Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 1
Phần 2
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTT
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ
CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC
HTTT QUẢN LÝ
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
2
Chương 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình xây dựng,
thiết kế một HTTT quản lý.
Chương này sẽ trình bày các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ
thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân
tích HTTT.
Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa
HTTT tiêu biểu.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
3
Chương 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Các nội dung chính:
I. Khái niệm và mục tiêu phân tích HTTT
II. Phương pháp luận trong phân tích HTTT
III. Quy trình phân tích HTTT
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp

4
I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU
PHÂN TÍCH HTTT
Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để
xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức.
Mục tiêu: tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có, từ đó:
- đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới
- loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp.
Người thực hiện: nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các
lĩnh vực chuyên môn và có người am hiểu về tổ chức hiện tại.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
5
II. PHƯƠNG PHÁP LUẬN
TRONG PHÂN TÍCH HTTT
Một số phương pháp luận cơ bản:
1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa
3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
6
1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Yêu cầu: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với
các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với
các hệ thống bên ngoài.
Khi phân tích HTTT: xem xét tổ chức, doanh nghiệp là một hệ
thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức → phân chia
thành các phân hệ hoặc lĩnh vực → từng phân hệ/ lĩnh vực tiếp tục
chia thành các vấn đề cụ thể...

Đây là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể - Top
Down - theo sơ đồ cấu trúc hình cây.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
7
1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Ví dụ về mối liên hệ giữa Công ty VNP với các tổ chức bên
ngoài trong tổ chức kinh doanh dịch vụ TTDĐ VNP
VNPT
Công ty VinaPhone Các VT, BĐ TT
chủ quản
dịch vụ thông tin
DĐ VinaPhone
tham gia quản lý, tổ chức
kinh doanh dịch vụ tại địa
phương
Hợp đồng trách nhiệm
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
8
1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ của môi
trường vi mô
Mô hình tổ chức Cơ chế hoạt động
Các nguồn lực Sản phẩm/dịch vụ
Môi trường vi mô
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
9
1. Phương pháp tiếp cận hệ thống

Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn…
Ban Giám đốc
Văn phòng
Các Viện
tại Hà Nội
Các Viện tại
t.p HCM
Các đơn vị
ĐTTX
VP đại diện
Các Phòng
chức năng
Các trường
Đại học
Các
Công ty
Trung tâm
Thông tin
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
10
2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự:
phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin
→ mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình thông tin
ma trận.
Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết
nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối
tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi

tiết không quan trọng.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
11
2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức”
Quản lý
tài chính
Quản lý
vốn đầu tư
Phân bổ
vốn đầu tư
Quản lý
các dự án
Lập
kế hoạch
Quản lý
ngân sách
Kế hoạch
dài hạn
Kế hoạch
ngắn hạn
Phân bổ
ngân sách
Sử dụng
ngân sách
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
12

2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:
- Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc
- Hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc
- Kiến thức cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người
tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của
mô hình.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
13
2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình biểu diễn các luồng dữ liệu vào – ra đối với chức năng Z
Nguồn A
Nguồn A
Nguồn B
Nguồn B
Đích N
Đích N
Đích M
Đích M
Nguồn C
Nguồn C
Phòng X
Chuyên
viên Y
Chức năng
Z
Dòng 2

Dòng 1
Dòng 3
Dòng 4
Dòng 5
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
14
2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:
- tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tượng (thành phần) liên
kết trong mô hình được mô tả đầy đủ.
- tính nhất quán (consistency): không có sự không phù hợp nào
còn hiện diện trong mô hình.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
15
3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật để
mô tả hệ thống.
Một số các mô hình được sử dụng:
- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)
- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
16
III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:

1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT
2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
17
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có
được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin
cậy cao và chuẩn xác nhất.
Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm:
- Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động
- Các thông tin về bản thân tổ chức đó
- Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
18
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin:
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Quan sát hệ thống (Observational research)
- Phỏng vấn (Interview)
- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)
- Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design)
- Làm mẫu (Prototyping)
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
19
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Thường được áp dụng đầu tiên
- Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế
hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống.
- Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên
cứu.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
20
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Các thông tin cần nghiên cứu:
♦ Môi trường của HTTT hiện tại:
- Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức
- Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật
♦ Các thành phần của hệ thống:
- Hoạt động của hệ thống
- Thông tin vào, thông tin ra
- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin
- Quan hệ giữa các phòng ban
- Khối lượng công việc của từng phòng ban
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
21
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Đề án: ………………………………………………………………………….
BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG
Người thực hiện: ………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………
Thời gian: ……………………… Địa điểm: …………………………………
Mục tiêu nghiên cứu: ………………………………………………………….

Nội dung nghiên cứu:
- Hoạt động của hệ thống: ……………………………………………….
-
Thông tin vào của hệ thống: ……………………………………………
-
Thông tin ra của hệ thống: ………………………………………………
-
Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………….
-
Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……………………………………………..
-
…
Tóm tắt chung: …………………………………………………………………
Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………….

Ngày … tháng … năm …
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
22
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
b/ Quan sát hệ thống
Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết
những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác.
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết:
+ nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc
+ mức độ hiệu quả của các chuẩn
+ các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên
thường dùng.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp

23
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
b/ Quan sát hệ thống
Ưu điểm:
- Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều công
việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên
- Đánh giá được cường độ làm việc thực tế.
Nhược điểm:
- Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc…
- Tốn thời gian ngồi quan sát.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
24
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
c/ Phỏng vấn
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và
thông dụng.
Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người
phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để
thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D
iệp
25
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng
điệu của người được phỏng vấn
- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.
- Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.
- Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong

phạm vi công việc của họ.
- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang
thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một
cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn.