Thuc trang cong tac ke toan nvl trong doanh 108608

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Chơng 1:Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán
NVL trong doanh nghiệp xây lắp
1.1
xây dựng

Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu
Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết
không thể thiếu đợc đó là đối tợng lao động. NVL là những đối tợng lao động
đà đợc thể hiện dới dạng vật hoá.
Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động
có ích có thể tác động vào đối tợng lao ®éng, nh vËy nÕu ®èi tỵng lao ®éng ®ỵc
con ngêi tác động vào thì đối tợng lao động đó trở thành NVL.Đồng thời Các
Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tợng lao động,
nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong
điều kiện đối tợng thay đổi do lao động thì đối tợng đó mới là NVL.
1.1.2 Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp
Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình,hạng mục công
trình có kết cấu phức tạp,thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn.Do vậy
NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại,
phức tạp về kỹ thuật.Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển
hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị.Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một
chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban
đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham
gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ của chúng vào giá trị công trình mới tạo
ra.

1.1.3 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp
Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tợng
lao động, sức lao động và t liệu lao động. Vật liệu là đối tợng lao động ,vì thế
chúng không thể thiếu đợc trong quá trình thi công xây lắp.Mặt khác trong
ngành XDCB , giá trị NVL thờng chiếm từ 60%đến 70% giá trị công trình. Số
lợng và chất lợng công trình đều bị quyết định bởi số lợng và chất lợng VL tạo
ra nó.
VL có chất lợng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình
thì mới tạo ra những công trình cã chÊt lỵng cao. Chi phÝ VL thêng chiÕm tû
träng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bít chi phÝ tiªu

-1-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

hao NVL thờng vẫn phải đảm bảo chất lợng công trình,đó là yêu cầu cấp thiết
của doanh nghiệp.
1.1.4 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong
doanh nghiệp xây dựng
Trong nền kinh tế thị trờng,kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng
còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị.
Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài
chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra
các biện pháp quản lý đúng đắn.
Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu
mua, nhập xuất, dự trữ ..NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết đợc
chất lợng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lợng thiếu hay thừa, lÃng

phí hay tiết kiệm.Từ đó ngời quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu
VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát đợc giá cả,cố gắng làm giảm mức tiêu
hao NVL sao cho không lÃng phí nhng vẫn đảm bảo chất lợng của sản phẩm.
Nh vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng
NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL
phải đảm bảo đợc những yêu cầu quản lý nhất định.
1.1.5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp
là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy
các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một
cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ
và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo
chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trớc hết các
doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm
của NVL phải rõ ràng, chính xác tơng ứng với quy cách, chủng loại của NVL.
- Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lợng, chủng loại, quy cách,
chất lợng, giá cả và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến
độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình.
Trong danh nghiệp vật liệu luôn đợc dự trữ ở một mức nhất định ,hợp lý
nhằm đảm bảo cho quá trình thi công đợc liên tục. Do vậy,các danh nghiệp
phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách
việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình
-2-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hỏng đến tóc độ chu chuyển vốn và
tiến độ thi công các công trình .
Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà kế
hoạch tài chính của dânh nghiệp
- Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu h hao, mất mát các doanh
nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bÃi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật ,
thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn
kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất
kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán
vật t.
- Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp
lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật
liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công .
1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị
trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán
NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau :
- Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và
tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đà thu mua và nhập kho,
kiểm tra tình hình thực hiƯn kÕ ho¹ch thùc hiƯn kÕ ho¹ch thu mua vỊ các mặt:
số lợng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời
đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh.
- áp đụng đúng dắn các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu
để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp,
cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp và tính giá thành công trình.
- Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu
phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu,
ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình
thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đà tiêu hao vào các công trình,

hạng mục công trình.
- Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy
định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lÃnh đạo và quản lý tiến hành
phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm
phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất
kinh doanh, hạ thấp chi phÝ kinh doanh .
-3-


Luận văn tốt nghiệp
1.2

Ngô Thị Hơng Giang

Phân loại và đánh giá NVL

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có
vai trò công dụng khác nhau .Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch
toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp
cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định .
Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL nh dựa vào công dụng của vật
liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu.
Nhng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh
nghiệp ,đặc trng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng
của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh .Theo đặc trng này, NVLđợc
phân ra các loại sau đây:
- NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công
xây lắp NVL chíng thờng chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu
của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính

thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình.
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi
công xây lắp, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và
nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc đợc dùng để đảm bảo cho
công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoăc để phục vụ nhu cho nhu cầu kỹ
thuật, nhu cầu quản lý nh dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, đợc sử dụng phục vụ
cho côg nghệ SK sản phẩm, phơng tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động
trong quá trình xây lắp nh: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt..
- Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụngcho hoạt động s÷a ch÷a thay
thÕ mét sè bé phËn cịa dơng cơ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phơng tiện vận
tải.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục
vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trng của từng doanh nghiệp hoặc phế
liệu thu hồi nh gỗ, sắt, thép vụn
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh
nghiệp mà trong từng loại VL đợc chia thành từng nhóm , thứ một cách chi tiết
hơn .Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ
cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong
doanh nghiÖp.
-4-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Việc phân chia này gióp cho kÕ to¸n tỉ chøc c¸c TK ,chi tiÕt dễ dàng
hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho DN

nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá
trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ
chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.
Căn cứ vào mục đích công dụng của VL đợc chia hành :
- Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh tăng ,biến
- Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến
1.2.2 Đánh giá NVL
Đánh giá vật t là việc xác định giá trị của vật t ở những thời điểm nhất
định và theo những nguyên tắc quy định .
Theo quy định hiện hành , kế toán NVLtồn kho phải phản ánh theo giá
trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phản ánh theo đúng giá trị vốn thực tế
, vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phải xác định giá trị theo đúng phơng pháp quy định .
Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành cơ sở các
chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để
tạo ra nguyên vật liệu (hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đà bỏ ra
để có đợc NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ) . Giá trị của vật liệu phản
ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải
theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp sử dụng
vật t có số lợng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động, các nghiệp
vụ nhập - xuất diễn ra thờng xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá trị
thực tế sẽ phức tạp. Để đơn giản, giảm bớt khối lợng ghi chép tính toán hành
ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch toán tình hình
nhập -xuất vật liệu. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế để ghi sổ kế
toán tổng hợp và lập BCTC .
1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế
1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế
Trị giá vốn thục tế của vật t nhập kho đơc xác định theo từng nguồn
nhập :
-Đối với NVL nhập kho do mua ngoài :
Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm :

+giá mua
-5-

- Chiết khấu thơng mại
Giảm giá hàng mua do
không đúng phẩm chÊt,quy c¸ch


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

+các loại thuế không đựoc hoàn loại
+chi phí vỏ, bốc xếp, bảo quản trong
quá trình mua hàng
+chi phí khác nhau liên quan đén việc
mua vật t

Trong đó :
Giá mua là giá bao gồm cả thuế GTGT trong trờng hợp vật t mua vào đợc sử dụng cho các đối tợng không chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp
khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi , các dự án .
- Nhập do tự sản xuất
Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật t tự gia công
chế biến.
- Nhập do thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật liệu xuất
kho thuê ngoài gia công chế biÕn + sè tiỊn ph¶i tr¶ cho ngêi nhËn gia công
chế biến + các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhËn.
- NhËp vËt t do nhËn vèn gãp liên doanh.
Trị giá vốn thực tế vật t khi nhập kho là giá đó hợp đồng liên doanh

thoả thuận cộng chi phÝ ph¸t sinh khi nhËn .
-NhËn vËt t do đợc biếu tặng, đợc tài trợ :
Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát
sinh .
1..2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho
Vật t đợc nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm khác
nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc
điểm hoạt động . yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ
thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phơng pháp sau để
xác định trị giá vốn vật thùc tÕ vËt t xuÊt kho .
Theo chuÈn mùc kÕ toán, phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế của
vật t xuất kho bao gồm :
1.

Phơng pháp tính theo giá trị đích danh .

-6-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Theo phơng pháp này khi xuất kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất
nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật t
xuất kho .
2.

Phơng pháp bình quân gia quyền .

Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng xuất
kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức :
Trị giá vốn thực tế
Vật t xuất khẩu

= số lợng vật t x
xuất kho

đơn giá bình quân
gia quyền.

Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ +Trị giá vốn vật t thực tế nhập trong kỳ
Đơn giá =
bình quân
Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vậ t
Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ( đinh giá bình quân cố
định)
Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn gía bình quân
liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ).
3.

Phơng pháp nhập trớc , xuất trớc

Phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc
sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập
sau cùng.
4.

Phơng pháp nhập sau xuất trớc

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau đợc xuất trớc lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính trớc những lân nhập đầu tiên .
5
Trong thực tế ngoài cac phơng pháp tính giá trị vèn thùc tÕ cđa
vËt t theo chn mùc kÕ to¸n hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn sử
dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ .
Phơng pháp này tính vốn trị giá thực tế vật t xuất kho đợc tính trên cơ
sở số lợng vật t xuất kho và đơn giá thực tế vật t tồn đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế
Vật t xuát kho = số lơng vật t xuất kho x đơn giá thực tế tồn ®Çu kú

-7-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán .
Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả chuyển
biến đông, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch
toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không
thực hiện đợc. Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng ngày
các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp t quy định và sử dụng
thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp,
có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó . hàng ngày sử dụng

giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất . Cuối kỳ kế toán
tính ra trị gi¸ vèn thùc tÕ cđa vËt t xt khÈu theo hệ số giá .

Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật t nhập trong kỳ

Hệ số giá(H) =
trị giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + trị giá vật t nhập trong kỳ

Trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho = trị giá vật t xuất kho x hệ số giá (H)
1.3 Kế toán chi tiết NVL
Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng
kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dỏi
chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại,nhóm, thứ vật t về số
lợng và giá trị.Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi
tiết và vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần tăng
cờng quản lý vËt t.
1.3.1. Chøng tõ kÕ to¸n sư dơng .
C¸c hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thờng xuyên trong các DN
sản xuất. để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của
NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời,
đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH Tế
ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ trởng
bộ tài chÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n vỊ vËt t bao gåm:
- PhiÕu nhËp kho (MÈu 01-VT).
-8-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

- Phiếu xuất kho (MÈu 02-VT).
- PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé(MÈu 03-VT).
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẩu 08-VT).
- Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN.
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẩu 03-BH).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẩn.
- Phiếu xuất VT theo hạn mức (Mẩu 04-VT).
- Biên bản kiểm nghiệm VT (Mẩu 05-VT).
- Phiếu báo VT cuối kỳ(Mẩu 07-VT).
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy
đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Ngời
lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ về vật liệu phải dợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời
gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng
hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan.
1.3.2. Sổ chi tiết VL:
1.3.3.2 Phơng pháp ghi sổ ®èi chiÕu lu©n chun
* Néi dung:
- ë kho:
Thđ kho sư dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ
song song.
- ở phòng kế toán:
Kế toán sử dụng Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho từng thứ
vật t theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở
cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng,mỗi thứ vật t đợc ghi một dòng trên sổ.
Hàng ngày,khi nhận đợc chứng từ nhập-xuất kho,kế toán tiến hành
kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo

từng thứ vật t,chứng từ nhập riêng,chứng từ xuất riêng.Hoặc kế toán có thể lập
Bảng kê nhập, Bảng kê xuất.
Cuối tháng,tổng hợp số liệu từ các chứng từ(hoặc từ các bảng kê) để ghi
vào Sổ đối chiếu luân chuyển và tÝnh ra sè tån cuèi th¸ng.
-9-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Việc đối chiếu số liệu đợc tiến hành giống nh phơng pháp ghi thẻ song
song (nhng chỉ tiến hành vào cuối tháng).
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu
luân chuyển đợc khái quát trong sơ đồ sau:
Thẻ kho

Phiếu nhập

Bảng kê nhập

Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Phiếu xuất

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Sổ kế toán tổng

hợp

Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng

1.3.3.3 Phơng ph¸p ghi sỉ sè d
* Néi dung:
-Thđ kho:
VÉn sư dơng Thẻ kho để ghi chép nh hai phơng pháp trên.Đồng thời
cuối tháng thủ kho còn ghi vào Sổ số d sè tån kho ci th¸ng cđa tõng thø
vËt t cét số lợng.
Sổ số d do kế toán lập cho từng kho,đợc mở cho cả năm.Trên Sổ số
d,vật t đợc sắp xếp thứ,nhóm,loại; sau mỗi nhóm,loại có dòng cộng
nhóm,cộng loại.Cuối mỗi tháng, Sổ số d đợc gửi cho thủ kho để ghi chép.
-Phòng kế toán:
Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên Thẻ kho của
thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập-xuất kho.Sau đó,kế toán ký xác nhận
vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhËn chøng tõ.
- 10 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Tại phòng kế toán.nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh
chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm,loại vật t để ghi vào cột Số tiền
trên Phiếu giao nhận chứng từ,số liệu này đợc ghi vào Bảng kê luỹ kế
nhậpvà Bảng kê luỹ kế xuất vật t.
Cuối tháng,căn cứ vào bảng luỹ kế nhập,bảng luỹ kế xuất để cộng tổng

số tiền theo từng nhóm vật t để ghi vào Bảng kê nhập-xuất-tồn .Đồng thời
sau khi nhận đợc Sổ số d do thủ kho gửi lên,kế toán căn cứ vào cột số d về
số lợng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật t tơng ứng để tính ra số tiền
ghi vào cột số d bằng tiền.
Kế toán đối chiÕu sè liƯu trªn cét sè d b»ng tiỊn cđa Sổ số d với cột
trên Bảng kê nhập-xuât-tồn.Đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập-xuất-tồn
với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Có thể khái quát nội dung,trình tự hạch toán chi tiết VL theo phơng
pháp ghi sổ số d theo sơ đồ sau:

- 11 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Thẻ kho

Phiếu nhập

Phiếu giao nhận
chứng từ

Sổ số d

Bảng kê nhậpxuất-tồn

Bảng luỹ kế
nhập

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận
chứng từ

Bảng luỹ kế xuất
Sổ kế toán tổng
hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng

1.4. Kế toán tổng hợp NVL
NVL là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập xuất kho thờng
xuyên,tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh
nghiệp có các phơng thức kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp thực hiện kiểm
kê theo từng nghiệp vụ nhập-xuất kho ( mỗi lần nhập-xuất kho đều có
cân ,đo,đong ,đếm) nhng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần
vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,đo,đong,đếm, ớc lợng NVL tồn cuối
kỳ.Tơng ứng với hai phơng pháp kiểm kê trên,trong kế toán NVL nói riêng và
kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp hạch toán tổng hợp
là kê khai thờng xuyên(KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).
1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
1.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyªn
- 12 -

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi
chép một cách thờng xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn
kho của các loại vật t trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ
nhập-xuất vật liệu.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ trực
tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đà tập hợp,phân loại theo đối tợng sử
dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán.
Trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể đợc
xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
-Ưu điểm: Phơng pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ đợc tình hình
hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản
lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá
trị lớn.
-Nhợc điểm: Khối lợng công việc nhiều,tốn thời gian.
1.4.1.2 Kế toán nhËp NVL
*HƯ thèng chøng tõ sư dơng:
VËt t trong c¸c doanh nghiệp đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau:
do mua ngoài,do tự chế thuê ngoài gia công chế biến,do nhận vốn góp liên
doanh,do đợc quyên tặng...Trong mọi trờng hợp doanh nghiệp phải thực hiện
đầy đủ thủ tục chứng từ để ghi vào các tài khoản,sổ kế toán tổng hợp có liên
quan.
Các chứng từ đó bao gồm chứng từ bắt bc vµ chøng tõ híng dÉn nh :
+PhiÕu nhËp kho ( Mẫu 01-VT)
+Biên bản kiểm kê vật t,sản phẩm,hàng hóa ( Mẫu 08-VT)
+Hoá đơn GTGT GS01 GTKT-2LN

và các chứng từ hớng dẫn nh:
+Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05-VT)
+Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)
*Tài khoản kế toán sử dụng
TK 152 Nguyên vật liệu: Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số
hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL.
Kết cấu TK 152 nh sau
TK 152

Trị giá vốn thực tế NVL nhập
trong kỳ

Số tiền điều chỉnh tăng giá
NVL khi đánh giá lại
- 13 Trị giá NVL thừa phát hiện
khi kiểm kê

Trị giá vốn thực tế NVL
xuất trong kỳ

Số tiền điều chỉnh giảm
giá NVL khi đánh giá lại
Trị giá NVL thiếu phát
hiện khi kiểm kê
Số tiền giảm giá,chiết


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

SD Nợ: phản ánh trị giá
vốn thực tế NVL tồn
kho cuối kỳ.

TK 152 có thể đợc mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại
NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị
doanh nghiƯp,bao gåm:
-TK 1521 :NVL chÝnh
-TK 1522 : VL phơ
-TK 1523 : Nhiªn liƯu
-TK 1524 : Phơ tïng thay thÕ
-TK 1525 : Thiết bị XDCB
-TK 1528 : VL khác
Trong từng TK cÊp 2 cã thĨ më chi tiÕt c¸c TK cÊp 3.cấp 4... tới từng
nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Các TK liên quan:
-tTK151 Hàng mua đang đi đờng: phản ánh trị giá vốn thực tế vật t,sản
phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đà mua nhng cha về nhập kho doanh nghiệp
và tình hình hàng đang đi đờng đà về nhập kho.
Kết cấu:
TK 151
Trị giá vật t, hàng hoá
đang đi đờng

SD Nợ: phản ánh trị
giá vật t, hàng hoá
đang đi đờng cuối kỳ.

- 14 -

Trị giá vật t,hàng hoá
đang đi đờng tháng trớc, tháng này đà về
nhập kho hay đa vào sử
dụng ngay.


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

-TK 331 : Phải trả cho ngời bán: TK này phản ánh các khoản phải
thanh toán cho ngời bán,ngời nhận thầu hoặc ngời gia công vật t thiết bị. TK
331 đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, ngời nhận thầu cụ thể.
Kết cấu:

- 15 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

TK 331
- Số tiền đà thanh toán cho
ngời bán, ngời nhận thầu.
- Số tiền ngời bán chấp nhận
giảm giá số hàng đà mua
theo hợp đồng.
- Giá trị vật t,hàng hoá thiếu

hụt kém phẩm chất khi
kiểm nhận và trả lại cho
ngời bán.
- CK mua hàng đợc ngời
bán chấp nhận trừ vào nợ
phải trả.
- Số tiền ứng trớc cho ngời
bán,ngời nhận thầu nhng
cha nhận hàng hoá

- Số tiền phải trả cho ngời
bán
- Điều chỉnh giá tạm tính
theo giá thực tế của lô
hàng về cha có hoá
đơn,khi có hoá đơn hoặc
báo giá chính thức.

D Nợ: Số tiền đà ứng trả trớc
hoặc trả thừa cho ngời bán, ngời nhận thầu.

D Có : Số tiền còn phải trả cho
ngời bán, cho ngời nhận thầu.

-TK 133 : Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đợc khấu trừ : phản ánh số
hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT đợc khấu trừ.
Kêt cấu:
TK 133
- Số thuế GTGT đợc
khấu trừ khi mua vật

t, hàng hóa

- Số thuế GTGT đà đợc
khấu trừ, đợc hoàn trả hoặc
không đợc khấu trừ phải
tính vào giá vốn hàng bán.

SD Nợ : Thuế GTGT
đợc khấu trừ cha đợc
thanh toán cuối kỳ

TK 133 đợc mở 2 TK cấp 2:
TK 1331: Thuế GTGT đợc khâú trừ của hàng hoá,vật t
TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ
TK 133 chỉ đợc mở và áp dụng cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo
phơng pháp khấu trừ,không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo
phơng pháp trùc tiÕp.
- 16 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Kế toán tổng hợp nhập VL đợc phản ánh vào bên Nợ TK 152 và các TK
liên quan chủ yếu đến các tài khoản nh TK 331,133,111,112,141,151...
*Trình tự kế toán nhập vật t
-Nhập do mua ngoài:
+Hàng và hoá đơn cùng về:
Nợ TK152 (chi tiết)

Nợ TK133 (nếu có)
Có TK liên quan(111,112,331,141,151...)
+Hàng về cha có hoá đơn
.Vật t mua đà về,hoá đơn cha về,lu vào tập hồ sơ Hàng về cha
có hoá đơn khi nhận đợc phiếu nhập kho.
.Nếu có hoá đơn về trong tháng: hạch toán nh trên
.Cuối tháng hoá đơn cha về : ghi sổ theo giá tạm tính
Nợ TK152
Có TK liên quan (111,112,311,141...)
.Sang tháng sau khi có hoá đơn về,điều chỉnh giá thực tế bằng cách:
Cách 1: Xoá bút toán đà ghi theo giá tạm tính tháng trớc: căn cứ
vào hoá đơn,phiếu nhập kho,ghi bình thờng nh trờng hợp 1.
Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với gía tạm tính
Nếu giá thực tế > giá tạm tính : ghi bình thờng
Nếu giá thực tế < giá tạm tính : ghi số âm
+Hàng đang đi đờng
.Khi nhận đợc hoá đơn,kế toán cha ghi sổ ngay mà lu vào tập hồ sơ
Hàng đang đi đờng
.Trong tháng:hàng về nhập kho,căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập
kho,ghi giống nh trờng hợp 1.
.Cuối tháng hàng cha về,căn cứ vào hoá đơn:
Nợ TK151
Nợ TK133 (nếu có)
Có TK liên quan (111,112,331...)
.Sang tháng sau,khi hàng về nhập kho,kế toán căn cứ vào hoá đơn và
phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK152
Có TK151
+Nhập khÈu vËt t
- 17 -

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

.Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác:
Nợ TK152
Có TK331
Có TK 3333
.Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK133 (nếu có)
Có TK3333
+Phản ánh các chi phí thu mua:vận chuyển,bốc dỡ,tiền thuê
kho,bÃi
Nợ TK152
Có TK liên quan (111,112,141,331..)
+Phản ánh các khoản chiết khấu,giảm giá,hàng mua trả lại
Nợ TK331,111,112
Có TK152
Có TK515
Có TK133 (giảm thuế GTGT đợc khấu trừ )
-Nhập vật t do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK152
Có TK154
-Nhập vật t do nhận vốn góp liên doanh:
Nợ TK152
Có TK411
-Nhập vật t do đợc biếu tặng
Nợ TK152

Có TK711
-Nhập vật t đà xuất ra sử dụng không hết nhập lại kho:
Nợ TK152
Có TK621
Có TK627
Có TK642
-Tăng vật liệu do phát hiện thừa trong kiểm kê:
+Nếu xác định là của doanh nghiệp,nhng cha xác định lí do:
Nợ TK152
Có TK338(1)
+Khi xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK152
Có TK liªn quan(411,331..)
- 18 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

-Tăng vật t do thu hồi vốn góp liên doanh:
Nợ TK 152
Có TK 128,222
-Tăng do đánh giá lại:
Nợ TK152
Có TK412
1.4.1.3 Kế toán tổng hợp xt VL
* HƯ thèngchøng tõ sư dơng:
-Chøng tõ b¾t bc:
+PhiÕu xt kho (MÉu 02-VT)

+PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bộ ( Mẫu 03-VT)
+Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( MÉu 02-BH )
-C¸c chøng tõ híng dÉn:
+ PhiÕu xt vËt t theo hạn mức ( Mẫu 05-VT )
Các tài khoản liên quan : TK621,627,642,641,241,157,632,128...
* Trình tự hạch toán xuất NVL
-Xuất NVL sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm,dịch
vụ,XDCB,hoặc dùng cho quản lý
Nợ TK621,627,641,642,241
Có TK152
-Xuất NVL gửi đi bán hoặc xuất giao bán trực tiếp
Nợ TK157
Nợ TK632
Có TK152
-Xuất NVL đi góp vốn liên doanh
Nợ TK128 (trị giá vốn đợc đánh giá )
Nợ TK412 (chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm)
Có TK152 (trị giá vốn thực tế xuất kho )
Có TK412 (chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm )
-Xuất NVL cho vay tạm thời
Nợ TK138(8) (cho vay tạm thời các cá nhân,tập thể)
Nợ TK136(8) (cho vay nội bộ )
Có TK152
-Trờng hợp giảm do mất mát,thiếu hụt:
+Nếu ghi chép nhầm lẫn,cân,đong,đếm sai,phải chữa sổ theo quy
định
Nợ TK liên quan
- 19 -

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hơng Giang

Có TK152
+Nếu thiếu hụt trong định mức
Nợ TK642 (thiếu hụt định mức tại kho )
Cã TK152 (gi¸ thùc tÕ vËt t thiÕu)
+NÕu thiÕu hơt ngoài định mức do ngời chịu trách nhiệm gây nên
Nợ TK111
số bồi thờng vật chất đà thu tiền
Nợ TK334
trừ vào lơng
Nợ TK138(8) Số bồi thờng phải thu
Có TK152 giá thực tế vật liệu thiếu
+Nếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý:
Nợ TK138(1) thiếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý
Có TK152
.Khi có quyết định xử lý tuỳ trờng hợp cụ thể ghi:
Nợ TK liên quan
Có TK138(1)
-Giảm do đánh giá lại:
Nợ TK412 (giá đánh lại < giá cũ )-chênh lệch giảm
Có TK2
Trình tự kế toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phơng pháp KKTX đợc
thể hiện dới dạng sơ đồ:

- 20 -