Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong trường trung cấp nghề thạch thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐƠNG Á

LÊ THỊ HÀ

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG
TRUNG CẤP NGHỀ THẠCH THÀNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

BẮC NINH – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐƠNG Á

LÊ THỊ HÀ

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG TRƯỜNG
TRUNG CẤP NGHỀ THẠCH THÀNH
Chun ngành: Kế tốn
Mã ngành: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Người hướng dẫn khoa học: TS. Phạm Thị Lý

BẮC NINH – 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập

của riêng tơi.
Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có
nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Lê Thị Hà


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập, nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp. Tôi
luôn nhận được sự giúp đỡ của Hiệu trưởng trường Trung cấp nghề Thạch
Thành, của các thầy cô trường Đại học Công nghệ Đông Á. Đặc biệt là sự
giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của Giảng viên: Tiến sỹ Phạm Thị Lý.
Để có thể hồn thành đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh, bên
cạnh sự nỗ lực cố gắng của bản thân cịn có sự hướng dẫn nhiệt tình của q
Thầy Cơ, cũng như sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt
thời gian học tập nghiên cứu và thực hiện luận văn thạc sĩ.
Xin chân thành bày tỏ lịng biết ơn đến Cơ TS. Phạm Thị Lý người đã
hết lòng giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tơi hồn thành luận văn
này. Xin chân thành bày tỏ lịng biết ơn đến tồn thể q thầy cô trong trường
Đại học Công nghệ Đông Á đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu
cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập
nghiên cứu và cho đến khi thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hồn
chỉnh.
Xin chân thành bày tỏ lịng biết ơn đến hiệu trưởng trường Trung cấp
nghề Thạch Thành đã không ngừng hỗ trợ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho
tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn!
Thạch Thành, ngày

tháng

Học viên

Lê Thị Hà

năm 2018


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TT

Chữ viết tắt

Giải thích

1

BCTC

Báo cáo tài chính

2

CCDC

Cơng cụ dụng cụ

3

HCSN

Hành chính sự nghiệp

4

NSNN

Ngân sách nhà nước

5

TCN

Trung cấp nghề

6

TK

Tài khoản

7

SXKD

Sản xuất kinh doanh

8

TSCĐ

Tài sản cố định

9

DN

Doanh nghiệp

10

BHXH

Bảo hiểm xã hội

11

UBND

Ủy ban nhân dân


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Số hiệu

Tên

Số trang

1.1

Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung.

22

1.2

Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phân tán.

23

1.3

Mơ hình tổ chức cơng tác kế toán vừa tập trung, vừa
phân tán.

26

2.1

Sơ đồ tổ chức của trường trung cấp nghề Thạch
Thành.

43

2.2

Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn

53

2.3

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký
chung

59


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Số hiệu

Tên bảng

Trang

2.1

Bảng cân đối tài khoản 2015

104

2.2

Bảng cân đối tài khoản 2016

107

2.3

Bảng cân đối tài khoản 2017

110


DANH MỤC PHỤ LỤC

Số hiệu

Tên bảng

Trang

Phụ lục 01

Các mẫu chứng từ kế toán sử dụng

83

Phụ lục 02

Hệ thống tài khoản kế tốn

87

Phụ lục 03

Các mẫu sổ kế tốn

92

Phụ lục 04

Trình tự kế tốn tiền mặt tại trường

97

Phụ lục 05

Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng, kho
bạc tại trường

98

Phụ lục 06

Trình tự kế tốn vật tư, CCDC tại trường

99

Phụ lục 07

Trình tự kế tốn nguồn kinh phí hoạt động
tại trường

100

Phụ lục 08

Trình tự kế tốn thu phí, lệ phí tại trường

101

Phụ lục 09

Trình tự kế tốn chi thường xun tại
trường

102

Phụ lục 10

Hệ thống Báo cáo tài chính

103


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP……………….……1
1.1. Khái niệm, vai trị tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp…………………………………………………..…………..1
1.1.1. Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn………….………………...…..…..1
1.1.2. Vai trị tổ chức cơng tác kế tốn……………………………………..…1
1.2. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế toán trong các đơn vị HCSN.....….…3
1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị HCSN………....5

1.3.1.Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu……………………………..……...6
1.3.2.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán………………….……….9
1.3.3.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán……………………...…………11
1.3.4.Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn………………………………...…14
1.3.5.Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn………………………………......17
1.3.6. Tổ chức vận dụng công nghệ thông tin …………………………… 19
1.3.7.Tổ chức bộ máy kế toán……………………………………..….……..20
1.4. Các nhân tố chi phối đến tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp………………………………………………………26
1.4.1.Các nhân tố bên ngồi đơn vị kế toán…………………………..…..…26
1.4.2.Các nhân tố bên trong đơn vị kế toán………………...……………..…27
1.5. Kinh nghiệm về tổ chức cơng tác kế tốn tại các cơ sở giáo dục và bài
học kinh nghiệm đối với Trường Trung cấp nghề Thạch Thành ……....27
1.5.1. Kinh nghiệm về tổ chức cơng tác kế tốn tại các cơ sở giáo dục..……27
1.5.2. Bài học kinh nghiệm đối với Trường Trung cấp nghề Thạch Thành... 32
Tóm tắt chương 1………….……………………………………………….38


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI
TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ THẠCH THÀNH………………….….39
2.1. Khái quát về trường Trung cấp nghề Thạch Thành…...……………39
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của trường TCN Thạch Thành.…..39
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Trường TCN
Thạch Thành……………………………………………………………...….40
2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Trường TCN Thạch Thành.…40
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường TCN Thạch Thành….……...…42
2.2. Cơng tác quản lý tài chính của trường TCN Thạch Thành.…….….44
2.2.1. Cơ chế quản lý tài chính của trường TCN Thạch Thành……….….…44
2.2.2. Quản lý tài chính tại trường TCN Thạch Thành………………...……44
2.2.2.1. Nội dung quản lý tài chính tại trường TCN Thạch Thành……...…..45

2.2.2.2. Quy trình quản lý tài chính tại trường TCN Thạch Thành…….……47
2.3. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường TCN Thạch
Thành………………………………………………………………………..50
2.3.1. Cơ sở và mơ hình kế tốn tại trường TCN Thạch Thành.…..…….…..50
2.3.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường TCN Thạch Thành.…51
2.3.2.1. Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán………………….………….…52
2.3.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn…………..55
2.3.2.3. Thực trạng tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán…58
2.3.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn…………….…………60
2.3.2.5. Cơng tác kiểm tra kế toán…………………………………..……….61
2.4. Đánh giá thực trạng kế toán tại trường TCN Thạch Thành…....…..62
2.4.1. Ưu điểm……………………………………………………..……..….62
2.4.2. Nhược điểm……………………………………………………...……64
Tóm tắt chương 2……….………………………………………………….67


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HỒN THIỆN
CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRƯỜNG TCN THẠCH THÀNH……....68
3.1. Định hướng phát triển của trường Trung cấp nghề Thạch Thành...68
3.2. u cầu, ngun tắc hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán tại trường
Trung cấp nghề Thạch Thành……………………………………………..68
3.3. Một số giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại trường
Trung cấp nghề Thạch Thành………………………………………..……70
3.3.1. Hồn thiện về tổ chức chứng từ kế tốn………………………………70
3.3.2. Hồn thiện về tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn…………..….………72
3.3.3. Hồn thiện về tổ chức ứng dụng tin học……….…………..….………73
3.4. Kiến nghị các điều kiện để thực hiện các giải pháp trên……………74
3.4.1. Về phía nhà nước và các cơ quan chức năng………….……………...74
3.4.2. Về phía nhà trường…………...……………………………...…..……77
Tóm tắt chương 3…….…………………………………………………….79

KẾT LUẬN…………………………………………………………………80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………....81


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong những năm qua, Nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sách
mới đối với hoạt động của các cơ sở giáo dục nhằm thực hiện xã hội hóa Giáo
dục và đào tạo, đã tạo ra hành lang pháp lý cho các đơn vị sự nghiệp nói chung
và các cơ sở giáo dục nói riêng trong việc phát huy quyền tự chủ để phát triển
đơn vị, tăng thu nhập cho công chức, viên chức và giảm dần sự phụ thuộc vào
NSNN.
Nhằm đảm bảo được hoàn thành nhiệm vụ được giao, quản lý hiệu quả
nguồn kinh phí của nhà nước giao. Nguồn thu và tình hình tài chính tại các đơn
vị sự nghiệp địi hỏi cơng tác kế tốn, quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp
cần được thực hiện một cách nghiêm túc đảm bảo chặt chẽ sử dụng kinh phí
nhà nước tiết kiệm và hiệu quả.
Qua thực tiễn thay đổi trong cơ chế tài chính cùng với hướng hội nhập
với nền tài chính và kế tốn cơng quốc tế và đang thực hiện theo Nghị định
16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với
các sự nghiệp cơng lập. Vì vậy, tổ chức cơng tác tại các đơn vị sự nghiệp đang
gặp nhiều bất cập, chưa đáp ứng được u cầu cao trong hiệu quả cơng tác kế
tốn và quản lý tài chính.
Thực tế cho thấy, cơng tác tổ chức kế toán tại Trường trung cấp nghề
Thạch Thành mặc dù đang từng bước hồn thiện nhưng vẫn cịn nhiều bất cập,
còn bị động khi chuyển đổi sang cơ chế tài chính mới... Do đó, thơng tin do kế
tốn mang lại chủ yếu chỉ mang tính chất báo cáo hành chính, ít có tác dụng thiết
thực trong việc phân tích tình hình tài chính của đơn vị, tình hình tiếp nhận và sử

dụng kinh phí của Nhà nước. Với yêu cầu vừa phát triển qui mô, vừa đảm bảo
nâng cao chất lượng đào tạo, vừa phải huy động và sử dụng một cách có hiệu
quả các nguồn lực từ NSNN và các nguồn thu sự nghiệp địi hỏi tổ chức cơng tác
kế toán nhà trường phải khoa học và phù hợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị.
Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp
đồng thời tổng kết thực tiễn hoạt động tổ chức hạch toán kế toán tại Trường
trung cấp nghề Thạch Thành, tơi đã lựa chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức cơng
tác kế tốn trong trường Trung cấp nghề Thạch Thành” làm đề tài nghiên
cứu của mình.
2. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Ở Việt Nam đã có nhiều nghiên cứu của nhiều tác giả có liên quan đến tổ
chức cơng tác kế tốn như:
Đề tài “Hồn thiện cơng tác kế toán tại trường Cao đẳng nghề Đà Nẵng”
của tác giả Trần Thị Nhuận – Trường Đại học Đà Nẵng năm 2014. Đề tài đã
trình bày và làm rõ lý luận chung về tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp; khái quát và đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn
tại trường cao đẳng nghề Đà Nẵng trên từng nội dung tổ chức cơng tác kế tốn
(Hình thức tổ chức tổ chức cơng tác kế tốn – bộ máy kế tốn, thu nhận thông tin
ban đầu, xử lý thông tin kế tốn, cơng tác kiểm tra kế tốn, hệ thống báo cáo kế
tốn).
Đề tài “Hồn thiện nội dung tổ chức cơng tác kế toán tại các đơn vị sự
nghiệp giáo dục thuộc Đại học TP Hồ Chí Minh năm 2013 của tác giả Lâm Thị
Thảo Trang – Luận văn thạc sỹ, Trường ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh. Đề tài đã
trình bày và làm rõ lý luận chung về tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp; khái quát và đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn


tại các đơn vị giáo dục đại học, hành chính sự nghiệp công lập. Tuy nhiên, tác
giả chủ yếu tập trung vào lý luận tổ chức cơng tác kế tốn và hạch tốn, đồng

thời các kiến nghị để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn về các đơn vị sự nghiệp
của đề tài viết còn sơ sài, còn mang tính chung chung, chưa có minh chứng cụ
thể.
Đề tài “Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp
thuộc tỉnh Quảng Nam” của tác giả Võ Thị Tuyết Nga – Trường Đại học Đà
Nẵng năm 2014. Đề tài đã trình bày và làm rõ lý luận chung về tổ chức cơng tác
kế tốn ở các đơn vị hành chính sự nghiệp; khái quát và đánh giá thực trạng tổ
chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị này trên từng nội dung tổ chức công tác kế
tốn.
Nhìn chung các đề tài trên đã phần nào nói rõ được tổ chức cơng tác kế
tốn trong các trường học nhất định, nêu rõ được các ưu, nhược điểm của tổ chức
cơng tác kế tốn tại các trường. Song theo nghị định số 43/2006/NĐ-CP nay là
nghị định số 16/2015/NĐ-CP đã nêu rõ quyền tự chủ về tài chính tại các đơn vị
sự nghiệp cơng lập thì các đề tài trên chưa đề cập đến, chưa có phương hướng
đưa trường về tự chủ tự chịu trách nhiệm. Nên tác giả lựa chọn đề tài “ Hồn
thiện tổ chức cơng tác kế toán trong trường Trung cấp nghề Thạch Thành” để
làm rõ hơn vấn đề tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị sự nghiệp và thực hiện
chuyển hóa từ phụ thuộc ngân sách nhà nước sang tự chủ, tự chịu trách nhiệm.
Luận văn phân tích những ưu điểm và tồn tại, từ đó đưa ra một số giải pháp cụ
thể nhằm tiếp tục hồn thiện cơng tác kế tốn ở trường Trung cấp nghề Thạch
Thành trong thời gian tới.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu nghiên cứu:


Mục tiêu nghiên cứu của Luận văn là phân tích, đánh giá những tồn tại và
bất cập trong thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường Trung cấp nghề
Thạch Thành nhằm đưa ra các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện
cơng tác kế tốn tại đơn vị.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Làm rõ một số vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự
nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng vai trị của việc cải thiện tổ chức cơng tác kế
tốn tại đơn sự nghiệp.
- Đề xuất phương hướng và một số giải pháp cơ bản nhằm cải thiện tổ
chức công tác kế toán tại trường trung cấp nghề Thạch Thành.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Trường
Trung cấp nghề Thạch Thành.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là về mặt không gian và thời gian thực
trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Trung cấp nghề Thạch Thành.
5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp chuyên gia để phân tích, đánh giá thực
trạng cơng tác kế tốn tại Trường Trung cấp nghề Thạch Thành.
Phương pháp mơ tả, giải thích được sử dụng để tổng hợp và giải thích các
nội dung có liên quan về thực trạng tại Trường Trung cấp nghề Thạch Thành.
Phương pháp suy luận được áp dụng để lập luận, phân tích, so sánh giữa lý
thuyết với thực trạng nhằm đưa ra các giải pháp thích hợp có liên quan, có thể áp


dụng tại đơn vị. Các số liệu được phân tích, tổng hợp để đưa ra các đánh giá tổng
hợp và các ý kiến đề xuất về cơng tác kế tốn tại Trường TCN Thạch Thành.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Luận văn trình bày hệ thống và tồn diện về cơng tác tổ
chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp. Trong đó cần chú ý đến vấn
đề tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính trong các
đơn vị sự nghiệp.
- Về thực tiễn: Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức

cơng tác kế tốn tại trường TCN Thạch Thành một cách có hệ thống. Trên cơ sở
đó, đánh giá và xem xét các nguyên nhân chủ quan và khách quan của những kết
quả và tồn tại. Luận văn trình bày định hướng và đề xuất một số giải pháp cụ thể
nhằm tiếp tục hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại các trường trong thời gian
tới.
7. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, trang mục lục và danh mục tài liệu tham
khảo và phụ lục, bảng biểu, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị
HCSN.
Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường TCN Thạch
Thành.
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị để hồn thiện cơng tác kế toán
tại trường TCN Thạch Thành.


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TRONG CÁC
ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. Khái niệm, vai trị tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp
1.1.1. Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn
Thực chất quan điểm về tổ chức kế tốn được hình thành và định hình
thơng qua các định nghĩa về kế tốn. Thực tế, do có nhiều cách tiếp cận về kế
toán nên tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về kế tốn. Tuy có nhiều điểm
khác nhau nhưng các định nghĩa này đều thống nhất với nhau rằng: Kế toán là
một hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu
thập, đo lường, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra những quyết
định tài chính hợp lý.
Do vậy, tổ chức cơng tác kế tốn được hiểu là một hệ thống các phương

pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực
của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế tốn đó là:
Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực,
chính xác, kịp thời đối tượng kế tốn trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh
vực quản lý khác.
Theo giáo trình Tổ chức cơng tác kế tốn, Học viện Tài chính thì: “Tổ
chức cơng tác kế tốn là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp
thơng tin về hoạt động của đơn vị”.
Theo giáo trình Nguyên lý kế tốn, Học viện Tài chính: “Tổ chức cơng
tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ
chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật
hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán,… mối liên hệ và sự tác
1


động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát
huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó”.
Tóm lại, tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức vận dụng một cách khoa
học các phương pháp hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống
sổ sách kế tốn, các phương pháp tính giá và hệ thống báo cáo tài chính, tổ
chức kiểm tra kế tốn. Quan điểm toàn diện và thống nhất này đảm bảo cho
việc phân cơng thực hiện các nhiệm vụ kế tốn được tiến hành một cách khoa
học và hiệu quả.
1.1.2. Vai trò tổ chức cơng tác kế tốn
Trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào thơng tin về tài chính, kế tốn đều rất
cần thiết cho nhu cầu quản lý, hoạt động của đơn vị. Tổ chức cơng tác kế tốn
là một cơng cụ quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính
nhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính, kế tốn ở
mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực
hiện được vai trị đó thì địi hỏi tổ chức cơng tác kế tốn phải được tổ chức

một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện khối lượng cơng
tác kế tốn theo một mơ hình phù hợp với những đặc điểm, điều kiện riêng có
của một đơn vị cụ thể trên cơ sở quán triệt các nguyên tắc kế tốn. Mở rộng
ra, tổ chức cơng tác kế toán bao hàm cả tổ chức hệ thống chứng từ, sổ, tài
khoản, và báo cáo kế toán áp dụng trong từng đơn vị cụ thể.
Tổ chức cơng tác kế tốn khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp thông
tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời,
chính xác cho các nhà quản lý,... giúp họ đưa ra các quyết định có hiệu quả
nhất.
Bố trí con người để thực hiện các khối lượng cơng tác kế tốn là một
nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn. Vì vậy, tổ chức cơng tác kế tốn khoa
2


học, hợp lý cịn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế tốn gọn nhẹ, hoạt động
có hiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất
lao động kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý.
Tổ chức khoa học, hợp lý cơng tác kế tốn phù hợp với đặc điểm của
đơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài
chính sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho
công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách,
soạn thảo luật lệ thích hợp.
1.2. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp
Tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị HCSN một cách khoa học và
hợp lý khơng những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế
tốn mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài
sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trị của kế tốn là cơng cụ quản lý
tài chính trong đơn vị.

Tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu
sau:
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế tốn hiện có.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của cơng tác
kế tốn và tiết kiệm được chi phí hạch tốn.
Cơng việc tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm
của phụ trách kế tốn đơn vị (trưởng phịng tài chính kế tốn hoặc kế tốn
trưởng).
Tổ chức cơng tác kế tốn có vai trị rất quan trọng trong việc tiết kiệm
nhân công, tiến độ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thơng tin kế tốn chính xác,
3


kịp thời, có tính quyết định cho sự thành cơng hay thất bại trong các hoạt
động của đơn vị. Muốn vậy trong hoạt động thực tiễn, tổ chức công tác kế
toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất định giữa bản thân hoạt động kế
toán và quan hệ giữa kế toán với các bộ phận khác trong hệ thống quản lý.
Các nguyên tắc đó là:
Thứ nhất, nguyên tắc bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế
toán hiện hành. Chức năng của tổ chức cơng tác kế tốn là cung cấp thông tin
kịp thời, đáng tin cậy cho người sử dụng. Nhằm tạo ra một khung pháp lý
chung, một sự hướng dẫn thống nhất, tiêu chuẩn cho tổ chức cơng tác kế tốn,
Nhà nước đã ban hành Luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ kế toán và đòi hỏi
các đơn vị phải tuân thủ. Thực hiện nguyên tắc này, khi triển khai tổ chức
cơng tác kế tốn, các đơn vị phải nắm chắc và tuân thủ các chuẩn mực, chế độ
kế tốn của nhà nước, có như vậy mới đảm bảo thực hiện tốt chức năng của tổ
chức cơng tác kế tốn.
Thứ hai, ngun tắc thống nhất. Tổ chức cơng tác kế tốn là một loại

hình tổ chức đặc thù. Tổ chức cơng tác kế tốn khơng phải là sự lắp ghép tuỳ
tiện hoặc gộp lại một cách đơn giản các phần từ (đối tượng, phương pháp, mơ
hình, bộ máy kế tốn...) mà là sự kết hợp hữu cơ giữa chúng. Vì vậy, tổ chức
cơng tác kế tốn phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế tốn giữa đối
tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán.
Tổ chức cơng tác kế tốn cịn phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế
toán và quản lý. Trong bất cứ đơn vị nào, ngồi bộ phận kế tốn cịn có các bộ
phận khác liên quan như thống kê, kế hoạch, vật tư, kỹ thuật ... Các bộ phận
này có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống quản lý. Do đó tổ
chức cơng tác kế tốn phải ln chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộ
phận khác để đảm bảo sự thống nhất trong việc tính tốn và đánh giá các chỉ
tiêu kinh tế; hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập và sử dụng các
4


thông tin cũng như trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán với các bộ
phận khác ... để đảm bảo sự ăn khớp, thống nhất với nhau. Đồng thời, tổ chức
cơng tác kế tốn cịn phải đảm bảo thống nhất với tồn hệ thống, thống nhất
mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn với mơ hình tổ chức hoạt động và tổ chức
quản lý. Nhờ vậy hệ thống mới không ngừng vận động và phát triển.
Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với đặc thù của đơn vị. Mỗi đơn vị là
một tổ chức độc lập với những đặc điểm và điều kiện riêng về mơ hình tổ
chức, về phương thức hoạt động, mơ hình quản lý... Khi tổ chức cơng tác kế
tốn, ngồi việc đảm bảo tn thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ chung,
còn phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của đơn vị, khơng áp dụng một
cách rập khn, máy móc mà phải triển khai tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp
với từng điều kiện cụ thể, ví dụ cần tuỳ thuộc vào quy mơ, lĩnh vực loại hình
hoạt động, trình độ của cán bộ kế tốn để lựa chọn hình thức kế tốn, mơ hình
kế tốn thích hợp. Thực hiện ngun tắc này sẽ đảm bảo sự hài hồ giữa tính
thống nhất và tính đặc thù trong tổ chức cơng tác kế tốn, đảm bảo tính hiệu

quả của hệ thống kế tốn và phát huy đầy đủ vai trị của kế toán trong hệ
thống quản lý đơn vị.
Thứ tư, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán ở
mỗi đơn vị kế toán phải sau cho vừa gọn nhẹ cả về bộ máy, phương tiện, số
lượng ghi chép... nhưng vẫn bảo đảm thu thập, hệ thống và cung cấp thơng tin
chính xác, đầy đủ, kịp thời.
1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị hành chính
sự nghiệp.
Tổ chức cơng tác kế tốn để xác định rõ đối tượng kế tốn trong tồn
đơn vị, vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp, lựa chọn một hình thức
kế tốn thích hợp. Tổ chức cơng tác kế tốn phải có những người am hiểu
nghiệp vụ, nội dung và các phương pháp kế tốn, có đạo đức phẩm chất nghề
5


nghiệp có thể hồn thành tốt nhiệm vụ, phần hành kế toán được giao, cùng
với hệ thống trang thiết bị tiên tiến phù hợp. Nội dung tổ chức công tác kế
tốn bao gồm:
1.3.1. Tổ chức thu nhận thơng tin ban đầu
Tổ chức thu thập thơng tin ban đầu chính là tổ chức chứng từ hạch
toán ban đầu. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế
tốn.
Tổ chức thực hiện hệ thống chứng từ kế toán để thu nhận, cung cấp
một cách đầy đủ, kịp thời, trung thực và chính xác những thơng tin về các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp
ở những thời gian, địa điểm khác nhau phục vụ cho việc ghi chép, xử lý và
cung cấp thông tin.
Các bước xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm:
- Lập chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh

đều phải phản ánh vào các bản chứng từ kế toán toán theo thời gian và địa
điểm phát sinh của chúng. Lập chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ các yếu
tố của chứng từ kế toán. Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, yêu cầu
quản lý, việc lập chứng từ kế toán khác nhau về loại chứng từ sử dụng, đối
tượng tham gia, địa điểm, số liên (bản) chứng từ… Các chứng từ được lập các
địa điểm khác nhau nhưng đều được chuyển về phịng kế tốn để kế tốn
kiểm tra, hồn chỉnh, phân loại phục vụ ghi sổ kế toán.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Khi nhận được chứng từ, kế toán của
đơn vị kiểm tra chứng từ. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các
yếu tố trên chứng từ. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nội dung nghiệp vụ
kinh tế - tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Kiểm tra tính chính xác
của số liệu thơng tin trên chứng từ. Kiểm tra việc chấp hành các quy định
6


trong việc lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài
chính. Các chứng từ kế toán phải đảm bảo các nội dung kiểm tra mới được sử
dụng để ghi sổ kế tốn và thơng tin kinh tế. Những chứng từ kế toán khi kiểm
tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải báo cáo kịp thời cho kế
toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý. Chỉ những chứng từ kế toán đảm
bảo nội dung kiểm tra mới được sử dụng để ghi sổ kế tốn và thơng tin kinh
tế.
- Hồn chỉnh chứng từ kế tốn: Hồn chỉnh chứng từ là việc tập hợp,
phân loại chứng từ kế toán phục vụ việc ghi sổ kế tốn, như tính số tiền của
nghiệp vụ phản ánh trong chứng từ, lập định khoản kế toán trên chứng từ…
- Luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế tốn sau khi được kiểm
tra, hồn chỉnh cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá
nhân liên quan phục vụ việc ghi sổ kế tốn và thơng tin kinh tế. Tuỳ theo thời
gian và nhu cầu nhận thông tin phản ánh trên chứng từ của các bộ phận chức
năng và các cá nhân có liên quan, mà kế tốn trưởng qui định thứ tự, thời gian

luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ kế tốn có thể theo mơ hình:
liên tiếp, song song, vừa liên tiếp vừa song song.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là tài liệu
lịch sử về hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị, vì vậy sau khi sử dụng cần
được bảo quản, lưu trữ. Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ phải đảm bảo tuân
thủ về thời gian lưu trữ theo qui định của nhà nước, tránh thất lạc, hư hỏng để
khi cần thiết có thể sử dụng lại phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế.
Xuất phát từ vai trị của chứng từ kế tốn trong quản lý và trong cơng
tác kế tốn, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ phải đảm bảo các yêu
cầu sau:
Thứ nhất, phải đảm bảo về số lượng, chủng loại chứng từ phù hợp
với cơ cấu tài sản, nguồn vốn, q trình kinh doanh, quy mơ sản xuất, trình
7


độ tổ chức quản lý.
Thứ hai, tổ chức và luân chuyển chứng từ phải đáp ứng các yêu cầu về
quản lý tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh cũng như các nhu cầu thông
tin cho quản lý.
Thứ ba, tổ chức vận dụng chứng từ phải đáp ứng được các yêu cầu
theo quy định của Nhà nước về chứng từ.
Đáp ứng các yêu cầu trên, việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán cần
tuân thủ theo những nguyên tắc sau:
Thứ nhất, Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ
do Nhà nước ban hành, được thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng
từ bắt buộc để tổ chức vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp đảm bảo chứng từ là
căn cứ pháp lý để ghi sổ kế tốn và thơng tin cho quản lý.
Thứ hai, Tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào cơ cấu tài sản,
nguồn vốn, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý để xác
định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.

Thứ ba, Tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào yêu cầu quản lý
tài sản và tình hình biến động của chúng để tổ chức sử dụng chứng từ thích
hợp và luân chuyển giữa các bộ phận liên quan.
Thứ tư, Tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc
điểm vào từng loại chứng từ.
Trong điều kiện thực tế hiện nay, khi máy vi tính được áp dụng rộng rãi
trong cơng tác kế tốn thì việc lập chứng từ kế tốn trên máy vi tính là vấn đề
cần nghiên cứu để vận dụng có hiệu quả để giảm bớt cơng việc cho kế toán
tránh sự trùng lặp giữa lập chứng từ và ghi sổ kế tốn. Thơng thường để thực
hiện điều đó cần phải nghiên cứu xây dựng các mẫu chứng từ có sẵn trong máy
cho từng loại nghiệp vụ theo các chỉ tiêu bắt buộc cho công tác quản lý và cơ
sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào tính chất từng loại nghiệp vụ kinh tế
8


mà mã hố cho từng phân hệ chương trình. Đồng thời với quá trình này việc
bảo vệ, sửa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để đảm
bảo tính pháp lý của loại chứng từ này.
Tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên của tổ chức cơng tác kế tốn, thực
hiện tốt khâu này sẽ tạo thuận lợi cho việc xử lý số liệu trên sổ kế tốn và đảm
bảo tính hợp pháp, hợp lệ của số liệu kế tốn; đồng thời nâng cao tính pháp lý
trong việc kiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của cơng tác kế tốn, như
kiểm tra, giám sát tài sản và các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
kiểm tra và xử lý kịp thời những sai sót, gian lận cũng như những tranh chấp
trong quan hệ kinh tế có thể xảy ra.
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn là việc xây dựng mơ
hình thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh
bằng cách xác lập, sử dụng các tài khoản tổng hợp và các tài khoản phân tích
phù hợp.

Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của kế toán (tài sản, nguồn
vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của
các loại chủ thể quản lý khác nhau. Tài khoản là hình thức biểu hiện của
phương pháp đối ứng tài khoản. Phương pháp đối ứng tài khoản có ý nghĩa rất
lớn trong cơng tác quản lý kinh tế, tài chính, cũng như trong cơng tác kế tốn.
Nhờ có phương pháp tài khoản, kế tốn có thể hệ thống hố được thơng tin về
tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị phục vụ cho
lãnh đạo và quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, của ngành và của đơn vị.
Do đó hệ thống hố được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập
được các báo cáo kế toán định kỳ.
Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và
9