hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty tnhh viên thành

i

LI CM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên,
được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không
quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến
thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội
khác, về triết lí đạo đức con người. Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã
đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm
ơn sâu sắc đến tất cả các qu Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em
tận tình.
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến qu Thầy Cô giáo trong trường Đại
Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói
riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức qu báu
trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường. Đặc biệt em xin chân thành
cảm ơn Cô L Th Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn
thành tốt đề tài này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh ch trongcông ty
TNHH Viên Thành, đặc biệt là ch Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp
đỡ em hoàn thành tốt đề tài này.
Xin chân thành cảm ơn!
Biên Hòa, tháng 11 năm 2013
Sinh viên thực hiện


Nguyn Th Anh Uyên


ii

MC LC

LI CM ƠN i
MC LC ii
DANH MC VIT TT v
DANH MC SƠ Đ vi
DANH MC BIU Đ vii
DANH MC BNG BIU viii
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2
4. Phương pháp nghiên cứu 2
5. Kết cấu của đề tài 2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHC K TON TRONG ĐIỀU KIN
NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI DOANH NGHIP 4
1.1 Tng quan về t chức công tác kế toán 4
1.1.1 Khái niệm đơn v kế toán 4
1.1.2 Khái niệm t chức công tác kế toán 4
1.1.3 Nội dung t chức công tác kế toán 5
1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc t chức công tác kế toán 6
1.2 Các hình thức t chức công tác kế toán và t chức bộ máy kế toán trong doanh
nghiệp 7
1.2.1 Các hình thức t chức bộ máy kế toán doanh nghiệp 7
1.2.2 T chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 9
1.3 T chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán 10
1.3.1 Chứng từ kế toán 10
1.3.2 T chức thực hiện các quy đnh pháp luật về chứng từ kế toán 12
1.3.3 T chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán 12
iii

1.3.4 T chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 14
1.3.5 T chức luân chuyển chứng từ kế toán 15
1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu hu chứng từ kế toán 16
1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17
1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống s kế toán áp dụng 18
1.4 T chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại
doanh nghiệp 28
1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28
1.4.2 ng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 29
1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung t chức công tác kế toán trong điều kiện
ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 30
1.4.4 Các yếu tố tác động đến t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng
dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 34
1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện t chức công tác kế toán tại các
doanh nghiệp 34
Tóm tắt chương 1 37
CHƯƠNG 2: THỰC TRNG T CHC CÔNG TÁC K TON TRONG ĐIỀU
KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI CÔNG TY TNHH VIÊN
THNH 38
2.1 Tình hình t chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên
Thành 38
2.1.1 Lch sử hình thành và phát triển của công ty 38
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản l 40
2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41
2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh 46
2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động 48
2.2 Thực trạng t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 50

2.2.1 Thực trạng t chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50
iv

2.2.2 Đánh giá thực trạng t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 62
Tóm tắt chương 2 80
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GII PHÁP HOÀN THIN T CHC CÔNG TC K
TON TRONG ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI
CÔNG TY TNHH VIÊN THNH 81
3.1 Quan điểm hoàn thiện t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công
nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 81
3.2 Giải pháp hoàn thiện t chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành
82
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện t chức vận dụng chứng từ kế toán 82
3.2.2 Hoàn thiện t chức bộ máy kế toán 83
3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và lựa chọn phần mềm kế
toán áp dụng tại công ty TNHH Viên Thành 84
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản tr người dng và bảo mật hệ thống
thông tin 84
3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin kế toán 85
3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán 86
Tóm tắt chương 3 88
KT LUẬN 89
TI LIU THAM KHO 91
PH LC 92




v

DANH MC VIT TT

BTC : Bộ tài chính
ERP : Enterprise Resource Planning (Hoạch đnh tài nguyên doanh nghiệp)
TK : Tài khoản
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
VND : Đơn v tiền tệ của Việt Nam
GTGT : Giá tr gia tăng
TSCĐ : Tài sản cố đnh






vi

DANH MC SƠ Đ

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung 20
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật K S Cái 22
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi s 24
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật k – Chứng từ 26
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán máy 27
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ t chức của công ty 40
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ t chức bộ máy quản l 41
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ t chức hệ thống thông tin công ty TNHH Viên Thành 63
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ trên hệ thống phần mềm công ty 67

vii

DANH MC BIU Đ

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả kinh doanh công ty TNHH Viên Thành 47
vii
i

DANH MC BNG BIU


Bảng 2.1: Bảng số liệu kết quả kinh doanh 46
Bảng 2.2: Bảng kê hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty Viên Thành 57
Bảng 2.3: Các bộ phận trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin 62
Bảng 2.4: Các báo cáo về bán hàng 69
Bảng 2.5: Các báo cáo về mua hàng 70
Bảng 2.6: Báo cáo tình hình hàng tồn kho 71
Bảng 2.7: Khả năng kiểm soát dữ liệu kế toán 72
Bảng 2.8: Phương pháp kết chuyển dữ liệu 73
Bảng2.9: Khả năng đáp ứng  t chức ứng dụng hệ thống phần mềm
75
Bảng 2.10: Khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công
tác kế toán 76
1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Toàn cầu hoá là xu thế tất yếu của các quốc gia trong thời đại ngày nay, quá trình
toàn cầu hoá khu vực và thế giới đã dẫn đến hội nhập kinh tế trên phạm vi quốc tế.

Việt Nam đang trong thời k đi mới và từng bước tiến hành sự nghiệp công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nước với nhiệm vụ quan trọng là n đnh và không ngừng phát
triển nền kinh tế, đưa tiến bộ khoa học k thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh
nhm nâng cao hiệu quả kinh tế, đưa nước nhà tiến nhanh vào hội nhập được với
nền kinh tế thế giới.
Trong nền kinh tế th trường hầu hết các doanh nghiệp đều có một mục tiêu
chung đó là đạt được lợi nhuận cao nhất mà họ có thể vì lợi nhuận là thước đo mức
độ hiệu quả và năng suất của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thể hiện trình
độ t chức, quản lí của doanh nghiệp. Vậy nên, vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp
cần chú trọng và quan tâm đó chính là công tác quản lí, và một trong những nội
dung quan trọng của t chức công tác quản lí đó là công tác kế toán.
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính
trong doanh nghiệp thì công tác kế toán còn có ảnh hưng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả của công tác quản lí trong doanh nghiệp. Chất lượng của thông tin kế
toán chính là một trong những công cụ quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả
năng mang lại hiệu quả cao cho các quyết đnh kinh doanh đối với doanh nghiệp
cũng như đối với các đối tượng khác.
Có thể khng đnh phần lớn các quyết đnh của các nhà quản l doanh nghiệp
phụ thuộc vào nguồn số liệu của kế toán cung cấp. Do vậy, để phát huy vai trò kế
toán trong công tác quản l, để việc cung cấp thông tin giúp nhà quản l chính xác,
kp thời đầy đủ thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức
cần thiết. V trí và tầm quan trọng của vấn đề nêu trên là l do em chọn đề tài
“Hon thin t chc công tc k ton trong điu kin ng dng công ngh thông
tin ti công ty TNHH Viên Thnh”.
2

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Trình bày khái quát những vấn đề cơ bản về kế toán, t chức công tác kế toán và
t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty
TNHH Viên Thành.

Từ cơ s l luận trên, phân tích ưu nhược điểm t chức công tác kế toán tại công
ty, từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhm hoàn thiện t chức công tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung vào việc phân tích thực trạng t chức công tác kế toán và điều
kiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản l tại công ty TNHH
Viên Thành. Việc làm trên s giúp xác đnh được những hạn chế còn tồn tại, từ đó
đề xuất các biện pháp nhm góp phần hoàn thiện t chức công tác kế toán trong
điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Viên Thành.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp khảo sát: dng để thu thập thông tin phục vụ cho đề tài.
- Phương pháp phân tích: dựa trên những thông tin thu thập được, phân tích
những ưu nhược điểm, từ đó đưa ra các đề xuất để hoàn thiện.
- Phương pháp so sánh: được sử dụng trong quá trình phân tích nhm đánh giá
hiện trạng của thông tin đã khảo sát được.
- Phương pháp thống kê: tng hợp những thông tin đã được khảo sát, phân
tích, từ đó s thấy được vấn đề còn tồn tại cần khắc phục.
5. Kt cu của đề tài
Ngoài phần m đầu và kết luận, kết cấu đề tài gồm 3 chương chính như sau
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHC K TON TRONG ĐIỀU
KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI DOANH NGHIP
3

CHƯƠNG 2: THỰC TRNG T CHC CÔNG TC K TON TRONG
ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI CÔNG TY TNHH
VIÊN THNH
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GII PHÁP HOÀN THIN T CHC CÔNG TC K
TON TRONG ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI
CÔNG TY TNHH VIÊN THNH

4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHC K TON
TRONG ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN
TI DOANH NGHIP
1.1 Tng quan về t chức công tác k toán [1]
1.1.1 Khái niệm đơn vị k toán
Đơn v kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là bất kì
một đơn v kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế. Mỗi
cá nhân có thể là một thực thể kế toán. Mỗi đơn v bất kể được t chức như một
doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán. Các cơ quan của Nhà nước cũng
như tất cả các câu lạc bộ hay t chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán.
Như vậy, đơn v kế toán gồm tất cả các t chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và
tham gia vào các hoạt động kinh tế  mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là
t chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, kể cả t
chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân.
Có thể nói rng  đâu có sự quản l độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì  đó
phải hình thành đơn v kế toán.
Các đơn v trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:
- Đơn v kế toán cấp chủ quản.
- Đơn v kế toán cấp cơ s (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
- Đơn v kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ).
1.1.2 Khái niệm t chức công tác k toán
T chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức
phối hợp sử dụng phương tiện và k thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán
thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát
và thông tin bng số liệu một cách trung thực, chính xác, kp thời đối tượng kế toán
trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
5

T chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và
phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn v kế toán cơ s.
T chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua
việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, s sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục
đích quản lý.
1.1.3 Ni dung t chức công tác k toán
Nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm việc thu nhận, xử lý, hệ
thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh,
quá trình lưu chuyển vốn… nhm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính  doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô và vi
mô.
Những nội dung chính của công tác t chức kế toán bao gồm:
- Xác đnh mô hình t chức kế toán: dựa vào đặc điểm của đơn v để xác đnh
mô hình t chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…).
- T chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui đnh,
các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận: đây là vấn đề quan trọng
nhm xác đnh chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của
doanh nghiệp phải tuân thủ các qui đnh chung trên cơ s vận dụng một cách phù
hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống
nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện
một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin.
- T chức khối lượng công tác kế toán: theo các giai đoạn hạch toán kế toán
thì t chức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau:
+ T chức hệ thống chứng từ, s kế toán và báo cáo kế toán
+ T chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kp thời,
phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn v và đáp ứng được nhu cầu
thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác
kế toán của đơn v.
6

Ngoài ra việc t chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần
hành kế toán trong bộ máy kế toán của đơn v.
- T chức vận dụng các công việc kế toán: để thực hiện được công tác kế toán
cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: chứng từ kế toán, đối tượng tài
khoản, tính giá và cân đối, tng hợp cân đối dựa vào điều kiện thực tế của từng
doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán
doanh nghiệp nhm cung cấp các thông tin cần thiết.
- T chức trang b, phương tiện, thiết b tính toán, thông tin, bảo quản số liệu,
tài liệu và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả.
- T chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn v kế toán,
đảm bảo phát huy vai trò của kế toán trưng.
1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc t chức công tác k toán
*  nghĩa
- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kp thời
đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô).
- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt ch tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành
vi làm tn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.
- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác t chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì
trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ,
không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy t chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm
quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế  doanh nghiệp.
* Yêu cầu
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính  doanh nghiệp nhm cung cấp thông tin kinh tế đáng tin cậy phục vụ cho
công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản tr kinh doanh của danh
nghiệp.
7

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của t chức sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang
b các phương tiện, k thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp.
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
1.2 Các hình thức t chức công tác k toán và t chức b máy k toán trong
doanh nghiệp [1]
1.2.1 Các hình thức t chức b máy k toán doanh nghiệp
Hiện nay có 3 hình thức t chức: T chức công tác kế toán tập trung, t chức
công tác kế toán phân tán, t chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán.
* T chc công tác k toán tập trung
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn
v trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với
những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng đa bàn tập trung, phương tiện thông tin
liên lạc d dàng.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (công ty, tng công ty) chỉ có một phòng
kế toán trung tâm làm đơn v kế toán cơ s, còn các đơn v trực thuộc không có t
chức kế toán riêng. Trong trường hợp này đơn v trực thuộc chưa được phân cấp
quản lý kế toán tài chính nội bộ  mức độ cao.
Phòng kế toán chu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài
chính trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn v trực thuộc có các nhân viên hạch toán
làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc
đnh k chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi s kế toán.
Ưu điểm của hình thức này: Chỉ đạo kp thời công tác kế toán, giúp cho công tác
quản l được chặt ch hơn, d ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hoá công
tác kế toán.
8

Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh  cơ s,
không nâng cao hiệu lực quản lý  cấp cơ s.

* T chc công tác k toán phân tán
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các
đơn v trực thuộc mà mỗi đơn v trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn
chỉnh, đa bàn phân tán.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm
đơn v kế toán cơ s ( đơn v chính: công ty, tng công ty ), vừa t chức phòng kế
toán  đơn v trực thuộc. Các đơn v trực thuộc trong trường hợp này đã được phân
cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ  mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết
quả kinh doanh.
Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất
kinh doanh giúp cho công tác quản l cơ s được chặt ch hơn.
Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kp thời,
khó nắm chắc tình hình cơ s vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không
được kp thời.
* T chc công tác k toán nửa tập trung, nửa phân tán
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn đa bàn
hoạt động rộng, có các đơn v trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là
khác nhau.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn t chức phòng kế toán trung tâm làm
đơn v kế toán cơ s chính nhưng  các đơn v trực thuộc thì tu thuộc vào đặc điểm
kinh doanh mà có thể t chức kế toán riêng hoặc không t chức hoặc phân đnh một
số phần hành giữa đơn v trung tâm và đơn v trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp
hai hình thức trên, nếu  các đơn v trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài
chính  mức độ cao thì t chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn v chưa được
phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không t chức kế toán riêng mà nội dung hoạt
động kế toán tài chính  đơn v này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.
9

Ưu điểm: kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ
thể của từng đơn v, phục vụ kp thời cho công tác quản lý.

Nhược điểm: bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng
còn phải mất thời gian.
1.2.2 T chức b máy k toán và người làm k toán
Theo chương III của Luật kế toán [2] đã quy đnh:
Điều 48. T chức bộ máy kế toán: Đơn v kế toán phải t chức bộ máy kế toán,
bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán.
Đơn v kế toán phải bố trí người làm kếtoán trưng. Trường hợp đơn v kế toán
chưa bố trí được người làm kế toán trưng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc
thuê người làm kế toán trưng (sau đây kế toán trưng và người phụ trách kế toán
gọi chung là kế toán trưng).
Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn v kế toán cấp trên và đơn v kế toán
cấp cơ s thì t chức bộ máy kế toán theo qui đnh của pháp luật.
Điều 49. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn v kế toán. T
chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưng theo đúng
tiêu chuẩn, điều kiện qui đnh tại Luật này.
Quyết đnh thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưng.
T chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn v kế toán theo qui đnh
của pháp luật về kế toán và chu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình
gây ra.
Điều 50. Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán.
Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề
nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật. Có trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ về kế toán.
Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
10

Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các qui đnh của pháp luật về kế toán,
thực hiện các công việc được phân công và chu trách nhiệm về chuyên môn,
nghiệp vụ của mình. Khi thay đi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có
trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán

mới. Người làm kế toán cũ phải chu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời
gian mình làm kế toán.
1.3 T chức thực hiện ch đ, chứng từ k toán [1]
1.3.1 Chứng từ k toán
Chứng từ kế toán là những minh chứng bng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp
vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi s kế
toán. Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy đnh,
chúng được dng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn v.
Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Được lập theo đúng mẫu quy đnh của pháp luật, đúng nội dung quy đnh
trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không
được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa.
- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có
liên quan đến đơn v.
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan,
những chứng từ giao dch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có
dấu của đơn v kinh tế (nếu có).
- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ
viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy đnh cho chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không
gian, thời gian, đa điểm và giá cả.
11

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.
- Trường hợp đơn v có sử dụng hệ thống đnh mức, đơn giá của Nhà nước thì
các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn đnh mức đơn giá trong từng
thời k.

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp
nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưng) và người phê duyệt
(thủ trưng đơn v), đóng dấu đơn v. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ
bán hàng, cung cấp dch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế
phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố b xung nhm phản ánh
các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán
có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
*  ngha ca vic t chc chng t
- Về mặt quản lý: ghi chép kp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung
cấp thông tin kinh tế tr nên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết
đnh hợp lý, kp thời. T chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin
nhanh chóng cho quản l, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo
điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán: chứng từ là cơ s để ghi s kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ
mới có giá tr ghi s, t chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về pháp lý: chứng từ là cơ s xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá
nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn
cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, t chức tốt
công tác chứng từ kế toán s nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác
kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
12

T chức tốt chứng từ s đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. T
chức tốt chứng từ s giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được
đúng đắn, làm cơ s cho việc xử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác.
1.3.2 T chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ k toán
Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước qui đnh có tính chất chung, liên quan
đến nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau. Do vậy,

cần căn cứ vào qui đnh của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp để chọn lựa, xác đnh các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công
tác kế toán. Cần lưu  bên cạnh những từ được qui đnh trong chế độ, còn có những
chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kĩ thuật và phương pháp
hạch toán mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung
cấp và xử lí thông tin.
Chứng từ kế toán được lập  nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kể cả
bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập qui trình luân chuyển chứng từ cho các
loại chứng từ khác nhau nhm bảo đảm chứng từ về phòng kế toán trong thời hạn
ngắn nhất có  nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kp thời cho việc
kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin.
1.3.3 T chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ k toán
* Lập chng t k toán
Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn v kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
kinh tế tài chính.
Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố b sung:
- Yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên
chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên đa chỉ của cá nhân có liên quan, nội
dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá tr, chữ ký của những
người có trách nhiệm).
13

- Yếu tố b sung: là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt
của chứng từ (quy mô kế hoạch hay đnh mức, phương thức thanh toán, thời gian
bảo hành…).
Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Lập đúng mẫu quy đnh (bắt buộc hoặc hướng dẫn).
- Ghi đủ các yếu tố của chứng từ.
-Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại.

- Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ
phận trong đơn v và các phần hành kế toán.
- Các chứng từ kế toán được lập bng máy vi tính phải đảm bảo một nội dung
quy đnh cho chứng từ kế toán.
* Ký chng t k toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy đnh trên chứng từ
mới có giá tr thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ k điện tử theo quy
đnh của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bng bút bi
hoặc bút mực, không được ký bng bút mực đỏ, bng bút chì, chữ ký trên chứng từ
kế toán dng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của
một người phải thống nhất và giống với chữ k đã đăng k theo quy đnh, trường
hợp không đăng k chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký  các lần trước
đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưng thì phải cử người phụ trách
kế toán để giao dch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưng được thay
bng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn v đó. Người phụ trách kế toán
phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy đnh cho kế toán trưng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tng Giám Đốc, Giám Đốc hoặc
người ủy nhiệm), của kế toán trưng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên
chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá tr đã đăng k tại ngân hàng.
14

Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ k đã đăng k với kế toán
trưng.
Kế toán trưng (hoặc người được ủy quyền) không được k “thừa ủy quyền” của
người đứng đầu doanh nghiệp. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho
người khác.
Các doanh nghiệp phải m s đăng k mẫu chữ ký của thủ qu, thủ kho, các
nhân viên kế toán, kế toán trưng (và người được ủy quyền), Tng Giám Đốc (và
người được ủy quyền). S đăng k mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp

lai do Thủ trưng đơn v (hoặc người được ủy quyền) quản lí để tiện kiểm tra khi
cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký trong mẫu s đăng k.
Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng
từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của
người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tng Giám Đốc (Giám Đốc) doanh
nghệp quy đnh phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản l, đảm bảo kiểm soát chặt
ch, an toàn tài sản.
1.3.4 T chức kiểm tra và xử lý chứng từ k toán
T chức phân công các kế toán viên chu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng
loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc
phải kiểm tra chặt ch chứng từ kế toán trước khi ghi s kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán
phải kiểm tra).
- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhm đảm bảo tính pháp lý
của số liệu kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhm
đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước.
- Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh
trong chứng từ.
15

- Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao
gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá tr). Kiểm tra
căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá tr phản ánh trong chứng từ nhm bảo
đảm tính chính xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một
chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm
chứng từ trước khi ghi s kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ

quản lý kế toán tài chính hiện hành, nắm chắc k luật thanh toán, tín dụng, các đnh
mức kinh tế k thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá
cả th trường về các đối tượng tính giá  doanh nghiệp.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế
độ, các quy đnh về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện
(không xuất qu, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lí kp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số
không rõ ràng thì người chu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi s phải trả lại, yêu cầu
làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi s.
1.3.5 T chức luân chuyển chứng từ k toán
Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng từ kế toán
luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình tự nhất đnh
phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một chu
trình gọi là sự luân chuyển chứng từ.
Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:
- Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài.
- Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ).
- Sử dụng để ghi s, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, đnh khoản, ghi s
kế toán).
16

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong k hạch toán.
- Lưu trữ chứng từ.
1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu tr và tiêu hu chứng từ k toán
* Pht hnh chng t k ton
- Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán
theoqui đnh, các doanh nghiệp không được sửa đi biểu mẫu chứng từ thuộc loại
bắt buộc.
- Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,

mục nát. Séc và các giấy tờ có giá phải được bảo quản như tiền.
- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài Chính hoặc đơn v được Bộ
Tài Chính ủy quyền in và phát hành. Đơn v được ủy quyền in và phát hành chứng
từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu qui đnh, đúng số lượng được phép in
cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các qui đnh về quản lí ấn chỉ của
Bộ Tài Chính.
- Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể
mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của
từng chứng từ qui đnh tại Điều 17 Luật Kế toán.
* In, lưu tr v tiêu hu chng t k ton
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, s kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo
kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được đơn v kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá
trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong
quá trình sử dụng.
- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một
bản chính nhưng cần phải lưu trữ  cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản
chứng từ sao chụp.
17

- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui
đnh lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên
thiết b đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết b đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp
thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo k kế toán năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn v kế toán phải chu trách nhiệm t
chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế
toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn v. Kho lưu trữ tài
liệu kế toán phải có đầy đủ thiết b bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu

trữ theo quy đnh của pháp luật.
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, và vĩnh vin tu loại
chứng từ (Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ
tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có
quyết đnh của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.
1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ k toán
Chứng từ là cơ s để ghi s kế toán, số liệu để ghi s kế toán là số liệu của chứng
từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi s kế toán các kế toán viên phải phân loại
chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác đnh.
Chứng từ kế toán ghi bng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi s kế toán phải
được dch ra tiếng việt.
Chứng từ có  nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi s kế toán và cung cấp
thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải t chức việc lập, kiểm tra
chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tch thu hoặc niêm
phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tch thu thì cơ quan nhà nước có