Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh ủy tiền giang

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HUỲNH THANH PHI

THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TỒN ĐỌNG CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP TỈNH
THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO KHO
LƯU TRỮ TỈNH ỦY TIỀN GIANG
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã ngành: 60.32.03.01

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HUỲNH THANH PHI

THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TỒN ĐỌNG CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP TỈNH
THUỘC NGUỒN NỘP LƢU VÀO KHO
LƢU TRỮ TỈNH ỦY TIỀN GIANG
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS.CVCC. Phan Đình Nham

TP HỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018

2

LỜI CẢM ƠN

Sau hai năm học tập và nghiên cứu, tìm tịi các tài liệu cùng sự hướng dẫn,
chỉ bảo tận tình của q thầy cơ giáo, sự hỗ trợ của các bạn bè, đồng nghiệp và sự
động viên của gia đình đến nay tác giả đã hồn thành luận văn.
Để có được thành cơng này, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến
thầy hướng dẫn trực tiếp TS. Phan Đình Nham đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ trong
suốt quá trình lập đề cương, cung cấp các tài liệu có liên quan và chỉnh sửa luận
văn.
Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, Phòng Sau đại học và quý thầy, cô
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình
giảng dạy trong suốt khóa học (2016 – 2018). Đặc biệt là quý thầy, cô trong Bộ
môn Lưu trữ học và Quản trị Văn phịng đã góp ý chỉnh sửa trong quá trình học tập,
trang bị kiến thức để bảo vệ đề cương luận văn.
Đồng thời, xin chân thành cảm ơn các cơ quan của tỉnh Tiền Giang: Tỉnh ủy
Tiền Giang, Văn phòng Tỉnh ủy Tiền Giang đã cung cấp số liệu cũng như thông tin
liên quan đến đề tài.
Cuối cùng, tác giả xin tỏ lòng cảm ơn đến gia đình, các bạn bè đồng nghiệp,
các bạn học Khóa (2016 – 2018) cũng như bạn bè gần xa khác đã dành những lời
động viên khích lệ, những cảm thơng trong suốt q trình học tập và nghiên cứu.

TP Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2018
Tác giả

Huỳnh Thanh Phi

3

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn
đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền
Giang” là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Đề tài được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở khảo sát thực tiễn trong
suốt thời gian cơng tác tại Văn phịng Tỉnh ủy Tiền Giang, tổng kết đúc rút từ
những bài viết tham khảo và sự phân tích, đánh giá, tổng hợp của bản thân. Luận
văn hồn tồn khơng sao chép ngun văn từ bất kỳ cơng trình nghiên cứu nào
trong và ngồi nước.
Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách
nhiệm.

TP Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2018
Tác giả

Huỳnh Thanh Phi


4

MỤC LỤC

Trang
LỜI CẢM ƠN

2

LỜI CAM ĐOAN

3

MỤC LỤC

4

BẢN CHỮ VIẾT TẮT

8

PHẦN MỞ ĐẦU

9

PHẦN NỘI DUNG

15

Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác lƣu trữ, công tác thu 15
thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ
1.1.

Khái quát về công tác lưu trữ và công tác lưu trữ trong hệ thống 15
các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội

1.1.1.

Cơng tác lưu trữ

15

1.1.1.1.

Khái niệm công tác lưu trữ

15

1.1.1.2.

Nội dung của công tác lưu trữ

15

1.1.1.3.

Tính chất, nguyên tắc quản lý đối với công tác lưu trữ

16

1.1.1.4.

Nguyên tắc quản lý đối với công tác lưu trữ

18

1.1.1.5.

Ý nghĩa của công tác lưu trữ

20

1.1.2.

Công tác lưu trữ trong hệ thống các cơ quan đảng và tổ chức 20
chính trị - xã hội

1.1.2.1.

Sơ lược về hệ thống thống các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - 20
xã hội

1.1.2.2.

Những quy định cơ bản về công tác lưu trữ trong hệ thống các cơ 23
quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội

1.2.

Nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ

25


5

1.2.1.

Khái niệm thu thập tài liệu lưu trữ

25

1.2.2.

Nội dung công tác thu thập

25

1.2.3.

Nguyên tắc thu thập

26

1.2.3.1.

Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử

26

1.2.3.2.

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ

26

1.2.3.3.

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông

27

1.2.4.

Thẩm quyền thu thập lưu trữ

27

1.2.4.1.

Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

27

1.2.4.2.

Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

28

1.2.5.

Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

30

1.2.6.

Thu thập tài liệu lưu trữ tồn đọng

31

1.3.

Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ

33

1.3.1.

Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ

33

1.3.2.

Mục đích chỉnh lý tài liệu lưu trữ

33

1.3.3.

Yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ

33

1.3.4.

Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

34

1.3.5.

Tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

34

1.3.6.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng

35

Tiểu kết chương 1

36

Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu 38
trữ tồn đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu
và kho lƣu trữ Tỉnh ủy Tiền Giang
2.1.

Khái quát về Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền Giang

38

2.1.1.

Cơ sở vật chất

39

2.1.2.

Đội ngũ cán bộ

40


6

2.2.

Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các 43
cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy
Tiền Giang.

2.2.1.

Quá trình hình thành khối tài liệu lưu trữ trong hệ thống các cơ 43
quan Đảng.

2.2.2.

Nguồn, thành phần tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn 45
nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền Giang

2.2.2.1.

Nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền Giang

2.2.2.2.

Thành phần tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu 47

45

vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền Giang
2.3.

Tình hình thu thập, chỉnh lý tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

57

2.3.1.

Tình hình thu thập tài liệu tồn đọng vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

57

2.3.2.

Tình hình chỉnh lý tài liệu tồn đọng giao nộp vào Lưu trữ lịch sử 59
cấp tỉnh

2.4.

Đánh giá chung về thực trạng thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng

61

2.4.1.

Ưu điểm

61

2.4.2.

Hạn chế

63

Tiểu kết chương 2

66

Chƣơng 3: Giải pháp thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng của 68
các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ
Tỉnh ủy Tiền Giang
3.1.

Một số phương hướng nhiệm vụ của công tác thu thập, chỉnh lý 68
tài liệu lưu trữ tồn đọng

3.2.

Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu 68

tồn đọng

3.2.1.

Xây dựng các quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ, công 68


7

tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn động
3.2.2.

Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực

3.2.2.1.

Bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ chuyên trách và cán bộ 70

69

công chức khác
3.2.2.2.

Sử dụng các nguồn lực khác trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu 70
trữ tồn đọng

3.2.3.

Tập trung xử lý các vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ thu thập, 72
chỉnh lý tài liệu tồn đọng

3.2.3.1.

Đối với công tác thu thập

72

3.2.3.2.

Đối với công tác chỉnh lý

80

3.2.3.3.

Đẩy mạnh công tác lập hồ sơ

82

3.2.3.4.

Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin

83

3.2.4.

Bố trí nguồn kinh phí để làm tốt cơng tác thu thập, chỉnh lý

88

Tiểu kết chương 3

89

PHẦN KẾT LUẬN

91

TÀI LIỆU THAM KHẢO

94

PHỤ LỤC

103


8

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

BCH

Ban Chấp hành

BTV

Ban Thường vụ

ĐG

Đánh giá

TW

Trung ương


9

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, có vai trị đặc biệt quan trọng
trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế
- xã hội phản ánh tồn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi cơ quan, địa phương; vừa có giá trị thực tiễn trong
công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phịng,
an ninh, vừa có giá trị lịch sử, là tài sản quý giá của quốc gia, di sản văn hóa của
dân tộc.
Tài liệu lưu trữ của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội có giá trị phục
vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan
trọng của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong một bộ
máy nhà nước. Báo cáo Chính trị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng ta đã
đề ra chủ trương “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch Nước công bố
bằng Lệnh số 10/2011/L-CTN ngày 25/11/2011 [50] đã khẳng định nguyên tắc
“Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam”. Ngày
nay, trước yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, cơng tác

lưu trữ càng có vai trị đặc biệt quan trọng, nhất là trong tiến trình cải cách hành
chính của Đảng và Nhà nước.
Tài liệu lưu trữ mang tính lịch sử của tỉnh Tiền Giang là một bộ phận của tài
liệu lưu trữ quốc gia, là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài liệu các Phông thuộc Lưu
trữ lịch sử của Đảng tỉnh Tiền Giang được hình thành trong quá trình hoạt động và
phát triển của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và đã tồn tại qua
nhiều thời kỳ lịch sử. Trong thời gian qua công tác lưu trữ Đảng đã được các cấp ủy
quan tâm chỉ đạo nên các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội đã lựa
chọn, sắp xếp và bảo quản được một khối lượng tài liệu khá lớn phản ánh quá trình


