Mẫu tiểu luận chứng từ kế toán

BÀI TIỂU LUẬN

CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU

1

1. Cơ sở lý luận

1

2. Kết cấu tiểu luận

2

Chương I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

3

1. Định nghĩa chứng từ kế toán

3

1.1. Định nghĩa

3

1.2. Phân loại chứng từ kế toán

3

2. Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán

6

2.1. Nội dung

6

2.2. Yêu cầu của chứng từ kế tốn

7

3. Cách lập chứng từ kế tốn

8

3.1. Quy trình lập và ln chuyển chứng từ kế tốn

8

3.1.1. Quy trình chung khi lập và luân chuyển

8


3.1.2. Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán

9

a. Khi tiếp nhận chứng từ

9

b. Khi kiểm tra chứng từ

10

c. Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

11

d. Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế tốn

11

3.2. Quy trình lập và ln chuyển một số chứng từ kế tốn

13

3.2.1. Quy trình lập và ln chuyển phiếu xuất kho

13

3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi

15

4. Hệ thống các biểu mẫu chứng từ
Chương II: SỔ SÁCH KẾ TOÁN

17
18

1. Định nghĩa

18

2. Nội dung

18

3. Phân loại sổ kế toán

18

3.1. Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết
của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế tốn
được phản ánh trên sổ
18
3.1.1. Sổ kế toán tổng hợp

18

3.1.2. Sổ kế toán chi tiết

18

3.1.3. Sổ kế toán tổng hợp chi tiết

19

3.2.

Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ

19

3.2.1. Sổ ghi theo hệ thống

19

3.2.2. Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian

19

3.2.3. Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian

20

3.3. Phân loại theo cấu trúc ghi sổ

20

3.3.1. Sổ kết cấu kiểu một bên

20

3.3.2. Sổ kết cấu kiểu hai bên

20

3.3.3. Sổ kết cấu kiểu nhiều cột

20

3.3.4. Sổ kết cấu kiểu bàn cờ

20

3.4. Phân theo hình thức tổ chức sổ
3.4.1. Sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển

20
20


3.4.2. Sổ đóng thành quyển
3.5. Phân theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ

21
21

3.5.1. Sổ tài sản bằng tiền

21

3.5.2. Sổ vật tư

21

3.5.3. Sổ tài sản cố định

21

3.5.4. Sổ cơng nợ

21

3.5.5. Sổ thu nhập

21

3.5.6. Sổ chi phí

21

3.5.7. Sổ vốn – quỹ

22

4. Kỹ thuật làm sổ kế toán

22

4.1. Mở sổ

22

4.2. Ghi sổ

22

4.3. Khóa sổ

23

4.4. Sửa sổ

23

4.4.1. Phương pháp cải chính

23

4.4.2. Phương pháp ghi sổ âm (còn gọi là Phương pháp ghi đỏ)

23

4.4.3. Phương pháp ghi bổ sung

24

4.4.4. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính

24

5. Các phương pháp sửa sai sổ sách kế tốn

Chương III: CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN
1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung

24
26
26

1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung

26

1.2. Nội dung mẫu

26

1.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung

28

1.4. Ưu, nhược điểm

29

2. Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái

29

2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

29

2.2. Nội dung mẫu

29

2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

31


2.4. Ưu, nhược điểm
3. Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ

32
33

3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ

33

3.2. Trình tự sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ

34

4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

35

4.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ

35

4.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

36

5. Hình thức kế tốn trên máy vi tính

37

5.1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính

37

5.2. Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính

38

5.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính

38

5.4. Biểu mẫu sổ sách

39

5.5. Đối chiếu số liệu

39

5.6. Ưu, nhược điểm

39

5.7. Giới thiệu sơ lược lập sổ sách trong chương trình Microsoft Excel

40

5.7.1. Tổng quát

40

5.7.2. Ưu điểm của CSDL Excel

40

5.7.3. Các hạn chế của CSDL Excel

40

6. Vận dụng các hình thức sổ kế tốn và phương pháp kế tốn máy

41

6.1. Tình hình vận dụng các hình thức sổ kế tốn

41

6.2. Phương pháp hồn thiện hình thức tổ chức sổ kế toán

42

KẾT LUẬN

43

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

44


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho

14

Hình 2. Phiếu chi mẫu số C31-BB

16

Hình 3. Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN

26

Hình 4. Nhật ký - Sổ cái mẫu số S01-DN

30

Biểu số 1. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung

28

Biểu số 2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

31

Biểu số 3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ

34

Biểu số 4. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ

36

Biểu số 5. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thwucs kế tốn trên máy vi tính

38


Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Cơ sở lý luận
Nguyên lý kế tốn là mơn học cơ sở của chương trình đào tạo về kinh tế nói
chung. Phần chứng từ và sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về mơn
học và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp các mơn chun sâu về kế tốn như kế
tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Trong q trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
hoàn tất một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ và sổ sách kế toán làm cơ

sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi
phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết
khách quan. Nghiên cứu các nội dung của chứng từ, sổ sách kế toán giúp các bạn
sinh viên có kiến thức nền tảng về kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu hơn các nội
dung khác trong nghiệp vụ kế tốn.Vì vậy nhóm đã chọn đề tài “chứng từ, sổ sách và
các hình thức kế tốn” nhằm giúp các bạn sinh viên có cái nhìn bao quát và rõ ràng
hơn về vấn đề này.
Phần chứng từ kế tốn nhằm trình bày về nội dung, trình tự lập và ln chuyển
chứng từ kế tốn cũng như nêu rõ hệ thống các biểu mẫu chứng từ.
Phần sổ kế toán nhằm nêu lên những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế toán,
làm cơ sở nghiên cứu kế tốn cao hơn.
Cuối cùng là phần trình bày về các hình thức kế tốn.
Bài tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về chứng từ
và sổ sách kế toán, hi vọng sẽ đem đến những kiến thức hữu ích và làm nền tảng cho
các bạn sinh viên khối ngành kinh tế.
Bài tiểu luận nghiên cứu 3 đối tượng là chứng từ kế tốn, sổ sách kế tốn và các
hình thức kế toán.
Chứng từ kế toán: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán và hệ thống biểu
mẫu chứng từ.
Sổ sách kế tốn: nơi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán và các phương pháp
sửa sai sổ sách kế tốn.
Hình thức kế tốn: gồm 5 hình thức là hình thức kế tốn Nhật ký chung, hình thức
kế tốn Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, hình thức kế tốn Nhật
ký- Chứng từ, hình thức kế tốn trên máy vi tính.
2. Kết cấu tiểu luận


Trang 2
I.

Mở đầu

II.

Chứng từ kế tốn

III.

Sổ sách kế tốn

IV.

Các hình thức kế tốn

V.

Kết luận

Chương I
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
1. Định nghĩa chứng từ kế toán
1.1.

Định nghĩa
Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán là những giấy tờ

và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành,
làm căn cứ ghi sổ kế tốn. Chứng từ kế tốn về mặt hình thức được thể hiện dưới
2 dạng:
-

Chứng từ giấy: là chứng từ văn bản bằng giấy. Ví dụ: hóa đơn bán

hàng, vé, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…
-

Chứng từ điện tử: là chứng từ kế tốn khi có các nội dung lưu trữ dưới

dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền
qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh
toán.
1.2.

Phân loại chứng từ kế tốn

Có 6 cách phân loại chứng từ kế toán và căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp. Việc phân loại chứng từ giúp người
làm cơng tác kế tốn quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu quả cao.
1.2.1. Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước
Đây là cách phân loại căn cứ theo quy định của Pháp luật về quản lý chứng từ
và hướng dẫn sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:
●

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ

phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ


Trang 3
mang tính chất phổ biến rộng rãi. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ kế

toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế
toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp
dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. Điểm cần
lưu ý đối với chứng từ kế toán bắt buộc chính là trong q trình thực hiện, khơng
được phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Một số chứng từ kế tốn
bắt buộc như hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho.
●

Hệ thống chứng từ kế tốn có tính chất hướng dẫn: Nhà nước chỉ

hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở
đó vận dụng vào các trường hợp cụ thể. Ngoài các nội dung quy định trên biểu mẫu,
đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức cho phù hợp với
việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Chứng từ kế tốn có tính chất hướng
dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị như giấy đề
nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công.
1.2.2. Phân loại chứng từ theo công dụng
Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành chứng từ mệnh
lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp.
●

Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà

quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành như lệnh chi tiền, lệnh
xuất kho, lệnh nhập kho. Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ
kinh tế mới phát sinh nhưng chưa hồn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào
sổ sách kế toán.
●

Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh

đã được thực hiện hay nói cách khác, chứng minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được
thi hành. Một số chứng từ chấp hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho.
Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào
sổ sách.


Trang 4

●

Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung

kinh tế. Chứng từ thủ tục đóng vai trị trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
cơng tác ghi sổ của kế tốn. Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế tốn khi mà
đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ.

●

Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ

mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Một số ví dụ của chứng từ liên hợp: Phiếu xuất
kho kiêm hóa đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
1.2.3. Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh của
chứng từ
Dựa trên cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành hai loại:
Chứng từ ban đầu và Chứng từ tổng hợp.
●

Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu còn được gọi là chứng từ gốc,

chứng từ này được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành và trong
hầu hết các trường hợp, chứng từ ban đầu được xem là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế
toán. Một số chứng từ ban đầu như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi.
●

Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế

cùng loại với mục đích giảm nhẹ cơng tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế
toán. Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế tốn khi đính kèm theo nó là các
chứng từ gốc hợp lệ. Đối với doanh nghiệp, trong quá trình xây dựng danh mục
chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ
tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ và tiết kiệm chi phí.
1.2.4. Phân loại chứng từ theo địa điểm lập
Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định cơ sở hình thành chứng
từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu và kiểm tra thông tin chứng từ.
Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành 3 loại:


Trang 5
●

Chứng từ đến từ bên ngoài doanh nghiệp: Chứng từ về mặt nghiệp vụ

có liên quan đến đơn vị nhưng được lập bởi các đơn vị bên ngoài doanh nghiệp. Các
chứng từ phổ biến như Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua
hàng.
●

Chứng từ do chính doanh nghiệp lập và gửi cho đối tác: Chứng từ do

doanh nghiệp lập và gửi cho các đối tác bên ngoài đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Các chứng từ thường gặp như Hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài
sản.
●

Chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội bộ doanh nghiệp:

Còn được gọi là chứng từ bên trong, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị
kế toán và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Các
chứng từ như Bảng thanh tốn lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên bản
kiểm kê tài sản.
1.2.5. Phân loại chứng từ theo tính chất và hình thức của chứng từ
Căn cứ theo tính chất và hình thức của chứng từ, chứng từ kế toán được chia
thành 2 loại: Chứng từ kế toán thông thường và Chứng từ điện tử.
●

Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): Chứng từ được lập trên

giấy và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hồn thành, làm căn
cứ ghi sổ kế tốn và được thể hiện dưới dạng văn bản.
●

Chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu

điện tử, được mã hóa và khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính
hoặc trên các băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán. Các điều kiện để được phép
sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh tốn điện tử:
⮚

Phải có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật, người được ủy

quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử
và thanh toán điện tử.


Trang 6
⮚

Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của

người mang tin.
⮚

Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập

khớp đúng quy định.
1.2.6. Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ
Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế thuận lợi cho việc phân loại
các chứng từ cùng nội dung và giúp cho cơng tác định khoản và ghi sổ kế tốn hiệu
quả hơn. Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành:
●

Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng thanh tốn tiền lương, bảng

trích nộp các khoản theo lương, hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm,…
●

Chứng từ hàng tồn kho: Gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư, phân

bổ nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,…
●

Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…

●

Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.

●

Chứng từ tài sản cố định: Biên bản kiểm kê Tài sản cố định, bảng tính

và khấu hao Tài sản cố định.
2. Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán
2.1.

Nội dung

Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoạc nhận từ bên ngồi
vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây:
-Tên gọi của chứng từ: Tất cả các chứng từ kế tốn phải có tên gọi nhất định
như Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề
nghị tạm ứng,… Đó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu
một cách thuận lợi. Tên gọi của chứng từ phải xác định trên cơ sở nội dung kinh tế
của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.


Trang 7
Thí dụ: Phiếu thu số...., phiếu chi số.....

- Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được
thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho
việc kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định
trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Điều đó thể hiện tính hợp lệ,
hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không
được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng mực, số và chữ viết
phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của
nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, cịn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của
chứng từ kế toán thì phải ghi bằng số, vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa
chứng từ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến c
hứng từ.
- Đối với yếu tố bổ sung, đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản
chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng u cầu quản lý và ghi sổ kế tốn mà
có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương
thức bán hàng, tỷ giá…
2.2.

Yêu cầu của chứng từ kế toán

Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời
gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải páhn ánh đúng nội dung,
bản chất, quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính khơng được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải
gạch chéo.

Trang 8
- Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy
định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa trên chứng
từ; trường hợp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế những bản sai không
được xé rời bản (quyển) gốc.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập
nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên
phải giống nhau, dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên và ký từng liên
của chứng từ.
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước
ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản
dịch phải đính kèm bản chính bằng tiếng nước ngồi.
3. Cách lập chứng từ kế tốn
3.1.

Quy trình lập và ln chuyển chứng từ kế tốn

3.1.1. Quy trình chung khi lập và luân chuyển
Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh và thực sự hồn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu quy định, theo thời
gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lý để ghi
vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị
đều phải lập chứng từ. Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thơng tin đầu
tiên của kế tốn về nghiệp vụ phát sinh vừa hồn thành. Chứng từ kế tốn chỉ được
lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời,
chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát sinh như thế nào thì
lập chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ấy.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển

đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp, Bộ phận kế tốn kiểm tra
những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới
dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản
và hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán


Trang 9
-

Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình

Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt
-

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

-

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn

Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn
-

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi

chép trên chứng từ kế tốn
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn.
3.1.2.
a.

Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán
Khi tiếp nhận chứng từ

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động
của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho
một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ
các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xố, khơng viết tắt. Số tiền viết
bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên
chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp
lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội
dung quy định cho chứng từ kế tốn.
Thứ tư, mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo
quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút


Trang 10
bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế
tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một
người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường

hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người phụ
trách kế tốn để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được
thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tốn của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán
phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán
trưởng.Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc
người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng
trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân
hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế
toán trưởng.Kế tốn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) khơng được ký “thừa uỷ
quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ
quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các
nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và
người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai
do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần.
Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc
được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa
ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.Việc phân cấp ký trên chứng
từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật
pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
b.
Khi kiểm tra chứng từ
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế tốn
kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý
của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi
chép trên chứng từ kế toán;

Trang 11
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối
thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo
pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế
độ, kế tốn khơng xuất quỹ.
c. Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và
chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu
cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế tốn thực hiện việc tính giá trên chứng
từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới
được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
d. Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn
trong q trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế tốn lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế
toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận;
nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác
nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng,
kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

Trang 12
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của
đơn vị kế tốn, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và
lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
tốn và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch
thu hoặc niêm phong chứng từ kế tốn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan
nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác
nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại
chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên
bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng
dấu.
Ngồi ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế
toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế
toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong q trình thực hiện, các doanh nghiệp
khơng được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư
hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được
Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng
từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho
từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài

chính.


Trang 13
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế tốn hướng dẫn, các doanh nghiệp
có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu
của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế tốn.
3.2.
3.2.1.

Quy trình lập và ln chuyển một số chứng từ kế tốn
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh cho một
nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó, do kế tốn hoặc người phụ
trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho phải căn cứ vào
các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ bao gồm lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh
vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ…

Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho


Trang 14

Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa…lập giấy xin xuất
hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa…
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách đơn vị duyệt
lệnh xuất
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc

lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm,
hàng hóa… sau đó ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.


Trang 15
Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, Kế toán vật tư chuyển cho Kế toán trưởng
ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế tốn.
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Thủ trưởng ký duyệt chứng từ, thường là
trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ
kiểm tra lại và duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
3.2.2.

Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi

Bước 1: Lập chứng từ
Đề xuất: Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu chi tiền
mặt, lập phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền. Trưởng bộ phận kiểm tra ký
xác nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc.
-

Cần phải ghi đầy đủ rõ ràng cá chi tiết theo mẫu quy định, khơng sửa

chữa, tẩy xóa.
-

Kiểm tra: Nhân viên kế tốn kiểm tra xem các giấy tờ chứng từ có đầy

đủ chính xác khơng.

Với phiếu chi: giấy đề nghị chi tiền, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng mua
bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho.
Với phiếu thu: giấy đề nghị thu tiền.
Nếu đầy đủ hợp lệ thì tiến hành lập phiếu, nếu khơng hợp lệ thì chuyển trả
lại phịng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
-

Ký duyệt: giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt.

-

Thực hiện:Nhân viên kế toán viết phiếu thu hoặc phiếu chi.

Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực,
đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ.
Bước 3: Hoàn chỉnh chứng từ: Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán ghi các
yếu tố cần bổ sung, phân loại, định khoản phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho việc ghi
sổ kế toán.
Bước 4: Chuyển giao và sử dụng chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi được kiểm
tra, hồn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp sẽ được chuyển giao cho thủ quỹ để thực hiện
thu, chi.
Bước 5: Đưa chứng từ và bảo quản lưu trữ