KHÓA LUẬN tốt NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG tác văn PHÒNG tại bộ nội vụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
“ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC
VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ”

Khóa luận tốt nghiệp ngành : Quản trị văn phòng
Chủ nhiệm đề tài

: Lê Hoàng Yến

Giảng viên hướng dẫn: TS. Phạm Quang Quyền
Mã sinh viên

: 1805QTVA068

Khóa

: 2018 - 2022

Lớp

: QTVP 18A

Hà Nội - 2022

n


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
“ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC
VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ”

Khóa luận tốt nghiệp ngành : Quản trị văn phòng
Chủ nhiệm đề tài

: Lê Hoàng Yến

Giảng viên hướng dẫn: TS. Phạm Quang Quyền
Mã sinh viên

: 1805QTVA068

Khóa

: 2018 - 2022

Lớp

: QTVP 18A

Hà Nội - 2022

n


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................................
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1.

Lý do lựa chọn đề tài .......................................................................... 1

2.

Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................... 1

3.

Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................... 1

4.

Đối tượng nghiên cứu ......................................................................... 2

5.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................. 2

6.

Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................ 3

7.

Phương pháp nghiên cứu ................................................................... 3

8.

Bố cục bài nghiên cứu ........................................................................ 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG
CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG .......... 5
1.1. Lý luận chung về văn phịng và cơng tác văn phòng ...................... 5
1.1.1. Khái niệm văn phòng...................................................................... 5
1.1.2. Chức năng của văn phòng.............................................................. 7
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phịng ................................................................ 9
1.2. Lý luận chung về cơng nghệ thơng tin và ứng dụng công nghệ thông
tin…. ............................................................................................................ 10
1.2.1. Khái niệm ..................................................................................... 10
1.2.2. Ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng… ..................................................................................................... 11
1.2.3. Vai trị của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng… ..................................................................................................... 12
1.3. Các trang thiết bi, phần mềm cho ứng dụng cơng nghệ thơng tin
trong cơng tác văn phịng .......................................................................... 13
1.3.1. Phần cứng (Hardware) ................................................................ 13
1.3.2. Phần mềm (Software) ................................................................... 15

n


1.3.3. Mạng máy tính .............................................................................. 16
1.4. Nội dung ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng ........................................................................................................... 17

1.4.1. Cơng tác lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động .......... 17
1.4.2. Công tác thu thập và xử lý, quản lý thông tin .............................. 17
1.4.3. Công tác Văn thư.......................................................................... 18
1.4.5. Công tác xây dựng quy chế cơ quan ............................................ 18
1.4.6. Công tác quản lý tài sản trang thiết bị......................................... 19
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ .... 20
2.1. Giới thiệu chung về Bộ Nội vụ ......................................................... 20
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................................. 20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ .............. 21
2.1.3. Khái quát về Văn Phòng Bộ Nội vụ ............................................. 26
2.1.4. Nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội
vụ…….. ...................................................................................................... 26
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác Văn phòng tại Bộ Nội
vụ.................................................................................................................. 28
2.3. Hoạt động ứng dụng CNTT trong cơng tác Văn phịng tại Bộ Nội
vụ….............................................................................................................. 31
2.3.1. Cơng tác tham mưu, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt
động….. ..................................................................................................... 32
2.3.2. Công tác thu thập và xử lý, quản lý thông tin .............................. 32
2.3.3. Công tác văn thư .......................................................................... 33
2.3.4. Công tác lưu trữ ........................................................................... 34
2.3.5. Công tác xây dựng quy chế cơ quan ............................................ 34
2.3.6. Công tác quản lý tài sản trang thiết bị......................................... 35
2.3.7. Ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong giao dịch của văn phịng . 35
2.3.8. Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của thông tin điện tử ........... 37
2.4. Nhận xét, đánh giá ............................................................................ 41
2.4.1. Ưu điểm ........................................................................................ 41

n

2.4.2. Nhược điểm .................................................................................. 41
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................. 43
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN
PHỊNG .......................................................................................................... 45
3.1. Định hướng .......................................................................................... 45
3.2. Giải pháp về nhận thức ...................................................................... 47
3.2.1. Về vai trị của cán bộ, cơng chức và viên chức .............................. 48
3.2.2. Về công tác đào tạo, bỗi dưỡng. ..................................................... 49
3.2.3. Về hoạt động thanh tra, kiểm tra .................................................... 50
3.3. Giải pháp về thể chế. ........................................................................... 50
3.4. Giải pháp về công nghệ....................................................................... 51
3.4.1. Trang bị thiết bị kỹ thuật công nghệ thông tin ............................... 51
3.4.2. Về công tác quản lý nhân sự ........................................................... 53
3.4.3. Về công tác văn thư lưu trữ ............................................................ 54
3.4.4. Về công tác an ninh, bảo mật ......................................................... 56
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 60
PHỤ LỤC 1 .................................................................................................... 62
PHỤ LỤC 2 .................................................................................................... 63

n


LỜI CẢM ƠN
Trong 4 năm học vừa qua, em đã có cơ hội học tập và rèn luyện tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, từ những kiến thức chuyên ngành được giảng dạy cùng với
quá trình kiến tập, thực tập đã giúp em học hỏi, tích lũy thêm nhiều kiến thức áp dụng

vào thực tế giúp đỡ cho việc thích nghi với cơng việc cũng như mơi trường làm việc
sau này.
Để quá trình học hỏi, tiếp thu thuận lợi em xin gửi lời cảm ơn đến thầy và cô
trong khoa Quản trị văn phịng cùng với các thầy cơ tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã hướng dẫn, giảng dạy giúp em hiểu biết hơn và hơn hết em xin gửi lời cảm ơn
tới Ths. Phạm Quang Quyền dưới sự chỉ dẫn, góp ý, giải đáp tận tình của thầy đã giúp
em hồn thành bài khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn.

n


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài khóa luận đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phịng tại Bộ Nội vụ” là cơng trình nghiên cứu của em trong thời gian
qua.
Nếu có sự khơng trung thực trong bài tập em xin chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 10 tháng 04 năm 2022
Người thực hiện

Lê Hoàng Yến

n


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Nghĩa của từ

Chữ viết tắt
CNTT

Công nghệ thông tin

CB, CC, VC

Cán bộ, công chức, viên chức

n


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Thời kì cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa với sự phát triển của Internet, công nghệ
thông tin ngày một phổ biến và được ứng dụng vào nhiều ngành nghề đem lại thành tựu
to lớn và ngày càng quan trọng, đặc biệt là hoạt động quản lý hành chính.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản lý hành chính giúp tối giản
quy trình thực hiện và mang lại phong cách lãnh đạo mới mang tính chiến lược mới lâu
dài đẩy mạnh phát triển hiện đại hóa trong cơng tác hành chính.
Chính vì Cơng nghệ thơng tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của cơng tác
Văn Phịng như vậy việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào Văn Phịng cũng được xem
trọng, đặc biệt là tại Bộ Nội vụ về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
tuy đã tiếp cận nhưng vẫn cịn những thiếu sót, chưa đem lại hiệu quả cao. Vì vậy, em
chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn Phòng tại Bộ Nội vụ”
làm đề tài cho bài khóa luận của em góp phần phát triển nâng cao vai trò sửa chữa, tạo
mới và sử dụng hệ thống các thiết bị và máy tính để cung cấp giải pháp xử lý thông tin
trong hoạt động công tác Văn Phòng hiệu quả hơn, hiện đại hơn và chuyên nghiệp hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm hiểu rõ các vấn đề trong cơng tác văn phịng khi ứng dụng CNTT.
Để từng bước chỉnh sửa, cải tiến quy trình cơng việc, thủ tục hành chính của cơ
quan, tạo tiền đề cho việc phát triển ứng dụng tin học văn phòng. Thiết lập hệ thống mơ

hình quản lý mới để cung cấp thơng tin và dịch vụ công phục vụ cho các công tác tổ
chức trong cơ quan.
Giúp hiểu rõ đưa ra giải pháp nâng cao hoạt động của cơng tác văn phịng nhờ
vào tính hỗ trợ tích cực cho cơng tác quản lý, mở rộng khả năng chia sẻ nguồn thông tin
và nâng cao vai trị, vị trí của văn phịng.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu

1

n


Tìm hiểu, nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phịng và cơng tác
văn phịng.
-

Phân tích việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của công tác văn phịng tại Bộ
Nội vụ. Từ đó đưa ra đánh giá những kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên
nhân tồn tại trong ứng dụng CNTT tại Bộ Nội vụ góp phần nâng cao hiệu quả
ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng

-

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng CNTT tại cơ quan trong hoạt
động cơng tác văn phịng.

4. Đối tượng nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.

