Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh bến tre

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------o0o------

HUỲNH THỊ MINH THI

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẾN TRE

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------o0o------

HUỲNH THỊ MINH THI

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẾN TRE

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 60.32.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học:
TS. PHAN ĐÌNH NHAM

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre” là cơng trình nghiên cứu của tôi. Các kết
quả, số liệu trong luận văn là đúng sự thật và chưa từng được ai cơng bố trong bất kỳ
cơng trình nào khác.

Học viên thực hiện luận văn

Huỳnh Thị Minh Thi


1

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ .............................................................................................14
1.1. Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ .........................14
1.1.1. Một số khái niệm .....................................................................................14
1.1.2. Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ .....................................................16
1.1.3. Các loại hình tài liệu lưu trữ ....................................................................19
1.2. Một số vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu ..................................................21
1.2.1. Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu ...................................................21
1.2.2. Vai trị của cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu ........................................27
1.3. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ........................................................................................29
1.3.1. Một số khái niệm về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh..........................................29
1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử .....................30
1.3.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử ................33
1.3.4. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: ................35
1.3.5. Những yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử hiện nay .............................................................................................36
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI
LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH BẾN TRE ............................................................................................41
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Bến Tre ...................................................................................................................41
2.1.1. Khái quát về Chi cục Văn thư-Lưu trữ ....................................................41
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ ...............................................................................................44
2.2. Những kết quả nhằm đảm bảo điều kiện để thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre ................48


2

2.2.1. Các văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn, kiểm tra công tác thu
thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ..............................................................................48
2.2.2. Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác
thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Bến Tre ..................................................................................................56
2.2.3. Đội ngũ cán bộ nhân sự làm công tác Lưu trữ ........................................59
2.2.4. Cơ sở vật chất phục vụ công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .........63
2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ ..........................................................................................................65

2.3. Tình hình thực hiện cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre .....................................65
2.3.1. Xác định Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre ...............................................66
2.3.2. Xác định Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre ...................................................70
2.3.3. Quy trình giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre ..................................................................................73
2.3.4. Kết quả thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre .......................................78
2.4. Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre ..................................................93
2.4.1. Ưu điểm ...................................................................................................93
2.4.2. Hạn chế ....................................................................................................95
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẾN TRE.........................101
3.1. Biện pháp chuyên môn quan trọng nhất là trực tiếp thực hiện công
tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ....................................101


3

3.2. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản các quy định hướng dẫn về thu thập,
bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ...................................................................103
3.3. Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng tốt hơn u cầu của cơng tác lưu
trữ nói chung và hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre ................................................105
3.4. Tăng cường kiểm tra, đôn đốc thúc đẩy công tác thu thập, bổ sung
tài liệu lưu trữ ......................................................................................................109

3.5. Tăng cường kinh phí phục vụ công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác
thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh......................................111
3.6. Đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật về cơng tác lưu trữ nói
chung và về cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nói riêng bằng tất
cả các kênh thông tin đến tất cả các cơ quan ban ngành .................................113
KẾT LUẬN ............................................................................................................116
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................118
PHỤ LỤC ...............................................................................................................124


4

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

BC

Báo cáo

CT

Chỉ thị

ĐBQH

Đại biểu Quốc hội

HĐND

HĐND

HĐBT

Hội đồng Bộ trưởng

HVCH

Học viên Cao học

KH

Khoa học

NĐ

Nghị định

NXB

Nhà xuất bản

PGS

Phó Giáo sư

QĐ

Quyết định

QH

Quốc hội

SNV

Sở Nội vụ

ThS

Thạc sĩ

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TS

Tiến sĩ

TT

Thông tư

UBND

UBND

VP

Văn phòng

Tr

Trang


5

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ
chức bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc
tổ chức khoa học, thống kê bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu giúp
cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong
giai đoạn văn thư được chặt chẽ góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi
cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan và nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.
Thu thập, bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng của cơng tác lưu trữ,
vì khâu thu thập, bổ sung tài liệu có liên quan đến tất cả các khâu nghiệp vụ khác
như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu. Đặc
biệt, thu thập, bổ sung tài liệu là một trong các nhiệm vụ trọng tâm của Lưu trữ lịch
sử. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử kịp thời không chỉ giúp
cho tài liệu khơng bị mất mát, hủy hoại, góp phần hồn thiện Phơng lưu trữ Nhà
nước Việt Nam mà cịn đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức khai thác,
sử dụng và phát huy giá trị tài liệu.
Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác thu thập, bổ sung tài liệu làm cơ sở pháp lý để Lưu trữ lịch sử các cấp

có nhiều biện pháp để tăng cường số lượng, chất lượng thu thập, bổ sung tài liệu

vào Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động của công tác thu thập, bổ sung
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh còn nhiều thiếu sót như thành phần tài liệu, chất
lượng hồ sơ, tài liệu chưa được đảm bảo; thời hạn giao nộp tài liệu, chế tài trong thu
thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là vấn đề cần được quan tâm.


6

Bến Tre là một trong các địa phương của cả nước đã tổ chức thu thập, bổ sung
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và đã đạt được kết quả nhất định. Tuy nhiên,
công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Bến Tre hiện còn nhiều bất cập như một số cơ quan, đơn vị đã đến hạn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử nhưng vẫn chưa tiến hành giao nộp, tình trạng tài
liệu thu thập chưa đầy đủ, tài liệu chưa chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử
chưa đúng quy định, ..v..v. Vì vậy, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre cần được nghiên cứu, làm rõ
và tìm ra các giải pháp cần thiết để hồn thiện cơng tác này.
Chính vì lý do trên, học viên đã chọn đề tài “Công tác thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre”,với mong muốn góp phần
làm rõ thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhận xét và đề xuất
các giải pháp nhằm đưa công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre (hay gọi là
Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre) đi vào nề nếp.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu là nội dung được nhiều nhà nghiên cứu
quan tâm trong thời gian qua, vì thế có rất nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan
đến đề tài như:
 Nhóm các cơng trình liên quan đến hoạt động Văn thư - Lưu trữ nói
chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng
 “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc,

Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, NXB Đại
học Giáo dục Chuyên nghiệp, xuất bản 1990; “Công tác lưu trữ Việt Nam” của
Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn, Nxb Khoa học Xã hội Hà Nội, xuất bản 1997;
“Giáo trình Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy
biên soạn, Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, xuất bản 2015; Sách “Lịch sử
Lưu trữ Việt Nam” do tập thể tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào


7

Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh
năm 2010. Các tác giả đã trình bày về mặt lý luận về cơng tác lưu trữ nói chung và
khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, đây là những tài liệu quan trọng làm cơ sở
lý luận cho quá trình nghiên cứu đề tài.
 “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” của G.A Bêlốp, A.N
Loghinova, K.G Michiaep, N.R Prokopenko, bản quyền phiên dịch của trường Đại
học Tổng hợp Hà Nội, xuất bản năm 1968; “Những nguyên tắc công tác cơ bản của
các viện Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga”, Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về
Văn kiện học và Lưu trữ học, Matx-cơ-va, 2002.
 Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp
tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2015, hội thảo đánh giá
vấn đề lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử trong thời gian
qua; trao đổi kinh nghiệm trong công tác thu thập, giao nộp tài liệu lưu trữ từ nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử qua thực tiễn tại một số cơ quan, tổ chức hiện nay; xác
định các mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
+ Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp
huyện về Lưu trữ lịch sử tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm
2016. Các bài viết nêu lên những thuận lợi, khó khăn quá trình triển khai cơng

tác thu thập, bổ sung tài liệu từ cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại một số địa phương như Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang,
Thanh Hóa, Cần Thơ, Bình Định, Yên Bái, Lai Châu, Vĩnh Long, Kiên Giang.
Nhận xét những tác động ảnh hưởng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác trên.
 Bài viết “Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học” của tác giả Nguyễn
Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 01-2008. Bài viết trình bày cơ bản thực
trạng quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học hình thành trong các cơ quan, tổ chức và
nêu lên một số kiến nghị nhằm chấn chỉnh công tác này.


8

 Bài viết “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ Thực trạng và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số
05-2004.Đây là bài viết nêu lên sự cần thiết và thực trạng hiện nay của việc thu thập
tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ,đưa ra một số giải pháp trước
mắt và lâu dài để công tác thu thập tài liệu của đơn vị sản xuất kinh doanh được
thực hiện tốt hơn.
 “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân và một số đề
xuất”, của tác giả Phạm Bích, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 7- 2012. Bài viết đã nêu
lên lý luận và thực tiễn công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ các nhân, từ đó đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ cá nhân.
 Nhóm các cơng trình liên quan đến cơng tác Văn thư - Lưu trữ nói chung,
khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng tại một cơ quan, địa phương
cụ thể
 Bài viết“Một số suy nghĩ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các
Trung tâm Lưu trữ” của tác giả Uyên San, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 04 – 2011.
Bài viết trình bày cơ sở pháp lý về Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, khái
quát chung thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ

hiện nay, nêu ra những nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó và đưa ra một số giải
pháp để công tác này ở địa phương được thực hiện tốt hơn.
 Bài viết “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III” của Nguyễn Minh Sơn – Phó giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 05-2010. Bài viết đã khái quát thực trạng thu thập,
bổ sung tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, đưa ra một số nhận xét –
đánh giá và nêu lên một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội.
 Bài viết “Một số kinh nghiệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ “
của tác giả Nguyễn Thị Trà, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 03-2005. Bài viết nêu lên


9

kinh nghiệm chủ yếu của Trung tâm lưu trữ quốc gia III trong công tác thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ.
 Bài viết “Công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia IV và kết quả đạt được” của tác giả Phạm Thị Huệ - Giám đốc Trung tâm Lưu
trữ Quốc IV, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 02-2011. Bài viết nêu lên quá trình tìm
kiếm nguồn tài liệu quý tại Huế và đưa ra những kết quả của chuyến đi sưu tầm của
cán bộ nhân viên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.
 Bài viết “Một số kinh nghiệm của Đắc Lắc về công tác sưu tầm thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ” của tác giả Thanh Viên – Sở văn hóa thơng tin tỉnh Đắc Lắc,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 08-2008. Bài viết đề cập một số kinh nghiệm trong
công tác sưu tầm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý khối tài
liệu của ngành Văn hóa thơng tin tỉnh Đắc Lắc, qua bài viết tác giả hy vọng trong
thời gian tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được đẩy mạnh hơn đáp
ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của toàn ngành toàn xã hội.
 Bài viết “Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu khoa học công nghệ - Một
yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ” của tác giả Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư

Lưu trữ, số 01 – 2009. Bài viết làm rõ thực trạng công tác thu thập, bảo quản và
khai thác sử dụng chưa tốt tài liệu khoa học cơng nghệ, đưa ra ngun nhân dẫn đến
tình trạng đó và nêu ra một số giải pháp để thực hiện tốt công tác thu thập bảo quản
và khai thác sử dụng.
 Bài viết về Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu
trữ trữ quý hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới hải đảo của Việt
Nam”, của tác giả Nguyễn Thị Thúy Bình, Nguyễn Thùy Trang, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ, số 12/2012. Bài viết đã khái quát lý luận về tài liệu lưu trữ quý hiếm, phát
huy giá trị nguồn sử liệu, và cụ thể là tài liệu về biên giới hải đảo Việt Nam; nêu
thực trạng công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm và phát huy tài liệu hải đảo Việt Nam,
và đề xuất giải phát hồn thiện cơng tác này.
 Bài viết “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III –
Thực trạng và đề xuất giải pháp”, tác giả Nguyễn Bích Thủy, Tạp chí Văn thư Lưu


10

trữ, số 8-2015. Bài viết đã trình bày một số kết quả đạt được và hạn chế công tác thu
thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 1995 đến năm
2015; đề xuất giải pháp cải thiện công tác này tại đơn vị.
 Luận văn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu có rất nhiều luận văn, luận
án, trong đó đề tài “Thu thập tài liệu của các Sở vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh
Phúc” của tác giả Cao Đức Độ năm 2015, là cơng trình nghiên cứu làm rõ công

tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Luận văn đã khái quát
cơ sở lý luận về công tác thu thâp tài liệu; thực trạng công tác thu thập tài liệu vào
Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh phúc; đánh giá và đề ra các giải pháp hồn thiện cơng
tác thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
Thông qua cơng trình trên, nhiều tài liệu, kết quả nghiên cứu đã tạo điều kiện

cho tác giả có thể tiếp cận với lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử, giúp tác giả kế thừa một số nội dung trong đề tài. Tuy nhiên,
vấn đề “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Trung tâm lưu
trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre”vẫn chưa có cơng trình
nghiên cứu nào đề cập đến. Chính vì vậy, đề tài góp phần nghiên cứu một cách đầy
đủ, và có hệ thống về vấn đề trên.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
 Mục đích: Mục đích của đề tài là khảo sát thực trạng và đề xuất một số giải
pháp góp phần hỗ trợ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tại tỉnh Bến Tre.
 Nhiệm vụ
Đề tài tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:
 Trình bày khái quát cơ sở lý luận và pháp lý về công tác thu thập, bổ sung
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
 Nghiên cứu nguồn, thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử.


11

 Khảo sát, phân tích thực trạng cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre.
 Đề xuất một số giải pháp nhằm hỗ trợ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre. Cụ thể, luận văn
nghiên cứu các quy định, chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn kiểm tra công tác này, cũng
như nghiên cứu quy trình, thực trạng thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử và các
đơn vị quản lý, tổ chức, nhân sự đảm nhận nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre.

 Phạm vi nghiên cứu
 Về thời gian: Nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre từ năm 2011 đến 2015. Ngày 0111-2011, Quốc hội thơng qua Luật lưu trữ, đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất
về Lưu trữ, trong đó, văn bản đã quy định cụ thể một số nội dung có tác động lớn
đến cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cả nước nói chung và tại
Bến Tre nói riêng.
 Về khơng gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh Bến Tre. Đây là cơ quan được thành lập năm 1998 với tên gọi Trung tâm lưu
trữ lịch sử Bến tre, đến năm 2010 Trung tâm này được UBND tỉnh Bến Tre được tổ
chức thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre theo Quyết định số 2339/QĐUBND ngày 22/10/2010. Đề tài nghiên cứu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ vì Bộ Nội
vụ chỉ đạo theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV, mỗi tỉnh phải thành lập Trung tâm
lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, đến nay Bến Tre vẫn chưa lập lại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử, mà Bộ phận Lưu trữ lịch sử được thực hiện tại Phòng Nghiệp vụ của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ. Do đó, Tác giả nghiên cứu đề tài tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
thay cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre.


12

5. Cơ sở lý luận và Phương pháp nghiên cứu
 Cơ sở lý luận
 Tác giả thực hiện đề tài trên cơ sở hệ thống lý luận và quan điểm của Chủ
nghĩa Mác Lê-nin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về các vấn đề lịch sử - xã hội.
 Bên cạnh đó, tác giả đã áp dụng phương pháp luận của khoa học lưu trữ để
nghiên cứu đề tài, phương pháp luận của khoa học lưu trữ giúp tác giả chọn lọc
phương pháp, đối tượng, tài liệu để làm rõ các vấn đề của luận văn.
 Phương pháp cụ thể
Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các biện pháp sau để nghiên cứu đề tài:
 Phương pháp lịch sử: Phương pháp này giúp tác giả nghiên cứu quá trình thu
thập, bổ sung tài liệu theo thời gian, phân tích các vấn đề thay đổi, phát triển của

công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
 Phương pháp logic: Phương pháp này giúp tác giả hệ thống các nội dung, rút
ra các đặc điểm trong q trình thực hiện cơng tác thu thập, bổ dung tài liệu vào lưu
trữ lịch sử.
 Tác giả còn vận dụng một số phương pháp khác như: thống kê học, xã hội
học, … để thực hiện đề tài.
6. Những đóng góp về mặt khoa học và thực tiễn
 Trình bày thực trạng cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre.
 Nhận xét những mặt ưu điểm và hạn chế trong công tác thu thập, bổ sung tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre; trên cơ sở đó
đề xuất các giải pháp – kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ
sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre.
 Bổ sung thêm nguồn tài liệu tham khảo phục vụ nghiên cứu giảng dạy học
tập về chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.


13

7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn gồm có 03 chương nội dung chính:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre.
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bến Tre.


14

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây,
vách đá, đất sét… Sự xuất hiện của chữ viết là phát minh và mốc son lớn của loài
người. Khi con người phát minh ra chữ viết, biết làm văn tự và sử dụng văn tự làm
phương tiện thông tin, quản lý nhà nước, ghi lại những kinh nghiệm quý báu trong
lao động sản xuất, chiến đấu bảo vệ chủ quyền lãnh thổ thì đồng thời tài liệu lưu trữ
hình thành và xuất hiện. Trong các ngôn ngữ khác tài liệu lưu trữ được sử dụng với
các khái niệm như (tiếng Anh) archival document, Records; (tiếng Pháp):
documents d’archives; (tiếng Nga): архивный документ, tiếng Trung: 档案文件).
Lưu trữ là thuật ngữ bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arche), dùng để chỉ nơi làm
việc của chính quyền, sau đó được dùng để chỉ nơi bảo quản tài liệu. Ở Việt Nam
« Lưu trữ » được hiểu theo nghĩa thông thường là cất giữ, tàng trữ [26,tr.12]. Từ
gốc « lưu trữ » là cơ sở hình thành các thuật ngữ tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và
nhiều thuật ngữ khác có liên quan.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992: « Tài
liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo
quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa,
khoa học, lịch sử… của toàn xã hội ».
Trong Điều 2, Khoản 3, Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy
định « Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ . Tài liệu lưu trữ bao gồm: bản gốc, bản
chính, trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản


15

sao hợp pháp » [40, Điều 2]. Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh, băng
hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật dụng mang tin khác.
Ngày nay, đất nước ngày càng phát triển đã tạo môi trường xã hội hết sức
năng động và có những biến đổi mạnh mẽ, tác động lớn đến cuộc sống của mỗi
người, đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trước sự phát triển vượt bậc đó, các
cơ quan, tổ chức đã hoạt động với cường độ rất lớn và khối lượng tài liệu sản sinh
ra ngày càng nhiều. Vấn đề đặt ra là với khối lượng tài liệu đa dạng, số lượng nhiều,
việc quan trọng là lưu trữ như thế nào cho hiệu quả, giữ lại tài liệu có giá trị lâu dài,
loại bỏ tài liệu khơng có giá trị, ý nghĩa bảo quản trong thời gian nhất định ở các lưu
trữ phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng trong giai đoạn trước mắt cũng như lâu
dài, đảm bảo giải quyết các vấn đề khó khăn rất lớn về kho, phịng, trang thiết bị
bảo quản, kinh phí, nhân lực… đó là sự đầu tư cần thiết mà nhà nước ta cần cố

gắng giải quyết.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ được tổ chức ở tất
cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được hầu hết hầu hết

các cơ quan, tổ chức quan tâm. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như
nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;
nghiên cứu khoa học về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, Trong đó,
nghiệp vụ về lưu trữ bao gồm các nội dung sau: thu thập, bổ sung tài liệu liệu lưu
trữ, phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, bảo
quản tài liệu, tổ chức phục vụ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

16

1.1.2. Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể. Phần lớn tài
liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư
trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm tài liệu có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu lưu trữ chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, phản
ánh thành quả lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau,
những hoạt động nhà nước, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các
nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng, có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức,
các cá nhân tiêu biểu và có xuất xứ rõ ràng.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật quốc gia: chính trị, kinh tế, quân sự,
khoa học kỹ thuật, văn hóa xã hội, và các giá trị khác…. Khi xác định giá trị thường
dùng khái niệm: giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn và các giá trị khác. Tài liệu lưu
trữ do nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các lưu trữ, tổ chức sử
dụng theo những quy định chặt chẽ, và các nguyên tắc khoa học nghiệp vụ nhất
định.
Xét một cách tổng qt thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử
đã chứng minh rằng, trong bất kỳ thời đại nào, tại bất kỳ quốc gia nào, các giai cấp
trong xã hội, trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ
như một vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi, củng cố địa
vị và lợi ích của mình.
Bất kỳ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật, khoa học xã
hội hay cơ quan quản lý hành chính nhà nước, trong khi thực hiện chức năng nhiệm
vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc dùng tài liệu làm bằng cứ để
giải quyết những cơng việc cụ thể hoặc tìm ở đấy những thông tin cần thiết và đáng

tin cậy để phục vụ cho nghiên cứu tình hình, tổng kết và rút ra kinh nghiệm công tác,


17

vạch chủ trương, chính sách và đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục truyền
thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng…
Tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ, là bằng chứng, chứng cứ chính xác và tin
cậy về hoạt động của con người, của sự vật và hiện tượng đã xảy ra trong quá trình
lao động, sản xuất đấu tranh chống chọi với môi trường thiên nhiên…
Trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế quốc dân, việc sử dụng tài liệu
lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, thiết thực. Tài liệu lưu trữ có thể là
những thơng tin phản ánh kinh tế chung, tình hình kinh tế từng vùng, từng địa
phương, từng ngành, từng lĩnh vực cụ thể; có thể là các đồ án thiết kế các cơng trình
cơng nghiệp, giao thơng vận tải, tài liệu điều tra về tài nguyên của đất nước, tài liệu
khí tượng, thủy văn, môi trường, cây trồng, vật nuôi, các báo cáo và các cơng trình
nghiên cứu khoa học kỹ thuật.
Trong kho tàng văn hóa Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu. Di
sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh
thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử.
Từng cá nhân, có thể dùng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng cho cuộc sống và
hành động như: giấy khai sinh, giấy chứng minh nhân dân, quyết định văn bằng, hồ
sơ lưu trữ về quyền lợi như: sở hữu đất đai, hơn nhân gia đình. Từ đó, các nhà gia
phả học, căn cứ vào nguồn tài liệu lưu trữ để tái tạo lại lịch sử gia đình, các doanh
nhân sử dụng hồ sơ lưu trữ để cải thiện quan hệ công chúng và quảng bá sản phẩm
mới.
Trong công tác lãnh đạo, quản lý, nhà lãnh đạo quản lý không chỉ nắm vững
thông tin về hiện trạng đang diễn ra mà còn hiểu sâu sắc về lịch sử cơ quan, tổ chức
của mình. Những bài học kinh nghiệm của quá khứ, những số liệu, dữ liệu được lưu
trữ là tài liệu vô giá để định hướng đi cho tương lai, để hoạch định, để đánh giá tình

hình trên cơ sở khoa học, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ
cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những


18

thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm
căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục
đích chính đáng của cơng dân.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin có giá trị với tính chính xác cao dùng để
biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt
động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Tài liệu lưu trữ hình thành trong
lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khơi phục, sửa chữa các
cơng trình kiến trúc, các cơng trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc
bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết
kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về
kiến trúc và kết cấu của các cơng trình.
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt. Cùng với các loại di sản văn
hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các
hiện vật trong các bảo tàng, các cơng trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ.., tài liệu
lưu trữ đã để lại cho xã hội lồi người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại
văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh
giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm
hay muộn cịn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân
tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hố
lâu đời.
Tất cả các tài liệu lưu trữ của nước ta được tập trung theo một phơng thống
nhất đó là Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, dưới sự quản lý của Cục Văn thư lưu
trữ Nhà nước, thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ,

pháp chế hóa quyền quản lý nhà nước đối với tồn bộ tài liệu lưu trữ. Theo Khoản 7,
Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài
liệu lưu trữ của nước Việt Nam, khơng phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo
quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin, Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông


19

Lưu trữ Nhà nước Việt Nam”[40, Điều 2]. Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (gọi tắt là Phông Quốc gia Việt Nam) được chính
thức thành lập ngày 26 tháng 12 năm 1981 theo quyết định số 168-HĐBT của Hội
đồng Bộ trưởng. Theo quyết định này, thì thành phần Phơng lưu trữ Quốc gia Việt
Nam bao gồm: “bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện;
tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, cơng trình nghiên
cứu khoa học, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp), tài liệu chuyên môn (sổ sách,
thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự), bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ
thuật, âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm,
khuôn đúc đĩa, sổ công tác, ….hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
đoàn thể tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý
nghĩa lịch sử văn hóa, của tập thể gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu về các mặt
trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lịch sử
vừa có ý nghĩa thực tiễn. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và nêu rõ
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua
ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá
trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ
nghĩa” [63, Điều 1], và trong Luật Lưu trữ ban hành năm 2011: “Tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ”[40, Điều 2].

1.1.3. Các loại hình tài liệu lưu trữ
Có nhiều loại hình lưu trữ khác nhau dựa vào nguồn gốc, đặc điểm, phương
pháp hình thành, nội dung tài liệu mục đích sử dụng và loại hình văn bản, tài liệu
lưu trữ được chia thành các loại sau:
Tài liệu văn tự hành văn là các loại văn bản được hình thành trong hoạt động
quản lý của các cơ quan, tổ chức (tài liệu hành chính thơng thường, tài liệu quản lý
hành chính) có nội dung phản ánh quá trình và kết quả tổ chức thực hiện các chức


20

năng nhiệm vụ của từng cơ quan, phản ánh hoạt động về tổ chức quản lý nhà nước
trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, qn sự,…tài liệu này bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính
thơng thường.
Tài liệu khoa học cơng nghệ gồm các loại hình thành trong hoạt động về khoa
học kỹ thuật, chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại
học, các cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải, thi công xây dựng,
chế tạo máy móc,… Tài liệu này nội dung phản ánh các hoạt động trong lĩnh vực
khoa học, kỹ thuật, và công nghệ, ghi chép, theo dõi tổng hợp về q trình và kết
quả kiểm tra, thăm dị, khảo sát tài ngun thiên nhiên, khống sản.
Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều loại: tài liệu ảnh, phim, phim điện ảnh, băng
ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi âm, đĩa ghi hình, hình thành bằng các phương pháp
quay phim, chụp hình,… có khả năng ghi và làm tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh,
âm thanh, tạo sự tin cậy cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng
trong Phông Lưu trữ quốc gia.
Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số được hình thành chủ yếu từ hai nguồn:
trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, thiết lập các hồ sơ điện tử, số hóa
điện tử trên vật mang tin khác. Tài liệu điện tử là tài liệu mà thơng tin của nó được
trình bày dưới dạng điện tử, số người dùng tài liệu điện tử nhờ sự giúp đỡ của các

phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích.
Tài liệu văn học nghệ thuật được hình thành trong hoạt động của các nhà thơ,
các họa sĩ, nhạc sĩ bao gồm bản thảo, bản nháp, bản gốc, của các tác phẩm văn học,
nghệ thuật.
Tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ là những tài liệu hình thành trong hoạt
động của cá nhân nổi tiếng, điển hình. Bao gồm tài liệu về tiểu sử, văn bằng, chứng
chỉ học tập, chứng nhận khen thưởng, các cơng trình nghiên cứu sáng tạo của cá
nhân. Tài liệu về các hoạt động văn hóa xã hội của cá nhân, thư từ, các bài viết,
cơng trình nghiên cứu về cá nhân.


21

Tài liệu quý hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các
đặc điểm: có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, và lịch
sử có tầm quan trọng đối với quốc gia, xã hội; được hình thành trong hoàn cảnh lịch
sử đặc biệt về thời gian, không gian, đặc điểm, tác giả; được thể hiện trên vật mang
tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử [39, tr.10].
Tất cả các tài liệu lưu trữ trên của nước ta được tập trung theo một phông
thống nhất đó là Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, dưới sự quản lý của Cục Văn
thư - Lưu trữ Nhà nước.
1.2. Một số vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu
1.2.1. Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu
Hoạt động lưu trữ giữ vai trò quan trọng và đang từng bước được củng cố và
ngày càng phát triển, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu được coi là khâu
đầu vào trong công tác lưu trữ, vì vậy thực tế địi hỏi sự nghiên cứu nghiêm túc, làm
rõ thêm vấn đề này, đề ra những phương pháp thu thập, bổ sung hợp lý, tránh giữ lại
những tài liệu khơng cịn ý nghĩa. Ở nhiều nơi và nhiều thời kỳ việc bổ sung tài liệu
không thực hiện đúng theo quy định của nhà nước, có nhiều phơng tài liệu khơng
hồn chỉnh, chưa xác định xong giá trị thậm chí cịn ở tình trạng lộn xộn, chưa phân

loại và thống kê. Nhiều cơ quan không biết rõ tài liệu của mình thiếu đủ như thế nào,
đặc biệt là các cơ quan địa phương.
Khái niệm “thu thập” – “tranfer” (tiếng Anh) xác định động thái tiếp nhận,
chuyển giao tài liệu giữa cơ quan có tài liệu và cơ quan lưu trữ, tương đương với
“thu thập” hoặc “giao nộp” tài liệu của tiếng Việt. Theo Luật Lưu trữ 2011: “Thu
thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chon, giao nhận tài liệu có giá
trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [40, Điều 2].
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu
được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: thu thập tài liệu văn thư và lưu trữ hiện hành


22

Giai đoạn 2: thu thập tài liệu hiện hành vào Lưu trữ lịch sử [39,tr.135].
Khái niệm “bổ sung” – Acquisition (tiếng Anh), complément (tiếng Pháp) có ý
nghĩa bổ sung phơng lưu trữ trong khu vực thẩm quyền, trong một hệ thống tổng thể
đã được pháp luật quy định.
Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
như trong giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các tác giả định nghĩa:
“Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp có liên quan tới việc xác
định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn,
chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được nhà nước quy định” [21,tr.139], công tác này liên quan đến q
trình hồn thiện khơng ngừng thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia và được thực
hiện dựa vào sự bố trí mạng lưới các phịng và các kho lưu trữ trong cả nước. Trong
giáo trình cơng tác lưu trữ Việt Nam, các tác giả định nghĩa: “Bổ sung tài liệu là
công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý
và khoa học các tài liệu có giá trị cho các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và sử
dụng theo quy định chung” [26, tr.151], Theo giáo trình Lưu trữ học đại cương: “Bổ

sung tài liệu là căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa
chọn những giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản nhà nước” [39, tr.135].
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Việt Nam: “Bổ sung tài liệu lưu
trữ là thu thập tài liệu lưu trữ định kỳ, theo hệ thống vào bảo quản ở lưu trữ có
thẩm quyền” [35, tr.69]. Bổ sung tài liệu được thực hiện đối với cơ quan, tổ chức là
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nhằm hồn thiện phơng lưu trữ.
Việc bổ sung tài liệu còn được áp dụng đối với phông lưu trữ mở để thu thập định
kỳ những tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu, làm cho tài liệu của phơng lưu trữ tiếp tục
được hồn thiện, phản ánh đúng với các hoạt động đã diễn ra của cơ quan hình
thành phơng.
Như vậy, có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau của các tác giả nêu trên về thu
thập, bổ sung tài liệu, nhưng theo tác giả hiểu theo nghĩa sau: “Thu thập, bổ sung tài