Bao cao MS PROJECT 3.11

Từ Format chọn Drawing -> tùy chọn
Table of Contents
A. Intro & overview
− Cài đặt Project 2010
− Tạo dự án
− Bắt đầu quản lí dự án và thực chất của việc quản lí dự án là quản lí các
chức năng, nhiệm vụ và nguồn tài nguyên.
− Bởi thế nên chúng ta đặt danh sách chức năng, nhiệm vụ vào chung dự
án, nhìn vào các vạch phân chia để hoạch định nguồn tài nguyên, nhìn
vào nhân lực để hiểu anh(cô) ta có thể làm gì + có năng lực gì…
− Một khi chúng ta nhìn vào dự án thì phải đánh giá tiến độ và khó khăn
gặp phải, theo dõi tiến độ thông qua dự án; nhìn thấy vấn đề khi các
chức năng, nhiệm vụ có sự xung đột, chồng chéo lên nhau; tốn nhiều
thời gian khi thiếu nguồn tài nguyên; làm gì khi trễ tiến độ được giao,
…
− Sau khi sắp xếp các thông tin và phân bổ cho phù hợp thì sau đó sẽ
xem xét tới báo cáo. Trình bày cụ thể các công việc, cách tổ chức rõ
ràng để có thể cung cấp thông tin cho những người khác dưới dạng các
báo cáo.
− Sự cộng tác tốt giữa các thành viên, giữa các nhóm cũng là một yếu tố
liên quan tới việc hoàn thành dự án. Bảo đảm cho việc truyền hay thay
đổi thông tin được cập nhật nhanh chóng.
B. Starting project:
1. Khởi động chương trình :
Chọn shortcut -> click.
2. Tạo mới một dự án:
Ấn vào mục New -> Blank Project -> Create
3. Lưu một dự án:
File/Save -> điền tên file và ok.
Lưu ý là file lưu dưới dạng .mpp
4. Lưu một dự án dưới dạng tập tin tùy chọn:

5. Mở một dự án đã có sẵn:
C. Create a New Project:
1) Working with task :
Hiện bảng sau:
− Start date và Finish date: Ngày tháng bắt đầu hoặc kết thúc dự án.
− Ta có 2 tùy chọn cho mục Schedule: (Dựa vào tùy chọn này mà ta phải nhập Start
date hoặc Finish date).
• Project Start Date: Các task sẽ bắt đầu càng sớm càng tốt từ ngày Start
Date
• Project Finish Date: Các task sẽ bắt đầu càng trễ càng tốt và kết thúc vào
ngày Finish date.
− Có 3 tùy chọn cho Calendar:
• Standard: Lịch làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8 A.M. đến 5 P.M. và 1 giờ
nghỉ.
• 24 Hours: Không có giờ nào không làm việc.
• Night Shift: Làm việc từ tối thứ 2 đến tối thứ 7, từ 11 P.M. đến 8 A.M.
Thêm task: ta chỉ việc gõ tên task và điều chỉnh thời gian cho task
− Chèn thêm task :
Ví dụ ta muốn chèn Task 2 vào giữa 2 task trên, ta chọn task 3
Ta được kết quả.
− Điều chỉnh thời gian cho Task:
Ta có các đơn vị:
Nhận xét là các đơn vị có chữ “e” ở đầu (elapsed time) sẽ không bỏ qua các ngày
không làm việc (liên tục không dừng). Công việc 2 bắt đầu vào thứ 3, kéo dài 7
ngày, bỏ qua ngày thứ 7 và chủ nhật không làm, nên kéo dài đến hết ngày thứ 4
tuần kế tiếp.
− Thiết lập các cột mốc quan trọng:
Ta có thể dùng 1 task nào đó với Duration = 0 làm cột mốc:
Hoặc chọn 1 task nào đó Project-> Task Information (Hoặc double click vào task
cũng được)

− Tóm lược các task
Giả sử ta gom các task 1, 2, 3 vào nhóm tên là task 1:
Ta chọn các task đó rồi làm như sau:
Kết quả:
2) Working with Resource
− Setting up People
Phần này cho chúng ta xác định ai và những gì sẽ tham gia để hoàn thành các
task. Tiến hành xác lập các resource cho project.
Khi mới bắt đầu phân chia resource thì ta có thể sử dụng Assign Resources để cấp
resource.
Sau khi thêm resources cho dự án, để theo sát tiến độ và có góc nhìn mức độ
hoàn thành , tổng quan của dự án ta có thể view dự án theo nhiều cách khác nhau..
• Bạn sẽ nhập vào tên các Resource trong Resource Name, nó có thể là tên
các chức vụ, các công cụ… mà tham gia vào project của bạn. Các giá trị
mặc định sẽ được Project 2010 tự động điền vào Standard rate và Overtime
rate.
• Sử dụng phím Tab hoặc các phím mũi tên để di chuyển tới lui tiến hành
điền/ sửa các thông tin mình cần.
• Điền số liệu trực tiếp vào các cell ở cột Standart rate và Overtime rate.
• Max Units sẽ cho bạn biết hiệu suất làm việc của một loại tài nguyên, chẳng
hạn tài nguyên nhân lực có Max Units có giá trị 200% tức là hiệu suất làm
việc là 200%, bình thường giá trị này sẽ là 100%.
− Adjusting Availability
Lưu ý khi đặt tên Resource Name ta nên tránh đặt tên trùng nhau, vì sẽ dễ gây
hiểu nhầm cho chính chúng ta quản lý sau này.
Project 2007 và Project 2010 đều hỗ trợ điều chỉnh thời gian làm việc cho mỗi
tài nguyên bằng cách vào Menu Tools\Change Working Time
Lựa chọn vị trí muốn điều chỉnh thời gian
o Ở tab Exceptions: Bạn chọn thời gian nghỉ cho Resource (nghỉ lễ, sự
kiện gì đó…) bằng cách chọn một số ngày muốn nghỉ ở Click on a day to

see its working times\ Sau đó nhập tên sự kiện nghỉ đó ở khung Name,
các thông số Start và Finish sẽ tự động điền vào phù hợp với thời gian
bạn đã chọn bên trên.
o Ở tab Work Week: Dùng điều chỉnh thời gian làm việc trong ngày,
những ngày làm việc trong tuần cho từng Resource bằng cách chọn
default, sau đó click detail
Một dialog mới hiện lên, cho bạn điều chỉnh thời gian làm việc của mỗi ngày
trong tuần theo ý mình, chẳng hạn thứ 2 làm 1 buổi từ 7g đến 10g, thứ 3 làm 2
buổi từ 7g đến 10g và từ 13g đến 16g…
Lúc này thời gian hoàn thành của công việc 2 đã kéo dài sang thứ 5 của tuần kế
tiếp
3) Task Management:
− Assign Work to a Task (Phân công nhân lực):
Trong phần này sẽ giới thiệu về cách phân chia nhân lực cho từng task. Để làm
được điều này, từ danh sách các task, ta chọn vào tab resource assign resources,
hoặc bấm phím tắt Alt+F10.
Màn hình assign resources hiện ra và cho phép ta tùy chỉnh nguồn nhân lực cho
task này.
Ví dụ ở đây ta phân công công việc lên kế hoạch lấy yêu cầu phần mềm cho 2
nhân viên là Anh và Khuê. Khi click vào dòng chứa nhân viên này thì nó sẽ hiển thị
lên bảng thông tin chi tiết của nhân viên được chọn. sau khi chọn xong các nhân viên
để phân công cho task này thì ta bấm assign để kết thúc.
− Add Additional Resources (Thêm nhân lực cho task):
- Một việc quan trọng là phân công thêm nhân lực cho một task. MS
Project sẽ cho phép ta thêm nhân lực cho từng task. Qua đó việc thêm nhân
lực thì thời gian thực hiện sẽ được redure lại.
- Ví dụ: ta thêm 2 nhân viên là nhân viên mới là phúc, khoa, linh vào công
việc trên.

− Assign Material (Thêm phương tiện, vật liệu):

Việc thêm một phương tiện(vật liệu) được tiến hành giống như các bước thêm
nhân lực vào cho task.
Trong hình trên mô tả cách thêm một phương tiện(vật liệu) nhanh chóng vào một
task.
− Assign a Calendar to a Task: Quản lý lịch làm việc
Ứng với mỗi công việc, ta có thể thay đổi lịch làm việc cho từng nhân viên,
hoặc lịch làm việc cho toàn dự án. Để làm được điều này ta vào Project Change
working time. Cửa sổ thay đổi lịch làm việc hiện ra như sau:
Trong phần này cho phép người quản trị có thể thay đổi thời gian của
từng nhân viên hoặc thời gian làm việc cho toàn dự án.
Để thiết lập thời gian làm việc của dự án ta chọn Option:
Tại đây ta có thể thiết lập số giờ làm việc trong ngày, số ngày làm việc trong
tuần… Mặc định là ngày làm việc bắt đầu từ 8h và kết thúc 17h, tuần làm
việc 40h.
− Recurring Tasks (Các task lặp):
MS Project hỗ trợ việc thiết lập các task lặp đơn giản và dễ dàng như sau:
o Trong thẻ task ta chọn task recurring task.
o Hộp thoại giúp ta chỉnh sửa các thông tin của task như sau:
− Using Constraint(Sử dụng các ràng buộc):
• Deadline
Deadline cho 1 công việc là ngày chỉ định công việc đó phải hoàn thành.
Deadline khác so với ràng buộc (xem bên dưới) ở chỗ nó không ảnh hưởng
đến việc tính toán lập lịch của project. Nó chỉ có tác dụng cảnh báo nhắc
nhở rằng ngày đó cần phải hoàn thành công việc.
Tuy vậy, nếu công việc được tạo ra lúc bắt đầu dự án và tạo deadline cho nó,
thì deadline cũng có ảnh hưởng đến việc tính toán độ trễ trên toàn dự án.
Constraint Type & Constraint Date
Mỗi công việc trong dự án đều có 1 ràng buộc đi kèm về mặt thời gian, cụ
thể là ngày bắt đầu, hoặc ngày kết thúc.
MS Project chia các ràng buộc ra làm 3 nhóm:

• Ràng buộc linh động (Flexible):
Là ràng buộc không rõ ràng về mặt thời gian, ví dụ như: sớm nhất có
thể, muộn nhất có thể…..
• Ràng buộc không linh động (Inflexible):
Là ràng buộc cố định ngày bắt đầu hoặc kết thúc của 1 công việc. Ví
dụ, công việc X phải được bắt đầu vào ngày 11/5/2010….
• Ràng buộc bán linh động (Semi-Flexible):
Là ràng buộc “không chặt” trên ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của
công việc. Ví dụ, công việc X phải hoàn thành trước ngày
12/2/2010….
Có 8 loại constraint:
Thể loại Tên constraint Ý nghĩa
Flexible
As Soon As
Possible
(ASAP)
Project sẽ lên lịch để công việc(task) bắt đầu sớm nhất
có thể. Đây là ràng buộc của tất cả các task khi vừa được
tạo ra từ ngày bắt đầu dự án. Không có ràng buộc thời
gian cụ thể cho loại này.
As Late As
Possible
(ALAP)
Project sẽ lên lịch để công việc(task) bắt đầu muộn nhất
có thể. Đây là ràng buộc của tất cả các task khi vừa được
tạo ra từ ngày kết thúc dự án. Không có ràng buộc thời
gian cụ thể cho loại này.
Semi-
flexible
Start No Earlier

Than (SNET)
Project sẽ lên lịch để bắt đầu công việc sau (hoặc bằng)
1 ngày nào đó được chỉ định trước. Sử dụng loại ràng
buộc này để đảm bảo công việc không bắt đầu trước 1
mốc thời gian nào đó.
Start No Later
Than (SNLT)
Project sẽ lên lịch để bắt đầu công việc trước (hoặc
bằng) 1 ngày nào đó được chỉ định trước. Sử dụng loại
ràng buộc này để đảm bảo công việc không bắt đầu sau 1
mốc thời gian nào đó.
Finish No
Earlier Than
(FNET)
Project sẽ lên lịch để kết thúc công việc sau (hoặc bằng)
1 ngày nào đó được chỉ định trước. Sử dụng loại ràng
buộc này để đảm bảo công việc không kết thúc trước 1
mốc thời gian nào đó.
Finish No Later
Than (FNLT)
Project sẽ lên lịch để kết thúc công việc trước (hoặc
bằng) 1 ngày nào đó được chỉ định trước. Sử dụng loại
ràng buộc này để đảm bảo công việc không kết thúc
trước 1 mốc thời gian nào đó.
Inflexible
Must Start On
(MSO)
Project sẽ lên lịch cho 1 công việc bắt đầu vào 1 ngày
nào đó. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo 1 công
việc nào đó bắt đầu chính xác vào 1 ngày xác định.

Must Finish On
(MFO)
Project sẽ lên lịch cho 1 công việc kết thúc vào 1 ngày
chính xác nào đó.
o Một task muốn được áp dụng các contrainst thì nó phải là auto
Scheduled task. Trong thẻ task ta chọn information, hộp thoại giúp ta
tùy chỉnh các thông tin trên hiện ra như sau:
•
− The Critical Path (đường găng):
o Đường giăng là tập hợp các task mà phải được thực hiện đúng tiến độ,
những công việc này sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
o Để hiển thị đường găng trong MS Project ta thực hiện như sau: trên tab
Format của Gant, ta chọn dấu check vào Critical Task.
Biểu đồ gant sẽ hiển thị cho ta thấy các công việc trong đường găng như sau:
− Create a Task Calendar:
Giả sử bạn muốn công việc xảy ra không phụ thuộc vào thời gian làm việc của dự
án (ví dụ có 1 công việc phải làm qua đêm…), bạn phải áp dụng Task Calendar.
Task Calendar cho phép chúng ta lên lịch làm việc cho mỗi công việc.
Mặc định, khi được tạo ra, các công việc không gắn với 1 lịch làm việc nào cả.
Để tạo một lịch trình cho một task ta thực hiện như sau:
Project Change working time  trong hộp thoại Change working time chọn
Create new Calendar. Nhập vào các thông tin của lịch làm việc mới.
Ta quay lại chọn lại task, chọn vào task information trong thẻ Advance. Ta
chọn calendar cho task được chọn như sau:
− Thay đổi timeline:
Timeline chính là khung thời gian của dự án.
Để thay đổi thiết lập cho thanh thời gian này, ta click chuột phải vào nó, và
vào các tùy chọn:
+ TimeScale : Thay đổi hình dạng hiển thị của Timeline. Vd như hiển thị
theo tuần, hiển thị theo tháng….

+ Zoom: Cho phép chúng ta thay đổi khoảng thời gian cơ sở của timeline
để xem project theo 1 khoảng thời gian nào đó. Ví dụ xem theo mỗi 3
tháng…