phân tích các yếu tố ảnh hưởng và nguyên tắc định biên trong cơ quan hành chính nhà nước

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÀI TẬP
MÔN: ĐỊNH BIÊN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Đề tài :
PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ NGUYÊN TẮC
ĐỊNH BIÊN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Giảng viên : TS. Ngô Thành Can
Sinh viên : Chu Thị Hương
Lớp : KH9.NS2
STT : 20
Hà Nội, tháng 2 năm 2012
1
PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ NGUYÊN TẮC ĐỊNH
BIÊN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
MỞ ĐẦU
Định biên được hiểu là xác định số lượng người với những phẩm chất
cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công ciệc cụ thể
của tổ chức trong tương lai. Nói cách khác, Định biên là xác định số lượng, cơ
cấu nguồn lực cần cho tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quae cao nhất.
Định biên là việc quyết định số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức cho một tổ
chức, một cơ quan. Trong cơ quan nhà nước, định biên là quyết định của nhà
nước về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công chức, nghạch
công chức cho từng loại cơ quan nhà nước. Định biên trong hệ thống cơ quan
nhà nước là quyết định pháp luật, đòi hỏi sự chấp hành nghiêm túc. Thông
qua định biên, mà nhà nước quản lí chặt chẽ và thống nhất các nguồn nhân
lực, quyết định và quản lí nguồn ngân sách, tiền lương và các hoạt động quản
lí của bộ máy công sở.
Hay nói cách khác, định biên chính là việc trả lời các câu hỏi sau:
- Tổ chức cần bao nhiêu người?
- Loại người nào? (chất lượng, chuyên môn nghề nghiệp )

- Cơ cấu nguồn nhân lực? ( bao nhiêu chuyên viên cao cấp, chuyên
viên chính, chuyên viên, cán sự, nhân viên )
Sản phẩm của định biên là bản xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần
thiết để thực hiện công việc. số lượng nhân sự đủ và cơ cấu nhân sự hợp lí
nhất để thực hiện chức năng, nhiêm vụ của tổ chức, của các bộ phận, là mục
tiêu của công việc định biên. Đội ngũ nhân sự tương đối hợp lí ( cả về số
lượng và chất lượng) sẽ là một tiền đề vững chắc để tổ chức hoàn thành công
việc, đạt được mục tiêu đã đặt ra.
2
Vậy, định biên là một hoạt động không thể thiếu đối với bất kì một tổ
chức nào nhằm mục đích hoàn thành mục tiêu của tổ chức một cách tốt nhất.
định biên do đó cũng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của tổ
chức.
Định biên là cái nhìn tổng thể về cầu nhân sự của tổ chức dựa trên
nguồn cung của thị trường lao động. cầu nhân sự xuất phát từ thực tiễn công
việc của tổ chức còn cung nhân sự lại phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài thị
trường lao động, điều đó có nghĩa là định biên chịu sự tác động chi phối của
nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức.
A. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên trong cơ quan HCNN
I.Các yếu tố bên ngoài tổ chức
1. Hệ thống pháp luật và chính sách lao động của nhà nước
Những quy định chung của hệ thống pháp luật tạo khung pháp lí chung
cho việc quản lí nguồn nhân lực của các tổ chức. các chính sách của nhà nước
góp phần tạo lập lực lượng lao động cho các quốc gia. Cả pháp luật và chính
sách lao động của nhà nước sẽ tạo nên những đặc diểm của lực lượng lao
động – nguồn cung về lao động trong tổ chức. Tiến hành định biên nhân sự
trong tổ chức, các nhà quản lí cũng cần thực hiện trong khuôn khổ những quy
định chung của pháp luật về lao động
Đặc biệt đối với các tổ chức nhà nước việc định biên phải dựa trên các
quy định chặt chẽ của pháp luật, bao gồm cả những quy định đối với lao động

các tổ chức nói chung và những quy định riêng đối với quản lí nhân sự trong
khu vực công.
Thời gian qua hoạt động định biên trong quản lí HCNN còn có những
thiếu sót , nhược điểm:
3
Tính pháp lí còn thấp, chưa khắc phục tình trạng mỗi bộ, mỗi địa
phương đưa ra các tiêu chuẩn định biên cho riêng mình.
Tính bình quân, chia đều san bằng là phổ biến, chưa tính toán cụ thể, có
tính thuyết phục các nhân tố chi phối số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức.
Chưa chú ý cơ cấu loại, ngạch, bậc cán bộ, công chức sao cho công
viêc đạt hiệu quả cao, tránh tính trạng cán bộ, công chức bậc cao làm việc bậc
thấp và ngược lại.
Còn quá nhiều văn bản liên quan đến việc thành lập, xác định biên chế,
vào các thời điểm khác nhau, trước và sau đổi mới, công tác định biên được
vận dụng gắn với bố trí cán bộ, giải quyết chính sách, giải tỏa xung đột mâu
thuẫn, nâng cấp tổ chức.
Tóm lại, việc xác định một khung pháp lí thống nhất cho định biên, cho
đến nay là một trong những gay cấn lớn, ngăn cản tốc độ cải cách, hoàn thiện
nhà nước. việc quy định việc xác định định biên là một việc quan trọng và cần
phải được thực hiện một cách tỉ mỉ và thống nhất.
2. Các yếu tố thuộc thị trường lao động
Các yếu tố thuộc về thị trường lao động là các yếu tố thuộc về nguồn
cung lao động cho tổ chức như: sự cạnh tranh từ các tổ chức bên ngoài, chất
lượng và giá cả của lao động Nội dung của định biên không đơn thuần là
xác định nhu cầu nhân lực cho tổ chức mà còn dựa trên nguồn cung nhân lực.
và các yếu tố thuộc thị trường lao động này phản ánh khả năng đáp ứng nhu
cầu nhân sự, tức là nguồn cung nhân sự cho tổ chức. trong bối cảnh trên thị
trường đang có sự cạnh tranh gay gắt về nhu cầu nhân lực có chất lượng, việc
định biên cho các tổ chức phải được quan tâm hơn đến yếu tố này, trong sự
gắn kết với giả cả và chất lượng lao động . sự cạnh tranh nhân lực dựa trên hai

phương diện , một là: cạnh tranh trong thu hút nhân lực cần cho tổ chức. hai
là cạnh tranh để giữ chân nhân sự của tổ chức trước tình trạng nhân sự rời bỏ
4
tổ chức Công tác định biên cần quan tâm đến các yếu tố thuoccj thị trường
lao động để có những dự tính hợp lí về nguồn nhân lực mà tổ chức thực sự
cần, nghĩa là phù hợp với công việc của tổ chức, với khả năng chi trả về giá
cả lao động và các chế độ phúc lợi đối với họ. sự phù hợp ở đây có hàm ý chỉ
trạng thái tổ chức có đủ số lượng lao động chất lượng đáp ứng yêu cầu công
việc, đăẹc biệt là cơ cấu nhân sự có cả lao động chất xám, lao động thủ công,
lao động chất lượng cao tùy vào vị trí công việc. không lựa chọn hoàn toàn
những lao động chất lượng cao nếu không phù hợp với yêu cầu của công việc.
Thậm chí, nhà quản lí có thể dự tính để định biên nguồn nhân lực có sẵn, hay
giá thấp có thể đào tạo đáp ứng được yêu cầu công việc để hạ chi phí
II. Các yếu tố bên trong tổ chức
1. Các mục tiêu chiến lược của tổ chức
Xác định nhân sự cho tổ chức cần gắn với mục tiêu, chiến lược của tổ
chức. để đạt được mục tiêu trong một thời gian nhất định có một tập hợp hợp
lí những người lao động. Số lượng nhân sự bao nhiêu là hợp lí, chất lượng
nhân sự như thế nào là câu hỏi cần trả lời trong quá trình định biên. Hai yếu tố
của sản phẩm định biên này cũng có mối tương quan chặt chẽ với nhau. Xác
định hai biến số này như thế nào đều phải xuất phát từ mục tiêu, chiến lược
của tổ chức và hướng đến việc đạt được chúng trong một thời gian nhất định.
Đây cũng là những yếu tố cơ bản tác động trực tiếp đến việc định biên nhân
sự trong mỗi tổ chức.
2. Quy mô hoạt động của tổ chức
Quy mô hoạt động được xác định trên cả phương diên không gian lãnh
thổ và quy mô các hoạt động. trong tương quan về cầu nhân lực, cô lập những
biến khác có tác động đến định biên nhân sự, quy mô tổ chức có ảnh hưởng
trực tiếp đến định biên nhân sự. những tổ chức có quy mô hoạt động nhỏ
5

