Báo cáo tổ chức quản lý văn bản Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản

BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM 1
MÔN HỌC: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN.
Chủ đề: ỨNG DỤNG PHẦM MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
DANH SÁCH NHÓM 1:
1. Phan Thị Thoa
2. Nguyễn Thị Thúy
3. Nguyễn Phương Thảo
4. Lương Thị Phương Thảo
5. Nguyễn Huyền My
6. Nguyễn Thị Thơm
7. Lê Thị Thủy
8. Trần Thị Thanh
9. Nguyễn Thị Oanh
10. Lê Thị Thủy.
1
NỘI DUNG
Câu 1: So sánh phần mềm quản lý văn bản với quản lý văn bản truyền thống.
Câu 2: Vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Câu 3: Tốc độ chuyển giao, giải quyết văn bản của phần mềm xử lý văn bản
so với sử dụng sổ quản lý văn bản.
Câu 4: Sự đánh giá khách quan của lãnh đạo đơn vị đới với quá trình giải
quyết công việc của nhân viên.
Câu 5: Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ở các cơ quan, tổ
chức.
Câu 6: Tiêu chuẩn và phẩm chất của cán bộ văn thư.
2
BÀI LÀM
Câu 1: So sánh phần mềm quản lý văn bản với quản lý văn bản truyền
thống.
Phần mềm và sổ quản lý văn bản đều là những công cụ hữu hiệu để quản lý
văn bản trong cơ quan tổ chức. Nhưng các phương tiện này có những điểm gì

giống và khác nhau, ứng dụng của chúng như thế nào và chúng ta nên sử dụng
phần mềm hay sử dụng sổ. Hãy cùng xem xét vấn đề này…
1. Giống nhau:
- Đều cùng ghi lại các thông tin cơ bản và quan trọng liên quan đến văn bản như:
+ Đối với văn bản đến: số đến; tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả
văn bản; đơn vị hoặc người nhận; thời gian giải quyết; tiến độ giả quyết; số ký hiệu
văn bản trả lời; ghi chú.
+ Đối với văn bản đi:số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản
lưu; số lượng bản; ghi chú.
- Đều được lưu giữ lại để phục vụ cho hoạt động tìm kiếm, khai thác thông tin,
phục vụ lợi ích trước mắt cũng như lâu dài và là cơ sở để xác định trách nhiệm
trong công việc.
- Đều được nhà nước quy định theo những tiêu chuẩn nhất định.
VD: Sổ quản lý văn bản được thực hiện theo mẫu quy định tại thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Đều do văn thư chuyên trách đảm nhiệm chính.
2. Khác nhau:
- Công cụ:
+ Phần mềm quản lý văn bản: sử dụng máy tính thông qua việc nhập các
thông tin vào các trường thông tin theo mẫu.
+ Sổ quản lý văn bản: ghi chép thông tin vào các mẫu sổ đã có sẵn.
- Chi phí:
+ Phần mềm quản lý văn bản: được các công ty phần mềm sản xuất, thiết kế
theo các tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và cơ quan, tổ chức muốn sử dụng phải
bỏ tiền ra mua, giá thành cao. Không những phải đâu tư mua phần mềm mà còn
3
phải đầu tư vào máy móc và đầu tư nâng cao trình độ của nhân viên. Nhưng có thể
đươc sử dụng lâu dài hơn nữa còn tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như

giấy tờ, văn phòng phẩm.
+ Sổ quản lý văn bản: có thể tự lập theo mẫu quy định tại thông tư số
07/2012/TT-BNV thông tư của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hoặc tải mẫu từ trên mạng xuống để
sử dụng. Tiết kiệm chi phí, giá thành thấp không đáng kể. Không mất tiền đầu tư
trang thiết bị và nhân viên. Sử dụng trong thời gian sử dụng lâu dài nhưng mất
nhiều lần in ấn, gây ra gánh nặng giấy tờ.
- Đối tượng sử dụng:
+ Sổ QLVB: chủ yếu là do cán bộ văn thư sử dụng để nhập thông tin văn
bản và cán bộ chuyên môn hay lãnh đạo dùng để tra cứu thông tin.
+ Phần mềm: Mọi cán bộ chuyên môn, lãnh đạo, cán bộ văn thư đều phải sử
dụng để phục vụ cho công việc. Khi sử dụng phần mềm, mọi công việc của cơ
quan sẽ được cập nhật hằng ngày để các cán bộ biết được những việc liên quan tới
văn bản. Mọi thao tác trên phần mềm sẽ được hệ thống cập nhật và lưu giữ tự
động.
- Tốc độ chuyển giao văn bản:
+ Phần mềm quản lý văn bản: sau khi nhập các thông tin về văn bản đến và
văn bản đi có thể chuyển ngay đi. Đối với các văn bản được soạn thảo trên máy
tính có thể chuyển giao nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính kết nối
mạng tới những đơn vị hay cá nhân giải quyết. Công việc được giải quyết, trao đổi
nhanh chóng, thuận tiện thông qua sự kết nối nhanh chóng trên máy tính và mạng
internet.
+ Sổ quản lý văn bản: sau khi ghi chép các thông tin, nếu là văn bản đến thì
văn thư cơ quan phải trực tiếp chuyển giao văn bản tới cá nhân, đơn vị theo sự chỉ
đạo của lãnh đạo. Đối với văn bản đi, nếu có sự xai xót thì sau khi nhận được văn
bản lại phải chuyển giao văn bản lại cho cá nhân, hoặc đơn vị chỉnh sửa sau đó
mấy đăng ký làm thủ tục phát hành…Gây mất thời gian, công sức và chậm chễ
tron quá trình giải quyết công việc.
- Chức năng:
Phần mềm quản lý có nhiều chức năng hơn sổ quản lý văn bản:

4
+ Sổ: Chỉ có các thông tin về văn bản thông thường như ngày tháng, tên loại
và trích yếu nội dung, người nhận…
+ Phần mềm: Ngoài việc chứa tất cả các thông tin về văn bản, phần mềm
còn có rất nhiều chức năng như quản lý hồ sơ, quản lý giao việc, lịch công tác, trao
đổi dữ liệu, tìm kiếm, báo cáo thống kê….
Không chỉ hơn về số lượng các ứng dụng, mà phần mềm quản lý văn bản còn có 1
số chức năng quản lý văn bàn vượt trội hơn. Ví dụ như:
1. Theo dõi văn bản đến:
+ Đối với sổ quản lý văn bản, việc quản lý chỉ giới hạn trong việc ghi các
thông tin vào sổ và chỉ biết được cá nhân hay đơn vị nào giải quyết công việc đó
khi các đơn vị nhận được văn bản.
+ Phần mềm quản lý: Có thêm 1 số chức năng mà người sử dụng có thể theo
dõi như phân công xử lý văn bản, văn bản nội bộ, văn bản xem để biết, văn bản
phối hợp để xử lý, các chế độ báo cáo (báo cáo theo dõi giải quyết công việc, báo
cáo theo phòng ban), tình trạng văn bản…
2. Theo dõi văn bản đi:
+ Trong sổ đăng kí văn bản đi chỉ ghi các thông tin về văn bản gửi đi mà
việc theo dõi giải quyết không được thể hiện rõ. Trên sổ chỉ ghi địa chỉ nơi nhận
văn bản mà không ghi chú rằng nơi nhận đã nhận được văn bản hay chưa?
+ Phần mềm quản lý văn bản: Phần mềm hỗ trợ một số tính năng cho việc
quản lý văn bản đi như: Văn bản chờ ban hành, vào sổ văn bản, văn bản đi trong
ngày…
Văn bản chờ ban hành: Phần mềm có chức năng liệt kê toàn bộ văn bản dự
thảo của chuyên viên đã được lãnh đạo ký duyệt và đồng ý phát hành. Các văn bản
được tự động chuyển tới văn thư qua hệ thống mạng. Văn thư kiểm tra thông tin về
thể thức của văn bản, nếu có vấn đề chưa đúng, văn thư có thể góp ý để chuyên
viên chỉnh sửa trước khi in chính thức, đóng dấu để làm thủ tục phát hành.
Hồi báo qua mạng: Mục này liệt kê danh sách các văn bản đã được văn thư
gửi qua mạng đến các cơ quan ngoài. Phần mềm có chức năng hỗ trợ kiểm tra

những văn bản chưa gửi thành công.
Trong quản lý văn bản đi, số phát hành văn bản được quản lý bởi hệ thống
và sẽ cung cấp cho văn thư khi nhập văn bản phát hành vào hệ thống. Phần ngày
5
ký hệ thống sẽ để mặc định ngày nhập văn bản vào hệ thống và chính ngày ký để
cho người nhập văn bản không phải nhập lại ngày ký.
Việc vào sổ văn bản đi với phần mềm chuyên dụng đã đơn giản hóa và hạn chế
những sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn thư chuyên trách.
 Việc quản lý văn bản đi, đến trên giao diện phần mềm sẽ tiện dụng hơn rất
nhiều so với quản lý văn bản trên sổ.
- Xử lý văn bản:
+ Trên sổ, quá trình quản lý văn bản không được hiện thị.
+ Trên giao diện phần mềm: Các trường thông tin xứ lý văn bản của chuyên viên
rất chi tiết và cụ thể phản ánh đầy đủ quá trình xử lý giải quyết công việc của
chuyên viên như:
Thông tin xử lý văn bản: Màn hình máy tính hiện ra ba trạng thái liên quan
đến xử lý văn bản chuyển tiếp văn bản; xử lý văn bản và lưu tham khảo, Ngoài ra
còn có các thông tin về số ngày xử lý; tình trạng xử lý; phối hợp xử lý và ngày xử
lý xong. Các thông tin chi tiết về quá trình xử lý sẽ được cập nhật thông qua phiếu
xử lý hoặc hồ sơ xử lý văn bản
Phần mềm có chức năng lưu lại quá trình xử lý văn bản của chuyên viên.
Sau khi chuyên viên xử lý văn bản, quay lại về giao diện ban đầu văn bản đến, tại
phần thông tin xử lý tự động cập nhật tình trạng văn bản đã xử lý xong.
Đối với trường hợp phối hợp xử lý: Phần mềm có tính năng trao đổi ý kiến
quá trình xử lý bằng cách mở hồ sơ xử lý văn bản do chuyên viên xử lý chính tạo
ra. Người phối hợp xử lý sau khi đăng nhập vào chương trình bằng account của
mình, nháy chuột vào đường liên kết có văn bản phối hợp xử lý. Khi hồ sơ xử lý
được mở trong phần quá trình xử lý chuyên viên phối hợp xử lý có thể xem quá
trinh xử lý, đưa ra ý kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý.
Đối với những văn bản xử lý xong được thể hiện bằng văn bản, phần mềm

có chức năng lập văn bản dự thảo
Ngoài những điểm khác nhau trên, phần mềm quản lý văn bản còn có những tính
năng nổi trội hơn so với quản lý văn bản trên sổ như:
- Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.
Để tìm kiếm văn bản đến hoặc văn bản phát hành người dùng có thể dễ dàng
tìm kiếm trên thanh chức năng với các tiêu chí như: Tra cứu toàn bộ văn bản, theo
sổ, theo loại văn bản, theo ngày ban hành, theo người xử lý…
6
- Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.
Chức năng này cho phép tổng hợp nhanh các thông tin liên quan đến, văn
bản đi, hồ sơ công việc, lập báo cáo về tình hình xử lý văn bản đến và các báo cáo
về tình hình hồi báo văn bản.
- Chức năng theo dõi, đôn đốc kiểm tra của lãnh đạo
Trong các chức năng của phần mềm, chức năng theo dõi kiểm tra, đôn đốc
của lãnh đạo là ưu thê vượt trôi. Với chức năng này, hoạt động tổ chức quản lý
điều hành, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo đối với chuyên viên được nâng cao. Nhờ
tính năng của chương trình phần mềm thông qua hệ thống thông tin tổng hợp được
kết nối với các cơ sở dữ liệu đã được nhập và xử lý từ quá trình quản lý văn bản đi
– đến, lãnh đạo có thể dễ dàng, chủ động và thuận tiện theo dõi, quá trình chu
chuyển và xử lý văn bản ở từng chuyên viên, từng phòng ban theo các tiêu chí như:
văn bản đi, đến vào thời gian nào, văn bản đang xử lí hay không, văn bản có hồi
báo không, tạo lập các loại báo cáo, nhật kí hoạt động của nhân viên…
- Tự động nhắc việc cho các đơn vị cấp dưới
Một tính năng cũng hết sức quan trọng nữa của phần mềm quản lý văn bản
là thông qua phần mềm này Lãnh đạo có thể nhắc việc, phân công công việc tự
động cho các đơn vị, bộ phận cấp dưới. Phần mềm này sẽ cung cấp chế độ thông
báo, nhắc việc tự động đến người sử dụng theo các sự kiện đặt trước qua Email,
SMS, trong một khoảng thời gian do người dùng tự quy định. Đây là một tính năng
ưu việt của phần mềm quản lý văn bản mà phương pháp thủ công không thể đáp
ứng được.

Nếu quản lý văn bản theo phương pháp truyền thống (thông qua các sổ công
văn đi, đến), để nhắc việc, hay phân công công việc cho các đơn vị, bộ phận cấp
dưới, Lãnh đạo sẽ phải thông qua các văn bản, giấy tờ gây mất nhiều thời gian,
công sức. Nếu thông qua hệ thống phần mềm sử dụng trong hệ thống mạng LAN
đã hỗ trợ cho Lãnh đạo trong việc phân công, nhắc công việc cho các đơn vị cấp
dưới. Bằng việc truy cập vào hệ thống thông qua tài khoản đã được cấp, Lãnh đạo
cơ quan có thể sử dụng phần mềm này để nhắc tự động cho các bộ phận, chuyên
viên. Đây sẽ là quá trình nhắc việc trực tiếp giữa Lãnh đạo và các bộ phận, đơn vị
cấp dưới, không phải thông qua bộ phận trung gian chuyển giao công văn giấy tờ
nên đã tiết kiệm được thời gian, công sức, đồng thời công việc sẽ được các cán bộ
7
chuyên viên nhanh chóng tiếp cận và giải quyết kịp thời, nâng cao chất lượng
quản lý, cũng như hiệu quả công việc.
- Khả năng ứng dụng:
+ Phần mềm quản lý văn bản: chỉ áp dụng được ở một số cơ quan lớn, có
chi phí đầu tư lớn và có số lượng văn bản đi, đến nhiều.
+ Sổ quản lý văn bản: có thể áp dụng với mọi cơ quan, tổ chức.
- Sự phát triển:
+ Phần mềm quản lý văn bản: mới phát triển và được ứng dụng ngày càng
rộng rãi.
+ Sổ quản lý văn bản: có lịch sử phát triển lâu đời và khó có thể bị thay
thế hoàn toàn bởi phần mềm quản lý văn bản.
Trên đây là những điểm giống và khác nhau giữa phần mềm và sổ quản lý
văn bản. Từ sự so sánh này, mỗi cơ quan sẽ có những sự lựa chọn phù hợp khi
quyết định sử dụng công cụ nào. Tuy nhiên trên thực tế, sổ quản lý văn bản vẫn
là một phương tiện phổ biến trong việc quản lý văn bản của các cơ quan tổ
chức. Phần mềm quản lý văn bản ít được ứng dụng một phần là do chi phí tốn
kém. Nhưng việc sử dụng phần mềm sẽ giải quyết được nhiều công việc của
công tác văn thư nói riêng và việc xử lý mọi công việc của cơ quan tổ chức nói
chung, đây chính là một trong những lí do những cơ quan có quy mô lớn nên

