ứng dụng tin học vào quản lý các đoàn cán bộ học tập & công tác nước ngoài

Lời mở đầu
Ngày nay, con ngời làm việc khó có thể tách rời với công nghệ thông tin, ở
nớc ta công nghệ thông tin đã thực sự tác động đến mọi mặt của đời sống kinh tế
xã hội, đã đem lại những hiệu quả thiết thực trong quá trình quản lý nền kinh tế xã
hội nói chung và ở các cơ quan, tổ chức nói riêng.
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, yêu cầu công việc ngày càng tăng lên,
đòi hỏi ở những ngời làm việc một trình độ chuyên môn nhất định và một quá
trình đào tạo không ngừng, chính bởi vậy việc ra đời những bài toàn quản lý nói
chung và quản lý cán bộ học tập đào tạo nớc ngoài nói riêng là một điều tất yếu
khách quan.
Có thể nói cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý
thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc
quản lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý, lu trữ bảo
quản khó khăn, thông tin lu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp
giữa các bộ phận... đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê,
tổng hợp, phân tích đa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử
dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và
mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ,
các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và ngày càng đợc tối u hoá.
Nhận thức đợc những yếu kém của hệ thống hiện tại cũng nh lợi ích của
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý các đoàn cán bộ học
tập và đào tạo nớc ngoài, ủy ban dân số gia đình và trẻ em đã đề xuất thực hiện
tin học hoá công tác quản lý đoàn cán bộ học tập và đào tạo nớc ngoài, bên cạnh
đó cùng với thời gian thực tập, tìm hiểu hệ thống hoạt động của uỷ ban, em đã
chọn để tài cho chuyên đề thực tập của minh là: ứng dụng tin học trong công
1
1
tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài tại uỷ ban dân số gia đình và trẻ
em.
Trong thời gian thực tập và nghiên cứu hệ thống hoạt động tại uỷ ban

quốc gia dân số. Em xin trình bày nội dung và bố cục của bài viết nh sau:
* Chơng I: Tổng quan về cơ sở thực tập và nội dung bài toán Quản lý
các đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài tại ủy ban dân số gia đình và trẻ em.
Chơng này sẽ giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập, nêu ra sự cần thiết
của việc ứng dụng tin học trong quản lý và đa ra ý nghĩa, tầm quan trọng của đề
tài.
* Chơng II: Phơng pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục
vụ quản lý.
Chơng này trình bày một số lý luận chung về hệ thống thông tin và thông
tin phục vụ quản lý.
* Chơng III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cho bài toán quản lý
các đoàn cán bộ học tập và đào tạo nớc ngoài.
Chơng này đa ra hệ thống thông tin với các phần thiết kế logic,thiết kế vật
lý và kết quả đạt đợc khi triển khai chơng trình.
Ngoài ra còn có phần phụ lục ( Code chơng trình), danh sách tài liệu tham
khảo và mục lục.
2
2
Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại trung tâm thông tin thuộc
uỷ ban dân số gia đình và trẻ em, đặc biệt là anh Phạm Vũ Hoàng đã nhiệt tình
giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Đồng thời, em cũng xin cảm ơn TS Lê Văn Năm- giảng viên hớng dẫn - và
các thầy cô giáo trong khoa Tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến
thức và kinh nghiệm quý báu.
Do trình độ còn hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc
chắn báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai sót, rất
mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn.
3
3
Mục lục

...................................................................................................................................1
Lời mở đầu......................................................................................................................1
Mục lục...........................................................................................................................4
Chơng i.............................................................................................................................6
Giới thiệu chung về nơi thực tập và sự ..................................................6
cần thiết của đề tài...............................................................................................6
I. TặNG QUAN Về Cơ QUAN THC TậP..........................................................6
1.1. Chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ
em..................................................................................................................6
1.2. Tổ chức bộ máy các đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE....................8
Mô HìNH LãNH đạO V Hệ THẩNG Tặ CHỉC CẹA UBQGDS - GĐ&TE......12
II. PHâN TíCH HOạT đẫNG THôNG TIN CẹA U BAN QUẩC GIA DâN Sẩ
GIA đìNH V TRẻ EM......................................................................................13
2.1 Phân loại hoạt động thông tin..........................................................13
2.2 Mô tả các hoạt động thông tin ........................................................14
2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan th-
ờng trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ & TE.......................................................16
III. ĐáNH GIá HIệN TRạNG ỉNG DễNG CNTT CẹA U BAN QUẩC GIA DâN Sẩ
GIA đìNH V TRẻ EM......................................................................................17
3.1 Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong
giai đoạn 1996- 2000...................................................................................17
3.2 Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT)......19
IV. GII THIệU đề TI NGHIêN CỉU............................................................21
Chơng II........................................................................................................................22
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
............................................................................................................................................22
A. KHáI NIệM Hệ THẩNG THôNG TIN............................................................22
I. THôNG TIN V QUảN Lí............................................................................22
II. ĐịNH NGHĩA V CáC Bẫ PHậN CấU THNH Hệ THẩNG THôNG TIN........23
II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin.......................................................23

II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức..................................24
III. Mô HìNH BIểU DIễN Hệ THẩNG THôNG TIN..........................................25
III.1. Mô hình lô gíc..............................................................................25
III.2. Mô hình vật lý ngoài...................................................................26
4
4
III.3 Mô hình vật lý trong ....................................................................26
IV. MẫT Hệ THẩNG THôNG TIN HOạT đẫNG TẩT.......................................26
IV.1 Độ tin cậy............................................................................................26
IV.2 Tính đầy đủ......................................................................................26
IV.3 Tính thích hợp và dễ hiểu................................................................27
IV.4 Tính đợc bảo vệ................................................................................27
IV.5 Tính kịp thời (Đúng thời điểm).........................................................27
B. PHơNG PHáP PHáT TRIểN Hệ THẩNG THôNG TIN........................................28
I. NGUYêN NHâN DẫN đếN VIệC PHáT TRIểN Hệ THẩNG THôNG TIN ......28
I.1 Những vấn đề về quản lý....................................................................28
I.2 Sự thay đổi của công nghệ..................................................................28
I.3 Thay đổi sách lợc chính trị..................................................................28
II. CáC GIAI đOạN CẹA QUá TRìNH PHáT TRIểN Hệ THẩNG THôNG TIN........29
II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu..................................................................29
II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết..............................................................30
- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dới góc độ trừu
tợng. Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, Các xử lý, Các lu trữ dữ liệu,
Nguồn và đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng
chịu trách nhiệm xử lý. ..............................................................................34
II. 3 Giai đoạn thiết kế lô gic..................................................................35
II.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp.....................................................41
II.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài..........................................................43
II.6 Triển khai hệ thống thông tin.............................................................43
II.7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống..............................44

Chơng III ......................................................................................................................46
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đoàn cán bộ
đào tạo nớc ngoài.................................................................................................46
I. PHâN TíCH Hệ THẩNG NGHIệP Vễ........................................................46
1. Phát biểu khái quát bài toán...............................................................46
2. Các quy trình nghiệp vụ căn bản.......................................................46
3. Mô hình tổ chức liên quan trực tiếp đến bài toán............................47
4. Xác định yêu cầu kỹ thuật................................................................47
II. PHâN TíCH CáC QUY TRìNH NGHIệP Vễ.................................................49
1. Quy trình lần lợt thực hiện theo các bớc sau:...................................49
2. Sơ đồ dòng dữ liệu...............................................................................49
3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ..............................................................50
a. Quy trình nhập thông tin mới................................................................50
III. PHâN TíCH CáC YêU CầU......................................................................51
1. Xác định dữ liệu vào ra của hệ thống..............................................51
5
5
2. Yêu cầu chức năng nghiệp vụ.................................................................53
3. Yêu cầu về tổ chức ngời sử dụng hệ thống...........................................53
IV. PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí đON đO TạO...............................54
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ hệ thống..............................................54
2. Thiết kế logic.....................................................................................57
2.2 Sơ đồ DFD mức 0...............................................................................58
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá....................61
a. Mô hình hoá quan hệ thực thể:...........................................................61
b. Danh sách và cấu trúc các bảng của cơ sở dữ liệu:...............................62
c) Mô hình quan hệ thực thể:..................................................................65
................................................................................................................66
4. Thiết kế thuật toán..............................................................................66
V. Thiết kế chơng trình.....................................................................................70

KếT LUậN.............................................80
PHễ LễC CHơNG TRìNH.................................................................................81
Chơng i
Giới thiệu chung về nơi thực tập và sự
cần thiết của đề tài
I. Tổng quan về cơ quan thực tập
1.1. Chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em
Nghị định 42/CP ngày 21 tháng 3 năm 1993 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc của Uỷ ban
Quốc gia DS-GĐ & TE nh sau:
1.1.1. Chức năng
- Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình và trẻ em là cơ quan thuộc chính phủ
thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc về lĩnh vực dân số kế hoạch hoá gia đình
- Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ,
đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội trong việc tổ chức thực hiện các chơng trình
dân số-kế hoạch hoá gia đình trong phạm vi cả nớc.
6
6
1.1.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng chiến lợc, quy hoạch, kế hoạch, chơng trình, dự án về dân
số-kế hoạch hoá gia đình trình Chính phủ phê duyệt và tổ chức chỉ đạo thực
hiện kế hoạch, chơng trình, dự án đó trong phạm vi cả nớc.
- Phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng các dự án luật, pháp lệnh,
văn bản dới luật, chính sách về dân số- kế hoạch hoá gia đình để trình Chính
phủ.
- Tổ chức, phối hợp giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ, đoàn thể nhân dân và tổ chức xã hội thực hiện việc cung cấp thông tin và
dịch vụ kế hoạch hoá gia đình đến tận ngời dân; xây dựng các quy chế thực
hiện chính sách dân số - kế hoạch hoá gia đình của Nhà nớc đối với các đơn vị,
cá nhân thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể

nhân dân và tổ chức xã hội.
- Phối hợp với Bộ tài chính, Uỷ ban Kế hoạch Nhà nớc (nay là Bộ Kế
hoạch và Đầu t) xây dựng và trình Chính phủ kế hoạch tài chính bảo đảm cho
chơng trình DS-KHHGĐ. Sau khi đợc Chính phủ phê duyệt, Uỷ ban có trách
nhiệm theo dõi, kiểm tra và quản lý kế hoạch đó theo quy định của Chính phủ.
- Hớng dẫn, kiểm tra các ngành, các địa phơng, các tổ chức và công dân
trong việc thực hiện pháp luật của Nhà nớc, các văn bản pháp quy về DS-
KHHGĐ do Uỷ ban ban hành. Phối hợp với các cơ quan thành viên chỉ đạo
công tác thanh tra chuyên ngành dân số - kế hoạch hoá gia đình.
- Trình Chính phủ việc tham gia các tổ chức quốc tế, việc ký kết, tham gia,
phê duyệt các điều ớc quốc tế về DS-KHHGĐ; tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế
hoạch hợp tác quốc tế, điều ớc quốc tế theo quy định của Chính phủ. Theo sự
uỷ quyền của Thủ tớng Chính phủ, tham gia đàm phán hoặc đàm phán ký kết
với các tổ chức quốc tế, các cơ quan nớc ngoài về DS-KHHGĐ. Theo dõi, chỉ
7
7
đạo và điều phối chung việc thực hiện các chơng trình, dự án quốc tế tài trợ về
DS-KHHGĐ, kể cả viện trợ Chính phủ, viện trợ phi Chính phủ.
- Quản lý tổ chức, viên chức và đào tạo, bồi dỡng kỹ thuật, nghiệp vụ
trong ngành theo quy định của Chính phủ; quyết định việc tuyển dụng, sử
dụng, khen thởng, kỷ luật, nghỉ hu và thực hiện các chế độ khác của nhà nớc
đối với viên chức do Uỷ ban trực tiếp quản lý.
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ
khoa học - kỹ thuật trong công tác DS-KHHGĐ.
- Tổ chức việc thu thập, xử lý, lu trữ và phổ biến thông tin DS-KHHGĐ
đáp ứng yêu cầu quản lý, điều phối và thực hiện công tác DS-KHHGĐ.
- Phối hợp với các cơ quan có liên quan thẩm tra các điều kiện cho phép
sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu các thiết bị, phơng tiện kế hoạch hoá gia đình.
1.2. Tổ chức bộ máy các đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình và trẻ em

Bộ trởng - Chủ nhiệm
Các Phó chủ nhiệm chuyên trách
Các phó Chủ nhiệm kiêm nhiệm: là đại diện lãnh đạo Uỷ ban Kế
hoạch Nhà nớc (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu t), Bộ Tài chính, Bộ Y tế.
Các Uỷ viên kiêm nhiệm của Uỷ ban QGDS-GĐ&TE là đại diện lãnh
đạo Bộ Lao động, Thơng binh và Xã hội, Bộ Văn hoá-Thông tin, Bộ Giáo dục
và Đào tạo, Bộ Quốc phòng, Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an), Bộ t pháp, Uỷ ban
bảo vệ chăm sóc trẻ em Việt nam, Tổng cục Thống kê, Trung ơng Mặt trận Tổ
quốc Việt nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt nam, Trung ơng Hội kế hoạch
hoá gia đình Việt nam, Trung ơng Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh,
8
8
Trung ơng Hội liên hiệp phụ nữ Việt nam, Trung ơng hội nông dân việt nam,
Trung ơng Hội cựu chiến binh Việt nam, Trung ơng Hội chữ thập đỏ Việt nam.
Chủ nhiệm và các Phó Chủ nhiệm chuyên trách do Thủ tớng Chính
phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. Phó Chủ nhiệm và Uỷ viên kiêm nhiệm do lãnh
đạo các cơ quan nói trên cử.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan thờng trực Uỷ ban Quốc gia DS-
GĐ&TE
Văn phòng
Vụ kế hoạch - tài vụ - chính sách
Vụ tuyên truyền giáo dục
Vụ điều phối dịch vụ kế hoạch hoá gia đình
Vụ tổ chức cán bộ và đào tạo
Vụ hợp tác quốc tế
Thanh tra
Trung tâm nghiên cứu, thông tin và t liệu dân số
Dự án Dân số Sức khoẻ gia đình
Báo Gia đình & Xã hội
Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Quốc gia DS-GĐ&TE quy định chức

năng, nhiệm vụ của các đơn vị nói trên.
1.2.3. Tổ chức, chức năng của bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ các cấp
Bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ đợc tổ chức ở tất cả các cấp
hành chính: cấp Trung ơng, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Từ năm 2001, theo
N75
9
9
ghị định 12/2001/NĐ-CP, bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ từ cấp
tỉnh trở xuống đã hợp nhất với Uỷ ban Chăm sóc và bảo vệ trẻ em thành Uỷ
ban Dân số - Gia đình- Trẻ em. Uỷ ban DS-GĐ-TE thực hiện các chức năng
nhiệm vụ của hai Uỷ ban DS-KHHGĐ và Uỷ ban BVCS-TE trớc đây.
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể
nhân dân và tổ chức xã hội có hoạt động liên quan đến công tác DS-KHHGĐ
đã thành lập Ban chỉ đạo công tác DS-KHHGĐ và có bộ phận chuyên trách làm
tham mu cho lãnh đạo trong công tác này.
Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng, huyện, quận và tơng đ-
ơng thành lập Uỷ ban DS-GĐ-TE trực thuộc Uỷ ban Nhân dân cùng cấp.
Các xã, phờng và tơng đơng thành lập Ban DS-GĐ-TE, Chủ tịch Uỷ
ban Nhân dân xã trực tiếp làm trởng Ban, thành viên từ các ngành, đoàn thể.
Tại các cơ quan, xí nghiệp, công tác DS-KHHGĐ do tập thể lãnh
đạo quyết định nội dung công tác của đơn vị, phân công một cán bộ lãnh đạo
phụ trách và sử dụng các bộ phận chuyên môn giúp việc.
Ghi chú: Đây là các đầu mối của mạng lới CNTT chuyên ngành DS -
KHHGĐ
10
10
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan thường trực
uỷ ban quốc gia dân số & kế hoạch hoá gia đình
Bộ trưởng - Chủ nhiệm
Các Phó chủ nhiệm

kiêm nhiệm
Các Phó chủ nhiệm
chuyên trách
Hội đồng khoa học
Văn phòng
Vụ Kế hoạch -
Tài vụ - Chính sách
Vụ điều phối
dịch vụ KHHGĐ
Vụ Tổ chức -
Cán bộ - Đào tạo
Vụ Hợp tác
quốc tế
Vụ Tuyên truyền -
Giáo dục
Thanh Tra
Trung tâm Nghiên
cứu, Thông tin và
Tư liệu dân số
Báo Gia đình &
Xã hội
11
11
Mô hình lãnh đạo và hệ thống tổ chức của UBQGDS - GĐ&TE
12
12
T.ư. đảng và
chính phủ
uỷ ban quốc gia
ds - khhgđ

ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
Tỉnh uỷ và
ubnd cấp tỉnh
huyện uỷ và
ubnd cấp huyện
đảng uỷ và
ubnd cấp xã
bí thư chi bộvà
trưởng thôn
uỷ ban dân số - gia đình
và trẻ em cấp tỉnh
uỷ ban dân số - gia đình
và trẻ em cấp huyện
uỷ ban dân số - gia đình
và trẻ em cấp xã
cộng tác viên
ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
tuyên truyền viên
Đường chỉ mối quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo
Đường chỉ mối quan hệ điều hành và phối hợp
I
II
III
IV

V
I. Tuyến trung ương; II. Tuyến tỉnh; III. Tuyến huyện/quận;
IV. Tuyến xã/phường; V. Tuyến thôn/ấp
II. Phân tích hoạt động thông tin của Uỷ ban quốc gia dân số
gia đình và trẻ em
2.1 Phân loại hoạt động thông tin
Trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ
ban Quốc gia DSGĐ&TE, các hoạt động thông tin trong Uỷ ban có thể sắp xếp
thành 2 nhóm chính:
Các hoạt động phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nớc của
ngành
Các hoạt động hành chính, quản lý nội bộ cơ quan thờng trực Uỷ ban
QGDS.
Các hoạt động của nhóm 1 gồm:
1) Quản lý công văn đi đến và hồ sơ lu trữ.
2) Quản lý hậu cần các phơng tiện tránh thai.
3) Quản lý trang thiết bị tuyên truyền giáo dục.
4) Quản lý tài liệu tuyên truyền giáo dục.
5) Quản lý báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ .
6) Quản lý công tác đào tạo.
g) Quản lý đoàn ra, đoàn vào.
7) Quản lý dự án.
8) Tổng hợp thông tin cho cán bộ lãnh đạo.
Các hoạt động nhóm 2 gồm:
1) Quản lý tài sản,
2) Quản lý tài chính kế toán,
13
13
3) Quản lý xe ô tô
4) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học

5) Quản lý sinh hoạt khoa học
6) Quản lý nhân sự
Các hoạt động ở nhóm thứ nhất giữ vai trò trung tâm. Các hoạt động ở
nhóm thứ hai có tính chất trợ giúp cho các hoạt động ở nhóm thứ nhất.
2.2 Mô tả các hoạt động thông tin
a) Các thông tin đến và đi có nguồn và có đích
Từ trên xuống: Trung ơng Đảng CSVN, Quốc hội, Nhà nớc, Chính
phủ...
Theo quan hệ ngang: Các bộ ngành, Các đoàn thể quần chúng, Tỉnh
Uỷ và UBND các tỉnh/thành phố
Từ dới lên: Các Uỷ ban DS-GĐ-TE các tỉnh/thành phố, từ các tổ chức
phi chính phủ, các ban DS-GĐ-TE bộ, ngành...
Thông tin quốc tế.
b) Các dạng thông tin: Hồ sơ văn bản, số liệu, ảnh, bản đồ...
c) Các loại thông tin:
+ Văn bản pháp quy
+ Quyết định, chỉ thị, thông t, văn bản điều hành.
+ Thông báo, công điện.
+ Báo cáo, tờ trình.
+ Đơn th khiếu nại, kiến nghị.
+ Các loại thông tin khác.
14
14
d) Các tính chất của thông tin:
+ Thờng, mật, tối mật, tuyệt mật
+ Thờng, khẩn, thợng khẩn, hoả tốc
e) Hình thức truyền tin:
+ Qua đờng bu diện, công văn
+ Điện tín, điện thoại, Fax
+ Qua đờng mạng, các kênh truyền tin

f) Quy trình xử lý, khai thác thông tin.
Đối với thông tin đến
+ Đối với văn bản pháp quy: vào sổ, sao chép, lu trữ, gửi đi các nơi, có
thể tra cứu để phục vụ công việc.
+ Đối với quyết định, chỉ thị thông t, văn bản điều hành: vào sổ, sao
chép, lu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khai, thu thập
các báo cáo về kết quả triển khai...
+ Đối với thông báo, công điện: vào sổ, gửi đến các địa chỉ liên quan.
+ Đối với báo cáo, tờ trình: vào sổ, chuyển lãnh đạo, chuyên viên xử lý,
theo dõi, cập nhập (nếu là báo cáo số liệu), tổng hợp báo cáo.
+ Đối với các loại thông tin có liên quan đến hệ thống: phân loại, cập
nhập, chuyển các nơi xử lý, lu trữ.
Đối với các thông tin đi
+ Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt
ký, vào sổ, sao chép, lu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình
triển khai, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai...
15
15
+ Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình ngời có trách
nhiệm duyệt ký, vào sổ, gửi đến các dịa chỉ liên quan.
+ Đối với báo cáo, tờ trình: chuyên viên tổng hợp, dự thảo, lãnh đạo ký
duyệt, vào sổ, lu trữ gửi đi.
+ Đối với đơn th khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết
chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lu
trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện.
+ Đối với các loại thông tin khác: các tổng hợp thông tin từ kho dữ liệu,
các dự thảo do chuyên viên, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, gửi đi.
2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thờng
trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ & TE
a) Thu thập/tiếp nhận và phân loại thông tin

- Làm thủ tục tiếp nhận, phân loại sơ bộ: các văn bản đích danh, các
văn bản không hợp lệ, các văn bản mật, khẩn..... Vào sổ sơ bộ (văn th)
- Chuyển các bản có địa chỉ đích danh cần xử lý (văn th)
- Chuyển lãnh đạo Văn phòng các văn bản cha nêu đích danh địa chỉ.
Sau đó nhận lại từ Lãnh đạo Văn phòng, bổ xung các chi tiết còn thiếu trong sổ
nhận công văn. Đối với các văn bản cần nhân bản trớc lúc phát hành thì sao
theo số lợng đã chỉ định.(Hành chính- văn th)
- Phân loại theo nội dung, độ mật, độ khẩn, hình thức xử lý.
- Chuyển những văn bản theo địa chỉ đợc Lãnh đạo chỉ định.
- Tiếp nhận lại các văn bản có địa chỉ đích danh cần thu hồi theo quy
định.
16
16
b) Xử lý thông tin
Công tác xử lý thông tin có thể theo hai yêu cầu:
1. Xử lý thông tin theo đòi hỏi của các văn bản đến
2. Xử lý thông tin theo nhiệm vụ do Lãnh đạo giao.
Tuỳ theo tính chất và mức độ quan trọng của văn bản (trừ các văn bản
nhận để biết), việc xử lý có thể thuộc trách nhiệm của một hoặc nhiều đơn vị.
III. Đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT của Uỷ ban quốc gia dân
số gia đình và trẻ em
3.1 Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong
giai đoạn 1996- 2000
Đề án Tin học hoá hoạt động quản lý hành chính Nhà nớc về DS-
KHHGĐ giai đoạn 1996-2000 đợc Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban phê duyệt
ngày 10 tháng 7 năm 1996. Sau bốn năm thực hiện đề án này bằng kinh phí ch-
ơng trình mục tiêu, kinh phí từ các dự án nớc ngoài tài trợ, đến năm 2000, việc
tin học hoá của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em đã đạt đợc những
kết quả sau:
1. Xây dựng mạng LAN trung tâm tại cơ quan thờng trực UBQGDS

Gồm 4 máy chủ, 114 máy trạm, tình trạng hoạt động của mạng hiện nay
khá tốt. Tuy nhiên do máy chủ và nhiều máy trạm của Uỷ ban Quốc gia DS-
GĐ&TE đợc trang bị trớc năm 1998 nên tốc độ truy nhập mạng LAN bị hạn
chế và hầu hết các máy tính dùng Windows xx không có bản quyền..
Toàn bộ 61/61 Uỷ ban DS-GĐ-TE tỉnh/thành phố và một số huyện
đã đợc trang bị máy tính
2. Phần mềm phục vụ hệ thống thông tin tác nghiệp chuyên ngành và
thông tin quản lý:
17
17
Từ tháng 1/2001, bộ chơng trình ứng dụng tin học hoá các hoạt động
nghiệp vụ của cơ quan thờng trực đã đợc cài đặt trên mạng LAN của cơ quan
Uỷ ban QG DSGĐ&TE để sử dụng thử nghiệm. Nhng vẫn còn nhiều tồn tại nh:
Các phần mềm nêu trên đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cha hoàn thiện; Cha có
chơng trình tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Uỷ ban; Từ cấp tỉnh trở xuống
cha có chơng trình ứng dụng chuyên ngành và chơng trình thông tin quản lý;
Mọi hoạt động thu thập, xử lý, lu trữ thông tin vẫn đợc thực hiện thủ công trừ
soạn thảo văn bản...
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu:
Mặc dù đã có phần mềm ứng dụng để tin học hoá các hoạt động nghiệp
vụ nhng cơ sở dữ liệu của cơ quan thờng trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ&TE
hiện mới chỉ dùng lại ở mức thí điểm, cha triển khai rộng rãi do nhiều nguyên
nhân khác nhau, chủ yếu là cha có những quy định rõ ràng, chính sách thoả
đáng trong việc cập nhật, sử dụng, khai thác các cơ sở dữ liệu hiện có. Cơ sở dữ
liệu DS-GĐ&TE của ngành vẫn cha đợc tin học hoá: Cấp xã, cấp huyện, cấp
tỉnh vẫn lu trữ trên giấy và xử lý thủ công.
4. Đào tạo Tin học:
Từ năm 1996 đến nay, Uỷ ban DSGĐ&TE đã mở nhiều khoá đào tạo tin
học cơ bản và sử dụng chơng trình ứng dụng chuyên ngành cho cán bộ trong
ngành. (xem bảng 2.2.3, phụ lục 2: Kết quả đào tạo).. Hầu hết các cán bộ thuộc

cơ quan Uỷ ban DS-GĐ&TE sử dụng thành thạo Internet và các phần mềm tin
học văn phòng (phần mềm Winword, Excel, PowerPoint); Nhiều cán bộ nghiệp
vụ thành thạo các phần mềm chuyên ngành DS-KHHGĐ từ nớc ngoài mang về
(phần mềm dự báo dân số: People, Mortpak, Demproj; phần mềm xây dựng
mục tiêu: Target -Setting, Target -Cost; phần mềm phân tích số liệu thống kê:
Xtable, IMPS, SPSS, Stata; Epinfo). Phần lớn cán bộ cấp tỉnh thành thạo sử
18
18
dụng các phần mềm tin học văn phòng. Một vài nơi đã kết nối mạng và sử dụng
thành thạo Internet.
5. Sử dụng Internet
Tại cơ quan thờng trực Uỷ ban DSGĐ&TE: việc tra cứu Internet từ các
máy trạm của mạng LAN trong giờ hành chính đã đợc bảo đảm từ năm 1999.
Đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn của cơ quan đã biết sử dụng Internet
phục vụ công việc, nhng phổ biến nhất vẫn là sử dụng dịch vụ th điện tử và tra
cứu thông tin chuyên ngành.
Đã xây dựng trang Web riêng của Uỷ ban trên Internet
(www.ncpfp.netnam.vn) tuy nhiên thông tin cha phong phú và kịp thời.
Chỉ có một vài Uỷ ban DS-GĐ-TE cấp tỉnh/thành kết nối Internet nhng
chỉ kết nối đơn chiếc. Cấp huyện hầu nh không có máy tính đề kết nối Internet
3.2 Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT).
Sau khi khảo sát tình hình thực tế, có những đánh giá nh sau:
Mạng máy tính cục bộ (LAN):
Tại trụ sở UBQG DSGĐ&TE, 12 Ngô Tất Tố: Mạng LAN của Uỷ ban DS-
GĐ&TE tại Trụ sở chính, 12 Ngô Tất Tố đợc xây dựng từ năm 1997. Mới đầu
mạng Lan chỉ bao gồm 1 máy Chủ cấu hình thấp (Compaq Prolinea 1500, 2 Gb
HDD, 32 Mb RAM), 06 HUB xếp chồng 10 Mbits tại 6 tầng của trụ sở, mỗi dơn
vị chỉ đợc kết nối 2 máy vào mạng.
19
19

Server Proxy
Server
Hub
Workstation
Hub
Hub
Hub
Hub
Hub
Hub
Hub
Hub
Hub
WorkstationWorkstationWorkstation
WorkstationWorkstationWorkstation
WorkstationWorkstationWorkstation
Workstation
WorkstationWorkstation
WorkstationWorkstation
WorkstationWorkstation
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation
Workstation
WorkstationWorkstation

WorkstationWorkstation
Router
Modem
Gara Oto
Internet
CPNET
Be nuoc

Hình 1: Sơ đồ mạng tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố-Hà nội
Trớc nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng, Uỷ ban đã nâng cấp
mạng LAN nhiều lần để đến nay đợc hệ thống mạng nh thể hiện trên Hình 1
(Sơ đồ mạng LAN tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố, hà Nội). Hiện nay 114 máy
tính của Uỷ ban (100%) đã đợc nối mạng trao đổi xử lý thông tin, th tín điện tử,
truy cập INTERNET qua PROXY SERVER, tra cứu văn bản. Hạn chế lớn nhất
của mạng này là dung lợng lu trữ của máy chủ thấp, tốc độ xử lý, trao đổi thông
tin chậm. Cho đến nay, đây vẫn chỉ là mạng LAN thuần tuý phục vụ nhu cầu
trao đổi thông tin của cơ quan UBQG DS-GĐ&TE.
20
20
IV. Giới thiệu đề tài nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em , em đã tìm
hiều đợc một số các chơng trình quản lý, các chơng trình này rất đa dạng, từ
quản lý nhân sự trong cơ quan đến quản lý công văn đi đến trong uỷ ban...
trong đó em lựa chọn đề tài quản lý công tác đào tạo nớc ngoài.
Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con ngời cũng đều cần
quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung là
gồm một khối lợng thông tin lu trữ lớn ( thờng đợc gọi là hồ sơ).
Công tác quản lý hồ sơ đoàn cán bộ ở đây cũng vậy, nó đòi hỏi phải xử
lý một khối lợng công việc khá phức tạp. Những công việc quản lý nh thế trớc
đây làm bằng thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin một cách chính xác là

một điều khó khăn và từ đó không thể tránh khỏi những thiếu sót về số liệu và
làm giảm hiệu suất công việc.
Với chơng trình quản lý hồ sơ đoàn cán bộ, công việc quản lý sẽ giảm
đợc chi phí, giảm đợc nhân lực cũng nh rút ngắn đợc thời gian để tìm kiếm
những thông tin cần thiết.

21
21
Chơng II
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ
thống thông tin
A. KháI niệm Hệ thống thông tin
I. Thông tin và quản lý
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý
khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác
nhau. Điều này thể hiện qua cách định nghĩa về thông tin quản lý nh sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần
hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực
hiện:
+ Cấp chiến lợc:
Lập ra kế hoạch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ
đó, vạch ra các chính sách chung và những đờng lối cho hoạt động của tổ chức.
+ Cấp chiến thuật:
Đề ra các biện pháp để cụ thể hoá mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, giải
pháp thực hiện.
+ Cấp tác nghiệp:
Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ
mà cấp chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động của hệ tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợng của

việc xử lý, sự phù hợp của thông tin...
22
22
II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin đợc thực hiện bởi những
con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.
Hệ thống thông tin gồm có bốn bộ phận:
+ Bộ phận đa dữ liệu vào ( Input)
+ Bộ phận xử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đa dữ liệu ra (out put)
Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:
23
23
Kho dữ liệu
Nguồn
Thu thập
Xử lý và lưu giữ
Phân phát
Đích
II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
II.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin gồm 5 loại:
+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
+ Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (information
System for Competitive Advantage)
II.2.2. Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Gồm có các hệ thống:
Lĩnh vực
Cấp quyết định
Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh
và sản xuất
Cấp chiến lợc Tài chính
chiến lựơc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc
Kinh doanh
và sx chiến l-
ợc
Cấp chiến thuật Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
sx chiến thuật
Cấp tác nghiệp Tài chính
tác nghiệp
Marketing

tác nghiệp
Nhân lực tác
nghiệp
Kinh doanh
và sx tác
nghiệp
24
24
III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo
quan điểm của ngời mô tả. Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời
phân tích thiết kế.
Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin.
Đó là mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài,mô hình vật lý trong.
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật
lý trong. Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý
ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi.
III.1. Mô hình lô gíc
Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì. Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý
mà nó phảI thực hiện, Các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý
và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến ph-
ơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời đIểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử dụng.
Nó chỉ để trả lời câu hỏi: Cái gì? và Để làm gì?.
25
25
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình logic
(Góc nhìn nhà quản lý)

Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn người sử dụng)
Cái gì ? Để làm gì ?
Cái gì ? ở đâu? Khi nào?
Như thế nào?