Bài giảng quản trị thời gian chương 3 tổ chức triển khai và đánh giá sử dụng thời gian

CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC TRIỂN KHAI VÀ
ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG THỜI GIAN

10/28/2022


TÌNH HUỐNG DẪN ĐỀ: SỬ DỤNG THỜI GIAN

Ginger lại một lần nữa gặp trục trặc. Cô không tài nào xoay đủ thời gian để
hồn tất bài diễn thuyết cơ phải thực hiện ngày mai trước một vị khách hàng
tiềm năng quan trọng trong lĩnh vực marketing. Giờ đã là 4 giờ 45 phút chiều
và cơ sẽ phải đi đón cậu con trai sau 15 phút nữa. Cơ cần phải trình bày bằng
Power Point cho quản lý của mình trước khi rời cơ quan và có lẽ sẽ mất 45
phút để thực hiện việc đó. Cơ gặp quản lý của mình để thông báo: “Kerry, tôi
biết chị muốn nắm được tiến trình làm việc của tơi trước khi ra về, nhưng
buổi tập bóng của Kevin kết thúc lúc 5 giờ chiều, mà tơi thì khơng thể bắt
thằng bé đợi được. Hay tôi gửi cho chị lúc 9 giờ tối nhé?”. Kerry thậm chí
cịn khơng che giấu sự bất mãn của mình. “Ginger, sao cơ lúc nào cũng vậy!
Cơ phải tìm ra cách nào đấy để kiểm soát thời gian hơn đi nó khơng chỉ ảnh
hưởng đến cơng việc của cơ mà cịn của cả tơi nữa. Tơi là người dậy rất sớm.
9 giờ tối thì tơi đi ngủ đến nơi rồi!” Ginger khẩn khoản xin lỗi, vội vã thu xếp
đồ đạc rồi chạy ào khỏi căn phòng.
Vừa lái xe đến trường con, cô vừa điên cuồng nghĩ về những việc khác mình
cần làm tối nay. Cả nhà sẽ ăn gì trong bữa tối đây? Thế rồi cơ sực nhớ ra rằng
mình vẫn chưa lấy món thịt hầm khỏi ngắn đá để rã đơng và tự hỏi liệu cả nhà
có thể thơng cảm cho một bữa tối chữa cháy bằng thức ăn nhanh khác hay
không. Cô lái xe vào trường, bắt gặp Kevin đang lủi thủi một mình đứng chờ
bố mẹ tới đón. Thằng bé nóng nảy “Sao lúc nào con cũng là đứa cuối cùng
được đón?” Ginger xin lỗi con rồi cố gắng thay đổi đề tài. “Con có bao nhiêu
bài tập về nhà?” cô hỏi.

TÌNH HUỐNG DẪN ĐỀ: SỬ DỤNG THỜI GIAN (tiếp)

Ginger lái xe vào một nhà hàng KFC và mua bữa tối. Đây là việc bất đắc dĩ
thôi, cô nghĩ, nhẹ nhõm hơn khi thấy Kevin khơng phàn nàn gì. Khi họ về
đến nơi, cô đưa túi đồ ăn cho Kevin và nhờ con mang vào nhà, cịn mình thì
có lấy túi đựng máy tính. Khi nhấc nó lên cơ nhận ra rằng hai tập tài liệu cô
cần cho công việc đêm nay thì ở đó, nhưng cái máy tính xách tay thì khơng.
Giờ thì cơ biết làm gì đây? Vào đến nhà thì mắt cơ cũng đã ngân ngấn nước.
Con gái cô, Kim, hỏi “Mẹ! Mẹ quên mất là mẹ phải giúp con thực hiện dự
án môn Giáo dục công dân rồi đúng không ạ? Mẹ đã hứa tối nay con có thể
thu âm một cuộc phỏng vấn với mẹ - và hạn chót nộp bài là thứ Sáu! Nếu
con khơng thu âm ngay tối nay, con sẽ khơng thể hồn thành đúng hạn
được!”
Ginger rên rỉ “Được rồi được rồi mọi người. Cùng vào bàn ăn tối thôi mà
chúng ta sẽ cố gắng giải quyết mọi việc.” Khi bày đến dao dĩa và khăn ăn,
cô nhận ra rằng cuộc sống của cô đã diễn biến theo chiều hướng này khá lâu
rồi. Hoặc là thời gian ban ngày không hề đủ cho cô làm tất cả những việc
cần làm, hoặc là cô không biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý. Dây
thần kinh của cô trở nên hoảng loạn và có cảm giác mình có thể gây gổ với
bất cứ người nào. Cần phải thay đổi điều gì đó.
(Nguồn: Theo Richard Guare, Peg Downson, 2017)
Câu hỏi: Hãy phân tích những vấn đề mà Ginger đang gặp phải? Anh (chị)
hãy giúp Ginger khắc phục vấn đề gặp phải?


NỘI DUNG
3.1. Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và
đánh giá sử dụng thời gian

3.2. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian
3.3. Đánh giá sử dụng thời gian


3.1. Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và
đánh giá sử dụng thời gian
3.1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức triển khai sử dụng
thời gian
- Khái niệm:
Tổ chức triển khai sử dụng thời gian là quá trình sắp xếp, bố
trí cơng việc cần thực hiện và phân bổ thời gian của bản
thân cho các công việc đó một cách hợp lý nhằm đảo bảo
hiệu suất


3.1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức triển khai sử dụng
thời gian
- Vai trò:
- Tổ chức triển khai sử dụng thời gian đóng vai trị quan trọng trong
việc hiện thực hoá kế hoạch sử dụng thời gian của bản thân
- Tổ chức triển khai sử dụng thời gian còn giúp tiết kiệm các nguồn lực
nhằm cải thiện thành tích/kết quả cơng việc của mỗi cá nhân và tổ
chức
- Tổ chức triển khai sử dụng thời gian khoa học, hợp lý giúp mỗi người
loại bỏ được thời gian cho các cơng việc khơng cần thiết hay khơng
đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu của cá nhân/tổ chức


3.1. Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và
đánh giá sử dụng thời gian

3.1.2. Khái niệm và vai trò của đánh giá sử dụng thời
gian
- Khái niệm:
Đánh giá sử dụng thời gian được hiểu là quá trình thu
thập thơng tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian,
tìm ra những sai lầm và nguyên nhân gây ra lãng phí
thời gian.


3.1.2. Khái niệm và vai trò của đánh giá sử dụng thời
gian
- Vai trò:
- Đánh giá cách thức sử dụng thời gian giúp bản thân/tổ chức chủ
động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn
- Đánh giá cách thức sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều
chỉnh hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp
lý nhằm đạt được mục tiêu mong muốn
- Đánh giá cách thức sử dụng thời gian giúp nắm bắt các mơ hình sử
dụng thời gian tối ưu để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp
nhằm giảm thiểu chi phí, lãng phí về thủ tục hành chính thơng qua
việc tạo ra mơi trường làm việc chuyên nghiệp


3.2. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian
3.2.1. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mơ
hình Eisenhower


3.2.2. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo
nguyên lý Pareto 80/20

3.2.3. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo
mức độ quan trọng của công việc
- Theo mức độ quan trọng ABCDE

- Quy tắc 40/30/20/10


3.2.4. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mức độ
xuất hiện của cơng việc
• Nhóm 1: Những cơng việc thường ngày: Bao gồm các
công việc như: Làm bài tập/Viết báo cáo định kỳ; Hồi đáp
thư từ; Thực hiện các cuộc điện thoại; …
• Nhóm 2: Những cơng việc đang diễn tiến: Bao gồm các
công việc như: Tổ chức cuộc họp; Đánh giá nhân sự…
• Nhóm 3: Những cơng việc hoạch định và phát triển: Bao
gồm các công việc như: Ký hợp đồng mới; Gặp mặt nhà
cung cấp mới; Học thêm kỹ năng mới ….


3.2.5. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo
phương pháp quả cà chua Pomodoro

Đặt bộ hẹn giờ
trong 25 phút

Tập trung vào công việc
trong 25 phút này

Dừng lại ngay khi hết giờ,
viết một tích vào tờ giấy

Nghỉ 5 phút

Tiếp tục cơng việc thêm
25 phút sau giờ nghỉ

Lặp lại q trình
cho đến khi hồn
thành nhiệm vụ

Đánh giá hiệu suất, tìm hiểu
bao nhiêu thời gian được sử
dụng cho mỗi nhiệm vụ và
tổ chức nhiệm vụ tốt hơn

Sau 4 chu kỳ 25-5 phút,
nghỉ 20 phút


3.2.6. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo
phương pháp hộp thời gian (Timeboxing)
3.2.7. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo
phương pháp dòng chảy (Flowtime)
3.2.8. Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy
tắc 10 phút


3.3. Đánh giá sử dụng thời gian

3.3.1. Đánh giá năng lực sử dụng thời gian
3.3.2. Đánh giá sử dụng thời gian thực tế so với các
mơ hình phân bổ thời gian


So sánh thời gian thực hiện công việc và theo mơ
hình tối ưu
Thời gian thực tế
triển khai cơng việc

Thời gian theo
mơ hình tối ưu

Chênh lệch
thời gian (GAP)


Câu hỏi thảo luận
1. Anh/chị hãy lập Ma trận Eisenhower cho cơng việc của mình
trong 1 tuần và xây dựng phương án phân bổ thời gian cho các cơng
việc đó?
2. Anh/chị hãy liệt kê 10 công việc cần thực hiện của bản thân vào
ngày mai, phân bổ thời gian triển khai các cơng việc đó theo mức độ
quan trọng của công việc?

3. Hãy sử dụng phương pháp quả cà chua Podomoro hoặc phương
pháp hộp thời gian để tiến hành triển khai công việc trong một
ngày? Mô tả cụ thể quá trình anh/chị triển khai và rút ra các kết
luận?
4. Anh/chị hãy ghi nhật ký làm việc của mình trong ba ngày và tiến

hành phân tích nhật ký làm việc. Lựa chọn một mơ hình phân bổ
thời gian tối ưu để đánh giá tình hình sử dụng thời gian của anh/chị
và xác định nguyên nhân gây lãng phí thời gian của anh/chị (nếu có)