10

hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn đọng tại
một số cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội cấp tỉnh và chưa được sắp xếp, phân
loại khoa học, tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã gây thiệt hại về tài
sản, tổn thất về kinh tế. Cịn nhiều cơ quan đảng, tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh
chưa nộp lưu tài liệu theo quy định. Bên cạnh đó số lượng tài liệu tồn đọng đang ở
dạng tích đống, bó gói tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội chưa
được chỉnh lý khá lớn.
- Do tầm quan trọng của công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung
và trong các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thuộc hệ thống lưu trữ của Đảng nói riêng.
- Do tình hình tài liệu tồn đọng nặng nề, chưa được sắp xếp khoa học và chất
lượng công tác thu thập, chỉnh lý trong các Kho lưu trữ tỉnh ủy còn nhiều thiếu sót.
- Do vậy, nghiên cứu đề tài này để đánh giá đúng thực trạng và tìm ra các
giải pháp cần thiết để khắc phục thiếu sót, nâng cao chất lượng các cơng tác này là
cấp thiết và có tính khoa học, tính thực tiễn cao.
Bản thân hiện đang cơng tác tại Văn phòng Tỉnh ủy Tiền Giang (trực tiếp
quản lý Phòng Lưu trữ lịch sử của Đảng) vừa là học viên Cao học Lưu trữ khóa

2016 – 2018 của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí
Minh thì việc nghiên cứu đề tài “Thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ tồn đọng của
các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Tỉnh ủy Tiền
Giang” là hết sức cần thiết.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện luận văn này, tác giả đặt ra hai mục tiêu cơ bản cần đạt được
như sau:
- Thứ nhất, làm rõ cơ sở khoa học của việc thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
tồn đọng của các cơ quan đảng, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh.
- Thứ hai, từ cơ sở khoa học đó phân tích tình hình thực tiễn, đánh giá ưu
điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu
trữ tồn đọng của các cơ quan đảng, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh.


11

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện các mục tiêu cơ bản trên, tác giả thực hiện nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu tổng quan tình hình thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ để đánh
giá những kết quả đạt được trước đó và tìm ra những hạn chế, tính mới cần tiếp tục
nghiên cứu.
- Nghiên cứu lý luận về thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ
quan cấp tỉnh;
- Nghiên cứu tổng hợp tình hình thu thập, chỉnh lý tài liệu nói chung và tình
hình thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng cấp tỉnh nói riêng qua đó đánh giá
những ưu điểm, hạn chế về các mặt này.
- Đề xuất các giải pháp giải quyết dứt điểm tình trạng thu thập, chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ
Tỉnh ủy Tiền Giang.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ; thu thập, chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng;
- Tình hình thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan đảng,
các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh
ủy Tiền Giang.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: Trên cơ sở các số liệu tổng kết và kết quả khảo sát tình hình
cơng tác lưu trữ Đảng từ năm 2011 đến năm 2017.
- Về không gian: Tài liệu lưu trữ tồn đọng của Đảng và các tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
4. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Về mặt lý luận: đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các cơng trình
nghiên cứu của các giảng viên, học viên chuyên về công tác Đảng. Các kết quả
nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí


12

chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận. Tuy nhiên có rất ít đề tài
nghiên cứu sâu, riêng về công tác văn thư, lưu trữ Đảng.
Liên quan đến tình hình nghiên cứu của đề tài có luận án tiến sĩ của Nghiêm
Kỳ Hồng với đề tài: “Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo công tác lưu trữ từ năm
1945 đến năm 2000” năm 2004; luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hạnh với đề tài:
“Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp phát huy giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam” năm 2014; luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Quang với đề tài:
“Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan
Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” năm 2015; luận văn thạc sĩ của
Nguyễn Thị Út Trang: “ Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông Lưu
trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” năm 2008; luận

văn thạc sĩ của Trịnh Thị Năm với đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ
Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh” năm 2009. Các đề tài trên đã đánh giá khái
quát quá trình hình thành và phát triển cơng tác lưu trữ của Đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội, đã đề cập đến những vấn đề lý luận cơ bản của khoa học lưu trữ
và công tác lưu trữ tài liệu nói chung và cơng tác thu thập, chỉnh lý tài liệu nói
riêng; cung cấp những tư liệu, thơng tin quan trọng, bổ ích, làm tiền đề cho việc
nghiên cứu.
Bên cạnh đó tác giả cịn nghiên cứu tài liệu Hội thảo khoa học thu thập tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử - Thực trạng và những vấn đề đặt ra; Hội thảo nghiệp vụ
hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Hội thảo “Chỉnh lý khoa học
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Một số đề xuất, kiến nghị” do
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức; Tạp chí Dấu ấn Thời gian, thơng tin của
các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên, học viên.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí
Minh được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm sáng tỏ bản chất và tìm
ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập, bên cạnh đó tác giả sử dụng
phương pháp luận của lưu trữ học và các phương pháp nghiên cứu khoa học như:


13

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để thu
thập những thông tin về cơ sở lý thuyết liên quan đến chủ đề nghiên cứu thu thập,
chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào
Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền Giang; kết quả nghiên cứu của các tác giả đã công bố
trên các ấn phẩm; các các văn bản về chủ trương, chính sách liên quan đến nội dung
nghiên cứu; các số liệu thống kê.
- Phương pháp lịch sử: được sử dụng để tìm hiểu về lịch sử hình thành và
phát triển của lưu trữ lịch sử đảng tỉnh Tiền Giang cũng như nguồn gốc, xuất xứ của

các loại tài liệu;
- Phương pháp khảo sát thực tế: Để có những thơng tin thực tế, tác giả sử
dụng phương pháp khảo sát thực tế tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Tiền
Giang.
- Phương pháp phỏng vấn: để thu thập thêm những thông tin thực tế từ
những nhân viên trực tiếp làm công tác lưu trữ ở các ban đảng, các tổ chức chính trị
- xã hội cấp tỉnh. Nội dung phỏng vấn liên quan đến nhận thức về thu thập, chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng, những thuận lợi, khó khăn khi giao nộp tài liệu về Kho lưu
trữ Tỉnh ủy.
- Phương pháp so sánh: được sử dụng để so sánh các số liệu đã thu thập
nhằm thấy được những thay đổi về tổ chức bộ máy, con người, tài liệu vv.
- Phương pháp phân tích: được vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng
của vấn đề, nguyên nhân của những tồn tại hạn chế, sự cần thiết phải thu thập, chỉnh
lý tài liệu.
6. Đóng góp của đề tài
+ Về mặt lý luận: Đề tài nghiên cứu các cơ sở lý luận và thực tiễn về việc thu
thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
cấp tỉnh trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Trên cơ sở phân tích khoa học bằng lí luận và
thực tiễn để đề xuất giải pháp thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng nhằm thu
thập triệt để tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.
+ Về mặt thực tiễn:


14

- Đề tài phản ánh một cách toàn diện về thu thập, chỉnh lý tài liệu tài liệu lưu
trữ tồn đọng của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh trên địa bàn tỉnh
Tiền Giang. Đồng thời đánh giá những ưu, nhược điểm và đưa ra một số giải pháp
để khắc phục.
- Đề tài đề xuất giải pháp thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng mang

tính khả thi tại Tỉnh ủy Tiền Giang. Đồng thời là cơ sở để các tỉnh ủy, thành ủy
tham khảo.
7. Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, Phần nội dung chính của đề tài
được bố cục thành 3 chương, bao gồm:
Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác lƣu trữ, công tác thu thập, chỉnh
lý tài liệu lƣu trữ
Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ tồn
đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu và kho lƣu trữ Tỉnh ủy
Tiền Giang
Chƣơng 3: Giải pháp công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ tồn
đọng của các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu vào kho lƣu trữ Tỉnh ủy
Tiền Giang


15

PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ, CÔNG TÁC
THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1. Khái quát về công tác lƣu trữ, công tác lƣu trữ trong hệ thống các
cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội
1.1.1. Cơng tác lƣu trữ
1.1.1.1. Khái niệm công tác lƣu trữ
Công tác lưu trữ là tất cả các cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội. Công tác lưu trữ là
một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn
và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu

khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày
11/11/2011, Chủ tịch Nước công bố bằng Lệnh số 10/2011/L-CTN ngày 25/11/2011
[50] Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,
thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ được tổ chức ở
tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước
quan tâm.
1.1.1.2. Nội dung của công tác lƣu trữ
Với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu
trữ. Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật
để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong tồn quốc. Nội dung
của cơng tác lưu trữ gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ. Theo Luật Lưu
trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch Nước


16

công bố bằng Lệnh số 10/2011/L-CTN ngày 25/11/2011 [50] Hoạt động lưu trữ là
hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
1.1.1.3. Tính chất, nguyên tắc quản lý đối với cơng tác lƣu trữ
Tính chất cơng tác lƣu trữ
Tính chất khoa học
Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên
cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi
nước. Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc
nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung
chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu,

xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu,
bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ…
Mỗi một nghiệp vụ đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa
học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như:
quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu;
quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo
quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình
mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tịi, phát hiện
ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho
từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của
các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của
các ngành toán học, hố học, sinh học, tin học, thơng tin học… đang được nghiên
cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ
chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.


17

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn hóa trong
cơng tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về kho
tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang
thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu;
bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho
công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.
Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thơng tin trong
tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thơng tin khác. Vì là bản chính,
bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ cịn có giá trị như một minh chứng lịch sử để

tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một
sự vật, hiện tượng.
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu
lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu
cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy, tài liệu lưu trữ cần
được đưa ra phục vụ.
Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng
những thơng tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân,
do đó các thế lực đối lập ln tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu
trữ. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng
lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải thể
hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu
lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức
chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính
đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm
mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao,
chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia.


18

Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính
cơ mật trong cơng tác lưu trữ. Những nội dung thông tin khai thác được trong tài
liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân
song khơng được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của
các cá nhân khác. Điều đó địi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi cơng dân trong quốc
gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.
Tính chất xã hội
Tài liệu lưu trữ ngồi việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho
các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý

nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động
khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ
cơng tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã
hội.
Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội
trong lịch sử phát triển của loài người. Thơng qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ
các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con
người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất
định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số
ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.
1.1.1.4. Nguyên tắc quản lý đối với công tác lƣu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện
tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống những
văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho
việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về
việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng góp
phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Theo Luật


19

Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch
Nước công bố bằng Lệnh số 10/2011/L-CTN ngày 25/11/2011 [50]:
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên
tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta
đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối

đầy đủ về công tác lưu trữ để giúp cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: phân loại, thu thập bổ sung, xác
định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải được thực hiện
thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước theo các văn bản quy định và
hướng dẫn của các cơ quan quản lý lưu trữ.
Hoạt động lưu trữ có nhiều cơng việc được lặp đi lặp lại thường xun, vì
vậy cần phải xây dựng những nguyên tắc để làm chỗ dựa cho việc chuẩn hóa các
thuật ngữ, các khái niệm trong lưu trữ, các thông số kỹ thuật thiết kế kho lưu trữ
chuyên dụng, các tiêu chuẩn phục vụ công nghệ thông tin trong lưu trữ như các
công cụ tra tìm tài liệu, các sổ sách thống kê, khung phân loại thông tin cho các loại
kho lưu trữ..... các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản các tiêu chuẩn nghiệp vụ
của đội ngũ công chức lưu trữ .... phải nhanh chóng áp dụng được hệ thống quản lý
chất lượng TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ
thống hành chính nhà nước giúp hồ sơ công việc của các đơn vị được tổ chức thu
thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học.
- Tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Tồn bộ tài liệu Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam phải được thống kê vào
hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Mục đích là giúp cho các cơ quan


20

quản lý lưu trữ nắm chắc số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng tài liệu và các
phương tiện bảo quản chúng để từ đó định ra các chế độ bảo quản thích hợp cho
từng loại tài liệu lưu trữ, giúp cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi và chính xác.
Trên cơ sở kết quả thống kê, các phòng, kho lưu trữ chủ động xây dựng kế hoạch sưu
tầm bổ sung những tài liệu còn thiếu, phục chế những tài liệu bị hư hỏng. Hàng năm các
cơ quan tổ chức có tài liệu phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê báo cáo về tình

hình tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ cho cơ quan quản lý lưu
trữ cấp trên nhằm thực hiện thống kê nhà nước về lưu trữ.
1.1.1.5. Ý nghĩa của cơng tác lƣu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu
cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thơng tin q khứ
có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của cơng tác lưu trữ là hướng tới việc
phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người.
Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị được tổ chức tốt thì sẽ có
rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã
hội. Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, đơn vị lưu trữ
đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong
quá trình thực hiện công việc.
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai
thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ
quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong lãnh đạo,
quản lý và các yêu cầu khác.
1.1.2. Công tác lƣu trữ trong hệ thống các cơ quan đảng và tổ chức
chính trị - xã hội
1.1.2.1. Sơ lƣợc về hệ thống các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã
hội


21

Điều 10 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam xác định: “Hệ thống tổ chức của
Đảng được lập tương ứng với hệ thống tổ chức hành chính của Nhà nước”. Theo đó,
tổ chức đảng bao gồm các cấp Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
quận, huyện, thị xã và tương đương; xã, phường, thị trấn và tương đương.

Các tổ chức cơ sở đảng được lập tại đơn vị cơ sở hành chính, sự nghiệp, kinh
tế hoặc cơng tác, đặt dưới sự lãnh đạo của cấp ủy huyện, quận, thị xã, thành phố
trực thuộc tỉnh. Tổ chức đảng trong Quân đội nhân dân Việt Nam và Công an nhân
dân Việt Nam được thành lập theo qui định tại chương VI của Điều lệ Đảng. Việc
lập tổ chức đảng ở những nơi có đặc điểm riêng theo qui định của Ban Chấp hành
Trung ương.
Để bảo đảm sự lãnh đạo toàn diện của Đảng đối với Nhà nước và xã hội, các
tổ chức đảng được thành lập ở mọi nơi, ở tất cả các cấp, các ngành, các lĩnh vực
hoạt động của đời sống xã hội từ trung ương đến địa phương và cơ sở. Hệ thống tổ
chức cơ bản của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức hành chính 4
cấp của Nhà nước gồm: cấp trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp cơ sở. Ngoài ra,
tổ chức đảng còn được lập ra ở những nơi có đặc điểm riêng theo quy định của Ban
Chấp hành Trung ương. (Sơ đồ hệ thống tổ chức của Đảng - Phụ lục số 1)
Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội là những bộ phận cấu
thành hệ thống chính trị của xã hội Việt Nam, được hình thành theo nguyên tắc tự
nguyện và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, nhằm đáp ứng những lợi ích đa dạng
của các thành viên, thu hút đơng đảo nhân dân vào tham gia quản lý các công việc
nhà nước, cơng việc xã hội, nâng cao tính tích cực của mỗi công dân. Trong xã hội
ta, nhân dân thực hiện quyền lực chính trị của mình khơng chỉ bằng nhà nước mà
cịn thơng qua các đồn thể chính trị - xã hội, tổ chức xã hội.
Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể chính trị - xã hội là các tổ chức quần chúng
của Đảng, là công cụ để tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng trong
các tầng lớp nhân dân. Đặc biệt trong thời kỳ chưa có chính quyền, Mặt trận và các
tổ chức quần chúng của Đảng là các công cụ đắc lực của Đảng để vận động quần
chúng, tập hợp, tổ chức quần chúng để tiến hành các đấu tranh cách mạng nhằm


22

giành chính quyền. Khi Đảng giành được chính quyền, trở thành Đảng cầm quyền,

Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội trong hệ thống dân chủ nhân
dân, hệ thống chun chính vơ sản trước đây, hệ thống chính trị hiện nay tiếp tục
phát huy vai trị của mình trong vận động, tập hợp, tổ chức quần chúng tham gia
xây dựng Đảng; xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do
nhân dân, vì nhân dân.
Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị
cịn là người đại diện cho ý chí, tiếng nói của quần chúng nhân dân, bảo vệ lợi ích
hợp pháp và quyền lợi chính đáng của các tầng lớp nhân dân. Do vậy tổ chức và
hoạt động của Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể chính trị - xã hội phải dựa trên ý
chí, nguyện vọng của quần chúng, đáp ứng các yêu cầu, lợi ích của các tầng lớp
nhân dân. Để phục vụ tốt các mục tiêu chính trị, Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể
chính trị - xã hội trước hết phải phục vụ tốt lợi ích của các thành viên của mình,
phải thật sự trở thành một tổ chức tự nguyện của nhân dân, hoạt động phù hợp với
các yêu cầu của đời sống xã hội, phát triển đất nước.
Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị ở
nước ta là những thiết chế tổ chức vừa mang tính chính trị, vừa mang tính xã hội và
tính nhân dân.
Từ ngày thành lập (03/2/1930) đến nay, Đảng Cộng sản Việt Nam do Chủ
tịch Hồ Chí Minh sáng lập và rèn luyện, đã lãnh đạo nhân dân Việt Nam tiến hành
cuộc đấu tranh cách mạng lâu dài, gian khổ, vượt qua mn vàn khó khăn, thử
thách và giành được những thắng lợi vĩ đại: Những thắng lợi của cách mạng Việt
Nam đã giành được trong hơn 88 năm qua đều gắn liền với quá trình xây dựng,
trưởng thành và phát triển của Đảng và đã được ghi lại bằng các văn bản, tư liệu
lịch sử của Đảng ta. Cơng tác lưu trữ cịn được biểu hiện ở một mặt rất cơ bản khác,
đó là việc coi trọng tính mục đích, tính phục vụ của cơng tác này. Cơng tác lưu trữ
phải hướng tới mục đích cuối cùng là đem tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho các
yêu cầu của xã hội, cho lợi ích của Đảng, nhà nước và quần chúng nhân dân; phải
lấy việc tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng

23

của tài liệu đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước làm thước đo về chất
lượng, hiệu quả hoạt động và trình độ phát triển của lưu trữ nhà nước.
Đảm bảo tính chính trị và khơng ngừng đề cao tính chính trị của cơng tác lưu
trữ là một vấn đề mang tính nguyên tắc. Thực tế cho thấy quan điểm chính trị đã tạo
nên định hướng phát triển nhất quán của công tác lưu trữ Việt Nam thời gian qua.
Quan điểm đó đã góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ nước ta không ngừng phát
triển và đóng góp ngày càng xứng đáng hơn cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất
nước.
1.1.2.2. Những quy định cơ bản về công tác lƣu trữ trong hệ thống các
cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội
Tài liệu văn kiện của Đảng là khái niệm chung bao gồm các loại như cương
lĩnh chính trị của Đảng qua các thời kỳ, nghị quyết, chỉ thị, quyết định và các loại
công văn giấy tờ khác do các cơ quan Đảng ban hành theo thẩm quyền và nguyên
tắc mà Điều lệ Đảng và các cơ quan trong hệ thống tổ chức của Đảng quy định. Đó
là hình thức cụ thể hóa quyết định của các cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp nhằm
thực hiện sự lãnh đạo của Đảng đối với tồn bộ hệ thống chính trị. Tài liệu của
Đảng khơng có mục đích tự thân, chúng ln ln là phương tiện, công cụ và là sản
phẩm của hoạt động có mục đích của Đảng, của mỗi cơ quan, tổ chức Đảng. Mỗi tài
liệu được ban hành đều gắn với một mục đích cụ thể, được quy định rõ bởi vị trí,
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành tài liệu đó.
Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 6/12/2014 về Phơng Lưu trữ Đảng Cộng Sản
Việt Nam [17] Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ
được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt
Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã
hội.

24

Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan trọng của
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, là di sản vô cùng quý báu của Đảng và của dân
tộc, thuộc sở hữu của Đảng.
Tài liệu lưu trữ của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ; tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Xuất phát từ ý nghĩa giá trị của tài liệu lưu trữ, Đảng ta đã ban hành nhiều
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lưu trữ. Căn cứ yêu cầu quản lý tập trung thống nhất
và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam thì hệ thống tổ
chức các cơ quan quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm:
- Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn
phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung
ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ
đạo của Trung ương; trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng; chỉ
đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ
quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ
quan của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
- Phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung
là tỉnh ủy), đặt trong văn phịng tỉnh ủy, có chức năng giúp chánh văn phòng tỉnh ủy
tham mưu cho tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý Lưu trữ
lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn
thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp
tỉnh, cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của
tỉnh ủy và văn phòng tỉnh ủy.
- Lưu trữ cơ quan được lập ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm: Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức