Sổ chi tiết chi phí - một công cụ quản lý chi phí hiệu quả

1
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ – MỘT CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHI
PHÍ HIỆU QUẢ
Phan Thị Dung, Khoa Kế toán – Tài chính
Mục tiêu báo cáo
- Xác định vai trò thong tin chi phí trong các khâu lập kế hoạch, tổ chức
điều hành, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp
- Đề xuất mẫu sổ chi tiêt chi phí sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thong
tin cho nhà quản trị doanh nghiệp
1. Đặt vấn đề
Chi phí là một trong những vấn đề mà nhà quản lý quan tâm trong điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị tốt chi phí là một trong
những yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng
hoạch định và kiểm soát chi phí, nhà quản trị cần thiết thông tin từ kế toán. Trong
bài viết này, chúng tôi trình bày vai trò của thông tin chi phí đối với nhà quản trị và
thiết kế hệ thống sổ chi phí nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí.
2. Nhu cầu thông tin chi phí trong quản lý
Tùy thuộc vào từng thời điểm mà mục tiêu của nhà quản lý sẽ khác nhau như:
Tối đa hóa lợi nhuận hoặc đạt được mức lợi nhuận mong muốn; Cực tiểu chi phí; Tối
đa hóa thị phần hoặc đạt được một mức thị phần nào đó; Nâng cao chất lượng sản
phẩm; Duy trì được sự tồn tại của doanh nghiệp; Tăng trưởng; Cực đại giá trị tài sản
…Cho dù mục tiêu hoạt động của một tổ chức là gì đi nữa, công việc của các nhà
quản lý là phải đảm bảo các mục tiêu được thực hiện. Trong quá trình theo đuổi mục
tiêu của tổ chức, các nhà quản lý thực hiện bốn hoạt động (chức năng) cơ bản:
Lập kế
hoạch, Tổ chức và điều hành, Kiểm soát, Ra quyết định
.
Lập kế hoạch
2
Trong việc lập kế hoạch, nhà quản lý vạch ra những bước phải làm để đưa
hoạt động của doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã xác định, những kế hoạch này

có thể dài hạn hay ngắn hạn. Khi các kế hoạch được thi hành, chúng sẽ giúp cho việc
liên kết tất cả các lực lượng của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp hướng về các
mục tiêu đã định.
Trong giai đoạn này nhà quản lý cần các thông tin kế toán để lập kế bán hàng
như: số lượng sản phẩm tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí sản xuất, giá bán dự kiến.
Thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị cần là lượng khách hàng hiện có, doanh
số tiêu thụ của các khách hàng chủ lực, đơn giá bán, chi phí sản xuất thời gian qua,
các dữ liệu này có thể tham khảo ở sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết
bán hàng, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành. Bên cạnh đó,
thong tin kế toán chi phí còn làm cơ sở xây dựng định mức theo phương pháp lịch sử
và dự báo chi phí cho thời kỳ kế hoạch.
Trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ nhà quản lý sẽ lập các kế hoạch khác như: Kế
hoạh sản xuất, kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng lao động, …Các
thông tin này một phần do kế toán cung cấp dựa trên các sổ chi tiết chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ. Các thông tin kế toán chi tiết cung cấp cho việc lập kế hoạch sản
xuất kinh doanh là các thông tin có thể lượng hóa được và có độ tin cậy cao cùng với
các phương pháp dự báo khác của nhà quản trị làm cơ sở quan trọng cho việc lập kế
hoạch của doanh nghiệp.
Tổ chức và điều hành
Trong việc tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định cách liên kết tốt nhất giữa tổ
chức, con
người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện
có hiệu quả nhất.
Trong việc điều hành, các nhà quản lý giám sát hoạt động hàng
ngày và giữ cho cả tổ chức hoạt động trôi chảy. Yêu cầu của thông tin kế toán là kịp
thời, trung thực,.. là một trong những công cụ cho nhà quản lý điều hành hoạt động của
đơn vị. Chẳng hạn, số liệu trên sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu cho biết lượng vật
3
liệu đã sử dụng, đơn giá xuất kho...Thông tin này làm cơ sở cho nhà quản lý tiếp tục
mua hàng của nhà cung cấp trước hay không, số lượng cần mua thêm, mức tiêu hao

nguyên vật liệu, để tiếp tục sản xuất phù hợp với kế hoạch tiêu thụ. Thông tin trên sổ
chi tiết chi phí có thể làm cơ sở theo dõi tiến độ chi phí, chi phí thực tế làm cơ sở điều
hành hoạt động của đơn vị.
Kiểm soát
Để thực hiện chức năng kiểm tra, các nhà quản lý sử dụng các bước công việc
cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch
ra. Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế
hoạch đã thiết lập, thông qua đó, chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt
yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.
Thông tin các sổ chi tiết làm cơ sở so sánh giữa kế hoạch và thực hiện nhằm làm
cơ sở đánh giá thành quả và trách nhiệm của nhà quản lý điều hành đơn vị. Thông tin
trên sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh làm cơ sở so sánh giữa chi phí thực tế và chi
phí dự toán, giữa chi phí kỳ này với kỳ khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác, giữa
sản phẩm này với sản phẩm khác….Thông qua số liệu của kế toán giúp nhà quản lý có
thể kiểm soát chi phí hoạt động của đơn vị một cách khách quan đồng thời làm cơ sở
hoạch định chi phí cho các kỳ tiếp theo.
Ra quyết định
Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương
án khác
nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức
năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong qúa trình quản lý một tổ chức, từ khâu
lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Tất cả các quyết định
liên quan đến chi phí đều có nền tảng từ thông tin ở sổ chi tiết chi phí do kế toán
cung cấp. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán là phải đáp ứng nhu cầu
thông tin nhanh, trung thực cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định.
Trong tất cả các thông tin kế toán cung cấp thì chi phí là một trong các thông tin mà
4
bất cứ doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực sản xuất, thương mại, tư vấn, dịch
vụ, luật, ngân hàng…đều cần để phục vụ cho công tác quản lý như định giá sản
phẩm dịch vụ, lập dự toán, kiểm soát chi phí. Thông tin kế toán chi phí càng chi

tiết, tỷ mỷ càng hữu hiệu cho việc quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát chi
phí của doanh nghiệp. Thông qua đó nhà quản trị có thể biết được các nguyên nhân
làm tăng (giảm) chi phí từ đó có biện pháp nhằm gia tăng hoặc tiết giảm các chi
phí nhằm đạt mục tiêu quản lý trong từng thời kỳ.
3. Thiết lập hệ thống sổ chi phí phục vụ cho báo cáo chi phí
Hệ thống kế toán hiện nay bao gồm ba bộ phận: (1) Kế toán tài chính được
thể hiện cuối cùng là báo cáo tài chính, chủ yếu cung cấp thông tin cho bên ngoài;
(2) Kế toán quản trị biều hiện qua báo cáo thành quả, báo cáo trách nhiệm của các
trung tâm… thông tin chủ yếu là cung cấp cho quản lý và điều hành bên trong
doanh nghiệp và hướng về tương lai; (3) Kế toán chi phí là phần giao thoa của kế
toán tài chính và kế toán quản trị, cung cấp các thông tin về chi phí, phân tích chi
phì nhằm thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay thường được kết hợp cả
ba hệ thống này kể từ khâu chứng từ, sổ sách và báo cáo, chính vì thể, để tận dụng
được nguồn lưc của bộ phận kế toán chúng tôi để nghị thiết kế sổ kế toán chi phí
phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho cả ba bộ phận kế toán.
Theo chế độ hiện hành Nhà nước quy định thống nhất về mẫu sổ, nội dung
và phương pháp ghi chép đối với sổ kế toán tổng hợp, còn sổ kế toán chi tiết chỉ
mang tính hướng dẫn, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy
trình công nghệ và đặc điểm, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể
thiết kế, bổ sung cho phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên trên
cơ sở mẫu sổ theo hướng dẫn của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp, hướng
dẫn kế toán quản trị và trên cơ sở đặc thù riêng của kế toán quản trị các sổ kế toán
cần phải đảm bảo các nội dung cơ bản: địa điểm phát sinh chi phí, đối tượng chịu
5
chi phí, nội dung, yếu tố của chi phí, bản chất của chi phí. Các sổ chi tiết liên quan
đến chi phí sản xuất sản phẩm có thể được mở theo mẫu Nhà nước hướng dẫn.
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
(Dùng cho các TK 621, 622, 623, 627, 154, 631, 632, 641, 642, 142, 242, 335)
-Tài khoản ……………-Tên phân xưởng …………………………………………

-Tên sản phẩm, dịch vụ……………………………………………
Ng
ày
thá
ng
ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối
ứng
Ghi nợ TK …
Số
hiệ
u
Ng
ày
thá
ng
Tổng
số
tiền
Chia ra
… … … … … … … …
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
- Số dư đầu kỳ
Cộng phát sinh
Ghi Có TK…
Số dư cuối kỳ
Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh này chưa đáp ứng được yêu cầu cung

cấp thông tin cho kế toán chi phí và kế toán quản tri trong việc lập dự toán chi phí,
định giá sản phẩm, phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận. Chính vì
vậy cần bổ sung các thông tin về dự toán, định mức, chi phí biến đối, chí phí cố
định, chi phí hỗn hợp trên các sổ này.
SỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
-Tài khoản ……………………………………………………
-Tên phân xưởng …………………………………………
-Tên sản phẩm, dịch vụ……………………………………………
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đơn
giá
Số lượng TK
đối
ứng
Thành tiền Chênh
lệch
Số
hiệu
Ngày
tháng
Dự
toán
Thực
té
Vật
liệu A
Vật
liệu A

…
.
Cộng
1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 1
3
14 15