Nghiên cứu một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thành phố Đà Nẵng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN THỊ THANH LINH


NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG




LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH
LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG








HÀ N
ỘI
-

2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN THỊ THANH LINH




NGHIÊN CỨU M
ỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG






LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH
LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học
PGS. TS VŨ THỊ PHỤNG





Hà Nội - 2013

MỤC LỤC
ĐỀ MỤC NỘI DUNG
TRANG

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài 01
2. Mục tiêu của đề tài 03
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 04
4. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài 05
5. Phương pháp nghiên cứu 06
6. Lịch sử nghiên cứu đề tài 07
7. Các tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài 10
8. Đóng góp của đề tài 11
9. Bố cụ của luận văn 12

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1
.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
14
1.1.
Cơ sở lý luận

14
1.1.1.
Khái niệm “thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ”

14
1.1.2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16
1.1.3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 16
1.1.4.
Yêu cầu của thu thập, bổ sung tài liệu

17
1. 1.5 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18
1.2 Cơ sở pháp lý
19
1.2.1.

Hệ thống các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ nói chung và thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ nói riêng
19
1.2.2.

Các quy định của pháp luật về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
21
1.2.2.1.

Đối với lưu trữ hiện hành
21
1.2.2.2.

Đối với lưu trữ lịch sử
23
1.2.3.

Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện
nay
26

Tiểu kết chương 1
27
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
28
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
28
2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng
28
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng
30
2.1.3. Tổ chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 33
2.2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
37

2.2.1. Khái quát hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác lưu trữ của UBND Thành phố Đà Nẵng
37
2.2.2. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố
Đà Nẵng
40
2.2.3. Thành phần, nội dung tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Lưu
trữ thành phố Đà Nẵng
42
2.2.4. Tình trạng cơ sở vật chất tại Trung tâm Lưu trữ và các cơ quan, đơn
vị trực thuộc trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
43
2.2.5. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố
Đà Nẵng
46
2.3. Nhận xét chung 54
2.3.1. Những thuận lợi 54
2.3.2. Những khó khăn 55
2.3.3. Những tồn tại và hạn chế 56
2.3.4.
Nguyên nhân dẫn đến tồn tại và hạn chế

58

Tiểu kết chương 2
59
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM
LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
60

3.1.

Các giải pháp tổng thể
60
3.1.1.

Nâng cao nhận thức lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cá nhân

60
3.1.2.

Hoàn thiện tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ từ thành phố
đến quận, huyện, phường, xã
61
3.1.3.

Cụ thể hóa và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý

63
3.1.4.

Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức làm công tác lưu trữ
64
3.1.5.

Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho các lưu trữ hiện hành trên địa bàn
thành phố
64
3.2.

Các giải pháp trọng tâm và trước mắt
66
3.2.1

Văn phòng UBND thành phố và các đơn vị có liên quan khẩn trương xây dựng
Kho lưu trữ chuyên dụng của Thành phố
66
3.2.2.

Củng cố lưu trữ cơ quan làm tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
lưu trữ lịch sử.
69
3.2.3

Lập kế hoạch thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ
71
3.3.

Một số đề xuất, kiến nghị liên quan đến trách nhiệm của Trung tâm Lưu
trữ Thành phố
75
KẾT LUẬN 76
TÀI LIỆU THAM KHẢO 81
PHỤ LỤC 88


1

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Luật Lưu trữ ra đời ngày 11 tháng 11 năm 2011, là một bước ngoặt đánh dấu
sự phát triển vượt bậc của ngành Lưu trữ Việt Nam. Luật Lưu trữ đã góp phần nâng
cao hơn nữa vai trò của ngành Lưu trữ trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, đây lại là
một thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý về công tác lưu trữ. Vấn đề đặt
ra là làm thế nào để củng cố và xây dựng một nền Lưu trữ hiện đại, đi vào quy củ,
nề nếp khi mà nền lưu trữ Việt Nam đang còn thiếu và yếu về mọi mặt như hiện
nay.
Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng, có quan hệ
đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Trên một bình diện rộng hơn, nếu
thành phần Phông lưu trữ Quốc gia không ngừng được bổ sung những tài liệu có
giá trị thì khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được mở rộng; chúng sẽ có ý nghĩa
không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn tạo nên một cơ sở dữ liệu tốt để
nghiên cứu lịch sử trong tương lai. Vì vậy, giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ
sung hồ sơ, tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần đưa tài liệu lưu trữ vào quản lý
có hệ thống, làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng
được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội.
Như vậy, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu là một nhiệm vụ tất yếu mà các
phòng, kho lưu trữ phải thực hiện thường xuyên. Trong thời kỳ hiện đại, nhiệm vụ
ngày này cũng có ý nghĩa cấp thiết, vì nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ đang ngày
càng tăng lên nhanh chóng.
Hơn nữa, Đảng và Nhà nước xem mục đích cuối cùng công tác lưu trữ là đưa
tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của xã hội. Vì
vậy, trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước rất quan tâm chỉ đạo các cơ quan
lưu trữ đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu để ngày càng hoàn thiện
2

Phông Lưu trữ Quốc gia. Theo đó, hàng loạt các văn bản mang giá trị pháp lý cao,
quy định khá cụ thể về công tác thu thập, bổ sung như: Luật Lưu trữ số

01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng
3 năm 2007

Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư
số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ quận,
huyện; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan
theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc); Công văn Số 316/LTNN-NVĐP
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v
ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định
quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã,
phường, thị trấn; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng…
Tuy nhiên hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương vẫn là một mặt yếu của công tác lưu trữ.
Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong những năm qua đã tiến
hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ và cũng đã đạt được một số
kết quả nhất định, tuy nhiên trong thực tế vẫn còn những tồn tại và hạn chế rất lớn
đó là, tình trạng tài liệu ở các lưu trữ cơ quan chưa được tiến hành thu thập về Kho
lưu trữ lịch sử. Tài liệu tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu còn đang trong tình
trạng tích đống, bó gói hoặc nếu được lập hồ sơ thì cũng không đảm bảo chất
lượng. Hồ sơ, tài liệu chưa được xác định giá trị; việc xác định thành phần tài liệu
nộp lưu còn nhiều vướng mắc, các văn bản chỉ đạo về công tác thu thập còn nhiều
bất cập, kho tàng chưa đảm bảo;…Vì thế, hiện nay tài liệu vẫn còn nằm lại ở các
3

kho lưu trữ cơ quan mặc dù đã đến hạn nộp lưu theo quy định. Vấn đề trên đã dẫn

đến những hậu quả nghiêm trọng, làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh
hưởng đến hiệu quả của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Vì vậy, công
tác lưu trữ đang đứng trước những khó khăn và thử thách lớn cho những người làm
công tác quản lý tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
Trong rất nhiều những khó khăn nêu trên, một trong những vấn đề tồn tại lớn
nhất của Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng là công tác thu thập, bổ sung hồ
sơ, tài liệu. Một câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để công tác thu thập được tiến hành
một cách đồng bộ, khoa học, có hệ thống, đồng thời hồ sơ, tài liệu được thu về kho
phải đảm bảo chất lượng? Làm thế nào để giải quyết bài toán về diện tích kho tàng
đảm bảo chứa đựng an toàn toàn bộ tài liệu được thu thập về, tránh được tình trạng
quá tải ở hầu hết các lưu trữ lịch sử lẫn cơ quan trên địa bàn thành phố như hiện
nay?
Đứng trước tình hình thực tiễn nói trên, việc tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra
các giải pháp về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tại
Thành phố Đà Nẵng là hết sức cấp bách và cần thiết. Đi tìm lời giải cho bài toán
này, tác giả xin mạnh dạn chọn đề tài
“Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Thành
phố Đà Nẵng”,
nhằm tìm hiểu thực trạng thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng và đưa ra các giải pháp để nâng cao công tác
này trong thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho công
tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau:

- Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; tìm hiểu những ưu điểm và
hạn chế đồng thời chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu chưa được thu
4

thập đầy đủ để bảo quản tập trung, thống nhất tại Trung tâm Lưu thành phố.

- Hai là, đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu
thaaph, bổ sung tài liệu tại thành phố Đà Nẵng, góp phần tối ưu hóa Phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
a) Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các tài liệu lý luận, các hoạt động liên
quan đế vấn đề nghiên cứu, cụ thể là:
- Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác
thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng;
- Thực tiễn công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;
- Tình hình tổ chức, thực hiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà
Nẵng.
b) Phạm vi nghiên cứu
Về mặt không gian
- Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;
- Các cơ quan chuyên môn sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung
tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng theo quy định của Nhà nước.
Về mặt thời gian
- Hiện nay Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang quản lý 19 Phông lưu
trữ của các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng
trước đây. Đến năm 1997 tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng được chia tách thành tỉnh
Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Và Trung tâm Lưu trữ chính thức đi vào hoạt
động từ năm 1998. Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của đề tài về công tác thu thập, bổ
sung tại Trung tâm bắt đầu từ năm 1998 đến nay.
5

Về loại hình tài liệu:

- Đề tài tập trung vào nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
đối với tài liệu hành chính. Và tài liệu khoa học kỹ thuật; khoa học - công nghệ
thuộc các cơ quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưu của Trung tâm Lưu trữ.
- Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử không thuộc
phạm vi nghiên cứu của đề tài.
4. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài
Đề tài nhằm thực hiện những nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, nghiên cứu các tài liệu lý luận bàn về công tác lưu trữ, từ đó
xây dựng cơ sở lý thuyết của vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo
quy định của Nhà nước, cụ thể:
- Xác định thẩm quyền thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ
cơ quan và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ cơ quan theo
phạm vi và quyền hạn của nhà nước quy định;
Thứ hai, khảo sát, điều tra, nhằm tìm hiểu tình hình tổ chức thực hiện
công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà
Nẵng, cụ thể:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung
vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố;
- Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng;

Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thâp,
bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể:
- Giải pháp tổng thể:

6

+ Nâng cao nhận thức về công tác thu thập, bổ sung;
+ Củng cố tổ chức bộ máy;
+ Nâng cao trình độ nhân sự làm công tác lưu trữ;
+ Hoàn thiện cơ sở vật chất và văn bản pháp lý về công tác thu thập, bổ sung.
- Giải pháp trọng tâm và trước mắt:
+ Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo cơ sở vật chất bảo quản tài
liệu lưu trữ;
+ Củng cố lưu trữ cơ quan, làm tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng,
nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp…, người viết sử dụng các
phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: Phương pháp điều tra, khảo sát,
thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế:
phương pháp này dùng để nghiên
cứu cơ sở thực tiễn. Tác giả tiến hành khảo sát về tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trong đó tập trung chủ yếu vào các cơ
quan thuộc sự quản lý của Trung tâm về công tác lưu trữ, đồng thời là nguồn nộp
lưu vào Trung tâm đó là các Sở, ban, ngành. Ngoài ra, tác giả còn tiếp xúc, trao đổi
trực tiếp với một số cán bộ lãnh đạo Trung tâm và cán bộ trực tiếp làm công tác văn
thư - lưu trữ tại các Sở, ban, ngành trên địa bàn Thành phố.
- Phương pháp thống kê:
Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế, trên cơ sở
các tài liệu thu thập được như: quy chế, kế hoạch, báo cáo, công văn, đề án của
UBND, Trung tâm và các Sở, ban, ngành về công tác lưu trữ, tác giả tiến hành
thống kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công

tác thu thập nói riêng. Từ đó, tác giả nắm bắt được tình hình hoạt động về công tác
7

lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng một cách chính
xác.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp:
Qua kết quả điều tra và thống kê, tác
giả tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này.
Trên cơ sở đó đưa ra những nhận định, đánh giá một cách chính xác thực trạng vấn
đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, và
đưa ra những giải pháp phù hợp, mang tính khả thi và hiệu quả khi áp dụng vào
thực tế.
- Phương pháp so sánh:
Căn cứ trên số liệu được phân tích, tổng hợp tác giả
tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế tổ chức
quản lý công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng với các quy định
của Nhà nước.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên được kết hợp đan
xem và vận dụng một cách linh hoạt.
6. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Tại Việt Nam, về lý luận chung, công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành lưu trữ như:
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ
quan” của Dương Văn Khảm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho
lưu trữ ở Việt Nam” (do PGS. Vương Đình Quyền chủ biên); “Nghiệp vụ lưu trữ cơ
bản” (dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp - PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ
biên);
Các công trình nghiên cứu luận văn thạc sĩ:
“Bổ sung tài liệu vào các

Trung tâm Lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp”, (Trần Quang Hồng - Luận văn
thạc sỹ, năm 2002); “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông
vận tải - thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Kim Dung, Luận văn thạc sỹ, năm
8

2006); “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - thực trạng và
giải pháp” (Luận văn ThS. Nguyễn Hữu Danh, 2009); Ở nước Cộng hoà Dân chủ
Nhân dân Lào: “Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc Phòng Lào -
Thực trạng và giải pháp”/Sone, Thavy Chantha Thoum Ma;…
Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” và các trang web của một số Chi cục Lưu
trữ tỉnh (Trung tâm Lưu trữ tỉnh trước đây):
Trong những năm gần đây đã xuất
hiện rất nhiều bài đề cập đến vấn đề này. Có thể thấy đây là vấn đề được rất nhiều
người quan tâm, có thể liệt kê cụ thể như sau: Đào Xuân Chúc “Vấn đề thu thập và
tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số
1/2002, tr12-15; Vũ Dương Hoan “Công tác sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ bổ
sung cho Phông lưu trữ Quốc gia cần được đầu tư thích đáng”-Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam số 1/2002, tr7-9; Đặng Thị Đào “Quá trình thu thập, bổ sung phục vụ
khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn của Trung tâm LTQG I, III” - Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam số 4/2002, tr127-129; Ngô Thiếu Hiệu “Thực tiễn công tác thu thập,
chỉnh lý, đánh giá tài liệu lưu trữ ở Trung tâm LTQG I”- Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
số 4/2002, tr116-120; Phạm Thị Thu Hiền “Tăng cường công tác thu thập, quản lý
tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại kho Lưu trữ TW Đảng” - Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam số 5/2002, tr166-169; Nguyễn Trọng Biên “Một số cơ sở lý luận lưu trữ học
về vấn đề thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các trường đại học” - Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam số 5/2003, tr139-143; Vũ Thị Phụng “Thu thập tài liệu của các đơn vị
sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp”- Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam số 5/2004, tr127-130; Nguyễn Thị Trà “Một số kinh nghiệm về công tác
sưu tầm, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam số 3/2005, tr83-86; Dương Anh Lệ “Kinh nghiệm thu thập và giải quyết tài

liệu tồn đọng ở lưu trữ tỉnh Tiền Giang” - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số
3/2010, tr25-28.
Các bài viết nêu trên đã nêu lên một số thực trạng cũng như kinh nghiệm về
9

công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy
nhiên, các bài viết chỉ mới dừng lại ở việc góp ý giải quyết các vấn đề trước mắt,
hiện đang tồn tại ở các cơ quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu một cách đầy
đủ các mặt hoạt động của công tác thu thập, bổ sung. Vì vậy, các bài viết cũng chưa
đưa ra các giải pháp một cách tổng thể, toàn diện về công tác này.
Ngoài ra, công tác thu thập, bổ sung cũng được các sinh viên đề cập trong
khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: “Vấn đề bổ sung tài
liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây” (Trịnh Ngọc Hùng - khóa luận tốt nghiệp năm 1998);
“Tìm hiểu về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo
dục và Đào tạo” (Bùi Thị Thu Hà, Khóa luận tốt nghiệp, năm 2004)…Tuy nhiên
trong phạm vi khóa luận, các bài viết về vấn đề này chưa sâu, còn mang tính khảo
sát, học hỏi nghiệp vụ và đưa ra một số giải pháp chưa chi tiết, cụ thể.
Mặc dù đã có nhiều đề tài và bài viết về vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài
liệu, nhưng cùng với sự phát triển của công cuộc cải cách hành chính Nhà nước,
công tác lưu trữ cũng có sự thay đổi để đáp ứng yêu cầu của xã hội. Nhất là khi sự
quản lý của Nhà nước về công tác lưu trữ có sự thay đổi lớn, hệ thống các Trung
tâm Lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW từ sự quản lý của Văn phòng UBND
cấp tỉnh, thành phố nay chuyển thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ dưới sự quản lý
của Sở Nội vụ. Trong sự quản lý còn nhiều mới mẻ, chắc chắn các văn bản hướng
dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ sẽ còn gặp nhiều vướng mắc và bất cập, việc thực
thi sẽ còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại.
Qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, có thể thấy vấn đề đi sâu nghiên cứu
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đến nay chưa được tác giả nào
nghiên cứu.

10

7. Các tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài
Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các đề tài nghiên cứu
khoa học, các bài viết trao đổi kinh nghiệm từ các tạp chí chuyên ngành, các bài
viết nghiên cứu của các nhà khoa học, các khoá luận tốt nghiệp…được nêu trong
Lịch sử nghiên cứu là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình thực
hiện đề tài này. Ngoài ra, tác giả còn tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác như:
- Các văn bản cơ quan về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập,
bổ sung hồ sơ, tài liệu nói riêng:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL - UBTVQH10;
+ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
+ Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007

Về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác
định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp
và lưu trữ quận, huyện;
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan
theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc);
+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ

Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;
11

+ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND
xã, phường, thị trấn;
+ Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,
ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài
liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
- Các báo cáo kết quả nghiên cứu của một số đề tài khoa học, nhiều bài viết
khác đăng trên các báo và tạp chí chuyên ngành;
- Website của Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước và các Chi cục Văn
thư-Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ) trong cả nước;
- Tài liệu điều tra, khảo sát qua thực tế quan sát, thu thập tài liệu, phỏng vấn
tại Trung tâm và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành
phố
8. Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận:
+ Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ
sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở Việt Nam nói chung và Trung tâm Lưu trữ thành phố
Đà Nẵng nói riêng;
+ Kết quả nghiên cứu là cơ sở lý luận để tham mưu, xây dựng và ban hành
các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu
trữ vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng; đồng thời có thể làm tài liệu tham
khảo cho lưu trữ các cấp.
- Về mặt thực tiễn
:

Đề tài giúp lãnh đạo Trung tâm nhận thức được những ưu, nhược điểm,
những nguyên nhân tồn tại của công tác thu thập, bổ sung tại cơ quan mình, đồng
12

thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Trung tâm có thể tổng kết, áp dụng vào thực
tiễn nhằm nâng cao hiệu quả công tác này vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà
Nẵng.
Ngoài ra luận văn này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập,
nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ và những
người trực tiếp làm công tác lưu trữ.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần
Mở đầu
,
Kết luận
và danh mục
Tài liệu tham khảo
, nội dung
chính của luận văn chia thành ba chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở
Việt Nam hiện nay
Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở
chương 2 và 3. Qua đó, tác giả có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp
thiết cần phải hoàn thiện công tác này nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có
hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quản lý tài liệu, tránh tình trạng thất thoát, mất
mát những tài liệu có giá trị, đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong
tương lai.
Chương 2. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
Trong chương này, tác giả trình bày kết quả khảo sát hiện trạng tại Trung tâm

Lưu trữ thành phố Đà Nẵng từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức đến
thực trạng công tác tổ chức triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ trên địa
bàn Thành phố. Từ đây, chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan
về thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm. Đây
cũng là cơ sở để tác giả hoàn thiện những giải pháp ở chương 3.

Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập,
bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
13

Đây là chương trọng tâm của luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận ở
Chương 1 và tình hình thực tiễn từ Chương 2. Trong chương này, tác giả phân tích,
đánh giá và đưa ra những nhận xét chung, những nguyên nhân khách quan và chủ
quan xuất phát từ thực tiễn thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Từ đó, tác giả mạnh
dạn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
Để hoàn thành luận văn này, tác giả gặp nhiều khó khăn trong việc điều tra,
khảo sát tại một số sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng. Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của một số lãnh đạo Văn
phòng và cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan như: Sở Khoa
học & Công nghệ TP Đà Nẵng, Sở Công thương, Sở Lao động Thương Binh Xã
hội, Sở Nội vụ, Ban Thi đua khen thưởng, UBND quận Thanh Khê, Sơn Trà, Hải
châu, huyện Hòa Vang…, tác giả đã có những thông tin, tài liệu quý đáng tin cậy
để hoàn thành nhiệm vụ của đề tài. Do trình độ và kinh nghiệm bản thân còn nhiều
hạn chế, nên mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận văn còn có nhiều thiếu
sót. Với tinh thần học hỏi, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà
nghiên cứu, đồng nghiệp, bạn bè và những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng
công trình nghiên cứu được hoàn thiện hơn.
Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và đầy tâm
huyết của PGS. TS Vũ Thị Phụng cùng tập thể các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học

& Quản trị văn phòng trong suốt quá trình tác giả học tập tại trường. Nhân đây, xin
được gửi lời tri ân đến quý thầy cô, lời cảm ơn sâu sắc đến các cơ quan và cá nhân
đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này./.
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
Tác giả
Nguyễn Thị Thanh Linh

14

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Khái niệm “thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ”
Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về khai thác, sử dụng tài liệu ngày càng
cao. Đáp ứng nhu cầu đó, các vật liệu chế tác, các phương tiện truyền tin và lưu trữ
tin ngày càng hiện đại, có độ bền cao. Điều đó khẳng định vai trò của tài liệu lưu
trữ trong đời sống xã hội ngày một thay đổi nhất định và quan điểm về tài liệu lưu
trữ cùng có sự biến đổi phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Trong quá
trình nghiên cứu chuyên đề này, tác giả sử dụng thuật ngữ
“tài liệu lưu trữ”
và
“thu thập tài liệu”
theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011, cụ thể:
- Tài liệu:
là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,
công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ

thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và các vật mang tin khác. [2, Điều 2]
- Tài liệu lưu trữ:
“là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,
bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng
bản sao hợp pháp” [3, Điều 2].
Như vậy, khái niệm tài liệu lưu trữ được hiểu rất rộng. Nó bao hàm các loại
văn bản, giấy tờ được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công
việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi
15

người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương
lai.
Khái niệm “thu thập, bổ sung” tài liệu lưu trữ
Tại khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011, thu thập tài liệu được giải thích như sau:

Thu thập tài liệu là quá trình xác
định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.

Như vậy, theo quy định của Luật cơ quan về công tác thu thập tài liệu được
tiến hành ở hai cấp độ:
1 - Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ
văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.
2 - Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia theo quy định của pháp luật.
Bổ sung tài liệu

là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác
định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành
tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam theo những quy định cơ quan của Nhà nước.
Như vậy, bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu
vào Phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để
xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có
thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.
Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của
các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài
liệu còn thiếu.

16

1.1.2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung
vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia;
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ
cơ quan và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ cơ quan;
- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ
trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp;
- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định;
- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung,
hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.
1.1.3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ
1.1.3.1. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử
Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của thời đại lịch
sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy. Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định

được nguồn thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa
phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài
liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân.
1.3.2. Nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo phông lưu trữ
Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản
ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một
trong những yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài
liệu trong phông. Việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo phông lưu trữ nhằm
mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó. Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo phông
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong
phông. Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc
phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu…phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các
17

sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một
phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau. Thực hiện
nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông
thì phải đưa về đúng phông của nó. Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn
chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các
phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai.
1.3.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông
Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu trên, người ta còn chú ý
nguyên tắc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông lưu trữ. Khối phông lưu
trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội
dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung hồ sơ,
tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối
với việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại
hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài
liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…

1.1.4. Yêu cầu của thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
Để đảm bảo công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đem lại kết quả, trong
quá trình thực hiện cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Thứ nhất, tài liệu được thu thập phải đầy đủ về mặt số lượng, đảm bảo về
mặt chất lượng. Việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu trong các lưu trữ là nhằm tập
trung một cách đầy đủ nhất các tài liệu có giá trị được hình thành trong các cơ
quan, tổ chức, nhằm tạo nguồn thông tin phong phú, đa dạng và phản ánh đầy đủ
các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung
đầy đủ tài liệu vào các lưu trữ sẽ tạo nên một nguồn sử liệu quan trọng để nghiên
cứu lịch sử dân tộc.

