................................................................................ 118
Hình 67. Giao diện thơng tin người dùng ............................................................................. 118
Hình 68. Giao diện trang thuốc ............................................................................................. 119
Hình 69. Giao diện thêm mới thuốc...................................................................................... 120
Hình 70. Giao diện chỉnh sửa và xóa thuốc .......................................................................... 121
Hình 71. Giao diện hóa đơn .................................................................................................. 122
Hình 72. Giao diện thêm đơn hàng ....................................................................................... 122
Hình 73. Giao diện nhân viên ............................................................................................... 123
Hình 74. Giao diện thêm mới nhân viên ............................................................................... 124
Hình 75. Giao diện chỉnh sửa và xóa nhân viên ................................................................... 124
Hình 76. Giao diện khách hàng ............................................................................................ 125
Hình 77. Giao diện thêm mới khách hàng ............................................................................ 125
Hình 78. Giao diện sửa và xố khách hàng .......................................................................... 126
Hình 79. Giao diện khuyến mãi ............................................................................................ 127
Hình 80. Giao diện thêm chương trình khuyến mãi theo hóa đơn ....................................... 127
Hình 81. Giao diện khuyến mãi theo sản phẩm .................................................................... 128
Hình 82. Giao diện bán hàng (1) ........................................................................................... 129
Hình 83. Giao diện bán hàng (2) ........................................................................................... 129

7


PHỤ LỤC 2
Bảng 1. Danh sách các Actor của hệ thống ............................................................................ 17
Bảng 2. Đặc tả Use case Đăng nhập ....................................................................................... 19
Bảng 3. Đặc tả Use Case Thêm tài khoản nhân viên .............................................................. 21
Bảng 4. Đặc tả Usecase Sửa tài khoản nhân viên ................................................................... 22
Bảng 5. Đặc tả Usecase Xóa tài khoản nhân viên .................................................................. 23
Bảng 6. Đặc tả Use case Quản lý chấm công ......................................................................... 28
Bảng 7. Đặc tả Usecase Nhân viên đổi mật khẩu ................................................................... 29
Bảng 8. Đặc tả Usecase Nhân viên chỉnh sửa thông tin cá nhân ............................................ 30
Bảng 9. Đặc tả Usecase Thêm mới thuốc ............................................................................... 34
Bảng 10. Đặc tả Usecase Sửa thông tin thuốc ........................................................................ 35
Bảng 11. Đặc tả Usecase Tìm kiếm thơng tin thuốc ............................................................... 36
Bảng 12. Đặc tả Usecase Xóa thơng tin thuốc ........................................................................ 37
Bảng 13. Đặc tả Use case Bán thuốc ...................................................................................... 43
Bảng 14. Đặc tả use case Quản lý hóa đơn bán ...................................................................... 44
Bảng 15. Đặc tả use case Tạo chương trình khuyến mãi ........................................................ 45
Bảng 16. Đặc tả UseCase Thiết lập giá bán ............................................................................ 49
Bảng 17. Đặc tả UseCase Nhập thêm thuốc ........................................................................... 50
Bảng 18. Đặc tả Usecase Quản lý hóa đơn nhập .................................................................... 51
Bảng 19. Đặc tả Usecase Thống kê số liệu kinh doanh .......................................................... 58
Bảng 20. Đặc tả Usecase Xuất báo cáo .................................................................................. 59
Bảng 21. Đặc tả Use case Quản lý khách hàng ...................................................................... 62
Bảng 22. Đặc tả Use case Thêm thông tin khách hàng .......................................................... 63
Bảng 23. Đặc tả Use case Sửa thông tin khách hàng .............................................................. 63
Bảng 24. Đặc tả Use case Xóa thơng tin khách hàng ............................................................. 64
Bảng 25. Đặc tả Use case Tìm kiếm thông tin khách hàng .................................................... 65

Bảng 26. Bảng mô tả chi tiết lớp nhân viên ............................................................................ 69
Bảng 27. Bảng mô tả chi tiết lớp Tài khoản ........................................................................... 70
Bảng 28. Bảng mô tả chi tiết lớp Khách hàng ........................................................................ 70
Bảng 29. Bảng mô tả chi tiết lớp Thuốc ................................................................................. 71

8


Bảng 30. Bảng mơ tả chi tiết Nhóm thuốc .............................................................................. 72
Bảng 31. Bảng mơ tả chi tiết hóa đơn nhập ............................................................................ 72
Bảng 32. Bảng mơ tả chi tiết lớp Hóa đơn xuất ...................................................................... 73
Bảng 33. Bảng mô tả chi tiết lớp Chương trình khuyến mãi .................................................. 73
Bảng 34. Bảng mơ tả chi tiết lớp Loại khuyến mãi ................................................................ 73
Bảng 35. Danh sách các thực thể ............................................................................................ 98
Bảng 36. Mô tả CSDL Thuốc ............................................................................................... 107
Bảng 37. Mô tả CSDL CT_Thuốc ........................................................................................ 108
Bảng 38. Mơ tả CSDL Nhóm thuốc ..................................................................................... 108
Bảng 39. Mơ tả CSDL Hóa đơn nhập ................................................................................... 108
Bảng 40. Mơ tả CSDL CT_Hóa đơn nhập ............................................................................ 109
Bảng 41. Mơ tả CSDL Hóa đơn xuất .................................................................................... 109
Bảng 42. Mơ tả CSDL CT_Hóa đơn xuất............................................................................. 110
Bảng 43. Mơ tả CSDL Nhân viên ......................................................................................... 110
Bảng 44. Mô tả CSDL Tài khoản ......................................................................................... 111
Bảng 45. Mô tả CSDL Loại nhân viên ................................................................................. 111
Bảng 46. Mô tả CSDL Khách hàng ...................................................................................... 111
Bảng 47. Mô tả CSDL Khuyến mãi ...................................................................................... 112
Bảng 48. Mô tả CSDL Loại Khuyến mãi ............................................................................. 112

9

Chương 1. Tổng quan về dự án
1. Lý do chọn đề tài
- Nhà thuốc đóng vai trị quan trọng, là nơi cung cấp dịch vụ và thơng tin chăm sóc sức khoẻ
được đa số người dân tin dùng. Các nhà thuốc thường là nơi đầu tiên người dân tiếp cận khi
có nhu cầu chăm sóc sức khỏe.
- Hiện nay đa số các nhà thuốc đều thực hiện theo một quy trình thủ cơng cho việc sắp xếp,
quản lý thuốc, việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý các hoạt động của nhà thuốc chỉ mới ở
bước đầu, đa số các nhà thuốc đều sử dụng excel chứ chưa có một hệ thống quản lý chuyên
biệt. Công nghệ phần mềm ngày một phát triển kéo theo đó nhu cầu cũng ngày một gia tăng
trong tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội và đặc biệt là lĩnh vực quản lý thông qua các hệ thống
lưu trữ và xử lý thơng tin. Vì vậy, việc sử dụng hệ thống quản lý nhà thuốc sẽ giúp giảm thiểu
được việc lãng phí thời gian, nhân lực, khiến mọi việc trở nên đơn giản hơn.
- Vì các lý do nêu trên nên nhóm chúng em quyết định chọn đề tài :"Phân tích thiết kế hệ
thống quản lý nhà thuốc”. Với mong muốn ứng dụng cơng nghệ thơng tin và tin học hố vào
việc quản lý, mang đến phần mềm hệ thống quản lý nhà thuốc hiệu quả hơn. Đảm bảo cho hệ
thống lưu trữ và tổ chức thông tin một cách khoa học, dễ quản lý, việc truy cập, tìm kiếm
thơng tin, quản lý khách hàng, thống kê và phân tích dữ liệu được thực hiện một cách dễ dàng,
nhanh chóng và chính xác hơn. Giúp cho nhà thuốc cập nhật nhanh chóng, kịp thời tình hình
hoạt động kinh doanh của mình để từ đó đưa ra những kế hoạch, những chiếc lược mang lại
hiệu quả cao.
2. Giới thiệu về hệ thống
- Đối tượng mà nhóm chúng em hướng đến là các nhà thuốc vừa và nhỏ, hệ thống hiện tại
giúp các chủ nhà thuốc quản lý nhập thuốc từ nhà cung cấp vào kho, quản lý xuất thuốc và lập
báo cáo mỗi ngày và tổng kết hằng tháng.
- Với việc quản lý nhập thuốc, nhân viên có nhiệm vụ sẽ kiểm tra các loại thuốc trong kho
xem số lượng ra sao, hạn sử dụng cịn khơng; kiểm tra và tạo các hố đơn nhập; nhập thuốc
vào Excel và thanh toán cho nhà cung cấp. Khi xuất thuốc thì nhân viên sẽ đi kiểm tra xem
thuốc mà khách hàng cần hiện có ở kho hoặc trên kệ tủ hay khơng, sau đó lập hoá đơn và nhận
thanh toán. Cuối mỗi ngày, quản lý sẽ yêu cầu lập báo cáo thu chi, thống kê số lượng nhập

