Bài Giảng Môn Tổ Chức Sự Kiện (combo full slide 8 chương )

BÀI GIẢNG
MÔN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN


NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CHƯƠNG 2 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH
CHO SỰ KIỆN
CHƯƠNG 3 TÍNH TỐN THỜI GIAN VÀ DANH SÁCH KHÁCH MỜI
CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ, ĐIỂM ĐẾN - ĐỊA ĐIỂM – KHƠNG
GIAN TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN/CUỘC HỌP
CHƯƠNG 5 QUẢNG BÁ VÀ TÀI TRỢ
CHƯƠNG 6 TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN VÀ TIẾP KHÁCH
CHƯƠNG 7 LẬP KẾ HOẠCH ĐỒ ĂN, ĐỒ UỐNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁC
CHƯƠNG 8 KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ
CHỨC SỰ KIỆN


Mục tiêu chương 1
- Hiểu và trình bày được ý nghĩa của tổ chức sự kiện,
các hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành
phần tham gia trong sự kiện.
- Phân tích được đặc điểm của hoạt động tổ chức sự
kiện.
- Mô tả sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam.

- Phân biệt được các loại hình sự kiện
- Hiểu và chứng minh được vai trò, tác động của sự kiện
tới các thành phần tham gia sự kiện và đời sống xã hội
- Trình bày được các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự
kiện.


1. Tìm hiểu về Sự kiện
Sự kiện là gì?




Sự kiện là….
Đó có thể là một live show ca nhạc, một
giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị
khách hàng, một lễ động thổ, một buổi
lauching, một Opening Promotions, những
buổi thuyết trình đào tạo…
Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ”
thu hút số đơng nhằm nói lên một mục
đích nào đó của chủ nhân sự việc khi
huớng tới đối tượng của họ. Tất cả những
yếu tố trên đều là Event.


MICE là gì????
•
-

Mice là viết tắt của 4 từ:
Meeting
Incentive
Confrence
Exhebition


Meeting
(gặp gỡ, hội họp, họp mặt
 Là hoạt động gặp gỡ, hội họp giữa các cá
nhân, hoặc tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức kinh tế, khoa học, … được sắp xếp
trước nhằm thảo luận, trao đổi những chủ
đề hay vấn đề chuyên biệt, thông tin mới
về sản phẩm, tìm ra những giải pháp mới
cho những vấn đề tồn tại, vấn đề có tính
chất thời sự.
 Thời gian: 2 – 5 ngày
 Quy mô nhỏ: 50 - 200 người
 Địa điểm: luân chuyển


Incentive
(Khen thưởng, khuyến khích)
- Có tính chất gặp gỡ, hội họp do một cơng ty hay
một
tổ chức nào đó.
- Để khen thưởng cho các cá nhân hoặc nhóm nhân
viên có thành tích tốt trong việc góp phần giúp cơng
ty đạt được mục tiêu đề ra, qua đó khuyến khích

mọi người đồn kết, gắn bó với cơng ty vừa hội
họp vừa vui chơi tham gia các chương trình du lịch
như một phần thưởng dành cho các nhân viên xuất
sắc, các đại lý bán hàng hiệu quả.


Convention/Conference
(Hội nghị, hội thảo)

• Là các cuộc họp có quy mô lớn giữa
những người tham gia cùng lĩnh vực
nhằm trao đổi ý kiến hay để trao đổi
bàn bạc công việc với nhau, hoặc là
những diễn đàn quốc tế được tổ chức
với quy mơ lớn.
• Số lượng người tham gia: 300 –
10,000 người (trung bình: 800 –
1,000 người).


Exhebition
(Sự kiện, hội chợ triển lãm)
 Là các hoạt động liên qua đến các sự kiện thể
thao, văn hóa và các hội chợ triển lãm hàng tiêu
dùng, sản phẩm, hàng hóa, nghệ thuật, khoa học,
hội họa, … để cung cấp thông tin về lợi của việc sử
dụng, tiêu dùng hàng hóa đó và các sản phẩm
khác.
 Trong một số trường hợp, có thể tổ chức các hội
nghị, hội thảo hay các buổi chiêu đãi các khách

hàng thường xuyên, các nhà cung ứng quen thuộc.
 Thu hút nhiều phóng viên, các phương tiện thông
tin đại chúng.


Sự kiện bao gồm các lĩnh vực khá
rộng:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập
công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Exhibitions: Triển lãm
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Workshops: Bán hàng
+ Conferences: Hội thảo
+ Conventions: Hội nghị
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…


2. Tổ chức sự kiện

Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một q
trình bao gồm một sớ hoặc tồn bộ các công
việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập
chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tớ
cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của
sự kiện trong một thời gian và không gian cụ
thể để truyền đạt những thông điệp nhất
định đến những người tham gia sự kiện và
xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác
nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.


Các hoạt động tác nghiệp của tổ
chức sự kiện (15 nhóm hoạt động)
• 1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng,
liên quan đến sự kiện;
• 2. Hình thành chủ đề, lập chương
trình và kế hoạch tổng thể cho sự
kiện;
• 3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
• 4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự
kiện;
• 5. Tổ chức điều hành các diễn biến
chính của sự kiện;


• 6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự
kiện;
• 7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận
chuyển trong sự kiện;

• 8. Tổ chức thực hiện các hoạt động
phụ trợ trong sự kiện;
• 9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các
cơng việc sau sự kiện;
• 10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện;


• 11. Quan hệ với các nhà cung cấp
dịch vụ bổ trợ sự kiện;
• 12. Quản trị tài chính trong tổ chức
sự kiện;
• 13. Dự phịng và giải quyết các sự cố
trong tổ chức sự kiện;
• 14. Chăm sóc khách hàng;
• 15. Đảm bảo vệ sinh, an tồn, và an
ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…


3. Các thành phần tham gia sự
kiện
- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự
kiện);
- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương
với doanh nghiệp tổ chức sự kiện);
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện:
cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do
nhà tổ chức sự kiện thuê;
- Khách mời (tham gia sự kiện);
- Khách vãng lai tham dự sự kiện;
- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.

4. Đặc điểm về sản phẩm tổ chức sự
kiện
- Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho
- cất trữ, không vận chuyển được.
- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường
trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể
thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã
được tiến hành.
- Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự
kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó.
- Sản phẩm khơng bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản
phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời
gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự
kiện trong việc phối hợp tạo ra nó.