HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN lý đơn HÀNG XUẤT KHẨU sản PHẨM mì PHỞ ăn LIỀN SANG THỊ TRƯỜNG CHÂU âu TẠI CÔNG TY cổ PHẦN VIFON
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.88 MB, 74 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING
Đề tài: HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN
LÝ ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM
MÌ-PHỞ ĂN LIỀN SANG THỊ TRƯỜNG
CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VIFON
NĂM 2023
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING
Đề tài: HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN
LÝ ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU SẢN PHẨM
MÌ-PHỞ ĂN LIỀN SANG THỊ TRƯỜNG
CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VIFON
NĂM 2023
LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy
Hà Quang An, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết luận văn tốt
nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý thầy, cô khoa Kinh doanh quốc tế Marketing, Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình
truyền đạt kiến thức trong những năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp
thu trong q trình học khơng chỉ là nền tảng cho q trình nghiên cứu khóa
luận mà cịn là hành trang quý báu để em tự tin hơn trong sự nghiệp sau này.
Em chân thành cảm ơn anh chị đồng nghiệp Phịng xuất khẩu, Cơng ty
cổ phần VIFON đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em hồn thành
khóa luận tốt nghiệp tại cơng ty.
Cuối cùng, em kính chúc q thầy, cơ dồi dào sức khỏe và thành cơng
trong sự nghiệp cao q. Đồng kính chúc các anh chị đồng nghiệp Phịng xuất
khẩu ln năng lượng, đạt nhiều thành công trong công việc.
LỜI CAM KẾT
Báo cáo thực tập này do chính tơi viết và không sao chép từ bất cứ bài
viết của bất cứ tổ chức và cá nhân nào khác. (This report has been written by
me and has not received any previous academic credit at this or any other
institution).
BẢNG ĐÁNH GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP
BẢNG ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.........................................................................................................................................3
LỜI CAM KẾT.......................................................................................................................................4
BẢNG ĐÁNH GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP........................................................................................5
BẢNG ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN.....................................................................6
MỤC LỤC...............................................................................................................................................7
DANH MỤC BẢNG.............................................................................................................................10
DANH MỤC BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ.........................................................................................................10
DANH MỤC HÌNH..............................................................................................................................10
TĨM LƯỢC..........................................................................................................................................11
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT................................................................................................................12
PHẦN MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.................................................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu...........................................................................................................................1
2.1. Mục tiêu chung:...............................................................................................................................1
2.2. Mục tiêu cụ thể:...............................................................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................................................2
3.1. Đối tượng nghiên cứu:.....................................................................................................................2
3.2. Phạm vi nghiên cứu:........................................................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................................2
4.1. Phương pháp phân tích....................................................................................................................2
4.2. Phương pháp thống kê mơ tả...........................................................................................................2
5. Bố cục khóa luận.................................................................................................................................2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU..............................4
1.1. Khái niệm về quản lý đơn hàng...................................................................................................4
1.1.1
Khái niệm về đơn đặt hàng...................................................................................................4
1.1.2
Khái niệm về quản lý đơn hàng............................................................................................5
1.1.3
Quy trình quản lý đơn hàng..................................................................................................5
1.2. Khái niệm về quản lý đơn hàng xuất khẩu.................................................................................6
1.2.1.
Khái niệm quản lý đơn hàng xuất khẩu..................................................................................6
1.2.2.
Nhân viên quản lý đơn hàng xuất khẩu................................................................................7
1.2.3.
Chức năng của công việc quản lý đơn hàng xuất khẩu........................................................7
1.2.4.
Trách nhiệm của công việc quản lý đơn hàng......................................................................9
1.2.5.
Vai trị của cơng việc quản lý đơn hàng...............................................................................9
1.3. Phân loại hình thức quản lý đơn hàng chính hiện nay............................................................10
1.3.1. Phân loại theo tính chất và quy mơ kinh doanh.......................................................................10
1.3.2. Phân loại theo loại hình mua bán..............................................................................................11
1.4. Quy trình quản lý đơn hàng.......................................................................................................13
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý đơn hàng...........................................................................15
1.5.1. Yếu tố bên trong..........................................................................................................................15
1.5.2. Yếu tố bên ngoài.........................................................................................................................16
1.6. Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý đơn hàng..........................................................................16
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU SANG THỊ
TRƯỜNG CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIFON...............................................................18
2.1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp.......................................................................................18
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần VIFON............................................................................18
2.1.1.1. Giới thiệu tổng quan về cơng ty.............................................................................................18
2.1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển............................................................................................19
2.1.1.3. Sản phẩm và thị trường..........................................................................................................20
2.1.1.2.1.
Sản phẩm chính...............................................................................................................20
2.1.1.2.2.
Thị trường.......................................................................................................................24
2.1.1.4. Đối thủ cạnh tranh..................................................................................................................24
2.1.1.5. Định hướng phát triển............................................................................................................25
2.1.2 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................26
2.1.3 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2019-2022..............................................................................29
2.2. Thực trạng quản lý đơn hàng xuất khẩu sang thị trường châu Âu tại cơng ty cổ phần
VIFON..................................................................................................................................................31
2.2.1 Quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu sang thị trường châu Âu..............................................31
2.2.2.1 Phần mềm Fast sai lỗi hệ thống..............................................................................................34
2.2.2.2 Nguyên vật liệu đầu vào chưa đảm bảo nồng độ chất Ethylence Oxide (ETO) theo quy
định của Châu Âu................................................................................................................................35
2.2.2.3 Dây chuyền sản xuất hư hỏng.................................................................................................37
2.3. Phương pháp phân tích và các bước thực hiện............................................................................38
2.3.1 Phương pháp thống kê mô tả.....................................................................................................38
2.3.2 Thành phần tham dự:.................................................................................................................38
2.3.3 Mô tả mẫu...................................................................................................................................39
2.4. Kết quả nghiên cứu......................................................................................................................39
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP.............................................................................................45
3.1. Định hướng và mục tiêu............................................................................................................45
3.2. Một số giải pháp hồn thiện quy trình....................................................................................46
3.2.1. Nâng cấp hệ thống phần mềm Fast...........................................................................................46
3.2.1.1.
Mục tiêu..........................................................................................................................46
3.2.1.2.
Nội dung..........................................................................................................................46
3.2.2. Lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo nồng độ chất ETO trong ngưỡng
cho phép theo quy định của Châu Âu.................................................................................................47
3.2.2.1.
Mục tiêu..........................................................................................................................47
3.2.2.2.
Nội dung..........................................................................................................................47
3.2.3. Bảo trì, bảo dưỡng định kì cho máy móc, thiết bị....................................................................49
3.2.3.1. Mục tiêu:................................................................................................................................49
3.2.3.2. Nội dung:................................................................................................................................49
3.2.4. Một số giải pháp khác:..............................................................................................................51
3.2.4.1. Đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân sự các phòng ban..................................................51
3.2.4.2. Đẩy mạnh nguồn vốn đầu tư cho trang thiết bị công ty........................................................52
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................................................53
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................................55
PHỤ LỤC...........................................................................................................................................56
KẾT QUẢ KIỂM TRA ĐẠO VĂN.................................................................................................61
DANH MỤC BẢNG
Số thứ tự
Tên bảng
Số trang
1
Bảng 2.1 Danh sách sản phẩm mì-gạo của cơng ty
21-22
2
Bảng 2.2. Thống kê nhân sự VIFON
27-28
3
Bảng 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 –
2021
29
DANH MỤC BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ
Số thứ tự
1
2
3
Tên bảng
Sơ đồ 2.1. Quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu
Biểu đồ 2.1. Tần suất kiểm soát ETO các mặt hàng trong
nhóm thực phẩm
Biểu đồ 2.2. Dư lượng phát hiện ETO trong nhóm gia vị
Số trang
31
36
37
DANH MỤC HÌNH
Số thứ tự
1
Tên hình
Hình 2.1. Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty Cổ
phẩn VIFON
Số trang
19
2
Hình 2.2. Sản phẩm gạo VIFON
23
3
Hình 2.3. Sản phẩm mì VIFON
24
4
Hình 2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty VIFON
26
TĨM LƯỢC
Đề tài: “Hồn thiện quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu sản phẩm mì-phở ăn
liền sang thị trường Châu Âu tại Công ty cổ phần VIFON” được thực hiện với mục
tiêu chính là hồn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của quy trình kinh doanh xuất
khẩu tại công ty. Để thực hiện mục tiêu này, tác giả đã thực hiện phân tích các yếu tố
ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả quy trình kinh doanh thơng qua hai phương pháp
chính là nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng kết hợp phỏng vấn chuyên sâu
– lấy mẫu thuận tiện.
Bộ câu hỏi phỏng vấn được thực hiện với sự tham gia của hơn 20 đáp viên
thuộc phịng xuất khẩu, phịng kho vận của cơng ty gồm nhân viên quản lý đơn hàng,
nhân viên chứng từ, nhân viên kho vận – những người làm việc trực tiếp và liên quan
tới quy trình kinh doanh tại cơng ty.
Dựa trên kết quả thu được từ các đáp viên cùng với trải nghiệm thực tế là một
nhân viên quản lý đơn hàng trong thời gian thực tập tại công ty, tác giả đã đề ra các
giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu nói chung,
và xuất khẩu hàng sang thị trường tác giả đảm nhiệm Châu Âu nói riêng. Các đề xuất
được đưa ra với mong muốn rút ngắn thời gian diễn ra quy trình kinh doanh, nâng cao
hiệu quả làm việc, khả năng cộng tác giữa nhân viên kinh doanh với các bộ phận khác
nhau và tạo được một hệ thống quản lý chặt chẽ hơn, giúp các đơn vị liên quan giám
sát được tiến trình các hoạt động, từ đó hạn chế và khắc phục sai sót trong quy trình
kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng của các biện pháp này chính là giúp quy trình kinh
doanh của cơng ty diễn ra mượt mà hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực của cơng ty,
góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tạo nên sự gắn kết giữa khách hàng
và Công ty cổ phần VIFON.
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BGĐ: Ban Giám đốc
CI: Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
CIF: Cost, Insurance, Freight – Tiền hàng, Bảo hiểm, Cước phí
FOB: Free On Board – Miễn trách nhiệm trên boong tàu
CO: Certificate of Origin – Chứng nhận xuất sứ
ETA: Estimated Time of Arrival – Thời gian đến dự kiến
ETD: Estimated Time of Departure – Ngày khởi hành dự kiến
FCL: Full Container Load – Hàng nguyên container
FWD: Forwader – Công ty giao nhận vận tải
HC: Health Certificate – Kiểm dịch động thực vật
HCM: Hồ Chí Minh
HD: Hải Dương
MOQ: Minimum Order Quantity – Số lượng đặt hàng tối thiểu
PIC: Person In Charge – Người phụ trách
PL: Packing List – Phiếu đóng gói hàng hóa
QLCL: Quản lý chất lượng
R&D: Research and Development – Nghiên cứu và Phát triển
SI: Shipping Instruction – Thông tin hướng dẫn vận chuyển
ETO: Ethylene oxide – hóa chất sản xuất sản phẩm.
SKU: Stock Keeping Unit – Đơn vị lưu kho
SPEC: Specification – Thông số kỹ thuật
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Việt Nam là một trong những quốc gia sản xuất gạo nhiều nhất thế giới nổi
tiếng với nền tinh hoa ẩm thực phong phú đa dạng. Trong đó, có rất nhiều món ngon
Việt Nam được bạn bè quốc tế biết đến và trở thành nét đặc trưng khi nhắc về ẩm thực
Việt Nam, có thể kể đến như bánh mì, phở, bún bị Huế,... Với sứ mệnh mang nền tinh
hoa ẩm thực Việt Nam ra thế giới để bạn bè quốc tế có cơ hội và dễ dàng hơn trong
việc tiếp cận những sản phẩm Việt Nam, Công ty Cổ phần VIFON đã đẩy mạnh hoạt
động xuất khẩu đến hơn 100 quốc gia trên tồn thế giới, trong đó có các thị trường vẫn
rất khắt khe về tiêu chuẩn chất lượng như Mỹ, Úc, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU,...
Tuy nhiên, vì là một cơng ty sản xuất và quy trình bán hàng xuất khẩu bao gồm
rất nhiều bước liên quan, phải qua rất nhiều q trình và sự kiểm duyệt của nhiều
phịng ban, cơ quan khác nhau dẫn tới quy trình bán hàng bị kéo dài, tốn thêm nhiều
thời gian chờ đợi của khách hàng để có thể nhận được sản phẩm từ VIFON. Chính vì
vậy, sinh viên quyết định thực hiện đề tài Hồn thiện quy trình quản lý đơn hàng xuất
khẩu sang thị trường Châu Âu tại Công ty cổ phần VIFON với mong muốn đưa ra
được những giải pháp phù hợp giúp rút ngắn và nâng cao hiệu quả của quy trình kinh
doanh xuất khẩu tại Phịng Xuất khẩu của cơng ty, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa của VIFON.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu chung:
“Trên cơ sở phân tích tình hình quản lý đơn hàng xuất khẩu các năm gần đây và
đánh giá quy trình quản lý đơn hàng của Công ty cổ phần VIFON, đề tài đề xuất các
giải pháp phù hợp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý đơn hàng xuất khẩu của Công ty.”
2.2. Mục tiêu cụ thể:
-
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về hoạt động quản lý đơn hàng
xuất khẩu của doanh nghiệp.
-
Phân tích quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu của công ty.
1
-
Phân tích thực trạng hoạt động quản lý đơn hàng xuất khẩu sản phẩm mì-phở ăn
liền của Cơng ty cổ phần VIFON và đánh giá.
-
Phân tích những hạn chế đang gặp phải trong hoạt động quản lý đơn hàng của
công ty.
-
Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý đơn hàng
của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
-
Thực trạng quá trình quản lý đơn hàng của bộ phận Tân Việt tại cơng ty cổ phần
VIFON.
-
Quy trình thực hiện quản lý đơn hàng của bộ phận Tân Việt tại công ty cổ phần
VIFON.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
-
Phạm vi nội dung: kiến thức về quản lý đơn hàng.
-
Phạm vi thời gian: khóa luận nghiên cứu, thu thập dữ liệu liên quan đến hoạt
động xuất khẩu của công ty trong năm 2019 – 2022.
-
Phạm vi không gian: đề tài nghiên cứu được thực hiện tại Công ty cổ phần
VIFON.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1. Phương pháp phân tích
Bao gồm khả năng hình dung, tư duy, phản biện, thu thập và xử lý thông tin.
Phương pháp này giúp chúng ta xác định được quyền hạn, nhiệm vụ, đưa ra hướng
phát triển cụ thể, tránh và xử lý các rủi ro, đánh giá được chất lượng cơng việc và
hồn thiện cải tiến chất lượng cơng việc trong tương lai. Phương pháp này sẽ được tác
giả áp dụng trong chương 3.
4.2. Phương pháp thống kê mô tả
-
Lập bảng câu hỏi và tiến hành phỏng vấn các nhân viên có nhiệm vụ liên quan
đến cơng việc quản lý đơn hàng xuất khẩu.
-
Tổng hợp và phân tích những ý kiến, đánh giá sau khi nhận kết quả phỏng vấn.
5. Bố cục khóa luận
2
Bố cục đề tài có 3 phần:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý đơn hàng xuất khẩu.
Chương 2: Phân tích thực trạng quản lý đơn hàng xuất khẩu sang thị trường châu Âu
tại công ty Cổ phần VIFON
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị
3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG XUẤT KHẨU
1.1. Khái niệm về quản lý đơn hàng
1.1.1 Khái niệm về đơn đặt hàng
“Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất
phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng, người
mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký
kết hợp đồng. Thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường
xuyên. Nội dung của đơn đặt hàng chỉ bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số
lượng, thời gian giao hàng... Về những điều kiện khác, hai bên sẽ áp dụng điều kiện
chung đã thỏa thuận với nhau hoặc theo những điều kiện hợp đồng đã ký kết trong lần
giao dịch trước đó.” - PGS Vũ Hữu Tửu. (2007, P.8). Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ
ngoại thương: NXB Giáo dục.
Theo quan điểm của nhà kinh tế học Philip Kotler (2001): “Đơn đặt hàng là một
phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, bởi nó cung cấp cho công ty thông tin về
nhu cầu và yêu cầu của khách hàng."
Theo quan điểm của nhà kinh tế học Fredrick Taylor (1890): "Đơn đặt hàng là
một hợp đồng giữa một khách hàng và một nhà sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm hoặc
dịch vụ."
Đơn đặt hàng có những chức năng cơ bản sau:
1. Xác định nhu cầu của khách hàng: Đơn đặt hàng giúp cho các công ty biết được
nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, giúp cho họ cung cấp sản phẩm hoặc dịch
vụ đúng yêu cầu.
2. Quản lý sản xuất: Đơn đặt hàng cung cấp thông tin cho các công ty về số lượng
sản phẩm hoặc dịch vụ cần sản xuất, giúp cho họ quản lý sản xuất một cách
hiệu quả.
3. Đảm bảo chất lượng: Đơn đặt hàng giúp cho các công ty đảm bảo chất lượng
của các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, bởi nó cung cấp thơng tin chi
tiết về u cầu và nhu cầu của khách hàng.
4
4. Giảm rủi ro: Đơn đặt hàng giúp giảm rủi ro trong các giao dịch kinh doanh, bảo
vệ người bán trong trường hợp người mua khơng thanh tốn.
1.1.2 Khái niệm về quản lý đơn hàng
Theo doanh nhân J.C. Penney (1902): "Quản lý đơn hàng là q trình đồng bộ
hố các hoạt động của một doanh nghiệp, từ việc xác nhận đặt hàng cho đến việc giao
hàng và thanh toán, đảm bảo rằng mọi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng đúng hẹn
và theo chất lượng."
Theo Giáo sư W. Edwards Deming (1960): "Quản lý đơn hàng là một trong
những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý kinh doanh, bởi nó cung cấp một cơ hội để
đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp cho khách hàng đúng hẹn và theo
yêu cầu."
Theo nhà kinh tế học Peter F.Drucker (1955): "Quản lý đơn hàng là một quá
trình liên tục giữa nhà cung cấp và nhà mua, trong đó hai bên cùng nỗ lực để đảm bảo
rằng tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn của khách hàng được đáp ứng."
Điều này đòi hỏi quản lý các hoạt động từ việc xác nhận đặt hàng cho đến việc
giao hàng và nhận thanh tốn. Để hồn thành mục tiêu này, quản lý đơn hàng cần cung
cấp một quy trình đồng bộ hoá các hoạt động liên quan đến sản xuất và giao hàng.
Điều này cần sự tổ chức và theo dõi chặt chẽ từ các nhà cung cấp và nhà mua để đảm
bảo tất cả yêu cầu của khách hàng.
1.1.3 Quy trình quản lý đơn hàng
Quy trình quản lý đơn hàng của một công ty sản xuất bao gồm các bước sau:
1. Nhận đặt hàng: Nhận đặt hàng từ khách hàng và xác nhận thông tin đặt hàng
bao gồm số lượng, giá, hẹn giờ giao hàng và địa điểm.
2. Xác nhận tồn kho: Kiểm tra tồn kho để xác nhận rằng sản phẩm có sẵn để giao.
3. Sản xuất: Tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
4. Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng để đảm
bảo rằng chúng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
5. Giao hàng: Giao sản phẩm đến khách hàng theo hẹn giờ và địa điểm đã đặt.
6. Thanh toán: Nhận thanh toán từ khách hàng sau khi giao hàng thành công.
5
7. Theo dõi và báo cáo: Theo dõi và báo cáo về tình trạng đơn hàng để đảm bảo
rằng mọi hoạt động diễn ra một cách đồng bộ và theo yêu cầu của khách hàng.
1.2. Khái niệm về quản lý đơn hàng xuất khẩu
1.2.1. Khái niệm quản lý đơn hàng xuất khẩu
Hiện nay trong tình hình kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt ở
những quốc gia có giá thuê nhân công thấp. Trong chuỗi cung ứng một số ngành kinh
doanh, thị trường tiêu thụ ở một quốc gia và hệ thống nhà máy sản xuất hàng hóa lại
nằm tại một quốc gia khác, vì vậy cần phải có trung gian điều phối quản lý và kiểm
sốt nhằm đáp ứng được kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa sẽ có rất nhiều quy trình từ khâu thu
mua nguyên vật liệu, sản xuất, giao hàng,... Để có thể đảm bảo quy trình hoạt động
liên tục, doanh nghiệp cần phải quản lý từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi khách hàng
nhận được hàng hóa của mình.
Tất cả cơng ty trung gian dù chỉ là văn phòng đại diện hay nhà máy sản xuất
đều cần một bộ phận chuyên phụ trách công việc theo dõi các đơn hàng cũng chính các
nhân viên quản lý đơn hàng.
Quản lý đơn hàng là quy trình theo dõi, điều phối và giám sát tồn bộ q trình
thực hiện đơn hàng của khách hàng. Dù không tham gia trực tiếp vào quá trình sản
xuất nhưng bộ phận quản lý đơn hàng giúp điều phối các hoạt động trong quá trình tạo
ra sản phẩm từ bước đầu tiên, từ khi bắt đầu nhận đơn hàng đến khi hoàn tất sao cho
các yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng… đảm bảo theo đúng
cam kết như hợp đồng của người mua và người bán. Tất cả nhiệm vụ chung trên sẽ
được kết hợp thực hiên bởi các bộ phận: kinh doanh, quản lý đơn hàng, R&D, cung
ứng, sản xuất, kho vận, kế tốn,…
Thơng qua hoạt động quản lý đơn hàng này, doanh nghiệp có thể điều phối và
theo dõi được các hoạt động từ công tác quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, cân đối
hàng hóa, đóng gói hàng và gửi hàng cho khách, các thơng tin về việc xuất, nhập hàng
hóa và doanh thu của doanh nghiệp sẽ được cập nhật sau khi đơn hàng xuất khỏi kho
và nhận được số tiền khách hàng thanh toán.
6
Tuy nhiên, tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp mà bộ phận quản lý đơn
hàng có thể tách biệt với bộ phận kinh doanh hoặc hoạt động song song với bộ phận
này để đáp ứng đầy đủ đơn hàng. Cũng chính bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính
về doanh thu và sự sống còn của doanh nghiệp.
1.2.2. Nhân viên quản lý đơn hàng xuất khẩu
“Merchandiser - Nhân viên Quản lý đơn hàng là người chịu trách nhiệm chính
về đơn đặt hàng của khách, đảm bảo cho hàng hóa và dịch vụ đạt chất lượng tốt nhất
từ khâu nguyên liệu đến khi ra thành phẩm và giao cho khách hàng. Merchandise
chính là người cân bằng lợi ích của khách hàng, các đối tác liên quan, nhà cung ứng và
nhà máy sản xuất thông qua việc thu nhập, xử lý các thông tin về xu hướng và nhu cầu
của khách hàng hiện nay. Đồng thời, Merchandiser - Nhân viên Quản lý đơn hàng
cũng chịu trách nhiệm phổ biến các thông tin có được để xưởng sản xuất có phương
hướng sản xuất phù hợp đúng nhu cầu và nhu cầu của khách hàng và đáp ứng được
đúng các xu thế phát triển, thị hiếu khách hàng của thị trường hiện nay.” 123job, B. T.
V. (2023). Bản Mô tả công việc của Merchandiser - Nhân Viên Quản LÝ đơn hàng là gì?
“Nhân viên quản lý đơn hàng” phải chịu trách nhiệm phổ biến các thơng tin có
được để phịng kế hoạch, nhà máy, phân xưởng sản xuất,… để các phòng ban này có
thể đưa ra phương hướng và kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu của khách hàng và
đáp ứng được đúng thị hiếu khách hàng trên thị trường hiện nay.
“Nhân viên quản lý đơn hàng” có vai trị đặc biệt quan trọng công việc của họ
ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh, nhân viên quản lý đơn hàng có thể lập kế hoạch và làm việc trực tiếp với các
bên từ nhà cung cấp cũng đến các bộ phận sản xuất để đảm bảo hàng luôn trong trạng
thái sẵn sàng để giao đi kịp tiến độ của khách hàng.
1.2.3. Chức năng của công việc quản lý đơn hàng xuất khẩu
Nhân viên quản lý đơn hàng là người chịu trách nhiệm chính trong việc kết nối
thông tin giữa nhà máy (xưởng sản xuất), phòng kế hoạch, phòng cung ứng nguyên vật
liệu, phòng nghiên cứu và phát triển (R&D), phòng điều phối vận tải (logistics), phòng
7
kho vận, phịng quản lý chất lượng, phịng tài chính - kế tốn và các khách hàng trực
tiếp.
Cơng việc quản lý đơn hàng bao gồm việc quản lý các đơn hàng từ nhỏ đến lớn,
theo đó phải đưa ra những đánh giá, phân tích thường xuyên và gửi báo cáo cho cấp
trên hoặc Ban giám đốc theo tuần/tháng, cụ thể là:
Phụ trách nhận thông tin các đơn hàng từ khách hàng,
Xác nhận trình trạng và sẵn sàng của hàng hóa, gửi thông báo tới khách hàng.
Đảm bảo các đơn hàng được giao đầy đủ và đúng hạn
Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng từ giai đoạn tiếp nhận cho đến khi hàng
được giao tới khách hàng.
Kết nối thông tin liên tục giữa các phịng ban có liên quan trong quá trình sản
xuất, thực hiện đơn hàng.
Lập cơ sở dữ liệu, lưu giữ thông tin về đơn hàng.
Dự báo lợi nhuận và doanh số cho các tháng, quý tiếp theo, tối ưu hóa số lượng
đơn hàng.
Lập kế hoạch, cân đối cho ngân sách và trình bày dự báo số liệu doanh số cho
cấp trên, Ban giám đốc.
Làm việc với phòng ban logistics và các đối tác phụ trách vận chuyển.
Xử lý số liệu, thống kê được các số liệu về sản xuất, tồn kho và dự báo năng
suất bán hàng.
Theo dõi những mặt hàng ít được khách hàng đặt mua, đề xuất các phương án
để xử lý tồn kho nguyên vật liệu.
Tiếp nhận các thông tin phản ánh của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ mà
doanh nghiệp cung cấp và chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan xử lí để
phản hồi thơng tin cho khách hàng.
8
1.2.4. Trách nhiệm của công việc quản lý đơn hàng
Tùy vào từng loại hình quy mơ doanh nghiệp, vào mục tiêu phát triển và sứ
mệnh trong chiến lược hoạt động, phát triển dài hạn mà công việc quản lý đơn hàng có
thể khác nhau. Tuy nhiên, các trách nhiệm chính của vị trí này đều có thể tóm gọn như
sau:
Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng.
Xử lý số liệu và lên đơn hàng.
Tham gia vào quá trình sản xuất hàng mẫu, đảm bảo chất lượng mẫu, gửi mẫu
cho khách hàng.
Tiếp nhận phản hồi của khách hàng.
Làm việc với các phòng ban có liên quan: cung ứng, R&D, Logistic để đảm bảo
nguyên vật liệu luôn kịp thời cho sản xuất.
Làm việc với các phòng sản xuất, cung ứng, và quản lý chất lượng để đảm bảo
đơn hàng được giao kịp thời và đạt tiêu chuẩn chất lượng
Báo cáo lên cấp trên các số liệu liên quan đến đơn hàng
1.2.5. Vai trò của công việc quản lý đơn hàng
“Quản lý đơn hàng có liên quan hầu như mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi
cung ứng. Nó liên quan đến nhiều đối tác như nhà cung cấp linh kiện và linh kiện, dịch
vụ lắp ráp và đóng gói hoặc trung tâm phân phối, khiến cho việc mất khả năng hiển thị
và kiểm soát đơn hàng trở nên dễ dàng. Điều này dẫn đến các quy trình thủ cơng tốn
kém để hồn thành và cung cấp đơn đặt hàng mà khơng có lỗi. Một hệ thống đơn hàng
có thể giúp kiểm sốt chi phí và tạo doanh thu bằng cách tự động hóa các quy trình thủ
cơng và giảm lỗi.” - Smartlog (2020) Quản lý đơn hàng Trong vận Hành Kho Hàng,
Smartlog.
Hoạt động “quản lý đơn hàng” cũng có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm
mua sắm của khách hàng. Họ cần được cập nhật liên tục thông tin trạng thái đơn hàng
9
qua email, website, sàn thương mại điện tử. Khách hàng có thể trả lại hàng hóa cho
kênh bán hàng thực tế như cửa hàng bán lẻ khi hàng hóa có vấn đề. Điều này sẽ mang
đến sự tiện lợi cho khách hàng, tạo nên sự trải nghiệm tuyệt vời. Từ đó giữ được khách
hàng và tăng doanh thu cho cơng ty.
Ngoài ra, khách hàng mong muốn tất cả đơn hàng luôn được giao đúng thời
hạn. Nếu đơn hàng không được giao đúng hạn, nhiều khách hàng sẽ đánh giá thấp
công ty và đưa ra phản hồi khơng tốt. Thậm chí có khách hủy đơn và khơng bao giờ
quay lại mua nữa. Vì vậy, các cơng ty cần lưu ý để đảm bảo giao hàng đúng thời gian
đã định. Nếu không, các công ty cũng nên thông báo trước cho khách hàng để tránh
làm họ thất vọng. Tuy nhiên, nếu nhìn chung sản phẩm được giao trước hoặc đúng hạn
thì người mua sẽ có thiện cảm với cơng ty và thường xun mua hàng của cơng ty, từ
đó trở thành khách hàng quen thuộc và thường xuyên mua hàng của doanh nghiệp, trở
thành khách hàng thân thuộc.
1.3. Phân loại hình thức quản lý đơn hàng chính hiện nay
1.3.1. Phân loại theo tính chất và quy mơ kinh doanh
Tùy theo từng quy mơ và tính chất hoạt động kinh doanh mà các doanh nghiệp
sẽ lựa chọn hình thức quản lý đơn hàng phù hợp như:
Quản lý trực tiếp:
Là việc chia nhân viên thành từng nhóm để phụ trách một số đơn hàng của mỗi
nhóm khách hàng khác nhau. Đứng đầu các nhóm là nhóm trưởng, người sẽ
chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, giám sát việc quản lý đơn hàng của
các thành viên trong nhóm và đưa ra các quyết định nhằm giải quyết các vấn đề
phát sinh trong quá trình theo dõi đơn hàng mà các thành viên trong nhóm
khơng thể giải quyết.
Quản lý theo chức năng:
Là hình thức phân chia nhân sự theo các bộ phận, mỗi bộ phận sẽ có chức năng
chun mơn khác nhau tùy vào tính chất của doanh nghiệp. Nhân viên được
10
phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng đúng theo lĩnh vực chuyên sâu
của họ. Ví dụ:
-
Bộ phận phát triển mẫu mới: Phát triển các loại sản phẩm mới theo yêu
cầu của khách hàng hay theo yêu cầu của Ban giám đốc.
-
Bộ phận thu mua: Phụ trách trong việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên
vật liệu, tiến hành đặt mua cho kế hoạch sản xuất đơn hàng, theo dõi
tiến độ giao nguyên liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu cho kế
hoạch vận hành máy móc của nhà máy.
-
Bộ phận kế hoạch: Phụ trách việc lập kế hoạch sản xuất cho các đơn
hàng, cập nhật thông tin để báo cáo cấp trên về năng suất, tiến độ sản
xuất. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên vật liệu, cân đối nguyên vật
liệu,…
Quản lý theo sản phẩm:
Là việc quản lý sản phẩm theo từng nhóm, chúng được phân loại bao gồm phát
triển sản phẩm mẫu, thu mua nguyên liệu, lập kế hoạch sản xuất cho từng nhóm
sản phẩm có hình thức, thành phần nguyên liệu, quy trình sản xuất gần giống
nhau. Theo hình thức quản lý này, “bộ phận quản lý đơn hàng” sẽ chia theo
nhóm sản phẩm, và mỗi nhóm sản phẩm sẽ được một nhóm nhân viên phụ
trách, theo dõi.
Quản lý theo địa lý:
Là hình thức phân chia khách hàng theo từng nhóm khu vực địa lý. Mỗi nhóm
sẽ phụ trách đơn hàng của những khách hàng có trong khu vực của mình.
Khách hàng ở các khu vực khác nhau sẽ có các yêu cầu riêng cho sản phẩm
khác nhau. Ví dụ như ở các quốc gia Hồi giáo, các sản phẩm về thực phẩm
không được có thành phần ngun liệu làm từ thịt heo,…Vì vậy quản lý đơn
hàng theo khu vực địa lý sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu về
sản phẩm cần sản xuất của khách hàng.
11
1.3.2. Phân loại theo loại hình mua bán
Quản lý đơn hàng xuất khẩu FOB
Quản lý đơn hàng xuất khẩu FOB (Free on Board) là quản lý việc giao hàng của
một đơn hàng xuất khẩu từ một nước sang một nước khác theo hình thức FOB.
“Giá FOB (Free on board) chính là giá tại cửa khẩu bên nước của người bán.
Giá FOB đã bao gồm tồn bộ chi phí vận chuyển lô hàng ra cảng, thuế xuất khẩu và
thuế làm thủ tục xuất khẩu. Lưu ý rằng, giá FOB không bao gồm chi phí bỏ ra để vận
chuyển hàng bằng đường biển, cũng khơng bao gồm chi phí bảo hiểm đường biển.”
Quoc Te Truong Phat Trading Company Limited (2022) - F.O.B Trong Xuất Nhập
Khẩu.
Quản lý đơn hàng FOB nghĩa là theo dõi và quản lý các đơn hàng của khách
hàng nước ngoài. Nhân viên quản lý đơn hàng đơn hàng FOB sẽ phải đảm bảo, theo
dõi và xử lí các vấn đề liên quan đến tồn bộ q trình đơn hàng diễn ra, từ khâu thu
mua nguyên vật liệu, sản xuất và các thủ tục chứng từ có liên quan để xuất khẩu, thơng
quan hàng hóa.
Quản lý đơn hàng xuất khẩu còn cần phải liên tục theo dõi các thay đổi trong
luật pháp và tuân thủ quy định liên quan đến việc xuất khẩu, và đảm bảo rằng tất cả
các hoạt động liên quan đến việc xuất khẩu đều tuân thủ các quy định này.
Quản lý đơn hàng gia công CMT
Quản lý đơn hàng gia công CMT (Cut, Make, and Trim) là quản lý việc sản
xuất của một đơn hàng gia cơng theo hình thức CMT. “CMT là phương thức bên thuê
gia công sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nguyên phụ liệu, rập, tài liệu kỹ thuật…các
đơn vị gia cơng chỉ cắt, may và hồn thiện sản phẩm.” - ThS Đinh Thị Thủy – Khoa
Kinh tế (2021) - Nâng cao khả năng chuyển đổi phương thức từ CMT sang các
phương thức sản xuất có gia trị gia tăng cao hơn của các doanh nghiệp may.
Trách nhiệm của quản lý đơn hàng gia công CMT bao gồm việc xác nhận yêu
cầu và tình trạng nguyên liệu, theo dõi quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản
phẩm, và liên lạc với các bên liên quan để đảm bảo hoàn tất đơn hàng theo yêu cầu.
12
Điểm khác biệt so với quản lý đơn hàng FOB là vị trí này khơng phải chịu trách
nhiệm trong khâu cung cấp nguyên liệu, bên đặt hàng gia công thực hiện cung ứng sẽ
thực hiện nhiệm vụ này.
Quản lý đơn hàng sản xuất
Quản lý đơn hàng sản xuất là việc quản lý việc sản xuất và cung cấp các sản
phẩm. Trách nhiệm của quản lý đơn hàng xuất khẩu bao gồm việc xác nhận yêu cầu
sản phẩm, theo dõi quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, liên lạc với các
bên liên quan để đảm bảo tất cả yêu cầu được đáp ứng, và giao hàng đến khách hàng
theo thời gian đã cam kết.
Đây là vị trí theo dõi và quản lý các đơn hàng sản xuất và cung ứng cho thị
trường quốc tế. Việc phân chia quản lý các thị trường khác nhau sẽ giúp giảm áp lực
về doanh số và tối ưu được các chi phí cho q trình sản xuất.
Quản lý đơn hàng tổng hợp
Quản lý đơn hàng tổng hợp là việc kiểm soát và theo dõi tất cả các đơn hàng
đến và đi từ một công ty hoặc doanh nghiệp.
Trách nhiệm của quản lý đơn hàng tổng hợp bao gồm việc kiểm tra và xác nhận
yêu cầu đơn hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng, đảm bảo tính hợp lý và tối ưu của quá
trình giao dịch, và cuối cùng là cung cấp báo cáo và thống kê cho những người quản lý
cấp cao hơn.
Quản lý đơn hàng tổng hợp là việc quản lý tồn bộ cơng việc của các bộ phận
kể trên, bao gồm cả Quản lý đơn hàng đơn hàng FOB, CMT và cả Quản lý đơn hàng
đơn hàng cung ứng nội địa. Do đó, Quản lý đơn hàng tổng hợp thường sẽ yêu cầu cao
hơn về mặt chuyên môn và phải có kỹ năng quản lý tốt.
1.4. Quy trình quản lý đơn hàng
Tùy vào quy mơ và đặc tính kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình
quản lý đơn hàng khác nhau. Nhưng nhìn chung đều bao gồm 5 bước cơ bản: tiếp nhận
đơn hàng, xác nhận đơn hàng, xử lý thông tin, thực hiện đơn hàng và giải quyết các
vấn đề sau đơn hàng.
13