xuất thuốc trong ngày, trong tháng, trong quý hoặc bất cứ khi nào mà quản lý yêu cầu.
3. Mục tiêu của dự án
- Mục tiêu của đề tài là áp dụng Công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhà thuốc thay thế
cho việc quản lý của hệ thống cũ có phần khơng cịn phù hợp với nhu cầu khách hàng. Giải
quyết nhu cầu cao hơn và sâu hơn trong việc quản lý nhà thuốc. Đơn giản hóa việc quản lý
nhà thuốc, việc trao đổi mua bán sẽ được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Mọi thơng tin phải được cập nhật chính xác và đầy đủ gần như là tuyệt đối 100%. Người quản
10


lí sẽ quản lý dễ dàng dàng hơn trong việc có thể tra cứu thơng tin dữ liệu và cho về những kết
quả chính xác, nhanh chóng. Trên hết tất cả mọi thứ là giảm tải được khối lượng công việc
của nhân viên so với trước đây. Từ đó năng suất, chất lượng cơng việc được nâng lên. Ngồi
ra hệ thống phải có giao diện đẹp, dễ sử dụng và tốc độ xử lý phải nhanh.
- Mục tiêu xa hơn trong tương lai là sẽ mở rộng, phát triển thêm nhiều chức năng ưu việt hơn
cũng như sẽ mở rộng quy mô hệ thống quản lý hơn nữa.
4. Phạm vi của dự án
Áp dụng mơn Phân tích thiết kế hệ thống vào việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu ở mức một
cửa hàng trung bình chuyên phân phối sỉ và lẻ các loại thuốc với số lượng không quá lớn. Vì
dự án chỉ được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn (8 tuần) và với số lượng thành viên
không quá nhiều (5 thành viên) nên dự án sẽ chỉ tập trung vào các chức năng quản lý nhân
viên, quản lý thuốc, quản lý kho, quản lý hóa đơn và quản lý khách hàng.

11


Chương 2. Xác định yêu cầu
1. Khảo sát hệ thống
Các phương pháp mà nhóm đã sử dụng để thực hiện khảo sát hệ thống
-

Phỏng vấn: nhóm đã tiến hành phỏng vấn với khách hàng để nhận ra các vấn đề mà
nhóm cần làm rõ hơn.

-

Nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu về quy trình quản lý hiện tại của các nhà thuốc, các bước
mà nhân viên đang thực hiện trên hệ thống hiện tại như nhập thuốc thế nào, xuất thuốc
ra sao và báo cáo được thực hiện như thế nào.

-

Quan sát: Quy trình nhập, xuất và báo cáo của hiệu thuốc.
Nội dung các vấn đề mà nhóm đã tổng hợp:

-

Ưu điểm và nhược điểm của đa số hệ thống nhà thuốc hiện tại

-

Dự định phát triển của hệ thống, duy trì các ưu điểm và hạn chế/ loại bỏ các khuyết
điểm trong tương lai
2. Phân tích hiện trạng
2.1. Chức năng và nhiệm vụ của hiệu thuốc

- Đặt hàng và quản lý dược phẩm: Các quầy thuốc hoặc nhà thuốc thường có những đối tác
lâu năm để mua bán hoặc có thể mua Dược phẩm tại các chợ thuốc… Tuy nhiên đặc thù của
mỗi nơi mà hệ thống quản lý khác nhau để có cần phải kiểm tra hạn dùng, số liệu tồn kho…
đây cũng là điều không thể thiếu trong các công việc hàng ngày của dược sĩ.

- Quản lý hồ sơ: Tất cả các nhà thuốc hiện nay đều cần có một bộ hồ sơ GPP, các thơng tin
hướng dẫn chuẩn bị các chứng từ đều có trong quy định của Sở Y tế. Hầu hết nhà thuốc đang
hoạt động thì đạt GPP rồi, từ đó việc cập nhật các giấy tờ không nhiều. Tuy nhiên khi hồ sơ
nhân viên có sự thay đổi, đào tạo nhân viên hàng năm thì các giấy tờ sẽ yêu cầu được đổi mới
hàng năm. Có những loại giấy tờ cần thiết thay đổi theo thời gian theo đúng quy định của nhà
nước.
- Tư vấn chuyên môn và bán thuốc: Mỗi ngày khi làm việc tại nhà thuốc dược sĩ sẽ được tiếp
xúc với nhiều bệnh nhân có trình độ, điều kiện kinh tế, tính cách khác nhau… từ đó dược sĩ
tự đào tạo cho bản thân và trau dồi tích lũy thêm kỹ năng mềm để tạo ra sự hài lòng cho khách
hàng.

12


2.2. Một số vấn đề hiện tại
- Khi muốn tra cứu 1 sản phẩm thuốc thì nhân viên cửa hàng phải đi tìm lại trong các tủ thuốc,
hoặc tra cứu 1 cách chậm chạp từ sổ sách. Nhiều khi không thể tìm ra thơng tin một cách
nhanh chóng, gây mất thời gian cho người mua hàng cũng như với các nhân viên bán hàng.
- Hệ thống vận hành hoàn toàn thủ công nên tất cả các công đoạn nhập thuốc, xuất thuốc đều
được làm bằng tay, bằng sức người. Điều này rất dễ gây ra sai sót. Nó sẽ làm khó khăn cho
việc quản lý của chủ cửa hàng, nhân viên cũng như làm tăng thời gian chờ đợi của khách hàng.
3. Đặc tả yêu cầu
3.1. Quy trình hoạt động của hệ thống
3.1.1 Quy trình quản lý nhập thuốc
- Hàng ngày các nhân viên phải kiểm tra các loại thuốc trong kho xem số lượng và hạn sử
dụng. Ghi nhận lại thuốc đã bán sắp hết hoặc bán hết và báo lại cho nhân viên quản lý. Công
việc này sẽ được thực hiện bằng việc vào kho và kiểm tra từng loại thuốc cụ thể đã được sắp
xếp đúng thứ tự và có quy luật. Sau đó tiến hành cập nhật lên hệ thống excel
- Những mặt hàng nào hết hoặc sắp hết thì nhân viên quản lý sẽ gọi điện liên lạc với nhà cung
cấp (Thông tin nhà cung cấp cũng được lưu trong bảng tính excel) để đặt hàng (tên thuốc và

số lượng thuốc).
- Sau khi nhập thuốc về từ nhà cung cấp thì nhân viên quản lý sẽ kiểm tra chất lượng, hạn sử
dụng của thuốc. Nếu đặt yêu cầu thì tiến hành lập phiếu nhập. Sau đó tiến hành nhập các thơng
tin của thuốc vào bảng tính excel và cất giữ những chứng từ liên quan. Ngồi ra cửa hàng cũng
có tạo một bảng tính excel để quản lý nhóm thuốc bao gồm: mã nhóm, tên nhóm, cơng dụng
chính. Cuối cùng là tiến hành thanh tốn với nhà cung cấp.
3.1.2. Quy trình quản lý bán thuốc
- Trước khi xuất thuốc, nhân viên bán hàng phải kiểm tra xem các loại thuốc và số lượng thuốc
sắp hết hoặc đã hết. Để từ đó biết được mặt hàng mà khách hàng yêu cầu trong cửa hàng hoặc
trong kho có đáp ứng đủ hay khơng.
- Nếu thuốc vần cịn đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhân viên bán hàng mới tiến hành bán
cho khách hàng và thu tiền. Sau đó sẽ tiến hành nhập thơng tin xuất kho vào hệ thống excel.
3.1.3. Quy trình lập báo cáo thống kê
Cửa hàng thuốc sẽ thực hiện thống kê theo định kỳ vào khoảng thời gian cố định hoặc thống
kê khi có u cầu. Cửa hàng sẽ sử dụng bảng tính Excel để thống kê các điều sau:
-

Thống kê việc nhập kho
13


-

Thống kê việc xuất kho

-

Thống kê các loại thuốc còn trong kho

-

Thống kê chi phí, doanh thu, lợi nhuận

-

Thống kê số tiền khách hàng còn nợ

-

Thống kê số tiền còn nợ nhà cung cấp
3.1.4. Quy trình chấm cơng của nhân viên

Hiệu thuốc sẽ bắt đầu làm việc từ 8 giờ sáng và kết thúc vào 8 giờ tối. Khi nghỉ phép, nghỉ ốm
hay lí do khác phải xin về sớm hay tới trễ phải trực tiếp báo cáo cho quản lý. Quản lý sẽ dựa
theo đó để tổng hợp lại và tính lương cho nhân viên mỗi cuối tháng.
3.2. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại và các đề xuất cho hệ thống mới
3.2.1. Ưu điểm
-

Không mất thời gian cài đặt, bất kỳ máy tính nào cũng có sẵn phần mềm excel.

-

Tương đối tiện lợi và linh hoạt khi sử dụng, có thể thêm bớt nội dung theo nhu cầu cá nhân.

-

Không cần sử dụng công nghệ cao, khơng cần đầu tư kỹ thuật, máy móc.

-

Khơng tốn nhiều chi phí quản lý.
3.2.2. Nhược điểm

-

Khó khăn trong việc tra cứu lại thơng tin hàng hóa

-

Việc lưu trữ bị hạn chế và ngắt quãng

-

Lượng thông tin được lưu trữ khá hạn chế so với nhu cầu sử dụng ngày nay.

-

Quản lý, lập báo cáo mất nhiều thời gian, và khó theo dõi các thông tin để đưa ra các đánh
giá cho tình hình kinh doanh hiện tại.

-

Khơng linh hoạt, đồng bộ trong việc quản lý.
3.2.3. Các đề xuất

-

Sử dụng một hệ thống quản lý tất cả từ nhân viên, thông tin sản phẩm, thơng tin khách
hàng, xuất nhập thuốc,..

-

Thay vì quản lý sẽ ghi lại việc chấm công thủ công thì nhân viên có thể tự động chấm cơng
qua hệ thống

-

Quản lý thông tin khách hàng đến mua thường xuyên để có thể có các chính sách khuyến
mãi phù hợp

14


3.3. Yêu cầu chức năng
-

Quản lý nhân viên (tạo tài khoản, phân chia nhiệm vụ)

-

Quản lý bán thuốc

-

Quản lý thông tin sản phẩm (số lượng, vị trí đặt thuốc, giá cả)

-

Quản lý nhập thuốc (khi sản phẩm gần hết thì thống kê để nhập thêm thuốc về)

-

Tạo được báo cáo theo yêu cầu ngay tại thời gian thực hoặc thống kê theo ngày, tháng

-

Quản lý thông tin khách hàng
3.4. Yêu cầu phi chức năng

-

Giao diện đẹp, đơn giản, dễ thao tác trên các thành phần chương trình.

