Quản lý thư viện trường T36

Lời nói đầu
Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát
triển..., ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin ở nớc ta nhằm góp phần giải
phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc ta...
(Chỉ thị 58- CT/TW của Bộ chính trị 10/2000)
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh ở nớc ta trong những năm
qua và sẽ còn tiếp tục thâm nhập, phát triển sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống
kinh tế, xã hội, khoa học, giải trí..., nó đã trở thành một trong những yếu tố quan
trọng của sự phát triển kinh tế xã hội.
Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đã xử lý đợc những khối lợng
công việc khổng lồ, hỗ trợ công tác quản lý, đảm bảo sự an toàn cho cơ sở dữ liệu,
tính toán và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả với độ chính xác
cao... tạo đợc sự tin cậy cho công tác quản lý.
Quản trị cơ sở dữ liệu( access) đang là một xu hớng có khả năng phát triển
mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý. Nhất là ở
Việt Nam, khi trình độ tin học hoá đang đợc nâng cao và chú trọng phát triển ở
hầu hết các lĩnh vực. Đó vừa thể hiện vai trò của công nghệ mới đối với đời sống
xã hội đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, ngày càng phức tạp của
một nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ.
ở nớc ta, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, tin học đang ngày
càng đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bớc khẳng định sức
mạnh cũng nh vị trí quan trọng của mình. Đã ra đời nhiều phần mềm quản lý khác
nhau phù hợp với đặc thù của đất nớc và đang đợc áp dụng trong nhiều lĩnh vực,
mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu về xử lý thông tin
khác nhau và đòi hỏi cần có nhng phần mềm riêng.
Quản lý th viện là một lĩnh vực đòi hỏi lu trữ đầy đủ, chính xác những
thông tin về từng giáo viên để ngời quản lý dễ dàng nắm bắt và xử lý.
1
Nhằm góp phần ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác quản lý,
với những kiến thức đã đợc các thầy cô trang bị trong qua trình học tập, em đã
nhận đề tài: Quản lý th viện trờng T36 làm đề tài thực tập chuyên ngành của

mình.
Do thời gian và trình độ có hạn nên chơng trình này chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót và còn nhiều phần cha hoàn chỉnh. Để đề tài mang tính áp
dụng đợc vào thực tiễn rất mong đợc sự đóng góp quí báu của Thầy, Cô giáo và
bạn bè đồng nghiệp để đề tài đợc hoàn thiện hơn.



2
Ch ơng I
Giới thiệu ch ơng trình Microsoft Access 2000.
I. Yêu cầu về thiết bị:
Cần một máy tính 486 có bộ nhớ 16 MRAM trở lên có cài đặt Microsoft
Access 97 hoặc Microsoft Access 2000.
II. Mô hình dữ liệu của Microsoft Access.
1. Giới thiệu Microsoft Access:
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trờng Windown có
sẳn các công cụ hữu hiện và tiện lợi để tự động sinh ra các chơng trình cho hầu hết
các bài toán quản lý, thống kê v.v... với Microsoft Access ngời dùng không phải
viết câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu thiết kế các yêu cầu giải quyết của
công việc. Công cụ mạnh mẽ của Microsoft Access cung cấp tơng tác cơ sở dữ
liệu nh bảng truy vấn, khi thực hiện truy vấn sẽ tập hợp đợc kết quả truy vấn hiện
lên màn hình.
Phần mềm của Microsoft Access kết hợp với công cụ có sẳn làm cho chơng
trình mềm dẽo hơn và hoàn toàn có thể thiết kết, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài
toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
là thành phần đợc sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft
Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách hiệu
quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lu trữ các dữ
liệu có liên quan đến nhau. Những thông tin bổ sung cần thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ

các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu.
Trong chơng trình quản lý th viện chúng ta quan tâm đến thông tin tổng hợp
từ nhiều bảng khác nhau muốn đợc thông tin tổng hợp nh vậy chúng ta cần xác
định mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, cách thiết lập mối quan hệ trong.
Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng một cách thuận lợi, nó cho
phép kết nối các trờng của hai bảng dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng
toàn vẹn dữ liệu của Microsoft Access. Đó là khả năng tự động cập nhật hay xoá
những thông tin có liên quan trong cơ sở dữ liệu. Nếu ngời dùng cập nhập thông
tin mà vi phạm đến nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì Microsoft Access sẻ tự động
điều chỉnh để ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu không bị phá vỡ.
3
2. Giao diện của Microsoft Access :
Cũng nh tất cả các phần mềm chạy trên môi trờng Windown, Microsoft
Access cung cấp cho ngời sử dụng một môi trờng đồ họa trực quan, giao diện đồ
hoạ giúp ngời làm việc một cách rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với ngời sử
dụng do cách trình bày bố trí đẹp mắt dễ hiểu, công cụ thiết kế trong th viện củ
Microsoft Access cho phép làm việc thuận tiện.
3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access:
Microsoft Access cung cấp công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết các vấn đề về
cơ sở dữ liệu nhờ công cụ có sẳn. Mỗi cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm 6 thành
phần chính bao gồm: Bảng dữ liệu (Table), Bảng truy vấn (Queries), biểu mẫu
(Forms), Báo biểu (Report), Marco và các đơn thể (Module).
a. Bảng dữ liệu (Table):
Các dữ liệu nguồn đợc lu trữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhau gọi là
Bảng (Table), các bảng này phải đợc thiết lập quan hệ trớc khi sử dụng những
quan hệ giữa các bảng bao gồm ba loại quan hệ cơ bản. Dữ liệu của các bảng là dữ
liệu thực tế từ các kho hồ sơ. Các bảng đợc thiết lập để lu trữ đầy đủ thông tin cần
thiết, đồng thời đảm bảo không d thừa dữ liệu. việc hoàn thành các bảng dữ liệu là
hoàn thành cơ bản việc thiết kế một cơ sở dữ liệu khi nhập liệu, vấn đề cần quan
tâm chính là sự chính xác của chúng. Microsoft Access có khả năng giúp chúng ta

qui định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữ liệu nhập không
đúng qui định. Điều này đợc thực hiện khi thiết kế một bảng dữ liệu.
Cấu trúc mỗi trờng của một bảng gồm ba phần khi thiết kế và mỗi trờng có
thuộc tính riêng. Đó là các tên trờng, kiểu dữ liệu của trờng và phần mô tả dữ liệu.
Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm;
+ Text : Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự
+ Memo: kiểu văn bản
+ Number: kiểu số, có thể là một byte,integr,long integer, Single,double
+ Date/Time: kiểu ngày giờ
+ Curency: kiểu tiền tệ
+ Counter: biến đếm
+ Yes/no: đúng/sai
+ Ole: Nhúng và kết nối đối tợng. Một đối tợng dữ lệu của phần mềm
khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft Access .
4
* Tính chất của trờng:
+ File size: kích thớc của trờng đợc tính bằng byte
+ Format: hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo dạng thức.
+ Input mask: qui định khung nhập liệu hiển thị các ký tự mà ngời sử
dụng định sẵn trong khuôn mẫu giúp ngời sử dụng không phải đánh vào các ký tự
khi nhập dữ liệu.
+ Decimal places: qui định nhập ký tự thập phân phần lẻ đối với vùng số
học.
+ Caption: chú giải, qui định một chuỗi ký tự dùng làm nhãn của vùng dữ
liệu, nhãn này sẽ hiện ra cùng với ô dữ liệu trong báo biểu và biểu mẫu.
+ Default value: giá trị mặc nhiên, qui định mặc nhiên để Microsoft
Access tự động gán cho vùng khi ngời sử dụng thêm một mẩu tin mới vào bảng.
+ Validation rule: qui tắc kiểm hợp qui định giới hạn của dữ liệu.
+Validation text: Văn bản kiểm hợp lệ, nội dung của hông báo khi ngời
sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép.

+ Required: nếu chọn Yes ( thì bắt buộc phải nhập vào dữ liệu).
+Allow zerolength: Cho phép chiều dài rỗng, chọn yes nếu trờng hợp cho
phép giá trị Null đối với vùng kiểu text hoặc Memo
+ Indexed: Vùng chỉ mục.
* Cách đặt khoá chính cho bảng
Chọn trờng đợc dùng làm khoá chính rồi chọn Edit Set Primary Key.
Ngoài cách tạo lập bảng một cách thủ công nh trên thì Microsoft Access còn cung
cấp công cụ Table Wizarrd giúp ngời sử dụng tạo một bảng dữ liệu heo sự hớng
dẫn từng bớc của công cụ này. Tuy nhiên mỗi chơng trình có những yêu cầu riêng,
nhất là tên trờng của bảng, do vậy công cụ ít đợc sử dụng khi tạo lập các bảng.
Tuy nhiên đối với báo biểu hay Biểu mẫu thì công cụ Wizarrd lại rất đợc dùng tới,
nhng thờng thì thiết kế với Disgn View.
b. Bảng truy vấn (Queries).
* Giới thiệu chung về bảng truy vấn:
Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy vấn dữ liệu với
điều kiện của ngời dùng một cách nhanh chóng. Về điều kiện Microsoft Access
làm cho ngời sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu từ một thành phần
khác gọi là bảng truy vấn.
Việc tạo một bảng truy vấn rất đơn giản và dể hiểu. Ta chỉ cho Access lấy
dữ liệu từ đâu và lấy những gì, Microsoft Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã đ-
ợc thiết lập sẳn để rút ra các thông tin mà ngời sử dụng yêu cầu. Khi một bảng
5
truy vấn đợc thực hiện xong, những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của ngời sử dụng sẽ
đợc tập hợp trong một bảng dữ liệu gọi là: Dynaset. Gọi chúng là những bảng dữ
liệu động vì trên thực tế Dynaset chỉ đợc thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy
vấn (Run Queries). Những thông tin trong Dynaset thay đổi theo sự thay đổi của
thông tin chứa trong bảng dữ liệu. Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thể lọc đợc
những thông tin cần thiết từ các bảng dữ liệu nguồn. Microsoft Access cung cấp
cho ngời sử dụng một số Queries có công dụng và hiệu quả nh sau:
+ Bảng truy vấn lựa chọn: (select query) là bảng truy vấn đợc nhiều ngời

dùng nhất. Hình thức của nó giống nh một bảng dữ liệu. Dữ liệu của bảng truy vấn
đợc lựa chọn từ nhiều bảng khác nhau của cơ sở dữ liệu, ngời sử dụng có thể tham
khảo, phân tích dữ liệu cũng nh điều chỉnh dữ liệu ngay trên bảng truy vấn hay sử
dụng bảng truy vấn nh là dữ liệu cơ sở cho một tác vụ khác.
+ Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả truy
vấn theo dạng hàng, cột có tiêu đề giống nh một bảng tính. Với bảng truy vấn này
ngời sử dụng có thể tổng hợp một số lợng lớn dữ liệu trong bảng dới dạng liệt kê
dễ tham khảo hơn.
+ Bảng truy vấn hành động ( Action Query): Bảng truy vấn này giúp ngời sử
dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẫu tin cùng một lúc họ cũng có thể sử
dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẫu tin trong một bảng
dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẫu tin trong một bảng dữ liệu.
+ Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợp những
vùng tơng ứng của hai hay nhiều bảng.
+ Bảng truy vấn chuyển nhợng (Pacsthrough Query) : Gửi những lệnh tới
một cơ sở dữ liệu SQL.
+ Truy vấn khai báo số liệu (Data-Definition Queries): Dùng để tạo, thay
đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một sơ sở dữ liệu của Microsoft Access
bằng cách dùng các lênh SQL.
Tuy nhiên vì yêu cầu của chơng trình không đòi hỏi những thông tin quá
phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong các cơ sở dữ liệu
của chơng trình quản lý th viện chúng em sử dụng loại truy vấn chọn lựa.
* Các công dụng của Query:
Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều sự uyển chuyển
trong việc tạo lập các bảng truy vấn bằng cách sử dụng bảng truy vấn ngời ta có
thể:
6
+ Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Ngời sử dụng không cần phải bao
hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng truy
vấn.

+ Lựa chọn những mẫu tin: Ngời sử dụng có thể quy định những tiêu
chuẩn theo đó chỉ có các mẫu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới đợc hiển thị
trong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), ngời sử dụng có thể tham khảo những mẫu
tin theo một thứ tự quy định.
+ Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Ngời sử dụng có
thể thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó liên quan đến dữ liệu thuộc nhiều
bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong Data Sheet. Ngời sử dụng cũng có
thể sử dụng hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của
các phần mềm quản trị dữ liệu khác.
+ Thực hiện các phép tính: Ngời sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệu
mới trong đó chứa kết quả của những phép tính.
+ Sử dụng các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo biểu và
các bảng truy vấn khác. Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu hoặc
báo cáo ngời sử dụng có thể tạo một bảng truy vấn rồi dùng bảng truy vấn này nh
một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà ngời sử dụng sẽ tạo
ra.
+ Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu ngời sử dụng có thể
đồng thời thực hiện việc cập nhập, xoá, nhập thêm các mẫu tin mới bằng cách
dùng một bảng truy vấn hành động. Ngời sử dụng cũng có thể sử dụng một bảng
truy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những mẫu tin
lấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có khác.
* Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft Access .
+ Xác định các bảng và các trờng tham gia: Muốn tạo một bảng truy vấn,
đầu tiên ngời sử dụng phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này đợc lấy
từ đâu ? ngời sử dụng sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy vấn khác
để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn.
+ Lập tiêu chuẩn lựa chọn. Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và d thừa
dữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn lựa chọn. Việc đặt một tiêu chuẩn chọn lựa
ta phải dùng một biểu thức. Biểu thức có thể từ đơn giản đến phức tạp, nó sẽ định
ra điều kiện mà dữ liệu phải thoả mãn mới đợc chọn vào bảng kết quả truy vấn.

* Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn:
7
Microsoft Access cho phép chúng ta thiết lập các thuộc tính cho từng trờng
của bảng truy vấn cũng nh cho toàn bảng truy vấn. Các thuộc tính của từng trờng
quy định cách thức trình bày dữ liệu, các thuộc tính Query quy định cách thức
hoạt động của nó.
* Thực hiện các phép tính trong bảng truy vấn:
Trong thực tế chúng ta thờng gặp những câu hỏi đặt ra đối với từng nhóm
dữ liệu. Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một số phép tính để thực hiện đối
với những nhóm mẫu tin bao gồm các hàm sau:
Sum: Tính tổng các giá trị trên một trờng kiểu số
Avg: tính giá trị trung bình của một trờng
Min: Tính giá trị nhỏ nhất của một trờng
Max: Tính giá trị lớn nhất của một trờng
Count: đếm số mẩu tin trong trờng
First: Giá trị của trờng ở mẫu tin đầu tiên
Last: Giá trị của trờng ở mẫu tin cuối cùng.
* Sắp xếp các mâu tin theo thứ tự.
Qui định các tham số: chức năng này cho phép thay đổi nhiều tiêu chuẩn
chọn lựa đối với một vùng Query. điều này làm cho việc thiết kế cũng nh sử dụng
Query linh hoạt hơn và thuận tiện hơn, các tham số dựa vào Query là không hạn
chế
c. Biểu mẫu (Form):
* Khái niệm về biểu mẫu trong Microsoft Access.
Một yêu cầu không thể thiếu đợc là chơng trình phải có một giao diện đẹp,
dễ sử dụng và dễ hiểu. Có thể nối thiết kế giao diện là công việc rất quan trọng
liên quan đến thành công hay thất bại của một hệ chơng trình phần mềm. Hiện nay
xu thế thiết kế các chơng trình phần mềm trên Windows phát triển mạnh. Các ch-
ơng trình này nhờ sự hỗ trợ của môi trờng đồ hoạ ngày càng đẹp và thân thiện với
ngời sử dụng hơn.

Biểu mẫu là một công việc về dạng thức có thể sử dụng để hiển thị dữ liệu
theo cách tổ chức của chúng ngời sử dụng và thuận tiện cho họ trong việc nhận
biết dữ liệu. Khi làm việc với các biểu mẫu ngời sử dụng có thể điều chỉnh dữ liệu,
xem dữ liệu và in dữ liệu.
* Công dụng của các biểu mẫu:
8
Chơng trình quản lý th viện có mục đích là đa ra những thuận lợi cho việc
tra cứu đối với ngời sử dụng. Để đạt đợc mục đích này chơng trình còn cần những
biểu mẫu trình bày thông tin một cách khoa học. Mỗi biểu mẫu thu nhận những
thông tin từ các bảng nguồn, bảng truy vấn hay các biểu mẫu con và hiển thị lên
màn hình hay máy in tuỳ theo sở thích của ngời sử dụng. Các biểu mẫu trong
Microsoft Access rất linh hoạt dễ cập nhập, xem, chỉnh , sửa và in ấn.
Trong môi trờng Microsoft Access chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu dới
nhiều hình thức: Văn bản , hình ảnh, đồ thị, với những đờng nét và màu sắc tuỳ
chọn . Thông tin đa ra cũng có thể đợc chọn lọc hay đa ra theo một thứ tự tuỳ ý.
Biểu mẫu trong Microsoft Access có rất nhiều công dụng.
+ Biểu mẫu cung cấp khả năng tiện lợi cho ngời sử dụng để quan sát dữ
liệu. Chúng ta có thể xem xét hông tin của biểu mẫu dới nhiều hình thức khác
nhau. Đó có thể là dạng Form View để xem từng bản ghi một cách riêng rẽ hoặc
dạng DataSheet để xem xét tất cả những bản ghi của biểu mẫu đó .
+ Sử dụng các biểu mẫu để giảm bớt thời gian cũng nh sự phức tạp khi nhập
dữ liệu. Chúng ta cũng có thể sử dụng danh sách thả xuông (ComboBox) để tăng
cờng khả năng nhập liệu. Những hộp Combo cho phép chúng ta tập hợp những
thông tin có sẵn, giúp giảm bớt thời gian cũng nh tăng tốc độ chính xác khi cùng
một giá trị của thông tin đợc lặp đi lặp lại nhiều lần.
+ Biểu mẫu còn cung cấp các ô điều khiển tính toán giúp chúng ta trong
việc tổng hợp thông tin.
* Các đối tợng đợc sử dụng trong biểu mẫu:
Các đối tợng dùng trong biểu mẫu rất đa dạng chúng có thể là các ô điều
khiển nh Text Box, Label, Combo Box, Option Button, các hình ảnh, đồ hoạ v.v..

Các ô điều khiển trong Microsoft Access có thể thuộc loại Unbound Control
hoặc Bound Control.
Unbound Control là những đối tợng không gắn với môi trờng nào trong các
bảng dữ liệu hoặc truy vấn.
Chúng ta xem sét nhng đối tợng đợc sử dụng nhiều nhất trong biểu mẫu.
+ Các hộp văn bản (Text Box): Có thể dùng để trình bày tên, địa chỉ hay các
thuộc tính cá nhân khác của danh mục sách, nh vậy hộp văn bản này là những
Bound Control vì chúng đợc gắn với những trờng đã tồn tại trong các bảng dữ liệu
hay truy vấn.
9
+ Các nhãn (Label) dùng để trang trí biểu mẫu hiển thị các dòng chữ miêu
tả nh tiêu đề , chú giải hay những thông tin khác trong biểu mẫu . Ô nhãn luôn
luôn là Unbound Control và giá trị của nó luôn luôn không thay đổi.
+Các hình ảnh đồ hoạ: (bound control) hay những hình ảnh để trang trí biểu
mẫu.
+ Các hộp Combo và hộp danh sách: thờng dùng để chứa một giá trị của
một trờng nào đó có ít giá trị giúp cho việc nhập dữ liệu nhanh chóng chính xác.
+ Các nút chọn: có thể là chọn một vài giá trị hoặc chỉ là một trong số các
giá trị đa ra.
+ Các nút lệnh: Các nút lệnh là khi có một biến cố xảy ra trên nó thì nó sẽ
thực hiện một sự kiện để đáp ứng biến cố đó. Các biến cố có thể bấm nút chuột
một lần, bấm đúp chuột, di chuột, bấm vào các phím Short cut các dữ kiện có
thể xảy ra rất nhiều loại nh mở một số biểu mẫu thực hiện Macro, Query.
+ Subform (biểu mẫu phụ): Thực chất đây là một phơng pháp đa dữ liệu từ
nhiều bảng có quan hệ với bảng dữ liệu nguồn của biểu mẫu chính. Phơng pháp
này đặc biệt có hiệu quả khi dùng kết nối dữ liệu của các bảng có quan hệ Một
Nhiều. Thông tin ở phía bên một sẽ đợc đa vào biểu mẫu chính và thông tin ở phía
bên nhiều sẽ đợc vào biểu mẫu phụ . Nh vậy khi hiển thị biểu mẫu ở dạng
Formview thì những thông tin ở phía nhiều sẽ có quan hệ với mẫu tin tơng ứng của
phía bên một sẽ đợc trình bày. Điều này rất thuận tiện để kết nối dữ liệu. Chẳng

hạn khi xem toàn bộ quá trình quản lý danh mục sách nào đó thì chỉ cần đa ra các
thông tin liên quan tới danh mục sách đó vào biểu mẫu chính, còn các thông tin về
nguồn cung cấp , nhà xuất bản đợc đa vào biểu mẫu phụ. Việc thiết kế biểu mẫu
phụ cũng tơng đơng với việc thiết kế một biểu mẫu chính. Nguồn dữ liệu thuộc các
biểu mẫu phụ này là bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Và để có thể xem tất cả các
thông tin liên quan đến thông tin ở biểu mẫu chính chúng ta có thể thiết kế biểu
mẫu phụ ở dạng DataSheet. Chúng ta cũng phải chỉ ra trờng kết nối ở các mục tính
chất LinK ChildField (của biểu mẫu phụ) và Link MaterField (của biểu mẫu
chính).
Trên đây là những đối tợng biểu mẫu chủ yếu đợc dùng trong chơng trình.
Ngoài ra còn một vài đối tợng khác nh hình vẽ hộp kiểm tra (Chek Box) Tuy
nhiên chúng ít đợc sử dụng và cũng không phức tạp nên không trình bày ra đây.
* Đặt thuộc tính cho các đối tợng của các biểu mẫu:
10
Khi thiết kế một biểu mẫu thì việc cài đặt tính chất cho các đối tợng biểu
mẫu là quan trọng. Có rất nhiều tính chất đặc trng cho từng đối tợng, nhng chúng
ta cần xem xét một vài tính chất thờng dùng nhất:
Đặt Font: Đối với các hộp văn bản các nhãn
Đặt màu chữ, màu nền của đối tợng, của biểu mẫu, rất quan trọng trong
việc dùng biểu mẫu làm giao diện với ngời dùng.
Đặt tên đối tợng: tên này dùng để làm tham chiếu đến các đối tợng trong
các Modul chơng trình.
Chỉ ra nguồn dữ liệu cho ACCESS biết đối tợng này lấy ra từ đâu?
Quy định cho biết có thể chỉnh sửa hay không?
d. Báo biểu (Report):
- Các khái niệm về báo biểu và công dụng của nó:
Ngoài việc sử dụng biểu mẫu dùng để trình bày dữ liệu, ACCESS còn cung
cấp một đối tợng khác rất thích hợp cho việc tạo các bản báo cáo có dữ liệu là các
báo biểu ( Report) công cụ này tạo nhiều khả năng linh hoạt và đặc biệt thuận tiện
trong công tác tạo và in ấn các bản báo cáo, bảng tổng kết.

Trong một báo biểu ngời sử dụng có thể tổ chức thông tin, quy định dạng
thức in sao cho phù hợp với yêu cầu về thông tin cũng nh mỹ quan của ngời sử
dụng. Ngời sử dụng cũng có thể dùng nhiều thành phần thông tin khác nhau để
thiết kế bảng báo biểu của mình, chẳng hạn nh: chữ số, hình ảnh, đồ thị và những
trang trí khác.
Khi sử dụng Microsoft ACCESS ngời sử dụng có thể dùng báo biểu để:
+ Tổ chức và trình bày dữ liệu theo từng nhóm
+ Tính toán cộng trừ nhóm hoặc tổng các tính toán khác
+ Bao hàm biểu mẫu, báo biểu con, đồ thị trong báo biểu
+ Trình bày dữ liệu dới dạng hấp dẫn hơn
Trong báo biểu dữ liệu có thể đợc lấy từ những bảng dữ liệu hoặc bảng truy
vấn. Dữ liệu cũng có thể đợc tạo ra bởi những quy định tính toán. Đặc biệt công cụ
Report Winzard giúp cho ngời sử dụng một vài dạng chuẩn để hiển thị dữ liệu. Tất
nhiên ngời sử dụng hoàn toàn có thể tự tạo một báo biểu theo cách riêng của ngời
sử dụng, nhng thông thờng nên dùng công cụ này trớc rồi sau đó sửa lại theo ý
mình, nh vậy sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
- Các đối tợng trong báo biểu
11
Các đối tợng điều khiển trong báo biều cũng tơng tự nh trong biểu mẫu.
e. Macro:
* Khái niêm và công cụ Macro:
Macro là một lệnh hay một nhóm quy định sẵn để mỗi khi gọi ra thi hành
(bằng cách bấm một phím quy định hay một nút chuột) nó sẽ giúp ngời sử dụng
thực hiện liên tiếp một hay nhiều tác vụ cùng một lúc một cách tự động. Mỗi tác
vụ mà ngời sử dụng quy định trong Macro để Microsoft Access thi hành đợc gọi là
một hành động (Action) Microsoft Access cung cấp 47 Action để ngời sử dụng
có thể lựa chọn mỗi khi ngời sử dụng muốn tạo ra một Macro trong cơ sơ dữ liệu
của mình. Khi ngời sử dụng cho chạy một Macro, Microsoft Access sẽ thực hiện
một hành động theo thứ tự mà ngời sử dụng đã quy định trong Macro, những hành
động đó tác động lên những đối tợng dữ liệu cho chính ngời sử dụng quy định

trong Macro.
Trong một Macro ngời sử dụng cũng có thể thi hành một Macro khác.
Macro cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều thuận lợi. Về nguyên tắc bất kỳ một
tác vụ nào mà ngời sử dụng phải thực hiện, tốt nhất là nên dùng một Macro. Việc
tự động hoá thi hành một tác vụ mà ngời sử dụng phải thực hiện sẽ nâng cao tính
hiệu quả và sự chính xác của dữ liệu.
Với Macro ngời sử dụng có thể:
+ Điều khiển các biểu mẫu và báo biểu hoạt động đồng thời
+ Tìm và lọc thông tin một cách tự động
+ Xác định giá trị của những ô điều khiển trong biểu mẫu. Ngời sử dụng có
thể gán kết quả tính toán hoặc một dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác cho ô điều
khiển trong biểu mẫu.
+ Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu
+Tự động hoá việc chuyển liệu
+Tạo một môi trờng sử dụng riêng cho ngời sử dụng khi dùng Microsoft
Access ngời sử dụng có thể dùng một Macro để mỗi khi mở cơ sở dữ liệu áp dụng
của mình thì sẽ tự động mở một loạt truy vấn, biểu mẫu, báo biểu.
Có thể thấy Macro giống nh một đoạn chơng trình chứa các tệp lệnh tuần
tự. Nhng Macro trong Microsoft Access không đơn thuần là việc ghi lại các chuỗi,
các phím tự động thực hiện các công việc lập lại, trong thực tế nó có thể thực hiện
nhiều chức năng thay cho việc phải viết mã một đoạn chơng trình. Sử dụng một
Macro đôi khi có hiệu quả hơn việc viết mã nguồn để thực hiện cùng một lúc công
12
việc vì Macro có tính chính xác cao hơn và tiết kiệm thời gian hơn so với việc viết
chơng trình.
* Tạo một Macro:
Ngời sử dụng có thể tạo một Macro bằng cách tạo một cửa sổ Macro trong
cơ sở dữ liệu hoặc từ công cụ Menu Builder tại cửa sổ Macro chọn một hành
động trong số các hành động đợc cung cấp tại mục Action của cửa số thiết kế
Macro. Đối với mỗi hành động khác nhau thì tham số tơng ứng khác nhau. Hành

động ở đây là mở biểu mẫu (Open Form) với các tham số : tên biểu mẫu, dạng
hiển thị, biểu thức lọc dữ liệu, điều kiện, chế độ dữ liệu và chế độ cửa sổ.
Trong một số trờng hợp ngời sử dụng chỉ cần thực hiện một hành động hoặc
một chuỗi hành động thuộc Macro, nếu một điều kiện đặc biệt nào đó đợc thoả
mãn. Với một Macro nh thế này ngời sử dụng có thể mở một biểu mẫu mà chỉ giới
hạn ở những bảng ghi cần thiết. Điều này rất có ít cho ngời sử dụng chỉ muốn xem
thông tin về một loại sách nào đó mà thôi. Macro trên thực hiện mở một biểu mẫu
với danh mục sách tơng ứng với mã sách mà ngời sử dụng trong hộp combox. Các
biểu thức điều kiện trong Macro là một biểu thức toán học Logic.
Để thuận tiện theo yêu cầu của bài toán ta có thể tạo ra một nhóm các
Macro có liên quan đến nhau để thực hiện một công việc nhất định. Mỗi Macro có
thể có một tham số và những điều kiện khác nhau. Khi định nghĩa một nhóm
Macro thì cửa sổ thiết kế có thêm mục Macro Name định nghĩa tên Macro. Khi
thiết kế các đối tợng điều khiển hoặc các thuộc tính ta sẽ gọi các Macro con.
* Một số ứng dụng của Macro:
- Đối với biểu mẫu: Các Macro có nhiều ứng dụng trong các biểu mẫu nh:
+ Đồng bộ hoá các biểu mẫu: Khi quan sát mối liên hệ giữa hai biểu mẫu
hay giữa các bảng ghi trên hai biểu mẫu, chúng ta có thể dùng Macro để đồng bộ
hoá hai biểu mẫu này. Khi tạo Macro chúng ta phải quyết định biểu mẫu nào
quyết định tính đồng bộ của chúng và biểu mẫu nào là biểu mẫu liên hệ. Điều kiện
này đợc áp dụng thông qua các thông số Filter Name và Where Codition. Ngoài ra
Macro còn đợc sử dụng để hiển thị đồng thời hai biểu mẫu có liên quan tạo điều
kiện thuận lợi cho việc cập nhật hay chỉnh sửa dữ liệu.
+ Macro dùng để cập nhật dữ liệu: Có thể sử dụng Macro để cập nhật dữ
liệu một ô điều khiển của một biểu mẫu này bằng giá trị ô điều khiển của một biểu
mẫu khác, hoặc có thể cập nhật ô điều khiển lệ thuộc vào một giá trị ô điều khiển
của một giá trị khác.
13
+ Macro phản ứng theo điều kiện của biểu mẫu: Khi làm việc với một biểu
mẫu Microsoft Access có thể nhận biết sự kiện nào đó đang xảy ra. Những sự

kiện có thể có một đáp ứng thích hợp với nó nh các điều kiện onclick, onchange
sử dụng Macro là một phơng pháp hiệu quả để đáp ứng với mỗi sự kiện đó.
+ Tự động chuyển đến một điều khiển: Để làm cho việc sử dụng biểu mấu
trở nên dễ dàng và tăng tốc độ nhập liệu, ta có thể dùng Macro để tự động chuyển
đến một điều khiển của biểu mẫu hiện thời.
+ Sử dụng Macro trong việc in dữ liệu: Chức năng in của Macro có thể sử
dụng để in các biểu mẫu, các báo biểu và các bảng dữ liệu. Nó hỗ trở cả việc xác
định bảng in, mật độ in, phạm vi bảng in.
- Đối với cơ sở dữ liệu: Macro có thể dùng để:
Lựa chọn các bảng ghi trong một số ứng dụng của cơ sở dữ liệu không phải
lúc nào cũng cần xem xét tất cả các bảng ghi, đôi khi ta chỉ cần xem một số bảng
ghi cần thiết.Khi đó việc lựa chọn một số bảng ghi là cần thiết. Có nhiều cách để
lựa chọn bảng ghi, dùng Macro là một cách có hiệu quả.
+ Tìm kiếm bảng ghi.
+ Hợp thức hoá dữ liệu.
Để đảm bảo thông tin của hệ thống phải có sự kiểm tra nh:
+ Kiểm tra các thông tin nhập dữ liệu khi trùng trong hệ thống.
+ Kiểm tra quyền truy nhập vào hệ thống.
14
Ch ơng II
Khảo sát thực tế.
I. Hệ thống quản lý hiện tại của th viện trờng
T36.
Trờng T36 đợc thành lập trong bối cảnh đất nớc còn đang trong cuộc kháng
chiến chống mỹ cứu nớc với nhiệm vụ chính của trờng là đào tạo cán bộ chiến sỹ
có nghiệp vụ về cơ yếu, thông tin vô tuyến điện phục vụ công tác bảo vệ an ninh
chính trị ở Miền Bắc và tăng cờng cho chiến trờng Miền Nam. Với hoàn cảnh đất
nớc trong chiến tranh còn gặp nhiều khó khăn nhng nhiệm vụ học tập và rèn luyện
vẫn đợc thầy và trò các khoá học viên đặt lên hàng đầu. Ban Giám Hiệu nhà trờng
qua các thời kỳ luôn quan tâm đến hệ thống th viện của nhà trờng vì đây là nơi để

sinh viên nghiên cứu học hỏi trao đổi kiến thức qua sách vở để nâng cao trình độ
nghiệp vụ.
Thời kỳ đó để có một th viện hoàn chỉnh và hiện đại thì quả thật không đáp
ứng đợc, vì vậy những ngời quản lý trực tiếp th viện và những ngời có trách nhiệm
luôn tìm tòi và có những sáng kiến để nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu học tập của
sinh viên, nhng chủ yếu là những sáng kiến mang tính thủ công nặng nhọc, những
ngời trực tiếp quản lý phải thờng xuyên làm một khối lợng công việc khá lớn, hệ
thống sổ sách quản lý cồng kềnh để theo dõi với nhiều loại biểu mẫu rờm rà, nếu
không cẩn thận sẻ rất dể dẫn đến nhằm lẫn gây khó khăn cho công tác quản lý th
viện.
Trong những năm gần đây th viện trờng T36 cũng đã đợc nhà trờng quan
tâm đổi mới phần nào để đáp ứng đợc nhu cầu tối thiểu của bạn đọc là sinh viên
nhng nhìn chung còn rất hạn chế, thiếu sót trong quản lý.
II. Nhu cầu cần xây dựng hệ thống quản lý th
viện mới ở trờng T36.
Cùng với sự phát triển của ngành, hệ thống các trờng công an nhân dân
cũng đang đợc Đảng, Nhà nớc và ngành công an quan tâm đầu t xây dựng, để đào
tạo những cán bộ công an có đủ năng lực, phẩm chất phục vụ công tác bảo vệ an
ninh trật tự cho tổ quốc trờng T36 cũng không nằm ngoài chủ trơng trên.
Trong những năm qua lu lợng học sinh, sinh viên hàng năm có đủ tiêu
chuẩn nhập học ngày càng đông với nhiều ngành học khác nhau nh mô hình liên
kết đào tạo giữa trờng T36 và trờng ĐHBK Hà Nội là một điển hình.
15
Nh đã nói ở trên để tạo môi trờng học tập thuận lợi, hệ thống th viện nhà tr-
ờng cũng cần đổi mới để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của sinh viên cũng nh giảng
viên trong nhà trờng. Trong những năm gần đây hệ thống th viện trờng đã đợc
quan tâm của cấp trên trang bị cho nhiều đầu sách về mọi lĩnh vực, vì vậy việc
quản lý bằng phơng pháp thủ công là rất khó khăn, nhất là giờ cao điểm có nhiều
ngời cùng tham gia mợn trả.
Từ thực tế nêu trên th viện trờng T36 Bộ công an có nhu cầu thực sự cần

xây dựng một hệ thống quản lý th viện cho trờng T36, ngời xây dựng hệ thống
quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Rút ngắn thời gian tra cứu đáp ứng yêu cầu của bạn đọc.
- Giảm thiểu số lợng thao tác thủ công.
- Báo cáo thống kê về th viện một cách nhanh nhất.
- Kiểm soát quản lý th viện chính xác.
- Cung cấp thông tin đa ra dữ liệu chính xác theo yêu cầu.
III. Những thuận lợi và khó khăn của việc đa
tin học vào quản lý th viện trờng T36.
Trong bối cảnh hiện nay ai cũng biết nếu áp dụng thành công tin học vào
quản lý lĩnh vực nào đó thì hiệu xuất công việc rất cao, giảm bớt sức lao động của
con ngời, mọi thông tin đầu vào, đầu ra đợc quản lý chặt chẽ, thống kê, xử lý
chính xác, nhanh gọn, rõ ràng đem lại lợi ích cho ngời sử dụng.
1. Những thuận lợi:
Dùng máy tính để tìm kiếm thông tin về sách, về tác giả, về độc giả sẽ rất
nhanh chóng và chính xác, việc lu trữ bằng máy tính sẽ trở nên rất thuận lợi gọn
nhẹ giúp cho công việc bảo quản đợc tốt hơn.
Lựa chọn phần mềm quản lý th viện đáp ứng đợc yêu cầu về mặt thông tin
đầy đủ giúp ngời quản lý đáp ứng đợc yêu cầu của độc giả một cách nhanh chóng
chính xác.
Hệ thống quản lý mới sẽ giảm bớt đợc số thao tác thủ công, vì vậy giảm bớt
đợc số nhân viên, chỉ cần một số nhân viên nhất định đợc trang bị kiến thức khai
thác, sử dụng hệ thống là đủ.
2. Những khó khăn.
Để xây dựng hệ thống quản lý th viện mới, bên cạnh những mặt thuận lợi kể
trên, những ngời xây dựng hệ thống cũng còn gặp một số khó khăn sau:
16
Phải tiến hành lập dự toán, dự trù kinh phí mua sắm thiết bị cho phù hợp và
phải có hớng mở rộng hệ thống khi có nhu cầu cho tơng lai, phải tiến hành đào
tạo, bồi dỡng về kiến thức tin học cho số cán bộ là nhân viên làm trong th viện.

Phân loại, cập nhật số sách và tài liệu phục vụ học tập hiện có trong th viện
theo Bảng phân loại dùng cho các th viện khoa học tổng hợp do Bộ văn hoá thông
tin - Th viện quốc gia Việt nam phát hành, tiến hành sắp xếp lại hệ thống giá để
sách, tủ đựng sách theo trình tự của hệ thống.
Làm mới và sửa chữa lại hệ thống tủ đựng mục lục phân loại sách, sắp xếp
theo trình tự các hộp phích để tiện cho việc ngời dùng tra cứu.
Tiến hành phổ biến và hớng dẫn đăng ký việc làm thẻ th viện cho độc giả
theo yêu cầu và biểu mâũ quy định của hệ thống.
17
Ch ơng III
Phân tích hệ thống
Đây là bớc quan trọng mà ngời phân tích thiết kế hệ thống phải đa ra các
chức năng của hệ thống và chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng. Theo nghĩa
hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn
bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống.
Qua giai đoạn này ngời phân tích thiết kế hệ thống xây dựng đợc các biểu
đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết
kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
I. Mục tiêu của hệ thống.
- Xây dựng hệ thống quản lý th viện: Giúp cho ngời quản lý th viện truy
xuất thông tin về sách ,về độc giả và các thông tin liên qua đến việc quản lý th
viện một cách nhanh chóng và chính xác.
- Hệ thống phải đáp ứng đợc: Quản lý chi tiết về sách về tác giả, về nhà
xuất bản, về độc giả, về mợn trả, về số lợng sách có trong th viện và sử lý về mợn
trả quá hạn, đúng hạn.
- Đối với ngời khai thác hệ thống: Khả năng truy nhập dữ liệu nhanh
chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng
phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, thống nhất về phơng pháp làm
việc tạo cho ngời sử dụng thao tác dể dàng.
II. Phân tích chức năng của hệ thống.

1. Chức năng của hệ thống:
* Cập nhập thông tin:
- Cập nhập độc giả:
+ Nhập thông tin độc giả mới: Đây là chức năng dùng để cập nhật thông
tin độc giả mới để đợc cấp thẻ th viện và tham gia tìm hiểu sách trong th viện.
+ Sửa xoá thông tin độc giả: Đây là chức năng dùng để sửa lại các thông
tin còn thiếu sót trong quá trình cập nhật hay xoá bỏ thông tin độc giả khỏi th viện
khi không còn nhu cầu đọc sách hoặc sinh viên ra trờng.
- Cập nhập sách:
18
+ Nhập thông tin sách mới: Cũng nh nhập thông tin về độc giả mục nhập
thông tin về sách mới cũng cập nhật những đầu sách mà th viện mới đợc bổ sung
để kịp thời tăng thêm thông tin cho th viện.
+ Sửa, xoá thông tin sách: Khi sách không còn đợc sử dụng hoặc sách bị
mất, hỏng thì chức năng này sẽ đảm nhận vai trò huỷ thông tin về quyển sách đó..
* Xử lý m ợn trả :
- Xử lý mợn: Đây là chức năng xử lý thông tin về mợn sách của độc giả.
Khi độc giả đến th viện việc đầu tiên là đến hộp tủ đựng phích sách sau đó tìm
loại sách mình cần mợn và đa thẻ độc giả cùng với thẻ phích cho nhân viên th viện
để nhân viên th viện kiểm tra và cập nhật những thông tin cần thiết vào hệ thống
(Thông tin độc giả, thông tin sách, ngày mợn, ngày hẹn trả, số lợng mợn) và trả lời
cho độc giả về việc mợn sách.
- Xử lý trả: Khi độc giả đến trả sách thì chức năng này sẽ tìm độc giả đã m-
ợn và sau đó cập nhật vào ngày trả và số lợng trả để xử lý thông tin trả sách của
độc giả.
- Xóa thông tin mợn trả: Khi độc giả đã trả sách và những thông tin mợn
trả sách của độc giả không còn phù hợp với các yêu cầu về thống kê, báo cáo của
th viện thì sẽ đợc xoá khỏi hệ thống quản lý th viện.
* Tìm kiếm
- Tìm thông tin độc giả: Tìm kiếm các thông tin liên quan đến độc giả nh:

Mã độc giả, tên độc giả.
- Tìm thông tin sách: Tìm các thông tin về sách nh: Tìm tên sách, loại
sách, mã sách, tên tác giả và tên nhà xuất bản.
* Thống kê
- Thống kê độc giả: Đây là chơng trình dùng để thống kê các thông tin về
độc giả giúp cho ngời quản lý th viện thống kê về số lợng độc giả đợc nhanh hơn
và chính xác hơn.
- Thống kê sách: Với hệ thống th viện này mục thống kê sách có vai trò
quan trọng trong việc kiểm tra lại số lợng sách hiện tại và số lợng sách đang đợc
mợn.
- Thống kê tổng hợp.
* Thoát
- Về ACCESS: Trở về cơ sở dữ liệu.
- Về Window : Thoát khỏi chơng trình.
19
2. Phân tích nhiệm vụ của từng chức năng.
a.Chức năng cập nhập thông tin: Có hai nhiệm vụ là Cập nhập
độc giả và Cập nhập sách.
Chức năng cập nhập độc giả có nhiệm vụ cập nhập độc giả, cập nhập thông
tin về độc giả nh : Mã độc giả, họ và tên, năm sinh, địa chỉ, giới tính, thẻ sinh viên
(nếu có), ngày nhập; ngoài chức năng cập nhập thông tin mục này còn có nhiệm
vụ sửa ,xoá thông tin về độc giả.
Chức năng Cập nhập sách có nhiệm vụ nhập thông tin sách và sửa xoá
thông tin về sách. Chức năng này khi nhập mã độc giả và mã sách vào hệ thống thì
mã này sẽ đợc kiểm tra, nếu trùng mã do sự bổ sung thì hệ thống sẽ báo và ngời
khai thác hệ thống sẽ chỉnh sửa thông tin đầu vào của từng mã cho chính xác. Khi
cập nhập có thể sai hoặc thiếu thông tin nào đó của danh mục cập nhập thì hệ
thống cho phép sửa lại tất cả các thông tin của bản tin đó.
b. Chức năng xử lý mợn trả sách:
Chức năng này có hai nhiệm vụ xử lý về mợn và trả sách. Trong chức năng

có nhiệm vụ đa ra những thông báo về mợn trả sách đúng hạn, quá hạn của độc giả
để ngời quản lý th viện biết đợc quá trình mợn trả sách của một độc giả nào đó và
tình hình hoạt động của th viện để có hình thức xử lý theo quy định của th viện.
c. Chức năng tìm kiếm
Chức năng này có nhiệm vụ là tìm kiếm thông tin độc giả và tìm thông tin
sách, để kịp thời phục vụ cho việc kiểm tra và đăng ký lại độc giả mới và sách mới
để tránh trờng hợp trùng lặp trong khi nhập.
d. Chức năng thống kê
Chức năng này có hai nhiệm vụ là thống kê độc giả và thống kê sách, có
nhiệm vụ đa ra những số liệu cụ thể về hoạt động của th viện theo yêu cầu của cấp
trên ví dụ nh yêu cầu thống kê tình hình hoạt động của th viện cho Ban giám hiệu
nhà trờng.
e. Chức năng thoát
Chức năng này cho phép khi đang ở chơng trình chính có thể thoát về môi trờng
ACCESS để làm để tiếp tục làm việc với cơ sở dữ liệu hay cho phép thoát về môi
trờng Windows để làm công việc khác hoặc nghỉ việc.
20
IV. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC):
Biểu đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát của hệ thống quản lý
th viện. Nó chỉ ra những ràng buộc mà ngời viết chơng trình phải thực hiện, xác
định những gì mà hệ thống phải làm.
* Phân rã chức năng cập nhật:
+ Cập nhật độc giả : có 2 chức năng, 1 kho thông tin và 1 tác nhân ngoài.
V. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu :
Các ký hiệu sử dụng trong mô hình luồng dữ liêu:
* Chức năng xử lý: Biến đổi thông tin
- Biểu diển: Là hình tròn ở trong ghi tên chức năng.
*Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng:
- Biểu diễn: Dùng các mũi tên có hớng, viết tên dọc theo mũi tên.
*Kho dữ liệu: Là thông tin cần cất giữ để sau đó có một hoặc nhiều chức

năng sử dụng chúng.
Biễu diễn: Dùng hai đờng thẳng song song ở giữa ghi tên thông tin
* Thực thể: (Các tác nhân ngoài): là các tổ chức hoặc cá nhân nằm ngoài hệ
thống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống.
- Biểu diễn: Dùng hình chữ nhật bên trong ghi tên:
21
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của
quá trình phân tích thiết kế hệ thống, đợc dùng để vạch ranh giới hệ thống và buộc
quá trình thiết kế hệ thống các bớc sau phải tuân thủ. Sơ đồ diễn tả tập hợp các
chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý.
Hệ thống quản lý th viện có các tác nhân ngoài là:
+ Nhà xuất bản sách
+ Độc giả
+ Ban giám hiệu
* Hệ thống quản lý th viện cần giao dịch với các tác nhân ngoài là độc giả
để quản lý và thoả thuận những thủ tục của th viện đề ra, nh yêu cầu về mợn trả
sách của độc giả và xử lý các thông tin khác liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ
của độc giả.
* Khi hệ thống quản lý th viện nhận đợc yêu cầu của độc giả (Tác nhân
ngoài) hai bên có sự giao dịch trao đổi, nếu thành công thì hệ thống quản lý th
viện sẽ đáp ứng yêu cầu của độc giả.
22
Hệ thống quản
lý th viện
Nhà xuất bản
Độc giả
B Giám Hiệu
* Chức năng quản lý th viện có nhiệm vụ báo cáo theo yêu cầu của Ban
Giám Hiệu về tình hình hoạt động của th viện để Ban Giám Hiệu có kế hoạch và

định hớng hoạt động cho th viện.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
23
Cập nhật
Xử l ý mượn
trả
Báo cáo,
thống kê
Tìm kiếm
B Giám Hiệu
Độc giả
Mượn trả
Sách Độc giả
Nhà xuất
bản
Độc giả
Sách
+ Cập nhật gửi phiếu đặt sách cho tác nhân ngoài là nhà xuất bản, nhà xuất
bản sẽ giao sách và phiếu nhập sách cho ngời quản lý th viện, và ngời quản lý th
viện có trách nhiệm cập nhật sách vào hệ thống cụ thể nh nhập mã sách, tên sách,
tên tác giả v.v... vào hệ thống.
+ Tác nhân ngoài là độc giả yêu cầu đến mợn trả sách, ngời khai thác hệ
thống nhận thông tin về độc giả và sử lý thông tin nh thẻ độc giả, thẻ sinh viên và
quá trình mợn trả sách của độc giả đó, nếu đảm bảo yêu cầu quy định của th viện
thì tiến hành cho mợn trả sách theo yêu cầu của độc giả đó.
+ Chức năng thống kê báo cáo: chức năng này lấy thông tin từ kho sách,
kho độc giả, kho mợn trả gửi sang chức năng thống kê báo cáo.
+ Chức năng tìm kiếm: chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm theo yêu cầu
của trên cụ thể nh : Ban Giám Hiệu, của độc giả chức năng này lấy thông tin từ
kho độc giả và kho sách.

+ Chức năng xử lý mợn trả: Chức năng này có nhiệm vụ xử lý mợn trả theo
quy định của th viện nếu độc giả quá hạn thì hệ thống sẽ đa ra những thông báo để
ngời quản lý th viện kịp thời xử lý các độc giả này theo nội quy hoạt động của th
viện.
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:
24
Độc giả
Độc giả
Sửa, xoá thông
tin độc giả
Thêm thông tin
độc giả mới
* Phân rã chức năng cập nhật:
+ Cập nhật độc giả : có 2 chức năng, 1 kho thông tin và 1 tác nhân ngoài.
+ Chức năng thêm thông tin độc giả mới cần giao dịch với tác nhân ngoài là
độc giả nếu thành công thì chức năng thêm độc giả mới sẽ gửi thông tin đến độc
giả
+ Chức năng sửa, xoá thông tin về độc giả:
. Sửa: có nhiệm vụ sửa những thông tin về độc giả khi ngời quản lý và
độc giả có sự nhầm lẫn trong khi cập nhật.
. Xoá: chức năng này có nhiệm vụ xoá độc giả khi độc giả không có
nhu cầu về mợn trả nh: Sinh viên ra trờng hoặc sinh viên vi phạm những quy định
của th viện.
+ Cập nhật sách:
- Trong sơ đồ này có 2 chức năng chính:
+ Chức năng thêm sách mới.
+ Sửa, xoá thông tin sách.
- Tác nhân ngoài là: Sách.
- Kho thông tin là: sách.
- Chức năng thêm sách mới: chức năng này có quan hệ với tác nhân ngoài là

sách, khi đợc cấp có thẩm quyền đồng ý về cho nhập sách mới, thì ngời quản lý
25
Sách
Nhà xuất
bản
Sửa, xoá thông
tin Sách
Thêm thông tin
Sách mới