Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp hàng hoá tồn kho

Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp hàng hoá tồn kho:
1. Phiếu nhập kho( Mẫu số 01 - VT):
Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác
định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên
(đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất)
(đặt giấy than viết một lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người
giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
mua vào hoặc tự sản xuất.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao
hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển
cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi nhập phiếu, liên 3
(nếu có) người giao hàng giữ.
2. Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT):
Phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ,sản
phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm
căn cứ để hạch toán chi phí sản phẩm, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và
kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận
kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành
3 liên(đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và
kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt
(ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau
khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi
ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất
(ghi rõ họ tên).
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2:Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để
kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá giữ để

theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu : Sau khi phiếu xuất được
lập và phê duyệt, người nhận nguyên vật liệu ký lên liên gốc để nhận 2liên,
đem đến thủ kho và nhận nguyên vật liệu , Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất,
kiểm tra nguyên vật liệu và xuất. Người nhận ký lên 2 liên, thủ kho giữ lại 1
liên, người nhận 1 liên. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất để ghi vào thẻ kho và
chuyển chứng từ này về phòng kế tóan. Kế toán ghi vào sổ chi tiết và bảng
kê xuất vật liệu, tập hợp các phiếu xuất đóng lại thành tập, đưa vào lưu trữ.
Thực tế
- Một số trường hợp công ty chỉ lập 2 liên, thì thủ kho không trả lại 1 liên
cho người nhận.
- Kế toán thường căn cứ vào liên gốc lưu do kế toán lập để hạch toán, như
vậy chứng từ sẽ nằm ở kho và nếu có thiếu vật tư xuất cũng không biết nên
hạch tóan không chính xác.
3. Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 - VT):
Biên bản kiểm nghiệm để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư,
công cụ, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách
nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:
- 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng.
- 1 bản giao cho phòng, ban kế toán.
Trong trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lượng,
quy cách phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm
theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản
phẩm, hàng hoá để giải quyết.
4. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT):
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch
toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình
hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
Số lượng vật tư còn lại ở đơn vị sử dụng được phân thành hai loại:

- Nếu vật tư không cần sử dụng nữa thì lập phiếu nhập kho (mẫu số 02-VT)
và nộp lại kho.
- Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn
cuối kỳ thành 2 văn bản.
Phụ trách bộ phận sử dụng ký tên:
- 1 bản giao cho phòng vật tư (nếu có).
- 1 bản giao cho phòng kế toán.
5. Biên bản kiểm kê vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05 -
VT):
Biên bản kiểm kê vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá nhằm xác định số
lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại
thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử
lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.
Biên bản được lập thành 2 bản:
- 1 bản phòng kế toán lưu.
- 1 bản thủ kho lưu
Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng
cùng ký vào biên bản (ghi rõ họ tên).
6. Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT):
Bảng kê mua hàng là chứng từ kê khai mua vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng
hoá, dịch vụ lặt vặt trên thị trường tự do trong trường hợp người bán thuộc
diện không phải lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo quy
định làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán và hạch toán chi phí vật tư,
hàng hoá,…lập trong Bảng kê khai này không được khấu trừ thuế GTGT.
( Trường hợp mua vật tư, hàng hoá… của người bán không có hoá đơn với
khối lượng lớn để được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ thì phải lập “ Bảng kê
mua hàng hoá vào không có hoá đơn” ( Mẫu số 04/GTGT) theo quy định
của luật thuế)
Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên (đặt giấy than viết một lần).
Sau khi lập xong, người mua ký và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, ký

vào Bảng kê mua hàng. Người đi mua phải chuyển “Bảng kê mua hàng” cho
giám đốc người được uỷ quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho (nếu có) hoặc
giao hàng cho người quản lý sử dụng.
Liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho kế toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ.
7. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 -
VT):
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng để phản ánh tổng
giá trị nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá
thực tế và hạch toán và phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Bảng này con dùng để
phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn, thời gian
sử dụng dưới một năm hoặc trên một năm.
Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá
thực tế phản ánh trong Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên Có các
Tài khoản 152, 153, 142, 242 của Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ và sổ kế toán
liên quan tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng (Sổ Cái hoặc Nhật ký -
Sổ Cái TK 152, 153, …) Số liệu của Bảng phân bổ này đồng thời được sử
dụng để tập hợp chi phí tính gía thành sản phẩm, dịch vụ.
VD thực tế công ty D là công ty thi công công trình, xuất nguyên vật liệu
năm 2008 so với thực tế không đúng do nhiều mặt hàng mua về có tên khác
với hóa đơn đầu vào và nhiều mặt hàng nhập kho theo hóa đơn đầu vào có
số lượng không đúng so với thực tế nhập kho. năm nay kế toán mới kiểm kê
lại và muốn cho số hàng tồn kho khớp với sổ sách kế tóan, nhưng khi xem
biên bản kiểm kê thấy số lượng hàng trong kho giá trị cao hơn rất nhiều so
với sổ sấch, vậy bây giờ mình dựa theo biên bản kiểm kê để nhập vào sổ
sách tòan bộ số chênh lệch này liệu có hợp lý hay không? các bạn tư vấn
giùm mình nhé!
TH1 Bạn thành lập hội đồng kiểm kê lập biên bản xác định nguyên nhân
thừa thiếu đề xuất hướng giải quyết theo chế độ kế toán giám đốc công ty ra

quyết định.
nhưng kế toán vẫn còn e ngại vì số tiền chênh lệch cao quá, đến 200 triệu,
các bạn tư vấn giùm kế toán với, lý do đưa ra nên như thế nào để hợp lý hoá
số tiền này, vì sau này nếu thuế hỏi số tiền này ở đâu ra, mình không thể trả
lời là do mình mua hàng và viết hoá đơn sai được, giúp mình với nhé,
Tuy nhiên, do đã có những phương pháp kế toán chi tiết HTK được
nghiên cứu và vận dụng trong thực tế, nên để bảo đảm sự kế thừa ta phải
trình bày lại các phương pháp này (phương pháp Thẻ song song, phương
pháp Sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp Sổ số dư). Nhưng việc trình
bày phải làm rõ được sự ra đời và đặc trưng của từng phương pháp, ưu
nhược điểm và điều kiện vận dụng của từng phương pháp. Ở đây có thể nêu
một vài nét chính yếu như: Phương pháp Thẻ song song, với đặc trưng là
đơn giản, gần gũi một cách tự nhiên với bản chất của kế toán chi tiết HTK,
nên tự nó mang tính phổ biến rất cao trong thực tiễn. Còn các phương pháp
Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư đã qua sự gia công nhất định về mặt kỹ
thuật với dụng ý giảm bớt được công ghi chép, nhưng bù lại là tổ chức sổ và
việc ghi chép vào sổ trở nên cầu kỳ phức tạp hơn, được vận dụng trong
những trường hợp nhất định, tính phổ biến không cao. Chính các nhà kế toán
của Liên Xô (cũ) đã rất quan tâm đến các phương pháp này, làm cho các
phương pháp này có vai trò khá lớn trong điều kiện kế toán chưa có sự trợ
giúp của máy vi tính.