-

Hệ thống chạy nhanh và ổn định

-

Hệ thống chiếm ít tài nguyên của máy tính

-

Hệ thống có tính bảo mật cao
3.5. Người dùng và chức năng của người dùng

-

Đối với quản lý cửa hàng: Có quyền tương tác với hệ thống, có quyền điều khiển cũng như

kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống

-

Đối với nhân viên:
● Quản lý thông tin thuốc
● Cập nhật việc bán thuốc
● Quản lý nhập thuốc
● Tạo báo cáo
● Quản lý thông tin khách hàng

15


Chương 3. Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Các yêu cầu chức năng

Hình 1. Sơ đồ phân cách chức năng nghiệp vụ hệ thống quản lý nhà thuốc
★ Mô tả chức năng:
● Quản lý nhân viên: Có quyền tương tác với hệ thống, có quyền điều khiển cũng như
kiểm soát mọi hoạt động của hệ thống. Chức năng này chỉ có ở quản lý
● Quản lý tài khoản cá nhân: hệ thống cho phép người dùng quản lý thông tin cá nhân
(thêm, sửa, xóa thơng tin) và thực hiện chức năng chấm công.
● Quản lý thông tin thuốc: hệ thống cho phép quản lý toàn bộ thuốc của hiệu thuốc. Hệ
thống hỗ trợ người dùng các chức năng thêm, xóa và thay đổi thơng tin của thuốc.
Ngồi ra nhân viên có thể tìm kiếm thơng tin thuốc một cách dễ dàng thông qua mã
vạch hoặc chức năng gợi ý của hệ thống.
● Quản lý bán thuốc: Hệ thống sẽ cho nhân viên cập nhật hoá đơn bán, in hoá đơn bán
và tạo các chương trình khuyến mãi (kiểm sốt số lượng sản phẩm khuyến mại)
● Quản lý nhập thuốc: Khi một loại thuốc nào hết hàng thì nhân viên sẽ được tiến hành

lên kế hoạch nhập thuốc mới về (giá nhập thuốc, loại thuốc cần nhập và hoá đơn nhập
thuốc)
● Tạo báo cáo: nhân viên có thể thống kê báo cáo theo thời gian thực hoặc theo một chu
trình ngày, tuần, tháng. Có thể xố báo cáo khi khơng cần thiết

16


● Quản lý khách hàng: nhân viên sẽ thêm, sửa (cập nhật điểm cho khách hàng), xố khách
hàng và tìm kiếm được khách hàng để áp dụng khuyến mãi phù hợp.
2. Phân tích u cầu
2.1. Mơ hình hóa chức năng
2.1.1. Use case tổng quát
Bảng 1. Danh sách các Actor của hệ thống
STT

Tên Actor

Ý nghĩa

1

Quản lý

Có quyền tương tác với hệ thống, có quyền điều khiển cũng
như kiểm sốt mọi hoạt động của hệ thống

2

Nhân viên

Thực hiện các chức năng: quản lý thông tin thuốc, cập nhật việc
bán thuốc, quản lý nhập thuốc, tạo báo cáo và quản lý thông tin
khách hàng

17


Hình 2. Biểu đồ use case tổng quát của hệ thống
2.1.2. Đăng nhập
a. Đặc tả Use case Đăng nhập
18


Bảng 2. Đặc tả Use case Đăng nhập
Use Case ID

Đăng nhập

Actor

Nhân viên

Post-Condition

Đã đăng nhập thành cơng

Kích hoạt

Đăng nhập sẽ xuất hiện ngay ở giao diện chính khi người dùng

mở hệ thống

Chuỗi sự kiện chính:
1. Hệ thống hiển thị form để nhập tên Tài khoản và mật khẩu
2. Người dùng nhập thông tin Tài khoản và mật khẩu
3. Hệ thống thông báo Đăng nhập thành cơng và hiển thị Menu chính theo tài khoản
đã được nhân cấp

Ngoại lệ:
4a. Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập sai và yêu cầu đăng nhập lại
4a.1 Người dùng chọn lệnh đồng ý nhập lại
Use case sẽ tiếp tục ở bước 2
4a.2 Người dùng không đồng ý nhập lại
Use case dừng lại

19


b. Activity diagram Đăng nhập

20


Hình 3. Activity Diagram Đăng nhập
2.1.3. Quản lý nhân viên

Hình 4. Use case Quản lý nhân viên
a. Đặc tả Usecase Quản lý nhân viên
- Tạo tài khoản nhân viên:
Bảng 3. Đặc tả Use Case Thêm tài khoản nhân viên

Use Case ID

UC-1.1

Use Case Name

Thêm tài khoản nhân viên

Description

Tác nhân sử dụng use case để thêm tài khoản cho nhân viên

Actor(s)

Quản lý

21


Trigger

Quản lý chọn chức năng “Thêm tài khoản” sau đó chọn “Nhập thông tin tài
khoản mới”

PreCondition(s)

Quản lý đăng nhập hệ thống với quyền quản lý

PostCondition(s)

Nếu thành công: Tài khoản sẽ được thêm vào hệ thống.
Nếu thất bại: hệ thống báo lỗi cần sửa, tài khoản mới không được thêm vào
cơ sở dữ liệu

Basic Flow

1. Nhập thông tin tài khoản của nhân viên bao gồm: Họ tên, tuổi, số
điện thoại, mail, địa chỉ thường trú, ca làm...)
2. Hệ thống kiểm tra thông tin.
3. Tạo mã QR Code cho nhân viên
4. Hệ thống lưu vào cơ sở dữ liệu
Kết thúc Use case
Hệ thống thông báo thông tin nhập bị lỗi
Kết thúc Use case
● Người dùng có thể Hủy bất cứ lúc nào
Use case dừng lại
●

Exception Flow

- Sửa tài khoản nhân viên:
Bảng 4. Đặc tả Usecase Sửa tài khoản nhân viên
Use Case ID

UC-1.2

Use Case Name

Sửa thông tin nhân viên

Description

Tác nhân sử dụng use case để sửa các thông tin của nhân viên cần thay đổi
trong hệ thống

Actor(s)

Quản lý

Trigger

Quản lý chọn chức năng “Chọn tài khoản cần sửa” sau đó chọn thao tác
“Sửa thơng tin”

Pre-Condition(s)

Quản lý đăng nhập hệ thống với quyền quản lý

22


PostCondition(s)

Nếu thành công: thông tin thay đổi sẽ được cập nhật vào hệ thống.
Nếu thất bại: hệ thống báo lỗi, thông tin thay đổi không được cập nhật vào
hệ thống.

Basic Flow

1. Người dùng chọn tài khoản nhân viên cần sửa

2. Người dùng tiến hành sửa các thông tin nhân viên
3. Hệ thống kiểm tra thông tin.
4. Hệ thống cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu
Kết thúc Use case

Exception Flow

3a. Hệ thống thông báo thông tin nhập bị lỗi
3a1. Hệ thống yêu cầu sửa lại các thông tin bị lỗi
Use case quay lại bước 2
Người dùng có thể Hủy bất cứ lúc nào
Use case dừng lại

- Xóa tài khoản nhân viên:
Bảng 5. Đặc tả Usecase Xóa tài khoản nhân viên
Use Case ID

UC-1.3

Use Case Name

Xóa thơng tin nhân viên

Description

Tác nhân sử dụng use case để xóa thơng tin nhân viên trong hệ thống

Actor(s)

Quản lý

Trigger

Quản lý chọn chức năng “Quản lý thơng tin nhân viên” sau đó chọn thao tác
“Xóa tài khoản”

Pre-Condition(s)

Quản lý đăng nhập hệ thống với quyền quản lý

PostCondition(s)

Nếu thành cơng: Thơng tin thuốc sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
Nếu thất bại: hệ thống báo lỗi, thông tin thuốc vẫn giữ ngun khơng bị xóa
trong cơ sở dữ liệu.

Basic Flow

Người dùng chọn các tài khoản cần xóa
Xác thực lại yêu cầu xóa một lần nữa bằng cách nhấn đồng ý
Hệ thống kiểm tra thông tin.
Hệ thống xác nhận và tiến hành xóa thơng tin thuốc khỏi cơ sở dữ
liệu
Kết thúc Use case
1.
2.
3.
4.

23

Hệ thống thông báo lỗi dữ liệu này không được phép xóa
Kết thúc Use case
● Người dùng có thể Hủy bỏ việc xóa tài liệu
Use case dừng lại
●

Exception Flow

24