thường đòi hỏi cầu nhân lực với số lượng ít hơn so với các tổ chức có quy mô
lớn. địa bàn lãnh thổ và quy mô các hoạy động lớn dẫn đến yêu cầu về số
lượng công việc cần đáp ứng lớn, do đó nhu cầu về nhân sự cũng nhiều hơn.
3. Công việc cụ thể
Hiểu một cách đơn giản định biên là tìm người phù hợp để đảm nhận
công việc trong tổ chức. như vậy không thể tách rời định biên với những công
việc cụ thể của tổ chức mà ngược lại, phải xuất phát từ cái gốc là công việc cụ
thể như thế nào để dự tính những yêu cầu về nhân sự. một công việc phức tạp,
có dung lượng nhiều hay ít sẽ quyết định số lượng và cơ cấu nhân sự nhiều
hay ít, kiến thức và kĩ năng thái độ như thế nào?
4. Điều kiện công nghệ ứng dụng
Trong thời đại phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ đang được
xem là nguồn hỗ trợ và thay thế lực lượng lao động. việc ứng dụng khoa học
công nghệ tiên tiến vào hoạt động của tổ chức có tác động đến việc định biên
theo các cách:
- Công việc thay thế một phần sức lao động của còn người làm giảm
nhu cầu về số lượng nhân sự, đặc biệt là đối với các công việc có
tính chất thủ công.
- Làm xuất hiện những công việc mới với yêu cầu về nhân sự có chất
lượng cao hơn ( tính kĩ thuât, lao động trí óc)
- Tác động đến định mức lao động của các vị trí công việc yêu cầu
công việc dẫn đến những biến đổi trong định biên nhân sự. Nói cách
khác, sự thay đổi của công nghệ có thể là nhân tố ảnh hưởng đến
việc đào thải người và đòi hỏi người có chất lượng nhân sự cao hơn.
5. Mức độ chuyên môn hóa
Mức độ chuyên môn hóa nghĩa là tính chất chuyên môn sâu của công
việc đòi hỏi ở người lao động. tính chất chuyên môn hóa quy định cơ cấu vị
trí công việc trong tổ chức. mức độ chuyên môn hóa càng cao nghĩa là cơ cấu
6
vị trí công việc đa dạng, nó đòi hỏi cơ cấu nhân sự càng chi tiết và khả năng

thay thế khó hơn.
6. Tính ổn định của tổ chức
Định biên nhân sự được thực hiện ở giai đoạn đầu khi thiết kế mới tổ
chức đồng thời cả những giai đoạn về sau, khi có yêu cầu về thay đổi nhân sự.
tính ổn định của tổ chức tác động đến biên chế nhân sự rõ nét nhất ở giai đoạn
sau khi đã thành lập tổ chức. nếu ở giai đoạn thiết kế mới tổ chức, tính ổn
định của tổ chức là yếu tố cần dự tính để chọn lựa chất lượng nhân sự hợp lí
thì ở giai đoạn về sau, tính ổn định của tổ chức ảnh hưởng đến cả số lượng và
chất lượng nhân sự. một tổ chức ổn định thường duy trì trạng thái ổn định
nhân sự. ngược lai, với những tổ chức có tính bất định cao, công việc định
biên được thực hiện thường xuyên hơn với nhiều bất động, có thể tăng hoặc
giảm nhân sự.
7. Khả năng tài chính của tổ chức
Định biên nhân sự là những dự tính cần thiết về nhân sự trong tổ chức
dựa trên nhiều căn cứ. một trong những yếu tố không thể không tính đến khả
năng tài chính của tổ chức. Tài chính của mỗi tổ chức có một cơ cấu các
khoản thu, chi nhất định trong đó quỹ lương là một bộ phận chiếm tỉ lệ quan
trọng trong nguồn chi của tổ chức. việc định biên nhân sự cần dduwwocj thực
hiện trong giới hạn cho phép về quỹ lương của tổ chức. trong điều kiện nguồn
tài chính của tổ chức hạn hẹp, việc định biên sẽ gặp nhiều khó khăn và trong
nhiều trường hợp, nó ảnh hưởng tích cực đến kết quả của công tác định biên.
Điều này được thể hiện rõ nét trong các tổ chức nhà nước, quỹ lương
đối với công chức được trích từ ngân sách nhà nước. việc xác định biên chế
công chức gắn liền chặt chẽ với chi ngân sách, cụ thể là gắn với quỹ lương.
Việc dự tính nhân sự cần cho tổ chức nhà nước bên cạnh phân tích công việc,
định mức công việc cần phải dự toán được chi phí cho tiền lương.
7
Hơn nữa tổ chức hành chính nhà nước và nhân sự hành chính nhà nước
thực hiện quyền hành pháp của nhà nước vì lợi ích của nhà nước và lợi ích
của toàn xã hội, hưởng lương và các phúc lợi khác từ ngân sách nhà nước.

