Quy chế quản lý và sử dụng con dấu

QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
CỦA CÔNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng.
- Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách
nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm.
- Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với con dấu gồm: dấu
logo Công ty, dấu Giám đốc, dấu Chủ tịch Hội đồng thành viên giao cho
Phòng HCNS quản lý và sử dụng.
Điều 2: Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.
- Tuân thủ Hiến Pháp, Pháp luật.
- Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi khi thực hiện
thủ tục về con dấu.
- Việc quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải đảm bảo
các điều kiện theo quy định và Quy chế này.
Điều 3: Các hành vi nghiêm cấm.
- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
- Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
- Đóng dấu lên chữ ký của người khơng có thẩm quyền.

CHƯƠNG II: U CẦU, TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
CON DẤU
Điều 4: Quản lý con dấu.
4.1. Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm giao cho Phịng HCNS (Cụ thể
là Phụ trách Phòng HCNS và nhân viên HCNS) quản lý và sử dụng con dấu
của Công ty theo quy định.
4.2. Phịng HCNS Cơng ty có trách nhiệm:
- Bảo quản an tồn, sử dụng con dấu Cơng ty tại trụ sở Công ty.
- Chỉ giao con dấu của Công ty cho người khác khi được phép bằng
văn bản của Giám đốc Điều hành.

- Phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản do Công ty ban hành và bản
sao văn bản.


- Chỉ được đóng dấu của Cơng ty vào văn bản đã có chữ ký của người
có thẩm quyền và bản sao văn bản do Công ty trực tiếp thực hiện.
4.3. Trường hợp con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự
chuyển đổi về Tên Cơng ty, người có thẩm quyền thì Phụ trách Phịng
HCNS gửi đề xuất lên Giám đốc Công ty làm thủ tục khắc lại con dấu mới.
4.4. Những cá nhân được phép đóng dấu chữ ký bao gồm:
- Giám đốc Điều hành.
- Phụ trách Phòng HCNS, Nhân viên HCNS.
Điều 5: Sử dụng con dấu.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực
dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, giấy tờ
do Công ty quy định, cụ thể các văn bản được phép đóng dấu treo phải là
các văn bản thuộc Công ty hoặc các văn bản khác theo sự chỉ đạo của
Giám đốc Cơng ty.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa
05 (năm) tờ văn bản.
- Nếu cá nhân hay bộ phận nào cần sử dụng cho giấy tờ làm việc cần
phải thơng qua Phịng HCNS, khơng tự ý sử dụng con dấu khi chưa được
thông qua.
Điều 6: Xử lý vi phạm.
- Cá nhân nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử
dụng con dấu thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật

hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật.
+ Lần 1: nhắc nhở.
+ Lần 2: trừ 5 điểm TĐKT/tháng.
+ Lần 3: trừ 10 điểm TĐKT/tháng.

CHƯƠNG III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 7: Trách nhiệm của Giám đốc Công ty.


Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc bảo quản và
sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật về quản lý
và sử dụng con dấu.
Điều 8: Trách nhiệm của Phòng HCNS.
Phịng HCNS chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty trong việc
quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát
việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định.
Trưởng/Phụ trách các bộ phận có trách nhiệm phổ biến và thực hiện
theo Quy chế này.

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 9: Trong q trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc vấn đề gì phát
sinh thì Phịng HCNS sẽ tổng hợp trình Giám đốc Cơng ty xem xét
sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Hưng Yên, ngày 01 tháng 08 năm
2023
GIÁM ĐỐC