Kế toán vật tư công ty phát triển nông nghiệp nông thôn

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta công
nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là
một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng
công ty xây dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn
thiện các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho
nền kinh tế.
Do đặc trưng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào
của sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng như gạch, cát, xi măng,
sắt thép, và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và
tính giá thành công trình được coi là những công tác kế toán quan trọng nhất
của công ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên
thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng
giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong
việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công
trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt
chú trọng đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ
chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác được giá
vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả
sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến
lược điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh
nghiệm công ty đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp
phần quyết định đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng
của công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở
công ty xây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm
hiểu phần hành kế toán này.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
1
Bài viết này gồm có 3 phần như sau:

Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở
công ty xây dựng và phát triển nông thôn.
Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển
nông thôn.
Phần III: Tổ chức kế toán vật tư tại công ty.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
2
PHẦN 1:
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XÂY DỰNG
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà
nước thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn trực
thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, được thành lập theo quyết
định số 188-NN-TCCB/QĐ ngày 24/3/1993 của Bộ Nông nghiệp và công
nghiệp thực phẩm ( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tiền
thân của công ty là xí nghiệp khảo sát thiết kế ( theo quy chế thành lập và giải
thể DNNN ban hành kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 20/11/1991 của
Hội Đồng Bộ Trưởng) khi đó vốn pháp định của công ty chỉ có
1.320.300.000( một tỷ ba trăm hai mươi triệu ba trăm ngàn đồng chẵn).
Công ty có trụ sở chính tại 61B đường Trường Chinh- Đống Đa –Hà
nội.
Điện thoại: 8696428-8694490.
Fax: 4.84.8.695945.
Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đường Hồng
Bàng phường Lê Mao- thành phố Vinh .
Điện thoại: 038.849437.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các

công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ
lợi, điện lực (đường dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình
xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh
doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, lập các dự
án đầu tư cho các nông trường, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
3
thời thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như
nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước.
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã được:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-
BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số
1139/CGP ngày 2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số
40/GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh công ty đã
đượcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần
đây kết quả mà công ty đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có
những tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460. Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.
+ Vốn NS cấp: 631.224.547.
+ Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.

- Vốn lưu động: 1.255.917.033.
+ Vốn NS cấp: 1.057.183.509.
+ Vốn tự bổ sung: 198.733.524.
- Các loại vốn khác: 284.628.755.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
4
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô
vừa nhưng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn
quốc nên công ty tổ chức lực lượng thành 25 đội xây dựng. Sau khi trúng
thầu công ty sẽ giao cho một trong số 25 đội xây dựng để thi công các đội tự
lo nguyên vật liệu, tiến hành thi công và quản lý thi công.
Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđược tổ
chức theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là
người đại diện cho Nhà nước vừa là người đại diện cho cán bộ công nhân
viên trong công ty. Thay mặt cho công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc )
chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát
triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống cho cán bộ
công nhân viên công ty, Đồng thời Giám đốc là người có quyền điều hành
cao nhất trong công ty.
Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán,
tập hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp
thời các thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế
tài chính của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo và quản lý kinh
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
5
Ban giám đốc
Đội XD số 25KT đội XD 25

Đội XD số 1KT đội XD 1
Phòng KHKTPhòng TCHC
Phòng t i và ụ Đội xây
dựng
tế của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các
nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp đầy đủ các
chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nước
đôí với hoạt động kế toán của công ty.
Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức
quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ
phân phát những tài liệu cho các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình,
tham gia dự thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu
cho các đội khi được Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công
các công trình trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong
quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn
phòng đại diện gọi là trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng được lập ra nhằm
thực hiện chức năng tư vấn về đầu tư xây dựng cho các khách hàng ngoài
công ty có nhu cầu và cũng giúp đỡ công ty có phương án đầu tư xây dựng.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
6
PHẦN THỨ 2:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo
tập trung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán,
đồng thời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng
yêu cầu, cũng như trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của

công ty, được phân công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ
phận kế toán tại công ty bao gồm 5 người được phân chia như sau:
+ Một kế toán trưởng.
+ Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp.
+ Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ.
+ Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm.
+ Một thủ quỹ.
Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.
Kế toán tại các đội xây dựng được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra
toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế
độ Nhà nước quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp ban Giám đốc tập
hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra
những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
7
Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị
trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt.
Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo
dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền
lương đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí
khác thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào
TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi
phí đó được kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp.
Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định
kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp
theo dõi các TK sau:

TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 627- Chi phí sản xuất chung.
TK 152 – Nguyên vật liệu.
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 511 – Doanh thu bán hàng.
TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
8
Kế toán trưởng
KT NH v TSCà Đ
KT đội XD số 1
KTTTTM,TL,BHKT VL v THà
Thủ quỹ
KT đội XD số 25
Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản
tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng
thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi
các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn
sử dụng và khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 – TGNH.
TK 211 – TSCĐ.
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển.
TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội
(KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu

thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập –
xuất quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ
quỹ công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lương
và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo
chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế
toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương, BHXH theo dõi các TK sau:
TK 334 – Phải trả CNV.
TK 111 – Tiền mặt.
TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu
thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ.
Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền
mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm
vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
9
chứng từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của
công ty.
2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài
khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài
chính ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Sử
dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát
triển nông thôn là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập,
phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ được phân loại và hạch toán vào các sổ
chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362, và các sổ tổng hợp: sổ
cái TK, sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ
Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày

31/12. Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm:
+Báo cáo kết quả kinh doanh.
+Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng giải trình thuyết minh.
+Bảng lưu chuyển tiền tệ.
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là
sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau:
+ Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,
Sổ tổng hợp được ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở
các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình
được thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo
nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội,
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
10
công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung.
Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này
chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ
đó gửi chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi
sổ kế toán. Quy trình hạch toán như sau:
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.

Công ty sử dụng hình thức kê khai thường xuyên để hạch toán hàng
tồn kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Từ năm 1999 trở về trước công ty xây dựng và phát triển nông thôn
sử dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nhưng tất cả thuế
GTGT đầu vào đều được hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhưng từ năm 2000
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
11
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) chi tiếtSổ quỹ Bảng kê các CT gốc
CT - GS
Sổ ĐK CT - GS
Sổ cái
Bảng CĐSPS
Báo cáo
Bảng tổng hợp CT
cho đến nay do nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi
vì trong doanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh
doanh sản phẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ nhưng cũng có thể sử dụng cho mục đích khác như ủng hộ xây nhà
tình nghĩa, xây nhà phục vụ cho nhu cầu phúc lợi , Nên việc sử dụng
TK3331 là chưa hợp lý. Vì vậy bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử
dụng TK1331 để hạch toán thuế GTGT đầu vào của nguyên vật liệu, hàng
hoá và vẫn dùng phương pháp khấu trừ thuế.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
12
PHẦN 3:
TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT TƯ Ở CÔNG TY
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
3.1.Đặc điểm vật tư cuả công ty.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh

trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để
thực hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lượng
lớn về vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng.
Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi
măng, sắt, thép, có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp như tre, nứa, gỗ
làm xà gồ, cốt pha, có những sản phẩm của ngành khai thác như cát,
đá,sỏi, những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến tuỳ
theo yêu cầu của từng công trình. Cũng có loại sử dụng với khối lượng lớn
như xi măng, sắt, thép, có loại chỉ cần một khối lượng nhỏ như vôi,
ve,đinh,
Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên
thực thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu
chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy
chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về số lượng cũng như giá mua của vật liệu
cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hưởng lớn đến kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn đòi hỏi phải được hạch toán một cách chính
xác, rõ ràng tránh nhầm lẫn và được coi là một phần hành đặc biệt quan
trọng.
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng
rất khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
13
nhanh chóng và thuận tiện như sắt, thép, xi măng, có loại phải đặt làm theo
thiết kế như cửa gỗ, cửa sắt, lan can, có loại phải mua ở xa vận chuyển
phức tạp như vôi, cát, sỏi, Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi
măng, sắt, thép, nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như
gạch, cát, đá, gây khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt
ảnh hưởng tới quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công
trình đồng thời làm giảm chất lượng công trình.

Ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là
việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh
phòng KHKT mua. Nhưng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thực
hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho
các đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử người đi mua vật
tư, các đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định
kỳ gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính
giá thành cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng
khá phong phú về chủng loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định
vì vậy công ty nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần
thiết. Bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng
hoá vật tư trong kho mà tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi
thi công công trình và chuyển tới tận chân công trình. Như vậy sẽ giảm được
những chi phí về bảo quản cũng như hao hụt trong quá trình dự trữ.
3.2. Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:
Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công
công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác
nhau với số lượng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ
cũng như sử dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Những vật liệu
có tính năng công dụng như nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số
cho từng nhóm đó ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng
nhóm vật liệu cụ thể theo từng loại thứ tự như sau:
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
14
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Mã vật liệu Tên, quy cách vật liệu
Đơn vị
tính
Cấp I Cấp II Cấp III
152.01 Xi măng

152.01.01 Xi măng Hoàng Thạch kg
152.01.02 Xi măng Bỉm Sơn kg
152.01.03 Xi măng trắng liên doanh kg
152.02 Cát
152.02.01 Cát đen m
152.02.02 Cát vàng m
152.03 Thép
152.03.01 Thép 6 kg
152.03.01.01 Thép 6 liên doanh kg
152.03.01.02 Thép 6 Thái Nguyên kg

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực
hiện phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào
một nhóm mà chưa có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ,
nhiên liệu
Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật
liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của
vật liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát, ) làm ảnh hưởng đến
tiến độ thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã
cố gắng làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
15
loại vật liệu dễ bảo quản như sắt, thép, được sắp xếp gọn gàng không lẫn
lộn dễ lấy những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ
mất mát hao hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện
chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất
mát hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm được chi phí bốc xếp, vận
chuyển,bảo quản ở kho của đội và công ty.
Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trường hợp xử lý. Nếu hao hụt
trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài

định mức do thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thường còn nếu chưa
rõ nguyên nhân thì phải chờ xử lý.
3.3 Đánh giá vật liệu.
Trên thực việc đánh giá vật liệu xuất nhập tồn tại công ty xây dựng và
phát triển nông thôn được phản ánh theo giá thực tế.
3.3.1 Với vật liệu nhập mua.
Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là
giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán( Nếu đã bao gồm cả chi phí vận
chuyển bốc dỡ ) hoặc nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu
nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán cộng với giá phí vận
chuyển ghi trên hoá đơn vận chuyển( giá ghi trên hoá đơn người bán và giá
phí vận chuyển ở đây đều đã được tách thuế VAT).
3.3.2 Với vật liệu xuất kho.
Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩa
là công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo
yêu cầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho
mà xuất thẳng đến chân công trình thi công nhưng kế toán đội vẫn lập phiếu
nhập phiếu xuất kho như bình thường, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi
bảo quản vật liệu tại chân công trình, theo dõi số lượng nhập xuất trên thẻ
kho và ký vào phiếu nhập phiếu xuất như bình thường. Chính vì vậy nên giá
xuất kho của vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh. Vật liệu
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
16
xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập
kho của lô hàng đó ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật
liệu xuất kho đó( Phiếu nhập và phiếu xuất được viết cùng một lúc).
3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật tư.
3.4.1 Tổ chức nhập vật tư.
Từ năm 1999 trở về trước vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây
dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua. Nếu

vật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho được viết thành 3
liên:
+Một liên giao cho thủ kho.
+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.
+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.
Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho được viết thành
một liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lưu đến
cuối tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ. Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây
dựng tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công
không nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật tư chỉ
diễn ra trên danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật tư của đội đem hoá đơn
cho người bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán
đội sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi
kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho
sau đó tổ chức bảo quản vật tư ngay tại chân công trình.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
17
HOÁ ĐƠN( GTGT) MS01 GTKT- 3LL
Liên 2( giao khách hàng) GP/00B
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACO
Địa chỉ: Thị xã Ninh Bình
Điện thoại: Số TK:
Mã 01 00386036
Họ tên người mua hàng: Đặng Sơn Hà.
Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công
trường trường công nhân cơ giới I – Ninh Bình.
Địa chỉ: Tam Điệp – thị xã Ninh Bình.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Số TK:

Mã 01 00103785 1
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Kính 5 ly xây
dựng
m
2
439,17 62.100 27.272.457
27.272.457
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.727.245
Tổng cộng: 29.999.702
Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mươi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm
linh hai chẵn.

Ngày 15 tháng 11 năm
2000
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn
vị.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
18

PHIẾU NHẬP KHO số69 MS01-VT.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141
TC/QĐ/CĐKT.
1/11/1995 của BTC
Họ tên người giao hàng: Đặng Sơn Hà.
Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH

Kỳ Anh KALACO.
Nhập tại kho: Công trường.
Số lượng
Theo
CT
Thực
nhập
1 Kính 5 ly xây
dựng
M
2
439,17 439,17 62.100 27.272.457
Cộng 27.272.457
Cộng thành tiền: Hai mươi bảy triệu hai trăm bảy hai nghìn bốn trăm
năm mươi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho KT chi tiết Thủ trưởng đơn
vị
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
19
3.4.2 Tổ chức xuất kho vật tư.
Phiếu xuất kho do kế toán đội lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập
kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho được viết cùng một lúc với phiếu
nhập kho nên thủ kho sẽ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một
thời điểm. Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ
gửi lên phòng tài vụ của công ty ở đó kế toán vật liệu xem xét tính hợp lý của
chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật tư.
Phiếu xuất kho theo mẫu như sau:
PHIẾU XUẤT KHO số 69 MS02/VT
Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141

TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của
BTC .
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tiến.
Địa chỉ: Đội xây dựng số 18 – Công trường trường công nhân cơ giới I Ninh
Bình.
Lý do xuất kho: Xuất kho cho thi công công trình trường công nhân cơ giới I.
Xuất tại kho: Kho công trường trường công nhân cơ giới I
STT Tên, nhãn hiệu,

quy cách(sp, hh)
MS
ĐV
tính
Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
Theo
CT
Thực
xuất
1 Kính 5 ly xây
dựng
M
2
439,17 439,17 62.100 27.272.457
Cộng 27.272.457
Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Hai bảy triệu hai trăm bảy mươi hai
nghìn bốn trăm năm mươi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000

kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
20
Người mua hàng Thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.5. Kế toán chi tiết vật liệu
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phương pháp ghi
thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
Kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ
sau:
+ Phiếu nhâp kho( mẫu 01 VT).
+ Phiếu xuất kho( mẫu 02 VT).
Mặc dù trên thực tế vật liệu không được nhập kho nhưng thủ kho của
đội xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ
kho. Mẫu thẻ kho được quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ xuất
nhập vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi
chép số thực nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ
tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc xuất nhập tồn vật liệu về mặt
số lượng. Do vật liệu chỉ được mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu
xuất bấy nhiêu nên không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho được mở riêng cho
từng loại vật liệu, định kỳ đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số
lượng.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
21
Sổ tổng hợp X,N,T
Sổ chi tiết NVLPhiếu nhập kho Phiếu xuất
Thẻ kho
THẺ KHO
Tên nhãn hiệu quy cách: Kính 5 ly xây dựng.
Đơn vị tính: m
3
MS:

Kho : Công trường CNCG I – Ninh Bình - Đội xây dựng số18
Quý IV- 2000
STT Chứng từ Trích yếu Ngày
X-N
Số lượng
SH NT Nhập Xuất Tồn
Tồn kho 01/10 -
1 69-N 15/11 Mua kính 5 ly
xây dựng
15/11 439,17
2 69-X 15/11 Xuất kho cho
thi công
15/11 439,17

Tổng cộng 829,37 829,37
Tồn kho 31/12 -
Phòng kế toán: Thông thường kế toán vật liệu nhận được các chứng từ do kế
toán đội gửi lên. sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng
từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo số lượng, đơn giá,
thành tiền. Kế toán chi tiết vật tư định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi
tiết với số liệu trên thẻ kho do thủ kho đội lập, đồng thời phải tổng hợp số
liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật
liệu theo từng nhóm, loại vật liệu.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
22
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tên vật liệu: Kính 5 ly xây dựng
Quý IV - 2000
Công ty Diễn giải TK
đ/ư

Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT Sl T. tiền Sl T. tiền Sl Tt
Tồn kho
01/10/2000
-
69 15/11 Mua kính 5
ly xây dựng
1362 62.100 439,17 27.272.457
69 15/11 Xuất kho thi
công
621 62.100 439,1
7
27.272.457

Cộng 829,37 51.503.877 829,3
7
51.503.877
Tồn kho
31/12
-

Ngày 31 tháng 12 năm 2000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu
kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu
trên cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng.
3.6. Kế toán tổng hợp vật liệu.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng phương pháp kê

khai thường xuyên để hạch toán. Các nghiệp nghiệp vụ kinh tế phát sinh
được phản ánh hàng ngày lên các bảng kê, sổ chi tiết,
Khi đội mua vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá ghi trên hoá đơn không thuế + các chi phí có liên
quan
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 1362: Công ty tạm ứng cho đội xây dựng để mua vật liệu.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
23
Khi xuất kho vật liệu cho thi công:
Nợ TK 621: Chi phí NVLTT.
Có TK 152: Vật liệu xuất kho cho thi công.
Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đưa về chi
phí quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thường. Kế
toán hạch toán như sau:
Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức cho phép.
Nợ TK 111: Thủ kho phải bồi thường.
Có TK 152: Số vật liệu thiếu hụt.
Nếu phát hiện vật liệu thừa kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Nợ TK 152
Có TK 642
Nếu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp kế toán ghi:
Nợ TK 642
Có TK 152
Nếu xuất vật liệu ủng hộ, tặng biếu kế toán ghi:
Nợ TK 4312
Có TK 152
Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán đội gửi lên kế toán vl tiến
hành lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ được lập riêng cho từng công trình là

bảng tập hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở
để lập các chứng từ –ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho đôi
xây dựng tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê
TK1362 bên Có để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê
đều do kế toán đội lậpvà gửi lên nhưng cũng có công trình bảng kê chứng từ
do kế toán vật liệu lập. Thông thường kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi
chi phí riêng cho từng công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan
đến công trình như phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng,
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
24
được tập hợp trong suốt quá trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ,
chứng từ ghi sổ lập cho công trình đó cũng được lưu trong cặp hồ sơ đó. Cặp
hồ sơ cho từng công trình sau khi hoàn thành sẽ được bảo quản và lưu trữ tại
phòng tài vụ cuả công ty.
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH BÊN CÓ TK 1362 ( Trích )
Quý IV- Công trình trường công nhân cơ giới I Ninh Bình
SHCT
Nội dung
Tổng
số tiền
TK ghi bên Nợ
SCT NTC
T
TK152 TK1331 TK627
102 04/10 Mua khuôn
cửa cho
công trình
1.280.000 1.241.600 38.400
103 05/10 Mua khoá
Minh Khai cho

công trình
1.360.000 1.319.200 40.800
104 05/10 Mua xi măng 7.040.000 6.400.000 640.000
105 15/10 Nộp tiền
điện thoại
213.524 213.524

110 15/10 Mua kính 5 ly
cho xây
dựng
26.654.562 24.231.420 2.423.142

118 15/11 Mua kính 5 ly
cho xây dựng
29.999.702 27.272.457 2.727.245

Cộng 1.141.640.712 87.549.000 15.856.
788
Khi xuất vật liệu cho thi công thì kế toán sử dụng bảng kê chứng từ
bên có TK 152 để tập hợp chứng từ xuất.
Việc nhập xuất ở đây chủ yếu liên quan đến 2 TK 152 và TK 1362 vì
vậy bảng kê bên có TK1362 và bảng kê bên có TK 152 được sử dụng phổ
biến nhất.
kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n
25