Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức

CHƯƠNG
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1.Một số khái niệm căn bản
2.Thiết lập cơ cấu tổ chức
3. Phân quyền và ủy quyền trong
quản trị
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM
Khái niệm chức năng tổ chức
Chức năng Tổ chức
là Chức năng quản
trị liên quan đến hoạt động xây dựng và
phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm
nhận những hoạt động cần thiết, xác lập
các mối quan hệ về quyền hạn và trách
nhiệm giữa các bộ phận trong tổ chức đó.
Nội dung của Chức năng tổ chức
Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức
Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình
làm việc
Thiết lập hệ thống quyền lực và phân
quyền.
Vai trò của chức năng tổ chức
 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được
triển khai vào thực tế.
 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các
cá nhân và cho cả tập thể.
 Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn
lực một cách hiệu quả nhất.
 Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí
trong hoạt động quản trị.
Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

 Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân
hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có
khả năng điều hành hữu hiệu nhất
 Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số
của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)
 Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý
hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, …
Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8
11
44
1616
6464
256256
10241024
40964096
40964096
512512
6464
88
1111
22
33
44
55
66
77
Số nhà quản trị (1 – 6)
1.365
Số nhà quản trị (1 – 4)
585

 Quyền hành: là năng lực cho phép yêu cầu
người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình.
 Quyền hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy
 Quyền hành gắn với vị trí và cấp bậc quản trị
 Quyền hành được hình thành từ nhiều yếu tố
Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ
Sự chấp nhận của các đối tượng liên quan
Năng lực và đạo đức nhà quản trị

Phân quyền trong quản trị : là quá
trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên
xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất
định
Là xu thế của quản trị hiện đại
Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích
nghi của hệ thống
Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat
động của các hệ thống lớn
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Khái niệm
Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một
chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau,
được chuyên môn hoá và có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ
phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các
cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu
chung của tổ chức.
1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức
Xây dựng cơ cấu tổ chức
Các yêuCác yêu

cầucầu
1. Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc 1. Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc
phải phù hợp với thực tế, phải có khả phải phù hợp với thực tế, phải có khả
năng thay đổi nhanh chóngnăng thay đổi nhanh chóng
2. Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ 2. Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ
ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéoràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo
3. Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ 3. Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ
nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều
bộ phận giải quyếtbộ phận giải quyết
4. Xác định các luồng thông tin dọc và 4. Xác định các luồng thông tin dọc và
ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối
hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ
phậnphận
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN
Quy mô hoạt động của DN
Đặc điểm hoạt động cuả DN
Môi trường hoạt động của DN
Khả năng về nguồn lực của DN
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
3. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Nguyên tắc hiệu quả kinh tế
Nguyên tắc cân đối
Nguyên tắc linh hoạt
An toàn trong hoạt động
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
4. Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức

Quan điểm cổ điển
 Tính bài bản cao , quy định chi tiết các
chức danh, hệ thống quyền lực phân biệt
rõ
 Mô hình hướng vào tập quyền và phân
cấp chặt chẽ
 Ít chú trọng hợp tác
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Quan điểm hiện đại:
Tính bài bản thấp, quy định ít chức danh
Chú trọng đến phân quyền và phi tập
trung hoá
Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải
quyết theo tình huống.
Các mô hình cơ cấu tổ chứcCác mô hình cơ cấu tổ chức
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức
Ưu điểm
 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng
 Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp
 Chế độ trách nhiệm rõ ràng
Nhược điểm
 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện
 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có
trình độ
 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng
Ưu điểm
 Sử dụng được các chuyên gia giỏi
trong việc ra các quyết định quản trị
 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện
 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị
Nhược điểm
 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy
 Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận
chức năng khó khăn
 Nhược điểm
Nhiều tranh luận vẫn xảy ra
Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị
chức năng
 Ưu điểm
Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức
năng
Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
Nhược điểm
 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ
phận
 Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn
 Phạm vi sử dụng còn hạn chế
Ưu điểm
 Tổ chức linh động
 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả
 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động
 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng
III. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN
TRONG QUẢN TRỊ
Phân quyền là xu hướng phân tán
quyền ra quyết định trong

CCTC
Phân quyền là cơ sở để thực hiện
uỷ quyền
QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để
tác động đến suy nghĩ và hành động của người
khác.
Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người
được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu
về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc.
Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương
xứng) với trách nhiệm.
UỶ QUYỀN
“
Uûy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn
để thay mặt bạn thực hiện công việc “
Uỷ quyền công việc # giao việc
Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác
nhằm:
 Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện
công việc
 Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việc
 Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ
quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực
hiện công việc.
TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ?
Lợi ích đối với người được ủy quyền
 Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như
năng lực của họ
 Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực

hơn với công việc
 Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang đến
cơ hội phát triển cho các thành viên vốn có
năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc .
Lợi ích đối với nhà quản lý:
 Tập trung vào những công việc chính yếu
 Giảm được áp lực công việc.
 Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể
 Đào tạo nhà QT kế cận
VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI
UỶ QUYỀN?
 Không tin tưởng vào trình độ và năng lực của nhân
viên
 Sợ không kiểm soát được những nhiệm vụ đã giao.
 Sợ nhân viên sẽ không thực hiện tốt những nhiệm vụ
được giao.
 Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế
hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố
cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.
 Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình
QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ
Giám sát Thực hiện
Đánh giá
Lập kế hoạch
Đặt mục tiêu
Thực hiện uy
ûquyền
Lựa chọn người để uỷ quyền
Quyết định công việc uỷ quyền
Chuẩn bị uỷ quyền