QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY
TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
GVHD: PGS-TSKH. Phạm Đức Chính
Th.S. Mai Thu Phương
NHÓM TH: Nhóm 11- K10407B
TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY
TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
GVHD: NHÓM 11
PGS-TSKH. Phạm Đức Chính Lê Thành Đạt
Th.S. Mai Thu Phương Đỗ Thị Mỹ Hoa
Đỗ Thị Phương Thủy
Hoàng Thu Thủy
Trần Thu Vân
TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013
DANH SÁCH NHÓM
STT HỌ TÊN MSSV PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
1 Lê Thành Đạt K104071168 2.2 – 2.3 - Kết luận
2 Đỗ Thị Mỹ Hoa K104071183 Chương 1

3 Đỗ Thị Phương Thủy K104071251 2.2 – 2.3 – Chương 3
4 Hoàng Thu Thủy K104071252 2.2 – Chương 3 – Tổng hợp
5 Trần Thu Vân K104071169 Lời mở đầu – 2.1 – Powerpoint
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công
nghệ thì vấn đề nghiên cứu và sử dụng nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cũng
đang được đặt ra đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp và chắc chắn không ai có thể
phủ nhận được vai trò quan trọng của việc nâng cao vai trò quản trị nguồn nhân lực
đối với các doanh nghiệp. Trong tất cả các nhiệm vụ của quản lý, quản lý con người
là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc
vào mức độ thành công của quản trị con người. Đối với các doanh nghiệp trên thị
trường hiện nay thì điều đó góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng khả năng về chất
lượng sản phẩm cũng như chất lượng nguồn nhân lực, đem lại nhiều thành công, tạo
dựng được uy tín và hình ảnh của Công ty trên thị trường.
Trong từng phòng ban thì mỗi người quản lý thường có nhiệm vụ xem xét và
nắm bắt được tiến độ làm việc của các nhân viên dưới cấp quyền của mình nhằm
đưa ra những chiến lược thích hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra của từng phòng.
Và trưởng phòng kinh doanh cũng vậy, công việc của họ là quản lý nhân viên trong
phòng, gặp gỡ tiếp xúc khách hàng để đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra. Do
vậy, nhằm giúp công ty có thể biết được hiểu quả làm việc của trưởng phòng kinh
doanh để có những chính sách khen thưởng động viên cũng như xử phạt thích đáng
thì công ty phải có quy trình đánh giá hiệu suất làm việc.
Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị
nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chất
lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướng
điều chỉnh phù hợp. Và để hiểu rõ được tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giá
hiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức nói chung và của trưởng phòng
kinh doanh nói riêng, nhóm xin phân tích đề tài "Phân tích quy trình đánh giá
hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH MTV Phân

bón Dầu khí Cà Mau".
5
Xác định
tiêu chí
đánh giá
Lựa chọn
phương
pháp
đánh giá
thích hợp
Xác định
người
đánh giá
và huấn
luyện kĩ
năng
đánh giá
Thông
báo cho
nhân viên
về nội
dung và
phạm vi
đánh giá
Thực hiện
đánh giá
và đệ
trình kết
quả
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC

1.1. Khái niệm và mục đích đánh giá hiệu suất công việc
1.1.1. Khái niệm
Đánh giá hiệu suất công việc là một phương pháp chính thức để đánh giá
mức độ thực hiện công việc của nhân viên xét theo các mục tiêu đã được giao phó.
Mục đích chính của phương pháp này là truyền đạt các mục tiêu cá nhân, khuyến
khích thực hiện hiệu quả, cung cấp và đón nhận ý kiến phản hồi và chuẩn bị cho
một kế hoạch phát triển hiệu quả và đồng bộ.
1.1.2. Mục đích
- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc
của mình so với yêu cầu và so với đồng nghiệp.
- Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa công việc của mình
- Khuyến khích, động viên nhân viên qua các điều khoản về đánh giá, ghi nhận
và hỗ trợ
- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng,
thuyên chuyển, sắp xếp cơ cấu tổ chức
- Mở rộng hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về cơ hội và hoạch định
nghề nghiệp
- Tăng cường các mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới
- Bắt buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực
hiẹn tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc
1.2. Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
1.3. Các phương pháp đánh giá hiệu suất công việc
Gồm 7 phương pháp:
6
- Phương pháp xếp hạng luân phiên
- Phương pháp so sánh cặp
- Phương pháp bảng điểm
- Phương pháp lưu giữ
- Phương pháp quan sát hành vi
- Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)

- Phương pháp đánh giá bằng định lượng
1.4. Phương pháp phân tích định lượng
Bước 1: Xác định được các tiêu chí/ yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc.
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn các yêu cầu khi thực hiện công việc
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với
hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
Bước 4 : Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên
7
Chương 2: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA
TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU
KHÍ CÀ MAU
2.1. Giới thiệu chung về công ty
2.1.1. Giới thiệu công ty
Công ty TNHH MTV Phân bón Dầu khí Cà Mau (PVCFC)
Địa chỉ: Lô D, Khu Công nghiệp, Đường Ngô Quyền, Phường 1, Thành phố
Cà Mau
Điện thoại: 0780.3819000
Website: www.pvcfc.com.vn
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phân bón Dầu khí Cà Mau
(PVCFC) trực thuộc Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam sở hữu 100% vốn chính
thức được thành lập ngày 9-3-2011 để quản lý và vận hành Nhà máy Đạm Cà Mau -
nằm trong khu Công nghiệp cụm Khí Điện Đạm Cà Mau, thuộc xã Khánh An,
huyện U Minh, tỉnh Cà Mau được xây dựng trên diện tích 52 hecta và khởi công vào
tháng 7-2008, với tổng nguồn kinh phí đầu tư gần 1 tỷ USD, công suất 800 nghìn
tấn u-rê/năm. Ðầu năm 2012, dòng sản phẩm thương mại đạm đầu tiên mang thương
hiệu "Ðạm Cà Mau - Hạt ngọc mùa vàng" chính thức có mặt trên thị trường, về với
bà con nông dân Đồng bằng Sông Cửu Long và cả nước.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất phân bón và hợp chất ni-tơ bao
gồm: sản xuất, kinh doanh, tàng trữ, vận chuyển, phân phối và xuất nhập khẩu phân
bón, hóa chất dầu khí. Ngoài ra nhà máy đạm Cà Mau còn sản xuất phân đạm hạt

đục có chất lượng cao theo công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất từ các nước Ðan
Mạch, Ý, Nhật Bản và các thiết bị dây chuyền sản xuất hoàn toàn nhập khẩu từ các
nước tiên tiến của EU hoặc G7 với chất lượng sản phẩm đáp ứng theo tiêu chuẩn
Việt Nam và quốc tế. Nguồn nguyên liệu cung cấp cho Nhà máy đạm Cà Mau chủ
8
yếu là khí thiên nhiên khai thác từ các mỏ thuộc khu vực khai thác chung Việt Nam
và Malaysia từ hệ thống đường ống truyển tải dẫn khí dài 325 km về cụm công
nghiệp Khí-Điện-Đạm Cà Mau. Theo kiểm định, đánh giá của các chuyên gia và kỹ
sư, ưu điểm và lợi thế lớn nhất về chất lượng, đặc điểm sản phẩm U-rê thương hiệu
"Ðạm Cà Mau" đó là: hạt lớn đồng đều, độ cứng cao, độ phân giải thấp, chậm tan,
chống thất thoát đạm và giúp cây trồng hấp thu dinh dưỡng tốt nhất; hàm lượng
biuret thấp; hiệu suất làm khô cao, rất thích hợp cho việc phối trộn phân đơn và vận
hành linh hoạt, linh động trong việc điều chỉnh kích cỡ hạt đạm Sản phẩm đạm U-
rê hạt đục Cà Mau là sản phẩm mới, có chất lượng cao và đã được Trung tâm 3 -
Tổng cục Ðo lường, Tiêu chuẩn, Chất lượng - Bộ Khoa học và Công nghệ cấp
chứng chỉ hợp quy
Công ty rất chú trọng đến quá trình phát triển nhân lực, với các đối tượng
đang làm việc tại công ty, trước khi được nhận vào làm tại công ty thì các nhân viên
đều phải qua một khoá học đào tạo thêm về chuyên ngành, còn trong quá trình làm
việc thì công ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo bên trong lẫn bên
ngoài nhằm bổ sung, mở rộng thêm kiến thức chuyên môn, nâng cao kỹ năng nghiệp
vụ, tăng cường các kỹ năng sống và làm việc chuyên nghiệp để phát triển đội ngũ
nhân viên có đủ khả năng đưa công ty chinh phục những mục tiêu cao hơn, xa hơn.
Với đội ngũ nhân viên này, công ty xây dựng và duy trì một môi trường làm việc và
học tập trong đó các nhân viên phải không ngừng học hỏi, trau dồi tích cực những
kiến thức mới, rèn luyện kĩ năng để có thể đảm nhận những nhiệm vụ mà công ty
giao. Chính vì vậy cơ hội thăng tiến luôn có cho những ai không ngừng nỗ lực phân
đấu, giúp cho công ty chinh phục được những đỉnh cao mới.
9
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CTY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU

2.1.2. Giới thiệu phòng kinh doanh của công ty
Trong công ty TNHH MTV Phân bón dầu khí Cà Mau, phòng kinh doanh là
bộ phận vô cùng quan trọng của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm xây dựng và
triển khai các chiến lược/ kế hoạch vùng thị trường xuất nhập khẩu và chính sách
xuất, nhập khẩu của công ty đồng thời thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng
tới các khách hàng tiềm năng (thị trường xuất-nhập khẩu) phân bón và hoá chất
nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần…
Chức năng và nhiệm vụ của phòng là:
- Quản lý hoạt động kinh doanh các sản phẩm urê do công ty sản xuất, và các
mặt hàng phân bón khác. Để đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả các sản phẩm
này, thông qua hệ thống kinh doanh của công ty, lựa chọn, ký kết, thực hiện
hợp đồng với đại lý, khách hàng và các hoạt động kinh doanh trực tiếp, trên
10
cơ sở tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành và chỉ đạo của Tập đoàn
Dầu khí Việt Nam, góp phần bình ổn thị trường phân bón trong nước, phục
vụ lợi ích thiết thực của nông dân.
- Tổ chức xây dựng lập kế hoạch bán hàng theo năm
- Thường xuyên cập nhật diễn biến giá cả, cung cầu thị trường phân bón các
loại, kết hợp với thông tin thị trường từ các Đại lý/Cửa hàng trực thuộc nhằm
dự báo xu hướng thị trường trong ngắn hạn và đề xuất trình Ban Giám đốc
quyết định kế hoạch kinh doanh các mặt hàng sẽ kinh doanh trong ngắn hạn.
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty nhằm đảm bảo mức lợi nhuận
tối đa.
• Mục đích chính công việc của Trưởng Phòng Kinh Doanh công ty TNHH
MTV Phân bón dầu khí Cà Mau
Tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc Chi nhánh quản lý, giám sát và thực
hiện có hiệu quả các hoạt động:
- Xây dựng và triển khai các chiến lược /kế hoạch vùng thị trường xuất nhập
khẩu và chính sách xuất, nhập khẩu của Tổng Công ty /Chi nhánh;
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu phân bón và hóa chất

theo phân cấp của Tổng Công ty;
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ Logistics theo kế hoạch được Tổng Công ty
phê duyệt.
2.2. Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòng kinh doanh của công ty TNHH MTV Phân bón – Dầu khí Cà
Mau được thực hiện đánh giá hiệu suất công việc qua năm bước chính: Xác định
tiêu chí đánh giá → Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp → Xác định người
đánh giá và huấn luyện kĩ năng đánh giá → Thông báo cho nhân viên về nội dung
đánh giá → Thực hiện đánh giá.
Tần suất đánh giá hiệu suất là 1 lần/ tháng. Bởi lẽ phòng kinh doanh là
phòng có nhiều nhiệm vụ được đưa ra thay đổi nhanh chóng, do vậy việc thực hiện
11
đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh là một lần/ tháng để đảm
bảo phù hợp với nhiệm cụ cũng như mục tiêu chính của công ty đã đề ra.
2.2.1. Xác định tiêu chí đánh giá
2.2.1.1. Tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc
Nhiệm vụ và mục tiêu công việc do cả hai bên thỏa thuận: Giám đốc công ty
và trưởng phòng kinh doanh nhằm đảm bảo tính công bằng cho người được đánh
giá (Phụ lục 1)
a) Nhiệm vụ chính
Đây là yêu cầu phải đạt được của phòng kinh doanh, là những công việc
thường xuyên, gắn với chức năng và nhiệm vụ của phòng.
• Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân viên thuộc phòng kinh
doanh :
Trưởng phòng kinh doanh theo dõi tình hình làm việc của các nhân viên
trong phòng. Phân công các công việc và mục tiêu doanh số cho từng nhân viên,
theo dõi cũng như hỗ trợ nhân viên để có thể hoàn thành mục tiêu doanh số đó. Bên
cạnh đó trưởng phòng kinh doanh:
- Lên kế hoạch công việc.
- Phân công và đánh giá công việc.

- Yêu cầu/Đề xuất đào tạo nhân viên.
- Phân chia, phê duyệt giờ tính lương và bảng chấm công.
- Phân công, phê duyệt làm thêm giờ.
- Phê duyệt chế độ nghỉ ốm, nghỉ phép.
- Đánh giá thành tích nhân viên.
- Tiến hành điều chỉnh công việc.
• Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các công tác
kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu cho ban Giám đốc về quản lý các hoạt động kinh doanh của
công ty.
12
- Tham gia và kiểm tra việc lập cơ sở dữ liệu, đánh giá về đối tác, nghiên
cứu, phân tích, dự báo thị trường trong nước và quốc tế để tham mưu, đề
xuất các phương án, chiến lược/kế hoạch phát triển thị trường kinh doanh
phân bón và hóa chất cho lãnh đạo công ty.
- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế
hướng dẫn thực hiện các hoạt động kinh doanh và kế hoạch kinh doanh
của công ty.
- Đầu mối, chủ trì việc giao dịch với khách hàng để đàm phán, thương
lượng, ký hợp đồng kinh doanh…
- Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh theo kế hoạch được giao.
- Hướng dẫn và kiểm tra CBCNV thực hiện đúng các quy định trong hoạt
động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ
thương mại Quốc tế. Tham gia, kiểm soát nhằm đảm bảo tính hợp pháp,
hợp lệ của các hợp đồng mà Chi nhánh ký kết, thực hiện.
- Triển khai thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng
khách hàng thường xuyên và tìm kiếm khách hàng mới.
- Kiểm soát và thực hiện các phương án giải quyết hàng tồn kho.
• Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo
- Thống kê số liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin hoạt động sản xuất kinh

doanh và các hoạt động liên quan khác;
- Thiết lập các các báo cáo định kỳ và đột xuất thuộc phạm vi phòng để
chuẩn bị công tác giao ban hàng tháng, quý và giao ban với các lãnh đạo
cấp cao.
• Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác giao nhận và quản lý hàng hoá.
- Tham mưu cho ban Giám đốc về các hoạt động giao nhận và quản lý hàng
hoá.
- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế
hướng dẫn thực hiện các hoạt động trong công tác giao nhận và quản lý
hàng hoá của Chi nhánh.
13
- Chủ trì việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giao hàng, nhận
hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và phân phối đi các nơi theo yêu cầu.
- Đầu mối chủ trì và phối hợp với các phòng/ ban chức năng của Tổng
Công ty/Chi nhánh đàm phán, thực hiện và giám sát các hợp đồng mua
bảo hiểm hàng hóa, hợp đồng giám định chất lượng hàng hoá, lưu kho,
lưu bãi, sắp xếp hàng hóa, gia công, sản xuất bao bì, in nhãn hiệu và các
hợp đồng dịch vụ khác ( nếu có).
- Tổ chức thống kê số liệu, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện
giao hàng, nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, sắp xếp hàng hóa và
các hợp đồng dịch vụ khác (nếu có ).
• Cũng cố duy trì kênh phân phối, thị trường mục tiêu vững mạnh và tìm kiếm
thị trường mới.
Đánh giá hiệu quả của kênh phân phối hiện tại. Đánh giá doanh số của sản
phẩm đạm Cà Mau tại thị trường hiện tại. Nghiên cứu số liệu thu thập được từ đó đề
xuất phương án để xâm nhập thị trường mới, giúp tăng doanh số cho sản phẩm.
• Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên phòng kinh doanh
Tham gia vào công tác đào tạo cũng nhưu phát triển nhân viên phòng kinh
doanh. Đảm bảo nguồn lực nhân viên để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Đề xuất
tuyển dụng nhân viên mới.

Đề xuất thuyên chuyển, sắp xếp lại nhân viên và kỷ luật, khen thưởng nhân
viên thuộc phòng kinh doanh.
b) Mục tiêu chính
Mục tiêu chính phải tuân theo quy tắc SMART: Cụ thể - Đo được – Phù hợp
thực tế - Tin cậy - Thời gian hoàn thành
• Hoàn thành 100 % về khối lượng, chất lượng, doanh thu và lợi nhuận, tiến độ
theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.
14
- Hoàn thành 100% khối lượng hàng hoá theo kế hoạch kinh doanh được
phê duyệt.
- 100% hàng hoá kinh doanh đáp ứng yêu cầu về chất lượng.
- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo đạt doanh thu theo kế hoạch hoặc
phương án kinh doanh được phê duyệt.
- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo lợi nhuận theo kế hoạch hoặc
phương án kinh doanh được phê duyệt.
- Kịp thời và 100% tiến trình kinh doanh thực hiện đúng theo kế hoạch và
phương án kinh doanh được phê duyệt.
• Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị trường và 100 % các báo cáo
được kịp thời, chính xác.
- 100% khối lượng thông tin được báo cáo chính xác, phản ánh đúng thị
trường.
- 100% khối lượng thông tin báo cáo kịp thời.
• 100% sự cố kinh doanh được giải quyết ngay khi xảy ra, và đúng theo quy
định của pháp luật và công ty.
- 100% sự cố được xử lý kịp thời ngay sau khi phát sinh sự việc
- 100% sự cố được xử lý theo đúng quy trình, quy định của pháp luật và
của Tổng Công ty/ Chi nhánh.
• Đảm bảo 100% kết quả thực hiện công tác Logistics
Tiêu chí đo lường bao gồm: An toàn, Hiệu quả, Khối lượng, Chất lượng, Tiến độ
- 100% người và hàng hóa an toàn trong quá trình bốc dỡ, giao nhận, vận

chuyển và lưu kho
- Đúng thời gian theo kế hoạch và có hiệu quả tối ưu
- 100% hàng hóa đảm bảo chất lượng, đầy đủ số lượng
2.2.1.2. Tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện
a) Kiến thức
• Kiến thức chuyên môn
- Thông hiểu về ngành hóa chất, phân bón
Phân đạm là một sản phẩm rất khó để hiểu được hoàn toàn. Đó là một sản
phẩm cần hiểu biết về các thành phần hóa học cũng như công dụng cụ thể của từng
loại phân riêng biệt. Do đó, khi khách hàng không có kiến thức nào về sản phẩm
hoặc cần sự tư vấn thì những người làm kinh doanh cần phải cung cấp những kiến
15
thức cơ bản nhất về sản phẩm cho khách hàng. Phòng kinh doanh sẽ là bộ phận tiếp
xúc với khách hàng, do đó, cả trưởng phòng và nhân viên đều cần phải nắm rõ kiến
thức về sản phẩm chính của công ty là hóa chất và phân bón để có thể đảm bảo sản
phẩm được tiêu thụ và xây dựng kế hoạch hợp để kinh doanh hiệu quả
- Kiến thức về Quản trị kinh doanh, Marketing, Thống kê
Quản trị kinh doanh là một ngành giúp cho những người biết về nó có cái
nhìn tổng quát về mọi mặt của kinh doanh. Biết quản trị kinh doanhh tức là các nhà
quản lý có thể có được các kiến thức trong các lĩnh vực như: quản lý, tổ chức; bán
hàng; quản trị chiến lược, quản trị rủi ro, các vấn đề liên quan đến marketing… để
nhà quản trị có thể lên kế hoạch và giải quyết các vấn đề.
Đây là kiến thức dành riêng cho các nhà quản trị, bất cứ nhà quản trị nào
cũng đều phải có kiến thức về tổ chức, quản trị nhằm đưa ra chiến lược, sắp xếp
công việc và phân chia hợp lí cho nhân viên để đảm bảo hoạt động kinh doanh được
thực hiện hiệu quả, trôi chảy, hoàn thành một cách nhanh chóng và tiết kiệm nguồn
lực cho công ty.
Nắm vững kiến thức về quản trị kinh doanh thì trưởng phòng mới có thể thực
hiện tốt các hoạt động bán hàng. Phòng kinh doanh là nơi tổ chức các hoạt động để
tiêu thụ sản phẩm, do đó, họ phải lên kế hoạch để thực hiện các kênh phân phối

nhằm đảm bảo sản phẩm được tiêu thụ. Không những thế, họ còn phải tổng hợp và
đưa ra các dự báo về mức tiêu thụ sản phẩm để ước tính mức sản xuất sao cho tốn
kém ít chi phí nhất nhưng hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, họ cũng phải thực hiện các
công việc liên quan đến Marketing để tăng sự nhận biết và lòng tin người tiêu dùng
đối với thương hiệu.
Các chiến lược là điều không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp và trong
doanh nghiệp, phòng kinh doanh là một trong những bộ phận cần đưa ra nhiều chiến
lược nhất: chiến lược về bán hàng, chiến lược tiêu thụ sản phẩm, chiến lược sản
xuất, chiến lược kênh phân phối… Do đó, trưởng phòng kinh doanh cần nắm vững
16
những kiến thức về quản trị chiến lược nhằm tổ chức, thực hiện, triển khai và đánh
giá chiến lược sao cho đảm bảo hiệu quả của chiến lược đề ra để hệ thống vận hành
một cách trơn tru và xuyên suốt.
- Kiến thức về nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu cũng
như Hàng hải
Công ty Đạm Cà Mau chủ yếu thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu.
Chẳng hạn như xuất khẩu qua thị trường Đông Nam Á, Trung Đông, Baltic,
Nola Vì thế, việc trưởng phòng kinh doanh phải nắm rõ những kiến thức về
Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu và Hàng hải. Nắm rõ các kiến thức này
nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động kinh doanh quốc tế của công ty
được thực hiện tốt và nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
- Kiến thức về chăm sóc khách hàng
Như đã nói trên, phòng kinh doanh luôn thực hiện tiếp xúc với khách hàng.
Vì vậy, trưởng phòng kinh doanh phải biết cách làm cho khách hàng cảm thấy hài
lòng. Không chỉ thế, trưởng phòng cần phải biết tổ chức, giám sát nhân viên nhằm
đảm bảo nhân viên đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao nhất. “Chăm sóc khách
hàng” được coi là một cách để giữ chân khách hàng lâu dài và cũng là một trong
những chiến lược cần thiết phải có của doanh nghiệp
- Kiến thức luật
Luật pháp luôn là một vấn đề của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn kinh

doanh hiệu quả nhưng cũng phải nằm trong khuôn khổ chung của pháp luật. Người
làm kinh doanh luôn phải để ý đến pháp luật và đưa ra những chiến lược đảm bảo
không trái với pháp luật để hạn chế mất mát về nguồn lực không cần thiết. Trưởng
phòng kinh doanh không chỉ phải nắm rõ các bộ luật và nghị định cơ bản liên quan
đến việc kinh doanh trong nước (Các bộ luật và văn bản hướng dẫn thi hành của
nước Việt Nam, Các văn bản hướng dẫn, quy trình liên quan của Tập đoàn dầu khí
17
Việt Nam) mà phải nắm rõ cả bộ luật liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu ra nước
ngoài như: Các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms), các quy tắc và thực
hành thống nhất về tín dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu (UCP 600).
• Kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng
Trong công ty, các phòng ban luôn phải gắn kết với nhau và gắn kết với ban
lãnh đạo. Để làm được điều đó, báo cáo là một văn bản nhằm cho các phòng ban và
ban lãnh đạo nắm được tình hình nhanh nhất, cụ thể và chung nhất của toàn bộ hoạt
động sản xuất kinh doanh. Do đó, trưởng phòng cần có những kiến thức cơ bản về
máy tính và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng. Hơn thế nữa, các công cụ
văn phòng cũng hỗ trợ nhiều cho việc tính toán và ra quyết định của trưởng phòng.
• Am hiểu về các quy định chung
Trưởng phòng kinh doanh cũng phải am hiểu các kiến thức về quy định
chung của Tổng công ty nhằm tạo ra sự nhất quán trong tập đoàn: Các văn bản
hướng dẫn quy trình liên quan đến Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Các văn bản, hồ sơ,
tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý Chất lượng – An toàn sức khỏe – Môi trường
mà Tổng công ty đang áp dụng; Nội quy lao động; Thỏa ước lao động tập thể;
Chính sách nhân viên; Quy chế trả lương; thưởng và các quy định khác của Tổng
công ty/Chi nhánh.
b) Kỹ năng
• Kỹ năng chuyên môn
Là một trưởng phòng kinh doanh với việc lãnh đạo việc kinh doanh của công
ty thì kĩ năng thiết yếu là phải biết giải quyết công việc một cách khoa học, chặt chẽ
và nhanh chóng. Do vậy yêu cầu người làm trưởng phòng kinh doanh phải có chứng

chỉ tham gia các chương trình đào tạo các kỹ năng.
• Kỹ năng quản lý
18
Phòng kinh doanh là phòng xây dựng, tổ chức, triển khai thực hiện các hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu phân bón, hóa chất của công ty. Với số lượng công
việc lớn cũng như công việc được phân chia cho nhiều nhóm, tổ thực việc. Do vậy
là trưởng phòng kinh doanh thì phải chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, hướng dẫn
trực tiếp các hoạt động của nhân viên, nhóm, tổ để đạt được mục tiêu đã đề ra một
cách hợp lý và có hiệu quả.
• Kỹ năng lập kế hoạch
Là kĩ năng nhất thiết của trưởng phòng kinh doanh để hoạch định những
công việc cần làm cũng như sắp phải làm và xác định biện pháp tốt nhất để thực
hiện những công việc đó một cách chính xác và đạt hiệu quả cao. Kĩ năng lập kế
hoạch bao gồm các kĩ năng như:
- Kĩ năng xây dựng, triển khai một mô hình kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm
đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra
- Kĩ năng thiết lập kênh phân phối hiệu quả
• Kỹ năng giao tiếp
Với một người dù chỉ là nhân viên hay là lãnh đạo một công ty đi chăng nữa
thì yếu tố giao tiếp là yếu tố bắt buộc. Nhưng không phải ai cũng có được kỹ năng
giao tiếp hiệu quả. Do vậy để có thể trở thành một trưởng phòng kinh doanh được
yêu quý, lãnh đạo được các nhân viên trong phòng thì phải biết duy trì mối quan hệ
công việc, tôn trọng và đạt được hiệu quả với người khác bao gồm:
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng
- Kĩ năng diễn đạt vấn đề khi báo cáo với cấp trên
- Kỹ năng lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Là kỹ năng giúp trưởng phòng kinh doanh có thể triển khai các hoạt động
nhằm chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng khách hàng thường xuyên như trong
19

phần nhiệm vụ được giao. Đó có thể bao gồm các kĩ năng như kĩ năng nắm bắt tâm
lý khách hàng, kĩ năng xây dựng các qui trình chăm sóc khách hàng
• Kỹ năng đàm phán
Đàm phán là kĩ năng quan trọng dẫn đến sự thành công nhất là trong phòng
kinh doanh. Bởi lẽ đây chính là phòng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng - người đem
lại doanh thu chính cho công ty. Do vậy, là trưởng phòng kinh doanh, nhất thiết phải
nắm vững các nguyên tắc trong đàm phán với khách hàng cũng như nhân viên.
• Kỹ năng sử dụng máy tính
Là một nhân viên trong công ty sản xuất và kinh doanh phân bón, dầu khí Cà
Mau thì ai ai cũng phải biết về các phần mềm kĩ thuật để có thể hiểu cũng như phân
tích được các yếu tố kĩ thuật của sản phẩm
- Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng: MS
Office, mail, Internet
- Kỹ năng sử dụng tương đối một số phần mềm ứng dụng kỹ thuật: Auto
card, Orcard, các phần mềm lập trình cho PLC ( Siemens, allen Bradley),
các phần mềm giao diện ( WinCC, Intouch, FactoryTalk View )
c) Thái độ/ Tính cách cá nhân
Thái độ là điều tiên quyết, cơ bản để đánh giá nhân viên nói chung và trưởng
phòng nói riêng. Đối với mỗi cá nhân mà nói, thái độ là điều kiện cơ bản quyết định
mức độ hoàn thành công việc và khả năng phát triển của mỗi cá nhân. Do đó, công
ty đã đưa ra những tiêu chí về thái độ cơ bản nhằm đánh giá hiệu suất của trưởng
phòng kinh doanh gồm:
• Có trách nhiệm cao
• Trung thực, cẩn thận
• Nhiệt tình
• Nhanh nhẹn, quyết đoán
• Ý thức tổ chức kỷ luật cao
2.2.2. Phương pháp đánh giá
20
Công ty lựa chọn phương pháp đánh giá là phương pháp phân tích định

lượng để đánh giá nhân viên, trong đó đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vu, mục
tiêu công việc chiếm tỷ trọng là 70% và đánh giá năng lực thực hiện công việc
chiếm tỷ trọng 30%. Cụ thể, công ty đã đưa ra bảng đánh giá hiệu suất công việc
của trưởng phòng kinh doanh theo bảng sau đây:
Bảng đánh giá hiệu suất làm việc của trưởng phòng kinh doanh công ty
TNHH MTV Phân bón- Dầu khí Cà Mau ( Tháng / năm 2013).
Tiêu chí đánh giá Hệ số
Điểm
đánh giá
Tổng
số
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 70
A. Nhiệm vụ chính
28
1. Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân
viên thuộc phòng kinh doanh.
2. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả
thực hiện các công tác kinh doanh của Công ty.
3. Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của
lãnh đạo.
4. Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác giao nhận và
quản lý hàng hoá.
5. Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo nhân
viên phòng kinh doanh.
B. Mục tiêu chính
42
1. Hoàn thành 100 % về khối lượng, chất lượng, doanh
thu và lợi nhuận, tiến độ theo kế hoạch kinh doanh
đã được phê duyệt.
2. Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị

21
trường và 100 % các báo cáo được kịp thời, chính
xác
3. 100% sự cố kinh doanh được giải quyết ngay khi xảy
ra, và đúng theo quy định của pháp luật và công ty.
4. Đảm bảo 100% kết quả thực hiện công tác Logistics
ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN
30
A. Kiến thức 10
1. Kiến thức chuyên môn
- Kiến thức về ngành phân bón, hóa chất
- Kiến thức về Quản trị kinh doanh, Marketing, Thống
kê
- Kiến thức về nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương,
Xuất nhập khẩu, Hàng hải
- Kiến thức về chăm sóc khách hàng
- Kiến thức luật
2. Kiến thức về máy tính
3. Am hiểu các quy định chung
B. Kĩ năng
10
1. Kĩ năng chuyên môn
2. Kĩ năng quản lý
3. Kĩ năng lập kế hoạch
4. Kĩ năng giao tiếp
5. Kĩ năng chăm sóc khách hàng
6. Kĩ năng đàm phán
7. Kĩ năng vi tính
C. Thái độ
10

1. Có trách nhiệm cao
2. Trung thực, cẩn thận
3. Nhiệt tình
4. Nhanh nhẹn, quyết đoán
5. Ý thức kĩ luật cao
TỔNG SỐ 100
Điểm đánh giá sẽ được cho từ 1 đến 5 tương ứng với:
• Đối với đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc:
22
1: Không hoàn thành 2: Hoàn thành 3: Khá
4: Giỏi 5: Xuất sắc
• Đối với đánh giá năng lực thực hiện công việc
1: Yếu 2: Trung bình 3: Khá
4: Giỏi 5: Xuất sắc
Tham khảo cách cho điểm đánh giá tại phụ lục 2
2.2.3. Xác định người đánh giá
Công ty có chính sách rõ ràng quy định về người đánh giá hiệu suất làm việc
của trưởng phòng kinh doanh như sau (phụ lục 3):
- Tự đánh giá: trước tiên trưởng phòng có quyền được tự đánh giá bản thân.
- Đánh giá bởi cán bộ trực tiếp quản lí: Người đánh giá trưởng phòng kinh
doanh là trưởng ban kinh doanh.
- Sau đó, bản đánh giá sẽ được trình lên phó giám đốc để được xem xét và phê
duyệt.
2.2.4. Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá
Do trưởng phòng và ban giám đốc đã trực tiếp thỏa thuận với nhau thông qua
biên bản thỏa thuận nhiệm vụ và mục tiêu (Phụ lục 1) nên việc thông báo được thực
hiện nhanh chóng thông qua bảng đánh giá được chuyển thẳng xuống phòng ban chỉ
nhằm mục đích nhắc nhở các nội dung đánh giá và đưa đến phòng biên bản đánh giá
cuối cùng.
2.2.5. Thực hiện đánh giá

Trình tự thực hiện đánh giá của trưởng phòng sẽ theo quy trình sau:
TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ
Tự đánh giá
Trưởng phòng kinh
doanh
23
↓
Gửi bảng tự đánh giá cho người đánh giá
Trưởng phòng kinh
doanh
↓
Xem xét bảng tự đánh giá của nhân viên Trưởng ban kinh doanh
↓
Gặp gỡ, trao đổi, thảo luận với nhân viên, thống nhất kết
quả đánh giá và ký xác nhận
Trưởng phòng và
trưởng ban kinh doanh
↓
Gửi bảng đánh giá cho người có thẩm quyền xem xét và
phê duyệt
Trưởng ban kinh doanh
↓
Gặp gỡ, trao đổi, thảo luận (nếu cần) và phê duyệt kết
quả đánh giá
Phó giám đốc, trưởng
ban và trưởng phòng
kinh doanh
2.3. So sánh và đối chiếu với quy trình lý thuyết và bản mô tả công việc
2.3.1. So sánh với quy trình lý thuyết
Với quy trình đánh giá hiệu suất công việc gồm 5 bước như theo lý thuyết đã

trình bày ở trên thì quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh
doanh tại công ty TNHH MTV Phân bón- dầu khí Cà Mau cũng được tiến hành
thương tự theo 5 bước chính là: Xác định tiêu chí đánh giá → Lựa chọn phương
pháp đánh giá thích hợp → Xác định người đánh giá và huấn luyện kĩ năng đánh giá
→ Thông báo cho nhân viên về nội dung đánh giá → Thực hiện đánh giá
Tuy nhiên, đây là quy trình mà công ty đã thống nhất thiết lập từ khi mới bắt
đầu cho đến khi kết thúc hoạt động và được ngầm hiểu trong công ty. Do đó quy
trình đánh giá hiệu suất công việc vào những năm hoạt động tiếp theo thực chất chỉ
bao gồm 3 bước chính là xác định tiêu chí đánh giá, thông báo cho nhân viên và
thực hiện đánh giá bởi lẽ 2 bước đánh giá còn lại được duy trì qua các năm và
không có sự thay đổi. Trong đó bước xác định tiêu chí đánh giá ở đây chỉ bao gồm
phần xác định các tiêu chí về nhiệm vụ mục tiêu mới mà trưởng phòng kinh doanh
24
phải đạt được trong năm tới - đây là các chỉ tiêu thay đổi theo các năm và theo
nguyện vọng của công ty nên phải thay đổi qua các năm hoạt động, còn các tiêu chí
đánh giá năng lực thực hiện của trưởng phòng cũng không thay đổi- vì đây là các
tiêu chí cố định.
2.3.2. Đối chiếu với bản mô tả công việc
Do bảng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên được tham khảo từ bản
mô tả công việc nên hầu hết các tiêu chí đánh giá đều không khác so với bản mô tả
công việc. Tuy nhiên, bảng đánh giá hiệu quả làm việc của trường phòng kinh doanh
của công ty TNHH MTV phân bón- dầu khí Cà Mau ở trên vẫn có một số tiêu chí
thêm vào hoặc không có trong bản mô tả công việc. Nhóm xin phân tích kĩ hơn về
sự khác biệt này như sau:
2.3.2.1. Kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc
Khi so sánh đối chiếu với bản mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh,
nhóm nhận thấy có một vài nhiệm vụ trong tiêu chí đánh giá đã được thêm vào và
cũng có tiêu chí không được đưa vào đánh giá kết quả thực hiện công việc của
trưởng phòng. Cụ thể là:
• Tiêu chí “Cũng cố duy trì kênh phân phối, thị trường mục tiêu vững mạnh

và tìm kiếm thị trường mới” đã được thêm vào. Phòng kinh doanh nói
chung và trưởng phòng kinh doanh nói riêng có nhiệm vụ trong việc duy
trì kênh phân phối cũng như tìm kiếm thêm khách hàng. Do đó, đây là
một trong những yếu tố nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của trưởng
phòng kinh doanh bắt buộc phải có nhằm đảm bảo việc thực hiện công
việc của trưởng phòng kinh doanh có hiệu quả. Có thể việc không quy
định về vấn đề này trong bản mô tả công việc theo nhóm là một thiếu sót
của bản mô tả.
• Tiêu chí “đánh giá thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phân công”
không được đề cập trong các tiêu chí đánh giá của trưởng phòng. Do tính
25