cân nhác sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Câu 2: Vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Như chúng ta đã biết bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng có những thông
tin mật không muốn, không thể tiết lộ và lan truyền rộng ra bên ngoài, nếu không
sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức
cũng như an ninh – quốc gia . Mà hầu hết các thông tin mật đều được chứa đựng
trong các văn bản, vì vậy nếu sử dụng phần mềm quản lý văn bản đồng nghĩa với
việc các thông tin mật sẽ được lưu giữ trên hệ thống thông tin mạng và nằm chung
trong hệ thống thông tin của cơ quan. Thực trạng sẽ gây khó khăn trong việc quản
lý các thông tin, đặc biệt là các thông tin liên quan đến Bí mật Nhà nước( là những
8
tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng
thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công
nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị
tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam); Bí
mật của doanh nhiệp, của cá nhân…
Đặc biệt, với sự phát trển nhanh của khoa học – kỹ thuật, hệ thống thông tin
liên lạc, sự phát triển của nguồn nhân lực thông tin cùng sự cạnh tranh gay gắt của
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước về nguồn lực thông tin thì
có không ít cơ quan, tổ chức, cá nhân đã sử dụng những tri thức của mình cùng
những kẽ hở của hệ thống thông tin để tìm cách ăn cắp, đánh cháo thông tin, đặc
biệt là các thông tin mật, thông tin chiến lược, làm tê liệt hệ thống thông tin….với
nhiều hình thức, triêu thức tinh vi. Gây hậu quả nghiêm trọng đối với các cơ quan,
tổ chức cũng như an ninh quốc gia.
Vì vậy, để đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin thì các cơ quan, tổ chức cũng
như doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đáp ứng được các
yêu cầu sau:
- Có quy định giới hạn khả năng truy cập thông tin của các cá nhân thuộc các vị
trí, chức năng khác nhau thì có quyền truy cập thông tin khác nhau thông qua địa
chỉ và mật khẩu truy cập được cung cấp.

- Có xây dựng hàng rào bảo vệ, hệ thống thông tin bảo mật thông qua hệ thống
chứng thực điện tử. Đây là một hạ tầng an ninh mạng được xây dựng trên một hạ
tầng cơ sở khóa công khai(PKI) cung cấp các giải pháp đảm bảo an toàn cho các
hoạt động(gọi chung là giao dịch) thông qua mạng. Nó có nhiều ứng dụng khác
nhau, trong đó có quản lý tài liệu, nhằm:
+Xác định đối tượng giao dịch.
+Đảm bảo tính bí mật thông tin, người không có thẩm quyền không thể đọc
được ngôn ngữ thông tin.
+Khẳng định thông tin có bị thay đổi hay không.
+Cung cấp bằng chứng chống lại việc chối bỏ một hoạt động đã thực hiện
hay đã diến ra.
- Phần mềm giúp bảo mật thông tin theo nhiều mức:
a) Mức mạng
9
Hỗ trợ giao thức SSL (Secured Socket Layer): Là một ứng dụng tựa trên nền
Web, Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể dễ dàng tích
hợp với giao thức SSL để mã hoá dữ liệu trên đường truyền. Trên một kết nối SSL,
dữ liệu truyền giữa máy trạm (trình duyệt) và máy chủ (web server) sẽ được mã
hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và vì thế nội dung sẽ được bảo mật. Giao thức SSL
được dùng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và tài chính trên mạng Internet.
b) Mức CSDL
Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu dựa vào cơ chế và chính sách bảo mật do hệ
quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server) cung cấp. Các tài khoản và vai trò
khác nhau trong cơ sở dữ liệu sẽ được xác lập và duy trì thông qua các công cụ
quản trị của Microsoft SQL Server.
c) Mức ứng dụng
Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng
trong hệ thống. Mỗi người dùng trong hệ thống có thể được phân quyền trên ba
hướng tiếp cận dữ liệu:
Tiếp cận theo chức năng hệ thống: người dùng có thể được thực hiện một trong 4

quyền như sau: Đọc dữ liệu, Nhập mới dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu.
Tiếp cận theo lớp dữ liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành các lớp dữ liệu, tuỳ
thuộc quyền của người sử dụng mà có thể được truy xuất dữ liệu thuộc lớp nào.
- Các chức năng khác
+ Hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác
của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi.
+ Chức năng Sao lưu dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ cơ sở
dữ liệu ra file .bak và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống
có sự cố.
+Chức năng phục hồi dữ liệu cho pháp người sử dụng khôi phục lại dữ liệu
đã mất tại thời điểm sao lưu gần nhất.
- Có xây dựng bộ phận Quản trị cổng thông tin và quản trị người sử dụng:
+ Quản trị cổng thông tin: cho phép người quản trị, người sử dụng tự xác
định, đính chính cách thức hiển thị kênh thông tin, nội dung thông tin và định dạng
chi tiết đồ họa đồng thời cho phép người quản trị định nghĩa các nhóm người sử
dụng, quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau.
10
+ Quản trị người sử dụng: cho phép người sử dụng đăng ký tài khoản hoặc
quản trị cấp tài khoản cho người sử dụng, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ
người sử dụng, cấp quyền sử dụng theo vai trò và báo cáo hoạt động của từng
người sử dụng.
- Sử dụng phần mềm có hỗ trợ:
+ Hỗ trợ người sử dụng trao đổi thông tin, dữ liệu với cổng trên mạng
Internet theo các chuẩn về an toàn thông tin như S/MINE v3.0, SSL v3.0,
HTTPS,
+ Có cơ chế theo dõi và giám sát, lưu vết tất cả các hoạt động cho mỗi kênh
thông tin và toàn hệ thống
+ Toàn bộ các dữ liệu cần quản lý, phải được lưu trong CSDL được mã hóa
và phân quyền truy cập chặt chẽ.
Câu 3: Tốc độ chuyển giao, giải quyết văn bản của phần mềm xử lý văn bản

