Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ tại công ty thiết bị đo điện

lời nói đầu
Có thể nói rằng, để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các
doanh nghiệp phải có đầy đủ 03 yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối
tợng lao động. Là hai trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, nếu thiếu
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì doanh nghiệp không thể tiến hành đợc các
hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trên thực tế, vấn đề không chỉ đơn giản là có và sử dụng nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ ( NVL, CCDC ) mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu
qủa, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng sản xuất hay thừa gây ứ đọng
vốn. Bởi vì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có một chế độ quản lý thích đáng và
toàn diện đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu cung cấp cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thờng của quá trình sản xuất kinh doanh. Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm của
doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng chu trình quản lý NVL, CCDC
một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp doanh
nghiệp hạch toán NVL, CCDC một cách chính xác mà còn là một vấn đề có ý
nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Cũng nh nhiều doanh nghiệp khác hiện nay, Công ty Thiết bị đo điện đứng
trớc một vấn đề bức xúc là: Làm thế nào để quản lý NVL, CCDC và sử dụng có
hiệu quả vốn lu động sản xuất kinh doanh ? Chi phÝ vỊ NVL, CCDC cđa c«ng ty
chiếm khoảng 65% trong giá thành sản phẩm đồng thời là một bộ phận dự trữ
sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn ở đây là phải theo sát những biến
động về NVL, CCDC sao cho sử dụng vốn lu động và quay vòng có hiệu quả.
Làm thế nào để đa lý luận vào thực tiễn vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa đúng
chế độ chung lại vừa phù hợp với điều kiện riêng của Công ty? Thời gian qua,
nhiều ý kiến đóng góp đà đợc đa ra bàn luận, nhiều giải pháp đà đợc nghiên cứu
vận dụng và tỏ ra có hiệu quả nhất định. Tuy nhiên không thể đà hết những tồn
tại vớng mắc đòi hỏi phải tìm ra phơng hớng hoàn thiện.


Xuất phát từ vấn đề trên, sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị đo

điện, trên cơ sở những kiến thức có đợc cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của cô
giáo - Thạc sỹ Phạm Thị Thuỷ, sự giúp đỡ của các cô chú phòng Kế toán cũng
nh các phòng ban khác, em đà chọn đề tài Tổ chức hạch toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện làm luận văn tốt nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp gồm 03 phần:
Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tại các doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện.
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện.
Do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, bản chuyên đề tốt
nghiệp chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong
đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các cô chú trong Công ty Thiết bị
đo điện. Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I

2


Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ tại các Doanh nghiệp sản xuất.

I- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - đặc điểm, yêu cầu quản lý và
nhiệm vụ hạch toán:
1. Nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc sử dụng vào mục đích sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, khi tham gia vào quá trình sản xuất nó chuyển
toàn bộ giá trị vào gía trị sản phẩm hoặc tiêu hao toàn bộ để tạo ra sản phẩm.

Nguyên vật liệu có một số đặc điểm sau:
- Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật hoá.
- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất
định. Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất mới, dới tác động của lao động chúng bị
tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật
chất của sản phẩm.
2. Công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ là những t liƯu lao ®éng thiÕu Ýt nhÊt mét trong hai tiêu
chuẩn của tài sản cố định. Đó là: có giá trị từ 5 triệu đồng và thời gian sử dụng
từ một năm trở lên.
Ngoài ra, theo chế độ quy định, những t liệu lao động sau đây không phân
biệt tiêu chuẩn thời gian và giá trị sử dụng cũng đợc xếp vào nhóm công cụ
dụng cụ: Các lán trại tạm thời, công cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, các
loại bao bì dùng để đựng hàng hoá, công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, quần áo
dày dép chuyên dùng để làm việc...
Tuy đợc quản lý hạch toán gần nh NVL nhng thực tế công cụ dụng cụ có
đặc điểm khác với nguyên vật liệu đó là:
- Công cụ dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỹ sản xuất kinh doanh,
trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.
- Về mặt giá trị, trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và
chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bởi vậy để
tính chính xác giá trị công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất, kế toán thờng sử dụng phơng pháp ph©n bỉ nh sau:
3


+ Khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ doanh nghiệp có thể sử
dụng phơng pháp phân bỉ mét lÇn gièng nh vËt liƯu.
+ Khi xt dïng công cụ dụng cụ có giá trị lớn doanh nghiệp cần phải sử
dụng phơng pháp phân bổ hai hoặc nhiều lần.
3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC :

Mặc dù NVL, CCDC có những đặc điểm khác biệt nhau, song đều là tài
sản lu động của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị
sản phẩm. Do vị trí quan trọng của NVL, CCDC trong quá trình sản xuất kinh
doanh nên doanh nghiệp phải tiến hành tốt việc quản lý và hạch toán các quá
trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC. Từ đó đặt
ra yêu cầu đối với việc quản lý, sử dụng NVL, CCDC.
- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin tổng hợp và chi tiết của từng
loại NVL, CCDC kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
- Phải quản lý NVL, CCDC xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng
đối tợng sử dụng nh: từng loại sản phẩm, từng đơn vị sử dụng hay theo từng đối
tợng tập hợp chi phí...
- Doanh nghiệp phải quản lý định mức dự trữ NVL, CCDC tránh tình trạng
ứ đọng hoặc khan hiếm làm ảnh hởng đến tình hình sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm,
thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết
NVL, CCDC theo đúng chế độ quy định.
- Doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu NVL,
CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng
NVL, CCDC trong từng phân xởng và trong toàn doanh nghiệp.
Nh vậy, quản lý tốt NVL, CCDC sẽ tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp
kịp thời và ngăn ngừa các hiện tợng h hỏng, mất mát ...trong tất cả các khâu của
quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành
sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.

4. Nhiệm vụ hạch toán NVL, CCDC:

4


Từ những đặc điểm, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp nói chung, những

ngời làm công tác hạch toán kế toán nói riêng những nhiệm vụ quan trọng trong
hạch toán NVL, CCDC:
- Phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thành thực tế NVL,
CCDC thu mua nhập kho. Từ đó kiểm tra và giám sát đợc tình hình thực hiện kế
hoạch cung ứng vật t phục vụ cho quá trình sản xuất và các khoản chi phí thu
mua khác.
- Tập hợp đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị NVL, CCDC tồn kho, kiểm
tra việc chấp hành các định mức dự trữ NVL, CCDC tổ chức bảo quản và phát
hiện kịp thời số lợng thừa, thiếu, h hỏng.
- Tiến hành kiểm kê NVL, CCDC phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng
NVL, CCDC. Lập đầy đủ, kịp thời các báo cáo về nhập, xuất tồn và sử dụng
NVL, CCDC.
II- Phân loại và tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
a) Phân loại nguyên vật liệu:
Mỗi doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch toán NVL đợc nếu
không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh nghiệp NVL bao gồm nhiều chủng
loại có vai trò, công dụng, tính chất cơ lý hoá khác nhau, biến động thờng
xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Do đó việc phân loại NVL
có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:
* Phân loại theo vai trò, tác dụng của NVL trong sản xuất.
- Nguyên vật liệu chính: Là loại NVL sau quá trình gia công chế biến cấu
thành hình thái vật chất của sản phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ. Nó đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất
lợng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động đợc hoạt động bình thờng, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý.
- Nhiên liệu: Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ. Tuy nhiên, nó đợc tách
ra vì sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan
trọng trong nền kinh tế quốc dân. Hơn nữa, nhiên liệu có yêu cầu kỹ thuật quản
lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng khác.

5


- Phụ tùng thay thế: Là loại vật t tiêu dùng để thay thế, sửa chữa máy móc,
thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. Phụ tïng thay thÕ do
doanh nghiƯp bá tiỊn ra mua ®Ĩ dự trữ.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là loại vật liệu phục vụ cho hoạt
động XDCB, tái tạo TSCĐ.
- Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh
doanh để tái sử dụng hoặc bán ra ngoài. Ngoài các vật liệu ở trên, những vật
liệu còn lại đợc xếp vào nhóm này.
Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ vai trò và tác
dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó, đa ra
quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động
và sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộ một số nhợc điểm: nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp, có những lúc nguyên
vật liệu chính đợc sử dụng nh vật liệu phụ.
* Phân loại theo nguồn hình thành:
- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh
đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.
- Vật liệu tự sản xuất: Là những vật do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê
ngoài chế biến
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.
ý nghĩa của cách phân loại này là tạo tiền đề cho quản lý và sử dụng riêng
cho từng loại vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó mới đánh giá
đợc hiệu quả sử dơng vËt liƯu cho s¶n xt kinh doanh.
* Theo quan hệ sở hữu: Vật liệu đợc chia thành:
- Vật liệu tự có: bao gồm tất cả các vật liệu thuộc sở hữu của doanh
nghiệp.
- Vật liệu gia công chế biến hay giữ hộ.

b) Phân loại công cụ dụng cụ:
Cũng nh vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp đợc phân chia
thành các loại nh:
- CCDC chuyên dùng cho sản xuất: Đó là các CCDC chỉ dùng cho ngành
nghề sản xuất của doanh nghiệp nh: mũ cứng cách điện, găng tay bảo hộ...

6


- Bao bì luân chuyển: Đó là các loại bao bì để đựng, vận chuyển vật liệu
hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ.
- Đồ dùng cho thuê: Đó là các CCDC thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp nhng đợc các doanh nghiệp khác thuê trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở phân loại này, kế toán mới có thể ghi chép và xác định các chi
phí liên quan đến CCDC.
Mỗi cách phân loại trên đều đáp ứng một yêu cầu quản lý riêng. Song để
đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng loại vật liệu thì cần lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ
danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp, nhằm
đảm bảo cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lý và
giúp cho công tác quản lý vật liệu dễ dàng, thuận tiện.
Để lập sổ danh điểm vật liệu cần đánh mà số cho nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ. Mỗi loại đợc mà hoá riêng sao cho chính xác và ngắn gọn.
Mẫu Sổ danh ®iĨm vËt liƯu” nh sau:
BiĨu 01:
sỉ danh ®iĨm vËt liƯu
STT

Danh điểm

Tên hiện vật

Đơn vị

Đơn giá

Thành tiền

2. Tính giá NVL, CCDC:
Tính giá NVL, CCDC là xác định giá trị ghi sổ kế toán của NVL, CCDC.
Theo quy định chung của chuẩn mùc quèc tÕ, kÕ to¸n nhËp, xuÊt, tån kho
NVL, CCDC phải phản ánh theo đúng gía trị thực tế. Đây chính là chi phí thực
tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc NVL, CCDC. Giá trị của NVL, CCDC phản
ánh trên sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán khác nhất thiết phải theo giá
thực tế. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ hay
trực tiếp mà giá có thể có thuế GTGT (nếu tính theo phơng pháp trực tiếp) hay
không có thuế GTGT (nếu tính theo phơng pháp khấu trừ)
2.1- Tính giá nhập NVL, CCDC.
Việc tính giá nhập NVL, CCDC đợc căn cứ vào nguồn nhập để xác định
giá trị thực tế của chóng.
7


- Với NVL, CCDC mua ngoài: Giá thực tế gồm có giá mua ghi trên hoá
đơn ngời bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí thu mua
thùc tÕ (chi phÝ vËn chun, bèc dì, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ
phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bÃi, tiền phạt lu kho...) trừ các
khoản giảm giá hàng mua đợc hởng. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ thì giá mua không có thuế, đối với doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
- Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị thực tế
vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí khác liên quan (tiền thuê gia công chế
biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ....)
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh. Giá trị thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
- Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá trị thực tế tính theo giá trị thị trờng tơng
đơng.
- Với phế liệu: Gi¸ íc tÝnh thùc tÕ thùc tÕ cã thĨ sư dụng hay giá trị thu hồi
tối thiểu.
2.2- Tính giá NVL, CCDC xt dïng:
§èi víi NVL, CCDC xt dïng trong kú, tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản
xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ
nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một số phơng pháp sau theo
nguyên tắc nhất quán trong kế toán (áp dụng liên tục trong các kỳ kế toán), nếu
có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
2.2.1- Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ hay bình quân kỳ trớc hoặc bình quân
sau mỗi lần nhập)
Giá trị thực tế
vật liệu xuất dùng

=

Số lợng vật
liệu xuất dùng

x

Giá đơn vị

bình quân

a) Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình quân
Phơng pháp này = đơn giản, thực tế vật liệu độ chính xácnhập trong kỳ
tuy Số lợng dễ làm nhng tồn đầu kỳ và không cao.
cả kỳ dự trữ

8


Phơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao. Hơn
nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết
toán nói chung.
b) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.
Giá đơn vị bình quân
=
cuối kỳ trớc

Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)
Số lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)

Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến
động của giá cả vật liệu kỳ này.
c) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập

=

Giá trị thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập céng sè nhËp
Sè lỵng thùc tÕ vËt liƯu tån tríc khi nhập cộng lợng nhập

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa
chính xác vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức,
tính toán nhiều lần.
2.2.2- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số vật liệu
mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá
trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng
giảm.
2.2.3- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc
tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên. Phơng pháp nhập sau
xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.
2.2.4- Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp
điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do

9


vậy phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng
pháp trực tiếp và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính
tách biệt

2.2.5- Phơng pháp giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kì đợc tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) cuối kỳ kế toán
sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá trị thực tế vật liệu
Giá hạch toán vật
Hệ số
xuất dùng (hoặc tồn = liệu xuất dùng (hoặc tồn x
giá vật liệu
kho cuối kỳ)
kho cuối kỳ)
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
III - Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC trong các doanh nghiệp
sản xuất.
1. Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu:
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng
bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,
phiếu xt kho kiªm vËn chun néi bé, phiÕu xt kho theo hạn mức...tuỳ theo
từng nội dụng nghiệp vụ cụ thể.
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán NVL, CCDC là phải phản ánh đầy đủ, kịp
thời và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t. Mỗi
chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát
sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nh
trách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan.
1.1- Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho NVL, CCDC và hạch toán ban
đầu.
Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lợng, giá trị NVL, CCDC nhập kho,
làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho đợc lập dựa trên mẫu số 01VT do Bộ Tài chính ban hành.

Phơng pháp luân chuyển chứng từ, kiểm tra ghi sỉ phiÕu nhËp kho.
- PhiÕu nhËp kho do phßng kế toán ghi hoặc do bộ phận vật t của đơn vị
lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần. Sau đó ngời lập phiếu ký, trớc bớc

10


này ngời lập phiếu phải căn cứ vào chứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng) và
biên bản kiểm nghiệm vËt t ®Ĩ viÕt phiÕu nhËp kho.
- Chun phiÕu nhËp kho cho ngời phụ trách hoặc thủ trởng đơn vị ký.
- Ngêi giao hµng ký vµo phiÕu nhËp kho.
- Thđ kho căn cứ vào số lợng hàng thực tế nhập kho ghi vµo cét thùc nhËp
vµ ký vµo phiÕu nhËp kho.
Ba liên của phiếu nhập kho đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1: Lu tại quyển gốc.
- Liên 2: Giao cho ngời nhập kho.
- Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho cuối ngày hoặc đầu kỳ tập hợp phiếu nhËp
kho chun cho bé phËn kÕ to¸n (kÕ to¸n vËt t) ghi đơn giá và ghi sổ kế toán (sổ
chi tiết NVL, CCDC ) sau đó kế toán bảo quản và lu giữ phiếu nhập kho.
1.2- Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho NVL, CCDC và hạch toán ban
đầu:
Phiếu xuất kho: Dùng để xác định số lợng, giá trị NVL, CCDC. Phiếu
xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho và sau đó chun cho
kÕ to¸n vËt t ghi sỉ kÕ to¸n.
PhiÕu xt kho đợc lập dựa trên mẫu số 02VT do Bộ Tài chính ban hành.
Phơng pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sæ phiÕu xuÊt kho:
- PhiÕu xuÊt kho do bé phËn kế toán hoặc bộ phận vật t lập thành 02 liên
(đặt giấy than viết một lần). Ngời lập phiếu ký sau đó chuyển cho kế toán trởng
và thủ trởng đơn vị (hoặc ngời đợc uỷ quyền) ký duyệt.
- Thủ kho ghi sè thùc xuÊt vµo phiÕu xuÊt kho vµ ký vào chứng từ

- Ngời nhận hàng cần ghi vào phiếu xuất kho số lợng hàng thực nhận, ký
vào phiếu xuất kho.
Hai liên phiếu xuất kho đợc luân chuyển nh sau:
- Liên 1: lu tại gốc
- Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho. Cuối ngày hoặc đầu kỳ chuyển
cho bộ phận kế toán vật t để ghi giá và ghi sổ kế toán (chi tiết và tổng hợp).
2. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC:
Hạch toán chi tiết là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình
hình xuất, nhập, tồn của NVL, CCDC cả về giá trị và hiện vật cho từng loại
NVL, CCDC trong từng kho cđa doanh nghiƯp.

11


Việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC đợc thực hiện ở cả hai nơi: tại kho vật
t và trên phòng kế toán, đợc thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật t. Trách nhiệm
và quyền hạn của từng nhân viên này đợc thể hiện trong từng mô hình tổ chức
hạch toán chi tiết NVL, CCDC.
2.1- Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ song song:
* Điều kiện ¸p dơng:
- Doanh nghiƯp cã Ýt chđng lo¹i vËt t hàng hoá.
- Giá trị vật t hàng hoá lớn cần phải thờng xuyên kiểm tra.
- áp dụng với kế toán đợc chuyên môn hoá và đà sử dụng kế
toán máy vi tính.
* Nguyên tắc mở sổ:
- Sổ kho, thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho theo
dõi về mặt hiện vật.
- Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi số lợng và giá trị.
* Nguyên tắc hạch toán:
ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến ®éng nhËp, xt, tån cđa vËt t (NVL,

CCDC) vµ hiƯn vật trên thẻ kho, thẻ kho đợc mở cho từng loại NVL, CCDC.
ở phòng kế toán: Kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn cả
về giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết NVL, CCDC.
* Trình tự hạch toán:
ở kho:
- Thủ kho căn cứ vào phiÕu nhËp, phiÕu xt vËt t ®Ĩ thùc hiƯn viƯc nhập
xuất vật t. Sau đó mới căn cứ vào phiếu nhập xuất vào thẻ kho cho từng loại
NVL, CCDC.
- Sau khi ghi xong thẻ kho, định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tháng) chuyển
chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ) để kế toán vật
t ghi sỉ kÕ to¸n.
- Thđ kho cã nhiƯm vơ thêng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn
trên thẻ kho.
- Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn NVL, CCDC cho từng loại trên thẻ
kho.
ở phòng kế to¸n:

12


- Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật t
ghi đơn giá tÝnh thµnh tiỊn cho tõng chøng tõ (phiÕu nhËp kho, xuất kho) sau
khi vào sổ chi tiết NVL, CCDC, cả về giá trị và hiện vật.
- Tính ra tổng số nhập, xuất, tồn cho từng loại NVL, CCDC cả về hiện vật
và giá trị sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với các thủ kho về số lợng.
- Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị.
- Sau đó kế toán vật t lập bảng kê nhập, xuất, tồn.
Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng thẻ kho và sổ chi tiết NVL,
CCDC theo từng loại NVL, CCDC ghi trên sổ danh điểm.
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, có thể cung cấp thông tin thờng

xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn và rất
thích hợp trong những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ
kế toán máy.
Nhợc điểm của phơng pháp này là ghi chép trùng lắp và không thích hợp ở
những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay.
Sơ đồ 1: Khát quát hạch toán NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ
song song.

Nhập kho
Thẻ kho
Xuất kho
Ghi chú:

Thẻ kho
hoặc sổ
chi tiết
NVL,
CCDC

Bảng tổng
hợp nhập,
xuất, tồn
NVL, CCDC

Kế toán
tổng hợp

Ghi hàng ngày:
Quan hệ đối chiếu:
Ghi cuối tháng:

2.2- Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển:
* Điều kiện ¸p dơng:
Doanh nghiƯp cã nhiỊu chđng lo¹i vËt t, gi¸ trị không nhỏ, số lợng kho
phân tán, kế toán vật t kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
* Nguyên tắc ghi sæ:
ë kho:

13


Nhiệm vụ của thủ kho giống nh phơng pháp thẻ song song. Ghi chÐp sù
biÕn ®éng nhËp, xt, tån cđa vật t về hiện vật trên thẻ kho trên cơ sở các chứng
từ nhập, xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế toán
ở phòng kế toán:
Kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL, CCDC cả về
giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này đợc mở cho cả năm,
mỗi loại vật liệu ghi một dòng.
* Trình tự ghi chép:
ở kho:
Trình tự ghi chép giống nh phơng pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán:
- Kế toán vật t hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ
kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền.
- Kế toán vật t tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại phiếu nhập và
xuất vật t.
- Cuối tháng, dựa trên số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất NVL,
CCDC vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu NVL, CCDC cả về
hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL, CCDC ghi trên một dòng.

- Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng
loại NVL, CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tiếp theo kế toán vật t lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, với
kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn, phải tiến hành tìm
nguyên nhân và điều chỉnh.
Ưu điểm: Tránh đợc tình trạng ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế
toán.
Nhợc điểm: Công tác kế toán thờng dùng vào cuối kỳ nên việc lập báo cáo
không kịp thời. Do đó nếu có sai sót khó có thể phát hiện đợc.
Sơ đồ 2: Khái quát hạch toán chi tiết hạch toán NVL, CCDC theo
phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Bảng kê nhập

Phiếu nhập kho
Thẻ kho

Sổ đối chiếu
luân chuyển
14

Phiếu xuất kho

Bảng kê xuất

Kế toán
tổng hợp


Ghi chú:

Ghi hàng ngày:
Quan hệ đối chiếu:
Ghi cuối tháng:
2.3 - Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ số d:
* Điều kiện áp dụng:
áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, mật độ nhập
xuất cao, trình độ nhân viên kế toán cao.
* Nguyên tắc hạch toán:
ở kho:
Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL, CCDC về
hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho lập sổ số d và giao cho
phòng kế toán.
ở phòng kế to¸n:
- KÕ to¸n vËt t chØ theo dâi sù biÕn động nhập, xuất, tồn của NVL, CCDC
về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn.
* Trình tự hạch toán:

ở kho:
- Thủ kho căn cứ vào chứng từ phiÕu nhËp, xt ®Ĩ thùc hiƯn viƯc nhËp,
xt, tån NVL, CCDC và vào thẻ kho sau đó chuyển chứng từ phiếu nhập, xuất
cho phòng kế toán trên cơ sở bảng giao nhËn chøng tõ.
- Ci th¸ng thđ kho tÝnh ra số tồn trên thẻ kho cho từng loại NVL, CCDC
lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho vào sổ sè d vỊ mỈt hiƯn vËt.

15


- Sau khi lËp xong sỉ sè d (vỊ mỈt hiƯn vËt) thđ kho gưi sỉ sè d cho kÕ toán
vật t.

ở phòng kế toán:
- Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển
đến kế toán vật t ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất.
- Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập, xuất vào bảng kê
luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tơng ứng.
- Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cuối tháng của từng loại vật liệu
trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn.
- Cũng vào cuối tháng sau khi nhận sổ số d do thủ kho chuyển đến kế
toán vật t tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số d.
- Tiếp theo kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị giữa hai sổ bảng kê
luỹ kế nhập, xuất, tồn và sổ số d. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân
và điều chỉnh. Kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp
về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn.
Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Có
thể cung cấp thông tin kịp thời cho ngời quản lý về giá trị vật liệu nhập, xuất,
tồn.
Nhợc điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót thờng khó phát hiện, khó đối chiếu,
kiểm tra. Do đó phơng pháp này thờng đợc sử dụng ở những Doanh nghiệp có
trình độ nhân viên kế toán cao.

Sơ đồ 3 : Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ số d

Phiếu nhập
kho

Sổ
số dư

Bảng luỹ kế nhËp,
xt, tån vËt liƯu

ThỴ kho

PhiÕu
xt kho

PhiÕu giao nhËn
chøng tõ nhËp

KÕ toán
tổng 16
hợp

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất


Ghi chú:

Ghi hàng ngày:
Quan hệ đối chiếu:
Ghi cuối tháng:

Nh vậy, mỗi mô hình kế toán chi tiết NVL, CCDC đều có những u nhợc
điểm, thích hợp trong điều này lại không thích hợp trong điều kiện khác. Kế
toán mỗi doanh nghiệp cần phải phân tích, lựa chọn dựa vào đặc điểm, yêu cầu
quản lý của đơn vị mình để lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất
tận dụng hết các u điểm vốn có của phơng pháp đà lựa chọn, thực hiện theo
đúng nguyên tắc hạch toán.
3. Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL, CCDC:

Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là ghi chép sự biến động về mặt giá trị
của NVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp
hạch toán là: phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Việc sử dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.

3.1- Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên:
3.1.1- Khái niệm và tài khoản sử dụng:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng giảm một cách thờng xuyên liên tục trên các tài
khoản phản ánh của từng loại hàng tồn kho.

17


Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích
của nó. Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn
kho một cách kịp thời cập nhật tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác
định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng tồn kho nói chung và
NVL, CCDC nói riêng. Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật
t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng
pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.
Để hạch toán NVL, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện
có, tình hình tăng, giảm của nguyên vật liệu theo gi¸ thùc tÕ, cã thĨ më chi tiÐt
theo tõng nhãm, loại... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ (mua
ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ (xuất
dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt...)
D nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
- Tài khoản 153- công cụ dụng cụ: tài khoản này phản ánh giá trị công cụ
dụng cụ nhập, xuất, tồn kho.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng công cụ dụng cụ trong
kỳ.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm công cụ dụng cụ trong
kỳ.
D nợ: Phản ánh giá trị thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho (đầu kỳ hoặc
cuối kỳ).
- Tài khoản 151- hàng mua đi đờng: tài khoản này dùng để theo dõi các
loại NVL, CCDC, hàng hoá... mà doanh nghiệp ®· mua hay chÊp nhËn mua, ®·
thc qun së h÷u cđa doanh nghiƯp nhng ci th¸ng cha vỊ nhËp kho (kể cả
số đang gửi kho ngời bán).
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đà nhập kho hay chuyển
giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng đi đờng (đầu và cuối
kỳ).

18


Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
liên quan khác.
3.1.2- Hạch toán nguyên vật liệu.
a) Hạch toán tình hình biến động tăng NVL trong các doanh nghiệp.
ã Hạch toán tình hình biến động tăng NVL đối với các doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Đối với các cơ sở kinh doanh có đầy đủ các điều kiện để tính thuế GTGT

theo phơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán, hàng hoá có hoá đơn chứng
từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào
giá thực tế của vật liệu. Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải
trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng vật liệu, còn phần thuế
GTGT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ. Cụ thể:
* Trờng hợp mua ngoài, hàng về hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết cho từng loại).
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
Có TK liên quan (331, 111, 112...) tổng giá thanh toán
Nếu doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hay
hàng mua trả lại (nếu có), kế toán ghi:
Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388..)
Có TK 711: Số chiết khấu mua hàng.
Có TK 152: Giảm giá hàng mua đợc hởng theo giá
không có thuế (chi tiết cho từng loại).
* Trờng hợp hàng thừa so với hóa đơn:
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên
liên quan biết để xử lý. Về mặt kế toán, ghi nh sau:
- Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152: Trị giá toàn bộ số hàng (chi tiết cho từng loại)
Nợ TK 133: (133.1) Thuế GTGT
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 138.8: Trị giá số hàng thừa cha có thuế

19


Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 338.1: Trị giá hàng thừa đà xử lý
Có TK 152: Trả lại số thừa (chi tiết cho từng loại)
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338.1: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT.
Có 331: Tổng giá thanh toán.
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 338.1: Trị giá hàng thừa đà xử lý
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
- Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập nh trờng hợp mua ngoài
hàng về hoá đơn cùng về. Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:
Nợ TK 002:
Khi xử lý số thừa ghi:
Có TK 002:
Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (chi tiết cho từng đối tợng)
Nợ TK 133 (133.1) Th GTGT
Cã TK 331: Tỉng gi¸ thanh toán số hàng thừa.
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa.
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
* Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Kế toán chỉ phản ánh số hàng đà thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản
kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
- Khi nhập:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thực nhập không thuế (chi tiết)
Nợ TK 138.1: Trị giá hàng thiếu.
Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT đầu vào.

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
- Khi xử lý:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiÕu:

20


Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số hàng còn thiÕu
Cã TK 138.1: Xư lý sè thiÕu.
+ NÕu ngêi b¸n không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải tr¶
Cã TK 138.1: Xư lý sè thiÕu.
Cã TK 133 (133.1): Thuế GTGT.
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ TK 1388, 334: Số tiền cá nhân phải bồi thờng.
Có TK 138.1: Xö lý sè thiÕu.
Cã TK 133 (133.1): ThuÕ GTGT.
+ Nếu không xác định đợc nguyên nhân thiếu:
Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân.
Có TK 138.1: Xử lý số thiếu.
* Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh
hợp đồng.
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho
giao trả hoặc số giảm giá ghi:
Nợ TK liªn quan (331, 111, 112...)
Cã TK 152: Chi tiÕt.
Cã TK 133 (133.1): Thuế GTGT.
* Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn. Nếu trong
tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha

về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152: (Chi tiết)
Có TK 331: Xư lý sè thiÕu.
Sang th¸ng sau, khi ho¸ đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế
bằng một trong ba cách:
Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán
thờng.
Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá hạch toán bằng bút toán
đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bút toán thờng (nếu giá tạm tính< giá
thực tế).

21


Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đà ghi,
ghi lại bút toán theo giá thực tế nh bình thờng.
* Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ
hàng mua đang đi đờng. Nếu trong tháng thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối
tháng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn.
Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT.
Có TK liên quan (331, 111, 112...).
Sang tháng sau khi hàng về thì ghi lại:
Nợ TK 152: Chi tiết (nếu nhập kho)
Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.
Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đà về.
* Trờng hợp nguyên vật liệu thực tế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công
chế biến:
Nợ TK 152: Giá thành sản xuất thực tế (Chi tiết)
Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự

sản xuất nhập kho.
* Các trờng hợp tăng vật liệu khác:
Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu tăng thêm (chi tiết).
Có TK 138.1: Xử lý số thiếu.
Có TK 411: Nhận viện trợ, tặng thởng, góp vốn...
Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu.
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.
Có TK 642: Thừa trong định mức.
Có TK 338.1: Thừa ngoài định møc chê xö lý.
Cã TK 621, 627, 641, 642: Dïng không hết hoặc thu hồi phế liệu
Có TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh.
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu
từ XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ.
ã Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu trong các doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp trùc tiÕp.

22


Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (do
cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các
doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực
tế của vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá
thanh toán.
Nợ TK 152: Giá thanh toán thực tÕ cã c¶ th GTGT (chi tiÕt vËt liƯu).
Cã TK liên quan 331, 111, 112...
Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng bán trả lại hạch toán:
Nợ TK liên quan 331, 111, 112...
Có TK 152: Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (chi tiết)
Có TK 711: Số chiết khấu đợc hởng.

b) Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu trong các doanh nghiệp.
Vật liệu trong các doanh nghiƯp gi¶m chđ u do xt sư dơng cho sản
xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mỗi
trờng hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có tài khoản 152.
* Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 621: XuÊt trùc tiÕp cho s¶n xuÊt s¶n phÈm (chi tiết)
Nợ TK 627 (627.2): Xuất dùng cho phân xởng
Nợ TK 641 (641.2): Xuất dùng cho bán hàng
Nợ TK 642 (642.23): Xt dïng cho QLDN
Nỵ TK 241: Xt cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ.
Có TK 152: Giá thực tế vËt liƯu xt dïng (chi tiÕt).
* Xt gãp vèn liªn doanh:
Căn cứ vào giá vốn vật liệu góp vốn và giá trị vốn góp đợc liên doanh chấp
nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và trị giá góp vốn sẽ đợc phản ánh vào
tài khoản 412- chênh lệch đánh giá lại tài sản.
Nợ TK 222: Trị giá góp vốn liên doanh dài hạn.
Nợ TK 128: Trị giá góp vốn liên doanh ngắn hạn.
Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch.
Có TK 152: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho (chi tiết).
* Xuất thuê gia công chế biến:
Nợ TK 154: Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt chÕ biÕn.
Cã TK 152: Gi¸ thùc tÕ.

23


* Giảm do cho vay tạm thời:
Nợ TK 138 (138.8): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời.
Nợ TK 136 (136.8): Cho vay néi bé t¹m thêi.
Cã TK 152: Giá thực tế vật liệu cho vay (chi tiết).

* Giảm do các nguyên nhân khác:
Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, thởng.
Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho.
Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý.
Nợ TK 138 (138.8), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu.

Sơ đồ 4 : Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên.

24


TK 152

TK 331, 111, 112...

TK 621

Tăng do mua ngoài (phư
ơng pháp khấu trừ )

TK 133.1
Thuế GTGT đầu
vào được khấu trừ

Hàng đi đường
kỳ trước

Tăng do mua ngoài (phư

ơng pháp trực tiếp)
(tổng giá thanh toán)

TK 627, 641, 642

TK 151
Hàng đi đường
kỳ trước

Xuất cho SXC, CPBH,
QLDN

TK 128, 222

TK 411
Nhận cấp phát,
tặng thưởng

Xuất góp vốn
liên doanh

TK 154

TK 642, 3381
Thừa phát hiện
khi kiểm kê

Xuất thuê ngoài
gia công chế biến

TK 642, 1381

TK 128, 222

Thiếu phát hiện
khi kiểm kê

Nhận lại vốn góp

TK 412
Đánh giá
giảm

3.1.3- Hạch toán công cụ dụng cụ:

25

Đánh giá
tăng