(Khóa luận tốt nghiệp) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

Họ tên sinh viên: Đỗ Hồng Linh
Mã sinh viên: 1705QTVA035

KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Tên đề tài: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
tại Ban Tuyên giáo Trung ương

Tên cơ quan: Ban Tuyên giáo trung ương
Địa chỉ: 49 Phan Đình Phùng, Quán Thánh, Ba Đình, Hà Nội
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Thị Thu Huyền

HÀ NỘI - 2021


LỜI CẢM ƠN
Sau ba năm được học tập tại khoa Quản trị Văn phịng nói riêng và Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, tơi đã được thầy cơ nhà trường trang bị những
kiến thức về nghiệp vụ văn phịng một cách cơ bản và tồn diện nhất. Việc được
nhà trường tạo điều kiện để bản thân tơi có thể áp dụng những kiến thức đã học
vào thực tiễn cho công việc trong cơ quan, tổ chức, để trau dồi kinh nghiệm và
rèn luyện kĩ năng của bản thân là một điều vơ cùng vinh dự với tơi.
Để hồn thành tốt nghiên cứu đề tài khoá luận, với những hành trang vững
chắc đó, trước hết tơi xin gửi đến q thầy, cơ giáo trong Khoa Quản trị Văn
phịng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn sâu sắc đã nhiệt tình giảng dạy
và truyền đạt kiến thức cho tôi trong thời gian qua. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn
chân thành đến giảng viên hướng dẫn ThS. Đỗ Thị Thu Huyền đã hướng dẫn tơi
hồn thành đề tài tốt nghiệp này.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, các phòng ban của Ban Tuyên
giáo Trung ương đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được tìm hiểu thực tiễn trong
suốt quá trình nghiên cứu tại Văn phòng Ban cũng như các Vụ, đơn vị trực thuộc
Ban.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tất cả thầy, cô của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và các cô chú, anh chị cán bộ, nhân viên đã nhiệt tình và
hết lịng giúp đỡ tơi nghiên cứu, tiếp cận thực tế để phát huy khả năng của mình,
đồng thời biết được những nhược điểm, hạn chế của bản thân mà khắc phục, sửa
đổi để hoàn thành khố luận tốt nghiệp. Chúc mọi người ln mạnh khoẻ và ln
ln hồn thành tốt cơng tác.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Mọi thông tin trong đề tài là trung thực, do tơi tự tìm hiểu phân tích và tham khảo.
Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng tin sử
dụng trong khoá luận tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2021
Sinh viên

Đỗ Hồng Linh


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

1

BTGTW

Ban Tuyên giáo Trung ương

2

HC

Hành chính

3

SP

Space (Khoảng trắng – dấu cách)


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu .......................................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................ 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 5
6. Giả thuyết nghiên cứu ..................................................................................... 5
7. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 5
8. Cấu trúc của đề tài .......................................................................................... 6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG ............. 7
1.1. Khái quát về văn bản của Đảng .............................................................. 7
1.1.1. Khái niệm văn bản và văn bản của Đảng ......................................... 7
1.1.2. Chức năng văn bản của Đảng ........................................................... 8
1.1.3. Ý nghĩa của văn của Đảng............................................................... 10
1.1.4. Phân loại văn bản của Đảng ........................................................... 11
1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng.. 16
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền .................................................................... 16
1.2.2. Yêu cầu về nội dung ......................................................................... 17
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................ 18
1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản ........................................... 21
1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng .. 23
Tiểu kết:.............................................................................................................. 26
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG ................................. 27


2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ban Tuyên giáo Trung ương
Đảng Cộng sản Việt Nam ............................................................................. 27
2.1.1. Lịch sử của BTGTW ........................................................................ 27
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của BTGTW ............................................. 28
2.1.3. Tổ chức Bộ máy của BTGTW ......................................................... 32
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên
giáo Trung ương ............................................................................................ 34
2.2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản ......................................... 34
2.2.2. Nội dung văn bản ............................................................................. 37
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản .......................................... 39
2.2.4. Ngơn ngữ văn bản ............................................................................ 58
2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ..................................... 59

2.3. Đánh giá chung ....................................................................................... 70
2.3.1. Ưu điểm............................................................................................. 70
2.3.2. Hạn chế ............................................................................................. 71
2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................... 82
Tiểu kết ............................................................................................................... 84
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN
GIÁO TRUNG ƯƠNG. .................................................................................... 85
3.1. Quy chuẩn hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ................ 85
3.1.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục và xây dựng và ban hành văn bản .. 85
3.1.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản ................................... 86
3.1.3. Đảm bảo về nội dung văn bản ......................................................... 86
3.2. Mẫu hố hình thức văn bản thơng dụng .............................................. 87
3.3. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản của Đảng; tăng cường
kiểm tra, thanh tra công tác văn thư ........................................................... 88
3.3.1. Công tác kiểm tra và xử lý văn bản của Đảng ................................ 88
3.3.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành 88


3.4. Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên của Ban Tuyên
giáo Trung ương ............................................................................................ 89
3.5. Nâng cao cơ sở vật chất và trang thiết bị của Ban Tuyên giáo Trung
ương ................................................................................................................ 89
3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn
bản................................................................................................................... 90
Tiểu kết ............................................................................................................... 91
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 93
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 96

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn
bản nói riêng, với cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung. Do đó, vai trị của cơng
tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan
trọng.
Có thể thấy, đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, soạn
thảo và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần
quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo
thực hiện các quyết định được thông suốt, theo một cơ chế được quy định rõ ràng.
Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp
phần tích cực vào việc tăng cường hiệu quả quản lý hành chính nói riêng và của
Đảng nói chung.
Trên thực tế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức Đảng hiện nay nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng
kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản trong công tác lãnh đạo của Đảng. Tuy nhiên,
hiện nay còn một số văn bản của Đảng còn chứa những lỗi như: văn bản có nội
dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản
sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản khơng có tính khả thi, … và
những văn bản đó đã, đang và sẽ gây nhiều ảnh hưởng khơng nhỏ đối với mọi mặt
của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả hoạt động của các cơ quan của
Đảng.
Ban Tuyên giáo Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam là cơ quan tham
mưu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, trực tiếp và
thường xun là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong cơng tác xây dựng Đảng về chính
trị, tư tưởng, về chủ trương, quan điểm và chính sách của Đảng trong lĩnh vực

1


tun truyền, báo chí, xuất bản, văn hố, văn nghệ, khoa học - công nghệ, giáo
dục - đào tạo và một số lĩnh vực xã hội; đồng thời là cơ quan chuyên môn - nghiệp
vụ về các lĩnh vực công tác này của Đảng. Trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình, số lượng văn bản ban hành tới các cơ quan, đơn vị tương đối
nhiều. Cho nên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban càng phải được
coi trọng và không ngừng nâng cao chất lượng.
Từ yêu cầu thực tiễn, thông qua việc khảo sát thực tế, tôi thấy rằng việc
nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản mà nhất là văn bản của Đảng
- loại văn bản được ban hành chủ yếu trong các hoạt động tại Ban Tuyên giáo
Trung ương là vơ cùng cần thiết. Trước tình hình đó, nhận thấy được vai trò quan
trọng của vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như thấy được u cầu bức
thiết của cơng cuộc cải cách hành chính của Đảng nên tôi lựa chọn đề tài: “Công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương” làm đề tài
nghiên cứu cho bài khóa luận tốt nghiệp cử nhân.
2. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâm
của nhiều các nhà khoa học và đã có nhiều cơng trình nghiên cứu về các khía cạnh
khác nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước,
về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, … Đã có rất nhiều các cá nhân, tác giả có đề
tài nghiên cứu đề cập về vấn đề hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản; nhiều
đề tài nghiên cứu có giá trị thực tiễn cao đã được cơng bố như:
• Khía cạnh soạn thảo và ban hành văn bản:
- Soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Ngơ Sỹ Trung (2015), Nhà
xuất bản Giao thơng vận tải;
- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của các tác
giả Đoàn Thị Tố Uyên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa (2014), Nhà xuất bản Tư pháp;
- Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư của tác giả Triệu Văn

Cường, Trần Như Nghiêm (2006); NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội;
2


- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2013), Học viện
Hành Chính, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội;
- Đề tài khoá luận tốt nghiệp: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
thông thường tại Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền - sinh viên Học viện Hành
chính;
- Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính cơng, năm 2006 của Nguyễn Thanh
Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện
cải cách hành chính”;
- Đề tài cấp thành phố vào năm 2005: “Chuẩn hóa việc ban hành văn bản
quan lý nhà nước của chính quyền xã, phường, thị trấn tại Tp. Hồ Chí Minh” do
TS. Lê Văn In làm chủ nhiệm. Đề tài được nghiêm thu xếp loại “Xuất sắc” và
được sử dụng để biên soạn thành sách phục vụ cho việc đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ chính quyền cấp xã của Thành phố và nhiều địa phương khác ở phía Nam.
• Một số khía cạnh khác liên quan đến hành chính và văn bản quản lý như:
- Giáo trình văn bản quản lý của tác giả Dương Xuân Thao (2015), Nhà
xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội;
- Hành chính Văn phịng trong cơ quan Nhà nước (2013) của Học viện
hành chính, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;
- Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn
Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự (2000), NXB Chính trị
Quốc gia, Hà Nội;
- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2011
–tái bản lần thứ 2, cỏ bổ sung và sửa chữa); NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;
- Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực
và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”.
Ngồi cơng trình nghiên cứu trên cịn rất nhiều các sách, báo và giáo trình

viết về đề tài cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản có đóng góp to lớn làm cơ
3


sở lý luận cho Đảng và Nhà nước ta ban hành các chính sách trong đời sống xã
hội.
Thực tế, đã có khá nhiều cơng trình nghiên cứu về cơng tác soạn thảo và
ban hành văn bản trong các cơ quan Nhà nước, tuy nhiên, các nghiên cứu về công
tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan Đảng chưa nhiều. Trong
những năm gần đây, có thể kể đến nghiên cứu Tập bài giảng Văn bản của Đảng
và các tổ chức chính trị - xã hội của tác giả Đỗ Thị Thu Huyền và cộng sự (2019)
do NXB Lao động Hà Nội xuất bản, đây là cơng trình nghiên cứu có hệ thống,
đầy đủ và hồn chỉnh nhất. Tập bài giảng được phục vụ cho việc giảng dạy của
giảng viên và đào tạo, bồi dưỡng sinh viên về các văn bản của Đảng, tổ chức chính
trị xã hội nói chung tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nhìn chung, các cơng trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trực tiếp
và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản từ các
yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản ở những mức độ và phạm vi khác nhau. Những cơng trình nghiên cứu nói
trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình làm bài khóa
luận này.
Tuy nhiên, cho đến hiện tại, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách
tồn diện về Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung
ương.
3. Mục tiêu nghiên cứu
3.1. Mục tiêu chung: Đề xuất một số biện pháp để nâng cao chất lượng
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.
3.2. Mục tiêu cụ thể:
Để thực hiện được các mục tiêu trên, những mục tiêu cụ thể như sau:
- Đưa ra cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.
- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên
4


giáo Trung ương.
- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát về thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung, thể
thức và kỹ thuật trình bày, ngơn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
Ban Tuyên giáo Trung ương.
- Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong Công tác soạn thảo
và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bản của Ban Tuyên giáo Trung ương.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban
Tuyên giáo Trung ương.
- Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2018 đến hết năm 2020.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung
ương còn diễn ra một số hạn chế về mặt thẩm quyền ban hành văn bản; về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo và ban hành.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá đúng thực tiễn về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, tôi đã sử dụng
một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Để lấy thơng tin đầy đủ, chính
xác tơi đã sử dụng phương pháp này để khai thác và kế thừa những thơng tin đã

có từ trước;
- Phương pháp phân tích lý luận;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
Dựa trên những thơng tin đã có, xun suốt trong q trình khảo sát và đánh
5


giá, tôi sử dụng các phương pháp trên để chọn lọc và đúc kết thông tin.
- Phương pháp quan sát: Giúp nhận xét trực quan về việc tổ chức, bố trí,
sắp xếp cơng việc liên quan đến cơng tác soạn thảo và ban hành tại cơ quan.
- Phương pháp trò chuyện, phỏng vấn: Cho phép thu thập được những thông
tin về thực tại cũng như các thông tin của đối tượng; Các thơng tin thu được có
chất lượng cao, tính chân thực và độ tin cậy của thơng tin có thể kiểm nghiệm
được trong quá trình phỏng vấn.
- Phương pháp toán học: Thống kê số liệu văn bản để đưa ra nhận xét một
cách khách quan, cụ thể.
8. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của Đảng
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ban
Tuyên giáo Trung ương
Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.

6


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

1.1. Khái quát về văn bản của Đảng
1.1.1. Khái niệm văn bản và văn bản của Đảng
1.1.1.1. Khái niệm về văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách
biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực
hiện qua q trình phát và nhận các ngơn bản.
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì
cần được ghi để lưu lại làm bằng chứng” hoặc “chuỗi kí hiệu ngơn ngữ hay nói
chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang
một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” [1,1078]. Với cách hiểu này, bia đá, hoành phi,
câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa
học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ... ở các cơ quan,
tổ chức được gọi chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ
biến trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học,... từ trước đến nay ở
nước ta.
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền có
đề cập đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn
thư như sau1: “Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức
là: “Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất
định”. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn:
“Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức”. [6,34]
1
Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2005, tr
[34;56] & tr [34;57].

7

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng
ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và
được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định [25,1]. Với nghĩa này, các
loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như
Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Tờ trình, Đề án... đều được gọi là văn
bản. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
1.1.1.2. Khái niệm văn bản của Đảng
Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm Bộ máy được thiết lập với hệ
thống các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan từ trung ương đến cơ sở. Đây là hệ thống lớn,
tồn tại song song với các cấp chính quyền và trong hoạt động của mình, các cấp
uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng cũng như các cơ quan chính quyền phải ban hành nhiều
văn bản để thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành. Quy định số 66 - QĐ/TW
ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư xác định: “Văn bản của Đảng là loại hình tài
liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Việt để ghi lại hoạt động của các tổ chức
Đảng, do các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành (hoặc
phối hợp ban hành) theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương” [28,1].
Trong quy định trên, Ban Bí thư Trung ương Đảng xác định thẩm quyền
ban hành, hình thức ban hành, mục đích ban hành văn bản của Đảng. Với việc ban
hành văn bản, lãnh đạo các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng có thể thực hiện nhiệm
vụ lãnh đạo, điều hành một cách thuận lợi trong khuôn khổ quy định của Điều lệ
Đảng và các quy định của cơ quan trung ương của Đảng.
1.1.2. Chức năng văn bản của Đảng
- Chức năng thông tin: Chức năng thơng tin là chức năng vốn có của mọi
loại văn bản. Trong hoạt động quản lí của cơ quan Đảng, cùng với xu hướng hội
nhập, việc giao dịch giữa các cơ quan diễn ra hàng ngày với nội dung đa dạng và
tính chất phức tạp. Mặc dù, các nhà lãnh đạo đã sử dụng các phương thức liên lạc,
kỹ thuật công nghệ tiên tiến để truyền dạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao
dịch (điện thoại, thư fax, thư điện tử, v.v…) nhưng việc truyền đạt thông tin bằng

8


văn bản vẫn chiếm ưu thế quan trọng hàng đầu. Điều này là bởi vì văn bản hóa
thơng tin khơng chỉ đạo thuật thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng
nó cịn là bằng chứng nhận xét cho những thông tin quản lý của lãnh đạo.
Các thông tin trong văn bản của Đảng gồm 3 dạng với những đặc điểm
riêng:
• Thơng tin q khứ đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã
được giải quyết trong q trình hoạt động của cơ quan Đảng;
• Thơng tin hiện tại đó là các thơng tin liên quan đến những sự việc đang
diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan Đảng;
• Thơng tin tương lai đó là các thơng tin mang tính dự báo cần thiết cho
lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó nhằm định hướng
cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan Đảng.
- Chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản đảng được thể hiện ở
vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo
đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc văn bản hóa thơng tin mà phát lãnh đạo của
các cơ quan đại có thể quản lý điều hành các hoạt động của cơ quan một cách
thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian.
- Chức năng định hướng chính trị: Là chức năng đặc thù của văn bản của
Đảng. Thực chất, đó là chức năng lãnh đạo được thể hiện qua vai trò lãnh đạo của
Đảng. Theo quy định của pháp luật Đảng Cộng sản Việt Nam Nam là một bộ phận
của hệ thống chính trị Việt Nam, trong đó, Đảng Cộng sản Việt Nam là lực lượng
lãnh đạo nhà nước và xã hội. Lãnh đạo thực hiện mục tiêu chính trị của đất nước
các tổ chức chính trị xã hội tham gia vào quá trình lãnh đạo của Đảng để thực hiện
mục tiêu chính trị của đất nước, đồng thời lãnh đạo thực hiện mục tiêu chính trị
của mỗi tổ chức.
Với chức năng định hướng chính trị, các văn bản của Đảng là cơ sở dữ liệu
để các cơ quan của Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội tổng hợp,

nghiên cứu và làm căn cứ xây dựng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý điều
hành cơ quan tổ chức mình.
9


- Một số chức năng khác - có thể kể đến như chức năng thống kê chức năng
văn hóa xã hội hay chức năng thống kê, cụ thể là:
Văn bản của Đảng cũng như nhiều loại văn bản khác là sản phẩm sáng tạo
của con người, được hình thành trong quá trình nhận thức lao động, để tổ chức xã
hội. Do đó, nó mang nhiều yếu tố văn hóa xã hội, phản ánh nguồn gốc hoạt động
của xã hội và trong nhiều trường hợp, nó cịn thể hiện chức năng văn hóa xã hội.
Để tổng kết kinh nghiệm diễn lưu giữ lịch sử hình thành và phát triển xã
hội của tổ chức, các nhà lãnh đạo các cơ quan Đảng cịn sử dụng văn bản với mục
đích thống kê. Trong các hoạt động của cơ quan thống kê cán bộ, bộ máy tổ chức,
v..v.. nhờ có số liệu thống kê qua các văn bản mà các nhà lãnh đạo quản lý có thể
theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động trong cơ quan tổ chức mình. Đồng
thời, nhờ có số liệu thống kê mà người dân có thể theo dõi được quá trình hoạt
động của đảng trong trường hợp này chức năng thống kê của văn bản của Đảng
được thể hiện rõ nét.
1.1.3. Ý nghĩa của văn của Đảng
- Ý nghĩa về phương diện chính trị:
Với chức năng định hướng chính trị, văn bản của Đảng được ban hành có
ý nghĩa chính trị, thể hiện được vai trị lãnh đạo thực hiện mục tiêu chính trị của
đất nước.
Với vai trò là lực lượng lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và xã hội, các cơ
quan Đảng lãnh đạo bằng cách đề ra các chủ trương, đường lối phát triển kinh tế
- xã hội và chỉ đạo các lực lượng xã hội khác, mà trực tiếp là Đảng thực hiện các
chủ trương đường lối đó. Như vậy, có nghĩa là, nếu văn bản chủ trương đường lối
của Đảng đúng đắn, sẽ là phương tiện để Đảng và các lực lượng xã hội khác thực
hiện có kết quả, đưa quốc gia phát triển phù hợp với xu hướng chung của thời đại.

Đồng thời, việc Nhà nước triển khai thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng
xét cho cùng cũng là thực hiện mục tiêu chính trị của đất nước.
- Ý nghĩa về phương diện quản lý:
Theo đó thơng qua việc ban hành văn bản, Các đã truyền đạt các thông tin,
10


quyết định quản lý của mình đến các đối tượng quản lý, giúp các nhà lãnh đạo có
thể quản lý, hoạt động của cơ quan một cách thuận lợi trong phạm vi không gian
và thời gian.
Khi các nhà lãnh đạo thực hiện được mục đích quản lý của mình thơng qua
các văn bản ban hành, có ý nghĩa rất lớn. Xét phương diện quản lý, đó là hoạt
động khơng thể thiếu, quan trọng bậc nhất trong mỗi cơ quan của Đảng.
- Ý nghĩa về phương diện xã hội:
Văn bản của Đảng có ý nghĩa xã hội, thơng qua chức năng văn hố – xã hội
của nó. Nghĩa là, với đặc trưng là sản phẩm sang tạo của con người, được hình
thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội. Văn bản của Đảng
mang yếu tố văn hoá – xã hội và làm một loại văn bản được thừa nhận trong hệ
thống văn bản quản lý của các tổ chức tham gia quản lý xã hội trong thế giới
đương đại.
Như vậy, văn bản của Đảng không chỉ có ý nghĩa trên phương diện quản lý
với vai trị là phương tiện truyền đạt cho thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý,
điều hành của lãnh đạo, mà nó cịn là sản phẩm xã hội hiện hữu được đặc trưng
bởi sự sáng tạo của con người trong các hoạt động xã hội.
1.1.4. Phân loại văn bản của Đảng
Theo Điều 4, Điều 5 tại Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm
2017 của Ban chấp hành Trung ương ban hành về việc quy định thể loại thẩm
quyền ban hành văn bản thể thức văn bản của Đảng [28,5], gồm:
1- Cương lĩnh chính trị
Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục

tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất
định.

11


2- Điều lệ Đảng
Điều lệ Đảng là văn bản xác định tơn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các
ngun tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định
trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức đảng.
3- Chiến lược
Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ
yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực
trong một giai đoạn nhất định.
4- Nghị quyết
Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội
nghị cơ quan lãnh đạo đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ
trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
5- Quyết định
Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy
định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự
thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
6- Chỉ thị
Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng cấp
dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
7- Kết luận
Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan
đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc
cụ thể.
8- Quy chế

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ
và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.

12


9- Quy định
Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế
độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng
hoặc trong hệ thống các cơ quan chun mơn có cùng chức năng, nhiệm vụ.
10- Thơng tri
Thơng tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức, cơ
quan đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị… của cấp ủy, hoặc
thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
11- Hướng dẫn
Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn
bản của cấp ủy hoặc của cơ quan đảng cấp trên.
12- Thông báo
Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể
để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
13- Thơng cáo
Thơng cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng.
14- Tuyên bố
Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức cơng bố lập trường, quan điểm,
thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng.
15- Lời kêu gọi
Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực
hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.
16- Báo cáo
Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một

cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.

13


17- Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về
tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
18- Quy hoạch
Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn
cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài,
nhiều năm.
19- Chương trình
Chương trình là văn bản dùng để trình bày, sắp xếp tồn bộ những việc
cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của cấp ủy,
tổ chức, cơ quan đảng (hoặc của các đồng chí lãnh đạo) theo một trình tự nhất
định, trong một thời gian cụ thể.
20- Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải
pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
21- Phương án
Phương án là văn bản trình bày các cách thức hành động tối ưu để thực
hiện nhiệm vụ công tác nhất định của cơ quan, tổ chức.
22- Dự án
Dự án là văn bản trình bày có hệ thống về dự kiến cách thức thực hiện các
mục tiêu riêng biệt trong giới hạn về nguồn lực, ngân sách, thời gian đã được
xác định trước để triển khai chương trình, đề án, kế hoạch cơng tác đã đề ra.
23- Tờ trình

Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát một đề án, một vấn đề,
một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
14


24- Công văn
Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các cơng việc cụ thể
trong q trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan
đảng.
25- Biên bản
Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận
của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.
26- Giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu là văn bản được dùng để giới thiệu cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan, tổ chức khi đi liên hệ giao dịch với cơ quan, tổ chức
khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng.
27- Giấy chứng nhận
Giấy chứng nhận là văn bản do một cơ quan, tổ chức có tư cách pháp
nhân cấp cho một tổ chức hoặc cá nhân để xác nhận một vấn đề nào đó.
28- Giấy đi đường
Giấy đi đường là văn bản do cơ quan, tổ chức cấp cho cán bộ, công chức,
viên chức được cử đi công tác làm văn bản xác nhận công vụ và là phương tiện
để thanh tốn các chế độ cơng tác phí theo quy định.
29- Giấy nghỉ phép
Giấy nghỉ phép là văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cho
cán bộ, công chức, viên chức được nghỉ phép theo chế độ quy định.
30- Phiếu gửi
Phiếu gửi là văn bản được gửi kèm theo tài liệu phát hành đến cơ quan, tổ
chức khác, nhằm làm bằng chứng cho việc gửi và nhận tài liệu.
31- Giấy mời

Giấy mời là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để mời tập thể hoặc cá
nhân tham dự các hoạt động mang tính sự kiện sắp được tổ chức (cuộc họp, hội
nghị, hội thảo…).
15


32- Phiếu chuyển
Phiếu chuyển là văn bản của cơ quan, tổ chức dùng để gửi kèm văn bản
đã nhận được đến cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
33- Thư công
Thư công là văn bản không chính thức của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức trao đổi việc công với người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác hoặc để thăm
hỏi, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn… đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức.
1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành cần đảm bảo đúng
thẩm quyền, đây là yêu cầu cần được xem xét đầu tiên khi tiến hành soạn thảo văn
bản. Điều này có nghĩa là khơng phải mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền đều được ban hành văn bản để giải quyết tất cả những vấn đề trong cơ quan,
tổ chức.
Hơn nữa, việc soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan phải được
thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cơ quan có thẩm quyền quy
định. Mỗi cơ quan đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền quy định bằng văn bản thành lập cơ quan, tổ chức đó. Văn bản
thành lập cơ quan có thể bằng Quyết định (cá biệt). Việc căn cứ thẩm quyền để
soạn thảo và ban hành văn bản phải quán triệt thực hiện theo đúng văn bản quy
định. Theo nguyên tắc này thì các cơ quan, tổ chức được cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền giao chức năng, nhiệm vụ gì thì việc soạn thảo văn bản phải được theo
đúng chức năng, nhiệm vụ đó.
Nội dung văn bản ban hành không được trái với đường lối, chủ trương của

Đảng và các quy định của cấp trên. Mục đích chính là làm cho mọi đường lối, chủ
trương của Đảng được thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất; đồng thời nâng cao
tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan Đảng khi ban hành
văn bản.
16


Ví dụ: Ngày 08 tháng 8 năm 2018, Ban chấp hành Trung ương ban hành
Quyết định 144-QĐ/TW quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ban Tuyên giáo
Trung ương. Theo Quyết định này, Ban Tuyên giáo Trung ương có nhiệm vụ và
quyền hạn soạn thảo các văn bản của Đảng liên quan đến thẩm quyền theo quy
định của pháp luật và quy định phân cấp quản lý của Ban Chấp hành Trung ương.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung
Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu về
nội dung như sau:
+ Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích. Văn bản ban
hành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh. Tính mục đích
là yêu cầu đầu tiên của mỗi văn bản cần có được. Mỗi văn bản phải hướng tới mục
đích nhất định, thể hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung tức là hướng tới việc
thểh iện phương châm, đường lối, chính sách của Đảng cầm quyền đã đề ra.
Để đảm bảo yêu cầu này cầu này, trước khi soạn thảo văn bản cần xác định
rõ: văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành hay không? Văn bản ban hanh
để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải của các
câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người thảo, người tham gia góp ý kiến
và người duyệt, kí văn bản trong quá trình soạn thảo.
+ Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học. Điều này thể hiện ở bố
cục trình bày văn bản, văn bản cần phải được trình bày một các rõ ràng, mạch lạc,
bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thơng tin phải có tính trật tự, đảm bảo tính logic
giữa các nội dung trong văn bản.

Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có lượng thơng tin cần thiết.
Các thơng tin này phải được xử lí và đảm bảo chính xác, đầy đủ sự kiện và số liệu.
Phải có sự nhất qn, logic về chủ đề, khơng có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa
các ý, Kết cấu hợp lý, chặt chẽ.
Ngoài ra, người soạn thảo phải khách quan, không được lồng quan điểm,
tư tưởng của cá nhân hoặc động cơ vụ lợi vào văn abnr.
17


+ Thứ ba, nội dung văn bản phải hợp pháp. Văn bản của Đảng phải đúng
với chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Tính hợp pháp được
hiểu là văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền được ban hành trên cơ sở các căn
cứ xác thực. Nội dung văn bản khi ban hành không được mâu thuẫn, trái với quy
định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành. Hiến pháp hiện hành quy định các tổ
chức của Đảng và Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam hoạt động trong khuôn
khổ Hiến pháp và pháp luật [21].
Để làm được điều đó, người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lí
nhất định, kiên sthức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ phù hợp.
+ Thứ tư, nội dung văn bản phải đảm bảo tính khả thi. Văn bản phù hợp
với hồn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật, hiện tượng có liên quan.
Ngượ lại, nếu văn bản ban hành mang tính chủ quan, duy ý chí hay vì lợi ích của
một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản sẽ bị hạn chế, thậm chí
có thể làm tổn thất đến lợi ích của Đảng, Nhà nước hoặc gây khó khăn và thiệt hại
cho quần chúng nhân dân. Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh
tế nhằm đưa ra các quy định, mệnh lệnh, hướng nền kinh tế, xã hội vận động theo
đúng các quy luật khách quan.
Bên cạnh đó, tính khả thi của văn bản cịn đồi hỏi phải có sự kết hợp đúng
đắn và hợp lí các yêu cầu nêu trên: Khơng đảm bảo dược tính mục đích, tính hợp
pháp, tính khoa học thì văn bản đó khó có khả năng thực thi.
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình
bày các yếu tố thể thức đã được thế hiện tại Hướng dẫn 36-HD/VPTW ngày 03
tháng 4 năm 2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc Hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.
Đầu tiên, phạm vi và đối tượng áp dụng của hướng dẫn số 36-HD/VPTW
là:
1. Phạm vi điều chỉnh
18