To chuc hach toan nguyen vat lieu cong cu dung cu 182701

lời nói đầu
Có thể nói rằng, để tiến hành các hoạt động sản xuất
kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy đủ 03 yếu tố cơ
bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động. Là hai
trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, nếu thiếu
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì doanh nghiệp không
thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trên thực tế, vấn đề không chỉ đơn giản là có và sử
dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ( NVL, CCDC ) mà
điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu qủa, tránh tình
trạng cung cấp thiếu gây ngừng sản xuất hay thừa gây ứ
đọng vốn. Bởi vì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy
phải có một chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu cung cấp cả về số
lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn cung cấp để đảm bảo
hoạt động bình thờng của quá trình sản xuất kinh doanh.
Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ quyết
định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm
của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng chu
trình quản lý NVL, CCDC một cách khoa học. Điều đó không
chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp doanh nghiệp hạch
toán NVL, CCDC một cách chính xác mà còn là một vấn đề
có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô, góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn lu động.
Cũng nh nhiều doanh nghiệp khác hiện nay, Công ty
Thiết bị đo điện đứng trớc một vấn đề bức xúc là: Làm thế
nào để quản lý NVL, CCDC và sử dụng có hiệu quả vốn lu
động sản xt kinh doanh ? Chi phÝ vỊ NVL, CCDC cđa công
ty chiếm khoảng 65% trong giá thành sản phẩm đồng thêi lµ

một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó
khăn ở đây là phải theo sát những biÕn ®éng vỊ NVL, CCDC
sao cho sư dơng vèn lu động và quay vòng có hiệu quả. Làm
thế nào để đa lý luận vào thực tiễn vừa chặt chẽ vừa linh
hoạt, vừa đúng chế độ chung lại vừa phù hợp với điều kiện
riêng của Công ty? Thời gian qua, nhiều ý kiến đóng góp đÃ
đợc đa ra bàn luận, nhiều giải pháp đà đợc nghiên cứu vận
dụng và tỏ ra có hiệu quả nhất định. Tuy nhiên không thể
đà hết những tồn tại vớng mắc đòi hỏi phải tìm ra phơng hớng hoàn thiện.
Xuất phát từ vấn đề trên, sau một thời gian thực tập tại
Công ty Thiết bị đo điện, trên cơ sở những kiến thức có đợc cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sỹ Phạm
Thị Thuỷ, sự giúp đỡ của các cô chú phòng Kế toán cũng nh
các phòng ban khác, em đà chọn đề tài Tổ chức hạch
toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết
bị đo điện làm luận văn tốt nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp gồm 03 phÇn:
PhÇn I: Lý ln chung vỊ tỉ chøc kÕ toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ tại các doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện.
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ
chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty
Thiết bị đo điện.
Do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không
nhiều, bản chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không thể
tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong đợc sự
đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các cô chú trong Công
ty Thiết bị đo điện. Em xin chân thành cảm ơn!

2


Phần I
Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ tại các Doanh nghiệp sản xuất.

I- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - đặc điểm,
yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán:
1. Nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc sử dụng vào
mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khi tham
gia vào quá trình sản xuất nó chuyển toàn bộ giá trị vào gía
trị sản phẩm hoặc tiêu hao toàn bộ để tạo ra sản phẩm.
Nguyên vật liệu có một số đặc điểm sau:
- Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật hoá.
- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất mới,
dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc

3


thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái
vật chất của sản phẩm.
2. Công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động thiếu ít nhất
một trong hai tiêu chuẩn của tài sản cố định. Đó là: có giá trị
từ 5 triệu đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên.
Ngoài ra, theo chế độ quy định, những t liệu lao động

sau đây không phân biệt tiêu chuẩn thời gian và giá trị sử
dụng cũng đợc xếp vào nhóm công cụ dụng cụ: Các lán trại
tạm thời, công cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, các loại
bao bì dùng để đựng hàng hoá, công cụ đồ nghề bằng thuỷ
tinh, quần áo dày dép chuyên dùng để làm việc...
Tuy đợc quản lý hạch toán gần nh NVL nhng thực tế công
cụ dụng cụ có đặc điểm khác với nguyên vật liệu đó là:
- Công cụ dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỹ sản
xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên
hình thái vật chất ban đầu.
- Về mặt giá trị, trong quá trình sử dụng công cụ dụng
cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào
chi phí sản xuất kinh doanh. Bởi vậy để tính chính xác giá
trị công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất, kế toán
thờng sử dụng phơng pháp phân bổ nh sau:
+ Khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ doanh
nghiệp có thể sử dụng phơng pháp phân bổ một lần giống
nh vật liệu.
+ Khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị lớn doanh
nghiệp cần phải sử dụng phơng pháp phân bổ hai hoặc
nhiều lần.
3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC :
Mặc dù NVL, CCDC có những đặc điểm khác biệt nhau,
song đều là tài sản lu động của doanh nghiệp, ®ång thêi lµ

4


yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm. Do vị trí
quan trọng của NVL, CCDC trong quá trình sản xuất kinh

doanh nên doanh nghiệp phải tiến hành tốt việc quản lý và
hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự
trữ và sử dụng NVL, CCDC. Từ đó đặt ra yêu cầu đối với
việc quản lý, sử dụng NVL, CCDC.
- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin tổng hợp
và chi tiết của từng loại NVL, CCDC kể cả chỉ tiêu hiện vật và
giá trị.
- Phải quản lý NVL, CCDC xuất dùng cho sản xuất kinh
doanh theo từng đối tợng sử dụng nh: từng loại sản phẩm,
từng đơn vị sử dụng hay theo từng đối tợng tập hợp chi
phí...
- Doanh nghiệp phải quản lý định mức dự trữ NVL,
CCDC tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm làm ảnh hởng đến tình hình sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về
lập sổ danh điểm, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở
các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết NVL, CCDC theo đúng
chế độ quy định.
- Doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê
đối chiếu NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất
trong công tác quản lý sử dụng NVL, CCDC trong từng phân
xởng và trong toàn doanh nghiệp.
Nh vậy, quản lý tốt NVL, CCDC sẽ tạo điều kiện thúc đẩy
việc cung cấp kịp thời và ngăn ngừa các hiện tợng h hỏng,
mất mát ...trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh
doanh. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản
phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.

5

4. Nhiệm vụ hạch toán NVL, CCDC:
Từ những đặc điểm, yêu cầu đặt ra cho các doanh
nghiệp nói chung, những ngời làm công tác hạch toán kế toán
nói riêng những nhiệm vụ quan trọng trong hạch toán NVL,
CCDC:
- Phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng và giá
thành thùc tÕ NVL, CCDC thu mua nhËp kho. Tõ ®ã kiểm tra
và giám sát đợc tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật
t phục vụ cho quá trình sản xuất và các khoản chi phí thu
mua khác.
- Tập hợp đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị NVL, CCDC
tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ NVL,
CCDC tổ chức bảo quản và phát hiện kịp thời số lợng thừa,
thiếu, h hỏng.
- Tiến hành kiểm kê NVL, CCDC phân tích tình hình và
hiệu quả sử dụng NVL, CCDC. Lập đầy đủ, kịp thời các báo
cáo về nhập, xuất tồn và sử dụng NVL, CCDC.
II- Phân loại và tính giá nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ:
1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
a) Phân loại nguyên vật liệu:
Mỗi doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch
toán NVL đợc nếu không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh
nghiệp NVL bao gồm nhiều chủng loại có vai trò, công dụng,
tính chất cơ lý hoá khác nhau, biến động thờng xuyên liên
tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Do đó việc phân
loại NVL có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:
* Phân loại theo vai trò, tác dụng của NVL trong sản xuất.
- Nguyên vật liệu chính: Là loại NVL sau quá trình gia
công chế biến cấu thành hình thái vật chÊt cđa s¶n phÈm.

6


- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu khi tham gia vào
quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản
phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ. Nó đợc sử dụng kết hợp với
vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động đợc
hoạt động bình thờng, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho
nhu cầu kỹ thuật, quản lý.
- Nhiên liệu: Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ. Tuy
nhiên, nó đợc tách ra vì sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu
chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong nền kinh tế
quốc dân. Hơn nữa, nhiên liệu có yêu cầu kỹ thuật quản lý
hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng khác.
- Phụ tùng thay thế: Là loại vật t tiêu dùng để thay thế,
sửa chữa máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ
dụng cụ sản xt. Phơ tïng thay thÕ do doanh nghiƯp bá tiỊn
ra mua để dự trữ.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là loại vật liệu
phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ.
- Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá
trình sản xuất kinh doanh để tái sử dụng hoặc bán ra ngoài.
Ngoài các vật liệu ở trên, những vật liệu còn lại đợc xếp vào
nhóm này.
Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý
thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Qua đó, đa ra quyết định về
quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy
động và sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cách phân loại

này còn bộc lộ một số nhợc điểm: nhiều khi rất khó phân loại
ở một doanh nghiệp, có những lúc nguyên vật liệu chính đợc
sử dụng nh vật liệu phụ.
* Phân loại theo nguồn hình thành:

7


- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản
xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.
- Vật liệu tự sản xuất: Là những vật do doanh nghiệp tự
chế biến hay thuê ngoài chế biến
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc đợc
biếu tặng, cấp phát.
ý nghĩa của cách phân loại này là tạo tiền đề cho quản
lý và sử dụng riêng cho từng loại vật liệu, từng nguồn nhập
khác nhau. Trên cơ sở đó mới đánh giá đợc hiệu quả sử dơng
vËt liƯu cho s¶n xt kinh doanh.
* Theo quan hƯ sở hữu: Vật liệu đợc chia thành:
- Vật liệu tự có: bao gồm tất cả các vật liệu thuộc sở hữu
của doanh nghiệp.
- Vật liệu gia công chế biến hay giữ hộ.
b) Phân loại công cụ dụng cụ:
Cũng nh vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh
nghiệp đợc phân chia thành các loại nh:
- CCDC chuyên dùng cho sản xuất: Đó là các CCDC chỉ
dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp nh: mũ
cứng cách điện, găng tay bảo hộ...
- Bao bì luân chuyển: Đó là các loại bao bì để đựng,
vận chuyển vật liệu hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo

quản và tiêu thụ.
- Đồ dùng cho thuê: Đó là các CCDC thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp nhng đợc các doanh nghiệp khác thuê
trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở phân loại này, kế toán mới có thể ghi chép và
xác định các chi phí liên quan đến CCDC.
Mỗi cách phân loại trên đều đáp ứng một yêu cầu quản
lý riêng. Song để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho
công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối víi tõng

8


loại vật liệu thì cần lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh
điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh
nghiệp, nhằm đảm bảo cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ với
nhau trong công tác quản lý và giúp cho công tác quản lý vật
liệu dễ dàng, thuận tiện.
Để lập sổ danh điểm vật liệu cần đánh mà số cho
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi loại đợc mà hoá riêng
sao cho chính xác và ngắn gọn.
Mẫu Sổ danh điểm vật liệu nh sau:
Biểu 01:
STT

Danh

sổ danh điểm vật liệu

Tên hiện vật Đơn vị

Đơn giá

điểm

Thành
tiền

2. Tính giá NVL, CCDC:
Tính giá NVL, CCDC là xác định giá trị ghi sổ kế toán
của NVL, CCDC.
Theo quy định chung cđa chn mùc qc tÕ, kÕ to¸n
nhËp, xt, tån kho NVL, CCDC phải phản ánh theo đúng gía
trị thực tế. Đây chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra
để có đợc NVL, CCDC. Giá trị của NVL, CCDC phản ánh trên
sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán khác nhất thiết phải
theo giá thực tế. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ hay trực tiếp mà giá có thể có
thuế GTGT (nếu tính theo phơng pháp trực tiếp) hay không
có thuế GTGT (nếu tính theo phơng pháp khấu trừ)
2.1- Tính giá nhập NVL, CCDC.
Việc tính giá nhập NVL, CCDC đợc căn cứ vào nguồn
nhập để xác định giá trị thực tế của chóng.
9


- Với NVL, CCDC mua ngoài: Giá thực tế gồm có giá mua
ghi trên hoá đơn ngời bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có)
và các khoản chi phí thu mua thùc tÕ (chi phÝ vËn chun,
bèc dì, chi phÝ nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu

mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bÃi, tiền phạt lu kho...) trừ
các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng. Đối với doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua
không có thuế, đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo
phơng pháp trực tiếp thì giá mua bao gåm c¶ th GTGT.
- Víi vËt liƯu tù s¶n xuất: Tính theo giá thành sản xuất
thực tế.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế
gồm giá trị thực tế vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí
khác liên quan (tiền thuê gia công chế biÕn, chi phÝ vËn
chun bèc dì....)
- Víi vËt liƯu nhËn đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá
nhân tham gia liên doanh. Giá trị thực tế là giá thoả thuận
do các bên xác định.
- Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá trị thực tế tính theo
giá trị thị trờng tơng đơng.
- Với phế liệu: Giá ớc tính thực tế thực tế có thể sử dụng
hay giá trị thu hồi tối thiểu.
2.2- Tính giá NVL, CCDC xuất dùng:
Đối với NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Dựa
vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế
toán có thể sử dụng một số phơng pháp sau theo nguyên tắc
nhất quán trong kế toán (áp dụng liên tục trong các kỳ kế
toán), nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
2.2.1- Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

10

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng
trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ
dự trữ hay bình quân kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần
nhập)
Giá trị thực
Số lợng vật
=
x Giá đơn vị
tế
liệu xuất
bình quân
vật liệu xuất
dùng
a) Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và

Giá đơnpháp
vị này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính
Phơng
=
nhập trong kỳ
bình quân cả
Số lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và
xác không
kỳ dự cao.
trữ

Phơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính
xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối
tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

b) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.
Giá đơn vị
bình quân
cuối kỳ trớc

=

Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ(hoặc
cuối kỳ trớc)
Số lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ(hoặc

Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp
thời tình hình

biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên

không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá
cả vật liệu kỳ này.
c) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị
bình quân sau
mỗi lần nhập

=

Giá trị thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập céng sè
nhËp
Sè lỵng thùc tÕ vËt liƯu tån tríc khi nhập cộng l-

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhợc điểm của

phơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
2.2.2- Phơng pháp nhập trớc, xuất tríc (FIFO)

11


Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào
nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc rồi mới đến số
nhập sau theo giá thực tế của số vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá
trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật liệu
mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp
giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.
2.2.3- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng
sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc
ở trên. Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích hợp trong trờng
hợp lạm phát.
2.2.4- Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị
theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào
kho cho ®Õn lóc xt dïng (trõ trêng hỵp ®iỊu chØnh). Khi
xt vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do
vậy phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc
điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng sử dụng với
các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt
2.2.5- Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong
kì đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại
giá ổn định trong kỳ) cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều

chỉnh
từ giá
Giá trị
thựchạch
tế toán sang giá thực tế theo công thức:
vật liệu xuất
Giá hạch toán vật
Hệ số
dùng (hoặc tồn
=
liệu xuất dùng
x giá vật liệu
kho cuối kỳ)
(hoặc tồn kho
cuối kỳ)
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng
thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ
quản lý.

12


III - Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC trong các
doanh nghiệp sản xuất.
1. Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu:
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở
doanh nghiệp thờng bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn
GTGT, phiếu nhập kho, phiÕu xt kho, phiÕu xt kho kiªm
vËn chun néi bé, phiÕu xt kho theo h¹n møc...t theo
tõng néi dơng nghiƯp vụ cụ thể.

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán NVL, CCDC là phải phản
ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác theo đúng chế độ quy
định ghi chép ban đầu về vật t. Mỗi chứng từ phải chứa
đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế
phát sinh vỊ néi dung, quy m« cđa nghiƯp vơ, thêi gian và
địa điểm xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan.
1.1- Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho NVL, CCDC và
hạch toán ban đầu.
Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lợng, giá trị NVL,
CCDC nhập kho, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế
toán ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho đợc lập dựa trên mẫu số 01VT do Bộ Tài
chính ban hành.
Phơng pháp luân chuyển chứng từ, kiểm tra ghi sỉ
phiÕu nhËp kho.
- PhiÕu nhËp kho do phßng kÕ toán ghi hoặc do bộ phận
vật t của đơn vị lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một
lần. Sau ®ã ngêi lËp phiÕu ký, tríc bíc nµy ngêi lËp phiếu
phải căn cứ vào chứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng) và biên
bản kiểm nghiệm vật t để viết phiÕu nhËp kho.
- Chun phiÕu nhËp kho cho ngêi phơ trách hoặc thủ trởng đơn vị ký.

13


- Ngêi giao hµng ký vµo phiÕu nhËp kho.
- Thđ kho căn cứ vào số lợng hàng thực tế nhập kho ghi
vµo cét thùc nhËp vµ ký vµo phiÕu nhËp kho.
Ba liên của phiếu nhập kho đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1: Lu tại quyển gốc.

- Liên 2: Giao cho ngời nhập kho.
- Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho cuối ngày hoặc đầu kỳ
tập hợp phiếu nhập kho chun cho bé phËn kÕ to¸n (kÕ to¸n
vËt t) ghi đơn giá và ghi sổ kế toán (sổ chi tiết NVL, CCDC )
sau đó kế toán bảo quản và lu gi÷ phiÕu nhËp kho.
1.2- Tỉ chøc chøng tõ kÕ toán xuất kho NVL, CCDC và
hạch toán ban đầu:
Phiếu xuất kho: Dùng để xác định số lợng, giá trị NVL,
CCDC. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi
vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật t ghi sổ kế
toán.
Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên mẫu số 02VT do Bộ Tài
chính ban hành.
Phơng pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sổ phiếu xuất
kho:
- Phiếu xuất kho do bộ phận kế toán hoặc bộ phận vật t
lập thành 02 liên (đặt giấy than viết một lần). Ngời lập
phiếu ký sau đó chuyển cho kế toán trởng và thủ trởng đơn
vị (hoặc ngời đợc uỷ qun) ký dut.
- Thđ kho ghi sè thùc xt vµo phiÕu xuÊt kho vµ ký vµo
chøng tõ…
- Ngêi nhËn hµng cần ghi vào phiếu xuất kho số lợng hàng
thực nhận, ký vào phiếu xuất kho.
Hai liên phiếu xuất kho đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1: lu tại gốc

14


- Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho. Cuối ngày hoặc

đầu kỳ chuyển cho bộ phận kế toán vật t để ghi giá và ghi
sổ kế toán (chi tiết và tổng hợp).
2. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC:
Hạch toán chi tiết là thực hiện ghi chép kịp thời, chính
xác biến động tình hình xuất, nhập, tồn của NVL, CCDC cả
về giá trị và hiện vật cho từng loại NVL, CCDC trong từng kho
của doanh nghiệp.
Việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC đợc thực hiện ở cả hai
nơi: tại kho vật t và trên phòng kế toán, đợc thực hiện bởi thủ
kho và kế toán vật t. Trách nhiệm và quyền hạn của từng
nhân viên này đợc thể hiện trong từng mô hình tổ chức
hạch toán chi tiết NVL, CCDC.
2.1- Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ
song song:
* Điều kiện áp dụng:
- Doanh nghiệp có ít chủng loại vật t hàng hoá.
- Giá trị vật t hàng hoá lớn cần phải thờng xuyên
kiểm tra.
- áp dụng với kế toán đợc chuyên môn hoá và đà sử
dụng kế toán máy vi tính.
* Nguyên tắc mở sổ:
- Sổ kho, thẻ kho do kế toán mở và giao cho thđ
kho theo dâi vỊ mỈt hiƯn vËt.
- Sỉ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi số lợng và
giá trị.
* Nguyên tắc hạch toán:
ở kho: Thủ kho ghi chÐp sù biÕn ®éng nhËp, xt, tån
cđa vËt t (NVL, CCDC) và hiện vật trên thẻ kho, thẻ kho đợc më
cho tõng lo¹i NVL, CCDC.

15


ở phòng kế toán: Kế toán vật t theo dõi sự biến động
nhập, xuất, tồn cả về giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết NVL,
CCDC.
* Trình tự hạch toán:
ở kho:
- Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xt vËt t ®Ĩ
thùc hiƯn viƯc nhËp xt vËt t. Sau đó mới căn cứ vào phiếu
nhập xuất vào thẻ kho cho tõng lo¹i NVL, CCDC.
- Sau khi ghi xong thẻ kho, định kỳ (hàng ngày hoặc
hàng tháng) chuyển chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở
phiếu giao nhận chứng từ) để kế toán vật t ghi sổ kế toán.
- Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn
thực tế và số tồn trên thẻ kho.
- Ci th¸ng, thđ kho tÝnh ra sè tån NVL, CCDC cho từng
loại trên thẻ kho.
ở phòng kế toán:
- Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển
đến, kế toán vật t ghi đơn giá tính thành tiền cho tõng
chøng tõ (phiÕu nhËp kho, xuÊt kho) sau khi vào sổ chi tiết
NVL, CCDC, cả về giá trị và hiƯn vËt.
- TÝnh ra tỉng sè nhËp, xt, tån cho từng loại NVL, CCDC
cả về hiện vật và giá trị sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với
các thủ kho về số lợng.
- Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp
về mặt giá trị.
- Sau đó kế toán vật t lập bảng kê nhập, xuất, tồn.
Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng thẻ kho và

sổ chi tiết NVL, CCDC theo từng loại NVL, CCDC ghi trên sổ
danh điểm.
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, có thể cung
cấp thông tin thờng xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng
loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn và rất thích hợp trong những
doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế
toán máy.
Nhợc điểm của phơng pháp này là ghi chép trùng lắp và
không thích hợp ở những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại
vật liệu và thực hiện ghi sæ b»ng tay.

16


Sơ đồ 1: Khát quát hạch toán NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ song
song.

Nhập

Thẻ
kho
hoặc
sổ chi
tiết
NVL,

Thẻ kho
Xuất
kho
Ghi chú:

Bảng
tổng hợp
nhập,
xuất, tồn

Kế toán
tổng

Ghi hàng ngày:
Quan hệ đối chiếu:
Ghi cuối tháng:

2.2- Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ
đối chiếu luân chuyển:
* Điều kiện áp dụng:
Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, giá trị không
nhỏ, số lợng kho phân tán, kế toán vật t kiêm nhiệm nhiều
phần hành kế toán.
* Nguyên t¾c ghi sỉ:
ë kho:
NhiƯm vơ cđa thđ kho gièng nh phơng pháp thẻ song
song. Ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật t về
hiện vật trên thẻ kho trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Sau
đó chuyển cho phòng kế toán
ở phòng kế toán:
Kế toán vật t theo dâi sù biÕn ®éng nhËp, xt, tån cđa
NVL, CCDC cả về giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân
chuyển. Sổ này đợc mở cho cả năm, mỗi loại vật liệu ghi một
dòng.

17


* Tr×nh tù ghi chÐp:
ë kho:
Tr×nh tù ghi chÐp gièng nh phơng pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán:
- Kế toán vật t hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận đợc
chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền.
- Kế toán vật t tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại
phiếu nhập và xuất vật t.
- Cuối tháng, dựa trên số liệu của bảng kê nhập và bảng
kê xuất NVL, CCDC vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng
loại vật liệu NVL, CCDC cả về hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL,
CCDC ghi trên một dòng.
- Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về giá trị và
hiện vật cho từng loại NVL, CCDC trên sổ đối chiếu luân
chuyển.
- Tiếp theo kế toán vật t lập kế hoạch đối chiếu với thủ
kho về hiện vật, với kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có
chênh lệch do nhầm lẫn, phải tiến hành tìm nguyên nhân
và điều chỉnh.
Ưu điểm: Tránh đợc tình trạng ghi chép trùng lắp giữa
kho và phòng kế toán.
Nhợc điểm: Công tác kế toán thờng dùng vào cuối kỳ nên
việc lập báo cáo không kịp thời. Do đó nếu có sai sót khó có
thể phát hiện đợc.
Sơ đồ 2: Khái quát hạch toán chi tiết hạch toán NVL, CCDC theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Bảng kê nhập

Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất
18

Kế toán
tổng hợp


Ghi chú:

Ghi hàng ngày:
Quan hệ đối chiếu:
Ghi cuối tháng:

2.3 - Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ
số d:
* Điều kiện áp dụng:
áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật
t, mật độ nhập xuất cao, trình độ nhân viên kế toán cao.
* Nguyên tắc hạch toán:
ở kho:
Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của
NVL, CCDC về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu

trên thẻ kho lập sổ số d và giao cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán:
- Kế toán vật t chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn
của NVL, CCDC về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập,
xuất, tồn.
* Trình tự hạch toán:

ở kho:
- Thủ kho căn cứ vào chứng từ phiếu nhập, xuất để thực
hiện việc nhập, xuất, tồn NVL, CCDC và vào thẻ kho sau đó
chuyển chứng từ phiếu nhập, xuất cho phòng kế toán trên cơ
sở bảng giao nhận chứng tõ.

19


- Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho cho từng
loại NVL, CCDC lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho vào sổ số d
về mặt hiƯn vËt.
- Sau khi lËp xong sỉ sè d (vỊ mỈt hiƯn vËt) thđ kho gưi
sỉ sè d cho kÕ toán vật t.
ở phòng kế toán:
- Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do
thủ kho chuyển đến kế toán vật t ghi đơn giá tính thành
tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất.
- Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập,
xuất vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời
gian tơng ứng.
- Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cuối tháng của
từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn.

- Cũng vào ci th¸ng sau khi nhËn “sỉ sè d” do thđ kho
chuyển đến kế toán vật t tính thành tiền cho từng loại vật
liệu tồn kho trên sổ số d.
- Tiếp theo kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị
giữa hai sổ bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn và sổ số d.
Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh.
Kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng
hợp về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn.
Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và
phòng kế toán. Có thể cung cấp thông tin kịp thời cho ngời
quản lý về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn.
Nhợc điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót thờng khó phát
hiện, khó đối chiếu, kiểm tra. Do đó phơng pháp này thờng
đợc sử dụng ở những Doanh nghiệp có trình độ nhân viên
kế toán cao.

20