Bài giảng nghiệp vụ thư ký và thư ký văn phòng trong các cơ quan

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG
-
Mục đích môn học
-
nghóa môn học
-
Điều kiện
-
Thời gian môn học
-
Tài liệu tham khảo
-
Hình thức học và đánh
giá
-
Kết cấu bài giảng

Chương 1
THƯ KÝ VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TRONG CÁC CƠ QUAN

I. THƯ KÝ LÃNH ĐẠO
1. Th kýư
Thư ký theo nghóa thông thường
Thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo của
một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp các công việc
liên quan đến giấy tờ, giao tiếp và sắp xếp lòch làm
việc hàng ngày.
Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế. I.P.S
Thư ký là người trợ giúp cấp quản trò, là người

nắm vững các nghiệp vụ hành chính VP, có khả
năng chòu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực
tiếp, có óc phán đoán, có sáng kiến và đưa ra các
quyết đònh trong phạm vi quyền hạn của mình

2. Nhiệm vụ của thư ký giám lãnh đạo
-
Tham gia các hoạt động giao dòch giao tiếp, đối nội,
đối ngoại với lãnh đạo.
-
Sắp xếp lòch làm việc cho lãnh đạo
-
Xử lý văn bản gửi lãnh đạo.
-
Dự các cuộc tiếp khách của lãnh đạo va ghi chép
thông tin.
-
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại phòng lãnh đạo.
- Chu n b các chuyến đi công tác của lanh đ oẩ ị ạ
-
Thực hiện các công việc theo sự phận công khác.

II. Thư ký văn phòng.
1. Thư ký v n phòngă
TS Vũ Thò Phụng
TKVP là những người được giao đảm nhận một
phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến
những lónh vực chuyên môn của một văn phòng
như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo các
yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và sắp xếp

công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt
động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp

2. Nhim v ca th ký vn phũng
-
Son tho vn bn hnh chớnh, th t cm n.
-
X lý vn bn i n.
-
Sp xp, qun lý vn bn.
-
Chun b v sp xp chuyn cụng tỏc ca c
quan, lónh o.
-
Tham gia vo hot ng chun b v phc v
cỏc cuc hp
-
Saộp xeỏp lũch laứm vieọc c quan
-
Giao tip in thoi, giao tip hnh chớnh

2. Nhiệm vụ (tiếp)
-
Hướng dẫn khách các thủ tục hành chính và
quy trình giải quyết cơng việc.
-
Ph trach công việc tại văn phòng khi được ụ
giao.
-

Tham gia giao tiếp, đối nội, đối ngoại.
-
Cung cấp thông tin hành chính phục vụ hoạt
động người lãnh đạo và các bộ phận trong cơ
quan
-
Tham mưu tư vấn cho thủ trưởng những vấn
đề chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

3. Phân loại thư ký
-
Phân loại theo chuyên môn
+ Thư ký tổng hợp.
+ Thư ký văn thư
+ Thư ký hành chính.
+ Thư ký …
-
Phân loại theo quản lý.
+ Thu ký lãnh đao
+ Thư ký chuyên môn

4. Năng lực cần thiết của người TKVP
4.1. Năng lực chun mơn
+ Hiểu sâu sắc về các hoạt động hành chính vp.
+ Thực hiện thành thạo các nghiệp vụ chun
mơn.
+ Có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng
cho các bộ phận trong cơ quan.

4.2. Có hiểu biết xã hội rộng

Làm công tác văn thư
Giao tiếp khách
Cung cấp thông tin
Lập kế hoạch
Sắp xếp lịch công tác

4.3. Có kỹ năng sử dụng trang thiết
bị văn phòng
Máy tính
Internet
Máy ảnh
Photocopy
Máy fax

4.4. Có năng lực quản lý thời gian
- Biết thời gian để thực hiện một công việc
- Biết sắp xếp thời gian để thực hiện từng công
việc.
- Biết kết hợp thời gian để giải quyết công việc.
- Biết ưu tiên thời gian cho công việc quan trọng
- Biết từ chối những công việc không thuộc chức
năng của mình.

5. Phẩm chất của người thư ký
-
Yêu nghề (áp lực, quan niệm, công việc
không chủ động)
-
Có ý thức kỷ luật (công việc liên quan đến
thông tin, đến quản lý văn bản, đến trợ giúp

công việc người lãnh đạo)
-
C n th n và chu đáo ẩ ậ (công việc soạn thảo
văn bản, công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu, công
việc tiếp khách)

-
Khả năng tự kiềm chế
-
Kín đáo (văn phòng là bộ phận quản lý thông
tin, nhiều thông tin)
-
Năng động, linh hoạt.
-
Thân thiết với các thành viên trong cơ quan.

Chúc các bạn thành công