trong đó ngân sách nhà nước cấp cho hoạt động của các tổ chức hành chính
nhà nước và trả lương cho đội ngũ nhân sự lại phụ thuộc vào nguồn thuế đóng
góp của người dân. Khi nền kinh tế chưa phát triển, người dân còn nghèo thì
nguồn thu ngân sách của nhà nước còn hạn chế thì chi cho hoạt động của tổ
chức hành chính và trả lương cho bộ máy là có hạn, không đủ điều kiện và
tuyển dụng những người giỏi vào làm việc trong tổ chức HCNN theo đúng vị
trí công việc cũng như phát huy hết năng lực của nhân sự hiện có. Mặt khác,
việc xác định biên chế cho một tổ chức hành chính không chỉ dựa vào công
việc, chức năng, nhiệm vụ được giao mà còn phụ thuộc vào nguồn ngân sách
mà nhà nước cấp cho tổ chức đó vì hoạt động của tổ chức hành chính nhà
nước không tạo ra các nguồn thu trực tiếp cho bản thân mình mà tất cả đều từ
ngân sách nhà nước. do vậy, rất cần quan tâm đến nguồn tài chính trong việc
định biên.
B. Các nguyên tắc định biên
1. Nguyên tắc tính khoa học
Tổ chức nhà nước nói chung và tổ chức hành chính nhà nước nói
riêng có những nét đặc trưng riêng, nhưng khi xác định định biên đều
phải tuân theo những nguyên tắc khoa học về tổ chức
Nguyên tắc có việc mới cần người
Nếu công việc mới xuất hiện mà không thể giao them cho một người
nào đó trong tổ chức thì đòi hỏi phải có them biên chế để đảm nhận công việc
này. Nếu một công việc trước đây chỉ do 1, 2 người đảm nhận nhưng tính chất
công việc đó, quy mô công việc đó mở rộng, gia tăng, nếu không bổ sung
them thì không hoàn thành nhiệm vụ.
8
Nguyên tắc tùy việc chọn người
Trong việc định biên tổ chức một yêu cầu mang tính logic là trước hết
phải nghiên cứu đặc điểm và nhu cầu để lựa chọn người phù hợp với công
việc đó, đảm bảo mỗi công việc đều có người làm chứ không phải mỗi người
đều có việc làm. Mục đích chọn người là để họ đảm dduwwong chức vụ nhất

định, yêu cầu họ tiến hành công việc tương ứng với chức vụ đó. Để hoàn
thành công việc một cách hữu hiệu, người đó phải có đủ tri thức và năng lực
tương ứng. do đó tùy việc chọn người là nguyên tắc rất quan trọng trong công
tác định biên trong tổ chức.
Nguyên tắc tùy người giao việc
Nguyên tắc này nhấn mạnh đến yếu tố con người trong tổ chức. khi tiến
hành định biên trong tổ chức không được coi nhẹ đặc điểm và năng lực con
người khi định biên tổ chức. xét về giác độ con người, chỉ có căn cứ là đặc
điểm của từng người để sắp xếp công việc mới có thể làm cho tiềm năng của
người đó được phát triển đầy đủ nhất, làm cho nhiệt tình công tác của người
đó được phát huy đến mức cao nhất
Định biên trong tổ chức thường không phải là việc định biên cho một tổ
chức mới hoàn toàn, chưa từng tồn tại. trong điều kiện thông thường, thực tế
chúng ta gặp phải vấn đề định biên trong tổ chức đang tồn tại. do sự thay đổi
về môi trường khách quan, nhiệm vụ hoặc những nhân tố nào đó mà người ta
phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên lại cho tổ chức đó, lúc đó người ta
không thể xem xét đến đặc điểm của các thành viên của tổ chức. mục đích của
định biên không phải là làm cho mỗi người đều có việc làm mà là những
người có năng lực có cơ hội làm những việc mà họ có thể thật sự đảm nhiệm
tốt.
2. Những nguyên tắc đặc thù của tổ chức hành chính nhà nước
9
Tổ chức nhà nước nói chung và tổ chức hành chính nói riêng là những
tổ chức có tính chất đặc biệt hơn so với các tổ chức khác. Tính chất đặc biệt
đó thể hiện ở việc định biên cho cả hệ thống nói chung và từng tổ chức quản
lí hành chính nhà nước nói riêng
Nguyên tắc pháp luật
Định biên tổ chức hành chính nhà nước do pháp luật quy định và chỉ
được thực hiện theo đúng quy định đó. Mọi sự vi phạm bổ sung, thêm bớt đều
vi phạm pháp luật và đó định biên không hợp pháp. Nguyên tắc này áp dụng

cho mọi tổ chức hành chính nhà nước.
Trong các tổ chức quản lí nhà nước, một số định biên đã được luật quy
định. Định biên từng ộ phận được quyết định trong các văn bản pháp quy.
Nguyên tắc tương đồng thống nhất
Nguyên tắc này xuất phát từ quan điểm cho rằng hệ thống các tổ chức
hành chính nhà nước được tổ chức theo thứ bậc bao gồm cả chiều dọc và
chiều ngang. ở mỗi cấp tổ chức có nhiều tổ chức. về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn vủa ủy ban nhân dân tỉnh được quy định thống nhất chung do đó ở
các tỉnh định biên có tính tương đồng. nguyên tắc này đảm bảo cho các tổ
chức địa phương có thể thực thi các hoạt động quản lí hành chính nhà nước
thống nhất trên các lĩnh vực chung nhất.
Nguyên tắc có tính đến yếu tố đặc thù: đây là nguyên tắc thể hiện đặc
trưng của hoạt động quản lí hành chính nhà nước theo lãnh thổ. Mỗi vùng
lãnh thổ có những nét đặc trưng riêng, đòi hỏi phải có người, có bộ phận đảm
nhận nhiệm vụ quản lí đó
Nguyên tắc chịu sự chi phối của ngân sách nhà nước
Công tác định biên phải tính đến khả năng chi trả từ nguồn ngân sách
nhà nước. Hàng năm kế hoạch biên chế, sự điều chỉnh biên chế được xây
10
dụng có sự tham gia của các cơ quan kiểm soát liên quan như: tài chính, kế
hoạch.
Đối với việc quản lí công chức nghị định số: 21/2010/NĐ-CP, ngày 08
tháng 03 năm 2010 của chính phủ về quản lí biên chế công chức đưa ra các
nguyên tắc quản lí biên chế công chức như sau:
“1. Tuân thủ quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và quy định
của cơ quan có thẩm quyền của đảng cộng sản việt nam.
2.bảo đảm thống nhất đồng bộ giữa quản lí biên chế công chức với
tuyển dụng và sử dụng quản lí biên chế công chức ”
Như vậy, trong cơ quan HCNN, định biên là quyết định của cơ quan có
thẩm quyền về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công chức,

ngạch công chức cho từng loại cơ quan nhà nước. khác với tổ chức tư, trong
hệ thống cơ quan nhà nước là quyết định pháp luật đòi hỏi phải được chấp
hành nghiêm túc. Thong qua định biên mà nhà nước quản lí chặt chẽ và thống
nhất nguồn nhân lực, quyết định và quản lí nguồn ngân sách, tiền lương và
các hoạt động quản lí của bộ máy công sở. điều đó có ý nghĩa to lớn nhất, đối
với việc chi tiêu có hiệu quả, tiết kiệm chi phí quản lí nhà nước nâng cao hiệu
quả chống lãng phí, quan liêu, tham nhũng, loại bỏ những cán bộ tha hóa,
biến chất dưới mọi hình thức.
Sau khi định biên, qua hoạt động thực tiễn sẽ chỉ ra cái được và cái
được trong khâu thiết kế chức năng, cụ thể hóa nhiệm vụ thiết lập thẩm quyền
và xây dựng cơ cấu.
Đối với các cơ quan QLNN, tiêu chuẩn định biên của nhà nước sẽ là cơ
sở quan trọng để hoạch định, triển khai quản lí sử dụng và phát triển nguồn
nhân lực.
Trong những năm qua, công tác định biên đã góp phần quan trong để
khắc phục từng bước những tồn tại có tính nghiêm trọng ở nước ta là bộ máy
11
hành chính cồng kềnh, trùng lắp chức năng, quan hệ ngang dọc vừa phân tán,
vừa cục bộ, chế độ trách nhiệm không cụ thể, nhiều công việc xử lí chậm, qua
nhiều khâu, nhiều tầng nấc, vòng vèo,họp hành nhiều, chất lượng công vụ yếu
kém
12