Thiết kế hệ thống thông tin quản lý mua hàng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA CƠ KHÍ
BỘ MƠN KỸ THUẬT HỆ THỐNG CƠNG NGHIỆP
----------o0o----------

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA HÀNG CHO
MỘT CÔNG TY XÂY DỰNG KIẾN TRÚC

GVHD:

TS. Lê Song Thanh Quỳnh

SVTH:

Nguyễn Nhật Lệ

MSSV:

1913928

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 05/2023


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA CƠ KHÍ
BỘ MƠN KỸ THUẬT HỆ THỐNG CƠNG NGHIỆP

----------o0o----------

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA HÀNG CHO
MỘT CÔNG TY XÂY DỰNG KIẾN TRÚC
GVHD:

TS. Lê Song Thanh Quỳnh

SVTH:

Nguyễn Nhật Lệ

MSSV:

1913928

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 05/2023

i


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐHQG TP.HCM – TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

KHOA CƠ KHÍ

------------------------------------------

BỘ MƠN KỸ THUẬT HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN
Họ và tên:

NGUYỄN NHẬT LỆ

MSSV: 1913928

Ngành:

Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng

Lớp: CK19LOG2

1. Đề tài luận văn:
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý mua hàng cho một công ty xây dựng
kiến trúc
2. Nhiệm vụ:
− Định hướng đề tài luận văn và tìm hiểu các nghiên cứu liên quan.
− Xác định vấn đề và nhu cầu đưa ra giải pháp tổng thể.
− Xây dựng và thực hiện ý tưởng dựa trên nhu cầu.
− Đánh giá giải pháp, kết luận và đưa ra định hướng tương lai.
3. Ngày giao nhiệm vụ luận văn: 01/2023

4. Ngày hoàn thành nhiệm vụ luận văn: 05/2023
5. Họ và tên người hướng dẫn: TS. Lê Song Thanh Quỳnh
Nội dung và yêu cầu ĐATN đã được thông qua Bộ môn
Ngày … tháng … năm 2023
Chủ nhiệm Bộ môn

Người hướng dẫn

PGS.TS. ĐỖ NGỌC HIỀN

TS. LÊ SONG THANH QUỲNH

PHẦN DÀNH CHO KHOA, BỘ MÔN
Người duyệt:………………………………………………………………………………….....
Đơn vị:…………………………………………………………………………………………..
Ngày bảo vệ:………………………………………………………………………………….....
Điểm tổng kết:…………………………………………………………………………………..
Nơi lưu giữ đồ án:….………………………………………………………………………........
ii


LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi đến các thầy cô trường Đại học Bách Khoa – Đại học
Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh cũng như các thầy cô bộ môn Kỹ thuật Hệ thống Công
nghiệp đã truyền dạy rất nhiều kiến thức hay, và bổ ích để sinh viên học tập và thực hiện Đồ
án tốt nghiệp. Tiếp theo, sinh viên xin đặc biệt bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới cơ Lê Song
Thanh Quỳnh, giảng viên trực tiếp phụ trách hướng dẫn thực hiện Đồ án tốt nghiệp, người đã
tận tình hỗ trợ trong suốt q trình thực hiện và hồn thành bài báo cáo này một cách trọn vẹn
nhất.
Em xin gửi lời cảm ơn đến công ty APETECHS đã tạo cơ hội cho em thực tập. Cảm ơn

các anh và các bạn tại cơng ty đã hỗ trợ trong q trình sinh viên báo cáo đặc biệt là anh
Huỳnh Tiến Huy và anh Trương Hữu Khang đã tận tình hướng dẫn các công việc cũng như
các thông tin về chuyên môn cùng các anh Nguyễn Nhựt Thanh, Đỗ Đình Ninh đã ra sức hỗ
trợ quá trình cập nhật một số kiến thức về xây dựng hệ thống thông tin cho sinh viên báo cáo.
Ngoài ra em cũng xin cảm ơn các anh chị tại công ty đã hỗ trợ thực hiện khảo sát và cung cấp
các thông tin, biểu mẫu liên quan để thực hiện đồ án.
Cuối cùng sinh viên xin cảm ơn những người thân của sinh viên đã luôn ủng hộ và chia
sẻ những khó khăn trong chặng đường dài tìm kiếm tri thức suốt bao năm qua.
Bước đầu tiếp cận với lĩnh vực hệ thống thông tin, kiến thức và kinh nghiệm của sinh
viên còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ. Vì vậy, trong quá trình thực hiện đồ án khơng tránh khỏi
những sai sót nhất định, em mong nhận được những ý kiến, đóng góp của quý thầy cơ và xin
ghi nhận để có thể hồn thiện kiến thức của bản thân và áp dụng tốt vào công việc sau này.
Sinh viên báo cáo xin chân thành cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2023
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Nhật Lệ

iii


ABSTRACT
Nowadays, most businesses only monitor purchasing manually via email, phone or
other traditional means, which results in inefficiencies and risks. Purchase management
directly impacts cash flow, inventory stock costs, contractual issues and availability of goods
and services. Therefore, it is crucial for businesses to have a better method of managing
procurement. Moreover, growing trend in.
With a view to solving those urgent needs, this thesis is formed with topic “Analysis
and design of purchasing management information system for an architectural
construction company”. From outlined purposes and goals, literature review is conducted

and current state of the company is analyzed to identify problems, find root causes and
solutions.
To build the system, tools of BFD, DFD and use case model are applied to perform
information analysis into system functions. Then, database and interface are also designed
using ERD model and helpful software.
After going through the steps of building and designing a management information
system, students will consider the pros and cons of the system. Finally, the system is
evaluated to make recommendations on future implementation.

Keywords: management information system, purchase, purchase request,...

iv


TÓM TẮT
Quản lý mua hàng tác động trực tiếp đến dịng tiền, chi phí tồn kho và tính sẵn có của
hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp thực hiện việc quản lý mua hàng bằng
những trao đổi thơng qua email, điện thoại hoặc các hình thức truyền thống khác. Khiến việc
quản lý mua hàng thủ công dần lạc hậu và mang nhiều rủi ro. Cùng với đó là tốc độ cơng
nghiệp hóa và hiện đại hóa, thúc đẩy sự phát triển của công nghệ đã làm cho việc số hóa các
hoạt động quản lý thành một xu hướng tất yếu.
Nắm bắt được xu hướng và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp, sinh viên thực hiện đề tài
đồ án: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý mua hàng cho một công ty xây
dựng kiến trúc” với mục tiêu xây dựng một hệ thống thông tin dành cho việc mua hàng cho
một công ty thầu xây dựng kiến trúc.
Đồ án tốt nghiệp nêu khái quát và nêu lý do hình thành đề tài. Chuẩn bị các cơ sở lý
thuyết cũng như thực hiện phân tích hiện trạng cơng ty, nhận diện vấn đề, tìm kiếm nguyên
nhân và đưa ra các phương án giải quyết. Sau đó thực hiện thu thập nhu cầu để phát triển và
phân tích. Sử dụng các mơ hình như BFD, DFD,.. để thực hiện phân tích thơng tin thành các
chức năng của hệ thống. Sinh viên cũng thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu và giao diện cho hệ

thống để thực hiện xây dựng hệ thống hoàn chỉnh và đưa vào sử dụng.
Sau khi thực hiện các bước xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, sinh viên sẽ
xem xét các ưu và nhược điểm của hệ thống. Đồng thời đưa ra các kiến nghị mới để thực hiện
trong tương lai.

Từ khóa: hệ thống thơng tin quản lý, mua hàng, yêu cầu mua hàng,…

v


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ..........................................................................................................................iii
ABSTRACT ............................................................................................................................. iv
TÓM TẮT ................................................................................................................................. v
MỤC LỤC ................................................................................................................................ vi
DANH SÁCH HÌNH VẼ .......................................................................................................viii
DANH SÁCH BẢNG BIỂU .................................................................................................... ix
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT ................................................................................................. x
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ....................................................................................... 1
1.1.

Đặt vấn đề ........................................................................................................... 1

1.2.

Mục tiêu đề tài .................................................................................................... 1

1.3.

Nội dung thực hiện ............................................................................................. 2

1.4.

Phạm vi đề tài ..................................................................................................... 2

1.5.

Cấu trúc báo cáo ................................................................................................. 3

CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ...................................... 4
2.1.

Cơ sở lý thuyết.................................................................................................... 4

2.1.1.

Quản lý mua hàng ............................................................................................... 4

2.1.2.

Đấu thầu .............................................................................................................. 7

2.1.3.

Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................. 8

2.2.

Nghiên cứu liên quan ........................................................................................ 21

2.3.

Phương pháp luận ............................................................................................. 22

CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH NHU CẦU ................................................................................. 24
3.1.

Giới thiệu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu ........................................................ 24

3.2.

Phân tích hiện trạng .......................................................................................... 26

3.2.1.

Hiện trạng cơng ty ............................................................................................ 26

3.2.2.

Phân tích ngun nhân ...................................................................................... 28

3.3.

Phân tích nhu cầu .............................................................................................. 29

3.3.1.

Xác định Stakeholders liên quan ...................................................................... 29

3.3.2.

Khảo sát nhu cầu .............................................................................................. 30

CHƯƠNG 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.............................................................................. 35
4.1.

Sơ đồ luồng chức năng kinh doanh BFD.......................................................... 35

4.2.

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD.................................................................................. 40
vi


4.2.1.

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) .................................................................. 40

4.2.2.

Sơ đồ DFD mức 0 ............................................................................................. 41

4.2.3.

Sơ đồ DFD mức 1 ............................................................................................. 43

4.3.

Mô hình Use case – Actor ................................................................................ 49

4.3.1.

Xác định Actor ................................................................................................. 49

4.3.2.

Xác định Usecase.............................................................................................. 49

4.3.3.

Đặc tả Usecase .................................................................................................. 50

CHƯƠNG 5. THIẾT KẾ HỆ THỐNG ................................................................................. 53
5.1.

Thiết kế cơ sở dữ liệu ....................................................................................... 53

5.1.1.

Sơ đồ Quan hệ - Thực thể ERD ........................................................................ 53

5.1.2.

Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể ......................................... 57

5.2.

Thiết kế giao diện ............................................................................................. 63

5.2.1.

Giao diện đăng nhập ......................................................................................... 63

5.2.2.

Giao diện Quản lý đề xuất mua hàng PR.......................................................... 64

CHƯƠNG 6. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ........................................................................ 68
6.1.

Kết luận ............................................................................................................ 68

6.1.1.

Nội dung đã thực hiện ...................................................................................... 68

6.1.2.

Ưu điểm ............................................................................................................ 68

6.1.3.

Nhược điểm ...................................................................................................... 68

6.2.

Kiến nghị .......................................................................................................... 69

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC A. ĐẶC TẢ USECASE CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

PHỤ LỤC B. ĐẶC TẢ THUỘC TÍNH BẢNG DỮ LIỆU
PHỤ LỤC C. GIAO DIỆN CỦA HỆ THỐNG

vii


DANH SÁCH HÌNH VẼ
Hình 2.1 Quy trình mua hàng tổng quát ..................................................................................... 6
Hình 2.2 Minh họa sơ đồ phân cấp chức năng ......................................................................... 13
Hình 2.3 Phân mức trong sơ đồ DFD ....................................................................................... 16
Hình 2.4 Phương pháp luận nghiên cứu ................................................................................... 23
Hình 3.1 Quy trình mua hàng ................................................................................................... 25
Hình 3.2 Biểu đồ xương cá ngun nhân”Bỏ sót thơng tin” .................................................... 28
Hình 3.3 Biểu đồ xương cá nguyên nhân “Tỷ lệ trễ hạn cao” .................................................. 28
Hình 4.1 Mơ hình phân cấp chức năng BFD ............................................................................ 36
Hình 4.2 Sơ đồ ngữ cảnh cho Hệ thống thơng tin quản lý mua hàng ....................................... 40
Hình 4.3 Sơ đồ DFD mức 0 ...................................................................................................... 42
Hình 4.4 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý PR................................................................. 43
Hình 4.5 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý Nhà cung cấp ............................................... 44
Hình 4.6 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý đấu thầu ........................................................ 45
Hình 4.7 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý hợp đồng ...................................................... 46
Hình 4.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý PO ................................................................ 47
Hình 4.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý thanh tốn ..................................................... 48
Hình 4.10 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Báo cáo .................................................................... 49
Hình 4.11 Mơ hình Usecase – Actor cho Hệ thống thơng tin quản lý mua hàng ..................... 52
Hình 5.1 Sơ đồ ERD ................................................................................................................. 56
Hình 5.2 Sơ đồ RDM ................................................................................................................ 60
Hình 5.3 Giao diện đăng nhập .................................................................................................. 63
Hình 5.4 Giao diện Quản lý đề xuất mua hàng ........................................................................ 64
Hình 5.5 Pop-up Thêm mới đề xuất mua hàng (PR) ................................................................ 66

Hình 5.6 Tab Thơng tin chung của PR ..................................................................................... 67
Hình 5.7 Tab Thơng tin hàng hóa của PR ................................................................................ 67
Hình 5.8 Tab Lịch sử thao tác của PR ...................................................................................... 67

viii


DANH SÁCH BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 Hướng tiếp cận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ............................................ 9
Bảng 2.2 Nhóm cơng cụ khảo sát, thu thập dữ liệu .................................................................. 12
Bảng 2.3 Phương pháp xác định nguyên nhân gốc rễ .............................................................. 12
Bảng 2.4 Các thành phần của DFD .......................................................................................... 15
Bảng 2.5 Quy tắc kết nối giữa các quá trình, kho dữ liệu và thực thể ngồi ............................ 15
Bảng 2.6 Mơ tả các thành phần trong mơ hình Use case.......................................................... 17
Bảng 2.7 Lượng số của mối quan hệ ........................................................................................ 19
Bảng 2.8 Thành phần của sơ đồ Quan hệ - Thực thể ............................................................... 19
Bảng 3.1 Đánh giá hoạt động mua hàng ................................................................................... 26
Bảng 3.2 Số liệu yêu cầu mua hàng trễ hạn.............................................................................. 27
Bảng 3.3 Tổng hợp vấn đề và nêu ra giải pháp ........................................................................ 29
Bảng 3.4 Khảo sát nhu cầu của các Stakeholders liên quan ..................................................... 30
Bảng 3.5 Bảng tổng hợp nhu cầu – Stakeholders Requirement Document.............................. 33
Bảng 4.1 Mô tả chi tiết các chức năng hệ thống thông tin quản lý mua hàng .......................... 36
Bảng 5.1 Mô tả quan hệ giữa các thực thể ............................................................................... 54
Bảng 5.2 Thực thể – Bảng – Thuộc tính................................................................................... 57
Bảng 5.3 Đặc tả thuộc tính của bảng dữ liệu Đề xuất mua hàng PR ........................................ 61
Bảng 5.4 Đặc tả thuộc tính của bảng dữ liệu Hàng hóa ........................................................... 62

ix

DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Định nghĩa

1

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

2

HTTT

Hệ thống thông tin

3

BFD

Business Function Diagram

4

DFD

Data Flow Diagram

5

ERD

Entity Relationship Diagram

6

RDM

Mơ hình dữ liệu quan hệ

7

PR

Purchase Requistion

8

YCMH

u cầu mua hàng

9

PO

Purchase Order

10

CSDL

Cơ sở dữ liệu

11

HQTCSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

12

NCC

Nhà cung cấp

13

QC

Quality Control

14

BOD

Board of Director (Ban lãnh đạo)

15

ĐNTT

Đề nghị thanh toán

16

ASN

Phiếu nhập kho

x


CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1.

Đặt vấn đề
Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin ngày càng cho thấy

vai trị quan trọng của mình trong mọi lĩnh vực. Thực hiện số hóa các hoạt động của công ty/
doanh nghiệp đang trở thành một xu hướng tất yếu không chỉ trên thế giới mà cả Việt Nam
bởi những lợi thế mà công nghệ thông tin mang lại như lưu trữ một lượng lớn thông tin, tính
tốn, ghi chép nhanh chóng và tính chính xác là gần như tuyệt đối.
Quản lý mua hàng là một mắt xích quan trọng khi nó tác động trực tiếp đến dịng tiền,
chi phí tồn kho và tính sẵn có của hàng hóa và dịch vụ. Tuy nhiên một số doanh nghiệp lại bỏ
quên việc kiểm soát mua hàng này! Cũng như cách thực hiện quản lý mua hàng của doanh
nghiệp vẫn đang dần trở nên lạc hậu và mang lại nhiều rủi ro, tốn kém thời gian khi chỉ trao

đổi qua lưu trữ bằng giấy bút, sổ sách hoặc bảng tính Excel… Chính vì lý do này địi hỏi cần
có một nền tảng giúp doanh nghiệp có thể kiểm sốt q trình mua hàng, đảm bảo cơng khai
minh bạch các gói thầu mua hàng; đồng thời giúp doanh nghiệp liên lạc với các nhà cung cấp
của họ một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất để rút ngắn thời gian mua hàng và tăng khả
năng cạnh tranh.
Bộ phận thu mua tại một doanh nghiệp chuyên thi công và sản xuất đồ gỗ nội thất có
những yêu cầu về các phương pháp đổi mới và xử lý thông tin trong quá trình quản lý, để tăng
độ chính xác cùng với năng lực của doanh nghiệp. Đồng thời công ty muốn giảm thiểu chi phí
liên quan và thời gian xử lý nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng, mức phục vụ khách
hàng. Một khía cạnh quan trọng cần chú ý khi triển khai các hoạt động vận hành chính là khả
năng trao đổi thông tin và phối hợp giữa các bộ phận, các bên liên quan. Hiện tại, các công cụ
được sử dụng phục vụ cho quy trình nghiệp vụ trong cơng ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao, cịn
nhiều vướng mắc khi sử dụng nên yêu cầu đặt ra cần có một cơng cụ giao tiếp hiệu quả hơn,
kết nối thơng tin giữa các phịng ban một cách liền mạch. Đó cũng là lý do hình thành cho đề
tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý mua hàng cho một công ty xây dựng kiến
trúc” được đề xuất nhằm giải quyết những vấn đề mua hàng của công ty đang gặp phải.
1.2.

Mục tiêu đề tài
Mục tiêu đề tài là phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý q trình mua hàng và

nhà cung cấp cho một doanh nghiệp xây dựng kiến trúc nhằm giúp hoạt động quản lý và kiểm
1


sốt q trình mua hàng được hiệu quả, thơng tin được cập nhật nhanh chóng, đồng thời lưu
trữ và truy xuất báo cáo dễ dàng. Các tiêu chí đặt ra bao gồm:
− Thiết kế các chức năng liên quan đến quản lý mua hàng, cho phép người dùng thực
hiện cập nhật và khai báo thông tin nghiệp vụ, bao gồm các chức năng chính sau:
+ Quản lý thơng tin nhà cung cấp

+ Quản lý thông tin đấu thầu
+ Quản lý hợp đồng, PO
+ Quản lý thanh toán
+ Xuất báo cáo tổng hợp (Nhà cung cấp, gói thầu, PO, thanh tốn)
− Xây dựng giao diện và cơ sở dữ liệu đảm bảo phù hợp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản
lý q trình mua hàng cho cơng ty
− Thiết kế trên nền tảng web, kết nối thông tin tức thời giữa các bộ phận trong doanh
nghiệp và nhà cung cấp
1.3.

Nội dung thực hiện
Ở đồ án này, sinh viên tìm hiểu cũng như thực hiện các nội dung sau đây:

− Nghiên cứu các tài liệu và các cơ sở lý thuyết để thiết kế và xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý
− Tìm hiểu quy trình mua hàng
− Phân tích hiện trạng và nguyên nhân cho các vấn đề tại quy trình mua hàng cũ
− Thiết kế và xây dựng một hệ thống thơng tin quản lý mua hàng (phân tích nhu cầu,
xây dựng DFD, ERD, CSDL…)
1.4.

Phạm vi đề tài
Để thực hiện đề tài, sinh viên tiến hành nghiên cứu và thực hiện khảo sát tại một công

ty xây dựng kiến trúc. Cụ thể ở các phòng ban:
− Phòng ban Mua hàng (Phịng ban chính trực tiếp tham gia vào q trình lựa chọn nhà
cung cấp cũng như mua hàng của cơng ty).
− Các phịng ban chức năng (Các phịng ban có các đề xuất mua hàng).
− Phịng ban Kế tốn (Quản lý tài chính, thanh tốn các hợp đồng, PO mua hàng).
− Nhà cung cấp đối tác (Những bên cung cấp hàng hóa cho cơng ty) – Thơng qua các ý

2


kiến phản hồi của các đối tác về các thao tác mua hàng.
1.5.

Cấu trúc báo cáo
Cấu trúc báo cáo Đồ án gồm 6 chương:
Chương 1: Giới thiệu đề đài

Chương này trình bày lý do hình thành đề tài, mục tiêu đề ra, nội dung cần thực hiện và
phạm vi đề tài.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết – Phương pháp luận
Chương này trình bày những cơ sở lý thuyết xoay quanh lĩnh vực đang thực hiện đề tài
là hệ thống quản lý mua hàng, chi tiết về quy trình và các cơng cụ sử dụng để phân tích và
thiết kế một hệ thống thông tin quản lý. Các nghiên cứu liên quan đến đề tài cũng được tìm
hiểu và trình bày.
Chương 3: Phân tích nhu cầu
Chương này trình bày tổng quan về công ty và hoạt động mua hàng của họ, phân tích
các hiện trạng và xác định vấn đề từ các Stakeholders, tìm nguyên nhân và đề xuất phương
pháp giải quyết – Khảo sát nhu cầu
Chương 4: Phân tích hệ thống
Xác định các yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý, thực hiện phân tích các nhu cầu
thành các chức năng của hệ thống thơng qua các mơ hình BFD và DFD
Chương 5: Thiết kế hệ thống
Xây dựng sơ đồ ERD, RDM, cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện cho hệ thống thông tin.
Chương 6: Kết luận và kiến nghị
Tổng kết và nhận xét Đồ án với những điểm đạt được và những điểm cần cải thiện trong
tương lai, đồng thời đưa ra các kiến nghị của sinh viên.

3


CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
Chương này trình bày các cơ sở lý thuyết liên quan được áp dụng để thực hiện đồ án,
gồm hai nhánh lý thuyết chính là tổng quan về quản lý mua hàng và hệ thống thông tin quản
lý. Phần cuối của chương là phương pháp luận để thực hiện đồ án.
2.1.

Cơ sở lý thuyết
Tại đây sinh viên trình bày các lý thuyết vận dụng vào để thực hiện đồ án. Cụ thể với

đề tài được trình bày phía trên, sinh viên cần phải tìm hiểu các nội dung sau:
− Tổng quan về Quản lý mua hàng:
+ Khái niệm Mua hàng, đấu thầu…
+ Quy trình mua hàng tổng quát
+ Ứng dụng hệ thống thông tin vào Quản lý mua hàng
− Hệ thống thông tin:
+ Khái niệm HTTT
+ Cách thức và công cụ xây dựng và thiết kế HTTT (Mơ hình luồng dữ liệu
DFD, Mơ hình Use-case Diagram, Mơ hình quan hệ ERD, CSDL…)

2.1.1. Quản lý mua hàng
2.1.1.1.

Định nghĩa Thu mua – Mua hàng

Thu mua là một chức năng có nhiệm vụ thu thập tất cả các đầu vào cần thiết cho một
tổ chức cơng ty hoặc doanh nghiệp để có thể hoạt động. Đối tượng mua hàng không chỉ dừng
lại ở nguyên vật liệu mà còn là thuê nguồn lực, hợp đồng, trao đổi, quà tặng, vay mượn.

Thu mua ngoài việc mua hàng hóa, ngồi ra cịn bao gồm các cơng việc lựa chọn các
nhà cung cấp, thương lượng, thỏa thuận các điều khoản, kiểm soát năng lực của nhà cung ứng,
nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.
Quản lý thu mua chính là thực hiện các công việc trên bao gồm cả việc lập kế hoạch và
xây dựng các tiêu chuẩn thu mua, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, kiểm soát tồn kho, quản
lý hợp đồng và thanh toán,…

4


Vai trò của thu mua đối với doanh nghiệp:
− Thu mua là một chức năng cơ bản trong một công ty hoặc doanh nghiệp. Mỗi tổ chức
cần cung ứng các nguyên vật liệu và việc thu mua sẽ đảm nhiệm công việc này. Nếu
việc thu mua thực hiện kém hiệu quả sẽ dẫn đến nguyên vật liệu không đến kịp,
nguyên vật liệu lỗi hoặc kém chất lượng sẽ làm ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng và cả
mức phục vụ.
− Đối với một cơng ty sản xuất điển hình, 60% chi tiêu là dành cho nguyên vật liệu, do
vậy việc thu mua sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp đối với phần lớn chi tiêu của công ty,
và chỉ một cải tiến nhỏ cũng đem lại lợi ích đáng kể.
Quy trình thu mua – mua hàng cơ bản (Thể hiện thông qua hình 2.1):
− Bắt đầu bằng các nhu cầu hoặc các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong doanh
nghiệp để sản xuất hoặc vận hành.
− Bộ phận mua hàng tiếp nhận các thông tin và đưa ra các yêu cầu cụ thể. Lập các hồ sơ
thầu hoặc các yêu cầu báo giá và gửi đến các nhà cung cấp và thu thập các kết quả gửi
về từ nhà cung cấp
− Tiếp tục thực hiện đánh giá và chọn các nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn ban
đầu. Ký kết hợp đồng và lên những PO liên quan để mua hàng,
− Nhà cung cấp gửi hàng hóa, thực hiện kiểm tra hàng hóa, nhập kho và thanh tốn để
kết thúc quy trình mua hàng.

5


Hình 2.1 Quy trình mua hàng tổng quát

2.1.1.2.

Lựa chọn nhà cung cấp

Giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình mua hàng đó chính là việc lựa chọn nhà
cung cấp vì ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa và chi phí cho q trình mua hàng.
Và để đảm bảo tìm được nhà cung cấp phù hợp cho cơng ty, doanh nghiệp thường tìm kiếm
các nhà cung cấp đáp ứng những điều kiện sau:
− Đảm bảo về mặt tài chính với triển vọng lâu dài
− Có khả năng và năng lực để cung ứng nguyên vật liệu cần thiết
− Cung ứng một cách chính xác những nguyên vật liệu yêu cầu

6


− Cung ứng đúng thời hạn, đáng tin cậy
− Định mức giá và các thỏa thuận về tài chính chấp nhận được
− Nhạy bén với sự thay đổi của khách hàng
− Có danh tiếng tốt hoặc có mối quan hệ lâu dài với cơng ty
Trong tình hình dịch bệnh hiện tại, các cơng ty hay doanh nghiệp đều ln có nhiều
nguồn cung ứng để tránh các rủi ro. Và hầu hết các tổ chức đều sẽ có sẵn một danh sách các
nhà cung cấp đã từng cung cấp dịch vụ tốt trong quá khứ hoặc những nhà cung cấp có uy tín
và chọn nhà cung cấp từ danh sách này. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp phải tìm những
nhà cung cấp khác ngoài danh sách này.
Và cách hữu hiệu để lựa chọn nhà cung cấp tốt cũng như phù hợp với yêu cầu:

− Tìm kiếm nhiều nhà cung cấp khác nhau
− Xây dựng danh sách nhà cung cấp có năng lực phù hợp
− So sánh lựa chọn nhà cung cấp trong danh sách
− Thực hiện đấu thầu (đánh giá về kỹ thuật, giá, điều kiện thương mại) hoặc chào giá
cạnh tranh
− Xếp hàng và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất
Việc này làm xuất hiện tính cạnh tranh và dễ dàng tìm được các nhà cung cấp có chất
lượng phù hợp nhưng chi phí rất cạnh tranh.

2.1.2. Đấu thầu
2.1.2.1.

Định nghĩa

Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch
vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và
thực hiện hợp đồng dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng,
minh bạch và hiệu quả kinh tế (theo khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 sửa đổi tại
Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư năm 2020).
Có thể hiểu đơn giản đấu thầu là quá trình chủ đầu tư (người thu mua) lựa chọn được
nhà cung cấp đáp ứng được các nhu cầu của mình.

7


2.1.2.2.

Các hình thức đấu thầu

Theo quy định tại mục 1 Chương 2 Luật Đầu tư 2013, có các hình thức lựa chọn nhà

thầu, nhà đầu tư sau đây:
− Đấu thầu rộng rãi: Đấu thầu rộng rãi là hình thức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trong
đó khơng hạn chế số lượng nhà thầu, nhà đầu tư tham dự (khoản 1 Điều 20 Luật Đấu
thầu năm 2013).
− Đấu thầu hạn chế: Đấu thầu hạn chế được áp dụng trong trường hợp gói thầu có yêu
cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù mà chỉ có một số nhà thầu đáp ứng
yêu cầu của gói thầu (Điều 21 Luật Đấu thầu).
− Chỉ định thầu: Với hình thức này, chỉ có 01 nhà thầu duy nhất được lựa chọn để thực
hiện yêu cầu của bên mời thầu.
− Chào hàng cạnh tranh: Chào hàng cạnh tranh được áp dụng đối với gói thầu có giá
trị trong hạn mức theo quy định của Chính phủ.
− Mua sắm trực tiếp: Mua sắm trực tiếp được áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng
hóa tương tự thuộc cùng một dự án, dự toán mua sắm hoặc thuộc dự án, dự toán mua
sắm khác.

2.1.3. Hệ thống thông tin quản lý
2.1.3.1.

Khái niệm và phân loại

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống bao gồm các thành phần có liên
quan với nhau cùng làm việc để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết
định, điều phối, kiểm sốt, phân tích và trực quan hóa trong một tổ chức.
Năm thành phần chính của một hệ thống thông tin bao gồm: phần cứng, phần mềm, dữ
liệu, quy trình và con người [3] [10].
Hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trị quan trọng giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh
tranh, giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên
hiệu quả hơn, cụ thể:
− Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định.
− Cải thiện chất lượng làm việc và năng suất của nhân viên, đáp ứng nhu cầu thông tin

đa dạng của nhà quản lý và toàn bộ tổ chức.
8


− Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian, tổ chức lại các luồng cơng việc.
− Gia tăng tính linh hoạt, giảm sai lỗi và rủi ro xảy ra trong q trình vận hành.
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin quản lý gồm
có năm loại:
− Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
− Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS)
− Hệ thống trợ ra quyết định (DSS)
− Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS)
− Hệ thống chuyên gia (ES)

2.1.3.2.

Hướng tiếp cận phân tích thiết kế hệ thống thơng tin

Có 2 hướng tiếp cận chính khi phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bao
gồm: hướng chức năng và hướng đối tượng [4]. Cụ thể đặc điểm và công cụ thường dùng cho
từng hướng tiếp cận được trình bày ở bảng 2.1.
Bảng 2.1 Hướng tiếp cận phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
Phân tích hướng chức năng
− Xem xét hệ thống về mặt dữ liệu

Phân tích hướng đối tượng
− Hệ thống được chia thành các phần nhỏ

và các quy trình hoạt động dựa
trên dữ liệu đó.

Mơ
tả

− Lối tiếp cận truyền thống, căn cứ
vào thơng tin người dùng cần, từ
đó thiết kế dữ liệu để chứa những

gọi là đối tượng.
− Đối tượng bao gồm dữ liệu và các hành
động, quy trình liên quan.
− Hệ thống gồm tập hợp các đối tượng và
quan hệ giữa các đối tượng

thơng tin đó.
Cơng
cụ
mơ
hình
hóa

− Sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô

− Nhiều sơ đồ hướng đối tượng khác
nhau mô tả các tác nhân, phương pháp

tả quy trình.
− Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ

và thơng điệp của hệ thống.
− Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ.

9


2.1.3.3.

Giai đoạn trong quy trình xây dựng một hệ thống thơng tin

Các giai đoạn chính trong quy trình xây dựng hệ thống thông tin, bao gồm[3] [7]:

a)

Khảo sát

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thơng
tin. Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thơng tin cần thiết để chuẩn bị
cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra, bao gồm:
− Khảo sát sơ bộ để tìm hiểu các yếu tố cơ bản (tổ chức, văn hóa, đặc trưng, con
người,...) tạo tiền đề để phát triển hệ thống thông tin phù hợp với doanh nghiệp.
− Khảo sát chi tiết để thu thập thông tin chi tiết của hệ thống (chức năng xử lý, thông tin
được phép nhập và xuất khỏi hệ thống, ràng buộc, giao diện cơ bản, nghiệp vụ) phục
vụ cho việc phân tích và thiết kế.

b)

Phân tích

Mục tiêu của giai đoạn phân tích là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ
thống, cụ thể như sau:
− Xác định yêu cầu của hệ thống thơng tin gồm: các chức năng chính - phụ, nghiệp vụ

cần phải xử lý.
− Phân tích và đặc tả mơ hình phân cấp chức năng tổng thể thơng qua sơ đồ BFD, từ mơ
hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mơ hình luồng dữ liệu DFD thơng qua q
trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý.
− Phân tích bảng dữ liệu: xem xét cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table)
gồm các trường dữ liệu (data field) nào, xác định khóa chính (primary key), khóa
ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng
buộc (constraint) dữ liệu cần thiết.

c)

Thiết kế

Giai đoạn này được chia làm hai bước sau:
− Bước 1: Thiết kế tổng thể
Hệ thống thông tin sẽ được thiết kế dưới dạng mơ hình mức ý niệm dựa trên kết quả
phân tích. Bằng mơ hình mức ý niệm sẽ cho các chun gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối

10


quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mơ hình mức vật lý.
− Bước 2: Thiết kế chi tiết
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database)
+ Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin
chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ.
+ Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với mơi trường, văn hóa và u
cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án.
+ Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong q trình nhập liệu và
xử lý cho người dùng.

+ Thiết kế báo cáo: dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiện
hành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tự tạo mẫu
báo cáo ngay trên hệ thống.
+ Thiết kế các kiểm sốt bằng hình thức đưa ra các thơng báo, cảnh báo hoặc lỗi cụ
thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ
chính xác cho dữ liệu.
Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế,
sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu
trúc hệ thống.

d)

Cài đặt

− Xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định, phát triển hoặc mua những phần
cứng, phần mềm cần cho việc thể hiện bản thiết kế.
− Kiểm thử.
− Cài đặt, chuyển đổi hoạt động hệ thống cũ sang mới.
− Đào tạo và hướng dẫn sử dụng.

2.1.3.4.

Nhóm cơng cụ khảo sát, thu thập dữ liệu

Một số phương pháp điển hình được áp dụng để khảo sát, thu thập dữ liệu được tìm hiểu
và trình bày ưu, nhược điểm như bảng 2.2 bên dưới.

