Giao tiếp trong môi trường công ty

GIAO TI P TRONG MÔI Ế
TR NG CÔNG TYƯỜ
ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương
ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương

I. GIAO TI P N I BẾ Ộ Ộ
1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ
d iướ
Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải
tiếp xúc với nhân viên nhằm :

- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định;

- Đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong
đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những
người tốt việc tốt;

- Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức,
năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công
việc;

- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng
người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ.

1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ
d iướ
Nhà quản trị cần thực hiện tốt 8 nguyên
tắc khi giao tiếp với cấp dưới :
1.Hãy tin tưởng và tín nhiệm nhân tài.
2. Hãy dùng người đúng. Người quản trị

phải nhìn thấy được tài năng của nhân viên và
phải lượng tài để sử dụng, tài lớn thì giao việc
lớn, tài nhỏ giao việc nhỏ.
3. Đào tạo bồi dưỡng nhân tài, đáp ứng
được yêu cầu của hoạt động của doanh nghiệp
trong cạnh tranh và hội nhập.

1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ
d iướ

4. Hãy lắng nghe ý kiến của cấp dưới.

5. Hãy tôn trọng và quan tâm đến
cấp dưới.

6. Hãy đến với nhân viên bằng tấm
lòng và trái tim. Phải cư xử bằng tấm lòng
chân thực, tăng cường mối quan hệ tình
cảm, tâm lý.

1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ
d iướ

7. Không quên lời hứa, Nếu không thực hiện
được phải phản hồi, thậm chí xin lỗi. Có như thế
mới tạo được niềm tin nơi nhân viên.

8. Khen chê kịp thời, khen chê phải đúng
mực, khách quan, công bằng, nếu không sẽ phản
tác dụng.

Người có thành tích đều muốn khen trực diện,
công khai trước mọi người. Đối với người có sai lầm,
khuyết điểm thì nên góp ý trao đổi riêng, thật đúng
lúc, đúng chỗ, thích hợp với tâm trạng

2. Giao ti p t c p d i lên c p ế ừ ấ ướ ấ
trên
Giao tiếp từ cấp dưới lên trên đặc biệt
được dùng để đạt 3 mục tiêu :

- Để báo cáo công tác hay thành tích
cá nhân, ban ngành

- Để đưa ra các đề nghị, ý kiến

- Để phát huy sự tham gia vào quản lý

2. Giao ti p t c p d i lên c p ế ừ ấ ướ ấ
trên
1.- Hãy tuân thủ trật tự đẳng cấp. Mỗi một tổ chức đều
được tổ chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi người cần phải
tuân theo, không được vượt cấp trong hệ thống đẳng cấp.
2.- Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện
công việc của mình
3.- Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư
4.- Hãy quý trọng thời gian của họ. Khi cần báo cáo,
bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ
thể.
5.- Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ,
không chê bai họ sau lưng.

6.- Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt
của họ.

3. Giao ti p v i đ ng nghi p:ế ớ ồ ệ

- Không tò mò về việc riêng, cuộc sống riêng tư của
người khác, không bình luận sau lưng người khác,
không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của
đồng nghiệp

- Cần có đi có lại với đồng nghiệp, không nên trao đổi
1 cách thực dụng

- Giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số
hợp lý

- Cạnh tranh 1 cách lành mạnh vì mục đích chung

- Đối xử 1 cách chân thành , khen ngợi những ưu
điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên

- Phân biệt rõ việc công, việc tư.

II. GIAO TI P V I BÊN NGOÀIẾ Ớ
1. Giao tiếp với khách hàng
Trong giao tiếp với khách hàng, cần phải đạt
đựơc các mục đích sau :

- Tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách
hàng để kịp thời thỏa mãn.


- Thông qua dư luận, đóng góp của khách
hàng để cải tiến, hoàn thiện, nâng cao chất lượng
sản phẩm, dịch vụ, phong cách giao tiếp và thái
độ phục vụ làm hài lòng khách hàng.

- Thông tin cho khách hàng biết về sự đổi mới
của doanh nghiệp về sản phẩm, công nghệ, . .
nhằm làm tăng uy tín, hình ảnh của DN và khơi
dậy những nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng

1. Giao ti p v i khách hàngế ớ
a. Hình thức giao tiếp với khách hàng:

- Tiếp xúc trực tiếp của nhân viên giao dịch,
xây dựng hình ảnh tốt đẹp của DN trong mắt khách
hàng;

- Giao tiếp của nhà quản trị, của nhân viên với
khách hàng trong những hội nghị khách hàng, hội
chợ, triển lãm về các hoạt động của DN;

- Tổ chức những cuộc tham quan của khách
hàng tại DN;

- Sử dụng các phương tiện truyền thông đại
chúng, như các phóng sự truyền thanh, tuyền hình,
chương trình quảng cáo giới thiệu sản phẩm mới;

- Tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản

phẩm. .

1. Giao ti p v i khách hàngế ớ
b. Nguyên tắc giao tiếp với khách hàng:
1.- Đặt tinh thần phục vụ lên hàng đầu.
2.- Có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp
thời các hợp đồng, các nhu cầu của họ, không để
chậm trễ.
3.- Thông tin cho khách hàng một cách kịp thời
nếu có chậm trễ về sản xuất và giao hàng.
4.- Tôn trọng họ, không can thiệp vào những
công việc liên quan đến nội bộ doanh nghiệp của
họ, trừ khi người ta yêu cầu bạn cho lời khuyên.

1. Giao ti p v i khách hàngế ớ
5.- Không nên tỏ ra quá thân thiện, vì
điều này khiến cho họ có ý tưởng muốn được
những ưu đãi đặc biệt, mà bạn nên giữ
khoảng cách hợp lý.
6.- Mọi khách hàng đều quan trọng, cho
dù họ chỉ đến để tham quan doanh nghiệp
của bạn mà thôi.
7.- Khuyến khích khách hàng phản hồi
thông tin về sản phẩm dịch vụ của DN.