Quy trình nhập kho

CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM

QUY TRÌNH
NHẬP - XUẤT KHO

Mã số

HHP-TT/08

Lần ban hành

01

Ngày ban hành

01/08/2023

SOẠN THẢO
Chức vụ

Chữ ký

Họ và tên

SOÁT XÉT

PHÊ DUYỆT
Giám đốc


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM

Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 2 of 8

PHÂN PHỐI
TT
Nơi nhận
x
Ban ISO
x
Phòng HCNS
x

TT

Nơi nhận
Phòng Kinh doanh

x

Bộ phận Kho

Phòng TCKT

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày

2

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ghi chú


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 3 of 8

I. MỤC ĐÍCH.

Đảm bảo quản lý xuất nhập tồn kho theo nguyên tắc: Kiểm soát được số lượng, duy trì
chất lượng trong quá trình quản lý kho của Cơng ty.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG.
- Quy trình này áp dụng cho Bộ phận kho của Công ty.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO.
- STCL: Sổ tay chất lượng
- TCVN ISO 9001:2018
IV. THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA.
- QĐ-BTC: Quy định Bộ Tài chính
- Lưu kho bảo quản hàng hố: là quá trình tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, kiểm tra
nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá và thuận
tiện khi xuất hàng từ kho ra.
- Hàng hoá được lưu kho bao gồm:
+ Vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất theo kế hoạch nhập
nguyên vật tư, máy móc đã được phê duyệt.
+ Thành phẩm đã sản xuất được bảo quản theo quy trình này.

3


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK

: 4.0
: 01/08/2023
: Page 4 of 8

V. NỘI DUNG.
5.1. Quy trình nhập nguyên vật liệu/hàng thương mại.
5.1.1. Sơ đồ quy trình.

Trách nhiệm

Nội dung

Thủ Nhận
kho chứng từ nhập kho

Biểu mẫu
Chứng từ KT

Thủ kho/ Sản xuấtKiểm tra

Báo cáo
Giám đốc
Phiếu nhập kho

+
Nhân viên Vận
kho chuyển, sắp xếp
Thủ kho nguyên vật liệu

Thủ kho

Nhập số liệu vào máy tính

Bảo quản nguyên vật liệu
Thủ kho

Thủ kho

Lưu hồ sơ

5.1.2. Mô tả.
* Nhập kho:
+ Đối với nguyên vật liệu:
- Quản đốc tiếp nhận thông tin về vật tư nguyên liệu nhập kho từ Ban Giám đốc.
- Kiểm tra chứng từ nhập: tài liệu, hồ sơ liên quan đến nguyên vật liệu nhập vào như
Hoá đơn mua hàng... các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản.
* Kiểm tra.
- Kiểm tra trực tiếp nguyên nhiên liệu về chủng loại, số lượng, chất lượng, chứng từ
nhập kho đi kèm...Việc kiểm tra, tần suất kiểm tra được thực hiện theo quy định của Cơng ty
(trung bình một mẫu/một loại sản phẩm/một lần nhập hàng). Trong trường hợp cần thiết có
4


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 5 of 8

thể thuê các đơn vị, cá nhân bên ngoài thực hiện kiểm tra. Tuỳ theo chủng loại hàng hoá và
yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra có thể thực hiện bằng cách kiểm tra trực quan bằng các
dụng cụ, thiết bị đo thông thường. Bộ phận kiểm tra được thực hiện theo quy trình mua hàng
và cung cấp dịch vụ.
Nếu hàng đạt chất lượng, đúng số lượng, chủng loại thì bộ phận kho tiến hành nhập
kho. Thủ kho nhập số liệu vào máy tính.
Nếu trong q trình nhập hàng phát hiện có sai sót, thủ kho phải:
+ Chủ động giải quyết sai sót, sau đó báo cáo cho Ban Giám đốc biết.
+ Phải ngừng ngay hoạt động nhập kho và báo cáo Ban Giám đốc xem xét, giải quyết
khi các sai sót xảy ra vượt quá khả năng giải quyết của kho.
* Bốc dỡ, nhận nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng thương mại
Nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng thương mại qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp
vào những nơi quy định theo sơ đồ bố trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho.
Nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng thương mại được sắp xếp đảm bảo yêu cầu:
+ Đúng vị trí trong mặt bằng đã được duyệt.
+ Nguyên vật liệu được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và
bảo quản.
+ Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhầm lẫn.
+ Hàng hoá trong kho được theo dõi bằng thẻ kho trên phần mềm máy tính.
* Bảo quản nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu/hàng thương mại cần phải được kiểm tra, theo dõi thường xuyên về
điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hố trong kho, điều kiện an tồn, an ninh của hàng hóa và
kho tàng.

5


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 6 of 8

5.2. Quy trình xuất kho vật tư/dụng cụ sản xuất/bán thành phẩm.
5.2.1. Sơ đồ quy trình.
Trách nhiệm

Nội dung

Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư, dụng cụ
Người có yêu cầu
Tiếp nhận yêu cầu xuất kho
Thủ kho
vật tư, bán thành phẩm

Biểu mẫu

BM-10-01
Bảng danh mục
BM-10-01

-

Báo cáo
Quản đốc

SổSản
giaoxuất
nhận dụng cụ/ Phiếu
Thủ kho/
yêu cầu xuất

BM-10-01
BM-08-02

+
Kiểm tra hàng
Nhân viên kho

Thủ kho

Thủ kho

Xuất kho

BM-10-01

Lưu hồ sơ

5.2.2. Mô tả.
* Nguyên vật liệu xuất kho:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, bảng danh mục vật tư/hàng hóa, Bộ phận sản xuất yêu
cầu xuất kho nguyên, nhiên liệu.
- Thủ kho ghi nhận nội dung xuất vào phần mềm quản lý kho; yêu cầu người nhận vật
tư ký xác nhận vào phiếu yêu cầu xuất vật tư, dụng cụ hoặc ký vào Sổ giao nhận dụng cụ. Thủ
kho ký xác nhận vào phiếu hoặc sổ giao nhận
- Thủ kho cập nhật số liệu cuối ngày vào máy tính theo dõi kết quả thực hiện và lượng
hàng nhập xuất tồn trong kho
* Hàng hoá xuất kho phải thực hiện các thủ tục:
- Kiểm tra hàng hoá trực tiếp về chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá. Việc kiểm
tra được thực hiện tương tự như khi nhập hàng.
- Nếu trong quá trình xuất hàng, phát hiện thấy có sai sót, thủ kho phải:
6


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK
: 4.0
: 01/08/2023

: Page 7 of 8

+ Chủ động giải quyết sai sót sau đó báo cáo cho Ban Giám đốc biết.
+ Nếu các sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng ngay các hoạt động xuất kho và báo
Ban Giám đốc giải quyết.
5.3. Quy trình xuất kho thành phẩm/hàng thương mại.
5.3.1. Sơ đồ quy trình.
Trách nhiệm

Nội dung

ThủTiếp
khonhận yêu cầu xuất kho
theo lệnh xuất kho

-

Báo cáo
Giám đốc

Phiếu
Thủ kho/ Sản
xuấtxuất kho nội bộ

Biểu mẫu
Phiếu giao hàng
Đơn đặt hàng

Lệnh xuất kho

+
Nhân viên kho Kiểm tra

Thủ kho

Xuất kho

Phiếu xuất kho

Thủ kho
Chứng từ, hóa đơn bán hàng
5.3.2. Mô tả.
Bộ phận kinh doanh fax hoặc chuyển trực tiếp phiếu giao hàng hoặc đơn đặt hàng báo
xuống thủ kho để bộ phận kho sắp xếp hàng hóa chuyển bộ phận giao nhận chuyển khách
hàng. Trong trường hợp đơn hàng gấp, bộ phận kho được quyền xuất kho ngay sau khi bộ
phận Kinh doanh chuyển đơn đặt hàng của khách hàng.
* Hàng hoá xuất kho phải thực hiện các thủ tục:
- Kiểm tra hàng hoá trực tiếp về chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá. Việc kiểm
tra được thực hiện tương tự như khi nhập hàng.
- Việc xuất hàng được thể hiện qua Biên bản bàn giao sản phẩm (BM-10-02) hoặc
được sự phê duyệt của Ban Giám đốc và được ghi vào Phần mềm quản lý kho.
- Nếu trong q trình xuất hàng, phát hiện thấy có sai sót, thủ kho phải:
+ Chủ động giải quyết sai sót sau đó báo cáo cho Ban Giám đốc biết.

7


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTNXK
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 8 of 8

+ Nếu các sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng ngay các hoạt động xuất kho và báo
Ban Giám đốc giải quyết.
VI. HỒ SƠ LƯU TRỮ.
TT

Tên tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Thời gian lưu

1

Phiếu nhập kho

Thủ kho/Kế toán kho

Theo QĐ

2

Phiếu xuất kho

Thủ kho/Kế toán kho

Theo QĐ

3

Báo cáo hàng tồn kho

Thủ kho/Kế toán kho

Theo QĐ

4

Phiếu yêu cầu xuất vật tư/dụng cụ

Thủ kho/Kế toán kho

01 năm

5

Sổ giao nhận thiết bị dụng cụ sản xuất

Thủ kho/Kế toán kho

01 năm

6

Biên bản giao nhận hàng hóa

Thủ kho/Kế tốn kho

01 năm

7

Sổ theo dõi lịch trình xe

Thủ kho/Kế tốn kho

01 năm

VII. PHỤ LỤC.
TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

BM-10-01

Phiếu yêu cầu xuất vật tư/dụng cụ

2

BM-10-02

Biên bản bàn giao sản phẩm

8