11

Bảng 2.2 Nhóm cơng cụ khảo sát, thu thập dữ liệu
Phương pháp

Ưu điểm

Nhược điểm
− Tài liệu có thể bị lỗi thời

Nghiên cứu
tài liệu

− Hoạt động hàng ngày khác với
quy trình trong tài liệu

Dễ thực hiện
− Biết được tính chất của mỗi
cơng việc

Quan sát

− Dễ thực hiện, chi phí thấp

− Tốn thời gian
− Khơng có tính đại diện cho số
đơng

− Tương tác trực tiếp, hiểu rõ về
câu hỏi, câu trả lời và dễ dàng
giải thích khi cần thiết

Phỏng vấn

Tốn nhiều thời gian, nguồn lực

− Có thể kiểm tra dữ liệu tại chỗ
Sử dụng
phiếu điều tra

2.1.3.5.

Tiếp cận được nhiều người với ít
thời gian và nguồn lực

Tỉ lệ phản hồi thấp và không chính
xác

Phương pháp xác định nguyên nhân vấn đề

Sau khi đã thu thập dữ liệu và tìm ra vấn đề, cần phải xác định đâu là nguyên nhân gốc
rễ dẫn đến vấn đề đó. Một số phương pháp thơng dụng được trình bày ở bảng 2.3 dưới đây.
Bảng 2.3 Phương pháp xác định nguyên nhân gốc rễ
Phương pháp

Ưu điểm

Nhược điểm
− Mang tính chủ quan của người phân tích

5 Whys

Đơn giản, dễ thực hiện

− Không biết thời điểm nào dừng lại phù hợp
và dễ bị lạc đề

Nhìn được tổng quan
Biểu đồ

những nguyên nhân

xương cá

dẫn đến vấn đề, trực
quan theo nhóm
Có số liệu nên phân

Pareto

tích sẽ chính xác hơn,
kết quả khơng bị ảnh
hưởng bởi cảm tính

− Nhầm lẫn giữa nguyên nhân và kết quả nếu
xác định không tốt
− Nếu vấn đề phức tạp, biểu đồ thể hiện rất rối
− Cần thời gian thu thập số liệu
− Cần có kiến thức về nguyên tắc 80/20, phần
mềm để thực hiện phân tích

12

2.1.3.6.
a)

Cơng cụ mơ hình hóa
Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD)

Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) là công cụ để mơ tả chức năng nghiệp vụ qua phân rã
có thứ bậc các chức năng, cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi
tiết nhỏ hơn và cuối cùng thu được một cây chức năng. BFD xác định rõ những gì mà hệ
thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện cũng như các phương
tiện được sử dụng để thực hiện chúng[10].
Hình 2.2 minh họa sơ đồ BFD. Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD bao gồm:
− Chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn (tên thường là một
động từ + bổ ngữ).
− Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng
đoạn thẳng nối chức năng cao tới chức năng con của nó.
Nguyên tắc phân rã chức năng:
− Nguyên tắc thực chất: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham
gia thực hiện chức năng đã phân rã nó.
− Nguyên tắc đầy đủ: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm
bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
− Các chức năng trên cùng một cấp thì phải có mức độ phức tạp như nhau. Sự phân rã
chức năng sẽ dừng lại với những chức năng con đủ chi tiết.
− Tên các chức năng phải được đặt rõ ràng, phù hợp với nội dung chức năng và dễ dàng
phân biệt với các chức năng khác.

Hình 2.2 Minh họa sơ đồ phân cấp chức năng
13

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

b)

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một cơng cụ sử dụng trong phân tích hệ thống nhằm mơ
hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ. DFD cho thấy cách hệ thống chuyển đổi dữ liệu đầu vào
thành thông tin để sử dụng[4] [10].
DFD gồm 4 thành phần, bao gồm:
❖ Quá trình (Process):
− Một quá trình nhận dữ liệu đầu vào và tạo kết quả đầu ra với dạng thức và nội dung
khác nhau. Tên của quá trình xác định một chức năng cụ thể.
− Trong các DFD, ký hiệu quá trình là một hộp đen, khơng cho biết chi tiết bên trong, có
nghĩa là biết được đầu vào, đầu ra và chức năng tổng quát của quá trình nhưng chi tiết
đằng sau quá trình và logic của q trình bị ẩn đi.
❖ Dịng dữ liệu (Data Flow):
− Dòng dữ liệu là đường đi của dữ liệu từ thành phần này đến thành phần khác của hệ
thống.
− Mỗi q trình phải có ít nhất một dòng dữ liệu đi vào và một dòng dữ liệu đi ra.
− Các kết hợp giữa q trình và dịng dữ liệu không đúng sẽ gây ra các vấn đề:
+ Tự phát sinh (spontaneous generation): khơng có các dịng dữ liệu vào.
+ Lỗ đen (spontaneous generation): khơng có dịng dữ liệu ra.
+ Lỗ xám (spontaneous generation): có dịng dữ liệu vào khơng thể dùng để tạo dịng
dữ liệu ra.
❖ Kho dữ liệu (Data Store):
− Biểu diễn dữ liệu được xử lý sau này.
− Phải nối với một quá trình bằng một dịng dữ liệu.
− Phải có ít nhất một dịng dữ liệu đi vào và một dòng dữ liệu đi ra.
− Hai kho dữ liệu không thể nối với nhau bằng một dịng dữ liệu mà khơng thơng qua

một q trình.

14