Lập chương trình Quản lý vật tư tại Công ty Nam Thiên Hà - (Lập trình FOXPRO)

Lời mở đầu
Bill Gates đã nói Chúng ta đang bớc vào một thời đại mới, thời đại mà chúng ta càng
cho bao nhiêu thì chúng ta lại càng giàu có lên bấy nhiêu, đó chính là thông tin và tri thức..
Hệ thống thông tin - một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có
nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong
hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học
hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh
doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nớc tiên tiến từ
những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nớc ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin
trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản
lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá cha mang lại hiệu quả
nh nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thờng quan tâm tơí hardware hơn, còn software thì chỉ sử
dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (nh Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chơng trình
quản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ.
Trong một thời gian dài trớc đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chơng trình quản lý tin
học đa phần đợc thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập trình viên chứ không phải do các
nhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việc
xây dựng công trình từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc s chủ trì. Và nh vậy với những
công trình nhỏ bé tạm thời còn tạm chấp nhận đợc nhng với những công trình sử dụng lâu dài thì
ích lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bỏ ra, cha kể về lâu dài
đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của mình.
Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất l-
ợng tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm đợc việc đó cần phả
thực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tơng
ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá trình xử lý thông
tin một cách hiệu quả nhất.
Do các vấn đề vừa mới đợc trình bày, chuyên ngành lập trình quản lý đợc đào tạo ở nhiều
cấp độ từ đại học, cao đẳng đến kỹ thuật viên trung cấp để đáp ứng nhu cầu này. Trong các kiến
thức cung cấp cho học viên thì môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành này là môn phân

tích và thiết kế hệ thống. Môn học này cung cấp cho sinh viên phơng pháp luận và các kỹ thuật
phân tích thiết kế hệ thống bằng máy tính tơng ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển,
đảm bảo quá trình thông tin quản lý hiệu quả nhất.

Quản lý vật t
1

Bài tập môn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của chúng em đợc thực hiện dựa
trên những kiến thức đã đợc học và những hiểu biết về môn học. Chơng trình Quản lý vật t đợc
hình thành trên cơ sở:
- Công ty Nam Thiên Hà
- Địa chỉ: 222 Tây Sơn, Quận Đống Đa, Hà Nội.
- Điện thoại: 04.8573091, Fax: 04.572140

Quản lý vật t
2

Mở đầu: Giới thiệu về hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là tập hợp bao gồm những con ngời, những thiết bị phần cứng, thiết
bị phần mềm, dữ liệu, . . . để thực hiện thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin dựa trên một
tập các ràng buộc của môi trờng
Sơ đồ của một hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận chính:
- Thu thập thông tin: Chức năng này liên quan đến vấn đề tổ chức nh:
+ Đợc đa vào sổ sách
+ Đợc đa váo chơng trình thông qua thiết bị đầu cuối
- Xử lý thông tin: có nhiệm vụ thu thập thông tin đầu vào, lấy thông tin cần thiết từ
kho dữ liệu, sau đó phân tích và xử lý, cuối cùng thì đa thông tin đó vào thiết bị lu trữ và
phân phối
- Lu trữ thông tin: Nhiệm vụ là lu trữ thông tin một cách khoa học

- Phân phối thông tin: Đa thông tin đến nơi cần thiết
Hệ thống thông tin chính thức bao gồm một loạt các qui tắc ràng buộc rõ ràng, phơng
pháp làm việc có văn bản, dựa trên truyền thống nào đó và phải có tính khách quan
Phân loại hệ thống theo mục đích phục vụ:
- Hệ thống thông tin giao dịch: Xử lý thông tin trong quá trình giao dịch với nhân
viên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức
- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống hoạt động quản lý nh tập chiến lợc, điều
khiển quản lý hay điều khiển tác nghiệp. Hệ thống này có thông tin lấy đợc từ hệ thống
thông tin giao dịch, và nó có hoạt động tốt hay không là nhờ hệ thống thông tin giao dịch.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, bao gồm 3 giai đoạn sau:
+ Xác định vấn đề
+ Xây đựng các phơng án
+ Lựa chọn một phơng án khả thi
- Hệ chuyên gia: sử dụng cơ sở trí tuệ nhân tạo và một động cơ suy luận để giúp nhà
quản lý ra quyết định

Quản lý vật t
3
Nguồn Thu thập Xử lý Phân phối Đích
Lu trữ

- Hệ thống thông tin tăng cờng cạnh tranh thờng đợc thiết kế cho ngời ngoài tổ chức
nh khách hàng hay nhà cung cấp làm tăng cờng khả năng cạnh tranh của tổ chức
Các mô hình của hệ thống thông tin:
- Mô hình logic: Mô tả nhiệm vụ của hệ thống, bao gồm dữ liẹu cần thu thập, xử lý l-
u trữ các thông tin mà hệ cần sản sinh
- Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy của hệ thống nh
vật mang thông tin, mang kết quả, hình thức đầu vào, hình thức đầu ra, phơng tiện
thao tác của hệ thống
- Mô hình vật lý trong: Là cái nhìn của ngời kỹ thuật nh trang thiết bị của toàn bộ hệ

thống, cấu trúc vật lý của dữ liệu, của chơng trình và ngời sử dụng
** Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin:
Công việc này gồm các bớc chính sau:
- Khảo sát hệ thống cũ
- Phân tích hệ thống mới:
+ Lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ
+ Lập sơ đồ luồng dữ liệu
+ Xây dựng mô hình thực thể
+ Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ
- Thiết kế chơng trình

Quản lý vật t
4

I. Khảo sát hệ thống cũ:
Giới thiệu về hệ thống đang khảo sát.
Công ty Nam Thiên Hà chuyên kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng vật t. Hiện tại hệ
thống cung ứng công ty gồm:
1.Hệ đặt hàng (bao gồm mua hàng và đặt hàng).
-Chọn Nhà cung cấp (NCC)
-Thơng lợng với nhà cung cấp
-Lập đơn hàng
-Lu đơn hàng
Nhiêm vụ: giải quyết các dự trù vật t.
Chú ý: -File NCC chứa thông tin về nhà cung cấp: Mã NCC, Tài khoản, Địa chỉ, Điện
thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp.
-Mỗi bản dự trù vật t có thể đợc đáp ứng bởi các NCC khác nhau. Tuy nhiên mỗi
mặt hàng trên một bản dự trù chỉ do một NCC cung ứng.
-Mỗi đơn hànglại có thể chứa nhiều mặt hàng do khách hàng yêu cầu, trên đơn
hàng không lu thông tin nơi dự trù vì vậy phải lu thông tin Dự trù- Đơn hàng(DT/ĐH)

2.Hệ phát hàng
- Nhận hàng kèm theo phiếu giao hàng đợc lu trữ trong tệp Hàng nhận.
Thông tin trên phiếu giao hàng không lu thông tin ngời sử dụng hàng.
- Đa vào thông tin hàng nhận làm phiếu phát hàng.
_ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho kho
hàng nhận để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng, Hoá đơn.
Nhiệm vụ: Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho tới khi phát hàng.
Qua quá trình khảo sát ta có hiện trạng của hệ thống nh sau:

Quản lý vật t
5

-Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
séc
Đơn hàng
DT-ĐH
Hàng nhận

Quản lý vật t
6
Hệ cung ứng
vật tư
Nhà cung cấp
Khách hàng
đơn đặt hàng
phiếu phát hàng
HĐ không khớp
Khiếu nại giao hàng
phiếu giao hàng

HĐ không khớp
3
Hệ ĐC-
TC
2
Hệ phát
hàng
4
Thanh
toán
1
Hệ
đặt
hàng
Khách hàng
Nhà cung cấp
đơn hàng
thơng lợng
séc
xác
nhận
chi
phát
hàng
phiếu phát hàng

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh
hàng nhận
Đơn hàng
DT-ĐH

NCC
séc
(a) đơn đặt hàng
(b) NCC đợc chọn
(c) đơn hàng
(d) phiếu phát hàng
(e) danh sách hàng nhận
(f) trao đổi bất nhất
(g) séc
(h) khớp DT-ĐH với hàng nhận

Quản lý vật t
7
2.2
In phiếu
hàng
nhận
2.1
Nhận hàng về
1.2
Làm
đơn
hàng
1.1
Chọn
NCC
Khách hàng
NCC
a
g

f
b
d
e
2.3
In danh
sách hàng
nhận
1.3
In danh
sách ĐH
3.1
Khớp ĐH với
hàng nhận
3.3
Khớp hàng
nhận với ĐH
3.4
Xác
nhận chi
4.2
Trả tiền
3.2
Xác nhận địa
chỉ phát hàng
4.1
Ghi nhận
trả tiền
a
h

h

Yếu kém
- Hệ thống quản lý trên cha phải là một hệ thống quản lý bằng máy tính mà phần chính là làm
thủ công. Do đó không có hớng phát triển hay nâng cấp trong tơng lai.
- Không có kho hàng thông dụng để lu tạm thời các mặt hàng nhập về và tạm thời cha sử dụng.
- Theo dõi thực hien đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán về quản lý.
- Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận phiếu giao hàng
và hoá đơn thanh toán.
Do vậy, đây là một hệ thống cung ứng vật t thủ công.Việc thiếu kho thông tin nội bộ gây
nên sự phức tạp, không kịp thời, tiếu tính thời sự của hệ thống thông tin.Quá trình đối chiếu thủ
công cần lợng nhân công lớn, sái sót do phân tán về quản lý tạo nên sự kém hiệu lực ảnh hởng lớn
đến quá trình kinh doanh cũng nh quản lý của công ty.

Quản lý vật t
8

II. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ:
Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bớc kkhởi đầu cần đợc tiến hành cho những
mục đích sau:
- Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích
- Là cách tiếp cận logic tới hệ thống để làm sáng tỏ các quan hệ nhằm sử dụng cho
quan hệ sau này
Trớc hết, muốn xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, ta phải phân mức các chức năng.
Phân mức các chức năng:
- Thực hiện phân tích theo cây chức năng. Và thông thờng chỉ dừng ở 3 đến 4 mức
đối với các hệ thống trung bình, để cho vấn đề quản lý không bị phức tạp hoá; còn
đối với các hệ thống lớn thờng phân rã thành 6 hoặc 7 mức
- Trong một chức năng không có quá nhiều chức năng con vì nh vậy ta khó có thể
kiểm soát đợc mô hình. Một chức năng chỉ nên phân rã thành < 8 chức năng con

- Trong cùng một mức thì các chức năng nên có độ phức tơng đơng nhau, nên tạo cho
nó sự cân bằng cả về kích thớc lẫn độ phức tạp
- Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhng thể hiện bao quát vấn đề nó
cần quản lý
Xác định các chức năng
Đầu tiên phải xác định chức năng chính quan trọng nhất của toàn hệ thống, từ đó sinh
ra các chức năng con. Nhà phân tích phải xác định xem mức nào là thấp nhất, yêu cầu đơn
giản nhng phải đầy đủ và chính xác
áp dụng vào bài toán quản lý vật t:
Mục đích chính của bài toán là quản lý vật t và công việc này có các chức năng con nh
sau:

Quản lý vật t
9

Quản lý đặt hàng

Quản lý vật t
10
Quản lý đặt hàng
1.1
Kiểm
tra
mặt
hàng
1.2
Kiểm
tra
kháchh
àng

1.3
Làm
DT-
ĐH
1.4
làm dự
trù với
khách
hàng
1.5
Cập
nhập
KH
mới
Quản lý mua hàng
2.1
Kiểm
tra
kho
2.2
Làm
đơn
đặt
hàng
2.3
Chọn
NCC
2.3.1 Ghi
lại NCC
mới

2.3.2 Làm
HĐ với
NCC
2.3.1.1
Làm đơn
hàng
2.3.1.1.1
Làm ds
đơn hàng
Quản lý mua hàng


Quản lý vật t
11
4.1
Nhập
hàng
3.1
Giám
định
hàng
3.2
Làm
danh
sách
hàng
nhận
3.3
Theo
dõi quá

trình
M/B
3.4
Giao
hàng
Quản lý bán hàng
Quản lý kho
4.1
Kiểm
định
hàng
trong
kho
4.3
Làm
thẻ
kho
4.4
Xuất
hàng
4.5
Kiểm
tra
hàng
trong
kho
4.4.1 Làm
phiếu xuất
kho
4.4.2 Làm hoá

đơn thanh
toán KH
Quản lý bán hàng
Quản lý kho


Qu¶n lý vËt t
12
B¸o c¸o
5.1
Lµm
b¸o c¸o
kho
5.2
Lµm
b¸o c¸o
thanh
to¸n
KH
5.3
Lµm
b¸o c¸o
thanh
to¸n
NCC
5.1.1. Lµm b¸o c¸o tæng xuÊt
5.1.2. Lµm b¸o c¸o tæng nhËp
5.1.1. Lµm b¸o c¸o tæng tån
5.1.1. Lµm b¸o c¸o CL hµng
B¸o c¸o

Sơ đồ chức năng


Quản lý vật t
13
QLVT
1
.
1
1
.
2
1
.
3
1
.
4
1
.
5
2
.
1
2
.
2
2

.
3
3
.
1
3
.
2
3
.
3
4
.
1
4
.
2
4
.
3
4
.
4
4
.
5
5
.
1
5

.
2
5
.
3
2.3.1
2.3.1.1
2.3.1.1.1
4
.
1
.
1
4
.
4
.
1
5
.
1
.
1
5
.
1
.
2
5
.

1
.
3
5
.
1
.
4
1.QL đặt hàng 3.QL bán hàng 5.Báo cáo4.QL kho2.QL mua hàng

III. Sơ đồ luồng dữ liệu:
Vai trò của sơ đồ luồng dữ liệu là để chỉ ra một cách có thứ tự các chức năng khác,
tuy nhiên, nó chỉ thể hiện vấn đề ở hình thức vật lý bên ngoài chứ không thể hiện đợc cách
thức chuyển và tốc độ truyền tin.
** Mục đích của sơ đồ luồng dữ liệu:
- Xác định các yêu cầu của ngời sử dụng
- Lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà phân tích xem xét
- Là tài liệu để nhà lập trình thiết kế phần mềm quản lý và xử lý tốc độ truy cập tin
** Các ký hiệu sử dụng trong chơng trình:
- Chức năng (Tiến trình): Tên chức năng đợc biểu diễn = Động từ + Bổ ngữ
- Luồng Dữ liệu: Đợc biểu diễn bằng 1 mũi tên,
Trên mũi tên là tên DL = Danh từ+Bổ ngữ
- Kho Dữ liệu (File dữ liệu)
Tên kho
- Tác nhân ngoài:
Tên tác nhân
Cụ thể:
- Chức năng: Có tác dụng biến đổi thông tin đầu vào và tạo thông tin đầu ra cung cấp
cho các chức năng khác và cho cả kho dữ liệu.
- Luồng dữ liệu: Thể hiện đờng đi của dòng dữ liệu vào hay ra khỏi một chức năng

- Kho dữ liệu: Trên máy, nó chính là file dữ liệu hoặc tập tài liệu lu trữ ở văn phòng
- Tác nhân bên ngoài: Là những phần tử bên ngoài của hệ thống nhng cũng có mối
quan hệ mật thiết với hệ thống. Nó cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng nhận
thông tin đầu ra của hệ thống

Quản lý vật t
14
QLVT

- Nội dung của một chức năng (tiến trình) chính là các chức năng con của nó
Kỹ thuật chính đợc sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu là kỹ thuật phân mức với 3
mức cơ bản:
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow Diagram) Mức 1:
Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống nh 1 chức năng. Tại
mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ
liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống đợc xác định.
Đối với mô hình mà ta đang xét, nội tại của hệ thống đợc chi phối bởi các tác nhân ngoài
của hệ thống nh: Nhà cung cấp trên thị trờng, khách hàng của công ty. Bộ phận sản xuất trong
công ty có thể đợc coi nh một khách hàng chung thuỷ nhất của công ty. Công việc lu trữ và quản
lý vật t - hàng hoá đợc sản xuất tại xởng sản xuất của công ty cũng có thể coi nh là một loại vật t
đặc biệt cho dễ quản lý vẫn diễn ra bình thờng nếu không có sự thay đổi kế hoạch trên công ty
nh thay đổi chiến lợc dự trữ từ mô hình chu kỳ thay đổi sang mô hình chu kỳ cố định. Nh vậy hệ
thống đặt hàng tự động và chế độ báo động lợng hàng dự trữ tối thiểu thay đổi theo. Ngoài ra ta
thấy rằng khi sản xuất ra hàng hoá thì phải có nơi phân phối, đó là các cửa hàng và đại lý của công
ty. Vấn đề còn lại là những nguyên vật liệu phế thải cùng những sản phẩm sai hỏng thì giải quyết
ra sao, chúng cũng chịu sự quản lý của nhà kho, và nó đợc thu mua bởi những đơn vị thu mua phế
liệu.
Nh vậy tổng thể chung, biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống có dạng nh
sau:
2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diapram) Mức 2:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh đợc phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng đợc
phân rã tơng ứng mức 2 của BPC. Các nguyên tắc phân rã:

Quản lý vật t
15
quản lý
vật tư
Nhà cung cấp
Ban quản lý CTy
Khách hàng
Cửa hàng
Bộ phận sản xuất

- Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn
- Các tác nhân ngoài đợc bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết
Trên cơ sở đó, ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của bài toán quản lý vật
t
Danh mục KH
Dự trù ĐH
Hợp đồng NCC
Quản lý KH
Đơn ĐH
BC thanh toán KH
Danh mục NCC
BC thanh toán
NCC
Đơn hàng
BCCL

BC kho
Hàng nhận
Thẻ kho
Hoá đơn
Phiếu nhập
Phiếu xuất
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh Mức 3:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh. Các chức năng đợc định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc
ghép lại thành một biểu đồ trong trờng hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ đợc phát
triển nh sau:
- Về chức năng: Phân rã chức năng trên thành chức năng cấp dới thấp hơn

Quản lý vật t
16
Quản lý
đặt hàng
Quản lý
mua hàng
Quản lý
bán hàng
Báo cáo
Quản lý
kho
KH
NCC
KH
NCC

- Luồng dữ liệu:
+ Vào/ ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dới(phân rã)

+ Thêm luồng nội bộ
- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ
- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dới không thể thêm gì.
Xét với bài toán quản lý vật t, phân mức này đợc thể hiện nh sau:
1. Quản lý đặt hàng
Danh mục khách
hàng

DT-ĐH
Hợp đồng khách hàng
Khi KH gửi yêu cầu mặt hàng đến bộ phận quản lý vật t. Chức năng (1.1) kiểm tra yêu cầu
của KH có phù hợp với loại mặt hàng mà công ty đang kinh doanh hay không?
Nếu mặt hàng phù hợp chức năng (1.2) sẽ kiểm tra điều kiện thanh toán và t cách của KH,
xem xét KH là cũ hay mới, từ đó thực hiện chức năng (1.3),(1.4),(1.5).

Quản lý vật t
17
Khách hàng
1.3
Làm dự trù
đơn hàng
1.2
Kiểm tra
khách hàng
1.5
Cập nhật
khách hàng
mới
1.4
Làm hợp đồng

với khách hàng
1.1
Kiểm tra
mặt hàng
1a
1c
1l
1m
1g
1e
1h
1k
Khách hàng
1d
1b
1n

Chức năng(1.3) dựa trên yêu cầu của KH kết hợp với hàng trong kho sẽ làm dự trù cho cả
công ty
Chức năng (1.4) từ yêu cầu của khách hàng & Nhà quản lý sẽ thảo ra hợp đồng.Công ty sẽ
lu bản gốc hợp đồng, 1 bản sao sẽ đợc gửi tới khách hàng.
Chức năng(1.5) sẽ lu thông tin chi tiết về khách hàng mới vào danh mục KH nằm trong file
lu trữ KH của công ty.
(1a) Phiếu dự trù của KH.
(1b) Thông tin về mặt hàng trong phiếu dự trù đợc gửi tới kho để kiểm tra sự phù hợp
cua mặt hàng đó với loại hàng của công ty.
(1c) Mặt hàng phù hợp
(1d) Thông tin về khách hàng
(1e) (1g) (1l) Khách hàng hợp lệ
(1h) Hợp đồng đợc thoả thuận

(1k) Bản sao hoá đơn đợc gửi tới khách hàng
(1m) Thông tin chi tiết về khách hàng
(1n) DT-ĐH gửi tới chức năng (2.2).

Quản lý vật t
18

2. Quản lý mua hàng
Đơn đặt hàng
danh mục NCC

Hợp đồng NCC
đơn hàng

Quản lý vật t
19
2.3.1.1.1
Làm danh sách
đơn hàng
2.3
Chọn NCC
2.3.1
Làm HĐ
với NCC
2.3.1.1
Làm đơn
hàng
2.1
Kiểm tra
kho

2b
2e
2g
2c
2k
2i
2h
2m
2d
2a
2p
2.3.2
Ghi lại
NCC mới
2.2
Làm đơn
đặt hàng
NCC
2e
2n

Vật t yêu cầu của KH sau khi đợc kiểm tra ở bộ phận đặt hàng sẽ đợc gửi tới chức năng
(2.1).
Chức năng(2.1) này sẽ kiểm tra lợng hàng trong kho nếu d để cung ứng phiéu dự trù sẽ đ-
ợc gửi đến bộ phận xuất hàng, ngợc lại thì sẽ chuyển đến chức năng(2.2) để làm đơn đặt hàng.
Chức năng(2.2) kết hợp với DT-ĐH vừa lập để làm đơn đặt hàng gửi tới chức năng (2.3)
Chức năng(2.3) sẽ lựa chọn ra NCC thích hợp với vật t yêu cầu. NCC đợc lựa chọn từ danh
mục NCC đã có trong bộ phận lu trữ của công ty từ những NCC bên ngoài nếu NCC quen không
đáp ứng đợc
Chức năng (2.3.1) sẽ có chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.2).

Chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.1.1) sẽ làm danh sách đơn hàng đợc lấy ra hợp đồng với NCC
khi gửi tới chức năng bán hàng và báo cáo thanh toán NCC để xử lý. Chức năng này sẽ làm tối
giản sự cồng kềnh của bản hợp đồng..
Chức năng(2.3.2) sẽ ghi thông tin chi tiết về NCC mới vào file lu trữ NCC . File này nằm
trong sự quản lý của công ty.
(2a) Phiếu dự trù từ chức năng(1.1) gửi tới.
(2b) Thông tin mặt hàng DT gửi tới kho.
(2c) Thông tin trả lại từ kho yêu cầu nhập hàng.
(2d) Đơn đặt hàng gửi tới NCC.
(2e) Xem danh sách NCC có trog file lu trữ.
(2g) Lựa chọn NCC.
(2h) (2.i) NCC đợc chọn.
(2k) Thơng lợng HĐ.
(2e) Bản sao HĐ gửi tới NCC.
(2m) Thông tin chi tiết về NCC mới.
(2n) Danh sách đơn hàng đa tới chức năng (3.3).
(2p) Danh sách đơn hàng đa tới chức năng (5.3).

Quản lý vật t
20

3. Quản lý bán hàng
nhận hàng
Khi HĐ đã đợc ký kết, NCC giao vật t đến chức năng (3.1). Chức năng này sẽ kiểm tra vật
t về có đạt tiêu chuẩn về chất lợng và chất lợng nh theo HĐ không? Nếu đạt thì sẽ chuyển vật t về
kho hàng nhận, những vật t kém chất lợng sẽ đợc trả về cho NCC. Từ đó hàng nhận sẽ chuyển
thông tin về chứcnăng(3.2). Danh sách hàng nhận đợc chuyển tới chức năng(3.2). Chứ năng (3.3)
kết hợp các thông tin về đơn hàng của nhà cung cấp, HĐ với KH. Dánh sách hàng nhận gửi đến
NQL khi NQLyêu cầu.
(3a) NCC giao hàng.

(3b) Hàng kém chất lợng bị giả lại.
(3c) Hàng đạt yêu cầu.
(3d) Thông tin về hàng nhận.
(3e) Danh sách về hàng nhận.
(3g) Danh sách đơn hàng.
(3f) Hợp đồng với KH.
(3h) NQL yêu cầu hợp thực hiện hợp đồng.
(3i) Hàng xuất.
(3k) NQL yêu cầu xuất hàng đến chức năng(4.4),
(3l) Dánh sách hàng nhận đợc gửi đến chức năng(4.1).

Quản lý vật t
21
NCC
3. 1
Giám
định
hàng
3. 2
Làm danh sách
hàng nhận
3a
3b
3c
3d
3. 3
Theo dõi quá trình
mua/bán hàng
3. 4
Giao hàng

3e3g
3f
3h
KH
3i

4. Quản lý kho
Phiếu nhập
Hàng nhận
Thẻ kho

Hoá đơn
phiếu xuất

Quản lý vật t
22
4.5
Kiểm kê hàng
trong kho
4.4.1
Làm phiếu xuất
kho
4.1.2
Làm phiếu
nhập kho
4.4
Xuất hàng
4.1
Nhập hàng
4a

4b
4b
4d
4d
4g
4.3
Làm thẻ kho
4.2
Kiểm định hàng
trong kho
4i
4.4.2
Làm hoá đơn thanh
toán KH
4d
4c

Danh sách nhận đợc chuyển tới chức năng(4.1) để ghi số thông tin chi tiết về vật t
vào kho. Với mỗi lần nhập kho sẽ làm một phiếu nhập nhờ chức năng(4.1.1).
Mỗi vật t vào kho đều qua chức năng(4.2) để kiểm tra chất lợng hàng. Kết quả kiểm
tra sẽ đợc chuyển sang chức năng(5.1.4)
Mỗi vật t vào kho sẽ đợc lu lại vào 1 thẻ kho qua chức năng yêu cầu xuất hàng khỏi
kho từ bộ phận bán hàng đến chức năng (4.4). Với mỗi yêu cầu xuất hàng, chức năng (4.4) sẽ phải
làm 1 phiếu suất tại chức năng (4.4.1) và mỗi loại hàng xuất khỏi kho sẽ phải làm 1 thẻ kho tại
chức năng (4.3). Từ các vật t xuất, bộ phận quản lý kho sẽ làm các hoá đơn thanh toán khách hàng
ở chức năng (4.4.2). Các hợp đồng này sẽ đợc gửi lên NQL. NQL theo hoá đơnvà HĐ sẽ gửi yêu
vầu thanh toán đến khách hàng. Khi NQL yêu cầu giao hàng đến khách hàng , chức năng(4.4.2) sẽ
gửi phiếu xuất đến kho nhận hàng . Kho sẽ giao hàng đến chức năng(3.4) để hoàn tất HĐ với
khách hàng.
Chức năng (4.5) sẽ tổng hợp phiếu nhập/xuất và thẻ kho để đa ra kết luận chính sác

nhất về lợng tồn, xuất, nhập của kho theo từng thời điểm.
(4a) Danh sách hàng nhập.
(4b) Thông tin hàng nhập.
(4c) Yêu cầu xuất hàng.
(4d) Thông tin hàng xuất.
(4e) Chi tiết hàng xuất.
(4g) Chi tiết hàng nhập.

Quản lý vật t
23

5. Báo cáo
Báo cáo kho
Báo cáo thanh toán KH
BC thanh toán NCC

Quản lý vật t
24
4.5
Kiểm kê hàng
5.1.1
Làm báo cáo
tổng kết.
5.1.3
Làm báo cáo
tổng tồn.
5.1
Báo cáo
kho
4.2

Kiểm định
hàng
5.1.4
Làm BC chất lượng
hàng trong kho
NQL
5.2
Làm báo cáo
thanh toán KH
5.1.2
Làm báo cáo
tổng nhập
5a 5b
5c
5d
5a
5d
5g
5h
5i
5.3
Làm báo cáo thanh toán NCC
5k
5l
5m

Chức năng(5.1) hoạt động khi cần tính tổng lợng tồn/ xuất/ nhập
Chức năng (5.1) dựa trên sự hoạt động của 4 chức năng(5.1.1), (5.1.2), (5.1.3),
(5.1.4).
Chức năng (5.1.1) sẽ khớp thẻ kho, phiếu xuất để đa ra tổng xuấtcủa 1loại hàng

trong 1 thời điểm.
Chức năng(5.1.2)sẽ khớp thẻ kho, phiếu nhập để đa ra tổng nhập.
Khớp tổng xuất và tổng nhập sẽ cho kết quả tổng tồn tại chức năng(5.1.3).
Hàng quá thời hạn sử dụng hay chất lợng kém ..... sẽ đợc đa ra tại chứa năng
(5.1.4).
Chức năng (5.2) sẽ khớp hoá đơn KH và hợp đồng với KH để đa ra báo cáo nợ/ trả
của KH.
Chức năng(5.3) sẽ khớp danh sách hàng nhận, danh sách đơn hàng và hợp đồng với
NCC để đa ra báo cáo nợ trả của NCC.

(5a) KQ khớp theo kho và phiếu xuất.
(5b) KQ khớp theo pho và phiếu nhập.
(5c) Chi tiết về vật t xuất.
(5d) Chi tiết về vật t nhập.
(5g) Chất lợnh về vật t trong kho.
(5h) Hoá đơn thanh toán KH.
(5i) Hợp đồng KH.
(5k) Dánhách hàng nhận.
(5l) Danh sách đon hàng.
(5m) Hợp đồng NCC.


Quản lý vật t
25