Cách viết hợp đồng ngoại thương và các hợp đồng

CÁCH VIẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG VÀ CÁC HỢP ĐỒNG MẪU
Hợp đồng ngoại thuơng rất quan trọng bởi nó là kết quả của một quá trình
đàm phán ( Gồm 5 giai đoạn :Chuẩn bị ,Tiếp xúc, Đàm phán, Ký kết hợp
đồng, Rút kinh nghiệm). Hợp đồng ngoại thuơng là cơ sở để ngân hàng mở
L/C và đảm bảo cho nhà nhập khẩu khả năng nhận được đúng, và đầy đủ
hàng hóa, vể phía nhà xuất khẩu là cơ sở để đảm bảo đuợc thanh toán. Hợp
đông còn là cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấ, khiếu nại nếu có về
sau giữa bên mua và bên bán
PHẦM MỞ ĐẦU
Hợp đồng mở đầu bằng chữ CONTRACT hay SALES CONTRACT, cách thứ nhất
thông dụng hơn
Tiếp đó là số hợp đồng: No
Ngày ký hợp đồng : Date :
Tiếp theo là :
Ho Chi Minh city, S.Viêt Nam (Vị trí ký hợp đồng)
Giữa : Beetween
Công ty: company
Địa chỉ : address
Số điện thoại Fax Tel Fax
Đại diện bởi chức vụ Presented by position
Sau đây gọi là bên bán: Hereinafter called "The Seller"
Và And
Công ty: company
Địa chỉ : address
Số điện thoại Fax Tel Fax
Đại diện bởi chức vụ Presented by position
Sau đây gọi là bên mua: Hereinafter called "The Buyer"
Hai bên đồng ý ký vào hợp đồng này với các điều khỏan và điều kiện sau :
The two parties have agreed to sign this contract covering the following
terms and conditions :
Ngoài ra, người ta cũng có thể dùng các câu sau :It has been matually

agreed to the sale and purchase of on the terms and conditions as follows:
hoặc
Both sides have matually agreed to enter this contract on the following terms
and conditions:
hoặc
It is mutually agreed that the Seller sells and the uyer buys commodities on
the following terms and conditions:
PHẦM NỘI DUNG
Sau phần mở đầu là đi vào phần nội dung của hợp đồng :
Về cơ bản : Hợp đồng phải có các điều khỏan sau :
1.Commodity : Tên thương mại của hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ
hàng hóa, đối với các loại ngũ cốc thì còn có vụ mùa nào, loại nào
2.Quality (Specification) : Ở đây ghi rõ chất lượng yêu cầu cụ thể đối với
từng lọai hàng hóa
Giữa 2 mục này và có thể nhiều mục khác có thể được gộp chung lại nhưng
nhất thiết phải có .
Để rõ hơn ta có thể lấy ví dụ :
Gạo :Rice
Ta ghi như sau :
1.Commodity : Viet Nam long grain white rice
2.Quality :
-Moisture : 15% max -Độ ẩm
-Foreign matter : 5% max -Tạp chất
-Crop :2006-2007
-Brokens : 15% max
Hay
Phân urê
1. Commodity : Urea fertilizer
Origin : Indonesia Xuất xứ
2.Specification :

Moisture : 0.5% max
Biuret : 1% max
Nitrogen : 46% min
Color :White
Free flowing
: Treated with Anti -Caking
Cà phê : Coffee
1.Commodity : Robusta coffee grade 1, origin Daklak provice Viet Nam
2.Quality:
Crop : 2007
Moisture : 2% max
Impurities : 1% max
Black broken coffee bean : 2% max
Coffee bean on sieve 13 (6 mm): 90% min
Quần áo :
Phải kẻ bảng ghi rõ :
Discription of goods-Cat-Quantity (PCS)-U.Price(USD)-Amount (USD)
Total Tổng số Tổng số
Say: US Dollar Tổng số tiền only
-The price is FOB HOCHIMINH PORT(incoterms 2000)
-5% more or less in quality and value are acceptable at Buyer''''s option
Lưu ý : Ở đây chỉ là một ví dụ, ta có thể viết khác đi cũng đuợc nhưng lưu ý
ở ví dụ trên điều khoản giá và khối lượng đã được đưa vào luôn trong hợp
đồng
Thép :
1.Commodity : Prime overrolled hot dip galvanized steel sheet in coil
Thép cuốn mạ kẽm cán nóng dạng cuộn
2.Quality : non-magnetic, prime quality
Hay ta có thể gộp 2 điều khỏan trên lại như ví dụ sau : Stainless Steel Round
Bars AISI 304, Bright finish, non-magnetic, prime quality

Sau đó
Size(mm)- Quantity (MTS)-U.price (USD)- Amount
Total Tổng số Tổng số
Say: US Dollar Tổng số tiền only
-The price is FOB HOCHIMINH PORT(incoterms 2000)
-5% more or less in quality and value are acceptable at Buyer''''s option
Đậu phộng:
1.Commodity : Peanuts kernels
Origin : Viet Nam
2.Quality :
-Moisture : 4% max
-Foreign matter : 0.5% max
-Defect :4% max
Ngoài ra cũng có thể ghi như sau ở phần chất lượng : As Sample to be
agreed by both parties (Sample No )
Sample is an internal part of this contract
The seller should send (Vi dụ : 01 PC per size per color ) as shipping sample
before shipment
*Bây giờ ta đến điều khoản 3 là số lượng
3.Quantity :
Ví dụ : 12,000 MTS 10 PCT more or less at buyer''''s option
Lưu ý : Để tạo điều kiện thuận lợi trong khi thực hiện hợp đồng thì Quyền
chọn thuộc về bên thuê tàu . Lấy ví dụ mua điều kiện nhóm E,F THÌ QUYỀN
CHỌN thuộc về người mua, còn nhóm C,D thì quyền chọn thuộc về ngưới
bán. Lưu ý MTS luôn có s
4.Price (Giá) : USD 210/MT FOB Ho Chi Minh City port, Viet Nam (Incoterms
2000)
5.Shipment (Vận tải):
Ở điều khỏan này lưu ý có được phép chuyển hàng thành nhiều lần không, có
được phép chuyển tải hàng không? Ngày giao hàng? Và có chứng từ tài liệu

gì cần gửi cho nhà nhập khẩu sau 1,2 ngày giao hàng để nhà nhập khẩu nắm
tình hình hàng hóa?Ước lượng thời gian đến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
Ví dụ :
-Time of shipment :Not later than November 9th,2007 (On or before
November 9th,2007)
-Partial shipment : Not allowed
-Transhipment : Not allowed
-Loading port : Ho Chi Minh city port in Viet Nam
-Destination port : Indonesia main port
-Notice of shipment : Within 2 day after the sailing date of carrying vessel to
Indonesia, the Seller shall notyfy by cable to the Buyer the following
informations:
+L/C number
+Name and Nationality of the vessel
+Port of loading
+Port of discharging
+Estimation (Expected) time of arrival at discharging port
6.Packing and Marking :
Phần này ta yêu cầu ghi quy cách đóng gói và mã hiệu. Ví dụ :
Gạo:
Rice to be packed in new single pp bag of 50 KGs with buyer''''s mark, hand
-sewn at mouth with jute twine thread suitable for rough, hadling and sea
transportation. The seller will supply 0.2% of new bags, free of charge, not
including quantity of bag shipped
Thép : Coil No, Net Weight, Gross weight, and label made in
Hay Mill''''s standard export packing and marks, each coil must be stuck one
label indicating quantity, size, net weight, gross weight and coil no
Quần áo :
At Buyer''''s instructions N0 signed by both parties dated 05 November
2007

Ngoài ra ta có thể ghi :
-Manufacture''''s standard:
-Export standard
7.Payment : Phần thanh toán
Phần này rất quan trọng , nội dung đề cập đến hình thức thanh toán nào (Có
các hình thức thanh toán sau : Nhờ thu collection ,trong nhờ thu thì có nhờ
thu phiếu trơn -Clean collection hay nhờ thu trả tiền lấy chứng từ Document
again payment D/P, nhờ thủ chấp nhận trả tiền lấy chứng từ Document
again
Acceptance payment D/A; Chuyển tiền -Remitance ,chuyển tiền thì có
chuyển tiền trước lấy hàng sau, hay Chuyển hàng rồi lấy tiền sau; Phương
thức đổi chứng từ trả tiền CASH AGAIN DOCUMENTS CAD; Và cuối cùng là
phuơng thức thanh toán tín dụng chứng từ letter of credit)
Nếu là L/C thì là L/C trả ngay hay trả chậm, và thanh tóan tại ngân hàng nào
(Lưu ý ghi rõ chi nhánh), và chứng từ cần xuất trình để lấy hàng (Về phía
nhà nhập khẩu ) và chứng từ cần xuất trình để lấy tiền (Về phía nhà xuất
khẩu )
.Cụ thể :
-Đồng tiền thanh toán:currency of payment
-Thời hạn thanh toán : Time of payment
Trả ngay :payment at sight ,trả chậm :usance payment, trả trước payment
before or to be deposited
-Phương thức thanh toán
-Các chứng từ cần xuất trình để thanh toán:
+Hối phiếu (Bill of exchange)
+Các chứng từ gửi hàng :
Vận đơn đường biển sạch (Clean bill of lading)
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy hay Insurance Certificate)
Hóa đơn thuơng mại : Commercial invoice
Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa ( Certificate of Quality)

Giấy chứng nhận số lượng,trọng luợng hàng hóa ( Certificate of Quantity)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận đóng gói bao bì (Packing list)
Ngoài ra có thể còn giấy Giấy chứng nhận vệ sinh -sanitary certificate; Giấy
chứng nhận Kiểm dịch thực vật phytosanitary certificate;Giấy kiểm dịch ản
phẩm động vật : Animal products sanitary inspection certificate)
Ngoài ra còn có thể có
Thời gian mở L/C
Người thụ hưởng L/C : Tên
Ngân hàng mở L/C
Ngân hàng thông báo :
Ví dụ :Nếu thanh tóan bằng CHUYỂN TIỀN :
By T/T in favour of người thụ hưởng to the account No through VCB HCM
CITY BRANCH VIETNAM 21 days after receipt and control of complete
shipping document by party B
-all original shipping documents must be delivered to party B latest 4
working days after sea shipment
-Shipping documents consist of :
+
+
+
Ví dụ thanh toán bằng L/C:
-By irrevocable L/C at sight in favour of ,throgh the bank:
Vietcombank Ho Chi Minh city branch
Acocunt no
-All banking charges in VietNam to be for the Seller''''s Acount. All banking
charges outside VietNam to be for the Buyer''''s account
-Date of issue : Within 07 working days after the date of contract
-Date and place of Expiry : November 21st ,2007 at Benificiary''''s country
-issuing bank :

-Document required for negotiation :
+Full set (3/3) of "Clean on board" bill of lading consigned to the order of
ngân hàng thông báo ,marked "Freight prepared" and notify the Buyer
-Original certificate of origin issued by Chamber of Commerce and Industry
of Viet Nam
-Signed commercial invoice in origin :3 sets
-Packing list :1 sets
-Insurance policy
Điều khoản 8: Warranty : Bảo hành thường có trong các hợp đồng nhập khẩu
máy móc. Đối với các hàng hóa thông thường, nếu người bán không bảo
hành sẽ ghi:
Unless expressly stipulated on the face of this contract. Seller make no
warranty or condition, or impliedly, as to the fitness suitability of the goods
for any particular purpose
(Ngoại trừ những điều đã ghi trong hợp đồng này. Người bán không chịu
trách nhiệm bảo hành về tình trạng hàng hóa, cũng như sự phù hợp của
hàng hóa với mục đích sử dụng của khách hàng)
Machinery equipment shall be inspected at vị trí bốc hàng for the standard
quality agreed by both parties
Both paries will sign the acceptance protocol after test running of the
machine at the buye''''s site. The seller provide for all damaged parts in
period of 12 months from the date of signing acceptance protocol.
(Trước khi xuống tàu máy sẽ được kiểm tra chất lượng theo như 2 phía đã
thỏa thuận. Hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu sau khi chạy thử máy tại nhà
máy của người mua và bên bán sẽ cung cấp phụ tùng thay thế cho các hư
hỏng trong vòng 12 tháng kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu)
9. Penalty : Phạt
-Chậm gio hàng : in case of delay shipment, the seller has to pay to the
buyer the penalty charge at 0.25% of delay goods value
Hay

In case delay of shipment happens, the maximum allowance is 15 days from
the L/C opening date, the penalty for delay interest will be based on annual
rate 15 percent of the total contract amount
-Giao hàng không phù hợp chất lượng và sô lượng :
In case of inadequate cargo as stipulation in contract, this cargo must be re-
exported returning to the seller.
-Phạt hủy hợp đồng
If buyer or seller wanted to cancel the contract, 5% of total contract value
would be charged as penalty to that party
-Phạt chậm thanh toán:
If the seller has implemented the articles of the contract exactly, the buyer
does not pay to the seller through TTR 15 days after shipment date the
buyer has to compensate for the seller 3 % of the total contract value
10. Insurance
Nếu mua theo điều kiện nhóm E,F,CFR,CPT thì người mua tự mua bảo hiểm
Insurance : To be covered by the buyer
Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm thì phải nêu rõ mua 3 điều khỏan
:
+Điều kiện cần mua bảo hiểm (A,B,C)
+Gía trị hàng hóa được bảo hiểm (Thường 110%)
+Nơi khiếu nại, đòi bồi thường
Insurance : Covered by the seller, covering "All Risks" for 110% of Invoice
value. Insurance certificate showing claim payable at Ho Chi Minh City,
VietNam by the Vietnam insurance Company, Ho Chi Minh city branch
Nhân tiện : Bàn thêm về bảo hiểm
Trong điều khoản bảo hiểm hàng hóa của Hiệp hội bảo hiểm Lodon ban hành
năm 1912 và sửa đổi năm 1963 bao gồm 3 điều kiện bảo hiểm chủ yếu :
1.FPA : Free from Particular average Không bảo hiểm tổn thất riêng : Đây là
mức bảo hiểm hàng hóa thấp nhất vận chuyển bằng đuờng biển, trong đó
người bảo hiểm không chịu trách nhiệm bảo hiểm tổn thất riêng trừ khi tàu

hoặc xà lan mắc cạn, đấm hoậc cháy. Để hiểu tốt hơn, cần tìm hiểu về các
khái niệm như tổn thất bộ phận (Partial loss), tổn thất toàn bộ (Total loss),
tổn thất chung (General Average)
2. Bải hiểm tổn thất riêng (With Particular Average -WA): Gồm các điểu kiện
bảo hiểm từ FPA và thêm bảo hiểm tổn thất riêng nhưng phải có tính chất
bất ngờ
3.Bảo hiểm mọi rủi ro (All risks-AR) :Bảo hiểm tất cả mọi rủi ro đặc biệt có
tính chất bất ngờ trong quá trình chuyên chở
Điều khoản bảo hiểm London mới xây dựng năm 1982 do Viện của người bảo
hiểm London quy định thay thê cho các điều kiện bảo hiểm cũ. Gồm 3 điều
sau :
+Institute Cargo clause A -ICC(A)
+Institute Cargo clause B -ICC(B)
+Institute Cargo clause C -ICC(C)
Về mặt toán học :
Nếu mua theo EX WORKS : CIF = Ex WORKS + I1(Rủi ro trên đường từ vị trí
bốc hàng đến cảng và lúc hàng chưa qua cầu tàu) + F1 (Cước chuyên chở từ
vị trí bốc hàng đến cảng + F2 (Cước phí từ cảng đi đến cảng đến) + I (Phí
bảo hiểm từ cảng đi đến cảng đến)
CIF = FOB + (Cước phí từ cảng đi đến cảng đến) + I (Phí bảo hiểm từ cảng
đi đến cảng đến)
CIP ,CPT gióng hệt FCA nhưng người bán phải thuê phuơng tiện vận tải và
chuển rủi ro ngay sau khi giao hàng cho ngừoi vận tải, do vậy vận chuyển
hàng bằng Container thì nên thay CFR bang CPT và CIF bằng CIP VÌ CÁC LÝ
DO SAU :
+Nhanh chóng chuyển rủi ro
+Lấy được hóa đơn sớm nên sớm đuợc thanh tóan
+Chi phi kinh doanh it hon
(Tuy nhiên neu XK gao voi khoi luong lon thi vẫn phai dung cac dieu kien:
FOB,CFR;CIF)

Bây giờ ta bán hàng với điều kiện CIF thì tính bảo hiểm như thế nào ?
Muốn tính giá trị bảo hiểm thì phải có tỷ lệ ,thường ký hiệu là R do cơ quản
bảo hiểm ấn định
Tiếp đó ta phải tính giá trị được bảo hiểm, hợp đồng ta mua với giá CIF. Theo
thông lệ quốc tế ước tính lời 10% nên giá trị bảo hiểm la 110% CIF hay
CIF(a+1), trong đó a là mức dự kiến lời
CIF = C+ F + I= C+ F + R x (a+1)CIF.
Từ đây suy ra, giá CIF = (C+ F)(1+a)/(1-R) = (FOB+F)(1+a)/(1-R);
Ta cũng dễ dàng tính ra mức phí bao hiểm :
I= R * CIF*(a+1)
Đối với hàng xuất khẩu : Người bán mua bảo hiểm cho hàng xuất
I = R*(C+F)*(a+1) /(1-R)
Đối với hàng nhập : Tức ở đây người mua tự mua bảo hiểm
I = R*(C+F)/(1-R). Chú ý không còn (a+1) do người mua tự mua bảo hiểm,
để giảm phí họ không tính thêm lời vào
11.Force majeure or act of god : Điều khỏan bất khả kháng
The seller is not responsible for breach of contract due to the clauses of
Force Majeure such as wars, embargoes , fire, floods, civil commotion
,insurrection, riots, strikes, earthquakes, tempests and goverment''''s
restriction
12. Complaint : Khiếu kiện
Any complaint of quality and quantity, if any, the buyer will inform the seller
by fax about that effect.Then within 30 days from the day of discharging the
buyer will lodge a formal claim with proper documents issued by Cty kiểm
định recognised public survoyor. Such claim will be settled by the seller
within 45 days upon receipt of the buyer''''s formal claim. After the above
mentioned specified date all claims will become null and void.
13 Arbitration : Trọng tài
in the course of excuting this contract, all disputes not reaching ar amicable
agreement shall be setled by the Arbitration Committee of VietNam under

the rules of the international chamber of commerce of which awards shall be
final and binding both parties
The fee for the arbitration and other charges shall be borne by the loosing
party.
14. other clauses :
-This contract is made in 06 English originals,each party keeps 3
-This contract comes into effect from signing date to February 21st, 2008
-Any change against the above clauses will be discused and confirmed by
both parties and shall be valid only if made in written form
Cuối cùng là phần ký tên
For the seller For the buyer