Khóa Luận Tốt Nghiệp - Đề Tài : Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Hoạt Động Bán Hàng Tại Công Ty Tnhh New Hope Hà Nội

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
TRONG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH NEW HOPE HÀ NỘI


Các nội dung
chính
1

Mở đầu

2 Tổng quan tài liệu và phương pháp
nghiên cứu
3
4

Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Kết luận và kiến nghị


Mở đầu
Bán hàng là khâu cuối cùng trong khâu sản xuất kinh
doanh nên nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
Mọi hoạt động công tác khác đều nhằm mục đích là bán
được hàng hố vì chỉ có bán hàng mới thực hiện được
mục tiêu trước mắt đó là lợi nhuận. Vì vậy, cần xây dựng
một hệ thống quản lý khoa học, phù hợp và hiệu quả đối
với hoạt động bán hàng.
Hệ thống KSNB là những quy định, thủ tục được
thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, giám

sát q trình và khuyến khích hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp.
Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong hoạt
động bán hàng tại Công ty TNHH New Hope Hà Nội


Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung

Trên cơ sở tìm hiểu
và phân tích thực
trạng, từ đó đề xuất
một số giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ
thống KSNB hoạt
động bán hàng của
cơng ty

Mục tiêu cụ thể

Hệ thống
hóa cơ sở lý
luận và thực
tiễn về hệ
thống KSNB

Phân tích thực
trạng hệ thống

kiểm sốt nội
bộ hoạt động
bán hàng tại
công ty

Nhận xét và đề
xuất một số giải
pháp nhằm hồn
thiện hệ thống
kiểm sốt nội bộ
hoạt động bán
hàng tại công ty


Phương pháp nghiên cứu
Thu thập và xử lý số liệu

Phân tích số liệu

Thu thập số liệu
• Các báo cáo, tài liệu cơng
ty
• Phỏng vấn, quan sát
Tổng hợp, xử lý số liệu
• Tính tốn Excel
• Bảng biểu, biểu đồ, đồ thị

• So sánh
• Đối chiếu
• Quan sát

Kết quả nghiên cứu và thảo luận
3.1

Khái quát chung về công ty

3.2

Thực trạng hệ thống KSNB của công ty

3.3

Một số đề xuất nhằm nâng cao công
tác KSNB của công ty


3.1 Khái qt chung về cơng ty
• Tên gọi: CƠNG TY TNHH NEW HOPE HÀ NỘI
• Địa chỉ: Khu cơng nghiệp Sài Đồng B, phường Sài Đồng, quận
Long Biên, thành phố Hà nội
• Cơng ty TNHH New Hope Hà Nội hiện có dây truyền sản xuất
áp dụng cộng nghệ tiên tiến nhất của ngành chăn nuôi, được
điều khiển tự động bằng máy vi tính, mỗi năm sản xuất gần
300.000 tấn.
• Hiện tại Công ty đang sản xuất và tiêu thụ nhiều chủng loại cám
cho lợn, gà, vịt, cá và cút ở các giai đoạn phát triển khác nhau.
Thức ăn chăn nuôi NewHope đã đạt được chứng nhận tiêu chuẩn
chất lượng quốc tế ISO 9001:2008.

3.2 Thực trạng hệ thống KSNB
3.2.1 Đặc điểm về sản phẩm và tổ chức bán
hàng

• Cơng ty có lượng sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Đáp
ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.
• Thị trường tiêu thụ của Công ty là khá rộng, không chỉ trên
địa bàn Hà Nội mà còn vướn tới các tỉnh thành khác trong
khắp miền Bắc như: Bắc Ninh. Hải Phịng, Hải Dương…
• Cơng ty đang có một lượng khách hàng khá lớn, chủ yếu là
khách hàng quen biết lâu năm (khách hàng truyền thống)
và người chăn ni trực tiếp.
• Cơng ty áp dụng 2 phương pháp bán hàng:
Bán buôn
Bán lẻ


3.2 Thực trạng hệ thống KSNB
3.2.1 Đặc điểm về sản phẩm và tổ chức bán
hàng

Quy trình bán hàng trong hoạt động bán hàng như sau:

1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng
2. Xét duyệt bán hàng
3. Chuyển giao hàng hóa
4. Nhận và xử lý đơn đặt hàng
5. Lập hóa đơn
6. Theo dõi phải thu và thu tiền

7. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu bán hàng trả lại
8. Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được


3.2 Thực trạng hệ thống KSNB
3.2.2 Thực trạng KSNB hoạt động bán hàng
tại3.2.2.1
côngQuy
ty định trong hoạt động bán hàng tại cơng ty

• Những đơn hàng lớn nhân viên sử dụng mẫu ĐĐH
Nhận và xử ký cố định theo mẫu của cơng ty.
đơn đặt hàng • KH thường xun đặt hàng qua điện thoại, fax nhân
viên tiếp nhận yêu cầu và hồn thành ĐĐH sẵn cho KH
• Khách hàng mới nhân viên khơng được nhận đơn
hàng qua điện thoại.
• Trưởng phịng kinh doanh có trách nhiệm xét duyệt
lại để kiểm tra sai sót.
• Kế tốn khơng được bỏ sót thơng tin nào khi
tiếp nhận ĐĐH.
• Nhân viên căn cứ vào báo giá do giám đốc quy định
để báo giá cho KH, đồng thời thông báo về chiết khấu.


3.2.2.1 Quy định trong hoạt động bán hàng tại công ty
• Trưởng phịng KD căn cứ vào quy định về thời hạn
Xét duyệt bán nợ do BGĐ ban hành để tiến hành xét duyệt bán.
hàng
• Đối với KH thường xuyên nhân viên phịng KD phải
liên hệ với kế tốn cơng nợ để biết thơng tin về tình

hình thanh tốn của KH.
• Đối với KH mới nhân viên phịng kinh doanh sẽ
phải tự tìm hiểu thơng tin về KH.
Chuyển giao
hàng hóa

• Bộ phận BH sẽ lập PXK để làm căn cứ giao - nhận
dựa trên ĐĐH, hợp đồng đã được ký duyệt.
• Nhân viên BH sau khi lập xong PXK phải chuẩn bị
hàng cho KH đúng hạn và lưu trữ tại bộ phận một phiếu.
• Lập PXK do giám đốc quy định phải được xét duyệt
đầy đủ trước khi giao hàng.
• Nhân viên nhận hàng tại kho phải căn cứ vào PXK
đã phê duyệt, thủ kho có trách nhiệm giao hàng đúng…


3.2.2.1 Quy định trong hoạt động bán hàng tại công ty
Lập hóa đơn

• Sau khi hàng chuyển giao cho KH, bộ phận KD phải
tập hợp mọi giấy tờ, chững từ có liên quan chuyển cho
bộ phận kế tốn để lập hóa đơn.
• Hóa đơn được lập phải đảm bảo: đúng nội dung,
khơng được tẩy xóa, sửa chữa, khơng dùng mực đỏ …
• Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên (03 liên).
• Nội dung lập trên hóa đơn, các liên phải thống nhất.
• Hóa đơn phải được lập theo STT từ số nhỏ đến lớn.

• Kế tốn tiền mặt lập phiếu thu theo mẫu quy định
Theo dõi khoản có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Sau đó

phải thu, thu tiền thủ thu tiền và xác nhận.
• Kế tốn cơng nợ phải tiến hành lập Sổ theo dõi chi
tiết các khoản phải thu KH. Hàng tháng, kế tốn cơng
nợ phải lập bảng đối chiếu cơng nợ, báo cho KH …


3.2.2.1 Quy định trong hoạt động bán hàng tại công ty
Lập dự phịng
Kế tốn tiến hành lập các khoản dự phịng nợ phải
phải thu khó địi thu khó địi phải căn cứ theo tình hình thanh tốn tiền
hàng cịn nợ của KH và thời hạn thanh toán.

Kế toán thực hiện việc xóa sổ các khoản nợ khơng
Thẩm định, xóa
sổ khoản phải thu có khả năng thu hồi đối với các KH mất khả năng
thanh toán hoặc bị pháp luật cưỡng chế


3.2 Thực trạng hệ thống KSNB
3.2.2 Thực trạng KSNB hoạt động bán hàng
tại3.2.2.2
côngRủi
ty ro và nguyên nhân rủi ro trong hoạt đông bán

hàng tại Công ty
Rủi ro

Nguyên nhân

- Chuyển giao hàng hóa cho KH - Nhân viên tiếp nhận sai

sai về số lượng, chất lượng, mẫu thông tin khi nhận đơn đặt
mã, quy cách, …
hàng.
- Mất hàng, không thu được tiền. - Nhân viên xét duyệt cho
những KH không đủ tiêu
chuẩn theo chính sách bán
chịu.
- Gánh chịu mức rủi ro tín dụng
quá lớn.

- Nhân viên bán hàng cấp quá
nhiều hạn mức bán chịu.


3.2.2.2 Rủi ro và nguyên nhân rủi ro trong hoạt đơng bán
hàng tại Cơng ty
Rủi ro
- Hàng hóa khơng được giao
đúng thời gian quy định, giao
không đủ cho khách hàng, giao
thừa hoặc giao nhầm cho đối
tượng không đặt hàng.

Nguyên nhân
- Nhân viên viết sai thông tin
về đơn giá, mã số thuế, số
lượng hàng hóa, địa chỉ nhận
hàng, … trên hóa đơn.
- Nhân viên giao hàng không
đối chiếu lại thông tin trên

phiếu xuất kho và phiếu giao
hàng hoặc cố ý lạm dụng làm
thất thốt hàng hóa

- Lập sai, lập thiếu hoặc lập thừa - Nhân viên lập HĐ không căn
HĐ
cứ đủ vào các chứng từ liên
quan đã tiến hành lập HĐ.


3.2.2.2 Rủi ro và nguyên nhân rủi ro trong hoạt đơng bán
hàng tại Cơng ty
Rủi ro
Ngun nhân
- Khó kiểm sốt và theo dõi các - Nhân viên không ghi chép vào
khoản nợ của từng khách hàng sổ sách hoặc ghi sai số tiền nợ
cũng như việc bù trừ công nợ của khách hàng.
không cùng đối tượng hay không
bù trừ với cùng đối tượng hoặc
bỏ sót nợ phải thu.
- Tiền thu không đúng, không đủ - Nhân viên bán hàng thu tiền
và không kịp thời làm thiệt hại của khách hàng khơng đúng,
đến cơng ty.
khơng đủ như trong hóa đơn
hoặc khơng ghi nhận đủ.
- Khách hàng khơng hài lịng về - Nhân viên không ghi giảm nợ
hàng nhận được do sai quy cách, phải thu hoặc ghi giảm nhầm
kém phẩm chất, có thể gửi trả lại cho khách hàng khác

3.2 Thực trạng hệ thống KSNB
3.2.2 Thực trạng KSNB hoạt động bán hàng
tại3.2.2.3
cơngĐánh
ty giá thực trạng kiểm sốt nội bộ trong hoạt động

bán hàng tại công ty
Kết quả đạt được
- Giám đốc là người gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng
lực quản lý, trình độ và rất am hiểu về chuyên môn.
- Lực lượng cán bộ năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm,
chun mơn tốt, khơng ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức nghiệp
vụ, ý thức tập thể tốt, có sự phối hợp trong cơng việc
- Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến
chức năng, gọn nhẹ.
- Sự phân chia trách nhiệm cụ thể đã nâng cao tinh thần trách
nhiệm đối với công việc của mỗi thành viên.
- Hệ thống thông tin được áp dụng rộng rãi trong công ty.
- Công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định


3.2.2.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ trong hoạt động
bán hàng tại công ty
Tồn tại chủ yếu
- Một số quy định, chính sách chưa được ban hành bằng văn bản,
tồn như một thói quen, mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức
truyền miệng.
- Việc phân cơng phân nhiệm bộ phận kế tốn đều thực hiện bằng
miệng chứ khơng thông qua biên bản bàn giao công việc.
- Việc kiểm tra, kiểm kê tuy được diễn ra diễn ra định kỳ song về

cơ bản chỉ mang tính hình thức, thủ tục, chưa thực sự có chiều sâu.
- Cơng ty có áp dụng công nghệ thông tin, các bộ phận đều được
trang bị máy tính nhưng chỉ có bộ phận kế tốn được thực hiện
cơng tác kế tốn thơng qua phần mềm.
- Cơng ty khơng có một bộ phận kiểm sốt nội bộ riêng biệt độc
lập với các bộ phận khác.


3.3 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác
KSNB
Những quy định, quy chế, chính sách nên được ban hành bằng
văn bản cụ thể và phổ biến cho từng bộ phận
-

- Công ty nên đưa ra một biên bản bàn giao công việc để quy
trách nhiệm rõ ràng nêu rõ công việc của từng nhân viên
- Việc kiểm tra, kiểm soát phải được diễn ra thường xuyên và
định kỳ, ngay cả khi khơng phát hiện có sai sót nào xảy ra.
- Công ty nên kết nối mạng nội bộ và áp dụng phần mềm quản
lý cho tất cả các bộ phận trong công ty.
- Công ty nên xây dựng một ban kiểm sốt chun biệt, độc lập
- Cơng ty nên thường xuyên tổ chức khen thưởng, khuyến
khích đối với những cá nhân hay bộ phận đã có những đóng góp
tích cực đồng thời đưa ra chế tài xử lý đối với những hành vi
không tuân thủ quy định, nguyên tắc của công ty.


4. Kết luận và kiến nghị