Hdcv văn thư, lưu trữ

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Code
Version
Dated
Page

: HDCV-VTLT
: 1.0
: juli 28, 2023
: Page 1 of 5

I. MỤC ĐÍCH.
Hướng dẫn cách thức tiến hành công tác Văn thư - lưu trữ trong tồn Cơng ty/CN.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng thống nhất trong tồn Cơng ty và các Chi nhánh trực thuộc.
III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN.
Mã hiệu

Tên tài liệu

01-QT/HDCV/HHP

Mô tả q trình Hành chính Quản trị

42-BM/HDCV/HHP

Cơng văn đóng dấu cơng ty

43-BM/HDCV/HHP

Cơng văn đóng dấu chi nhánh

44-BM/HDCV/HHP

Văn bản chung

IV. NỘI DUNG CƠNG VIỆC.
Cơng tác văn thư là một trong những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý
hành chính. Nội dung tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng, ban hành văn bản.
- Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập và quản lý hồ sơ.
1. Trách nhiệm thực hiện.
- Mỗi cán bộ, nhân viên trong q trình giải quyết cơng việc phải thực hiện công tác văn thư
và lưu trữ có liên quan.
- Lãnh đạo các Chi nhánh thuộc Cơng ty có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra quản lý
công tác Văn thư - Lưu trữ của đơn vị mình theo các qui định của Cơng ty.
- Các chi nhánh thuộc Công ty được phân cấp quản lý cán bộ phải tổ chức bộ phận Văn thư Lưu trữ chun trách của đơn vị mình.
- Chánh Văn phịng Công ty chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ
theo các quy định của Công ty.
2. Ban hành văn bản.
Đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn
bản. Văn bản sau khi soạn thảo phải có chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị khi trình lãnh đạo cấp trên
Hướng dẫn cơng việc Văn thư lưu trữ

Phòng HCNS


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Code
Version
Dated
Page

: HDCV-VTLT
: 1.0
: juli 28, 2023
: Page 2 of 5

ký. Văn phịng Cơng ty/CN có trách nhiệm về kiểm tra thể thức văn bản, nhân bản, làm thủ tục để
ban hành văn bản và bảo quản bản lưu. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc nội dung, Văn
phịng Cơng ty/CN trả lại hoặc cùng đơn vị soạn thảo lại trước khi ban hành hoặc có văn bản đính
chính nếu văn bản đã được ban hành.
Số lượng bản chính cần ban hành phải có chữ ký trực tiếp, (khơng dùng bút chì, mực đỏ,
mực dễ phai màu) và đóng dấu đỏ.
Người ký văn bản phải là người có thẩm quyền (được thể hiện bằng quyết định bổ nhiệm, ủy
quyền).
Trong văn bản phải thể hiện rõ tên người ký và chức vụ.
Những ý kiến ghi bên lề công văn chỉ sử dụng cho công tác trong nội bộ, không được sao
chụp, chuyển phát ra ngồi Cơng ty/CN.
Văn bản sử dụng các biểu mẫu sau, khi sử dụng có thể cân nhắc để bỏ footer mã hiệu biểu mẫu:
- 42-BM/HC/HDCV/HHP (Mẫu Công văn “Đi” đóng dấu Cơng ty)
- 43-BM/HC/HDCV/HHP (Mẫu cơng văn “Đi” đóng dấu Chi nhánh)
- 44-BM/HC/HDCV/HHP (Mẫu văn bản chung - Áp dụng đối với đa số các hình thức văn
bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình
V.v...
3. Quản lý văn bản.
3.1 Văn bản do Cơng ty/CN nhận được của các nơi khác gửi đến gọi tắt là công văn “Đến”.

Văn bản do Công ty/CN gửi cho các nơi khác, được đăng ký tại bộ phận văn thư Công ty/CN gọi tắt
công văn “Đi”.
3.2 Đối với công văn “Đến”: Văn thư có nhiệm vụ bóc bì (trừ bì có đóng dấu Mật, tối mật,
tuyệt mật hoặc ghi rõ tên người cụ thể trên bì phải để nguyên cả bì), đóng dấu “Cơng văn đến”, vào
sổ “Cơng văn đến” hoặc nhập vào chương trình phần mềm “Cơng văn đến”, chuyển lãnh đạo Văn
phịng Cơng ty/CN cho ý kiến, sau đó chuyển cho các đơn vị hoặc Lãnh đạo Công ty/CN.
3.3. Đối với đơn, thư kiếu tố nặc danh...... người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và
đính kèm vào thư.
3.4. Đối với cơng văn “Đi”: Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ “Cơng
văn đi” hoặc nhập vào chương trình phần mềm “Cơng văn đi”, đóng dấu, lưu 1 bản chính cùng các
phụ lục kèm (nếu có), gửi cơng văn theo địa chỉ đã đăng ký. Công văn “Đi” phải được chuyển kịp
thời trong ngày. Những văn bản khẩn phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời
hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong bì.
Hướng dẫn cơng việc Văn thư lưu trữ

Phịng HCNS


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Code
Version
Dated
Page

: HDCV-VTLT
: 1.0
: juli 28, 2023
: Page 3 of 5

3.5. Văn bản ban hành các cấp, công văn “Đi” phải được đánh số, ngày tháng năm ban hành
theo cách ghi ký hiệu trong văn bản như sau:

CÁCH GHI KÝ HIỆU TRONG VĂN BẢN
TT

Cấp ban hành

Tên Văn
bản

1

Cơng ty

Quyết định

2

Chi nhánh

Quyết định

Ký hiệu
Số:.........../200../QĐ-HHP
(Ví dụ: Số: 01/2004/QĐ-HHP)
Số:........./200../QĐ-(ký hiệu tên viết tắt của Chi
nhánh)
(Ví dụ: Số: 03/2004/QĐ-FDC)

3

4

Cơng ty/ Trung tâm,
phịng ban thuộc
Cơng ty
Chi nhánh/ Trung
tâm, phịng ban thuộc
Chi nhánh

Công văn

Số:........./HHP-(ký hiệu tên viết tắt của đơn vị soạn
thảo thuộc Cơng ty)
(Ví dụ: Số: 115/HHP-FAD)

Cơng văn

Số........./(ký hiệu tên viết tắt của Chi nhánh) - (ký
hiệu tên viết tắt của đơn vị soạn thảo thuộc Cơng ty
Chi nhánh)
(Ví dụ: Số: 115/FDC-FPS)

3.5 Số “Đến” và số “Đi” của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn
đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng của ngày làm việc
cuối năm.
3.6 Cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư của các CN và đơn vị trực thuộc
Cơng ty có nhiệm vụ hàng ngày đến nhận cơng văn tại Văn phịng Cơng ty.
4. Cơng tác lập hồ sơ.

4.1 Tất cả cán bộ, nhân viên trong Công ty/CN khi được giao giải quyết công việc (trong
phạm vi cơng tác Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc mình đã làm. Hồ sơ phải
phản ánh đúng q trình giải quyết cơng việc. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học
và thể hiện mối liên hệ giữa các văn bản.
4.2 Lãnh đạo Cơng ty/CN có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ khi
tiến hành giải quyết công việc.
5. Quản lý và sử dụng con dấu.
5.1 Quản lý con dấu:
- Văn phịng Cơng ty/ CN có trách nhiệm quản lý con dấu của đơn vị mình.
- Lãnh đạo Cơng ty/CN và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước
Hướng dẫn cơng việc Văn thư lưu trữ

Phịng HCNS


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Code
Version
Dated
Page

: HDCV-VTLT
: 1.0
: juli 28, 2023
: Page 4 of 5

pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.
5.2 Sử dụng con dấu:
- Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ đúng thể thức và có chữ ký

của cấp có thẩm quyền được uỷ quyền hợp lệ của Lãnh đạo Cơng ty.
- Khi đóng dấu, cán bộ văn thư có trách nhiệm phải đóng đúng chiều, rõ ràng, sạch sẽ và con
dấu phải trùm lên 1/3 -1/4 chữ ký về phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, khơng được đóng trùm
lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
- Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, Văn thư đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ
lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3-1/4 đường kiến con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều
trang thì ngồi việc đóng dấu t reo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
- Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu khơng bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng
dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu, giấy giới thiệu, đi đường và các giấy chứng
nhận...) cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
- Con dấu phải được bảo quản cẩn thận và chắc chắn, có hộp đựng dấu riêng và cất trong tủ
có khố tốt, khi không sử dụng phải cất ngay. Tránh để trên bàn lúc vắng người hoặc ở nơi không
đúng qui định.
- Khi đóng dấu, cán bộ văn thư phải kiểm tra kỹ các loại văn bản và chữ ký trên văn bản cần
đóng dấu, khơng được đóng dấu trên những văn bản không phù hợp, nội dung sai hoặc chữ ký
không đúng.
- Không được mang dấu về nhà riêng, hay mang theo người đi cơng tác.
- Nếu con dấu trong q trình sử dụng, bị mịn, hỏng, mờ đóng khơng rõ hoặc về các lý do
khác, phải làm thủ tục đăng ký với cơ quan Công an để khắc đổi lại con dấu khác.
- Trường hợp bị mất dấu phải báo cáo kịp thời cho Lãnh đạo đơn vị, cơ quan Công an địa
phương nơi bị mất biết để truy tìm, theo dõi và thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm ngăn ngừa
kẻ xấu lợi dụng con dấu để hoạt động, làm ăn phi pháp.
- Khi giao dịch với các cơ quan, đơn vị cần chú ý xem xét kỹ các loại giấy tờ, nhất là con
dấu đóng trên các loại giấy tờ như giấy giới thiệu hoặc hợp đồng kinh tế...Để tránh bị kẻ xấu lợi
dụng làm thiệt hại đến quyền lợi kinh tế, chính trị của cơ quan, đơn vị mình, khi phát hiện thấy dấu
hiệu nghi vấn cần thông báo kịp thời cho cơ quan Công an để cùng phối hợp xem xét giải quyết.
6. Nội dung và tổ chức công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ
chức khai thác sử dụng và công tác tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị. Tài liệu lưu trữ
là tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã được lập hồ sơ và tập trung bảo quản và quản lý tại

Hướng dẫn công việc Văn thư lưu trữ

Phòng HCNS


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Code
Version
Dated
Page

: HDCV-VTLT
: 1.0
: juli 28, 2023
: Page 5 of 5

phòng lưu trữ.
7. Tiêu huỷ tài liệu
Thời hạn lưu trữ và cách huỷ theo 03-DM/HC/HDCV/HHP.
8. Giao nộp hồ sơ tài liệu
Các đơn vị/ Công ty CN có trách nhiệm chuyển bản sao các giấy tờ pháp lý; giấy phép Đăng
ký kinh doanh; Mã số thuế;.... cho Văn phịng Cơng ty để theo dõi, quản lý và lưu hồ sơ.
Cán bộ, nhân viên trước khi thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ tài
liệu mình đang giữ cho đơn vị công tác. Chỉ sau khi cán bộ, chuyên viên này bàn giao hồ sơ và
được xác nhận thì Ban TCCB mới giao quyết định. Không một cá nhân nào được giữ hồ sơ tài liệu
của Công ty/CN làm của riêng hoặc đem sang đơn vị, cơ quan khác.
9. Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ
- Các đơn vị và cá nhân phải bảo vệ an toàn các hồ sơ, tài liệu của mình chưa đến hạn nộp
vào lưu trữ.

- Hồ sơ tài liệu phải được bảo quản trong cặp có đề nhãn, ký hiệu, mã số và sắp xếp gọn
gàng trên giá để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết.
Người duyệt

Hướng dẫn công việc Văn thư lưu trữ

Người lập

Phòng HCNS