18

Thứ hai, tài liệu được thu thập, bổ sung phải được tiến hành đúng thời gian
quy định của Nhà nước. Nhằm đảm bảo tài liệu được bảo quản, tránh tình trạng tài
liệu bị mất mát, hư hỏng dẫn đến việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu không
đem lại hiệu quả.
Thứ ba, tài liệu được thu thập phải đúng đối tượng. Việc xác định đúng
thành phần tài liệu và Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử giữ một vai trò quan trọng. Bởi mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn khác nhau, vì vậy cần xác định đúng thành phần tài liệu cần thu thập để
đảm bảo tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh phông. Đồng thời, để đảm bảo nguyên tắc
thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông, việc xác định Danh mục nguồn
nộp lưu phải đúng đối tượng cơ quan để tài liệu phát huy hết giá trị của nó.

1.1.5. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu có vai trò ngày càng quan trọng
trong công tác lưu trữ. Bởi vì, công tác thu thập có liên quan hầu hết các khâu
nghiệp vụ lưu trữ và được thực hiện một cách thường xuyên. Công tác thu thập, bổ
sung hồ sơ, tài liệu nếu tiến hành tốt sẽ làm cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia

nói chung và từng Phông lưu trữ, từng sưu tập cụ thể được hoàn chỉnh.

Những đóng góp của tài liệu lưu trữ ngày càng được khẳng định một cách
mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực. Tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin hết sức có
giá trị trong trong công tác quản lý, hoạch định chính sách, nghiên cứu khoa học…
Chính vì vậy, công tác này ngày càng được quan tâm, đặc biệt với sự phát triển của
xã hội, nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng phong phú và đa dạng, đòi hỏi công tác
thu thập ngày một hoàn thiện, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội.

Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ nhằm bảo quản tập
trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần
các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự
mất mát, thất lạc tài liệu; đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành
19

nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của
người khai thác, sử dụng. Vì vậy, trong những năm qua Đảng và Nhà nước đã
không ngừng nâng cao nhận thức của công dân về vai trò của tài liệu lưu trữ. Đồng
thời để đáp ứng được nhu cầu thực tiễn quản lý về công tác này, hàng loạt các văn
bản đã ra đời khẳng định vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ nói
chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nói riêng.

1.2. Cơ sở pháp lý
Như đã trình bày ở trên, công tác thu thập, bổ sung giữ một vị trí quan trọng
trong công tác lưu trữ. Vì vậy, Đảng và Nhà nước đã ban hành một hệ thống văn
bản pháp luật làm cơ sở pháp lý quan trọng cho các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch
sử trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
1.2.1. Hệ thống các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ nói chung và
thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng
Về số lượng:

:
- Luật lưu trữ: 01 văn bản;
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia: 01 văn bản;
- Văn bản chung về công tác văn thư lưu trữ: 60 văn bản;
- Văn bản quản lý công tác lưu trữ: 84 văn bản;
- Ngoài ra còn có các văn bản quy định khá chặt chẽ về quản lý công tác tổ
chức - cán bộ; Văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ các Bộ, ngành và địa
phương; Văn bản chung về chế độ, chính sách…
Về loại hình tài liệu:
Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ được ban hành dưới nhiều
hình thức như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định, công
văn…Đối với công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ gồm có các văn bản
như:
20

+ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác
định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp
và lưu trữ quận, huyện;
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu thuộc các nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan
theo quy định (1 năm sau khi công việc kết thúc);
+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;
+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND
xã, phường, thị trấn;
+ Công văn Số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,
ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài

liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh ;
+ Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ
lịch sử các cấp;…
Việc ban hành hệ thống văn bản tương đối đầy đủ về số lượng (con số lên
đến gần 1000 văn bản) và thể hiện dưới nhiều hình thức văn bản cũng như đầy đủ
về mặt nội dung sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng, các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử
làm tốt công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nói
riêng, đưa nền lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả, chính quy và chuyên
nghiệp.