Xây dựng chương trình quản lý đề thi và thi trắc nghiệm đề tài nghiên cứu cấp trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------

BÁO CÁO:

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CẤP TRƯỜNG

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ

ĐỀ THI VÀ THI TRẮC NGHIỆM

Chủ nhiệm đề tài:

ThS.GVC. Nguyễn Đăng Tỵ

Những người tham gia:

ThS.GVC. Nguyễn Đăng Tỵ

TP. HỒ CHÍ MINH. THÁNG 07 NĂM 2012


MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ......................................................................................................................1
PHẦN I. CÁC KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI ........................................................4
Các mục tiêu đề ra của đề tài: ..........................................................................................5
Các chức năng phải có:.....................................................................................................5
1. Các chức năng “Hệ thống”. ..........................................................................................8
1.1. Đăng nhập tên người sử dụng khác ..........................................................................8

1.2. Đăng ký người sử dụng mới .....................................................................................9
1.3. Thay đổi mật khẩu của người sử dụng. .....................................................................9
1.4. Hướng dẫn sử dụng ................................................................................................ 10
1.5. Giới thiệu chương trình: ........................................................................................ 10
1.6. Các thông số hệ thống:........................................................................................... 11
2. Các chức năng “Nhập dữ liệu”: ................................................................................. 11
2.1. Nhập các danh mục hỗ trợ. .................................................................................... 12
2.2. Nhập sinh viên đăng ký theo học tự chọn ................................................................ 21
2.3. Nhập danh sách sinh viên theo lớp học...................................................................22
2.4. Nhập bảng điểm thi lần 1 và lần 2 theo lớp thi và môn thi ...................................... 23
2.5. Nhập danh sách đăng ký thi lần 2........................................................................... 23
2.6. Nhập các Bộ câu hỏi từ bàn phím........................................................................... 24
2.7. Nhập các Bộ câu hỏi từ file Excel........................................................................... 25
2.8. Nhập đăng ký thí sinh thi trắc nghiệm ....................................................................26
2.9. Làm bài thi trắc nghiệm ......................................................................................... 26
3. Các chức năng “Hỏi đáp” ........................................................................................... 28
3.1. Truy vấn thông tin sinh viên ................................................................................... 29
3.2. Truy vấn thông tin khác.......................................................................................... 33
4. Các chức năng “In ấn” ............................................................................................... 34
4.1. Xây dựng đề thi và đáp án trắc nghiệm ..................................................................35
4.2. In đề thi và đáp án trắc nghiệm .............................................................................. 35
4.3. In danh sách thí sinh dự thi trắc nghiệm .................................................................37
4.4. In kết quả thi trắc nghiệm....................................................................................... 38
5. Các chức năng “Tổng hợp” ........................................................................................ 39

5.1. Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo mơn thi................................. 38
5.2. Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ. ..................... 38
5.3. Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ. .................................. 38
5.4. Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên ra đề. ................................. 38
5.5. Số lượng bộ đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên. ..................................... 38

6. Chức năng Kết thúc chương trình ............................................................................. 40
PHẦN II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ...................................................... 41
1. Đặt vấn đề ................................................................................................................... 42
2. Khảo sát hiện trạng.....................................................................................................42
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) .................................................................................... 42
3.1. Các loại thực thể ....................................................................................................43
3.2. Mối quan hệ giữa các loại thực thể (RelationShips) ............................................... 51
3.3. Mơ hình thực thể kết hợp ........................................................................................ 54
3.4. Chuyển đổi sang mơ hình quan hệ .......................................................................... 54
3.5. Mơ tả ràng ràng buộc toàn vẹn (RBTV) ..................................................................57


3.6. Bảng danh sách các thuộc tính của các quan hệ ..................................................... 58
4. Thiết kế chức năng ...................................................................................................... 58
4.1. Các u cầu về hệ thống chức năng........................................................................ 58
4.2. Mơ hình quan niệm xử lý (DFD) ............................................................................ 58
4.3. Mơ hình tổ chức xử lý (Tựa MERISE).....................................................................59
4.4. Hệ thống chức năng (Menu) ................................................................................... 63
5. Thiết kế giao diện ........................................................................................................ 63
5.1. Thiết kế giao diện nhập thông tin (Form). Macro mNhapDL................................ 63
5.2. Thiết kế kết xuất (Report). Macro: mInKQ ............................................................. 80
6. Cài đặt (Installation) ...................................................................................................84
6.1. Môi trường làm việc ............................................................................................... 84
6.2. Lựa chọn ngôn ngữ. ............................................................................................... 85
6.3. Quản trị người dùng............................................................................................... 86
PHẦN III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN PHỤ LỤC. ĐỀ CƯƠNG TỔNG QUÁT VÀ KẾ HOẠCH THỰC HIỆN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỀ CƯƠNG NGHIÊN CỨU

LỜI NĨI ĐẦU
Về mặt lý thuyết, việc xây dựng một hệ thống quản lý, nói chung, hệ thống thông tin quản
lý cơ sở dữ liệu (CSDL) về các bộ câu hỏi, xây dựng đề thi và cho thi trắc nghiệm tự động
trên máy vi tính, nói riêng, khơng phải là vấn đề mới mẻ. Nhiều Trường đại học hay Trung
tâm đào tạo có các mơn thi trắc nghiệm đã xây dựng các hệ thống thông tin quản lý này. Tuy
nhiên, mỗi nơi đều đã xây dựng một hệ thống thơng tin quản lý mang tính đặc thù riêng của
đơn vị mình.
Từ khi thành lập Trung tâm tin học đến nay, trừ 2 năm 2006 và 2007, đề thi chứng chỉ tin
học quốc gia trình độ A,B đều có phần thi lý thuyết tin học theo hình thức trắc nghiệm. Mỗi
giáo viên có một bộ các câu hỏi trắc nghiệm riêng, được xây dựng bằng Word hoặc Excel.
Khi làm đề thi giáo viên sẽ cắt dán 50 câu hỏi rồi hoán đổi thứ tự của chúng để tạo ra các
phương án đề thi khác nhau. Việc thực hiện thủ công này gây mất thời gian và thường xảy ra
nhầm lẫn, trùng lặp và đáp án có khi cũng khơng nhất quán. Năm 2010 tác giả đã xây dựng
hệ thống in đề thi trắc nghiệm bằng Excel. Tuy nhiên, rất nhiều thao tác làm đề thi và đáp
án vẫn được thực hiện bằng thủ công. Năm 2011 tác giả chuyển đổi sang Access 2003 và
đăng ký thành một đề tài nghiên cứu ứng dụng cấp Trường để tiếp tục hoàn thiện hệ thống
với đầy đủ tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin một cách khoa học, mang tính
thực tiễn với nhiều chức năng đáp ứng tốt các yêu cầu của Trung tâm tin học trong việc
quản lý các đề thi trắc nghiệm tin học với mọi loại hình đào tạo khác nhau. Đề tài đã được
Hiệu trường phê duyệt cho phép thực hiện từ tháng 04 năm 2012.
Tài liệu này là báo cáo các kết quả đã đạt được của đề tài, gồm 4 phần: Phần I trình bày
đề cương nghiên cứu đề tài. Phần II trình bày các kết quả cụ thể của hệ thống chương trình
đã được cài đặt của đề tài. Phần III là tài liệu chi tiết về phân tích và thiết kế hệ thống thông
tin. Và phần IV là tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống chương trình.
Tự đánh giá: Đây là một đề tài nghiên cứu ứng dụng. Nó vừa đảm bảo tính khoa học của
một đề tài nghiên cứu, nhưng điều quan trọng nhất là nó mang tính thực tiễn. Tác giả đề tài

đã thực hiện một cách nghiêm túc, bài bản trong một thời gian dài để tạo ra được một sản
phẩm khá hoàn chỉnh áp dụng ngay tại đơn vị mình để nâng cao hiệu quả trong công tác
quản lý Trung tâm.
(Tài liệu này đã được chỉnh sửa sau khi đã có ý kiến đóng góp của Hội đồng nghiệm thu)

Nguyễn Đăng Tỵ

Trang 3


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

PHẦN I

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
CỦA ĐỀ TÀI

Trang 4


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

Kết quả quan trọng nhất của đề tài là xây dựng thành cơng một Hệ thống
chương trình hồn chỉnh có thể vận hành và khai thác được, có khả năng áp dụng
ngay vào công tác quản lý của Trung tâm tin học.
Kể từ học kỳ 1 năm học 2011-2012 tác giả đã ứng dụng hệ thống chương

trình này để quản lý 6 bộ câu hỏi cho các đề thi trắc nghiệm,bao gồm: 02 bộ câu
hỏi với 500 câu hỏi cho phần chứng chỉ A; 01 bộ 90 câu hỏi về Access để làm đề
thi chứng chỉ B; 02 bộ 200 câu hỏi về SPSS để làm đề thi chứng chỉ B và sau đại
học. Hơn 10 đề thi và đáp án đề thi chứng chỉ tin học trình độ A, B và sau đại học
đã được phát sinh bởi hệ thống chương trình này. Thời gian làm đề thi và đáp án
chỉ mất vài phút. Hệ thống chương trình đã bám sát và đạt được:
Các mục tiêu đề ra của đề tài:
(1) Quản lý các loại hình đào tạo; các cơ sở đào tạo; đội ngũ giáo viên; tình
hình giảng dạy; và chương trình giảng dạy v.v…
(2) Quản lý danh sách học viên theo học của từng khóa, từng lớp, từng năm
học theo từng loại hình đào tạo, tại các cơ sở đào tạo.
(3) Quản lý việc xây dựng các bộ câu hỏi, các đề thi, làm đáp án, cho thi
trắc nghiệm chứng chỉ tin học.
(4) Quản lý cơng tác tài chính.
(5) Đánh giá chất lượng dạy và học môn tin học qua các năm.
Và các chức năng phải có:
1) Nhập dữ liệu:
a)

Nhập các danh mục hỗ trợ (12 danh mục)

b)

Nhập ghi danh sinh viên

c)

Nhập sinh viên theo lớp

d)

Nhập bảng điểm thi lần 1 và lần 2

e)

Nhập danh sách sinh viên đăng ký thi lần 2

f)

Nhập bộ câu hỏi từ bàn phím

g)

Nhập bộ câu hỏi từ File

h)

Nhập đăng ký thi trắc nghiệm

i)

Làm bài thi trắc nghiệm.

2) Truy vấn thơng tin (hỏi đáp)
a. Tìm sinh viên theo tổ hợp các chỉ tiêu (theo loại chứng chỉ, cơ sở đào
tạo, khoá học, lớp học, lớp thi, mã số sinh viên, họ tên, giới tính, ngày
sinh, nơi sinh, lần thi, mơn thi, điểm thi, …)

Trang 5

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

b. Tìm kiếm khác (danh sách sinh viên đủ điều kiện nhưng chưa in chứng
chỉ, sinh viên bỏ thi, sinh viên thi 2 lần không đạt, sinh viên đăng ký thi
lần 2 + kèm theo báo cáo tổng hợp)
3) In ấn
a. Xây dựng đề thi và đáp án trắc nghiệm
b. In đề thi, phiếu trả lời và đáp án trắc nghiệm
c. Danh sách sinh viên thi trắc nghiệm theo lớp
d. In kết quả thi trắc nghiệm của SV theo lớp
4) Các báo cáo Tổng hợp
a. Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo môn thi.
b. Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ.
c. Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ.
d. Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên ra đề.
e. Số lượng bộ đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên.
5) Các chức năng hệ thống
a. Đăng nhập với tên người dùng khác
b. Đăng ký người sử dụng hệ thống (thêm mới, thay đổi mật khẩu, thay
đổi quyền hạn, xóa bỏ …).
c. Bảo mật, sao lưu và phục hồi hệ thống.
d. Các thông số hệ thống.
e. Hướng dẫn sử dụng
6) Các chức năng khác
a. Giới thiệu hệ thống
b. Thoát khỏi hệ thống (Thoát về Access, Thốt về Windows)
Hệ thống chương trình được cài đặt bằng ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu

Microsoft Access 2003, có giao diện đẹp, dễ thay đổi nền màn hình theo ý thích
của người sử dụng; hệ thống chức năng rõ ràng (bằng tiếng Việt), dễ sử dụng, các
chức năng đều mở nên dễ dàng thay đổi và bổ sung các chức năng mới nhằm đáp
ứng yêu cầu quản lý đa dạng của người sử dụng. Hệ thống gồm 2 file chính là:
file phần mềm TESTCCQG.mdb (chứa các bảng dữ liệu trung gian, các câu truy
vấn, các Form nhập dữ liệu, các mẫu báo cáo – Report, các lệnh vĩ mô – Macro
cùng các đơn thể – Môdule - thủ tục và hàm) và file dữ liệu TESTCCQG.dat
(chứa các bảng dữ liệu của hệ thống); ngồi ra cịn có các file ảnh dùng làm nền
cho giao diện chính. Phần này trình bày các chức năng chính đáp ứng mục tiêu
và u cầu chi tiết của đề tài. Màn hình chính của hệ thống có dạng như hình
Trang 6


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

dưới đây:

Hệ thống thực đơn (Menu) được thiết kế theo dạng Popup. 6 chức năng chính
(gồm: Hệ thống, Nhập dữ liệu, Hỏi đáp, In ấn, Tổng hợp báo cáo và Kết thúc
chương trình) được đặt trên thanh ngang ngay trên đỉnh của màn hình giúp người
sử dụng dễ thao tác với hệ thống. Mỗi khi nhắp chuột vào một chức năng chính
thì bảng các chức năng con chi tiết (Popup) sẽ được hiển thị ngay phía dưới để
lựa chọn.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính chất an tồn và bảo mật cho hệ thống, ngay sau
khi được kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ và quyền hạn truy cập cơ sở
dữ liệu của người sử dụng thơng qua Tên và Mật khẩu sử dụng, như hình sau:

Nếu Tên và Mật khẩu của người sử dụng là hợp lệ thì hệ thống sẽ sẵn sàng

làm việc. Nếu người sử dụng chọn nút “Hủy bỏ” thì chương trình sẽ kết thúc và
trở về môi trường Windows.
Trang 7


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

Nếu người đăng nhập có quyền hạn là người quản trị hệ thống (Admin) thì sáu
chức năng hệ thống được hiển thị trên dòng đầu của cửa sổ giao diện chính. Các
chữ cái được gạch chân là các phím nóng (Hot Key): thay vì nhắp chuột, người
sử dụng có thể nhấn tổ hợp phím Alt+Phím nóng (phím được gạch chân) để thực
hiện chức năng đó. Ngược lại, nếu là người sử dụng thông thường (Sinh viên –
Student, hoặc khách – Guest) thì chỉ cịn lại 3 chức năng chính: Hệ thống (Đăng
nhập với tên người sử dụng khác; Thay đổi mật khẩu; Hướng dẫn sử dụng; Giới
thiệu chương trình); Nhập dữ liệu (Làm bài thi trắc nghiệm) và Kết thúc (Thoát
về Access; Thoát về Windows)

1. Chức năng “Hệ thống”.
Chức năng đầu tiên là về hệ thống ứng dụng, gọi là chức năng Hệ thống. Các
chức năng này là rất quan trọng và rất cần thiết đối với một hệ thống ứng dụng để
đảm bảo tính chất đúng đắn, tính an tồn và tồn vẹn dữ liệu; đảm bảo việc truy
cập dữ liệu hợp pháp và tính trách nhiệm. Nó có 6 chức năng con là: Đăng nhập
tên người sử dụng khác; Đăng ký người sử dụng mới; Thay đổi mật khẩu của
người sử dụng; Hướng dẫn sử dụng; Giới thiệu chương trình; và Các thơng số
hệ thống. Khi chọn chức năng “Hệ thống”, các PopUp được xổ xuống như sau:

1.1. Đăng nhập tên người sử dụng khác
Màn hình đăng nhập người sử dụng khác xuất hiện như hình dưới đây:

Trang 8


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

1.2. Đăng ký người sử dụng mới
Khi chọn chức năng “Đăng ký người sử dụng mới” hệ thống sẽ xuất hiện
một mẫu đăng ký Tên, Mật khẩu và quyền hạn sử dụng của người sử dụng như
hình dưới đây. Nếu Tên đã có trong CSDL thì máy sẽ hiển thị thơng báo lưu ý,
người sử dụng có thể xem danh sách người dùng đã được đăng ký thông qua nút
lệnh có 3 dấu chấm (…); Hai quyền hạn chính là Quyền của người quản trị hệ
thống và Quyền của người dùng thông thường. Những thao tác như Sao lưu và
phục hồi CSDL, Thêm người sử dụng mới và xố bỏ người sử dụng chỉ có thể
được thực hiện bởi người quản trị CSDL và sẽ không được thực hiện bởi người
sử dụng thông thường.
Thông tin về người sử dụng được mã hóa theo một phương pháp đặc biệt và
được lưu trữ trong bảng dữ liệu có tên là Users, bảng này được đặt thuộc tính ẩn
để tránh việc truy cập bất hợp pháp.

1.3. Thay đổi mật khẩu của người sử dụng.
Về mặt nguyên tắc, người sử dụng hệ thống nên thay đổi mật khẩu sau một
thời gian sử dụng. Khi chọn chức năng này hộp thoại thông tin người dùng được
hiển thị như hình dưới đây. Người sử dụng cần nhập lại mật khẩu đang dùng để
đảm bảo đó chính là người đang sử dụng và cần thay thay đổi mật khẩu. Tiếp
Trang 9

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

theo phải nhập mật khẩu mới 2 lần (để khẳng định mật khẩu đã được nhập đúng).
Mật khẩu chỉ thực sự được thay đổi khi nhấn nút lệnh “Thay đổi”.

1.4. Hướng dẫn sử dụng
Khi chọn chức năng “Hướng dẫn sử dụng” màn hình xuất hiện như sau:

Hiện tại hệ thống chưa chuyển đổi phần hướng dẫn sử dụng thành dạng trực
tuyến (Online). Các mục hướng dẫn được lưu trong bảng dữ liệu có tên là Help.
Người sử dụng xem các mục thơng qua phím mũi tên đi lên () và mũi tên đi
xuống () và thanh cuộn dọc (Vertical Scroll Bar).
1.5. Giới thiệu chương trình:
Khi chọn chức năng “Giới thiệu chương trình” màn hình xuất hiện như sau:

Trang 10


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

1.6. Các thơng số hệ thống:
Khi chọn chức năng “Các thơng số hệ thống” màn hình xuất hiện như sau:

2. Các chức năng “Nhập dữ liệu”:
Có 10 chức năng con để nhập 10 nhóm dữ liệu khác nhau: Nhập các danh
mục hỗ trợ; Nhập ghi danh sinh viên; Nhập sinh viên theo lớp; Nhập bảng điểm

thi lần 1 và lần 2; Nhập danh sách sinh viên đăng ký thi lần 2; Nhập bộ câu hỏi
từ bàn phím; Nhập bộ câu hỏi từ File;Nhập đăng ký thi trắc nghiệm; Làm bài thi
trắc nghiệm. Khi chọn chức năng (Menu) “Nhập dữ liệu” màn hình có dạng sau:

Trang 11


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

2.1. Nhập các danh mục hỗ trợ.
Các bảng dữ liệu có tham gia vào việc hình thành nên CSDL nhưng chúng
khơng đóng vai trị chính mà chỉ là những dữ liệu tham khảo, nhằm đảm bảo tính
chất nhất quán trong CSDL, hỗ trợ cho việc quản lý đối tượng chính của CSDL
(ở đây là sinh viên và các bộ câu hỏi) được gọi là các danh mục. Có 12 danh
mục: Loại chứng chỉ; Các cơ sở đào tạo; Các môn được giảng dạy; Các lớp học;
Các giáo viên tham gia giảng dạy; Phân công giảng dạy; Các lớp thi; Phân công
coi thi; Phân công chấm bài; Khoa, Bộ môn; Môn thi trắc nghiệm; Lớp thi trắc
nghiệm. Chúng được tổ chức dưới dạng các thẻ (Tabs) trên một màn hình nhập,
rất dễ nhận biết và dễ sử dụng. Chức năng nhập các danh mục hỗ trợ này đã đáp
ứng được mục tiêu thứ nhất của đề tài.
2.1.a. Danh mục các cơ sở đào tạo
Có thể mở nhiều cơ sở đào tạo. Mã số cơ sở đào tạo gồm từ 1 đến 5 ký tự, đủ để
chúng ta có thể tạo ra một danh mục rất lớn các cơ sở đào tạo cho đơn vị. Bảng
danh mục các cơ sở đào tạo có tên là CoSo.

Trang 12

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

2.1.b. Danh mục các loại chứng chỉ tin học
Thẻ “Chứng chỉ” được mở để cập nhật các loại chứng chỉ. Khi nhắp chuột
vào thẻ này màn hình nhập dữ liệu có dạng như sau.

Mỗi loại chứng chỉ địi hỏi một số môn học, với một số tiết nhất định cùng tỷ
lệ điểm của từng môn trong điểm tổng kết chứng chỉ, và ký hiệu theo sau số
Trang 13


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

chứng chỉ.
Tương tự như Cơ sở đào tạo, các Loại chứng chỉ cũng được mã hoá bằng 5 ký
tự, do đó số lượng loại chứng chỉ có thể được quản lý là khá lớn.
Danh mục các Loại chứng chỉ được lưu trong bảng có tên là ChungChi.
Bảng chứa các mã số và tỷ lệ điểm thi của từng mơn học của chứng chỉ có tên là
ChiTietChungChi và bảng này chỉ đi kèm với bảng ChungChi khi tính điểm
tổng kết môn học.
2.1.c. Danh mục các môn học.
Khi nhắp chuột vào thẻ “Mơn học” màn hình nhập danh mục như sau:

Mỗi Loại chứng chỉ địi hỏi một số mơn học. Mỗi mơn học có thể được đào
tạo trong một số chứng chỉ. Có thể có nhiều loại chứng chỉ địi hỏi cùng một số
môn học nhưng với các mức độ chuyên sâu khác nhau. Ví dụ, 3 loại chứng chỉ

Tin học Đại cương là “Tin học Đại cương 45 tiết hệ khơng chính quy”, “Tin học
Đại cương 45 tiết hệ chính quy các ngành khoa học xã hội” và “Tin học Đại
cương 60 tiết hệ chính quy các ngành khoa học nhân văn” cùng địi hỏi học 2
mơn là Winword và Excel với 3 mức độ chuyên sâu mang những nét đặc thù
riêng. Chứng chỉ “Tin học Quốc gia trình độ A” địi hỏi 5 mơn học là Tin học căn
bản, Winword và Excel, PowerPoint và Internet, nhưng thi để tính điểm thì gồm
2 phần: Lý thuyết và Thực hành. Chứng chỉ “Tin học Quốc gia trình độ B” địi
hỏi ngồi việc phải có trình độ A tin học cịn địi hỏi phải học 2 mơn học là

Trang 14


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

Access 1 và Access 2; hoặc mơn SPSS.
Mã mơn học gồm 5 ký tự đủ để mã hố cho một số lượng lớn các môn học. Danh
mục các môn học được lưu trong bảng MonHoc của CSDL.
2.1.d. Danh sách các giáo viên tham gia giảng dạy
Hai loại giảng viên tham gia giảng dạy tại Trung tâm là Giảng viên cơ hữu và
Giảng viên thỉnh giảng. Ngồi ra cịn có danh sách các cán bộ tham gia coi thi và
chấm thi cũng được mời từ ngoài Trung Tâm. Tất cả đều được gọi chung là Giáo
viên và được lưu trữ trong bảng có tên là GiaoVien. Mã giáo viên được mã hoá
bằng 7 ký tự, đủ để mã hoá một số lượng lớn giáo viên tham gia vào công tác đào
tạo của Trung tâm. Danh mục này phục vụ cho việc theo dõi phân công giảng
dạy, coi thi và chấm thi các mơn học.
Màn hình nhập danh mục giáo viên tham gia giảng dạy tại Trung Tâm có
dạng như hình dưới đây:

Mục đích chính của đề tài là quản lý toàn diện về học viên và các bộ câu hỏi
nên một số thông tin khác về giáo viên không có trong mẫu nhập dữ liệu này.
2.1.e. Danh mục các lớp học
Trước khi ghi danh học viên Trung tâm sẽ có thơng báo mở các lớp tin học
theo các loại chứng chỉ và cơ sở đào tạo. Học viên có thể chọn lớp học sao cho
phù hợp với điều kiện học tập của mình. Số lớp có học viên đăng ký theo học

Trang 15


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

thường ít hơn số lớp được thơng báo mở. Các lớp thực sự được mở mới được
nhập vào danh mục lớp học nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ trong CSDL. Khi
nhắp chuột vào thẻ “Lớp học” màn hình nhập danh mục lớp học xuất hiện như
trong trang sau:

Mỗi lớp học được hệ thống tự động cấp phát cho một mã số duy nhất để quản
lý và phải được cung cấp thông tin cho biết lớp thuộc loại chứng chỉ nào và được
giảng dạy tại cơ sở nào, thuộc khóa đào tạo thứ mấy. Tên lớp có thể trùng nhau
(điều nay hoàn toàn phù hợp với thực tế), tuy nhiên, trong cùng một khố học thì
các tên lớp phải được đặt tên khác nhau. Danh mục các lớp học được lưu trữ
trong bảng có tên là LopHoc.
2.1.f. Phân công giảng dạy các lớp
Để thuận tiện cho công tác quản lý, mỗi lớp học sẽ được (các) giáo viên giảng
dạy với một số tiết lý thuyết và thực hành nhất định. Thông tin cần nhập cho
danh mục là mã lớp học, mã giáo viên, số tiết dạy lý thuyết, số tiết dạy thực
hành. Các thông tin khác do máy tự động bổ sung từ CSDL.

Khi nhắp chuột vào thẻ “Giảng dạy” màn hình nhập dữ liệu như hình sau:

Trang 16


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

Bảng lưu trữ thơng tin phân cơng giáo viên giảng dạy các lớp được đặt tên là
GiangDay. Bảng này cũng được sử dụng để lập báo các tình hình giảng dạy của
giảng viên.
2.1.g. Các lớp thi tin học
Mỗi lớp thi được phát sinh một cách tự động khi một lớp học được tạo lập.
Điều này rất thuận lợi vì hầu hết các sinh viên học cùng lớp sẽ cùng thi trong một
lớp. Tuy nhiên, có một số lớp học có rất đơng sinh viên và số máy thi khơng đủ
thì phải được tách ra thành một số lớp thi hay ca thi; hơn nữa lớp thi cần một số
thông tin bổ sung hoặc điều chỉnh như Ngày giờ thi, Địa điểm thi… do đó chức
năng nhập danh mục lớp thi là cần thiết. Khi nhắp chuột vào thẻ “Lớp Thi” màn
hình nhập liệu các lớp thi xuất hiện như hình dưới đây.
Thơng tin cần nhập là Tên lớp thi, Ngày thi, Địa điểm thi. Thông tin về Ngày
thi là quan trọng cho việc in chứng chỉ tin học. Mã lớp thi được tự động phát
sinh. Các môn thi được lấy từ CSDL trong bảng ChiTietChungChi của Loại
chứng chỉ. Bảng lưu trữ thơng tin về các lớp thi có tên là LopThi.
Với danh mục lớp thi đã có, cơng tác quản lý học viên trở nên thuận tiện hơn
rất nhiều. Việc chuyển học viên từ lớp thi này sang lớp thi khác theo yêu cầu của
họ là rất đơn giản và nhanh chóng, cơng việc mà trước đây quản lý bằng bảng
tính Excel rất vất vả và dễ gây nhầm lẫn.

Trang 17

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

2.1.h. Phân cơng cán bộ coi thi
Màn hình của thẻ “Coi Thi” như sau:

Mỗi lớp thi còn cần một số thông tin khác như Hội đồng thi, Quyết định thành
lập HĐ thi, Chủ tịch HĐ, các Phó Chủ tịch HĐ, các Ủy viên, danh sách cán bộ
coi thi, trong đó 2 thơng tin quan trọng Hội đồng thi và Quyết định thành lập HĐ

Trang 18


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

thi được sử dụng để in trên chứng chỉ quốc gia trình độ A, B. Danh sách cán bộ
coi thi phục vụ việc chi thù lao coi thi và lập báo cáo tài chính. Các thơng tin bổ
trợ như tên lớp, ngày giờ thi, địa điểm thi, khóa thi… được tự động lấy từ CSDL.
Danh sách coi thi được lưu trữ trong bảng có tên là CoiThi.
2.1.i. Phân công chấm bài thi
Việc phân công chấm thi cũng là một cơng tác quan trọng. Để đảm bảo tính
khách quan, người chấm bài là khác với giáo viên giảng dạy cũng như ra đề thi.
Đối với chứng chỉ quốc gia trình độ A, B cần có 2 người chấm bài, những người
này đều phải có quyết định phân cơng chấm bài. Thông tin cần thiết cho việc
phân công chấm bài là Mã lớp thi, Mã giáo viên chấm thi, Ngày giờ nhận bài,

Ngày giờ trả bảng điểm. Các thông tin bổ trợ như Tên lớp, Ngày giờ thi, Địa
điểm thi, Số bài thi… được lấy từ CSDL.
Bảng lưu trữ phân công chấm bài thi được mang tên là ChamBai. Các thông
tin về chấm bài phục vụ cho việc trả thù lao chấm bài và lập báo cáo tài chính
của Trung Tâm. Màn hình nhập thơng tin phân cơng chấm bài hiện ra như sau:

2.1.j. Danh mục các Khoa và Bộ môn
Danh mục các Khoa và Bộ môn (gọi chung là đơn vị) được lưu trong bảng có
tên là [Don Vi]. Các thơng tin về đơn vị có mã số 01 (Tên Khoa-Bộ môn; Tên
trường; Hiệu trưởng) sẽ được sử dụng để in trên các báo cáo (Report).

Trang 19


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

2.1.k. Danh mục các mơn thi trắc nghiệm của các Khoa và Bộ môn

2.1.l. Danh mục các lớp thi trắc nghiệm
Vì phải thi trực tiếp trên máy và số lượng máy là hữu hạn nên danh sách sinh
viên phải được chia thành các lớp thi trắc nghiệm riêng (thực chất là các nhóm).
ứng với từng mơn thi trắc nhiệm riêng. Các lớp này được lưu trong bảng có tên là
Trang 20


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

LopThiTN. Màn hình nhập có dạng như hình dưới đây:

2.2. Nhập sinh viên đăng ký theo học tự chọn
Chức năng con (Popup) quan trọng thứ hai là nhập đăng ký ghi danh theo học
của học viên. Bằng cách nhập này có thể đưa học viên vào bất cứ lớp học nào mà
học sinh yêu cầu. Đây cũng là một ưu điểm rất lớn của hệ thống vì có thể chuyển
học viên từ danh sách lớp này sang lớp khác một cách hết sức đơn giản (vì chỉ
cần thay đổi mã lớp học cho học viên). Công việc này trước đây được thực hiện
trên bảng tính Excel rất vất vả và dễ gây nhầm lẫn vì phải xóa tên khỏi danh sách
lớp cũ, bổ sung vào danh sách lớp mới và sắp xếp theo thứ tự ABC của tên học
viên. Bằng cách này có thể xem được tổng số học viên đã đăng ký theo học và dự
thi tại Trung Tâm, ví dụ chúng ta nhìn thấy trên màn hình nhập ghi danh cho học
viên thứ 31.871 trên tổng số 31.871 học viên. Để chỉ hiển thị những học viên có
Họ hoặc Tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Lớp học, v.v… thì cần nhắp chuột phải vào
mục đó, viết giá trị cần chọn tại mục “Filter for” rồi Enter.
Danh sách học viên được lưu trong bảng có tên là SinhVien. Đây là dữ liệu
chính của hệ thống thơng tin này và đó là một trong hai đối tượng chính để quản
lý tại Trung tâm tin học.
Các nút chức năng được bố trí ở hàng dưới của màn hình giúp người sử dụng
dễ dàng thao tác với hệ thống. Nút lệnh “Nhập SV theo lớp” có thể được sử dụng
để chuyển sang nhập danh sách học viên theo lớp học dưới dạng bảng: Mỗi học

Trang 21


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

viên trên một dịng.

2.3. Nhập danh sách sinh viên theo lớp học

Việc nhập danh sách học viên theo lớp cũng có những ưu điểm lớn, đó là
trong một thời điểm chúng ta chỉ cần theo dõi danh sách học viên của một lớp mà
thôi. Mỗi học viên được nhập trên một dòng. Sĩ số của lớp được hiển thị tại phần
Trang 22


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

trên của cửa sổ giúp người sử dụng có thể giới hạn số lượng học viên cho mỗi
lớp. Danh sách học viên luôn luôn được sắp xếp theo thứ tự ABC của Tên, cùng
Tên thì theo Họ, cùng Họ tên thì sắp theo Ngày sinh của học viên. Các thơng tin
về giới tính, Học phí… cần được cung cấp đầy đủ và chính xác để phục vụ cho
việc lập báo cáo tài chính. Thơng tin Mã ID và Số báo danh của học viên được
máy tự động phát sinh. Để thay đổi lớp thi theo yêu cầu của học viên chúng ta chỉ
cần sửa lại mã lớp thi (lần 1 và lần 2), cơng việc này địi hỏi không quá vài giây.
Nút lệnh “Lớp trước”, “Lớp sau” giúp người nhập danh sách học viên dễ
dàng chuyển từ lớp này sang lớp khác. Để đảm bảo tính chất an tịan và tịan vẹn
dữ liệu nút lệnh “Xóa dịng trắng” chỉ thực hiện đối với dịng khơng có thơng tin
họ tên, ngày sinh, nơi sinh của học viên và học viên đó chưa có tham gia thi lần
nào. Danh sách học viên có thể được in ra theo mẫu in khi nhắp chuột vào nút
lệnh “In danh sách”. Để thay đổi Mã lớp học của học viên (tức là chuyển học
viên từ lớp này sang lớp khác) thì nhắp chuột vào nút lệnh “Ghi danh” như trong
trường hợp 2.2. Nhập ghi danh đã trình bày trên.
2.4. Nhập bảng điểm thi lần 1 và lần 2 theo lớp thi và môn thi

2.5. Nhập danh sách đăng ký thi lần 2.
Một màn hình xuất hiện như hình dưới đây:

Trang 23


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯC

Phần trên chứa các thơng tin chung: Mã cơ sở đào tạo, Mã loại chứng chỉ, Khóa
học và Mã lớp thi lần thứ nhất. Tất cả các mã số này có thể được nhập trực tiếp
vào, hoặc có thể chọn từ bảng thông qua nút chọn ComboBox tương ứng. Các
thông tin liên quan tới giá trị sẽ được in bên cạnh ComboBox tương ứng để người
sử dụng dễ dàng nhận biết hơn Mã số của chúng. Phần dưới của màn hình là
danh sách các sinh viên của lớp thi lần 1 chưa đạt. Các sinh viên đã đạt điểm thi
các phần Word và Excel từ 5.0 điểm trở lên khơng có tên trong danh sách này.
Chỉ cần đánh dấu vào ô vuông của môn thi. Số tiền được tự động cập nhật.
2.6. Nhập các Bộ câu hỏi từ bàn phím
Màn hình nhập liệu cho việc tạo dựng các bộ câu hỏi có 3 phần. Phần trên cùng
là các thông tin tổng quát về bộ câu hỏi, gồm Mã số (máy phát sinh tự động);
Mục đích ý nghĩa của bộ câu hỏi; Để làm đề thi cho Loại chứng chỉ nào; Tác giả
bộ câu hỏi và Thông tin ghi chú bổ sung. Phần 2 là bảng các câu hỏi, gồm các
cột: Mã câu hỏi (máy phát sinh tự động); Nội dung câu hỏi; Điểm số cho câu hỏi
và Đáp án là A, B, C hay D. Phần 3 dành để hiển thị các phương án trả lời của
câu hỏi tại vệt sáng ở phần 2.

Trang 24