Tài liệu quản lý dự án - Triển khai dự án

TRIỂN KHAI DỰ ÁN
Tạo nên sự khác biệt
Nội dung Chính
Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước
Triển khai Dự án
Xử lý Vấn đề Phát sinh
Ra Quyết định
Các Tiến trình Chính của Dự án
Triển khai Dự án
“The most effective way
to do it, is to do it”
Amelia Earhart
Thực hiện & Kiểm soát
Thực hiện
Ra quyết định
Quản trị rủi ro & xử lý
các vấn đề phát sinh
Truyền đạt thông tin
Thực hiện & phân luồng
các hoạt động
Phát triển nhóm
Kiểm soát
Truyền đạt thông tin
Báo cáo & theo dõi tiến độ
Đo lường các thông số dự án
Kiểm tra chất lượng, phạm vi
Kiểm soát luồng vận hành
công việc
Kiểm soát thay đổi
“If you can’t measure it,
you can’t manage it”

Michael Dell
Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện:
Biến kế hoạch trở thành hiện thực
Tiến trình Thực hiện giúp:
Hiểu được những nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn
tất các kết quả phải được chuyển giao
(deliverables)
Hoàn thành dự án đúng thời gian, đúng ngân sách
& đúng chất lượng cam kết
Bao gồm cả việc xác định các
nguồn lực cụ thể cần thiết và
bố trí các nguồn lực đó để
điều hành dự án
Tiến trình Thực hiện
Mỗi khi bắt tay vào hành
động, tạo thói quen tự
hỏi “Những ai khác cần
được biết?”
Tip!
Diễn ra đồng thời với Tiến trình
Thực hiện
Mục tiêu của Tiến trình Kiểm soát:
Theo dõi các thông số dự án
Thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực
Tăng cường khả năng điều chỉnh dự án để hoàn
thành đúng thời hạn
Tiến trình Kiểm soát giúp:
Đo lường các công việc đã hoàn tất so với kế hoạch
chung
Dự đoán trước những vấn đề có thể phát sinh

Kiểm soát tốt giúp giảm thiểu rủi ro
Tiến trình Kiểm soát
Thực hiện & Kiểm soát Các Thành
phần Dự án
Quản lý vấn đề yếu
Khả năng ra quyết định kém
Thiếu tập trung vào kết quả cần chuyển giao
“Hoảng sợ” trước quy mô dự án khi vào thực tế
Truyền đạt thông tin kém
Những rủi ro không lường trước
Thiếu khả năng lãnh đạo
Tinh thần “chiến đấu” thấp
Một số khó khăn trong Thực hiện &
Kiểm soát
Luôn lấy vấn đề làm trọng tâm để giải quyết
(không đi lan man)
Tạo dựng 1 bầu không khí tích cực để mọi người
cùng nêu lên vấn đề
Vấn đề luôn được chào đón – chúng là cơ hội
để cải tiến
Văn hóa không-đổ-lỗi
Tận dụng sức mạnh sáng tạo để tìm giải pháp
Nỗ lực của toàn nhóm tập trung vào những vấn
đề quan trọng nhất – những chướng ngại vật cản
trở thành công của dự án
Vài lời khuyên để thực hiện
& kiểm soát tốt hơn
Xử lý Vấn đề
Phát sinh
Làm gì khi dự án triển khai chậm?

Phương án giải quyết (dấu  cho thấy hành động này sẽ giúp
giải quyết được những thành phần nào)
Chi
phí
Thời
gian
Chất
lượng
Thương lượng lại. Thảo luận với người ra yêu cầu dự án về việc
phải tăng ngân sách cho dự án, lùi thời hạn hoàn tất hoặc
chuyển giao từng phần.



Bù đắp lại ở những bước sau. Nếu bắt đầu có dấu hiệu chậm
tiến độ, nhanh chóng xem xét ngân sách & quỹ thời gian còn lại
trong các bước tiếp để cân nhắc khả năng cân đối toàn dự án.



Thu hẹp phạm vi dự án. Giảm bớt các thành phần không thiết
yếu để giảm chi phí & tiết kiệm thời gian.



Tăng thêm nguồn lực. Tăng thêm nhân sự, máy móc thiết bị để
đáp ứng 1 thời hạn quan trọng. Chi phí gia tăng cần phải tương
xứng với tầm quan trọng của thời hạn.



Chấp nhận giải pháp thay thế. Thay các yếu tố thiếu hụt hoặc
vượt ngân sách. Lưu ý tác động đến chất lượng. Đôi khi, thay thế
nguồn cung cấp cũng là một giải pháp.  Gia công?


Chuyển giao từng phần. Cho phép nhà cung cấp giao hàng
từng phần, đồng thời thương lượng lại để đảm bảo tiến độ.


Treo giải thưởng. Vượt ra ngoài khuôn khổ hợp đồng ban đầu
để thưởng cho các nỗ lực vượt bậc để đạt tiến độ & chất lượng


Yêu cầu tuân thủ. Đôi khi cần áp dụng kỷ luật để yêu cầu các
thành viên tuân thủ những gì đã cam kết thực hiện.



Các Nguyên nhân Bất đồng trong
Triển khai Dự án
Phân bổ nguồn lực
Chi phí
Ý kiến chuyên môn
Các thủ tục hành chính
Trách nhiệm
Thời gian
Khác biệt về ưu tiên
Sử dụng phương tiện & máy móc thiết bị
“Không sợ thiếu, chỉ sợ
không công bằng”

Hồ Chủ tịch
Phương pháp Thương lượng
Giải quyết Bất đồng
Đưa ra yêu cầu (win-lose situation):
thiên về quyết đoán hơn hợp tác
Áp dụng cho các vấn đề quan trọng
hoặc ít quan tâm đến mối quan hệ,
không phụ thuộc vào đối tác.
Cùng nhau giải quyết (win-win situation):
đạt được cả 2 yếu tố quyết đoán & hợp tác
Áp dụng cho các vấn đề quan trọng hay
cần phải giữ mối quan hệ với đối tác.
Ngã giá (lose-lose situation):
vừa thiếu quyết đoán vừa thiếu hợp tác
Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng,
hoặc cả 2 bên thương lượng đều mạnh như nhau. Đây cũng là giải
pháp dự phòng khi không thể cùng nhau giải quyết bất đồng.
Nhượng bộ (lose-win situation): thiên về hợp tác hơn quyết đoán
Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng, hoặc bạn thiếu kiến thức, hoặc
đơn giản chỉ để giữ gìn quan hệ
Đưa ra
yêu cầu
Nhượng
bộ
Ngã
giá
Quyết đoán
Hợp tác
“Cách của tôi”
“Cách của anh”

Ra Quyết định
Lời khuyên để ra quyết định tốt hơn
Xác định quyết định cần phải
thiện hiện trước (không để nước
đến chân…)
Truyền đạt thông tin
Làm rõ mục tiêu của quyết định (để đạt được điều gì?)
Mô tả & đồng ý các yếu tố cần cân nhắc
Xem xét & lựa chọn phương thức tốt nhất
LUÔN LUÔN biết TẠI SAO phải ra quyết định này
BIỂU QUYẾT là cách ra quyết định tồi nhất
Những quyết định quan trọng cần thông qua
lãnh đạo cấp cao
Thông báo quyết định & giải trình lý do
Quyết định
Ví dụ Ra Quyết định
A B
Xe buýt
Kế hoạch
Chọn taxi &
khởi hành ngay
Xe lửa
Taxi
Tác nhân
Quỹ thời gian
Túi tiền
Tiện nghi?
Căng thẳng?
An toàn?

Mục tiêu
Đi từ A đến B
đúng 5h (bây
giờ là 2 giờ
chiều) với chi
phí thấp nhất
– 4giờ 90,000 đồng
– 2giờ 150,000 đồng
– 2.5giờ 120,000 đồng
Các Bước Ra Quyết định
Một ví dụ về Pros & Cons
Quyết định hợp tác…
Tình huống: một ca sĩ kiêm
nhạc sĩ đã qua thời vàng son
cân nhắc việc hợp tác & soạn
nhạc với 1 nữ ca sĩ trẻ đang
lên (nổi tiếng hơn cả Britney
Spears và Christina Aguilera
gộp lại!)
…
1. Khoan khoan. Để xem đó có
phải là ý kiến hay chưa đã!
Nói tôi nghe lợi hại “Pros &
Cons” thử xem?
2.Pros hả: cô ấy là ca sĩ ngôi sao nổi tiếng, nhiều người biết, nhiều tiền
3. Còn “Cons” thì sao?
4. Có làm gì đi nữa thì 40 nữa thì tôi và anh cũng ngủm thôi!
5. OK. Tóm tắt lại nhé, ngôi sao, nhiều fan hâm mộ, nhiều tiền so với lại cuối
cùng thì ai cũng chết (có hợp tác cũng như không!)
Phân tích Trường lực (Forcefield)

(Môi trường gồm các lực tác động)
-8
-7
-7
-6
-5
10
9
8
7
4
-20 -10 0 10 20
Tiết kiệm tiền thuê xe
Giúp làm ăn
Hạnh phúc gia đình
An toàn
Tiện nghi
Thiếu linh động
Thời điểm chưa đúng
Phí bảo trì
Kẹt xe
Hao xăng
Lực kìm hãm
Lực thúc đẩy
TRẠNG THÁI CÂN BẰNG
Cons Pros
Ứng dụng
Lực tác động
(nhân tố)
Cường độ

lực tác động
Tầm quan trọng đối với
người ra quyết định
Lựa chọn
Triển khai Dự án
Bạn nhận được gì hôm nay?
Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện & Kiểm soát?
Có thể làm gì khi dự án gặp trục trặc khi triển khai?
Các phương án xử lý khác nhau ảnh hưởng đến 5 thành
phần dự án ra sao?
Các bước ra quyết định
Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao?
Những gì bạn sẽ bắt đầu làm?
Những gì bạn sẽ không làm nữa?
Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước?