Mô hình quản lý định hướng quá trình

Mô hình quản lý định hướng quá trình
Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến
cách tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh
nghiệp.Vậy lợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có
thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so
với các mô hình quản lý truyền thống hay không?

Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còn gọi cách tiếp cận
theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trên chức năng các phòng ban, bộ phận
trong công ty và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này các
trưởng bộ phận kiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng
như các nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và như vậy chúng
ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của t
ổ chức.
Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây Âu và Bắc Mỹ
hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là thông qua các quá trình kinh
doanh và chú trọng vào giá trị cung cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức
thấp nhất thời gian sản xuất.
Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công ty đều được xem như các
quá trình, trong đó quá trình kinh doanh là chủ đạo, còn các quá trình khác sẽ
cung cấp sự lãnh đạo cùng các nguồn lự
c cần thiết cho quá trình kinh doanh.
Đây cũng chính là điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình và nhắm tới giá trị
cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữ của ISO là mọi hoạt động trong
công ty phải luôn định hướng tới khách hàng.
Ở đây có thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc thiết kế t
ổ chức mới (theo
hàng ngang) sẽ không còn chú trọng đến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn
lực nữa hay sao? Nếu như vậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp
không?

Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngang
Để có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và tương tác chéo
giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban, yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất
cao. Nhân viên không chỉ phải nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hi
ểu
biết về công việc các bộ phận khác cùng tương tác với mình.
Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao
hơn hoặc chuyển xuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo, thông tin
cho cấp trên trực tiếp mà còn phải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận
khác. Nếu làm được điều này, có nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấ
p
sản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng.
Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rút ngắn thời gian sản
xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa mãn khách
hàng.
Còn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếp cận định
hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soát chất lượng hệ
thống được chặt chẽ
hơn, đảm bảo tất cả các quá trình đều được giám sát và
chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này hướng đến việc nâng cao chất lượng
nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chính
là ở đây.
Điểm yếu ở khâu trao đổi thông tin
Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểm nhưng không dễ
thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễ gãy nhất của mô hình tổ chức này
là việc trao đổi thông tin. Hoặc là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều
được chuyển thẳng lên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan.
Như vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống. Chỉ đ
ổi
mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gian hơn so với mô hình

truyền thống căn bản. Hoặc là cấp trưởng bộ phận mất sự kiểm soát khi thông
tin không được thông qua và nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ
phận bên dưới thì khi được phát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cố
để giảm thiểu hậu quả.
Các việc cần làm
Để thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu tiên cần làm là
phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trình truyền tin hay cách thức quản
trị thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
Một trong những công cụ hữu hiệu thường được các công ty lớn áp dụng là hệ
thống mạng máy tính phân quyền (mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ
thống quản trị các nguồn lực ERP. Một
điểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần
cứng, là công cụ, còn chính yếu vẫn là con người và các quy trình truyền thông
tin, báo cáo…
Một trong những ứng dụng của mô hình tổ chức theo quá trình là hoạt động của
các dự án, các ủy ban liên chức năng (Cross functional committee) trong doanh
nghiệp. Hoạt động của các dự án trong công ty chính là cách tiếp cận theo quá
trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả sau cùng.
Tuy vậy trong thực tế nhiều mô hình dự án này th
ất bại và lại phải quay về mô
hình truyền thống do các thành viên dự án chưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm.
Khi năng lực non yếu, các thành viên dự án không đủ can đảm quyết định hoặc
chần chừ giữa việc tự quyết hay gửi vấn đề đó lên cho cấp trên.
Nếu cấp trên can dự vào quá nhiều, dự án sẽ không còn đúng nghĩa là dự án
nữa, nó đã trở thành mô hình truyền th
ống theo hàng dọc mất rồi. Còn nếu chần
chừ sẽ dẫn đến mất thời gian, không đạt được mục đích tối thiểu hóa thời gian
sản xuất của mô hình tổ chức này. Đây là điều mà nhà quản lý hay lãnh đạo
doanh nghiệp phải cân nhắc xem xét khi thiết kế tổ chức.
Như vậy, vấn đề là chọn lựa mô hình nào phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp

và môi trường kinh doanh. Hãy bắt
đầu từ các chiến lược kinh doanh dựa trên
các ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình, vạch ra các quá trình mà doanh
nghiệp cần thực hiện trong quá trình tạo ra sản phẩm và sau đó là mô hình t
ổ
chức để thực hiện các quá trình này. Ngoài yếu tố môi trường kinh doanh, mô
hình phù hợp cho doanh nghiệp là mô hình có tính đến đội ngũ cán bộ hiện có
và dự tính sẽ có.
Cuối cùng, bất cứ mô hình nào cũng đều cần đến con người, nhất là những mô
hình tiên tiến với những yêu cầu rất cao về trình độ chuyên môn và quản lý. Hãy
luôn chăm lo đào tạo và thu hút đội ngũ cán bộ cho doanh nghiệp - đó chính là
mấu chốt của thành công.
Theo unicom