Phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long

LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam bước vào thiên niên kỷ mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ,
đặc biệt là công nghệ thông tin. Nước ta đang trên con đường thực hiện công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước từng bước hội nhập với các nước trong khu
vực và trên thế giới. Đảng và nhà nước ta rất chú trọng, ưu tiên cho sự nghiệp
phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, khai thác và ứng dụng tin học
trong công cuộc đổi mới. Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc nắm bắt thông tin, xử
lý thông tin chính xác, kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác
quản lý và điều hành.
Thực chất, quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm
đảm bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết
kiệm thời gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên
máy tính là quản lý dữ liệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp
xếp khoa học và xử lý khoa học.
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào
máy tính là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, quản lý nhân sự
là đề tài đang thu hút được sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân
lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện
những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: về số lượng,
chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Vì
vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác
tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên
nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
Với đề tài: “Phân tích và thiết kế thống thông tin quản lý nhân sự
tại công ty TNHH Hưng Long” giúp cho vấn đề quản lý nhân sự và đặc biệt
là việc tính lương của từng công nhân, giúp công tác quản lý nhanh chóng, tiện
lợi, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Xây dựng chương trình
1

quản lý nhân sự với mục đích nhằm giảm bớt sức người sức của, nâng cao hiệu
quả hoạt động của Công ty TNHH Hưng Long.
NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN:
CHƯƠNG I:
Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long
Trong chương này sẽ giới thiệu về công ty TNHH Hưng Long, khảo sát hệ
thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long và xác định những yêu cầu
cảu nó. Từ thực trạng đó cho thấy sự cần thiết của tin học hoá.
CHƯƠNG II:
Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long
Dựa vào phần khảo sát ở Chương I, trong Chương này sẽ trình bày các sơ đồ
chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình dữ liệu thực thể ERD.
CHƯƠNG III:
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long
Trong chương này sẽ trình bày cụ thể phần thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế
giao diện vào - ra và thiết kế chương trình quản lý nhân sự của công ty TNHH
Hưng Long.
PHẦN CẢM ƠN
Do thời gian có hạn cho nên đề tài của em chỉ là phân tích thiết kế một số
phân hệ trong hệ thống thông tin quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Hưng
Long, hơn nữa do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế, vì vậy khó tránh khỏi
nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô và sự quan tâm,
góp ý của các bạn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với sự giúp đỡ tận
tình của cô Trần Thị Song Minh_ người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành
đề án này.
Em xin chân thành cảm ơn!
2


CHƯƠNG I

KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH
HƯNG LONG.
1.1_Giới thiệu về công ty TNHH Hưng Long:
Công ty TNHH Hưng Long thành lập ngày 01/05/2002 dưới sự góp vốn
của 3 thành viên:
Giám đốc: Đặng Đăng Đạt
Hai phó giám đốc: - Đặng Thị Chính (quản lý xưởng 1)
- Nguyễn Văn Nghĩa (quản lý xưởng 2)
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH HƯNG LONG
Địa chỉ:
- Xưởng 1:
* 02 - ngõ 2 - Đường Chợ Thương - Lê Lợi - Bắc Giang.
Điện thoại: 0240855213/0912801388
- Xưởng 2:
* 53 - Đường Chợ Thương - Lê Lợi - Bắc Giang.
Điện thoại: 0240854667/0904160176

CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY TNHH HƯNG LONG
3

Ban giám đốc
Quản lý xưởng 1 Quản lý xưởng 2

Đây là một công ty chuyên thêu công nghiệp phục vụ các đơn vị may hàng
nội địa và xuất khẩu. Sản phẩm thêu có thể chỉ là một chi tiết hay một nhãn mác
với mỗi sản phẩm thêu đã đựơc lập trình sẵn số mũi thêu và vị trí thêu sản phẩm
trên chi tiết hay nhãn mãc đó. Mỗi dàn thêu với 18 đầu thêu sẽ tự động thêu theo
đĩa mềm đã được lập trình trước.
Khi thành lập công ty chỉ có một máy thêu, nhưng máy chạy cả ngày mà
vẫn không kịp giao hàng, công ty Hưng Long ngày càng có nhiều hợp đồng

thêu các chi tiết, các nhãn mác…với các công ty may mặc hàng nội địa và xuất
khẩu. Sau 2 năm công ty đã thu được lợi nhuận để có thể nghĩ đến việc mở rộng
sản xuất. Hiên tại công ty đã có 3 dàn máy thêu (số vốn đầu tư khoảng hơn 3 tỷ
đồng).
1.2_ Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long:
Công ty TNHH Hưng Long làm việc theo chế độ 6 ngày, nghỉ chủ nhật, một
ngày làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình công việc mà nhân viên công
ty có thể làm thêm ngày chủ nhật, tuỳ theo sự điều động của ban giám đốc.
Hiện nay công ty TNHH Hưng Long quản lý vấn đề nhân sự_tiền lương
trên sổ sách giấy tờ và được chia làm 3 công đoạn chính đó là:
- Quản lý hồ sơ công nhân: Cập nhật và điều chỉnh hồ sơ công nhân.
- Quản lý chấm công: Cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng
tháng.
- Quản lý lương: Tính lương và lập các báo cáo lương.
a. Quản lý hồ sơ công nhân:
Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc bao
gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khoẻ. Khi được tuyển dụng thì
phải thử việc trước một tháng. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương.
Nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì sẽ chính thức là công nhân và được hưởng
lương bình thường, nếu không được thì hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin của công
4


nhân cần cập nhật vào sổ sách để quản lý gồm: họ tên , giới tính, ngày sinh, nơi
sinh, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn, ngày vào làm việc. Những thông tin trên
được ghi chép trong sổ “ Danh sách Công nhân “ có dạng như sau:
STT Họ
Tên
Ngày
Sinh

Nơi
Sinh
Địa chỉ
HT
Trinh độ
HV
Ngay vao LV
… … … … … … …
b. Quản lý chấm công:
Công việc chấm công hàng ngày được ghi vào sổ theo dõi năng suất. Sau đó
tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương.
Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, mã sản phẩm, số
lượng sản phẩm, số mũi sản phẩm, tổng số mũi.
Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra, đối chiếu với số lượng báo công
xem có đúng hay không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì thực
hiện tính lương cho công nhân theo bảng theo dõi năng suất.
Bảng theo dõi năng suất có dạng:
Ngày…../…..
Họ tên Ngày tháng Mã sản phẩm Số lượng SP Sổ mũi SP Tổng số mũi
c. Quản lý lương:
Công ty TNHH Hưng Long tính lương cho công nhân theo sản phẩm mà họ
làm ra.
Công thức tính lương như sau:
Lương cuối tháng = (Lương tính theo sản phẩm + thưởng) - lương tạm ứng
5


Lương tính theo sản phẩm = (Số lượng SP * Số mũi
thêu*DGTCMT)/0.016
Trong đó:

- DGTCMT: là đơn giá tiền công mũi thêu.
- Số lượng SP: là số lượng sản phẩm mà công nhân làm được.
- Số mũi thêu: là số mũi thêu được quy định trước của sản phẩm.
- Thưởng: là số tiền mà công nhân nào đó được nhận cuối mỗi tháng sau 1
tháng làm việc dưới sự quan sát và chấm công của quản lý xưởng với
thành tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thưởng các dịp lễ, tết,
tổng kết quý.
- Tạm ứng: là số tiền công nhân ứng trước trong tháng.
* Báo cáo lương hàng tháng bao gồm:
- Bảng lương tạm ứng: dùng để phát lương tạm ứng giữa tháng.
- Bảng lương cuối tháng: lương định kỳ trả cho công nhân cuối mỗi tháng.
Sau khi đã so sánh ghi chép về chấm công của công nhân với quản lý xưởng
để tính toán lương thì số lương công nhân được nhận hàng tháng sẽ ghi trong sổ
lương có dạng:
Lương tháng 5/2002:
STT Họ Tên Tạm ứng Lương SP Thưởng Lương tháng Ký nhận
… … … … … … …
1.3_Xác định yêu cầu hệ thống:
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long không
phải là lớn nhưng số lượng người quản lý không nhiều và phải kiêm nhiệm trong
khi đó việc quản lý công nhân đang xử lý thủ công làm mất nhiều thời gian và
quan trọng là có thể nhầm lẫn. Quản lý nhân sự tiền lương trong công ty TNHH
Hưng Long chỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám
6


đốc phải làm. Nhưng hệ thống thông tin quản lý nhân sự lại đóng vai trò quan
trọng vì không ai khác chính là những người công nhân làm ra sản phẩm thu về
lợi nhuân cho công ty. Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lương bổng
phải chính xác thì vấn đề theo dõi năng suất, tay nghề của công nhân là rất quan

trọng vì qua đó ban giám đốc có thể chọn lựa dào tạo công nhân của mình về
công nghệ thêu…
Nhận xét tình hình thực tế:
Chi tiết các công việc đã được nêu ra đã cho thấy rõ những thiếu xót trong
quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long:
- Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ sách
giấy tờ là không thể tránh khỏi những sai xót khi mà 1 tháng công nhân có thể
làm nhiều mã sản phẩm với hàng nghìn mũi thêu khác nhau.
- Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng nhưng được thực hiện
không hoàn chỉnh. Mà có báo cáo thì mỗi thành viên trong ban giám đốc (những
thành viên trong gia đình) mới tiếp cận được đầy đủ thông tin.
Nhược điểm Giải pháp
- Chi phí về thời gian cho việc
tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn,
xử lý chậm chạp, thiếu chính xác,
dễ nhầm lẫn, thông tin không
đồng bộ.
- Không đáp ứng kịp thời yêu cầu
của ban giám đốc cho việc tìm
thông tin nhanh.
- Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập
nhật, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…
- Xây dựng một hệ thống thông tin quản
lý nhân sự đáp ứng được yêu cầu của
công tác quản lý, phù hợp với sự phát
triển của công ty.
- Giảm được các khâu xử lý thủ công,
giảm số lượng cán bộ làm công tác quản
lý nhân sự, tiết kiệm chi phí cả về vật
chất lẫn con người song vẫn đảm bảo

thông tin đầy đủ, chính xác.
- Chương trình được thiết kế sao cho tìm
kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện
7


tiêu tốn nhiều về vật chất và con
người.
- Với sự phát triển bùng nổ của
thông tin, vấn đề khai thác, xử lý
thông tin… yêu cầu ngày càng
cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời,
đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện
tại chưa đáp ứng được.
với người sử sụng, truy cập nhanh, cung
cấp các bảng biểu với dữ liệu chính xác,
đầy đủ, xử lý kịp thời các yêu cầu phát
sinh.
Yêu cầu về hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long:
- Hệ thống mới được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điều kiện chuyển
đổi đễ dàng từ hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa.
1.4_Lợi ích tin học hoá và đánh giá tính khả thi của hệ thống thông tin
quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Hưng Long:
1.4.1_Lợi ích tin học hoá hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty
TNHH Hưng Long:
- Dựa vào yêu cầu do công ty TNHH Hưng Long đưa ra, dựa vào thông tin
thực tế đã cho thấy áp dụng tin học hóa trong quản lý nhân sự là cần thiết.
- Một khi hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long từ sổ
sách giấy tờ, thủ công được tin học hoá thì những yêu cầu trên của hệ thống sẽ
được đáp ứng một cách dễ dàng nhanh chóng.

Mục đích chính của chương trình là giúp công tác quản lý tiết kiệm được
thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
1.4.2_Đánh giá tính khả thi hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công
ty TNHH Hưng Long:
a. Tính khả thi về kinh tế
8


* Chi phí kinh tế:
- Phân tích và thiết kế hệ thống: 15 tr
- Thiết bị : 1 PC (8 tr) + 1 máy in (2 tr)
- Phần mềm: 15 tr
- Đào tạo: 2 tr
- Lắp đặt và bảo trì: miễn phí
* Lợi ích kinh tế
- Tiết kiệm lao động: chỉ cần 1 người để thực hiện quản lý hệ thống.
- Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời.
- Có lợi cho việc quản lý.
- Giảm sai sót tính toán.
- Dễ dàng đưa ra các thống kê, báo cáo.
b. Tính khả thi về kỹ thuật:
- Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu
công việc hiện tại và tương lai.
- Do tính chất các công việc là xảy ra thường xuyên nên xây dựng chương
trình phần mềm quản lý và cải thiện trang thiết bị tính toán là hợp lý và cần
thiết.
- Hệ thống thực hiện hoàn chỉnh những công việc tính toán, tổng kết với độ
chính xác cao và tốc độ xử lý hơn hẳn hệ thống thủ công.
- Chi phí về lưu trữ và xử lý dữ liệu nhỏ, gọn và dễ tìm kiếm hơn hệ thống
quản lý nhân sự cũ của công ty TNHH Hưng Long.

c. Tính khả thi về tổ chức:
Hệ thống mới được xây dựng gân gũi với hệ thống cũ, các công việc gần
như không thay đổi sẽ dễ dàng trong sử dụng.
CHƯƠNG II
9


PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY TNHH HƯNG LONG.
2.1_Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram):

Giải thích các chức năng:
• Thêm hồ sơ mới: Cập nhật thông tin khi có công nhân mới.
• Xoá hồ sơ công nhân: Khi công nhân thôi việc thì xoá thông tin của công
nhân đó.
10


• Xem thông tin: Báo cáo thông tin cá nhân của từng công nhân.
• Điều chỉnh hồ sơ: Điều chỉnh các thông tin của công nhân.
• Nhập bảng CC( nhập bảng chấm công ): chấm công của công nhân từng
ngày qua bảng theo dõi năng suất được cập nhật vào cuối mỗi tháng.
• Điều chỉnh bảng CC: Điều chỉnh các số liệu đã nhập trong bảng chấm
công.
• Tạm ứng: hàng tháng công nhân có thể tạm ứng trước vào đàu hoặc giữa
tháng.
• Thưởng: cuối mỗi tháng ban giám đốc thưởng cho các công nhân có năng
suất cao.
• Tính lương: Dựa trên bảng chấm công, báo cáo tạm ứng từ đó tính lương
cho từng công nhân cuối mỗi tháng.

• Báo cáo tạm ứng: báo cáo về công nhân tạm ứng trước tiền lương.
• Báo cáo chấm công: Báo cáo chi tiết về số sản phẩm làm được…
• Báo cáo lương: Báo cáo chi tiết về lương của từng công nhân.
2.2_Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh
11


Theo mô tả hoạt động quản lý nhân sự của Công ty TNHH Hưng Long như
ở trên, chi tiết các luồng dữ liệu vào ra hệ thống được mô tả trong sơ đồ DFD
phân rã các mức như sau:
DFD mức 0 - Quản lý nhân sự:
12


Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý Hồ sơ công nhân
13


Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý chấm công

Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý lương
14



Sơ đồ DFD mức 1: Báo cáo quản lý
2.3_Mô hình dữ liệu thực thể ERD (Entity Relationship Diagram)
15

Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD, ta hiểu rõ các chức năng được
thi hành như thế nào để tạo ra và lưu trữ dữ liệu. Qua đó ta có thông tin gốc ban
đầu cần lưu trữ ( hay còn gọi là thực thể ) như sau:
• Bảng hồ sơ công nhân: Lưu trữ thông tin về công nhân.
• Bảng chấm công: Lưu thông tin chấm công của công nhân.
• Bảng lương: Lưu thông tin tính lương của công nhân.
• Bảng tạm ứng: Lưu thông tin tạm ứng hàng tháng của công nhân.
• Bảng danh mục sản phẩm: Lưu thông tin về sản phẩm.
a. Thực thể 1: HoSoCN
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt được công nhân này với công nhân khác.
- Họ và tên công nhân (HoTen): Mô tả họ và tên công nhân ứng với mã
công nhân.
- Giới tính (GioiTinh): Cho biết công nhân là nam hay nữ.
- Ngày sinh (NgaySinh): Cho biết ngày sinh của công nhân.
- Nơi sinh (NoiSinh): Cho biết nơi sinh của côngnhân.
- Địa chỉ hiện tại (DiaChiHT): Mô tả địa chỉ hiện tại của công nhân.
- Trình độ học vấn (TrinhDoHV): Cho biết trình đọ học vấn của công
nhân.
- Ngày vào làm việc (NgayVaoLV): Cho biết ngày công nhân vào công ty
làm việc.
b. Thực thể 2: DanhMucSP
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã sản phẩm (MaSP): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác.
- Tên sản phẩm (TenSP): Mô tả tên sản phẩm ứng với mã sản phẩm.
16

- Số mũi thêu (SoMuiTheu): Cho biết số mũi để thêu được 1 sản phẩm
của sản phẩm X với mã sản phẩm là Y nào đó.
- Đơn vị tính (DVT): Cho biết đơn vị tính của sản phẩm.
- Đơn giá tiền công mũi thêu (DGTCMT): Cho biết mỗi mũi thêu trị giá
bao nhiêu cent.
c. Thực thể 3: CHAMCONG
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt công nhân này với công nhân khác.
- Ngày chấm công (NgayChamCong): Ngày công nhân làm việc.
- Mã sản phẩm (MaSP): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác.
- Số lượng sản phẩm (SoLuongSP): là số lượng sản phẩm mà công nhân
làm được trong ngày.
d. Thực thể 4: Luong
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt công nhân này với công nhân khác.
- Ngày chấm công (NgayChamCong): Ngày công nhân làm việc.
- Thưởng (Thuong): Cho biết số tiền mà công nhân được nhận cuối mỗi
tháng sau 1 tháng làm việc dưới sự quan sát và chấm công của quản lý
xưởng với thành tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thưởng các
dịp lễ, tết, tổng kết quý.
- Lương thực lĩnh (LuongTL): Cho biết số tiền lương cuối tháng mà công
nhân được nhận.
e. Thực thể 5: TamUng
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
17

- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt công nhân này với công nhân khác.
- Ngày tạm ứng (NgayTU): Cho biết ngày tháng mà công nhân láy tiền
tạm ứng.
- Số tiền (SoTien): Cho biết số tiền mà công nhân tạm ứng trong tháng đó.
Sơ đồ quan hệ thực thể
CHƯƠNG III
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
TNHH HƯNG LONG.
18