tổ chức, tham gia hội chợ triển lãm tính cộng đồng hiệu quả và giá trị gia tăng

Trình bày: Ngô Văn Thoan
Phó Chủ tịch - Tổng Thư Ký
Hiệp hội Hội chợ Triển lãm và Hội nghị Việt Nam (VECA)
TỔ CHỨC, THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TÍNH CỘNG ĐỒNG:
HIỆU QUẢ VÀ GIÁ TRỊ GIA TĂNG
I. Hội chợ triển lãm: Công cụ xúc tiến thương
mại quan trọng
II.Vai trò VIETRADE,các tổ chức xúc tiến
thương mại,và hiệp hội ngành nghề trong
lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL
III.Gia tăng hiệu quả tổ chức, tham gia HCTL
mang tính đại diện cộng đồng
A. Khái quát ý nghĩa (general concept and
understanding)
•
Là nơi gặp gỡ tiếp xúc giữa các bên
mua-bán, bên cung-bên cầu về hàng hóa
và dịch vụ.
•
Khách thăm quan tiếp cận thông tin trực
tiếp liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ;
•
Là cơ hội cho khách hàng xem tận mắt,
sờ tận tay và kiểm định sản phẩm;
•
Nhận được sự phản hồi trực tiếp qua
giao tiếp với khách hàng;
•
Có cơ hội tiếp cận đối thủ cạnh tranh, sản
phẩm cũng như các biện pháp marketing
của họ.

Ảnh: Internet
I. Hội chợ triển lãm : Công cụ xúc tiến thương mại quan
trọng
1. Các loại hình HCTL
B. Các Loại hình Hội chợ
triển lãm
Tiếp cận thông tin về HCTL: Để tìm kiếm hội chợ thích hợp trước
hết cần nắm thông tin về lịch hội chợ bao gồm:
C. Nhận biết cơ bản
Hình thành đoàn doanh nghiệp đặt dưới sự dẫn dắt của một đơn
vị tổ chức (các tổ chức XTTM, Hiệp hội, doanh nghiệp chuyên
ngành tổ chức HCTL…) để tham dự hội chợ ở nước ngoài mang
lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp tham gia,:
•
Hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp được nâng cao. Đoàn
doanh nghiệp của một nước tham gia hội chợ thương mại ở nước
ngoài được ví như một tấm danh thiếp vô hình mang màu sắc
của nước đó, thu hút mạnh mẽ sự chú ý, mức độ tin cậy của
khách tham quan và các hãng truyền thông hơn là việc tham gia
đơn lẻ, rời rạc của các doanh nghiệp tự tham gia.
II. Vai trò các tổ chức xúc tiến thương mại,hiệp hội ngành
nghề trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL
•
Tiết kiệm chi phí: Việc tham dự hội chợ tập trung theo đoàn,chi
phí cho các họat động chung được chia sẻ giữa các doanh
nghiệp
•
Các công ty đơn lẻ thường không đủ điều kiện giới thiệu, quảng
bá về công ty mình một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, tham dự
theo đoàn còn giúp các đối tác yên tâm hơn, đặc biệt là khi thâm

nhập vào các thị trường mới.
II. Vai trò các tổ chức xúc tiến thương mại,hiệp hội ngành nghề
trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL (Tiếp)
1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội
chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau:
•
Tên và phụ đề của hội chợ
•
Tên địa điểm và tên thành phố tổ chức
•
Thời gian diễn ra hội chợ
•
Tổng diện tích khu triển lãm và diện tích từng gian hàng
•
Chiến lược quảng bá của nhà tổ chức để thu hút khách tham quan
Ảnh: Internet
1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội
chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau: (tiếp)
•
Sản phẩm/ dịch vụ trưng bày, giới thiệu.
•
Danh sách đơn vị tham dự trong nước và quốc tế.
•
Số lượng khách tham quan trong nước và quốc tế.
•
Các tổ chức tài trợ uy tín.
•
Các ưu đãi, hỗ trợ của nhà tổ chức.
•
Các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ.

•
Catalogue của hội chợ có đăng tải các đơn vị tham dự những năm
trước.
•
Chi phí thuê diện tích và gian hàng khung.
2. Tiêu chí lựa chọn hội chợ phù hợp
HC phù hợp là HC mà ở đó tích hợp được nhiều yếu tố phù hợp
trong đó quan trọng nhất là có cơ hội gặp được nhiều khách hàng
mục tiêu và đối tác kinh doanh. Để có sự lựa chọn tốt nhất,
những công việc cần phải làm là :
•
Kiểm tra và đánh giá danh tiếng của đơn vị tổ chức hội chợ;
•
Xem xét số lượng các hội chợ triển lãm mà đơn vị này đã tổ
chức;(Lưu ý kiểm tra số lượng và dữ kiện thực tế về hội chợ đã
được kiểm chứng).
•
Tìm hiểu xem hội chợ hoặc đơn vị tổ chức hội chợ đó có được tổ
chức nào uy tín bảo trợ không;
• Tự mình đến kháo sát trước về hội chợ.
4. Cơ sở quyết định tham gia
•
Có phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt của đơn vị không?.
•
Có sự trùng hợp về nội dung với hội chợ nào ở các thị trường
mục tiêu khác diễn ra cùng thời điểm không?
• Đội ngũ nhân viên trong đơn vị có đủ năng lực để triển khai dự án
không?
•
Khả năng có đủ số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia hôi chợ

không?
•
Kinh phí huy động từ các nguồn có đủ không?
•
Có khả năng vận động các nguồn tài trợ không?
•
Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian hàng ở vị trí mong
muốn không?
•
Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và quy định
của thị trường không?
•
Giá cả và chi phí cho việc tham gia HC có cạnh tranh không.
5. Lịch hội chợ triển lãm
• Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới
• Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước
• Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm
• Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm
• Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất.
•
Các nguồn thông tin quan trọng khác:
- Tạp chí thương mại
- Hiệp hội ngành hàng
- Tổ chức XTTM
- Đại sứ quán, thương vụ các nước…
- Các đơn vị tham dự hội chợ trước
- Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân
- Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ.
Ảnh: Internet
7. Kinh phí và quản lý kinh phí

Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất là với các hội
chợ có uy tín, có tính cạnh tranh cao ở các thị
trường lớn và hấp dẫn. Để tính toán và kiểm soát chi
tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán kinh phí chi tiết
trước khi tham dự hội chợ với nội dung:
• Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng tiêu chuẩn tối
thiểu thường có diện tích 9m2 hoặc 12m2. Đôi khi
nhà tổ chức hội chợ chào giá thuê gian hàng đã bao
gồm cả giá xây dựng gian hàng.
• Thiết bị và dịch vụ phụ trợ như nước, điện thoại, vệ
sinh, thiết bị nhà bếp….
Ảnh: Internet
7. Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp)
•
Xây dựng gian hàng:Có thể yêu cầu báo giá từ nhà thầu xây
dựng gian hàng ở nước diễn ra hội chợ hoặc nhà thầu ở ngay tại
nước mình.
•
Trang trí gian hàng: có thể yêu cầu dịch vụ của các nhà trang trí
gian hàng chuyên nghiệp ở nước sở tại.
•
Vận tải và hải quan: dựa trên báo giá báo giá của các công ty
giao nhận vận tải đến nơi trưng bày (gian hàng).
Ảnh: Internet
7. Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp)
• Bảo hiểm hàng hoá: Mặc dù không
phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng nên
yêu cầu công ty bảo hiểm cung cấp
đề phòng rủi ro.
•

Đi lại và chỗ ăn nghỉ: có thể thông qua đại diện
ở nước ngoài tự tổ chức hoặc dùng dịch vụ
trọn gói của các công ty lữ hành.
•
Phục vụ ăn uống tại hội chợ: đặt trước theo
mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn
tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng
dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ .
Ảnh: Internet
7. Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp)
•
Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu nhà tổ chức hội chợ
in quảng cáo trên cuốn catalogue giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ.
•
Báo chí và đón tiếp:có thể yêu cầu báo giá từ công ty quảng cáo/ quan
hệ công chúng (PR). Tuy nhiên, nên tận dụng cả các báo chí nhận quảng
cáo miễn phí.Nếu tổ chức họp báo hoặc tổ chức tiếp khách ngày quốc
gia (national day) càn yêu cầu nhà tổ chức hội chợ và các công ty dịch
vụ gửi báo giá về những phương tiện cho phòng họp báo hoặc đón tiếp.
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ
triển lãm
Công việc lập kế hoạch cần khởi động trước 1 năm hoặc sớm hơn. Xây dựng
bản liệt kê những công việc phải làm,bao gồm: các hoạt động, thời hạn hoàn
thành và người chịu trách nhiệm. Cần tuân thủ thời hạn hoàn thành các công
việc sau
1. Nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu tham gia hội chợ: 12 tháng
2. Dự trù kinh phí sơ bộ:12 tháng
3. Chỉ định nhân sự và phân công nhiệm vụ nhóm dự án: 11 tháng
4. Lựa chọn đặt thuê diện tích gian hàng:11 tháng
6. Viết tài liệu giới thiệu việc tham gia hội chợ:10 tháng

7. Vận động, mời các doanh nghiệp đăng ký tham gia hội chợ:
10 tháng
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ
triển lãm (tiếp)
8. Đưa ra quyết định cuối cùng về việc tham gia hội chợ: 8 tháng
9. Lựa chọn và chấp nhận đăng ký của các doanh nghiệp tham dự hội chợ :08
tháng
10. Đặt chỗ ở khách sạn:08 tháng
11. Xác nhận đặt thuê diện tích gian hàng:08 tháng
12. Thông báo chính thức cho đại diện ở nước ngoài về việc tham dự hội chợ:08
tháng
13: Lấy báo giá thuê gian hàng: 07 tháng
14: Lấy báo giá của các đại lý vận tải: 06 tháng
15 :Lập bảng ngân sách chi tiết: 06 tháng
16: Chỉ định nhà thầu thiết kế gian hàng: 06 tháng
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội
chợ triển lãm (tiếp)
17: Quyết định về chương trình quảng bá: 05 tháng
18. Họp công bố thông tin cho các doanh nghiệp tham gia đoàn tham dự hội
chợ: 05 tháng
19. Gửi các đơn đặt hàng cho nhà tổ chức: 04 tháng
20. Nhận được sự chấp thuận của nhà tổ chức hội chợ về thiết kế gian hàng
: 04 tháng
21. Lựa chọn hướng dẫn viên, nhân công địa phương, phiên dịch: 04 tháng
22. Gửi catalogue cho nhà tổ chức và đại diện ở nước ngoài: 03 tháng
23: Sắp xếp lịch đi cho đòan: 03 tháng
24. Chuẩn bị thẻ cho người lao động và các doanh nghiệp tham dự hội chợ
03 tháng
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội
chợ triển lãm (tiếp)

25. Danh sách gửi thư quảng cáo: 03 tháng
26. Thảo thông cáo báo chí gửi cho nhà tổ chức hội chợ và các báo chí
thương mại 03 tháng
27.Chỉ đạo đại diện tại nước ngoài triển khai công tác quan hệ công chúng
(PR) : 03 tháng
28. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất)02 tháng
29. Họp cập nhật thông tin cuối cùng tới các thành viên tham gia đoàn:01
tháng
30. Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 01 tháng
31. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ 2): 01 tháng
32. Rà soát lại công tác tài chính trước khi tới hội chợ: 01 tháng
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội
chợ triển lãm (tiếp)
33.Tập kết hàng hoá tại hội chợ (hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ):10
ngày
34. Các nhân viên và các doanh nghiệp tham gia đoàn tới được hội chợ: 02
ngày
35. Họp nhanh, hướng dẫn cho các thành viên của đoàn diễn ra trước hội
chợ 02 ngày
36. Họp nhanh đánh giá, rút kinh nghiệm giữa kỳ:ngày đầu tiên sau khi hội
chợ khai mạc.
37. Họp đánh giá kết quả sơ bộ với các thành viên tham gia đoàn: vào ngày
cuối cùng của hội chợ.
38.Thu xếp và làm thủ tục hải quan.
39. Đóng gói và vận chuyển hàng triển lãm
1. Không xác định hoặc xác định không rõ
mục tiêu cần đạt được khi quyết định
tham dự HC.
2. Các tài liệu về HC: giới thiệu chung, các
quy định, bản hướng dẫn…không

được nghiên cứu kỹ lưỡng.
3. Thiếu kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn
bị do cán bộ cấp dưới thực hiện, đến
phút cuối không còn thời gian khắc
phục.
4. Trong thời gian hội chợ, hàng ngày không
cập nhật nội dung đã trao đổi với
khách.
Ảnh: Internet
5. Không nắm vững số liệu liên quan đến hàng hóa,
sản phẩm: nguyên liệu, công nghệ, giá cả, thời
hạn giao hàng, vận tải, bảo hiểm…
6. Phong cách tiếp đón khách không phù hợp (kể cả
tác phong ứng xử, ăn, mặc ) bởi vì sự hiện diện
của bạn là hình ảnh của đơn vị mình đại diện.
7. Sau hội chợ không liên hệ ngay với khách hàng
thể hiện sự quan tâm, trân trọng và thái độ
nghiêm túc.
8. Không tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi
kết thúc tòan bộ công việc.
9. Cẩu thả của cán bộ đi làm nhiệm vụ, coi nhẹ trách
nhiệm được giao.
10. Đối với lãnh đạo các đơn vị: Chưa coi trọng
và/hoặc không phân định rõ trách nhiệm công tác
của các thành viên trong đòan.
Ảnh: Internet
Ngô Văn Thoan - Phó Chủ tịch, Tổng Thư Ký
Hiệp hội Hội chợ Triển lãm và Hội nghị Việt Nam (VECA)