công tác hậu cần vật tư ở xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc

Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá hiện đại hoá đất
nước và đang phát triển trong xu thế hội nhập kinh tế - văn hoá – xã hội với
khu vực và thế giới, do đó nền kinh tế hiện nay có đầy sự biến động do quá
trình công nghiệp hoá hiện đại hoá và quá trình hội nhập kinh tế khu vực và
xã hội mang lại, các công ty muốn tồn tại và phát triển trong thế giới đầy biến
động như iện nay thì cần phải có những nỗ lực hết mình. Tồn tại, phát triển và
có vị trí vững chắc trên thị trường là mong muốn và mục tiêu phấn đấu của
bất kỳ công ty nào.
Để đạt được những mục tiêu trên đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình
trong mọi khâu sản xuất kinh doanh. Trong các khâu sản xuất thì có khâu đầu
vào đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó góp phần quyết định vào thành công
của doanh nghiệp. Trước tiên đầu vào có đầy đủ thì mới giúp cho quá trình
sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Chất lượng và sự đồng bộ của
vật tư kỹ thuật giúp cải tiêế chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, tăng uy
tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và trong con mắt của các đối thủ
cạnh tranh. Do đó, để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và
có hiệu quả kinh doanh nghiên cứu đề tài: “Công tác hậu cần vật tư ở Xí
nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc” là cần thiết.
Đề tài này có đối tượng là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho
quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay của đất nước
ta.
Với khả năng và thời gian có hạn đề tài này chỉ nghiên cứu công tác
hậu cần vật tư gắn liền với thực tế tại Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc.
Kết cấu của đề tài
Chương I: Những vấn đề cơ bản về dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản
xuất.
Chương II: Thực trạng công tác dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản
xuất ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc.

Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dịch vụ hậu
cần vật tư phục vụ sản xuất ở Xí nghiệp co điện Vĩnh Phúc.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
1
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ DỊCH VỤ HẬU CẦN
VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT
I - Dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất ở các doanh nghiệp.
1 - Vật tư.
*Khái niệm.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều cần đến các tư
liệu vật chất khác nhau như: máy móc, thiết bị, nhiên liệu, vật liệu…các vật tư
này được tạo ra trong quá trình lao động là sản phẩm của các doanh nghiệp, từ
khi là thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất đến khi chúng được các
doanh nghiệp khác sử dụng làm tư liệu lao động của đối tượng lao động theo
công dụng của chúng thì chúng được coi là vật tư kỹ thuật.
Vật tư kỹ thuật là tư liệu sẩn xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ
thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không phải tất cả tư liệu sản xuất là vật tư
kỹ thuật.
Tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động. Đối
tượng lao động lại bao gồm những sản phẩm tự nhiên (tạm gọi là đối tượng
lao động sơ cấp), và những sản phẩm mà con người đã tác động vào mang lại
cho chúng những tính năng kỹ thuật nào đó (tạm gọi là tư liệu lao động thứ
cấp). Lúc đó những sản phẩm của lao động này trở thành nguyên liệu cho các
ngành kinh tế hoặc được sử dụng như sản phẩm tiêu dùng. Chúng chỉ là vật tư
kỹ thuật khi được sử dụng vào mục đích phục vụ sản xuất.

*Phân loại.
Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ
thuật cao, đến những thứ những loại thông thường, từ những thứ có khối
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
2
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những
thứ đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Toàn bộ vật tư được phân theo hai tiêu
thức cơ bản đó là công dụng của vật tư trong sản xuất và theo tính chất của vật
tư.
- Theo công dụng của vật tư trong sản xuất: Theo tiêu thức này thì vật
tư được chia ra làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao
động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động.
Thuộc nhóm thứ nhất có:
Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, điện lực.
Bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy.
Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sử
dụng chúng hoàn toàn dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị
thành phẩm.
Thuộc nhóm thứ hai có:
Thiết bị động lực
Thiết bị truyền dẫn năng lượng
Thiết bị sản xuất
Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động
Hệ thống thiết bị máy móc điều khiển
Công cụ khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất
Các loại đồ dùng trong nhà xưởng

Các loại phụ tùng máy.
Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sản
xuất chúng được sử dụng lại nhiều lần và giá trị chuyển dần sang giá trị sản
phẩm.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
3
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
- Theo tính chất sử dụng: toàn bộ vật tư kỹ thuật được chia thành vật tư
thông dụng và vật tư chuyên dùng. Vật tư thông dụng bao gồm những vật tư
dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư chuyên dùng gồm những loại vật tư
dùng cho một ngành nào đó, thậm chí một doanh nghiệp nào đó. Để chỉ rõ tên
của loại vật tư chuyên dùng người ta gọi tên ngành sau tên vật tư.
2 - Hậu cần vật tư.
Hậu cần là một thuật ngữ đầu tiên được sử dụng trong quân đội, hiện
nay nó được sử dụng rộng rái ở rất nhiều lĩnh vực, trong đó có cả lĩnh vực
kinh tế.
Trong lĩnh vực kinh tế, hậu cần được hiểu là sự chuẩn bị các yếu tố để
phục vụ một mục đích nào đó.
Để quá trình sản xuất có thể diễn ra đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có
ba yếu tố: Vật tư, lao động, tiền vốn.
Để thực hiện quấ trình sản xuất liên tục đòi hỏi đảm bảo thường xuyên
nguyên nhiên vật liệu và thiết bị máy móc…đây là những yếu tố đầu vào quan
trọng giúp cho quá trình sản xuất được thông suất.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào đều phải có hậu cần vật tư đây là điều tất
yếu của một quá trình sản xuất.
Hậu cần: Vật tư là sản phẩm của lao động, là yếu tố quan trọng trong ba
yếu tố của quá trình sản xuất và là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ nền sản

xuất nào.
Hậu cần vật tư: Là toàn bộ công tác chuẩn bị đúng chủng loại, đầy đủ
kịp thời các loại vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
3 – Vai trò của công tác hậu cần vật tư.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
4
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để
tác động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất
lý hoá của đối tượng loa động để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và
phục vụ nhu cầu của con người.
Quá trình sản xuất của doanh nghiệp đòi hỏi phải có các yếu tố đầu vào,
trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tư kỹ thuật thì quá trình sản xuất không
thể diễn ra được. Từ vai trò của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của công tác
hậu cần vật tư. Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, kịp thời đồng bộ là điều kiện tiền
đề cho sự liên tục cua rquá trình sản xuất.
4 - Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật tư và quá trình sản
xuất.
Quá trình sản xuất liên quan chặt chẽ đến quá trình cung ứng vật tư và
tiêu dùng vật tư được thể hiện ở những điểm sau:
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật tư cụ thể là:
Nhu cầu vật tư:
n n
∑ m
i
=

∑ Q
i
x m
i
= (Sản lượng kế hoạch nhân với định mức tiêu chuẩn).
i=1 i=1
Kế hoạch cung ứng vật tư càng sát với kê hoạch bao nhiêu càng tốt bấy
nhiêu, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Vật tư mau về thừa hoặc thiếu đều ảnh
hưởng trực tiếp đấn tình hình sản xuất kinh doanh.
Cân đối nguồn tài chính mau vật tư đưa vào số lượng vật tư theo kế
hoạch, để tránh tình trạng mất cân đối nguồn vốn.
Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn
cung ứng vật tư. Nhưng nếu tiêu dùng vật tư không đúng với yêu cầu công
nghệ sễ làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
5
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
xuất kinh doanh, gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc
mua bán vật tư.
Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên
vật liệu, dưới tác dụng máy móc con người, giá trị vật tư được chuyển dần vào
giá trị của sản phẩm. Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật tư
dúng với yêu cầu kỹ thuật là nghiêm ngặt. Bên cạnh đó phải đầu tư khoa học
kỹ thuật cải tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao vật tư, tăng hiệu quả sản
xuất, tăng nguồn vốn và nhu cầu vật tư được đảm bảo.
Sản xuất tiêu dùng vật tư phải được qua lưu thông hàng hoá, sản xuất
bảo đảm tiêu thụ sản phẩm, tránh ứ đọng vật tư. Việc thanh toán với khách

hàng bằng quan hệ tiền hàng hoặc thông qua tổ chức kinh doanh khác bằng
sản phẩm là tự ngang giá trị, nên giá thành sản phẩm phải được thị trường
chấp nhận.
Ngoài ra việc tiêu dùng vật tư trực tiếp phải tính đến các yếu tố chi phí
lưu thông vật tư để đảm bảo sản xuất có hiệu quả.
II - Nội dung của công tác dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất.
1 – Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch mua sắm vật tư cho sản
xuất.
Nghiên cứu thị trường vật tư là quá trình nghiên cứu, phân tích thông
tin về thị trường vật tư nhằm tìm ra thị trường vật tư đáp ứng tốt nhất nhu cầu
vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp.
Kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất là một bộ phận quan trọng của
kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp việc xây dựng kế
hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố sản
xuất một cách có hiệu quả nhất. Lập kế hoạch mua sắm vật tư là một quá trình
phức tạp, bao gồm nhiều bước và nhiều công việc phải làm như:
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
6
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để xâm nhập và chiếm lĩnh
thị trường, xác định được thị trường đáp ứng được nhu cầu vaatj tư cho doanh
nghiệp cả về số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả.
Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ
sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo
cáo.
Xác định lại bảng danh mục vật tư dùng trong năm kế hoạch, xây dựng
và chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu,

định mức sử dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ vật tư.
Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các
loại công việc.
Tính toán nguồn vật tư, lập biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối
vật tư.
1.1 - Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản
xuất kỹ thuật tài chính doanh nghiệp, chúng có quan hệ mật thiết với các kế
hoạch khác như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế
hoạch tài chính…trong mối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm
yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch, còn các kế hoạch khác là căn cứ để
xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Thật vậy, chẳng hạn như mối quan hệ với
kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch vật tư không thể xa
rời những chỉ tiêu trong những năm kế hoạch này, để xác định nhu cầu vật tư.
Vì một sự xa rời những chỉ tiêu trong những kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu
thụ, kế hoạch mau sắm vật tư sẽ đưa đến tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn,
hoặc tình trạng không đảm bảo vật tư cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản
xuất.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
7
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch
mua sắm vật tư ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lượng của kế hoạch
xây dựng nhằm phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Kế hoạch mau sắm vật tư có những đặc điểm sau:
- Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, sẽ dự kiến trực

tiếp thời gian của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất
sẽ phát sinh trong doanh nghiệp.
- Kế hoạch mua săm vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp. Tính chất
phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với
nhiều quy cách, chủng loại rất khác nhau và phương pháp cơ bản để lập kế
hoạch này là phương pháp cân đối.
- Kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp
vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư. Đặc điểm này xuất phát từ tính chất
của sản xuất là bao giờ cũng mang tính cụ thể. Vì vậy kế hoạch mau sắm vật
tư phải rất chi tiết cụ thể. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải rất chi tiết cụ
thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp còn thể
hiện ở chỗ số lượng mua sắm sẽ được phân chia ra cho từng phân xưởng nhất
định trong từng thời kỳ.
1.2 - Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
a - Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư.
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp
những tài liệutính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu tổng
hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ
chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muấn vậy kế
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
8
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
hoạch mua sắm vật tư phải xác định cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế
hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian.
Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư
còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp,
bởi vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội duang cơ bản sau đây:

Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế
hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa,
cho dự trữ.
Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên bao
gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và
nguồn mua ngoài.
b – Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế
hoạch. Đối với các doanh nghiệp việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là
do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận
khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Trình tự lập kế
hoạch mua sắm vật tư bao gồm những bước công việc sau đây:
Một là: Giai đoạn chuẩn bị:
đây là giai đoạn quan trọng quyết định chất lượng và nội dung của kế
hoạch vật tư. Ở giai đoạn này, cán bộ doanh nghiệp thương mại phải thực hiện
các công việc sau: Nghiên cứu và thhu thập các thông tin về thị trường các yếu
tố sản xuất; Chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất kinh doanh; Rà xét bổ
sung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư, tính toán lượng vật tư tồn
kho ở các phân xưởng, các công đoạn sản xuất và cả doanh nghiệp…
Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và
lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
9
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định
theo phương pháp “ước tính” và phương pháp định mức.
0

dk
= 0
tt
+ N
h
- X
Trong đó:
0
dk
: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
0
tt
: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
N
h
: Lượng vật tư ước nhập kế từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm
kế hoạch.
X : Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm
kế hoạch.
Ba là: Giai đoạn tính toán các laọi nhu cầu vật tư của doanh nghiệp đối
với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và
khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất.
Đây là cơ sở để xác định vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.
Bốn là: Giai đoạn kết thúc của việc lập kế hoạch mua sắm vật tư và xác
định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp.
Sau khi xác định tổng số nhu cầu vật tư cần phải có trong kỳ kế hoạch
và nguồn vật tư đầu kỳ kế hoạch cũng như nguồn động viên tiềm lực nội bộ,
doanh nghiệp cần phải xác định số vật tư mua trên thị trường theo phương
pháp cân đối nghĩa là:
∑ N = ∑ p

i j i j
Trong đó:
∑ N : Là nhu cầu về loại vật tư dùng cho mục đích j.
i j
∑ p : Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j.
i j
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
10
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
Trong cơ chế thị trường, yêu cầu của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các
doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ
thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, trên cơ sở cân nhắc
mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của kế hoạch
mua sắm vật tư là làm sao với số lượng vật tư cần mua về ở mức tối thiểu mà
vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, nối cách khác, doanh
nghiệp phải tối ưu hoá các yếu tố đầu vào trong sản xuất kinh doanh.
Để quản lý hoạt động thương mại doanh nghiệp người ta thường dựa
trên cơ sở hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
11
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
2 - Tổ chức mua sắm vật tư.
Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết quả nghiên cứu thị trường,
doanh nghiệp lên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản

xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá nhu cầu là việc xác định tất cả các
quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy
cách, chủng loại và thời gian nhận hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan
trọng trong quá trình mua sắm vật tư và hiệu quả sản xuất kinh doanh của
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
Căn cứ định mức của kế
hoạch hoá và quản lý
thương mại doanh
nghiệp
Các mức tiêu dùng và
sử dụng vật tư kỹ thuật
Các mức điều tiết quá tình
sản xuất kinh doanh và
quản lý thương mại
Mức
tiêu
dùng
nguyên
vật liệu
Mức sử
dụng
thiết bị
máy
móc
Mức dự
trữ sản
xuất
Mức dự

trữ vật
tư cho
sản xuất
Mức
điều tiết
thương
mại đầu
vào
Mức
tiêu
dùng
NVL
chính
Mức
tiêu
dùng
NVL
phụ
Mức
tiêu
dùng
nhiên
liệu
Mức
tiêu
dùng
điện
Mức
chuyển
thẳng đặt

hàng giao
hàng
Giá
cả
vật
tư
hàng
hoá
Mức
hao
hụt tự
nhiên
Các
mức
khác
12
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
doanh nghiệp. Bất cứ một sai sót nào cũng có thể dẫn đến đặt mua những vật
tư mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so với nhu cầu, với ý
nghĩa như vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công tác lập
đơn hàng. Để lập đơn hàng được chính các bộ phận đơn hàng cần tính đến các
cơ sở lập đơn hàng như nhiệm vụ của sản xuất, hệ thống định mức tiêu dùng
vật tư, định mức dự trữ vật tư, lượng tồn kho vật tư, kế hoạch tác nghiệp về
đảm bảo vật tư quý tháng. Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng
là chọn và đặt mua những loại vật tư, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao. Tổ
chức mua sắm vật tư ở doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đơn hàng và
hợp đồng ký kết.
2.1 - Dự báo nhu cầu vật tư.
Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường

trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh
trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm vững diễn biến của thị
trường về mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu
thông, nguồn hàng có sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, để từ đó thay
đổi phương thức kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nghiên cứu
nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý, tháng để từ đó doanh nghiệp biết các vật
tư mầ doanh nghiệp cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó
mua ở đâu. Qua dự báo này doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường bán thêm
sản phẩm của mình kinh doanh. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho doanh nghiệp
biết được những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào doanh nghiệp đã mua
hoặc những nguồn hàng mà doanh nghiệp vừa khai thác, nắm vững được yếu
tố này sẽ đáp ứng yêu cầu của các bộ phận.
Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư:
- Diễn biến của thị trường.
- Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
13
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
- Khả năng cung cấp vật tư trong nước.
- Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm.
- Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư.
- Xác định chi phí sản xuất.
- Khả năng trong nước(cung câp + khai thác)
- Cơ chế kinh tế.
- Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm.
2.2 – Các nguồn hàng và đặc điểm.
Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có

nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể
phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân
cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua mà hình thành nên các hệ
thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc
vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do
đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo
tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản là
nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa.
- Nguồn nhập khẩu:
Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khả
năng khai thác đáp ứng phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài
nước.
Thị trường nước ngoài mà ta vẫn quan hệ mua bán trước đây chủ yếu là
các nước Đông Âu thuộc phe XHCN nhưng sau khi biến động kinh tế chính trị
ở Đông Âu tình hình mua bán có phần giảm xuốn về số lượng cũng như cơ
cấu. Hiện nay thị trường mở rộng ra các nước láng giềng như Trung Quốc,
Đài Loan, Hàn Quốc…Thị trường ở các nước tư bản phát triển thường ổn
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
14
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
định, cạnh tranh gay gắt do vậy hoạt động ở các thị trường này đòi hỏi phải có
sợ điều tra nghiên cứu tỉ mỉ, cộng với sự am hiểu về luật pháp sâu sắc, đồng
thời không cho phép các tổ chức kinh doanh của ta đã có ít cơ hội mà lại mắc
sai lầm ở thị trường thì có ít cơ hội để làm lại. Tuy nhiên nếu có hiểu biết
nhiều thì hoạt động của thị trường này lại có những thuận lợi như thanh toán
sòng phẳng không bị chiếm dụng vốn, thực hiện đúng hợp đồng. Do điều kiện
phân công lao động quốc tế và trình độ sản xuất của nước ta hiện nay, thị

trường nước ngoài vẫn rất quan trọng đối với vấn đề đảm bảo vật tư cho tiêu
dùng sản xuất trong nước được tiến hành bình thường liên tục và nâng cao
chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao
và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển.
Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại
chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về
tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giấ cước. Hiện nay đại đa
số các hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế
phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng.
- Nguồn nội địa:
Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà
doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai
bộ phận: Nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác.
Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nước có nhiều
điểm tích cực như bảo đảm chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng
lớn, chi phí lưu thông thấp.
Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh
không đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh
doanh khác.
Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có:
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
15
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
+ Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc.
+ Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy.
+ Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công.
+ Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết: Đó là nguồn hàng mà các

tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết với các đơn vị hoặc
các nhân sản xuất các loại hàng hoá phục vụ cho nhu cầu kinh doanh.
+ Nguồn do hàng đổi hàng: Đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến
trong trường hợp các doanh nghiệp là người cung ứng nguyên liệu vật tư kỹ
thuâth cho sản xuất.
+ Nguồn do doanh nghiệp bán nguyên vật liệu mua thành phẩm.
2.3 – Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng.
a – Mua hàng.
Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua
hàng khác nhau.
Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh
doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng
hoá và ký kết hợp đồng mua.
Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi
tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thoả thuận với
đơn vị hàng hoá về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển,
phương thức thanh toán thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp
đồng kinh tế.
b – Các hình thức tạo nguồn khác.
Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: Là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại
cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
16
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác địnhkiểm kê thông qua
vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được
xác định trước thời gian kiểm kê.

Vì vậy người ta phải ước tính lượng vật tư hàng hoá tồn kho, Kết quả
ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực
tế của nó.
Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo
cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức:
0
dk
= 0
tt
+ N
h
- X
Trong đó:
0
dk
: Tồn kho ]ớc tính đầu kỳ kế hoạch.
0
tt
: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
N
h
: Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến
hết năm báo cáo.
X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó.
Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này
thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu
về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác cụ thể khi lập
kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu
cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với nhu cầu nên sinh ứ
đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh

doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu đã xuất hiện một lượng vật tư hàng
hoá vượt quá mức dự trữ, hoặc nằm trong danh mục cần cho dự trữ những
lượng vật tư hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu
dùng cho sản xuất. Nguồn ứ đọng chậm luân chuyển phát sinh còn do hai
nguyên nhân hàng hoá được huy động trong kế hoạch không chính xác luân
thay đổi hoặc nguồn nhập do hạn chế về ngoại tệ nên chưa tiêu thụ được ngay.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
17
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
Để có nguồn hàng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chúng ta có nhiều
nguồn khác như:
+ Nguồn tổ chức sản xuất:
Đây là nguồn hình thành do các tổ chức lưu thông kinh doanh vật tư tận
dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tiền vốn (vật tư ở đây là vật tư ứ
đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này
có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư
cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm.
+ Nguồn nhờ liên doanh liên kết:
Liên doanh là hình thức tập hợp giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu
tư về vật tư, tiền vốn, lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu
dài giữa các bên, về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình
hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm.
+ Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm:
Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc
dda dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và
đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số ngành sản xuất
nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các ngành sản xuất khác. Để

tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu liên doanh liên
kết với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho
sản xuất, tìm hiểu và biết được đầu ra thông qua hội trợ với khách hàng.
+ Nguồn do làm đại lý ký gửi:
Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ
chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức,
các nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ % nhất định tính theo
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
18
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
doanh số đại lý, sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao
nhận đại lý.
Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thương mại là
toàn bộ hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lượng tốt, thoả
mãn mâu thuẫn các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục
phức tạp từ khâu đầu tiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trường
đến tìm hiểu tiềm năng sản xuất, từ các vật liệu trong và ngoài nước, lao động
và trình độ lao động trong nước, đến khâu ký kết các hợp đồng kinh tế về sản
xuất, vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn trong quá trình thực hiện hợp
đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá đến đáp ứng nhu cầu tiêu dùng với chi
phí thuấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi nhuận đáp ứng nhu cầu kinh doanh
hàng hoá.
2.4 - Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất.
Sau khi xây dựng kế hoạch vật tư công ty căn cứ vào đó xác định vật tư
còn thiếu phải mua ngoài, công ty có thể cử cán bộ thương mại đi giao dịch
tìm mua ở các tổ chức kinh doanh vật tư hay các đơn vị sản xuất khai thác vật
tư. Hoặc có thê đặt mua ở nước ngoài nếu như nguồn vật tư có ở trong nước

không đảm bảo việc mua bán phải thông qua các hợp đồng mua bán vật tư.
Hợp đòng mua bán vật tư là văn bản ký kết giữa đơn vị mua và đơn vị
bán. Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham
gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là
căn cứ của trọng tài kinh tế xét xử khi có những tranh chấp xảy ra giữa hai bên
ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại
phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên
mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng thông qua các
văn bản theo quy định của pháp luật.
Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các điều khoản sau:
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
19
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
- Tên đơn vị ký hợp đồng.
- Số tài khoản.
- Tên chức vụ của người đứng ra đại diện ký kêt.
- Các điều khoản cam kết giữa hai bên.
- Thời hạn thực hiện hợp đồng.
- Trách nhiệm vật chất giữa hai bên.
Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất đó là các điều khoản
cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại:
- Những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng
lượng, khối lương, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời
gian, địa điểm, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán.
- Những điều khoản thường lệ: Là điều khoản ghi trong hợp đồng
nhưng vẫn được hai bên công nhận.
- Những điều khoản thoả thuận: Là những điều khoản chưa có quy định

của Nhà nước được vận dụng một cách linh hoạt vào thực tế của hai bên mà
không trái với các điều luật của Nhà nước.
Đối với hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghệp phải
nghên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế và có kiến thức nhất định trong quan hệ
mua bán quốc tế.
3 - Tổ chức tiếp nhận vận chuyển và bảo quản vật tư.
3.1 - Tổ chức tiếp nhận.
Làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ đảm bảo điều kiện thúc đẩy quá
trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh,
ga cảng, bến bãi, kho tàng phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất
mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
20
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn
nhạp, là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch
toán giá thành.
- Nhiệm vụ:
+ Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong
hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư bảo đảm đúng chính sách
chế độ.
+ Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng, bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh
vật tư về kho an toàn.
- Nội dung công tác tiếp nhận:
+ Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng
kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương
tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng.

+ Phương tiện tiếp nhận:
Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện về cân đong để kiểm tra
số lượng vật tư nhập kho.
Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng vốinười gia trực tiếp xác
định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt phẩm cấp chất lượng hàng hoá
và tỷ lệ phẩm cấp trong lô.
Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ).
Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá.
Hình dáng kích thước màu sắc.
Tính chất cơ lý hoá.
Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp: Phương
pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
21
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp
đồng vào bán cũng như các thông lệ hiện hành.
- Một số trường hợp cần xử lý khi tiếp nhận:
+ Hàng hoá thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận
cùng nhau lập biên bản hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép
theo đúng biểu mẫu.
+ Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến
hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng kinh tế có liên quan để xác định loại hàng
hoá đó có đúng trong kế hoạch tiếp nhận hay không, sau đó tiến hành tiếp
nhận theo dúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi
đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn.
+ Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh

toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi
hàng trên đường đi. Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi
vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình
thường.
3.2 - Tổ chức chuyển vật tư về kho.
Tổ chức chuyển vật tư về kho của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch
vật tư nhằm đảm bảo vật tư cho sản xuất. Vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo
điều kiện cung ứng vật tư kịp thời và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp.
Công tác vận chuyển vật tư cũng là một điều khoản trong hợp đồng mua bán
dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần
mua, địa điểm giao hàng.
3.3 - Tổ chức bảo quản vật tư.
Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ
các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là bảo vệ nguyên
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
22
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết
kiệmk lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho.
- Nhiệm vụ:
+ Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá không ngừng
phấn đấu làm giảm hao hụt tự nhiên.
+ Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhầ kho và thiết bị
chứa đựng.
- Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:
+ Quy hoạch kho: Dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt hàng khu vực
kho, đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực

nhà kho, gian kho, ngăn ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau.
+ Định vị định lượng vật tư hàng hoá: Xác định vị trí tương đối ổn định
của một loại vật tư nào đó theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký
hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho. Xác định khối lượng
vật tư trong mỗi đơn vị đã được định vị.
+ Kê lót chất xếp hàng hoá vật tư trong một đơn vị đã được định vị, làm
tốt công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước
xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.
+ Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật
tư hàng hoá.
+ Chống côn trùng và vật gặm nhấm.
+ Thường xuyên kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm tra
trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và xử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó
đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời.
+ Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo hộ.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
23
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
4 - Tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất.
Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong
những biện pháp có hiệu quả nhằm tiêté kiệm vật tư ở doanh nghiệp làm tốt
công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất
lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng.
Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình
công nghệ rất ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng
cao năng suất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn, giảm lực
lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.

- Nhiệm vụ:
+ Xuất vật tư đúng số lượng, chất lượng, đúng hạn mớc, đúng nguyên
tắc.
+ Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư.
- Nội dung của công tác cấp phát:
+ Công tác chuẩn bị cấp phát: Vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần
được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và thời gian
cấp phát.
Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng, chất lượng về sổ theo dõi chứng từ
xuất kho.
Chuẩn bị phương tiện cân đong, đo đếm, phương tiện kiểm tra, kiểm
nghiệm, chuẩn bị về lao động.
Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở kho,
ở doanh nghiệp, tiết kiệm được chi phí bảo quản, đáp ứng được nhu cầu sản
xuất cần đến loại vật tư nào thì có ngay vật tư đó mà không cần phải dự trữ
trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn
hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển bốc xếp…chuẩn bị các điều
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
24
Chuyên đề thực tập Lê Thị Bình
Minh
kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều
độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện.
Chuẩn bị kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho
tiêu dùng trực tiếp, phân loại, đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính
đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu
quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả.
+ Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất: Cơ sở của công tác này là dựa

vào hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật
cho từng loại vật tư với số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ kế hoạch, việc
cấp phát vật tư theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh
trong việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm
công tác kế hoạch, góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác
ghi chép.
Hạn mức được xác định theo công thức:
H = N
sx
± N
dd
+ D – O
Trong đó:
H: Hạn mức cấp phát vật tư.
N
sx
: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm.
N
dd
: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang.
D : Nhu cầu vật tư cho dự trữ phân xưởng.
O : Tồn kho thực tế đầu kỳ.
Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật
tư theo hạn mức cho phân xưởng, theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát
vật tư, thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn,
an toàn kinh tế nhất.
Đại học Kinh Tế Quốc Dân Lớp:K
38
– QT-KD-TM
25