so với sử dụng sổ quản lý văn bản.
Trong công tác văn thư việc sử dụng thay thế phần mềm quản lý văn bản
cho sổ quản lý văn bản càng được sử dụng ngày càng rộng rãi do nó có nhiều tính
năng nổi bật, trong đó việc sử dụng phần mềm góp phần đẩy nhanh hơn tốc độ
chuyển giao, giải quyết văn bản.
1.Đối với văn bản đi
Trong cơ quan, một nhân viên văn thư phải làm các công việc như: tiếp nhận
văn bản, phân loại hồ sơ, đóng dấu đến và quan trọng hơn là đăng kí văn bản đến.
Sau khi làm các công việc cần thiết, văn thư bắt đầu vào sổ đăng kí văn bản đến,
nhập số đến, tên cơ quan ban hành, trích yếu nội dung… văn bản đến vào sổ đến và
phải trình lên kịp thời cho người đứng đầu cơ quan hoặc người có trách nhiệm xem
xét và cho ý kiến phân phối và chỉ đạo giải quyết. Ý kiến phân phối sẽ được văn
thư mang về ghi vào phiếu riêng và được đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn bản
đến. Dựa trên ý kiến của người đứng đầu đơn vị, văn thư sẽ chuyển lại văn bản đến
cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Tuy nhiên, quá trình trình và chuyển giao văn bản mất rất nhiều thời gian đi
lại, di chuyển, đưa ra ý kiến gặp nhiều khó khăn do nhiều nguyên nhân có thể làm
cho việc giải quyết văn bản chậm trễ.
11
Nếu sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ đỡ mất thời gian di chuyển để
trình văn bản lên người có trách nhiệm. Cán bộ văn thư chỉ cần đăng nhập vào hệ
thống, màn hình sẽ hiện lên những công việc cần làm, tiếp nhận văn bản và nhập
thông tin cần thiết vào sổ văn bản trực tiếp trên hệ thống. Sau đó, muốn trình văn
bản đến lãnh đạo cơ quan thì chỉ cần nhấp chuột và chuyển văn bản đi. Khi đưa ra
ý kiến xong, lãnh đạo cũng chỉ cần chuyển ngược lại để nhân viên văn thư đăng kí
bổ sung vào sổ. Việc chuyển giao văn bản đến cá nhân, đơn vị giải quyết cũng sẽ
đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, và đúng đối tượng.
Bên cạnh đó, để theo dõi các thông tin liên quan đến việc xử lý văn bản hoặc cập
nhật thông tin xử lý văn bản, trước hết chuyên viên cần đăng nhập vào chương
trình. Màn hình sau khi đăng nhập sẽ hiển thị phần nhắc việc công việc cần phải

giải quyết, chuyên viên nháy chuột vào các đường link để chọn các văn bản cần xử
lý.
Chuyên viên xử lý văn bản muốn trao đổi ý kiến với cán bộ văn thư năng
bằng cách mở hồ sơ xử lý văn bản do chuyên viên xử lý chính tạo ra. Người phối
hợp xử lý sau khi đăng nhập vào chương trình bằng account của mình, nháy chuột
vào đường liên kết có văn bản phối hợp xử lý. Khi hồ sơ xử lý được mở trong phần
quá trình xử lý chuyên viên phối hợp xử lý có thể xem quá trinh xử lý, đưa ra ý
kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý.
2.Đối với văn bản đến.
Sau khi văn bản đã được soạn thảo, kí duyệt và chờ phát hành, các văn bản
được tự động chuyển tới văn thư qua hệ thống mạng. Văn thư kiểm tra thông tin về
thể thức của văn bản, nếu có vấn đề chưa đúng, văn thư có thể góp ý để chuyên
viên chỉnh sửa trước khi in chính thức, đóng dấu để làm thủ tục phát hành.
Việc sử dụng phần mềm cũng tiết kiệm được thời gian di chuyển, thời gian chờ
góp ý, sửa đổi văn bản sau khi được góp ý mà có thể sửa đổi trực tiếp trên hệ
thống. Chuyên viên và cán bộ văn thư trao đổi trực tiếp trên hệ thống mạng bằng
account của mình và nháy chuột vào đường link liên kết thay vì sẽ đi lại và mang
đến để kiểm tra như thông thường.
Việc vào sổ văn bản đi với phần mềm sẽ tiện lợi, nhanh chóng hơn và hạn
chế được sai sót khi đăng kí bằng sổ.
12
Việc giải quyết, chuyển giao văn bản bằng phần mềm chuyên dụng sẽ góp
phần thúc đẩy nhanh hơn công việc của mỗi cán bộ văn thư, đồng thời cũng tiết
kiệm thời gian và công việc sẽ hiệu quả hơn.
Câu 4: Sự đánh giá khách quan của lãnh đạo đơn vị đới với quá trình giải
quyết công việc của nhân viên.
Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản đã được một số cơ quan, tổ chức ứng
dụng và mang lại hiệu quả cao cho quá trình thực hiện công việc.Nó không chỉ
mang lại sự nhanh chóng, thuận lợi cho cán bộ văn thư khi giải quyết văn bản đến,
văn bản đi, giúp công việc được tiến hành một cách có hệ thống mà lãnh đạo cơ

quan, tổ chức cũng thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc và
theo dõi quá trình giải quyết công việc của nhân viên, có được những thông tin và
sự đánh giá khách quan, chính xác.
Theo phương pháp truyền thống, lãnh đạo muốn kiểm soát dể biết tình hình
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức mình thì ông ta phải dùng các biện pháp
khác nhau.Lãnh đạo có thể trực tiếp kiểm tra quá trình giải quyết công việc, cũng
có thể yêu cầu nhân viên gửi văn bản báo cáo về quá trình giải quyết hoặc dùng
cách gọi điện thoại để xem công việc được giải quyết đến đâu.
Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm giải quyết văn bản thì chức năng theo dõi
kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo là ưu thế vượt trội.Với chức năng này, hoạt động tổ
chức quản lý điều hành , kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo đối với chuyên viên được
nâng cao.Nhờ tính năng của phần mềm thông qua hệ thống thông tin tổng hợp
được kết nối với các cơ sở dữ liệu đã được nhập và xử lý từ quá trình quản lý văn
bản đi đến , lãnh đạo có thể dễ dàng chủ động và thuận tiện theo dõi quá trình chu
chuyển và xử lý văn bản ở từng chuyên viên và phòng ban.
So với phương pháp truyền thống, việc kiểm soát quá trình làm việc của lãnh
đạo đối với quá trình giải quyết công việc ở cơ quan đơn giản hơn, dễ dàng , thuận
tiện hơn, kết quả chính xác và sát sao hơn mà không cần mất nhiều thời gian công
sức.Đồng thời, khi làm việc với phần mềm này, lãnh đạo cơ quan có thể nắm bắt
mọi tình hình hoạt động một cách cụ thể đến từng phòng ban, từng chuyên viên mà
không cần phải có các yêu cầu báo cáo công việc hay gọi điện thoại hỏi.Đồng thời
khi sử dụng phần mềm này hệ thống mạng sẽ hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc phân
công nhắc việc cho các đơn vị cấp dưới. Bằng việc truy cập vào hệ thống thông
13
qua tài khoản đã được cấp, Lãnh đạo cơ quan có thể sử dụng phần mềm này để
nhắc tự động cho các bộ phận, chuyên viên. Đây sẽ là quá trình nhắc việc trực tiếp
giữa Lãnh đạo và các bộ phận, đơn vị cấp dưới, không phải thông qua bộ phận
trung gian chuyển giao công văn giấy tờ nên đã tiết kiệm được thời gian, công sức,
đồng thời công việc sẽ được các cán bộ chuyên viên nhanh chóng tiếp cận và giải
quyết kịp thời, nâng cao chất lượng quản lý, cũng như hiệu quả công việc.

Ví dụ, đối với văn bản đến của cơ quan, thông qua giao diện của phần mềm trên
máy tính, lãnh đạo hoàn toàn có thể nắm bắt các văn bản đến trong ngày, trong
năm, các văn bản đã xử lý, chưa xử lý hay đang xử lý đến đâu. Đôi với văn bản đi,
máy tính cũng sẽ cung cấp thông tin về các văn bản phát hành trong ngày, trong
năm, văn bản theo dõi hồi báo, văn bản kết thúc hồi báo, các báo cáo tổng hợp của
từng cá nhân và phòng làm việc, nhật ký công việc của cán bộ.Như vậy, toàn bộ
công việc, hoạt động của một hệ thống cơ quan sẽ được theo dõi qua máy tính một
cách dễ dàng, chính xác.
Đây là một ưu điểm vượt trội của phần mềm xử lý văn bản bởi vì các thông
tin mà phần mềm ứng dụng cung cấp cho nhà lãnh đạo vừa đầy đủ, chính xác lại
tiện dụng và tiết kiệm thời gian.Từ việc thu thập thông tin một cách đầy đủ, nhanh
chóng, nhà lãnh đạo sẽ đôn đốc thực hiện công việc kịp thời, đáp ứng được yêu cầu
giải quyết công việc.
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đã rút ngắn thời gian thực hiện công
việc cho nhà lãnh đạo và mang lại những hiệu quả vượt trội so với việc kiểm tra
theo cách truyền thống.Toàn bộ quá trình giải quyết công viêc của nhân viên được
lãnh đạo nhìn nhận, đánh giá một cách khách quan và chính xác.Tuy nhiên, các
chuyên viên và nhà lãnh đạo phải quản lý văn bản trên phần mềm tốt để khai thác
được những hiệu quả của nó.
Câu 5: Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ở các cơ quan, tổ
chức.
Thực hiện chỉ chị 15 của Thủ tưởng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng
văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhằm nâng cao năng
lực điều hành, tạo sự đồng bộ và khoa học trong quản lý hoạt động của các cơ quan
đơn vị, tạo cơ sở quan trọng trong việc ứng dụng tin học trong hoạt động cơ quan
14
nhà nước, nhiều cơ quan, đơn vị đã triển khai sử dụng các phần mềm quản lý văn
bản,điều hành và đã gặt hái được những lợi tích nhất định. Ví dụ như:
- Phần mềm QLVB-HSCV được cài đặt và bắt đầu đưa vào sử dụng tại Sở
TNMT từ năm 2009. Đến ngày 10/2/2010, Sở đã cài đặt và vận hành phần mềm

QLVB-HSCV theo phiên bản mới.Sau hơn 1 năm triển khai ứng dụng phần mềm
QLVB-HSCV, đến nay, hầu hết cán bộ công chức, viên chức trong toàn cơ quan đã
sử dụng thành thạo các chức năng của phần mềm, bước đầu đã mang lại hiệu quả
cao trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc. Những kết quả đạt
được thể hiện sự quyết tâm của Đảng ủy, Ban Giám đốc Sở và toàn thể cán bộ
công chức, viên chức Sở TNMT trong việc ứng dụng CNTT vào điều hành, giải
quyết công việc.
Việc ứng dụng phần mềm QLVB-HSCV tại Sở Tài nguyên và Môi trường
đã đem lại nhiều lợi ích quan trọng trong công tác quản lý, điều hành, giải quyết
công việc, tạo ra phương thức làm việc mới, tiết kiệm được nhiều thời gian và
giảm thiểu tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm được thời gian xử lý công việc, tăng cường
tính công khai, minh bạch trong giải quyết các nhu cầu của người dân và doanh
nghiệp, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một
cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính,
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.
- Tương tự,ngày 26/10/2013, UBND tỉnh đã có công văn số 4933/UBND-DL về
việc triển khai đồng bộ hệ thống văn bản quản lý và phần mềm dùng chung
- UBND tỉnh Hải Dương vừa ban hành kế hoạch triển khai ứng dụng Hệ thống
phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ, công việc tại Văn phòng UBND tỉnh,
các sở, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố.
Trong giai đoạn 1: Triển khai thực hiện tại Văn phòng UBND tỉnh. Tập đoàn Viễn
thông quân đội (Viettel) chủ trì triển khai thực hiện Khảo sát hiện trạng tổ chức bộ
máy, hạ tầng CNTT và quy trình giải quyết công việc, Xây dựng quy trình xử lý
văn bản điện tử, Tổ chức tập huấncho cán bộ, công chức của các phòng, đơn vị
thuộc Văn phòng UBND tỉnh Thời gian triển khai và đưa vào sử dụng hệ thống
phần mềm trong tháng 10/2013.
15
Giai đoạn 2: Triển khai tại các sở, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị
xã, thành phố. Đồng bộ Cơ sở dữ liệu từ phần mềm Quản lý văn bản và quản lý hồ
sơ, công việc phiên bản cũ của các đơn vị sang phiên bản mới. Cấu hình, xây dựng

biểu mẫu, báo cáo đáp ứng cho toàn bộ các đơn vị trong tỉnh.Đồng thời cài đặt,
hướng dẫn, đào tạo, vận hành, chuyển giao và bảo trì hệ thống. Triển khai cho
Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức của 18 Sở, ngành thuộc UBND tỉnh và
UBND 12 huyện, thị xã, thành phố. Thời gian hoàn thành và đưa phần mềm vào
sử dụng trong tháng 12/2013.
Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ vẫn chưa được
áp dụng ở tất cả các cơ quan tổ chức. Với những nới đã áp dụng sử dụng phần
mềm quản lý văn hồ sơ thì chưa thực sự đồng bộ, một số cán bộ công chức, viên
chức vẫn còn có thói quen giải quyết công việc theo cách thủ công như trước đây,
xử lý dựa trên văn bản giấy. Để vận hành, khai thác triệt để những tiện ích của
phần mềm quản lý văn bản – hồ sơ, cần sự quyết tâm hơn nữa của toàn thể cán bộ,
công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị cần nghiêm túc tổ chức triển khai áp
dụng trong việc điều hành, chỉ đạo qua môi trường mạng, xác định đây là công cụ
chủ yếu để cải cách hành chính, hiện đại hóa cơ quan nhà nước.
Biện pháp
- Khẩn trương rà soát việc cài đặt, tập huấn và đánh giá việc thực hiện của các đối
tượng đã được xác định theo dự án.
- Rà soát và tiếp thu để hoàn chỉnh phiên bản phần mềm đáp ứng nhu cầu của
người sử dụng theo dự án được duyệt.
- Xây dựng kế hoạch cụ thể để khôi phục và thực hiện nghiêm túc các hệ thống này
theo hướng vận hành các cơ quan, tổ chức địa phương đủ các điều kiện vận hành
hệ thống.
- Chỉ đạo triển khai nâng cấp các phần mềm theo kế hoạch của cơ quan, tổ chức.
- Yêu cầu các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện, báo cáo kế hoạch và kết quả
triển khai cụ thể của đơn vị mình.
Câu 6: Tiêu chuẩn và phẩm chất của cán bộ văn thư.
1.Tiêu chuẩn.
16
Theo quy định số 420 – TCCP/VC ngày 29/5/1993 thì Văn thư bao gồm 4
gạch: Cán sự văn thư; chuyên viên văn thư; chuyên viên chính văn thư và chuyên

viên văn thư cao cấp. Và mỗi gạch văn thư lại có những nhiệm vụ cùng những tiêu
chuẩn riêng:
a.Đối với ngạch cán sự văn thư:
- Nhiệm vụ:
+ Tham gia soạn thảo văn bản chỉ đạo nhiệm vụ văn thư(quy định, quy chế
và các văn bản khác) nhằm cụ thể hóa công tác văn thư của cơ quan theo đúng các
quy định của nhà nước.
+ Tham gia tổ chức hợp lý hóa quy trình luân chuyển văn bản và theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản.
+ Tham gia xây dựng mục lục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và
chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
-Yêu cầu:
+ Về hiểu biết: nắm vững quy định của nhà nước, của ngành, của cơ quan về
công tác văn thư.
+ Về trình độ: Tốt nghiệp Trung học văn thư – lưu trữ và đã qua tập sự, qua
lớp đào tạo tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Ccụ
văn thư lưu trữ; qua nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước ngắn hạn.
b. Đối với chuyên viên văn thư.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sở
những quy định của nhà nước phù hợp với thực tế của đơn vị.
+ Tham giao xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư
để trình nhà nước ban hành.
+ Xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành hoặc các quy định về
nghiệp vụ công tác văn thư của cơ quan.
+Chủ động tổ chức phối hợp với công chức, viên chức cơ quan, hướng dẫn
giúp đỡ cán bộ văn thư trong việc triển khai công tác văn thư thuộc phạm vi đươc
phân công.
+ Tổng kết đánh giá hiệu quả quản lý công tác văn thư và đề xuất phương án
cải tiến, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp

văn thư.
17
-Yêu cầu:
+ Nắm được đường lối, chính sách của đảng và các văn bản quy phạm pháp
luật của nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của
ngành, của cơ quan về công tác văn thư.
+ Nắm được kiến thức chuyên môn về nghieeoh vụ công tác văn thư.
+ Biết xây dựng các phương án, kế hoạh phát triển công tác văn thư, có năng
lực soạn thảo văn bản.
+ Có phương pháp nghiên cứu tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý
công tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thư trong
nước và thế giới.
+ Biết tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ và có kỹ năng tổ
chức triển khai công tác có hiệu quả.
+ Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện thiết bị chuyên dung.
-Tiêu chuẩn:
+ Tốt nghiệp khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn đã qua tập sự.
+ Qua lớp bồi dướng nghiệp vụ về quản lý hành chính nhà nước theo nội
dung chương tình của Học viện Hành chính.
+ Qua lớp đào tạo Ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Giáo dục và Đào
tọa, Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.
+ Biết một ngoại ngữ ở trình độ A(đọc hiểu được sách chuyên môn)
c. Đối với chuyên viên chính văn thư.
Đối với chuyên viên chính văn thư thì cả nhiệm vụ và tiêu chuẩn đều cao
hơn cán sự văn thư và chuyên viên văn thư.
- Nhiệm vụ:
+ Chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vu có
thẩm quyền.
+ Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học những đề tài cấp tỉnh, cấp

ngành lien quan đến yêu cầu công tác văn thư.
+ Nắm chắc kiến thức công tác văn thư, có năng lực nghiên cứu, đề xuất cải
tiến công tác văn thư.
+ Có trình độ tổng hợp tin nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo triển khai
nghiệp v, tổ chức kiểm tra.
18
+ Có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá nhân trong công tác quản lý.
-Tiêu chuẩn:
+ Tốt nghiệp khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn.
+ Có thâm niên tối thiểu 9 năm chuyên viên văn thư.
+ Biết một ngoại ngữ ở trình độ B.
d. Đối với ngạch chuyên viên văn thư cao cấp.
Đối với chuyên viên văn thư cao cấp thì cả nhiệm vụ và tiêu chuẩn đều cao
hơn chuyên viên chính văn thư.
- Nhiệm vụ:
+ Có kỹ năng chỉ đạo và thực hiện quản lý lĩnh vực công tác văn thư trong
bộ ngành và trong phạm vi cả nước.
+ Chủ trì đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp nhà nước, có lien quan
đến văn thư – lưu trữ.
+ Nắm vững hệ thống lý luận và thự tiến công tác văn thư, am hiểu chuyên
môn nghiệp vụ có lien quan.
+ Am hiểu rộng về sự phát triển của công tác văn thư và các lĩnh vực lien
quan đến sự phát triển nghiệp vụ quản lý công tác văn thư trong nước và thế giới.
-Tiêu chuẩn:
+ Tốt nghiệp đại học khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn trở lên.
+ Có thâm niên ở ngạch chuyên viên chính văn thư tối thiểu 6 năm, tốt
nghiệp chính trị viên cao cấp.
+ Tốt nghiệp khóa đào tạo nghiệp vụ quản lý và hành chính nhà nước ngạch

chuyên viên cao cấp.
2. Phẩm chất.
- Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp.
- Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc.
- Cẩn thận và chu đáo.
- Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chết khi cần thiết.
- Kín đáo, biết giữ kín bí mật.
- Năng động và linh hoạt.
- Tương trợ và đoàn kết……
19
20