-

Phạm vi nghiên cứu:
+ Về Nội dung: Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng quy trình hoạt động
ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng và giải pháp cho hoạt động ứng dụng
CNTT trong văn phịng.
+ Về khơng gian: Bộ Nội vụ
+ Về thời gian: từ năm 2019 đến năm 2021.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả công việc và thúc đẩy sự phát triển của cơng nghệ. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT
vào công tác đã và đang được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, nhà quản lý.
Một số cơng trình nghiên cứu khoa học ở trong nước như:
1, Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà
nước ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Trung Thành (2015): Tác giả đã trình bày cơ sở
lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Thông
qua các phương pháp nghiên cứu, tác giả đã trình bày thực trạng hoạt động của cơ quan
nhà nước giai đoạn 2011-2014. Trên cơ sở đánh giá, tác giả đã đề ra các giải pháp đẩy
mạnh hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan một cách
hiệu quả dựa trên phương hướng phát triển và chiến lược dài hạn.

2

n


2, Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động điều hành công việc
của Bộ Nội vụ” của tác giả Lê Thanh Tùng (2017): Trong bài luận văn, tác giả đã hệ

thống cơ sở lý luận, mục đích vai trị cùng với những thuận lợi, khó khăn việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động điều hành cơng việc. Qua phân tích thực trạng, tác
giả đã đưa ra các giải pháp để nâng cao hoạt động điều hành công việc trong cơ quan
khi ứng dụng công nghệ thông tin.
Nhận xét chung: Việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động có nhiều tác giả đã
tiến hành tìm hiểu và nghiên cứu. Tuy nhiên, trong cơng tác văn phịng việc ứng dụng
CNTT đối với nhóm tác giả vẫn cịn là một đề tài mới. Để đạt được mục tiêu này, tác
giả đề xuất các nội dung và giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng của Bộ Nội vụ. Đề tài và phạm vi nghiên cứu của tơi có đối tượng trọng tâm trong
một phạm vi cụ thể cả về lý luận và thực tiễn và khơng trùng với các đề tài nghiên cứu
trước đó.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng tại Bộ Nội vụ đã và
đang được áp dụng. Tuy nhiên hoạt động này vẫn còn gặp khó khăn, hạn chế trong q
trình vận hành, có thể do: hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông, kỹ thuật phần
mềm, quản trị, vận hành hoặc do kỹ năng của người sử dụng,... Với mong muốn khảo
sát và đưa ra những nhận định về những tồn tại để đưa ra góp ý về đề xuất giải pháp
nhằm cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng tại Bộ Nội vụ
được hồn thiện hơn.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để có được những dữ liệu thực tiễn một cách khoa học giúp trả lời các câu hỏi
nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đã đề ra, đề tài sẽ vận dụng kết hợp
các phương pháp nghiên cứu, cụ thể như sau:
-

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Là phương pháp vận dụng việc thu thập
và nghiên cứu, phân tích thơng tin từ các tài liệu như: bài viết, báo cáo, sách,

3

n


Internet... Phương pháp này giúp tác giả tìm hiểu về cơ sở lý luận, các khái niệm,
phân tích đánh giá cho bài nghiên cứu.
-

Phương pháp khảo sát thực tế bằng bảng hỏi: Phương pháp này được sử dụng
để điều tra các đối tượng là lãnh đạo, cán bộ và nhân viên tại cơ quan, kết quả
khảo sát đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Phương pháp này giúp tác giả
có những đánh giá chính xác về thực trạng ứng dụng tại cơ quan.

-

Phương pháp thống kê: Để thống kê những số liệu về các hoạt động thu thập
được, giúp tác giả đánh giá được thực trạng, tính hiệu quả của hoạt động ứng
dụng CNTT vào cơng tác Văn Phịng cơ quan đang sử dụng.

-

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này để phỏng vấn các đối tượng
là cán bộ, nhân viên tại cơ quan để đánh giá mức độ tiếp cận thơng tin, các chính
sách,... của cơ quan và mức độ hài lòng của các đối tượng với hoạt động này.

8. Bố cục bài nghiên cứu
Chương 1: Cơ sở lý luận về Văn phịng và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác
Văn phịng
Chương 2: Thực trạng hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn
phòng tại Bộ Nội vụ
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thơng tin

trong cơng tác Văn phịng

4

n


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG
NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1.1.

Lý luận chung về văn phịng và cơng tác văn phịng

1.1.1. Khái niệm văn phòng
Ở bất cứ một cơ quan nào cũng cần có bộ phận làm cơng tác cơng văn giấy tờ,
cơng tác hành chính và giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, đồng thời
thực hiện một số công việc khác liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan
như nhà cửa, thiết bị..., đó là bộ phận văn phịng.
Vai trị quan trọng nhất trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức đều là văn
phòng. Văn phòng là nơi thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cơ quan và người
đứng đầu cơ quan. Đảm bảo sự hoạt động thường xuyên, liên tục và hiệu quả giữa lãnh
đạo và quản lý theo một phương thức thống nhất.
Hiện nay, cịn có nhiều khái niệm về văn phòng theo tác giả GS.TS. Nguyễn
Thành Độ và GVC. Nguyễn Thị Thảo đồng chủ biên của sách giáo trình Quản trị Văn
phịng: “Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có
cơng tác văn phịng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân
phối, truyền tải quản lý sử dụng các thơng tin bên ngồi và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo
thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị... Bộ phận chuyên đảm trách
các hoạt động nói trên được gọi là văn phịng. Văn phịng có thể được hiểu theo nhiều
giác độ khác nhau như sau:

-

Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở
các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập văn
phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng
ty...) cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng hành chính
tổng hợp.

5

n


-

Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Ngồi ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ

cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng...
Mặc dù văn phịng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm
chung đó là:
-

Văn phịng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng
cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều
bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; cịn
các cơ quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản thì văn phịng
có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.

-

Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định.
Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động của cơng tác văn phịng”.1
Trong đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại văn

phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phịng là một thực thể khách quan trong
mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý
thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần
đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thơng
suốt, hiệu quả”
Tác giả Hồng Phê quan niệm: “Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng việc liên
quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ
quan”2. Bên cạnh đó đồng quan điểm thì Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng

GS.TS. Nguyễn Thành Độ và GVC. Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên): sách giáo trình Quản trị Văn
phịng
2
Hồng Phê (2016): Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, trang 1022.
1

6

n


Quản trị văn phòng” đã định nghĩa: “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy

tờ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”3.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung
hoặc lớn thì thành lập Văn phịng, những cơ quan nhỏ thì có phịng hành chính.

1.1.2. Chức năng của văn phòng
Để đạt được năng suất lớn, hiệu quả làm việc cao nhất thì văn phịng là bộ phận
quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
hiện nay, vậy nên văn phịng có những chức năng như sau:
a) Chức năng tham mưu tổng hợp
Trong hoạt động quản lý tại mỗi cơ quan chức năng tham mưu tổng hợp luôn là
chức năng quan trọng nhất vì lãnh đạo là người quản lý mọi đối tượng hoạt động trong
cơ quan phải nắm bắt được mọi thông tin điều hành một cách hợp lý, nhịp nhàng và
khoa học. Để có thể nắm bắt thơng tin kịp thời và chính xác và đưa ra các quyết định thì
người lãnh đạo phải nắm bắt mọi thơng tin trong cơ quan tuy nhiên để làm được điều đó
là rất khó. Vì vậy, cần có một bộ phận trợ giúp các nhà quản lý trong việc này, đó là văn
phòng với chức năng tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là tư vấn đưa ra những quyết định đúng đắn nhất để quá trình quản lý
đạt kết quả tốt nhất. Trong cơng tác tham mưu thì một các nhân hay nhóm độc lập với
chủ thể quản lý đều có thể là chủ thể tham mưu. Các cơ quan, đơn vị bộ phận tham mưu
tại văn phòng thường được thành lập để thuận tiện cho cơng việc, để có được sự tham
mưu tư vấn, văn phòng phải tổng hợp tất cả thơng tin nội bộ cũng như bên ngồi cơ quan
phân tích, đồng thời quản lý sử dụng thơng tin theo một trình tự nhất định.

3

Đào Xuân Chúc (2006): Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường khoa học xã hội và nhân văn.

7

n


Văn phịng cũng có những phịng đặc thù, các bộ phận chuyên môn tham mưu
cho người quản lý, mỗi bộ mơn chun sâu như cơng nghệ, marketing, tài chính, kế
tốn,… hình thức tổ chức cho phép tận dụng hết khả năng làm việc của từng lĩnh vực
chuyên môn nhưng đôi khi cũng phân tán nội dung tư vấn, gây khó khăn trong việc lập
kế hoạch tác nghiệp tổng hợp. Để khắc phục tình trạng này, văn phịng là bộ phận một
cửa tiếp nhận các phương án tham mưu, xin ý kiến của các phòng, ban, tập hợp lại thành
một hệ thống thống nhất và trình bày hoặc đề xuất các kế hoạch hành động tổng hợp cho
ban lãnh đạo dựa trên các kế hoạch riêng của từng bộ phận.
Vì vậy, văn phịng khơng chỉ là nơi tham khảo ý kiến mà còn là nơi tổng hợp,
tiếp thu, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác, đưa ra ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan, đơn vị.
b) Chức năng giúp việc điều hành
Trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác và tổ chức thực hiện cơng
việc, đơn vị trực tiếp hỗ trợ cấp ủy quản lý là văn phịng. Văn phịng cịn là nơi thực
hiện các cơng việc hành chính, tổ chức sự kiện, tổ chức hội họp, đi lại, tham mưu, tư
vấn cho lãnh đạo.
c) Chức năng hậu cần
Các trang thiết bị trong văn phòng, điều kiện vật chất có đặc điểm, quy mơ như
thế nào đều phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức
nhằm phù hợp với tiêu chí đem lại hoạt động đạt hiệu quả cao và chi phí bỏ ra thấp. Văn
phịng với chức năng hậu cần là bộ phận nắm bắt kiểm tra, cung cấp, bố trí và quản lý
các trang thiết bị dụng cụ để đảm bảo việc sử dụng trong công việc có hiệu quả, đạt được
năng suất cao trong cơng tác.
Với việc nắm giữ ba chức năng quan trọng trong hoạt động quản lý thì văn phịng
ln là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo với các phòng ban khác. Nhằm khẳng định sự

8

n


tồn tại trong mỗi cơ quan, đơn vị nên văn phòng với các chức năng hoạt động riêng biệt
nhưng vẫn bổ sung trợ giúp nhau trong công tác.

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phịng
Trong những nhiệm vụ chính của văn phịng đều là những công việc, hoạt động
đều nằm trong chức năng của văn phòng và là những nhiệm vụ riêng biệt.
-

Tổng hợp, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo. Kế hoạch được
xây dựng thực hiện trên nhiều bộ phận trong cơ quan, và phải được kết nối thành
một hệ thống quy hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ lẫn nhau. Văn phòng là
đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể tồn diện để đơn đốc các bộ phận khác thực
hiện.

-

Thông tin là cơ sở để người lãnh đạo ra quyết định kịp thời và chính xác, người
lãnh đạo khơng thể tự mình thu thập và xử lý mọi thơng tin mà phải có bộ phận
giúp việc lọc thơng tin vì tất cả thơng tin đến hoặc đi đều được thu thập, xử lý và
chuyển giao tại văn phòng.

-

Tổng hợp quyết định quản lý của lãnh đạo, giám sát việc thực hiện quyết định,
tổng hợp tình hình hoạt động của đơn vị và báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện
pháp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.

-

Thực hiện các thủ tục giấy tờ, hồ sơ theo quy định hiện hành. Kiểm tra giám sát
việc giải quyết hồ sơ của các bộ phận.

-

Góp ý cho người lãnh đạo, giúp lãnh đạo làm chủ kỹ việc soạn thảo văn bản, đảm
bảo nội dung văn bản đầy đủ, đúng thẩm quyền, phù hợp với các quy định của
quốc gia.

-

Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí ăn ở, làm việc với khách, tổ chức
các cuộc mít tinh, lễ kỷ niệm chính thức của cơ sở.

-

Tổ chức cho lãnh đạo đi công tác, giúp lãnh đạo duy trì và phát triển mối quan
hệ với các cơ quan ban ngành và địa phương.

9

n


-

Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập

kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng
nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phịng.

-

Lập dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, hàng quý. Hạn mức kinh phí hàng
năm và hàng quý dự kiến sẽ được phân bổ theo quyết định của người đứng đầu
hệ thống và cơ quan nhà nước.

-

Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự, an tồn của cơ sở. Phối hợp với tổ chức cơng
đồn, tổ chức công việc, quan tâm đến sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa, tinh
thần của cán bộ cơng nhân viên trong cơ quan.
Đây là nhiệm vụ chính của văn phòng các cơ quan, đơn vị tổng hợp, tùy theo điều

kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất kinh doanh của từng cơ quan mà văn phịng có thể
tăng hoặc giảm một nhiệm vụ cho phù hợp.
 Khái niệm công tác văn phịng: Quy trình tổng hợp trong cơng tác văn phòng
trong mỗi cơ quan tổ chức giúp tổ chức đạt được mục tiêu cụ thể, bao gồm các
hoạt động tổng hợp, xử lý và trao đổi thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động
hành chính của cơ quan tổ chức nhằm đạt mục tiêu của tổ chức là một q trình
khơng thể tách rời của cơng tác văn phịng.
1.2.

Lý luận chung về cơng nghệ thơng tin và ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.1. Khái niệm
a) Khái niệm về công nghệ thông tin
Công nghệ là việc áp dụng các khám phá khoa học vào các mục tiêu hoặc sản

phẩm thực tế, cụ thể phục vụ đời sống con người, xã hội, đặc biệt là trong công nghiệp
và thương mại.
Thông tin là sự thật, suy nghĩ hoặc dữ liệu được truyền đạt, mô tả thông qua nhiều
phương tiện khác nhau, như thông tin liên lạc bằng văn bản, bằng miệng, hình ảnh và
âm thanh. Đây là kiến thức được chia sẻ hoặc thu được thông qua học tập, hướng dẫn,
điều tra hoặc tin tức mà bạn chia sẻ nó thơng qua hành động giao tiếp, bằng lời nói,

10

n


khơng lời nói, bằng hình ảnh hoặc thơng qua chữ viết. Thơng tin có nhiều tên khác nhau,
bao gồm thơng tin tình báo, thơng điệp, dữ liệu, tín hiệu hoặc sự thật.
Thông tin là khái niệm trừu tượng và là đơn vị để diễn tả các thực thể và phi thực
thể nhưng định nghĩa thông tin là không thống nhất ngay cả đối với các từ điển. Trong
quá trình giao tiếp và thông qua các phương tiện thông tin truyền thông, các dữ liệu, từ
việc quan sát được trong môi trường xung quanh đều là thông tin, tất cả các sự việc, ý
tưởng, phán đoán làm tăng sự hiểu biết của con người.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công
cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và phần mềm máy tính để phân phối
và xử lý dữ liệu thông tin, để trao đổi, lưu trữ và chuyển đổi các dạng dữ liệu thông tin
khác nhau, phục vụ cho việc tổ chức, sử dụng và cung cấp giải pháp sử dụng hiệu quả
các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
b) Khái niệm về ứng dụng công nghệ thông tin
Theo Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ban hành ngày 29/06/2006: “Ứng dụng
công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin để nâng cao năng suất, chất
lượng, hiệu quả hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế xã hội, đối ngoại và quốc phòng và
an ninh. "
Nhằm giúp con người làm việc nhanh chóng và tiện lợi hơn thì việc ứng dụng

cơng nghệ thơng tin được coi là công cụ cần thiết trong hoạt động quản lý.

1.2.2. Ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng
Từ việc phân tích vai trị, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của văn phịng ta có
thể khẳng định văn phịng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Một
văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ phương tiện hiện đại thì cơng
việc quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của
cơ quan đơn vị mình thuận lợi, thơng suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện
toàn bộ máy văn phịng, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng vững mạnh, tích cực

11

n


trang bị cơ sở vất chất, từng bước ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn
phịng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi
cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Đặc biệt ở các tổ chức
kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã
nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức quản lý, tuyển
dụng nhân viên văn phịng có trình độ nghiệp vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động
hiệu quả.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian cơng sức, giảm
chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng cơng việc hàng ngày. Đồng
thời nó cũng giúp cho nhà quản lý thốt khỏi những cơng việc mang tính sự vụ, tạo điều
kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp cho họ có thời gian tập trung vào việc lập kế
hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Bộ phận văn phịng muốn hoạt động có hiệu quả cần làm tốt cơng việc của bộ
phận văn phịng, để bộ phận văn phịng hoạt động hiệu quả, nhanh chóng, chính xác và

chun nghiệp cần có sự hỗ trợ đắc lực của cơng nghệ và thơng tin. Do đó, cơng nghệ
thơng tin ứng dụng trong cơng tác văn phịng là việc ứng dụng các thiết bị kỹ thuật hiện
đại như máy tính, phần mềm ứng dụng để thu thập, tổng hợp, xử lý và truyền tải thông
tin, dữ liệu nhằm duy trì các hoạt động tác nghiệp và giúp đạt được các mục tiêu của cơ
quan hoặc tổ chức.

1.2.3. Vai trị của ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
Cơng tác văn phịng đóng vai trị hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý,
giúp hoạch định chính sách chiến lược phát triển trong cơng việc của cơ quan, toàn bộ
những yếu tố vật chất phải phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra
quyết định truyền tải thông tin ở tất cả các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu cụ thể.

12

n


Cơng tác văn phịng được khẳng định có ý nghĩa hết sức quan trọng qua vai trò
và vị trị của hoạt động. Dựa theo chức năng và nhiệm vụ của cơng tác văn phịng, việc
ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phòng hỗ trợ cho hoạt động của văn phòng trong việc
cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định làm việc có hiệu quả.
Thứ nhất, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo rằng thông tin về hoạt động
quản lý được cung cấp bằng tài liệu và dữ liệu đáng tin cậy cho các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa và xã hội. Nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan bằng
những thông tin, căn cứ, bằng chứng trong quá khứ.
Thứ hai là giúp nâng cao hiệu quả công việc, xử lý nhanh chóng, đáp ứng yêu
cầu của tổ chức, cá nhân CB, CC, VC. Cán bộ, cơng chức có thể học hỏi kinh nghiệm
và góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả bằng
cách kiểm tra, theo dõi cơng việc một cách có hệ thống bằng các tài liệu, hồ sơ.
Thứ ba, tạo ra các cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các thể chế

và tổ chức. Giúp bảo quản lưu trữ tài liệu quan trọng phục vụ công tác thanh tra, kiểm
tra, giám sát trong hoạt động của cơ quan.
Không chỉ trong cơng tác văn phịng mà cơng nghệ thơng tin cịn đem lại nhiều
lợi ích, tạo điều kiện cho sự phát triển ở các lĩnh vực kinh tế xã hội khác nhau như việc
rút ngắn khoảng cách giữa các quốc gia, khu vực, các vùng miền với nhau nhờ sự phát
triển của hình thức thơng tin liên lạc. Chuyển đổi phương thức hoạt động của văn phịng
từ thủ cơng sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại; truyền tải các thông tin tới
các bộ phận để phân tích, xử lý, thơng tin đầu ra, gửi tới các bộ phận cần thiết để thực
hiện công việc một cách nhanh chóng khi làm việc trực tiếp tại văn phịng mà vẫn đạt
hiểu quả cao, tiết kiệm chi phí.
1.3.

Các trang thiết bi, phần mềm cho ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng
tác văn phịng

1.3.1. Phần cứng (Hardware)
13

n


Theo Điều 4 Khoản 10 của Luật công nghệ thông tin năm 2006 cho biết: “Phần
cứng là một sản phẩm thiết bị kỹ thuật số hoàn chỉnh; các bộ phận cấu thành; phụ kiện;
thiết bị kỹ thuật số, các bộ phận và bộ phận của các bộ phận.”
Các bộ phận vật lý hữu hình của hệ thống máy tính, các thành phần điện, điện tử,
cơ điện và cơ khí như màn hình, chuột, bàn phím, máy in, máy qt, vỏ máy tính, bộ
nguồn, CPU, bảng mạch. Cáp, các thiết bị ngoại vi khác nhau và bất kỳ yếu tố vật lý nào
khác có liên quan tạo nên phần cứng hoặc hỗ trợ vật lý.
-

Máy tính
Máy tính cá nhân là một hệ thống xử lý thơng tin có mục đích chung, có thể nhận

và xử lý thơng tin từ con người, thiết bị và mạng. Được trang bị các phần mềm hệ thống,
tiện ích và phần mềm ứng dụng, các thiết bị vào ra và các thiết bị ngoại vi khác, mà một
cá nhân cần để thực hiện một hoặc nhiều tác vụ.
Sau khi thông tin được xử lý và lưu trữ trên thiết bị, nó sẽ được hiển thị cho người
dùng trên màn hình và cũng có thể được gửi cho người khác qua mạng LAN hoặc
Internet.
-

Máy in
Là thiết bị dùng để in ra các văn bản có chất liệu khác nhau, giúp tạo ra các văn

bản tài liệu được lưu trữ trong các thiết bị điện tử. Máy in thông dụng được sử dụng nhất
hiện nay là máy in phun, nguyên lý hoạt động là phun mực vào giấy in, mực in được
phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để
thể hiện bản in sắc nét. Máy in phun chính là các máy in màu, ngồi ra còn in được các
bản đen trắng.
-

Máy photocopy
Là một loại máy sao chép tài liệu thiết bị sao chụp tự động hay máy sao chụp

quang học tạo ra văn bản mới có chất lượng giống như bản gốc phục vụ cho việc sao

14

n

chép các loại giấy tờ, văn bản, tài liệu,... giúp con người có thể sao chép nhanh chóng,
thuận tiện và hiệu quả.
-

Máy chiếu
Một thiết bị quang học chiếu hình ảnh lên bề mặt, thường là màn hình chiếu. Một

thiết bị phát ra ánh sáng và công suất lớn đi qua một số hệ thống xử lý trung gian để thu
nhận dữ liệu tạo ra hình ảnh trên màn che có thể nhìn thấy bằng mắt thường.
-

Điện thoại
Là một phương tiện liên lạc và trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và cá

nhân, thường được sử dụng như một chiếc điện thoại bàn để cải thiện liên lạc một chiều
giữa các cơ sở và khách hàng của cơ quan tổ chức.

1.3.2. Phần mềm (Software)
Phần mềm là một tập hợp các tệp có liên quan chặt chẽ với nhau để đảm bảo các
tác vụ và chức năng nhất định được thực hiện trên một thiết bị điện tử. Các tập tin gồm
các file mã nguồn, các file dữ liệu, các file hướng dẫn.
Phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực văn phịng là lĩnh vực được sử dụng tích hợp
gồm nhiều phần mềm với những chức năng khác nhau. Tuy nhiên, có thể phân chia theo
một số tiêu chí cơ bản như sau:
- Thứ nhất: Theo tiêu chí kết nối ứng dụng, có các loại phần mềm:
+ Phần mềm chạy ở chế độ độc lập (clone): Ví dụ như Microsoft Office, ví dụ
như Libre Office,...
+ Phần mềm hoạt động ở chế độ trực tuyến (online): Ví dụ như: Open Office,...
+ Phần mềm hoạt đọng ở chế độ trực tuyến làm việc theo nhóm của bên thứ ba:

Ví dụ như google docs,...

15

n


- Thứ hai: Theo chức năng của phần mềm, trong cơng tác văn phịng có những
phần mềm như sau:
+ Bộ tiện ích văn phịng (Office) gồm xử lý bảng tính, soạn thảo văn bản, trình
chiếu,...
+ Phần mềm quản lý luồng công việc (work flow)
+ Phần mềm lưu trữ hồ sơ công việc
+ Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
+ Phần mềm xây dựng website hoặc cổng thông tin trực tuyến
+ Phần mềm thực hiện chức năng một cửa trực tuyến,...

1.3.3. Mạng máy tính
Mạng máy tính hay hệ thống mạng là hệ thống gồm nhiều máy tính tự hoạt động
được liên kết với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn nhằm thu thập, trao đổi dữ
liệu và chia sẻ thông tin cho người sử dụng.
-

Internet
Là một hệ thống mạng máy tính được kết nối với nhau được truy cập cơng cộng,

là phương tiện trao đổi thơng tin tồn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và
dịch vụ khổng lồ trên internet, có thể tìm kiếm, trao đổi thông tin hay giao tiếp với bất
kỳ ai trên thế với thông qua mạng Internet.
-

Mạng LAN
Lan (local area network) là mạng máy tính cục bộ được sử dụng trong một phạm

vi nhất định như một tòa nhà, một khu vực. Các máy tính liên kết với mạng Lan có thể
trao đổi dữ liệu và thông tin cho nhau với tốc độ truyền tải cao, nhanh chóng.
-

Mạng WAN

16

n


WAN (wide area network) là mạng diện rộng dùng cho diện tích lớn có quy mơ
quốc gia hay cả lục địa, phạm vi không giới hạn, giao thức sử dụng chủ yếu trong mạng
WAN là giao thức TCP/IP. Được kết nối với nhau bằng mạng nhỏ, có nhiệm vụ trao đổi
thông tin với máy chủ này sang máy chủ khác.
1.4.

Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng
Ứng dụng có được sự thay đổi theo chiều hướng tích cực hoạt động trong văn

phịng cơ quan thì việc ứng dụng công nghệ thông tin cần được đẩy mạnh, làm việc có
hiệu quả hơn trong các cơng tác.

1.4.1. Cơng tác lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng là bộ phận đảm nhiệm công
việc xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của cả cơ quan và lãnh

đạo. Để việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận khác trong cơ quan và bên ngoài được
thuận lợi nên cơ quan sử dụng phần mềm thư điện tử để liên lạc, trao đổi thông tin được
nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Nhiệm vụ của văn phịng là phân tích, lựa chọn những thơng tin cũ, chọn lọc
những thơng tin mới để tìm ra được quyết định đúng đắn cho cơ quan, nên việc trang bị
các phương tiện thông tin là rất cần thiết, cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu
thơng tin.

1.4.2. Cơng tác thu thập và xử lý, quản lý thông tin
Thông tin là nơi có rất nhiều nguồn để tìm, thu thập và xử lý tuy nhiên thông
thường thông tin đều được thu thập qua sách báo, phải sử dụng hình thức viết tay để
nhập lại. Với việc công nghệ phát triển như hiện nay có thể thu nhập thơng tin qua báo
đài, internet, các trang mạng xã hội... và việc thu nhập thông tin vừa chính xác và mang
lại hiệu quả cao hơn giúp tiết kiện thời gia, chi phí làm việc. Cùng với đó để quản lý

17

n