Quản lý cửa hàng máy tính xách tay

QUẢN LÝ CỬA HÀNG MÁY TÍNH XÁCH TAY
1. Tổng quan về cửa hàng DCLLT:
Cửa hàng DCLLT là cửa hàng có số lượng khách hàng rất đông, chuyên
kinh doanh các mặt hàng laptop các loại, với nhiều mẫu mã và kiểu dáng hợp thời trang
Do đó, nhằm phục vụ khách hàng được tốt hơn và thu hút khách hàng nhiều hơn, nay cửa
hàng áp dụng hệ thống tin học vào hệ thống quản lý các mặt hàng của mình cũng như các
thông tin có liên quan đến cửa hàng, khách hàng, nhà cung cấp, thông tin nhập hàng, xuất
hàng…. Để nhập hàng cửa hàng lập đơn đặt hàng gởi đến nhà cung cấp. Sau đó nhà cung
cấp lập các hóa đơn xuất hàng cho đơn vị đặt hàng ( có thể có nhiều hóa đơn). Với mỗi
hóa đơn, nhà cung cấp sẽ xuất làm nhiều lần và được ghi nhận qua các phiếu nhập hàng
Cuối mỗi kỳ , nếu lượng đặt hàng trong kỳ chưa nhập thì sẽ được chuyển nhập ở
kỳ sau. Trong trường hợp lượng đặt hàng chưa được nhập hết hàng mà nhà cung cấp
không còn hàng xuất thì sẽ được ghi nhận qua phiếu báo hết. Hệ chương trình thống kê
mỗi kỳ về khoảng thu, chi cho mỗi kỳ.
2. Phạm vi hệ thống:
Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ công việc quản lý kinh
doanh tại một cửa hàng kinh doanh máy tính xách tay, tạo cho khách hàng sự thân thiện
khi đến với cửa hàng không còn những thủ tục rườm rà, bao gồm những nghiệp vụ sao:
Mô hình chức năng:
Đây là chương trình có tính cách nhằm ứng dụng tin học hóa vào cửa hàng,
nhằm định hướng kịp thời trong việc kinh doanh theo xu hướng mới hiện đại
thân thiện, tạo bộ mặt chuyên nghiệp, phát sinh thêm nhiều cơ hội để cửa hàng
mở rộng nhiều loại mặt hàng mới trong tương lai.
Các chức năng chính như sao:
2.1 Quản lý bán hàng.
Hệ thống quản lý cửa hàng máy tính xách tay
Quản lý bán hàng Quản lý nhà cung
cấp
Quản lý thanh toán Quản lý tồn khoQuản lý mặt hàng
bán lẻ
Quản lý nhập hàng Quản lý xuất hàng

Quản lý đơn hàng
- Quá trình bán hàng có nhiều hình thức sau: Quản lý bán lẻ, Quản lý bán theo đơn
đặt hàng
- Nếu khách hàng đến mua tại của hàng sẽ gặp nhân viên trao đổi thông tin với
khách hàng:
+ Mỗi phiếu bán ghi nhận thông tin một lần bán cho một khách hàng
+ Mỗi phiếu bán có số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên nhân viên và tổng trị
giá mặt hàng bán. Trong mỗi phiếu bán có các mặt hàng được bán, cùng với số lượng và
đơn giá bán,đơn vị tính tương ứng.
+ Nhân viên bán hàng có thể thêm mới, tra cứu thông tin phiếu bán máy
tính xách tay. Không được xóa hay cập nhật thông tinh phiếu bán máy tính xách tay.
+ Khi nhập phiếu bán máy tính xách tay, nhân viên sẽ sử dụng chức năng
tra cứu để chọn mặt hàng máy tính xách tay. Nếu khách hàng yêu cầu xuất
hóa đơn giá trị gia tăng, nhân viên cửa hàng sẽ không lập hóa đơn thường mà
lập hóa đơn bán máy tính xách tay.( có thuế giá trị gia tăng ). Trên hóa đơn
ngoài các thông tin giống như phiếu bán máy tính xách tay nhưng có thêm
thông tin khách hàng ( gồm mã số khách hàng, địa chỉ, mã số thuế )
- Trong trường hợp nhiều công ty, các doanh nghiệp có yêu cầu đặt hàng, mua với số
lượng lớn, cửa hàng nhanh chống lập phiếu đặt hàng, phiếu thu có giá trị thuế cho từng
loại hàng và giao hàng theo yêu cầu
+ Công việc cụ thể cho bộ phận bán hàng
+ Theo dõi được hàng hóa trong kho
+ Nhân viên bán hàng cần nhập những thông tin cần thiết của từng mặt hàng vào.
Chương trình tự tạo mã số riêng của khách hàng
+ Nhập thông tin của khách hàng vói mã số riêng biệt, số lương, đơn giá, xác đinh
thời giao hàng
+ Chỉ có nhân viện bộ phận bán hàng mới có quyền đăng nhập hệ thống.
2.2 Quản lý mặt hàng:
- Máy tính xách tay được lấy từ các công ty khác, như nhà cung cấp tư nhân, công
ty trong nước…

- Các mặt hàng có những mã số riêng để phân biệt với nhúng mặt hàng khác. Mặt
hàng phải có đầy đủ các thông tin như: mã số, tên hàng, chi tiết mặt hàng, giá cả, thông
tin về nhà sản xuất…
- Phân mềm cho phép nhân viên cửa hàng thêm mới, tra cứu cập nhật xóa thông
tin về mặt hàng.
- Khi cập nhật hay xóa các thông tin, nhấn viên có thể sử dụng các chức năng tra
cứu mặt hàng.
- Các qui định về mã số của cửa hàng thường được lưu trữ nội bộ do bộ phận quản
lý đặt.
2.3 Quản lý nhà cung cấp
- Cửa hàng thường xuyên nhập các mặt hàng từ các nhà cung cấp. Thông tin nhà
cung cấp gồm: tên, địa chỉ, điện thoại, email, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế.
- Nhân viên cửa hàng có thể thêm mới, tra cứu, cập nhật hay xóa thông tin về nhà
cung cấp.
- Khi cập nhật hay xoa thông tin về nhà cung cấp, nhân viên có thể sử dụng chức
năng tra cứu thông tin nhà cung cấp.
2.4 Quản lý thanh toán:
- Nhân viên kế toán sẽ thực hiện các nghiệp vụ, như cập nhật các hóa đơn bán
hàng, các phiếu nhập kho, các doanh thu, chi vào cuối tháng
- Báo cáo giá trị thành tiền của mỗi hàng hóa.
- Thống kê hàng hóa: Nhân viên kiểm tra việc nhập xuât mặt hàng máy tính xách
tay.
- Mỗi hóa đơn chỉ ghi nhận thông tin một lần bán máy tính xách tay cho một
khách hàng.
- Mỗi hóa đơn ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng, và loại hàng như: tên khách
hàng, địa chỉ, số điện thoại, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên hàng, đơn vị tính, số
lượng, đơn giá, thành tiền, do nhân viên nào bán.
- Khi thanh toán nhân viên có thể dùng chức năng tra cứu thông tin xuất kho, nhập
kho, bán hàng.
2.5 Quản lý tồn kho:

- Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm ta hàng hóa trong kho và đề xuất lên ban điều
hành cần xử lý về việc những mặt hàng cần nhập,nhứng mặt hàng nào cần xuât. Trong
quá trình đặt hàng thì ban điều hành sẽ có trách nhiệm xem xét các đề xuất việc nhập
hàng và xuất hàng.
* Quản lý nhâp hàng:
- Mỗi lần nhập hàng ghi nhân thông tin 1 lần nhập máy tính xách tay của cửa hàng
từ 1 nhà cung cấp.
- Mổi lần nhập máy tính xách tay từ một nhà cung cấp có thể nhập nhiều máy tính
với số lượng và đơn giá, đơn vị tính tương ứng. Trên phiếu nhập có mã số phiếu nhập
máy tính, ngày lập phiếu, họ tên nhân viên lập phiếu, tổng trị giá của phiếu nhập
- Nhân viến có thể thêm mới và tra cứu thông tin phiếu nhập. Không được phép
xóa hay cập nhật thông tin phiếu nhập máy tính xách tay.
- Khi thêm mới một phiếu nhập máy tính, nhân viên có thể sử dụng chức năng tra
cứu mặt hàng, có thể tra cứu để chọn nhà cung cấp, hoặc thêm mới nhà cung cấp.
* Quản lý xuất hàng:
- Xuất hàng theo yêu cầu
- Mỗi lần xuất hàng ghi nhận thông tin một lần xuât là bao nhiêu, mặt hàng nào, do
ai quản lý.
- Trả lại cho nhà cung cấp khi hàng không đạt yêu cầu..
- Xuất hàng để thanh lý vì bị hư hỏng.
- Đưa ra các hình thức khuyến mãi do tình hình thị trường, hay quảnh cáo thông qua
các báo biểu…
- Mỗi lần xuất hàng ghi nhận tên hàng, số lượng, tên nhà quản lý, đinh giá
- Việc đinh giá cho một mặt hàng tùy thuộc vào bộ phận kho.
Giá nhập = Giá mua + Chi phí khác.
Giá thành = Giá nhập + Chi phí khác
Giá vốn = Giá thành + Chi phí khác
Giá bán bằng giá thị trường.
Lãi lỗ = Giá bán – giá vốn.
- Khi thêm mới thông tin về mặt hàng có thể sử dụng chức năng tra cứu thông tin

mặt hàng, bán hàng.