tài liệu quản lý dự án - hoạch định dự án

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Tạo nên sự khác biệt
Nội dung Chính
Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước
Hoạch định Dự án
Phương pháp Cùng Hoạch định
Lập Kế hoạch
Các Tiến trình Chính của Dự án
Hoạch định Dự án
Hoạch định & Hao tổn
0
20
40
60
80
100
120
140
160
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mức độ hao tổn (Pain)
Thời gian

Chuẩn bị kỹ không có
nghĩa là khởi động chậm!
Tip!
Hoạch định Dự án
Mục tiêu của bước Hoạch định
Dự án là mô tả & xác định cách
thức để hoàn thành mục tiêu
Kết quả cuộc bước này là mọi
người đều hiểu rõ ai làm việc gì
và khi nào xong
Hoạch định tốt giúp giảm rủi ro,
giúp nhóm dự án điều chỉnh kịp
theo thay đổi mà vẫn bám sát
mục tiêu
Các bản kế hoạch giúp lưu trữ lại
tiến trình hoạch định
“Planning is everything,
plans are nothing”
H. Von Moltke
Phương pháp Cùng
Hoạch định
Hoạch định Dự án Đơn lẻ
Mọi người cùng thấy được bức
tranh tổng thể
Các ý kiến & phương pháp tiếp cận
được trao đổi, mổ xẻ & thống nhất
Các vướng mắc được giải đáp
Vai trò & trách nhiệm được làm rõ hơn
Mối quan hệ phụ thuộc, hỗ trợ qua lại
được thể hiện rõ ràng hơn

Mức độ đồng thuận được củng cố
Mọi người cùng đóng góp – kế hoạch
là của chung cả nhóm
Mối quan hệ đồng đội được thắt chặt
Vì sao cần Cùng Hoạch định?
Buổi họp Cùng Hoạch định
Những bước chính (Joint Planning Session)
Suy nghĩ về những yếu tố phải đạt được sau dự án
Start with the end in your mind
Xác định các cột mốc chủ yếu, chia dự án thành từng giai
đoạn lớn
Tính toán các bước nhỏ hơn để đi đến từng cột mốc và
đạt được những yếu tố đã đề ra từ lúc bắt đầu
Nhận dạng rủi ro và các vấn đề có thể phát sinh
Lên kế hoạch phòng chống rủi ro
Think of the best but…
… be prepared for the worst
Expect the unexpected
Bài tập Pha Cà phê (45’)
Nghe thì…, thấy thì…, làm thì…
Bài tập giúp đi qua các
bước quan trọng và hiểu
được vai trò của buổi họp
cùng hoạch định (JPS)
Tình huống: nhóm bạn nam
& nữ chuẩn bị xem trận chung kết World
Cup lúc nửa đêm
Mục tiêu: tự làm sảng khoái và tỉnh
táo trong thời gian từ 00-3h sáng
Hành động: pha bình cà phê (loại

hòa tan)
Hướng dẫn & Gợi ý
giải Bài tập
Xem xét lại và hiểu rõ mục tiêu
Từng cá nhân phát triển ý
tưởng càng nhanh càng tốt
Chỉ 1 hành động cho 1 tờ giấy
Dán lên tường, từ trái qua phải, càng nhiều càng tốt. Chưa
cần quan tâm đến các ý trùng lắp
Cả nhóm cùng xem xét, xác định các giai đoạn chính / cột
mốc, sắp xếp lại các hành
động theo trật tự mới
Gom các ý trùng lắp
Cùng phân luồng công việc
(nối tiếp hoặc song song)
Tính toán thời gian ngắn
nhất để hoàn thành
 CRITICAL PATH
(chuỗi hoạt động trọng yếu)
Làm việc cá nhân
Làm việc nhóm
NƯỚC
SÔI
0.5p 0.5p 0.5p 5p
TÌM ẤM
NƯỚC
ĐỔ NƯỚC
VÀO ẤM
ĐUN
NƯỚC

TÌM LY
VỪA Ý
TÌM
MUỖNG
TÌM KÉT
CÀFÊ
ĐỔ CÀFÊ
VÀO LY
TÌM SỮA /
ĐƯỜNG
ĐỔ NƯỚC
VÀO LY
KHUẤY
VỚI
MUỖNG
THÊM SỮA
ĐƯỜNG
TIẾP TỤC
KHUẤY
Lên kế hoạch
1p
0.5p
0.5p
0.5p
1p
0.5p 1p 0.5p 1p
Chuẩn bị nguồn lực Thực hiện Đánh giá / tinh chỉnh
THƯỞNG
THỨC
Giải bài tập

Các kết quả phải được
chuyển giao (deliverables)
Các giai đoạn chính
Các cột mốc chính
Nhiệm vụ / công việc
Tổng lịch trình làm việc
Mối quan hệ phụ thuộc
hỗ trợ qua lại giữa các công việc
Người phụ trách chính của từng
nhóm công việc / giai đoạn…
… và…
SCHEDULE
Kết quả từ Buổi họp
Cùng Hoạch định
Những người thiên về hành động
Có xu hướng bỏ qua quá trình hoạch định
Hoạch định là công việc khó khăn
Nhàm chán
Đòi hỏi kỷ luật, cam kết và tính kiên trì
Hoạch định cần có tập thể
Không phải là việc riêng của Trưởng
nhóm
Bản kế hoạch dự án là tài liệu “sống”
Cần được cập nhật liên tục để phản ánh
sự thay đổi & tiến triển
Cân đối giữa “linh động” và “kiên định”
“Kiên định” với mục tiêu, “linh động”
trong phương pháp
Thách thức trong việc lãnh đạo
hoạch định

Lập Kế hoạch
Các Bước Lập Kế hoạch
Xem xét lại và nắm vững mục tiêu
SMART chưa? Rõ ràng thông suốt?
DBS & WBS? (phần tiếp theo)
Xác định nguồn lực cần thiết
Team? Tài chính? Kiến thức?
Quan hệ? Hỗ trợ từ bên ngoài?
Xác định thời gian cần thiết (trình bày riêng) & xác
lập cột mốc
Xác định tính phụ thuộc qua lại giữa các công việc
Phụ thuộc do tính hợp lý (logic dependency)
Phụ thuộc do nguồn lực (resource dependency)
Các Bước Lập Kế hoạch (tiếp theo)
Xác định trình tự & phân luồng công việc trên cơ sở
hiểu rõ tính phụ thuộc qua lại & yêu cầu về tính
đồng bộ (synchronism)
End-start: tự nhiên, phổ biến
nhất, ít có sự can thiệp
Start-start: đồng bộ, hợp sức,
cộng hưởng, toàn diện
End-end: đồng bộ, vừa đúng
lúc (just in time)
Staggered start (lệch pha):
phân luồng, tối ưu hóa
Kết quả Cần Chuyển giao &
Công việc Cần Thực hiện
Lập Hệ thống Các Kết quả Cần Chuyển giao (Deliverable
Breakdown Structure – DBS)
Liệt kê toàn bộ các kết quả cần được chuyển giao dựa

trên định nghĩa ban đầu của dự án (từ bản tóm tắt phát
triển dự án – project development brief)
Lập Hệ thống Các Công việc Cần Thực hiện (Work
Breakdown Structure – WBS)
Liệt kê toàn bộ các công việc cần phải hoàn tất để đưa
đến các kết quả cần chuyển giao
Ví dụ về DBS & WBS
(Dùng MindManager)
Hệ thống Các Kết quả
Cần Chuyển Giao
Hệ thống Các Công
việc Cần Thực hiện
DBS  Danh từ (cái cần đạt được)
WBS  Động từ (hành động cần làm)
Tip!
Ví dụ về DBS & WBS
(Dùng MS Project)
Ước tính Thời gian Dự án
Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ
hơn, dễ quản lý hơn
Phân biệt rõ ràng “thời gian cần để hoàn thành” (task
time) và “thời gian chờ để bắt đầu” (lapsed time)
Ví dụ: xây tường mất 12 ngày, nhưng phải chờ 20
ngày để đắp nền xong mới có thể bắt đầu. 12 ngày
là “thời gian cần để hoàn thành” việc xây tường, 20
ngày là “thời gian chờ để bắt đầu” việc xây tường
Phân bổ “thời gian cần” cho các công việc, sau đó
xác định thời hạn hợp lý để hoàn thành từng hạng
mục
Lấy những công việc tương tự nhau làm thước đo

chuẩn
Tham khảo ý kiến những người đã có kinh nghiệm
Sử dụng công thức ước tính
Hoạch định là sự đầu tư khôn ngoan và công
sức được bù đắp xứng đáng
Hoạch định cần có tập thể
Hoạch định bắt đầu bằng mục tiêu cuối cùng
Hoạch định giúp thấy được
toàn cảnh
Hoạch định là quá trình
lập đi lập lại
Tóm tắt về Hoạch định
Hoạch định Dự án
Bạn nhận được gì hôm nay?
Phương pháp cùng hoạch định
Hệ thống các kết quả cần chuyển giao và hệ
thống các công việc cần thực hiện là gì? Mối liên
hệ giữa 2 hệ thống?
Ước tính thời gian dự án
Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao?
Những gì bạn sẽ bắt đầu làm?
Những gì bạn sẽ không làm nữa?
Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước?