Các bước chuẩn bị đi công tác

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CHO MỘT CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
Để có chuyến đi cơng tác hồn hảo ta cần lên kế hoạch một cách kĩ lưỡng cho
chuyến đi để đề phịng bất trắc ...
Phác thảo chuyến đi:
Mục đích của chuyến đi
Các nơi đến
Thời gian đi, thời gian đến
Điểm khởi hành, các điểm dừng
Phương tiện giao thơng ưa thích
Tiện nghi ưa thích
Điều kiện đi lại trong q trình chuyến đi.









Lập hồ sơ chuyến đi:





Nhật ký hành trình
Thơng tin khách sạn
Bản chương trình hẹn gặp
Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh
số hồ sơ,…)

Dự toán chi phí cho chuyến đi.
Nếu bản thân đi cùng với lãnh đạo, cần sắp xếp lịch trình riêng cho bản thân và
dự tính các tình huống xử thế (trả tiền, phong tục-nghi lễ của nơi đến, những đột biến
khơng tính trước về phương tiện, tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung,...).
Nếu bản thân là một thư ký chuyên nghiệp, thì cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu
những yêu cầu đặc biệt đặt ra cho thương gia ở nơi đến (thông qua lãnh sự hoặc công
ty du lịch), lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến
hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho cơng ty cần thăm
viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này). Ngoài ra, nên liên hệ các
cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác, đồng thời lãnh đạo của mình cũng có
quan hệ tốt để xin họ cho những thơ tay giới thiệu (nhằm thuận tiện cho các cơng tác ở
nước đó).
Xem xét các chính sách của cơ quan:





Ai có thẩm quyền cho đi công tác
Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác
Thủ tục tiến hành chuyến đi
Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán


Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước:
Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích
cá nhân,... để đặt trước. Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thơng (nếu
có). Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và thời gian
như yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé. Nếu sai thơng tin hoặc thủ

trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại.
Khách sạn: đăng ký (số lượng phịng, vị trí phịng, đăng ký đảm bảo), xác nhận
việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu cần) và bữa ăn tại khách sạn (nếu
muốn).
Các thủ tục giấy tờ: nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờ tùy
thân cần thiết; nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các thủ tục vi-sa, passport.
Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước.
Soạn thảo lịch trình chuyến đi:





Các địa điểm trong chuyến đi
Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm
Các kế hoạch khác trong chuyến đi.
Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.

Kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác:





Cần chọn người được ủy nhiệm thay thế
Lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt
Tiến hành bàn giao cơng việc giữa người đi và người thay thế
Điều chỉnh các cuộc họp, sinh hoạt,...cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi
người đi công tác

Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi:
Lập danh sách những thứ cần kiểm tra. Tùy tính chất chuyến cơng tác, những
thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau.
An tồn cho chuyến đi:
 Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh tốn được trước hoặc sau
thì nên thực hiện.
 Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.
 Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật
đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ
'giựt', đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.
 Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.


 Pho-to những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất
cắp.
 Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh sát
để được bảo hiểm.
Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng nhằm đảm
bảo an toàn.