Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long.doc.DOC

lời Mở đầu
Việt Nam bớc vào thiên niên kỷ mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ,
đặc biệt là công nghệ thông tin. Nớc ta đang trên con đờng thực hiện công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nớc từng bớc hội nhập với các nớc trong khu vực và trên thế
giới. Đảng và nhà nớc ta rất chú trọng, u tiên cho sự nghiệp phát triển công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nớc, khai thác và ứng dụng tin học trong công cuộc đổi mới.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc nắm bắt thông tin, xử lý thông tin chính xác, kịp
thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và điều hành.
Thực chất, quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm
đảm bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm
thời gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên máy
tính là quản lý dữ liệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp
khoa học và xử lý khoa học.
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào máy
tính là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, quản lý nhân sự là đề
tài đang thu hút đợc sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân lực của
một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những
tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: về số lợng, chất lợng,
trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tơng lai. Vì vậy, công tác
quản lý nhân sự phải tiến hành thờng xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung
cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành
tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
Với đề tài: Phân tích và thiết kế thống thông tin quản lý
nhân sự tại công ty TNHH Hng Long giúp cho vấn đề quản lý
nhân sự và đặc biệt là việc tính lơng của từng công nhân, giúp công tác quản lý
nhanh chóng, tiện lợi, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Xây dựng
chơng trình quản lý nhân sự với mục đích nhằm giảm bớt sức ngời sức của, nâng
cao hiệu quả hoạt động của Công ty TNHH Hng Long.
1

Nội dung của đề án:
chơng I:
Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long
Trong chơng này sẽ giới thiệu về công ty TNHH Hng Long, khảo sát hệ thống
quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long và xác định những yêu cầu cảu nó.
Từ thực trạng đó cho thấy sự cần thiết của tin học hoá.
chơng II:
Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long
Dựa vào phần khảo sát ở Chơng I, trong Chơng này sẽ trình bày các sơ đồ chức
năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình dữ liệu thực thể ERD.
chơng Iii:
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long
Trong chơng này sẽ trình bày cụ thể phần thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao
diện vào - ra và thiết kế chơng trình quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng
Long.
Phần Cảm ơn
Do thời gian có hạn cho nên đề tài của em chỉ là phân tích thiết kế một số
phân hệ trong hệ thống thông tin quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Hng Long,
hơn nữa do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế, vì vậy khó tránh khỏi nhiều
thiếu sót. Rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của các thầy cô và sự quan tâm, góp ý
của các bạn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với sự giúp đỡ tận tình của
cô Trần Thị Song Minh_ ngời đã trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành đề án này.
Em xin chân thành cảm ơn!
chơng I
2


khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại
công ty tnhh hng long.

1.1_Giới thiệu về công ty TNHH Hng Long:
Công ty TNHH Hng Long thành lập ngày 01/05/2002 dới sự góp vốn của 3
thành viên:
Giám đốc: Đặng Đăng Đạt
Hai phó giám đốc: - Đặng Thị Chính (quản lý xởng 1)
- Nguyễn Văn Nghĩa (quản lý xởng 2)
Cơ Cấu Tổ Chức Của Công ty TNHH Hng Long
Địa chỉ:
- Xởng 1:
* 02 - ngõ 2 - Đờng Chợ Thơng - Lê Lợi - Bắc Giang.
Điện thoại: 0240855213/0912801388
- Xởng 2:
* 53 - Đờng Chợ Thơng - Lê Lợi - Bắc Giang.
Điện thoại: 0240854667/0904160176

chức năng nghiệp vụ của công ty tnhh hng long
3

Ban giám đốc
Quản lý xưởng 1 Quản lý xưởng 2

Đây là một công ty chuyên thêu công nghiệp phục vụ các đơn vị may hàng
nội địa và xuất khẩu. Sản phẩm thêu có thể chỉ là một chi tiết hay một nhãn mác
với mỗi sản phẩm thêu đã đựơc lập trình sẵn số mũi thêu và vị trí thêu sản phẩm
trên chi tiết hay nhãn mãc đó. Mỗi dàn thêu với 18 đầu thêu sẽ tự động thêu theo
đĩa mềm đã đợc lập trình trớc.
Khi thành lập công ty chỉ có một máy thêu, nhng máy chạy cả ngày mà vẫn
không kịp giao hàng, công ty Hng Long ngày càng có nhiều hợp đồng thêu các
chi tiết, các nhãn mácvới các công ty may mặc hàng nội địa và xuất khẩu. Sau 2
năm công ty đã thu đợc lợi nhuận để có thể nghĩ đến việc mở rộng sản xuất. Hiên

tại công ty đã có 3 dàn máy thêu (số vốn đầu t khoảng hơn 3 tỷ đồng).
1.2_ Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH H-
ng Long:
Công ty TNHH Hng Long làm việc theo chế độ 6 ngày, nghỉ chủ nhật, một
ngày làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình công việc mà nhân viên công ty
có thể làm thêm ngày chủ nhật, tuỳ theo sự điều động của ban giám đốc.
Hiện nay công ty TNHH Hng Long quản lý vấn đề nhân sự_tiền lơng trên sổ
sách giấy tờ và đợc chia làm 3 công đoạn chính đó là:
- Quản lý hồ sơ công nhân: Cập nhật và điều chỉnh hồ sơ công nhân.
- Quản lý chấm công: Cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng
tháng.
- Quản lý lơng: Tính lơng và lập các báo cáo lơng.
a. Quản lý hồ sơ công nhân:
Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc bao gồm:
Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khoẻ. Khi đợc tuyển dụng thì phải thử
việc trớc một tháng. Tháng thử việc đầu tiên đợc hởng 70% lơng. Nếu hồ sơ nào đ-
ợc chấp nhận thì sẽ chính thức là công nhân và đợc hởng lơng bình thờng, nếu
không đợc thì hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin của công nhân cần cập nhật vào sổ
4


sách để quản lý gồm: họ tên , giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ hiện tại, trình
độ học vấn, ngày vào làm việc. Những thông tin trên đợc ghi chép trong sổ
Danh sách Công nhân có dạng nh sau:
STT Họ Tên Ngày Sinh Nơi Sinh Địa chỉ HT Trinh độ HV Ngay vao LV

b. Quản lý chấm công:
Công việc chấm công hàng ngày đợc ghi vào sổ theo dõi năng suất. Sau đó
tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lơng.
Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, mã sản phẩm, số lợng

sản phẩm, số mũi sản phẩm, tổng số mũi.
Bảng theo dõi năng suất sẽ đợc kiểm tra, đối chiếu với số lợng báo công xem
có đúng hay không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì thực hiện tính
lơng cho công nhân theo bảng theo dõi năng suất.
Bảng theo dõi năng suất có dạng:
Ngày ../ ..
Họ tên Ngày tháng Mã sản phẩm Số lợng SP Sổ mũi SP Tổng số mũi
c. Quản lý lơng:
Công ty TNHH Hng Long tính lơng cho công nhân theo sản phẩm mà họ làm
ra.
Công thức tính lơng nh sau:
Lơng cuối tháng = (Lơng tính theo sản phẩm + thởng) - lơng tạm ứng
Lơng tính theo sản phẩm = (Số lợng SP * Số mũi thêu*DGTCMT)/0.016
5


Trong đó:
- DGTCMT: là đơn giá tiền công mũi thêu.
- Số lợng SP: là số lợng sản phẩm mà công nhân làm đợc.
- Số mũi thêu: là số mũi thêu đợc quy định trớc của sản phẩm.
- Thởng: là số tiền mà công nhân nào đó đợc nhận cuối mỗi tháng sau 1
tháng làm việc dới sự quan sát và chấm công của quản lý xởng với thành
tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thởng các dịp lễ, tết, tổng kết
quý.
- Tạm ứng: là số tiền công nhân ứng trớc trong tháng.
* Báo cáo lơng hàng tháng bao gồm:
- Bảng lơng tạm ứng: dùng để phát lơng tạm ứng giữa tháng.
- Bảng lơng cuối tháng: lơng định kỳ trả cho công nhân cuối mỗi tháng.
Sau khi đã so sánh ghi chép về chấm công của công nhân với quản lý xởng để
tính toán lơng thì số lơng công nhân đợc nhận hàng tháng sẽ ghi trong sổ lơng có

dạng:
Lơng tháng 5/2002:
STT Họ Tên Tạm ứng Lơng SP Thởng Lơng tháng Ký nhận

1.3_Xác định yêu cầu hệ thống:
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long không phải
là lớn nhng số lợng ngời quản lý không nhiều và phải kiêm nhiệm trong khi đó
việc quản lý công nhân đang xử lý thủ công làm mất nhiều thời gian và quan
trọng là có thể nhầm lẫn. Quản lý nhân sự tiền lơng trong công ty TNHH Hng
Long chỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám đốc phải
làm. Nhng hệ thống thông tin quản lý nhân sự lại đóng vai trò quan trọng vì
không ai khác chính là những ngời công nhân làm ra sản phẩm thu về lợi nhuân
6


cho công ty. Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lơng bổng phải chính
xác thì vấn đề theo dõi năng suất, tay nghề của công nhân là rất quan trọng vì qua
đó ban giám đốc có thể chọn lựa dào tạo công nhân của mình về công nghệ thêu
Nhận xét tình hình thực tế:
Chi tiết các công việc đã đợc nêu ra đã cho thấy rõ những thiếu xót trong quản
lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long:
- Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lơng hàng tháng trên sổ sách
giấy tờ là không thể tránh khỏi những sai xót khi mà 1 tháng công nhân có thể làm
nhiều mã sản phẩm với hàng nghìn mũi thêu khác nhau.
- Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng nhng đợc thực hiện không
hoàn chỉnh. Mà có báo cáo thì mỗi thành viên trong ban giám đốc (những thành
viên trong gia đình) mới tiếp cận đợc đầy đủ thông tin.
Nhợc điểm Giải pháp
- Chi phí về thời gian cho việc tìm
kiếm, lu trữ thông tin lớn, xử lý

chậm chạp, thiếu chính xác, dễ
nhầm lẫn, thông tin không đồng
bộ.
- Không đáp ứng kịp thời yêu cầu
của ban giám đốc cho việc tìm
thông tin nhanh.
- Khối lợng hồ sơ lớn, việc cập
nhật, lu trữ, bổ sung, tra cứu tiêu
tốn nhiều về vật chất và con ngời.
- Với sự phát triển bùng nổ của
thông tin, vấn đề khai thác, xử lý
- Xây dựng một hệ thống thông tin quản
lý nhân sự đáp ứng đợc yêu cầu của công
tác quản lý, phù hợp với sự phát triển của
công ty.
- Giảm đợc các khâu xử lý thủ công, giảm
số lợng cán bộ làm công tác quản lý nhân
sự, tiết kiệm chi phí cả về vật chất lẫn
con ngời song vẫn đảm bảo thông tin đầy
đủ, chính xác.
- Chơng trình đợc thiết kế sao cho tìm
kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện
với ngời sử sụng, truy cập nhanh, cung
cấp các bảng biểu với dữ liệu chính xác,
đầy đủ, xử lý kịp thời các yêu cầu phát
7


thông tin yêu cầu ngày càng
cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời,

đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện
tại cha đáp ứng đợc.
sinh.
Yêu cầu về hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long:
- Hệ thống mới đợc xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điều kiện chuyển
đổi đễ dàng từ hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa.
1.4_Lợi ích tin học hoá và đánh giá tính khả thi của hệ
thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Hng
Long:
1.4.1_Lợi ích tin học hoá hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty
TNHH Hng Long:
- Dựa vào yêu cầu do công ty TNHH Hng Long đa ra, dựa vào thông tin thực
tế đã cho thấy áp dụng tin học hóa trong quản lý nhân sự là cần thiết.
- Một khi hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long từ sổ
sách giấy tờ, thủ công đợc tin học hoá thì những yêu cầu trên của hệ thống sẽ đợc
đáp ứng một cách dễ dàng nhanh chóng.
Mục đích chính của chơng trình là giúp công tác quản lý tiết kiệm đợc thời
gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
1.4.2_Đánh giá tính khả thi hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công
ty TNHH Hng Long:
a. Tính khả thi về kinh tế
* Chi phí kinh tế:
- Phân tích và thiết kế hệ thống: 15 tr
- Thiết bị : 1 PC (8 tr) + 1 máy in (2 tr)
8


- Phần mềm: 15 tr
- Đào tạo: 2 tr
- Lắp đặt và bảo trì: miễn phí

* Lợi ích kinh tế
- Tiết kiệm lao động: chỉ cần 1 ngời để thực hiện quản lý hệ thống.
- Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời.
- Có lợi cho việc quản lý.
- Giảm sai sót tính toán.
- Dễ dàng đa ra các thống kê, báo cáo.
b. Tính khả thi về kỹ thuật:
- Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu công
việc hiện tại và tơng lai.
- Do tính chất các công việc là xảy ra thờng xuyên nên xây dựng chơng trình
phần mềm quản lý và cải thiện trang thiết bị tính toán là hợp lý và cần thiết.
- Hệ thống thực hiện hoàn chỉnh những công việc tính toán, tổng kết với độ
chính xác cao và tốc độ xử lý hơn hẳn hệ thống thủ công.
- Chi phí về lu trữ và xử lý dữ liệu nhỏ, gọn và dễ tìm kiếm hơn hệ thống
quản lý nhân sự cũ của công ty TNHH Hng Long.
c. Tính khả thi về tổ chức:
Hệ thống mới đợc xây dựng gân gũi với hệ thống cũ, các công việc gần nh
không thay đổi sẽ dễ dàng trong sử dụng.
chơng II
phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Tại công ty tnhh hng long.
9


2.1_Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram):

Giải thích các chức năng:
Thêm hồ sơ mới: Cập nhật thông tin khi có công nhân mới.
Xoá hồ sơ công nhân: Khi công nhân thôi việc thì xoá thông tin của công
nhân đó.

Xem thông tin: Báo cáo thông tin cá nhân của từng công nhân.
Điều chỉnh hồ sơ: Điều chỉnh các thông tin của công nhân.
10


Nhập bảng CC( nhập bảng chấm công ): chấm công của công nhân từng
ngày qua bảng theo dõi năng suất đợc cập nhật vào cuối mỗi tháng.
Điều chỉnh bảng CC: Điều chỉnh các số liệu đã nhập trong bảng chấm công.
Tạm ứng: hàng tháng công nhân có thể tạm ứng trớc vào đàu hoặc giữa
tháng.
Thởng: cuối mỗi tháng ban giám đốc thởng cho các công nhân có năng suất
cao.
Tính lơng: Dựa trên bảng chấm công, báo cáo tạm ứng từ đó tính lơng cho
từng công nhân cuối mỗi tháng.
Báo cáo tạm ứng: báo cáo về công nhân tạm ứng trớc tiền lơng.
Báo cáo chấm công: Báo cáo chi tiết về số sản phẩm làm đợc
Báo cáo lơng: Báo cáo chi tiết về lơng của từng công nhân.
2.2_Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh
11


Theo mô tả hoạt động quản lý nhân sự của Công ty TNHH Hng Long nh ở
trên, chi tiết các luồng dữ liệu vào ra hệ thống đợc mô tả trong sơ đồ DFD phân rã
các mức nh sau:
DFD mức 0 - Quản lý nhân sự:
12


S¬ ®å DFD møc 1: Qu¶n lý Hå s¬ c«ng nh©n

S¬ ®å DFD møc 1: Qu¶n lý chÊm c«ng

13


S¬ ®å DFD møc 1: Qu¶n lý l ¬ng

S¬ ®å DFD møc 1: B¸o c¸o qu¶n lý
14


2.3_Mô hình dữ liệu thực thể ERD (Entity Relationship Diagram)
Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD, ta hiểu rõ các chức năng đợc thi
hành nh thế nào để tạo ra và lu trữ dữ liệu. Qua đó ta có thông tin gốc ban đầu cần
lu trữ ( hay còn gọi là thực thể ) nh sau:
Bảng hồ sơ công nhân: Lu trữ thông tin về công nhân.
Bảng chấm công: Lu thông tin chấm công của công nhân.
Bảng lơng: Lu thông tin tính lơng của công nhân.
Bảng tạm ứng: Lu thông tin tạm ứng hàng tháng của công nhân.
Bảng danh mục sản phẩm: Lu thông tin về sản phẩm.
a. Thực thể 1: HoSoCN
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt đợc công nhân này với công nhân khác.
15


- Họ và tên công nhân (HoTen): Mô tả họ và tên công nhân ứng với mã
công nhân.
- Giới tính (GioiTinh): Cho biết công nhân là nam hay nữ.

- Ngày sinh (NgaySinh): Cho biết ngày sinh của công nhân.
- Nơi sinh (NoiSinh): Cho biết nơi sinh của côngnhân.
- Địa chỉ hiện tại (DiaChiHT): Mô tả địa chỉ hiện tại của công nhân.
- Trình độ học vấn (TrinhDoHV): Cho biết trình đọ học vấn của công nhân.
- Ngày vào làm việc (NgayVaoLV): Cho biết ngày công nhân vào công ty
làm việc.
b. Thực thể 2: DanhMucSP
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã sản phẩm (MaSP): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân
biệt sản phẩm này với sản phẩm khác.
- Tên sản phẩm (TenSP): Mô tả tên sản phẩm ứng với mã sản phẩm.
- Số mũi thêu (SoMuiTheu): Cho biết số mũi để thêu đợc 1 sản phẩm của
sản phẩm X với mã sản phẩm là Y nào đó.
- Đơn vị tính (DVT): Cho biết đơn vị tính của sản phẩm.
- Đơn giá tiền công mũi thêu (DGTCMT): Cho biết mỗi mũi thêu trị giá bao
nhiêu cent.
c. Thực thể 3: CHAMCONG
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt công nhân này với công nhân khác.
- Ngày chấm công (NgayChamCong): Ngày công nhân làm việc.
- Mã sản phẩm (MaSP): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân
biệt sản phẩm này với sản phẩm khác.
- Số lợng sản phẩm (SoLuongSP): là số lợng sản phẩm mà công nhân làm đ-
ợc trong ngày.
d. Thực thể 4: Luong
16


Xác định các thuộc tính cho thực thể:

- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt công nhân này với công nhân khác.
- Ngày chấm công (NgayChamCong): Ngày công nhân làm việc.
- Thởng (Thuong): Cho biết số tiền mà công nhân đợc nhận cuối mỗi tháng
sau 1 tháng làm việc dới sự quan sát và chấm công của quản lý xởng với
thành tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thởng các dịp lễ, tết,
tổng kết quý.
- Lơng thực lĩnh (LuongTL): Cho biết số tiền lơng cuối tháng mà công nhân
đợc nhận.
e. Thực thể 5: TamUng
Xác định các thuộc tính cho thực thể:
- Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta
phân biệt công nhân này với công nhân khác.
- Ngày tạm ứng (NgayTU): Cho biết ngày tháng mà công nhân láy tiền tạm
ứng.
- Số tiền (SoTien): Cho biết số tiền mà công nhân tạm ứng trong tháng đó.
Sơ đồ quan hệ thực thể
17


Ch¬ng III
thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù
T¹i c«ng Ty TNHH Hng long.
18