Hoàn thiện Kế toán bán hàng & xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học & Thiết bị Văn phòng

Chuyên đề báo cáo thực tập
LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, với đường lối chính sách của Đảng và Nhà
nước, duy trì cơ chế kinh tế thị trường, nhằm thúc đẩy tận dụng tối đa các nguồn
lực trong nước, nước ngoài để đảm bảo nhu cầu tiêu dùng, đời sống nhân dân
tích luỹ trong nước và xuất khẩu, tăng thu nhập quốc dân kích thích phát triển
kinh tế xã hội. Đặc biệt ngay từ khi luật doanh nghiệp đi vào hoạt động có hiệu
lực (tháng 1/2000) đã khẳng định một bước đổi mới trong hệ thống pháp lý tạo
ra môi trường thuận lợi cho cá doanh nghiệp hoạt động, nhằm phát huy sức
mạnh nền kinh tế. Từ thực tế cho ta thấy số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh
doanh ngày càng tăng, bên cạnh đó việc bán hàng sản phẩm hàng hoá là vấn đề
quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bởi vậy để tồn tại và phát
triển doanh nghiệp không những có nhiệm vụ thu mua gia công chế biến, sản
xuất sản phẩm, mà phải tổ chức tốt khâu bán hàng sản phẩm hàng hoá.
Mục tiêu của việc kinh doanh là lợi nhuận, bên cạnh đó cũng không ít rủi
ro, để có được thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải tìm tòi nghiên cứu
thị trường, trên cơ sở đó ra quyết định đưa ra mặt hàng gì. Để phản ánh và cung
cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng
đắn, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế
toán nói chung và công tác kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán
hàng nói riêng một cách khoa học, hợp lý.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh gay gắt, Công ty
TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đã tồn tại và phát triển, Công ty liên
tục nhập các loại linh kiện máy vi tính , các thiết bị máy văn phòng mới, chủ
động trong việc bán hàng hoá. Song song với những điều đó bộ phận kế toán
Công ty cũng từng bước hoàn thiện và phát triển.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

1
Chuyên đề báo cáo thực tập
Qua qúa trình thực tập tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty em đã lựa

chọn đề tài nghiên cứu: “ Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng”.
Mục tiêu của chuyên đề này vận dụng những kiến thức đã học ở trường
vào nhu cầu thực tiễn về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty, từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp một phần nhỏ vào
công việc hoàn hiện công tác kế toán ở đơn vị.
Trong chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản
lý và kế toán, phân tích quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
ở đơn vị và phương hướng, biện pháp giải quyết các vấn đề thực tế còn tồn tại.
Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia làm 3 phần chính:
Phần I Tổng quan về Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn .
Phần II : Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng .
Phần III : Một nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán
bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết
bi Văn phòng .
Do những hạn chế về trình độ và thời gian nên chuyên đề không tránh
khỏi những khiếm khuyết nhất định, nên em mong được các thầy cô cùng các
cán bộ của Công ty nơi em thực tập thông cảm.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

2
Chuyên đề báo cáo thực tập
PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ
CÔNG TY TNHH TM TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta, Đảng và Nhà
nước thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền kinh tế
thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều

này đòi hỏi tính độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp
cao. Mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu
trách nhiệm và bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh
doanh có lãi.
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng ( tên giao dịch là TIC
) được thành lập từ năm 2004, hiện nay mặt hàng chính của Công ty là kinh
doanh máy photocopy, linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các
loại máy văn phòng . Công ty đặt trụ sở chính tại 117 Lê Thanh Nghị – Hai Bà
Trưng – Hà Nội .
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một loại hình doanh
nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát
triển của Công ty như sau:
* Từ năm 2004 đến năm 2005
Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm
thị trường tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận đem lại
chưa cao
* Từ năm 2005 đến 2006
Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được
tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này công ty không ngừng đẩy mạnh quá
trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

3
Chuyên đề báo cáo thực tập
sản phẩm tới từng khách hàng, doanh nghiệp, tạo cho khách hàng niềm tin vào
chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh
* Từ năm 2006 đến nay
Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Công việc kinh
doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty.
Với ý thức không ngừng vươn lên , sau 4 năm phát triển đến nay Công ty

đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành , xây dựng các đại lý
phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh .
Công ty vinh dự được khách hành đánh giá là một trong các địa chỉ đáng tin cậy
trong lĩnh vực công nghệ thông tin . Khách hàng đến với Công ty là thượng đế ,
là những người bạn đồng hành trong suốt thời gian sử dụng thiết bị công nghệ
thông tin và các thiết bị văn phòng
Hiện nay thị trường truyền thống là Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu
thụ sảm phẩm . Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm lấy
chữ tín với khách hàng , gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra
ngày càng tăng , năm sau cao hơn năm trước .
Phương thức bán hàng của Công ty là bán buôn và bán lẻ .
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty :
* Chức năng của Công ty:
Công ty TMHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng có chức năng kinh
doanh phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin , máy photocopy, linh kiện
máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn phòng Là một
doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế
hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp
phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội đồng
thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

4
Chuyên đề báo cáo thực tập
* Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty:
- Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề
theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp.
- Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu
số bán ra.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo

toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh.
- Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất tinh
thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng
lực làm việc.

Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Nguồn vốn kinh doanh 890.000.000 1.000.000.000 1.500.000.000
Doanh thu 2.498.000.000 3.190.860.000 4.589.760.000
Lợi nhuận 59.869.000 96.854.368 120.968.532
Lương tháng/ người 780.000 1.000.000 1.200.000

Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

5
Chuyên đề báo cáo thực tập
Nhìn vào bảng ta thấy rõ sự tăng trưởng của Công ty trong 3 năm qua
( 2005 , 2006 , 2007 ) Doanh thu của năm 2006 so với năm 2005 là 692.869.000
VNĐ tương ứng với tỷ lệ tăng là 27,73 % .
Lợi nhuận đạt được năm 2006 so với 2005 tăng 36.985.368 VNĐ , tương
ưng với tỷ lệ tăng là 61,78 % .
Chính vì vậy thu nhập của một người trong tháng đã tăng lên 220.000VNĐ ,
tương ứng với tỷ lệ tăng 28,20 %.
Doanh thu năm 2007 tăng so với năm 2006 là 1.398.900 VNĐ , tương
ứng tỷ lệ tăng là 43,89 %
Lợi nhuận năm 2007 so với năm 2006 tăng 24.114.164 VNĐ , tương
đương với tỷ lệ tăng là 24,89 %
Tiền lương tháng của người công nhân của năm 2007 so với năm 2006
tăng 20% .

1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty :
Hiện nay Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một
công ty phát triển. Vấn đề tổ chức quản lý luôn được quan tâm , chú trọng của
lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên nhằm dẫn đầu hoàn thiện một cơ cấu
quản lý thích hợp hiệu quả nhất . Mô hình tổ chức quản lý được miêu tả như
sau :
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

6
Chuyên đề báo cáo thực tập
CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TNHH TM TIN
HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Nhìn và

Nhìn đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty ta thấy cơ cấu này được xây
dựng theo kiểu trực tuyến – chức năng , đây là kiểu cơ cấu được áp dụng phổ
biến trong các doanh nghiệp nước ta hiện nay . Các bộ phận của cơ cấu bao gồm
: Ban giám đốc , 7 phòng chức năng .
* Bố trí lao động của các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty :
Tổng số lao động hiện có của Công ty là 49 người , bộ phận bán hàng có 9
người và các bộ phận khác có 40 người .
- Về trình độ : Do coi trọng công tác đào tạo và tuyển chọn lao động nên
Công ty có một đội ngũ kỹ thuật và công nhân đạt trình độ cao . Có 5 người ở
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

7
GI M Á ĐỐC
Phó giám đốc
Trung
tâm bảo

h nhà
Phòng tổ
chức
h nh à
chính
Phòng kỹ
thuật
Phòng
chăm
sóc
khách
h ngà
Phòng
thiết kế
web
Phòng
kế toán
t i à
chính
Phòng
bán
h ngà
Chuyên đề báo cáo thực tập
trình độ đại học , chủ yếu tập trung ở các phòng ban , trung cấp có 31 người .
Tại các phân xưởng , số lao đông có trình độ đại học còn ít , chủ yếu là công
nhân kỹ thuật bậc 3/7 trở lên ( có 14 người ) .
* Sự phân chia các chức năng quản trị giũa các bộ phận :
- Sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc : Là sự phân chia chức
năng quản trị giũa ban giám đốc , bộ phận chức năng và bộ phận quản lý phân
xưởng .

+ Ban giám đốc bao gồm những người đứng đầu Công ty , ban giám đốc
thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị nhưng ở cấp độ cao nhất và có tính
quyết định đối với toàn Công ty .
+ Bộ phận chức năng thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị ở cấp độ
thấp hơn , có tính tham mưu và thực hiện đối với toàn Công ty .
Sự phân chia chức năng theo chiều dọc là phù hợp với kiểu cơ cấu sản
xuất hiện nay của Công ty
- Sự phân chia chức năng theo quản trị theo chiều ngang . Sự phân chia
chức năng quản trị theo chiều ngang thể hiện rõ nhất ở sự phân chia các chức
năng quản trị giũa các bộ phận chức năng . Chúng ta có thể mô ta sự phân chia
này như sau :
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

8
Chuyên đề báo cáo thực tập
SƠ ĐỒ PHÂN CHIA CHỨC NĂNG QUẢN LÝ GIỮA CÁC BỘ PHẬN


Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

9
T i chínhà
Hạch toán
Quản lý v tiêuà
thụ sản phẩm
Tư vấn kiểm tra nhu
cầu của khách h nhà
Kỹ thuật
Phòng kế toán t ià
chính

Phòng bán h ngà
Tổ chức đời sống
Trung tâm bảo h nhà
sản phẩm
Chăm sóc khách h ngà
Phòng kỹ thuật
Nhân sự
Tổ chức lao động
v thuê lao à động
H nh chính pháp à
chế v bà ảo vệ
Phòng tổ chức h nhà
chính
Chuyên đề báo cáo thực tập
Chức năng của từng bộ phận :
Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công
ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:
* Ban giám đốc:
- Giám đốc : là người đại diện cho cán bộ công nhân viên tại Công ty, có
quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người
chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.
Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phụ trách công tác tổ chức cán
bộ , hợp tác trong nước , lập kế hoạch kinh doanh , đầu tư phát triển
- Phó giám đốc : Là người giúp việc cho Giám đốc , phụ trác công tác quản
lý kỹ thuật , nguyên cứu cải tiến , thiết kế kỹ thuật và công tác bảo hành
sản phẩm , kế hoạch hoá và điều độ sản xuất . Ngoài ra phó giám đốc
được phép thay mặt giám đốc để giả quyết các công việc chung khi giám
đốc đi vắng .
* Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho
Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng

của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm
kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao.
+ Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng về nhân sự như tuyển
dụng , bố trí , đào tạo , khen thưởng , kỷ luật đối với công nhân của Công ty .
Bên cạnh đó phòng còn thực hiện chức năng như định mức lao động , trả
lương , trả thưởng , tổ chức đời sống và các hoạt động xã hội như các hoạt
động văn hoá , văn nghệ , thể thao … cho công nhân viên của Công ty .
+ Phòng KCS : Có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm vầ trong đó
bao gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật
cho sản phẩm .
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

10
Chuyên đề báo cáo thực tập
+ Trung tâm bảo hành : Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm ,
sửa chữa , đổi sản phẩm sau khi bán cho khách hàng .
+ Phòng bán hàng : Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm
nguyên cứu thị trường , quảng cáo …
+ Phòng kế toán tài chính :
- Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm, thiết bị phục vụ công tác kinh doanh...
trình giám đốc.
- Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định
thống nhất các ghi chép kế toán.
- Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các
chiến lược kinh doanh.
+ Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ kỹ
thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của
công ty.
1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán củA Công Ty TNHH TM Tin học và

Thiết bị Văn phòng :
1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán cở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng
được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc đều được thực hiện ở
phòng kế toán, không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công
công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ,
đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ
đạo của lãnh đạo Công ty:

Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

11
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý
điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán
của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham
mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế
hoạch chi phí kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn, hàng
hoá, tình hình bán trong công ty. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý
chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng
hoá ứ đọng. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị
gia tăng .
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để
thu hoặc chi tiền mặt. Thủ quỹ phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày đối chiếu
với số liệu kế toán thanh toán tiền mặt.
- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin
về tình hình Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

12
Kế toán trưởng
Kế toán
h ng hoáà
Thủ quỹ
Kế toán
công nợ
Kế toán
tổng hợp
Chuyên đề báo cáo thực tập
1.4.2. Tổ chức vân dụng hệ thống chức từ ở Công ty gồm :
* Hợp đồng kinh tế.
* Phiếu thu, phiếu chi.
* Giấy báo nợ, có của ngân hàng.
* Hoá đơn giá trị gia tăng.
*Hoá đơn bán hàng.
*Bảng kê hoá dơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
*Bảng chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp như
ban hành của Bộ tài chính , tai khoản của Công ty bao gồm các tài khoản :
TK 111 – Tiền mặt
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
TK 131 – Phải thu khách hàng
TK 141 – Tạm ứng
TK 142 – Chi phí trả trước ngăn hạn
TK 153 – Công cụ dụng cụ
TK 156 – Hoàng hoá
TK 1561 – Giá mua hàng

TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá
TK 211 – Tài sản cố định
TK 2111 – Tài sản cố định hữu hình
TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
TK 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình
TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
TK 331 – Phải trả người bán
TK 333 – Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

13
Chuyên đề báo cáo thực tập
TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phái nộp
TK 3338 – Các loại thuế khác
TK 334 – Phải trả người lao động
TK 335 – Chi phí phải trả
TK 338 – Phải trả phải nộp khác
TK 3383 – Bảo hiểm xã hội
TK 3384 – Bảo hiểm y tế
TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
TK 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
TK 4211 – Lợi nhận chưa phân phối năm trước
TK 4212 – Lợi nhận chưa phân phối năm nay
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
TK 632 – Giá vốn hàng bán
TK 635 – Chi phí tài chính

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 6421 – Chi phí bán hàng
TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh .

Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

14
Chuyên đề báo cáo thực tập
1.4.4. Hình thức sổ kế toán
Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH TM
Tin học và Thiết bị Văn phòng áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ “
Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán
tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế
toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào
các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng nên sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản
sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái
và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính :



Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

15
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

Chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết
theo đối tượng
Sổ quỹ
Bảng kê Chứng
từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát
sinh
BÁO CÁO TÀI CH NHÍ
Bảng tổng hợp chi
tiết theo đối tượng
Sổ đăng ký CT-
GS
16
Ghi h ng ng yà à
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chuyên đề báo cáo thực tập
1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty:
- Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng sử dụng hệ thống báo
cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các
báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. Hệ thống báo cáo kế toán của
Công ty bao gồm :

- Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02
- Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01
- Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
Công ty TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng là Công ty TNHH có trách nhiệm
nộp báo cáo Tài Chính lên chi cục thuế trong thời hạn < 20 ngày đối với báo
cáo quý , và < 90 ngày đối với báo cáo năm . Nộp lên cấp trên và lưu tại phòng
kế toán của Công ty mình .
PHẦN II
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

17
Chuyên đề báo cáo thực tập
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THNN TM TIN HỌC VÀ
THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
-----------------
2. 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty
Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời
những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công
nghệ thông tin. Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được thành
lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này.
Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm
2 lĩnh vực cụ thể:
* Kinh doanh dịch vụ:
Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có
nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng.
* Hoạt động kinh doanh:
Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau:

+ Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị
viễn thông, mạng máy tính.
+ Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy
văn phòng khác.
Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của
Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân
người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội .
Các phương thức bán hàng của Công ty :
Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

18
Chuyên đề báo cáo thực tập
Bán buôn :

Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký
kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn được thành lập ba liên,
liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng
kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn
(GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó
để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.
Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế
toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu
cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu
sau đó xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán
hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3
dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường.
Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức:
Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ

kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do
phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi
người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

19
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho
TK 156 (1561) TK 632 TK 911
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục
nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé
liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá
đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn
GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi
người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc
thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt.
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

20
Tổng giá
thanh toán
(cả thuế
VAT)

Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng

Bán lẻ :
Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân
Mai). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi
phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT.
Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy
đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào
hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn
(nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu
mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao
cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên
xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người
được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán
kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên xanh).
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

21
TK 911
TK 511
TK 111, 112, 113
TK 632
TK 133
K/C doanh thu
X/Đ KQKD
Tổng giá
thanh toán
(cả thuế
VAT)

Tổng số
tiền thanh
toán (có
thuế VAT)
Mua h ngà
Bán thẳng
Doanh thu
chưa có
VAT
Thuế VAT
được khấu
trừ
TK 3331
Thuế VAT
phải nộp
Số thuế GTGT phải nộp
Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD
Chuyên đề báo cáo thực tập
-Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển
Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối
quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca)
Trị giá vốn
hàng xuất bán tại = Số lượng hàng * Giá vốn đơn vị
quầy xuất bán hàng bán
- Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày
đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng,

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
TK 156 TK 632 TK 911

Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

22
Tổng giá
thanh toán
(cả thuế
VAT)
Chuyên đề báo cáo thực tập
2.1.3. Phương thức xác định kết quả bán hàng của Công ty :
Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết
quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán
hàng cho quản lý.
Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng
TK 632 TK 911 TK 511
Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần
hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ
TK 641 TK 421
Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng
hàng phát sinh trong kỳ
TK 642
Kết chuyển chi phí
QLDN phát sinh trong kỳ
TK 142

Kết chuyển chi phí
chờ kết chuyển
Kết chuyển lãi về bán hàng
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

23
Chuyên đề báo cáo thực tập
2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng :
2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn
phòng :
2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng :
Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức
thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phương thức
giao hàng, hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán
hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít.
Đây cũng là điều dễ hiểu.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì để
phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111.
Tài khoản 511 được chia làm 2 tiểu khoản sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5112: Doanh thu của dịch vụ
Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài
khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT.
Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13
Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh
doanh trong tháng.

Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn
Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty
sẽ gửi thư chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua
bán giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào
hợp đồng đã ký được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

24
Chuyên đề báo cáo thực tập
GTGT. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa
là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và
ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng
ngày.
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán
ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình
thức thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng,
thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn
xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi
vào sổ kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở
chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá
nhập, xuất tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho
phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế
toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu
với phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho
mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế

toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra
mã của mặt hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ
chi tiết hàng hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán
hàng để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị.
Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi
vào 1 ví dụ cụ thể :
Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36

25