Quy trình quản lý văn bản đi đến

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Bảng theo dõi sửa đổi
STT
Ngày sửa đổi
Vị trí sửa đổi (trang)
Nội dung sửa đổi Ghi chú

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phân phối
TT Đơn vị SL TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 1
2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1
3 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1
4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1
5 Thanh tra Sở 1

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phê duyệt
Người viết Phạm Thị Hiền Chức vụ Chánh Văn Phòng Ký
Người kiểm tra Phạm Quốc Chính Chức vụ Phó Giám đốc Ký
Người duyệt Nguyễn Văn Vỵ Chức vụ Giám đốc Ký

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Sở Khoa học và Công nghệ thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến quy trình
quản lý văn bản đi, đến nhằm:
- Hướng dẫn và quy định trách nhiệm cho việc ban hành văn bản được
thống nhất để đảm bảo mọi văn bản được ban hành đúng với thẩm quyền, nội
dung, thể thức và quy định;
- Quy định cách thức thống nhất trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt,
ban hành, phân phối văn bản.
- Quy định thống nhất việc xử lý văn bản đến và cách thức thiết lập, lưu trữ,
tra cứu các văn bản đến;
Quy định việc quản lý trên mạng máy tính của HT QLCL DV HCC và quản
lý hành chính nhà nước, quản lý Password của mạng máy tính với mục tiêu
cung cấp tài liệu và dữ liệu cho các phòng, cá nhân có quyền hạn và nhu cầu
sử dụng.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
2.1- Phạm vi áp dụng
- Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi được áp dụng cho tất cả
cán bộ công chức Sở Khoa học và Công nghệ có liên quan đến việc tham gia
thiết lập văn bản, tài liệu của HT QLCL DV HCC và quản lý hành chính nhà
nước;
- Quy trình xử lý, quản lý văn bản đến được áp dụng với toàn thể
CBCCVC của Sở Khoa học và Công nghệ và dùng cho hệ thống tài liệu có
nguồn gốc từ bên ngoài.
2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
2.2- Trách nhiệm và quyền hạn
2.2.1 Đối với văn bản đi
- Chuyên viên: Dự thảo văn bản đi về lĩnh vực của phòng phụ
trách;
- Lãnh đạo phòng: Xem xét, xử lý, duyệt dự thảo; hoặc trực tiếp dự

thảo văn bản đi, ký nháy vào văn bản;
- Chánh Văn phòng: Sửa về thể thức văn bản; trình LĐ có thẩm
quyền ký phê duyệt;
- Lãnh đạo Sở: Xét duyệt, sửa hoặc yêu cầu Phòng đã dự thảo
sửa đổi đúng nội dung, thể thức, để đạt được mục đích của văn bản.
- Văn thư: Vào sổ, gửi văn bản và lưu văn bản theo quy định.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
2.2.2 Đối với văn bản đến
- Thẩm quyền
+ Văn thư: được bóc toàn bộ công văn gửi đến Sở (trừ những công văn, đơn
thư ngoài phong bì ghi đích danh cá nhân thì không được bóc), sau đó đóng dấu đến,
vào sổ, kẹp phiếu xử lý công văn, đơn thư trình Giám đốc phê duyệt cho ý kiến chuyển
giao văn bản tới các Phó Giám đốc, các phòng nghiệp vụ, đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm nghiên cứu;
+ Giám đốc Sở: được biết toàn bộ văn bản đến;
+ Các Phó giám đốc: được biết toàn bộ văn bản đến khi Giám đốc đồng ý;
+ Chánh Văn phòng: phân luồng toàn bộ văn bản đến trình Giám đốc ngoài ra
có quyền và trách nhiệm như lãnh đạo phòng;
+ Lãnh đạo phòng: có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, nghiên cứu báo cáo kế
hoạch xử lý văn bản đến với Giám đốc hoặc Lãnh đạo Sở được giao phụ trách, lưu sổ
văn bản đến của phòng;
+ Chuyên viên: được biết các văn bản có liên quan và trong phạm vi thẩm quyền;
- Trách nhiệm

Toàn thể lãnh đạo, CBCC có trách nhiệm đảm bảo an ninh, bảo mật đối với
toàn bộ hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền quản lý.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
3. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt
3.1 Các từ viết tắt
- Lãnh đạo: LĐ
- Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL
- Cán bộ, công chức: CBCC
- Sổ tay chất lượng: STCL
- Thủ tục: TT
- Hướng dẫn công việc: HDCV
- Biểu mẫu: BM
- DÞch vụ hành chính công: DV HCC

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP -06
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
3.2. Định nghĩa - Thuật ngữ
- Dự thảo văn bản đi: là văn bản do Sở Khoa học và Công nghệ soạn thảo

nhưng chưa ban hành;
- Văn bản đi: bao gồm các thể loại văn bản do Sở ban hành, có dấu, có số
văn thư đi;
- Văn bản nội bộ: do cơ quan soạn thảo nhưng không được ban hành ra
ngoài cơ quan, chỉ lưu hành và có giá trị trong nội bộ cơ quan;
- Văn bản đến: là văn bản do cơ quan khác ban hành và được gửi tới Sở
Khoa học và Công nghệ;
- Văn bản Trung ương: được quy định là văn bản do cơ quan hành chính
nhà nước ở Trung ương và các cơ quan, đơn vị ngoài tỉnh ban hành, gửi đến
Sở Khoa học và Công nghệ;
- Văn bản địa phương: Được quy định là văn bản do các cơ quan, đơn vị
trong địa bàn tỉnh gửi đến Sở Khoa học và Công nghệ;
(Các văn bản trên có thể gửi bằng nhiều hình thức như: qua Bưu điện,
Mail, Fax, gửi trực tiếp,…).