Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty CP-XD CTGT.

1
Lêi më ®Çu


Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền cơng nghiệp
hố hiện đại hố nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một cơng cụ quản lý có
hiệu quả.
Cơng tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành cơng việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thơng
tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan
đơn vị. Chính vì thế mà cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ
máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng cơng tác văn thư là một nội
dung quan trọng khơng thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung
hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hồn thiện để theo kịp sự phát triển
của các nước trên thế giới.
Cũng chính vì điều đó mà cơng tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong cơng cuộc cải cách hành chính
nhà nước, cơng tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà
trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư tại Cơng ty
xây dựng cơng trình giao thơng 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn
tốt nghiệp của mình.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể
khơng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của thầy cơ giáo và bộ mơn để luận văn của em hồn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cơ giáo trong bộ mơn văn thư,
đặc biệt là cơ giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cơ, các chú, anh chị phòng
hành chính của Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 đã
giúp em hồn thiện luận văn này.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2

Bản thu hoạch thực tập đợc
chia làm 4 phần

Phn I:
Chc nng nhim v c cu t chc ca cụng ty v vn phũng
cụng ty.
1. Chc nng v nhin v ca cụng ty.
2.2. C cu t chc ca Cụng ty.
Phn II
: Tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty núi chung v cụng tỏc th ký, vn
th, lu tr núi riờng.
1. Tỡnh hỡnh thc t chung ca Cụng ty.
2. Cụng tỏc th ký.
3. Cụng tỏc vn th.
4. Cụng tỏc lu tr.
Phn III
: Mt s ý kin nhm hon thin cụng tỏc th ký, vn th, l
tr ca cụng ty.
1. ỏnh giỏ chung v khõu cụng vic.
2. xut cỏc bin phỏp phỏt huy, khc phc.
Phn IV
: Nhn xột ca Cụng ty v kt qu thc tp ca sinh viờn.
1. ý thc t chc k lut.
2. Hiu qu cụng vic trong thi gian thc tp.
3. Xp loi.
4. Thang im.
5. Ch ký ca lónh o trong Cụng ty thc tp.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3
Phần I
I. Chc nng nhim v ca c cu t chc cụng ty

1. Chc nng nhim v ca cụng ty.
Cụng ty C phn XD-CTGT 118 l mt c quan nh nc c thnh lp
cn c vo quyt nh s 528/ 2001/ Q / BGTVT ngy 28 thỏng 02 nm 2001
ca B GTVT v vic chuyn i doanh nghip nh nc cụng ty cụng trỡnh
Giao thụng 118 thnh Cụng ty c phn XD- CTGT 118.
- Nhim v ch yu ca cụng ty.
Phc v i mi mnh m ton din tt c mi khõu v con ngi, cụng ngh,
thit b, h thng qun lý, ngnh ngh... nõng cao i sng cho con ngi.
2.C cu t chc ca cụng ty v phũng hnh chớnh.
2.1C cu t chc ca cụng ty.
Cụng ty C phn XD- CTGT 118 l do giỏm c ph trỏch, giỳp vic cho

giỏm c l 4 phú Giỏm c v cỏc phũng ban gm cú:
- Vn phũng Hnh chớnh.
- Phũng Ti chớnh Kinh t.
- Phũng Kinh t th trng.
- Phũng Qun lý thit b.
- Phũng Cụng ngh Kinh t u t.
- Phũng Cụng on.
2.2 C cu ca vn phũng hnh chớnh:
Gm cú: Chỏnh vn phũng l ngi lónh o vn phũng tham mu v
tuyn dng o to nhõn lc 01 . Phú vn phũng ph trỏch theo dừi cụng tỏc
LTL 01 . C nhõn lut chuyờn v cụng tỏc BHL, chuyờn viờn phỏp lut 01.
Thng kờ ch chớnh sỏch kiờm vn th lu tr 01. Thng kờ LTL 01. Qun
tr hnh chớnh i sng 01. Nhõn viờn nu kiờm tp v 01. Nhõn viờn lỏi xe con
03. Nhõn viờn bo v trong gi hnh chớnh, trc tng i, sao chộp ti liu 01 v
ngi lm bo v ca cụng ty 02.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
4
Sơ đồ tổ chức.

Phó văn phòng
Nhân
viên
quản
trị đời
sống
Cán bộ
BHLĐ,
chuyên
viên
pháp
luật
Nhân
viên
chế độ
chính
sách
kiêm
văn
thư

Nhân
viên
thống
kê lao
động
tiền
lương
Nhân
viên
bảo vệ
, trực
tổng
đài ,
sao
chép
tài liệu
Nhân
viên
bảo vệ
trực
điện
nước
Nhân
viên
nấu ăn
kiêm
tạp vụ
Nhân
viên lái
xe con

Chánh văn phòng
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
5
Phần II
Tình hình thực tế về cơng tác văn thư ở Cơng ty Cổ Phần
Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118

1. Khái qt tình hình Cơng ty.
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Cơng ty.
Tiền thân của Cơng ty Cổ Phần Xây Dưng Cơng Trình Giao Thơng 118
được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy
móc,thiết bị do Liên Xơ viện trợ để thi cơng các cơng trình giao thơng đường
sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Cơng ty đổi tên
thành Cơng trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên
thành Cơng ty Cơng Trình Giao Thơng 118 trực thuộc Tổng Cơng ty Xây Dựng
Cơng trình Giao Thơng I- Bộ Giao Thơng vận Tải.
Từ năm 1999 đến nay, cơng ty đã đổi mới mạnh mẽ tồn diện ở tất cả
mọi khâu về con người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... vì
thế đã tạo ra những bước tiến nhNy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã
tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh.
Tháng 1 năm 2002 cơng ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một
doanh nghiệp nhà nước hạch tốn độc lập thành cơng ty Cổ Phần thuộc Tổng
Cơng ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thơng vận tải, đổi tên thành cơng ty cổ phần
Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01
năm 2002.
Trong q trình hoạt động, Cơng ty đã tham gia thi cơng nhiều dự án lớn
của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18,
vành đai 3 Hà Nội... Hiện nay, cơng ty đang đồng thời thi cơng các dự án lớn
như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng
mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu cơng nghiệp Dung Khuất,

đường vào thuỷ điện Đại Ninh, cơng trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đơng Hà- Huế,
cơng trình Long An, Khách sạn Đơng Dương... và hàng loạt các cơng trình giao
thơng ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các cơng trình giao thơng cơng ty
thi cơng đều đạt chất lượng cao, hồn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa
dạng về sản phNm, được chủ đầu tư và Tổng cơng ty xây dựng CTGT 1 đánh giá
cao. Đồng thời cơng ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn
thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và
nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hồn thiện, đa dạng hố nghành nghề và mở rộng
thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn
đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên.
Từ đầu năm 1999 cơng ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính
vào cơng tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hồn thiện cơ
bản và áp dụng thành cơng việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm
ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong cơng ty.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
6
Cuối năm 2002 cơng ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các cơng tình giao thơng trong cả
nước, xây dựng các cơng trình cơng nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện
lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp cơng trình, đầu tư
xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đơ thị...

1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình cơng nghệ.
Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ
sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phNm của ngành xây dựng là những
cơng trình ( nhà máy, cầu đường, cơng trình phúc lợi...) có đủ điều kiện đưa vào
sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hồn thành. Xuất phát từ những đặc điểm
đó, q trình sản xuất của cơng ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải
qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi cơng trình đều có dự tốn, thiêt kế riêng, địa
điểm thi cơng khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh cơng ty đã lập

ra các đội thi cơng và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai
đoạn trong quy trình cơng nghệ. Các giai đoạn để thi cơng cơng trình giao thơng
( cầu, đường ) của cơng ty được mơ tả như sau:



- Giai đoạn khảo sát thi cơng: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong q trình
thi cơng một cơng trình, nó quyết định trực tiếp đến q trình tồn tại của cơng
trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, cơng ty sẽ thành lập
ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát
thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay cơng tác đo đạc, kiểm tra hệ
thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên tồn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn
phương án thi cơng hợp lý.
- Giai đoạn thi cơng: Đối với thi cơng cầu, cơng ty áp dụng phương pháp
đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tơng để thi cơng cầu có quy mơ vừa và nhỏ (
chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi cơng đường có quy trình như sau: đào đất hữu
cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi cơng lớp
Khảo sát thi cơng
Thi cơng
Hồn thiện
Bàn giao
Nghiệm thu
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
7
cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi cơng lớp bê tơng nhựa và thi cơng lề
đường.
- Giai đoạn hồn thiện: Thực hiện các cơng tác hồn thiện cần thiết nhằm đảm
bảo tính thNm mỹ của cơng trình.
- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục cơng trình
đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu.

- Giai đoạn bàn giao: Khi cơng trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn
giao đưa vào sử dụng.

1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty.
Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc mơt mơ hình
quản lý và hạch tốn phù hợp với u cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động
trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm
bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn
nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty.
Đứng đầu bộ máy của cơng ty là giám đốc điều hành. Ngồi việc uỷ quyền
cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thơng qua các phòng ban.
Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm:
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi cơng việc của cơng
ty, tổ chức thực hiện cơng tác văn phòng, quản lý cơng văn giấy tờ có liên quan
đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong cơng tác tổ chức nhân sự,
hành chính của cơng ty.
Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về cơng
tác kế hoạch. Quản lý cơng tác kỹ thuật chất lượng cơng trình.
Phòng kinh tế thị trường: làm cơng tác maketing giúp cơng ty ký kết các hợp
đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng cơng việc nghiệm thu cơng
trình, lập các báo cáo dự tốn tham gia đấu thầu các cơng trình.
Phòng tài chính kế tốn: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về cơng tác
quản lý tài chính của tồn cơng ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền.
Thanh tốn, quyết tốn các cơng trình với đối tác bên trong và bên ngồi cơng
ty. Thanh tốn tiền lương, thưởng cho các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Phòng quản lý thiết bị: Quản lý tồn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi
cơng của cơng ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng q, hàng
năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết
bị phục vụ sản xuất của cơng ty. Quản lý về cơng tác khoa học cơng nghệ.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
8
S t chc qun lý cụng ty C Phn Xõy Dng CTGT 118.


2.Cụng tỏc th ký.
2.1 Ngnh th ký ó cú mt nc ta t rt lõu i di hỡnh thc lm vic ca
cỏc th li v cỏc ph huyn ngy xa v n tn ngy nay, khi m ngnh Th
ký ó tr nờn rt quan trng v thit thc trong mi lnh vc i sng thỡ vn
cũn rt nhiu ngi cha hiu rừ v chc nng nhim v v tm quan trng ca
ngnh Th ký. Vy khi cp n nghip v th ký vn phũng thỡ ta cn hiu rừ
Th ký l gỡ. Vy Th ký l gỡ? Th ký l mt ngi tr giỳp cho th trng
trong mi lnh vc chuyờn mụn thuc phm vi hot ng ca vn phũng. Vy ta
Hi ng qun tr
Giỏm c iu hnh
Ban kim soỏt
Phú giỏm c
iu hnh
Phú giỏm c
iu hnh
Phú giỏm c
iu hnh

Phú giỏm c
iu hnh

Cỏc n v
sn xut

Cỏc n v
qun lý
Xng
sa
cha
Ban iu hnh
d ỏn
Cỏc
i
thi
cụng
c
lp
Vn
Phũng
Cụng
ty
Cỏc n v thi
cụng

d ỏn

Vn
phũng
i
din

phớa
nam
Phũng

kớnh
t
th
trng
Phũng
k
thut
cụng
ngh
Phũng
ti
chớnh
kinh
t
Phũng
qun
lý
thit
b
Trung
tõm
thớ
nghim
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
9
thy rng ngi th ký ó gúp phn rt quan trng trong s thnh cụng ca cụng
vic v l mt ngi th ký vn phũng ngi c m nhn mt phn hoc
ton b cụng vic n liờn quan n lnh vc vn phũng mt lnh phm vi hot
ng rt rng ln vỡ th chc nng nhim v ca ngi th ký vn phũng rt
quan trng.

V sau mt thi gian c v thc tp ti cụng ty, qua quỏ trỡnh lm vic v
hc hi em rỳt ra uc mt s kinh nghim rt quý bỏu. õy l mt cụng ty hot
ng theo c ch th trng, cho nờn cụng tỏc th ký l mt trong nhng cụng
tỏc quan trng ca cụng ty. Chớnh vỡ vy ngi th ký phi gii phúng th
trng ra khi nhng cụng vic phc tp thỡ th trng mi cú thi gian thc
hin nhng cụng vic quan trng. Theo Lờ Nin th ký l loi lao ng tt c
nhng vn c chn lc, ỏnh giỏ s b v ụng cho rng th ký l cỏi phin
pha c phờ tc l th ký phi cú kh nng sng lc nhng thụng tin thụ em
li hiu qu cao nht trong cụng vic. Ngi th ký cng phi hiu rừ cỏc chc
nng v trỏch nhim ca mỡnh bao nhiờu thỡ th trng cng cú kh nng thc
hin tt trỏch nhim ca mỡnh by nhiờu. Nhng chc nng chớnh nh:
Chc nng thc hin cỏc nhim v cú liờn quan n cụng tỏc vn th < cũn
gi l cụng tỏc thụng tin >.
Chc nng thuc vic v gii quyt cỏc cụng vic cú liờn quan trong hot
ng vn bn.
Núi chung l mt ngh th ký thỡ phi bit rừ cụng vic ca mỡnh v phi
iu khin nú lm sao cú hiu qu tt nht trong cụng vic cng nh trong mi
lnh vc khỏc.
2.2. Nhim v ca ngi th ký trong vic tip ói khỏch.
a. T chc tip khỏch trong cụng ty.
T chc tip khỏch vn phũng: Vn phũng b trớ ch cho khỏch ngi i
trc khi vo lm vic vi cụng ty. Trong phũng cn treo ni quy tip khỏch vi
ni dung ngn gn d hiu v phi thụng bỏo ngay cho th ký bit s lng v
yờu cu ca khỏch c bit l nhng v khỏch quan trng th ký chuNn b kp
thi, chu ỏo trong vic tip khỏch cng nh nhng cụng vic cú liờn quan.
Th ký cn nm rừ nhng vn c th trong tip khỏch ph bin cho cỏc
n v thc hin v duy trỡ.
- Ngy gi tip khỏch ca cụng ty.
- Vic tip khỏch ca Giỏm c v cỏc Phú giỏm c
- Trng hp khỏch t xa n n ngh ti cụng ty

- Trũng hp tip nhiu khỏch cú lónh o hoc khụng cú lónh o
- Vic b trớ n phc v khỏch khi n cụng ty
- Nhim v ca th ký trong vic tip khỏch

b. Vai trũ ca th ký trong vic tip khỏch
Vai trũ ca ngũi th ký trong vic tip khỏch rt quan trng vỡ th ký l
ngi u tiờn ca cụng ty tip xỳc vi khỏch. n tng u tiờn ca khỏch i
vi c quan l do ngi th ký to nờn, vỡ vy nhng ỏnh giỏ tt luụn to nờn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
10
những thuận lợi cho những cơng việc tiếp theo... thư ký khơng chỉ làm nhiệm vụ
đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những u cầu của
một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.
- Ghi chép q trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- ChuNn bị những u cầu cần thiết cho u cầu của khách: chuNn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết...
- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.

c. Tổ chức các buổi hẹn.
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thưòng xun rà sốt lại thời gian của giám đốc để thu xếp những
gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn.
Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, cơng văn ...
Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và
có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp.
Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể

ghi vào sổ, phiếu hẹn...
Thư ký cần phải ghi vào lịch cơng tác của mình tất cả các buổi xin hẹn,
trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi
tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận.
Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi cơng tác
chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các
buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thơng
cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn.
Ngồi ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng
cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những
thơng tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này
thư ký cần hết sức thận trọng để khơng ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc.
Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân
biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than
phiền... cơng việc này đ hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những
quy định của cơng ty.
Tiếp khách là cơng việc thường xun của người thư ký, đòi hỏi người
thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau
mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, cơng việc
này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng
như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác
thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả cơng việc cao nhất.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
11
2.3. Tổ chức hội nghị.
a. Lập kế hoạch hội nghị .
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được
chuNn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả .

Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :
- Tên hội nghị .
- Thời gian hội nghị .
- Thành phần hội nghị .
- Nội dung hội nghị .
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.

b. Chun bị hội nghị.
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội
nghị .
- Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được .
- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải
ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi
giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . ChuNn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khNu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý.
- ChuNn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- ChuNn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao...

c. Tiến hành hội nghị.
- Đón đại biểu .
- Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu
.

- Gữi đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay
báo cáo.
- Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc
hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau.

d. Công việc sau hội nghị .
- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức
thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN