Giải pháp công nghệ quản lý doanh nghiệp

CÔNG TY CP TÍCH HỢP DỊCH VỤ SỐ
DSI.,JSC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------oOo------------

GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
ứng dụng vào hoạt động của Công ty TNHH Hồng Lam

Căn cứ:
- Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Các sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp cung cấp
- Căn cứ vào khả năng cung cấp của Công ty cổ phần tích hợp dịch vụ số

Chúng tôi xin trình bày giải pháp Công nghệ sẽ xây dựng để thực hiện việc quản lý hoạt động
doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp hiện nay vấn đề đặt ra trong việc quản lý có4 vấn đề chính như sau:
- Quản lý quy trình hoạt động của doanh nghiệp ( Quản lý luồng Công việc )
- Xây dựng hệ thống IT rule
- Ứng dụng Công nghệ vào quản lý doanh nghiệp qua Skype và Email
- Đào tạo và chuyên giao Công nghệ.

I - Ứng dụng phần mềm quản lý luồng công việc ( WMS – work management system )

Hoạt động thực tại:
Hiện tại quy trình quản lý thông tin của doanh nghiệp đang tiến hành 1 chiều, sử dụng thủ công,
qua nhiều Công đoạn quản lý,… Dẫn tới thông tin không xuyên suốt, mất thời gian truyền đạt, tốn
kém về chi phí trong quá trình truyển thông.
Việc quản lý thông tin theo cấp độ tập trung, chuyên môn hóa, lưu giữ tài liệu báo cáo của doanh

nghiệp không như mong muốn.
Việc truyền đạt thông tin:
- Email
- Điện thoại
- Văn bản
- Họp bộ phạn
- Thông báo
Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian
- Thông tin một chiều
- Tốn kém chi phí
- Lưu trữ và tìm kiếm khó khăn

Yêu cầu đặt ra:
- Thu thập được các thông tin phát sinh từ vị trí, bộ phận
- Tổng hợp thành dòng thông tin
- Tạo thành tài nguyên thông tin (Database) có tổ chức và có tính hữu cơ cao
- Tổ chức khai thác có ích: tạo thành các bức chân dung bằng số về các hoạt động (phản ánh các
hoạt động qua các chỉ số)
- Xây dựng, phát triển “sức mạnh mềm” (sức mạnh thông tin, dữ liệu, truyên thông…) dựa trên
nền tảng công nghệ thông tin tương thích với hệ thống và năng lực hệ thống.

- Hệ thống có khả năng:

+ Kết nối các module riêng rẽ, các phần cứng, các software chuyên dụng để tạo ra dòng
thông tin liên tục và các báo cáo tổng thể.
+ Kết nối các đơn vị, bộ phận, các địa điểm, các tỉnh thành…theo phương thức thông tin
online, dữ liệu (data base) offline tập trung tại HeadOffice.
+ Hệ thống có khả năng kết nối và truyền thông các dòng thông tin đến các bên liên quan
nhanh nhất và theo cách hợp lý nhất

Giải pháp cung cấp:
Để giải quyết nhu cầu trên của Công ty, giải pháp hoàn thiện nhất hiện nay được đưa ra là:
Hệ thống Quản lý luồng Công việc.
Các chức năng chính của hệ thống được mô tả dưới đây:
Ngôn ngữ lập trình: PHP
Máy chủ: Cài đặt trên mọi máy chủ, cấu hình không cần cao, năng lực xử lý tốt

•
Tự động hóa các nghiệp vụ văn phòng: nội dung và luồng công văn, công việc.
•
Giảm chi phí đầu tư quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu cho công ty.
•
Bảo mật: công việc văn bản trên hệ thống thông tin.
•
Quản lý: Theo dõi các quá trình xử lý công văn công việc.
Một số tính năng của hệ thống như:
•
Định dạng cấu trúc văn phòng.
•
Tổ chức các đối tượng công văn – công việc .
•
Định nghĩa các luồng công văn – công việc .
•
Quản lý tiến độ dự án
•
Quản lý hồ sơ nhân viên
•
Quản lý thông tin khách hàng
•

Thống kê phân tích công văn – công việc .
•
Tìm kiếm công văn – công việc .
•
Và nhiều tính năng mở rộng khác.




Chức năng cơ bản của hệ thống

Lợi ích của hệ thống quản lý luồng Công việc nội bộ


STT Chức năng Phạm vi Ứng dụng
1 Quản lý hồ sơ nội bộ Phân theo từng phòng
ban.
Giám đốc có quyền
xem tất cả.
Quản lý hồ sơ số của
từng thành viên trong
Công ty.
Thông báo sinh nhật
Quá trình Công tác
Mức Lương
Tăng Lương
Quản lý thông tin toàn
bộ thành viên Công ty

2 Quản lý Công văn Phân theo từng bộ

phận
Giám đốc có quyền
xem tất cả
Quản lý Công văn đi,
Công văn đến. Xác
nhận Công văn đã
hoàn được xem chưa ?
Chỉnh sửa
3 Quản lý Công việc Phân theo từng bộ
phận
Giám đốc có quyền
xem tất cả
Giao việc
Theo dõi việc
Quản lý tiến độ dự án
Chat nội bộ dự án
Lưu tài liệu theo dự án
Quảng cáo
4 Phân lịch làm việc Phân theo từng bộ
phận
Giám đốc có quyền
xem tất cả
Phân lịch làm việc cho
từng bộ phận
Thông báo lịch làm
việc qua Email để
nhắc việc cho nhân
viên
5 Quản lý danh sách khách hàng Phân theo từng bộ
phận

Giám đốc có quyền
xem tất cả
Nhân viên nhập thông
tin khách hàng
Thông qua việc thu
thập trực tiếp
Các form
6 Quản lý tài liệu Phân theo từng bộ
phận
Giám đốc có quyền
xem tất cả
Quản lý hợp đồng
Quản lý các tài liệu
liên quan đến dự án
Các tài liệu đào tạo
Các tài liệu khác liên
quan
7 Quản lý quan hệ khách hàng Phân theo từng bộ
phận
Giám đốc có quyền
xem tất cả
Quản lý nguồn khách
hàng từ đâu đến
Xem thông tin khách
hàng cũ


Chụp ảnh màn hình phần mềm

Danh sách các Công việc giao